‘© Nathan ~Laphotocople non autorisseestun dit 2 abaellliba L’animation de ’équipe projet La logistique est aujourd’h -onsidérée comme un lien opét nnel entre les différentes acti Tentreprise, en vue de proposer un service aux clients de qualité tout en permettant optimisation des ressources et la réduction des coiits. Les structures logistiques doivent évoluer afin de faire face aux modifications de la demande clients, s'adapter pour conserver qualité de service et rentabilité. ee eure me es fives Le management de projet présente les spécificités suivantes : ~ absence de relation d’autorité légale ou hiérarchique: les membres de Vequipe ne sont généralement pas sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet. Celui-ci n’ayant donc pas d'autorité directe surses collabo- rateurs, il doit exercer une influence reposant sur son leaders ~ une équipe transversale: il s'agit d'un ensemble de collaborateurs prove- nant d’horizons différents et avec des coi puToRTe — = légale d'influence gan mn! — > se Chef << ao > ets Patten nopetion ea ieee, eae poi mpétences diverses. Le challenge est de faire coopérer des profils qui ne parlent pas forcément le méme langage, appartiennent a des cultures différentes et ont des intéréts et des préoccupations Créer une dynamique de groupe Le rale du chef de projet Créer un esprit d’équipe qui leur sont propres. Dés la constitution du groupe, le premier enjeu, pour le chef de projet, est de transformer la somme des individualités en un collectif performant, soudé. Cet impératif passe par plusieurs étapes : pppartenance Faire preuve de reconnaissance communs. + Précise les objects, les rles et responsabiltés de chacun, =Veiler 8 favorser les échanges pour rendre léquipe productive et développer sa Le chef de projet doit laisser une marge d'iritiative et de responsabilités a ses, ote son rene créatvite tre accessible et Uécoute. Installer un climat de confiance collaborateurs. Il vite dimposer son autorté. Développer le sentiment “Le chef de projet doit faire prendre conscience a léquipe dela poursuite des objects Le chef de projet doit fliciter les collaborateurs lorsque le travail est bien fait, valoriser les résultats de équipe et linvestissement de chacun. 10 » Communiquer et mabiiserTéquine sur le projet 165166 >| > [3 Etablir des régles de fonctionnement de l'quipe Ce sont les rigles de conduite q ent le cadre de travail du groupe. Elles doivent étre définies te plus tot possible par ensemble de '€quipe afin d'obtenir 'adhésion de tous les membres. Elles peuvent étre consignées par écrit dans des procédures ou une charte. Charte d’équipe : document écrit et cxéé par les membres de Véquipe eux-mémes pour fournir le cap a suivre et clarifier les interactions entre eux durant le projet. & Trouver le bon leadership Leadership : processus d'influence sociale par lequel un individu améne un groupe a attein- dre des objectifs. Cela nvimplique pas seulement la capacité a faire faire quelque chose autres individus, mais aussi la capacité a changer Vattitude des membres du groupe, a les mobiliser et & entrainer leur adhésion a des buts communs. Plusieurs modes de leadership existent (voir aussi le cours de CEJM, question 3.4) : Description effets Le chef de projet commande et prend seul toutes les décisions. Le groupe doit vexécuter, | Possible hostlite des membres du groupe. Tous les membres de 'équipe participentaux prises de décision. Le chef de projet favorise le dialogue | Accrot la motivation, suscte la créativité et et le travail en équipe. IL fourit des directives et _renforce la cohésion du groupe. des recommandations, mais reste & Fécoute Le chef de projet délégue des taches & ses colla- | Peu de relations avec le chef de projet, borateurs. Il est en retrat, mais reste disponible | consignes parfois imprécises, autonome et et répond aux sollicitations. Il donne peu de | responsabilisation, risque de faible produc- directives. tivte du groupe. ie Le type de management des conséquences sur le degré de liberté accordé aux membres de 'équipe et sur la maitrise du projet par le chef de projet. En tout état de cause, le style de management n'est pas figé et évolue généralement au cours du projet. Trouver les leviers de motivation Uefficacité d'un collaborateur dans un projet est le produit de sa motivation (M) [E-mxcxo par sa compétence (C) et son organisation personnelle (0). Le chef de projet peut peser, notamment, sur la motivation de ses collaborateurs en utilisant les leviers suivants (voir aussi le cours de CEJM, question 5.3) Leviers de motivation Exemples d’éléments favorables en lien avec les leviers | = Proposer des taches qui permettent de devenir expert. Dépassement de soi Fie éaliser un ensemble plutot qu'une parte, pour une vision complete du travail, i = Faire des feed-back réguliers au collaborateur, reconnaitre ses résultats et ses efforts. | Reconnaissance = Accorder de la liberté au collaborateur dans la conduite de son travail, ~ Petmettre des autocantrdles du collaborateur La eee | = Prendre le temps pour des rencontres individuelles. | Echanges, commun organiser des moments de coniialité das le projet. poe = Organiser des réunions d‘avancement rituelles, des pratiques propres & léquipe projet. eee = Favoriser des moments informels (machine a café, repas collects.) eae | = Montrer que le projet est important. Elimination a cs a andes Setinertade | ~Donneruncadre précis pour la rélsaton des tices, iser des outils de pilotage qui rassurent. aut eatenton ace auc ferrets hes enon arene pete snes sone sone! coarser ‘©Nathan- La photocopie non autorsée est un déit‘©Nathan La photocopie non autorse est un dit altaya Les réunions projet Pour maintenir un canal de communication efficace, une bonne pratique consiste 4 mettre en place les conditions d'un feed-back permanent : réunions (constructives) réguliéres, écoute active, partages. Les types de réunions Le but de la réunion de suivi est de faire un état des lieux de avancement de ensemble des taches du projet avec tous les membres de 'équipe concernés. C'est également au cours de ce type de réunion que les problémes rencontrés sont traités. Lobjectif étant de permettre au projet de pro- Type de réunion Objectfs de ta reunion ~ Présenter le projet et ses caractéristiques, partager les | © Descendante | objectifs, les contraintes pour donner une vision cohé- | orizontale Réunion de lancement | rente etglobale du projet. | (aémarrage) | = Mobilser les membres de léquipe projet. «kick off meeting» ocuments support: fiche projet, note de cadrage, cahier des charges, tableau de répartition des res, budget pré- | Une seule visionnel, charte d'équipe. ~ Suivre le projet d'un point de vue technique, économique | etcontractuel. Ascendante Réunion davancement ~ Recueillr les informations des différents acteurs du (cui) projet et faire le bilan des actions nouvelles, en cours et terminées. Une a deux par mois, ~ voir un feed-back I | ch | Gérer les priori, ce qui permet de débloquer les situa- | Descendante | Réunion de coordination tions critiques a venir. Document support: tableau de répartition des rdles. En fonction du besoin = Trover collectivement une ou des solutions & des pro- | Horizontale Réunion de résolution | blémes ou a des situations de projet bloquees. de problémes = Traiter une situation en recherchant lefficacité et (effi- cience des moyens. En fonction du besoin 7 Ascendante, Faire le bilan du projet (du démarrage jusqu’a sa clature) descendante, selon tous les aspects, Cest foccasion de tirer les lecons _horizontale Réunion de clture | de'expérience du projet et de fare évoluer les pratiques. de Corganisation. | | Document support: bilan du projet. Une seule | ec! Une réunion cotite cher. > Coit = Coat salarial horaire x Nombre de participants ILest donc primordial qu'elle soit bien préparée et efficace. 10 = Communiquer et mobilise Téquipe surle projet 167[4 La préparation de la réunion ” a cy % #5 46 efinir Définir Lancer Préparer Réserver Elaborer Vobjectif eformat __lesinvitations te matériel lasalle les supports Durée, date, type Eviterlesimvités _Ecran, vdéo- Diaporama animation... inutles, convier _projecteur, informatique, lesexpertset micro-ordinateur, dossiers, plans. les décideurs. paperboard ou tableau blanc 2 Vanimation de la réunion 3 Le suivi de la réunion Lanimateur doit : ~ établir le compte rendu et lister les actions & mener; = soumettre le document aux participants pour validation ; ~envoyer la version corrigée et validée aux participants. Les participants doivent : ~ examiner le compte rend ~ faire ou faire faire les actions décidées pendant la réunion ; ~ mettre a jour le projet: planning, dossier, documents techniques, inform USSR ea Uanimation de réunion en ligne présente les parti- cularités suivantes : 1. Réduire la durée des réunions de 10% 2. Etre plus compréhensif face aux distractions 3. Garder les caméras allumées 4, Mettre en place des outils d’animation et de collaboration tels que sondages en ligne, carte mentale... ‘Nathan La photocopienon autre est un 168‘CNathan—Laphotocopienen autrsée est un dit 3 abana Le travail collaboratif dans le projet be ELC) ‘11 Distinction avec le travail coopératif D>| travail coopératif: il consiste a répartir les taches entre chaque membre de Véquipe, qui y travaillera de mani@re individuelle. Les productions sont ensuite assemblées en fin de projet. >| Travail collaboratif : travail collectif accompli par plusieurs personnes qui mettent en commun Teurs connaissances et leurs compétences, sorganisent et combinent leurs actions et idées pour arriver a un résultat dont ils sont tous responsables. La responsabilité est globale et collective, Un projet correspond a du travail collabor membre connait son rdle et ses responsabil des étapes. aquipe fonctionne de maniére horizontale. Chaque 5, mais il donne son avis et participe a la validation 2 Les conditions d’un travail collaboratif efficace gestion collaborative des documents dans le projet 1 Le dossier projet Un projet génére un nombre conséquent de documents analyse des besoins, suivi des ressources, comptes rendus... Autant d'informations a gérer et a retrouver. D>] Dossier projet : ila pour objectif de regrouper et hiérarchiser ensemble de la documentation our en faciliter la recherche. La centralisation des documents sur un espace accessible par l'ensemble des acteurs présente a *) a les avantages suivants : a ~ gain de place par la dématérialisation qui vite une circulation de documents papier ; * @ ~ gain de temps lors de la recherche de docu- et de confidentialité ; ~ gain de tracabilité, 2 Les documents du projet Les documents du projet doivent satisfaire trois conditions 10 » Communiquer et mobilser 'éoulpe sur le projet 169,m0 Nommage Plan de nommage et indexation des documents: ordre des propriétés du plus général au détail type-de-document_date_précisions-complémentaires._ ruméro-de-version’ Les propriétés sont séparées par des traits bas (_). Se ST see aU eC CELL Le travail collaboratif nécessite la création d'un espace collaboratif du projet, pour permettre de partager toutes les informations, quels qu’en soient les formats (texte, son, image, vidéo, site inter- net, discussion..). = Le principe des outils collaboratifs Les outils collaboratifs permettent de travailler ensemble et en méme temps. Accessibles depuis tn poste de travail fixe ou mobile (smartphone, tablette) ils facilitent le partage des informations (rendez-vous, messages, base de données... Le maitre-mot des outils collaboratifs est « synchro- nisation » : les éléments partagés sont mis jour en temps réel et consultables par tous a tout ‘moment. Chaque membre du groupe dispose en permanence de la bonne version du document et des demiéres données. 2 Quelques exemples d'outils collaboratifs Ces outils peuvent répondre au besoin de produire (P), de communiquer (C) ou de coordonner (Co). Les plateformes de travail collaboratif présentent lintérét de répondre aux trois besoins ([SETIE> Podio, Teams). ‘Type doutit ae Description Exemples calice ‘Transmission de messages électroniques dans a boite aux | Outlook, ceinie lettres électronique d'un ou de plusieurs destinatares. | Thunderbird, Yahoo! | Ne correspond pas a une communication collaborative. | Gmail Messagerie ¢___ besdestinatairesdes messages font partied une liste privée | Sige tsa instantanée Ne correspond pas dune communication collaborative. YBa | aa iach Conférence | ‘Conferences, réunians de travail ou formations virtues enligne © S*P a aistance via une application internet. aunt 20a | ‘Application en ligne permettant décrire un texte a plu- fcriture | cap Seuts en travalant sur le méme document, vite tes Spee Powe Goode collaborative | alles-etours par mail ete versions mutiplesd'un méme | pets, Famapad, document. Partage de : Googie Drive, Fares cetigne | Paage de fichiers ov de dossiers stockéssurimernet. | ree aay Partage ‘Murs vitwels pour une publication collaborative ou un deressources P__partage de ressources, Padlet, Pearltrees en ligne deme du tableau daffchage. Ae le co Pertmet & tous les membres de téquipe d'accéder & | Google Agenda, a agenda en ligne, mis &jour en temps réel. Outlook, Framagenda partage Seen | edie | Logiciet ittrentestéches dun projet: | ™'S Panne, degesion | cieco | Peet de stucure ls dienes taches Compre: | Gorigpace Agr, de projet si . : Trello ‘© Nathan La photocopie nan autre st in‘Nathan ~Laphotacople non autorise est un lt 1 > 2 3 ae 7,9 La gestion des conflits Tout au long d'un projet, les parties en présence peuvent avoir des points de vue différents. Ces désaccords font avancer le débat, mais peuvent devenir des conflits nuisibles A latteinte des objectifs fixés. Comment le chef de projet peut-il les traiter avec efficacité ? RS Tek ey Définition du conflit Confit : désaccord a cause duquel les parties impliquées ont le sentiment que leurs besoins, avantages ou intéréts sont menacés. Desaccord Lescalade du conflit Le conflit peut étre = ~ latent :il existe mais ne s'est pas encore exprimé. Ilse manifeste par des non-dits, de l'absen- téisme, de la démotivation. ~ ouvert il est exprimé, déclaré souvent de maniére lente, Il se manifeste par des violences ver- bales, des pleurs... Les types de désaccords | Confit i la tache Le conflit peut survenir lors Cola reste un désaccord tant que les pro- tagonistes ont la capacité de se distancier de leurs émotions pour une analyse et une compréhension intellectuelle du point de ‘we de autre, Le confit est généralement accompagné a ‘un niveau d'incompréhension élevé qui donne une importance exagérée au désaccord. Probleme ¥ Incompréhension AZ Déeascord _Confitimterpersonnet Le conflit peut avoir pour origine ~ de 'nitialisation du projet: désaccord sur les objec, lespriritis. Avant - des differences de personna- méme que le projet ne démarre, des oppositions sont susceptibles d'ap- lite, de valeurs, de caractére, de paratre, Des éclaircissements ainsi que fobtention d'un consensus sont | culture; nécessaires avant de lancer le projet. Un consentement collectifestindis- - une lutte de pouvoir; pensable pour démarrer sur de bonnes bases ; une opposition de styles de | = du cadrage du projet: désaccord sur les moyens, les délais. Notamment communication ; | orsaue tes exigences sont tes eteées et les moyensinsisants; un besoin de reconnaissance. charge de projet subi. ~ de la réalisation du projet : désaccord sur les solutions, frictions sur la ~> Ces désaccords peuvent tourner au conflit et briser la dynamique du projet. Aussi, i convient de les désamorcer au plus tot ou bien de les traiter rapidement. 10 + Communiquer et mobiiserréquine surle projet 171m es causes et le traitemen 1 Les causes des conflits ETS ‘Un mauvais management de Equipe pro- jet : manque de clarté dans la distribution ds roles, absence de cadre et de pilotage, La contrainte de temps : le temps est une cause de stress et de pression pour les membres de l€quipe projet. Il faut respecter les Gélais, tre prét a la date butoir.. Si les délais ne sont pas tenus, objectfs et délas irealisables.. la tension monte et un conflt peut vite éclater La diversité des profil au sein de fquipe projet: dans la gestion de projet, humain est 'etementle plus deticat 4 gérer. Chaque membre de équipe projet a été sélec- tionné pour son profil et ses compétences, quill met a disposition de féquipe. Cependant, ila également son propre caractére, ses valeurs et sa fagon de travaille: Si Tequipe est multicutturete, cela ne fera que s'amplifier ‘ar les collaborateurs vont travailler différemment en fonction de leur région ou de leur pays origine ‘Une mauvaise communication : le manque de commu- nication peut conduire & des erreurs, des malentendus et des confusions, qui engendrent des efforts inutiles et Un membre de léquipe, pensant bien faire, ‘ravaille sur une tache qui ne lui etait pas attribuée. Cela engendre une perte de temps qui génére des ter font perdre du temps et de l'argent. entre les deux membres concernés. 2 Le traitement des conflits par leurs acteurs Lagestion des conflits est indispensable pour que, de dysfonctionnels (destructeurs) ils deviennent fonctionnels (constructifs). Cing stratégies existent pour les acteurs du conflit: ~ collaborer (stratégie de résolution de probléme): si chaque acteur a la préoccupation de ses inté- rts autant que celle des autres ~> négociation (échange d'informations, prise en compte des ifférences, recherche de solutions) ; ~ rivaliser:si chaque acteur est plus concerné par ses intéréts que par ceux des autres -> peu de discussions ; ion coopeett <> caopiratt | ~ Céder : si chaque acteur est moins préoccupé de sooreemen ses intéréts que de ceux des autres, etsil est prét a céder sur ses propres désirs; ~ chercher le compromis : si chaque acteur accepte d’abandonner une partie de ses objectifs pour accepter ceux des autres. On répartt le confit les ressources entre les deux parties, en acceptant que les problémes soient partiellement résolus ; ~ éviter : si lacteur trahit une faible preoccupation pour ses intéréts et pour ceux de autre. Sil refuse tout simplement le conflit, ou le contourne, estimant qu'il n'apporte rien. DETERMINATION Ireisoly <> iterminé w La médiation dans la gestion des conflits >| Médiation : assurée par un tiers neutre, indépendant et impartial, elle a pour but de rétablir une relation afin de permettre la compréhension de la situation et de résoudre les conflits. Le chef de projet peut servir de médiateur dans la gestion du confit, selon les modalités suivantes : ‘eNathan~Laphotocopie non autorne ext un det‘Nathan -Laphotocople non autorse ext un dt iH ean a Construire votre projet : communiquer et mobiliser I’6quipe sur le projet La maitrise des aspects techniques d'un projet ne suffit pas 4 son succés. Un des facteurs principaux déchec d'un projet réside dans une implication insuffisante de l’équipe, souvent lige a un management inadapté du chef de projet. Il est donc primordial d’attacher une grande importance a la conduite de equipe projet, qui en reste aussi la dimension la plus complexe. Passer du groupe de travai Léquipe est parfois créée avec des personnes qui se connaissent peu ou pas et les membres, aux profils trés varies, n’ont pas toujours Uhabi- tude de travailler ensemble. Pourtant, ils doivent apprendre a collaborer et structurer leur travail rapidement : & passer du groupe a 'équipe. © Dans un groupe, les individus ont tendance & privilégier leurs propres intéréts et a avancer de maniére individuelle. IL n'y a pas forcement de cohésion ou d’envie d'avancer ensemble. ily a souvent des liens d'autorité, Du groupe ; la 4 aad equpe © En ce qui concerne léquipe, il s'agit avant tout one de travailler pour un objectif commun avec des rgles validées et comprises par tous. Le lea- dership est partagé et les décisions sont prises collectivement. CChacun dans léquipe a un réle & assumer dans ce glissement du groupe vers 'équipe. spicier en Deane eat >| cONSEIL: interrogez-vous réguliérement sur le fait de savoir si vous travaillez dans esprit de léquipe, si vous avez toujours en vue lobjectif commun, si vous communiquez réguliérement avec les autres membres de l@quipe, si vous mobilisez es outils collaboratifs.. Cela nécessite de procéder & un peu dintrospection et de remise en question. Assumer le réle de chef de projet 11 Comprendre le réle de chef de projet | cons! Entant que chef de projet, cesta vous d'aider vos collaborateurs a s'approprier pleinement le projet. De nombreuses actions peuvent étre menées dans ce sens (voir les fiches ressources de ce chapitre). sila gestion de U'équipe est complexe, on peut cependant la résumer en 3 conseils principaux: impliquer les collaborateurs dans toutes les étapes du projet pour améliorer leur motivation ; = préter une oreille attentive aux collaborateurs : prendre en compte leurs considérations, accepter les critiques et les remarques constructives ; ~ défendre 'Equipe et les collaborateurs en interne eta lextérieur, les valoriser. 2 Faire le point réguliérement avec 'équipe Une méthode impliquante pour les collaborateurs consiste & leur demander réguliérement leur avis sur le fonctionnement de l'équipe. 10 + Communiquer et mabilserréquipe sur le projet 173Joo ul m4 Pour cela, plusieurs méthodes peuvent étre envisagées: (DU FONCTIONNE BEN ‘ue ponsarnus dla communication ans Feuipe? @ a Aone aa aueneess| g A 5 @ vever-vous apprécié ? © tue porat-n proper pour aver versie 10? e a (QU FONCTIONNE NOMS BIEN (GROUPE 1: NOTRE VON CONSEIL: peu importe la méthode utilisée, important est de bien faire sentir aux collaborateurs quils sont écoutés et que leur opinion est prise en compte. Le climat de confiance est primordial pour le bon fonctionnement de l’équipe. Diautre part, la maitrise des techniques utilisées est un des critéres d'évaluation. Vous aurez & justifier du choix des méthodes de conduite d'équipe et de leur intérét. individualisation de la relation Les principes généraux de gestion de 'équipe ne doivent pas faire perdre de vue que chaque col- laborateur est différent et que le chef d’équipe doit aussi sadapter a lui La matrice ci-contre peut vous donner des pistes concernant le comportement & adopter avec chaque profil de collaborateur dans léquipe. TREK RCM MUL ee LLL Les outils de communication collaborative La communication dans Equipe s'appuie sur de nombreux outils a disposition. Le probléme est presque la surabondance d'outils, qui peut complexifier le travail de 'équipe. ILest donc important de sélectionner rapidement les outils a utiliser, de slassurer que tous les membres de l’quipe les maitrisent et y adh@rent. Ces outils, une fois choisis, doivent absolument étre utilisés par tous les collaborateurs. CONSEIL: les collaborateurs ne sont pas tous familiers avec les mémes outils, il faut donc obtenir un consensus de quipe sur les outils collaboratifs a utiliser afin d'assurer lefficacité du travail. De plus, vous devrer, lors de 'épreuve, démontrer votre maitrise de ces outils, qui passe par leur manipulation efficace, mais également par la connaissance de leurs fonctionnalités et de leur interet dans le cadre de votre projet. Les réunions Les réunions sont les moments privitégiés pour faire le point sur avancée du projet, les problémes a régler, les adaptations a réaliser. Elles sont donc d'une grande importance. CONSEILS : + Ne multipliez pas les réunions pour rien. Elles peuvent &tre chronophages et démobiliser les collaborateurs si elles sont assimilées & une perte de temps. + Gardez trace des réunions et de leur déroulement. Vous aurez peut-étre des questions sur le sujet lors de l'épreuve. + Nhésitez pas a utiliser des techniques complémentaires déja vues dans cet ouvrage pour rendre vos réunions plus efficaces (ex. : une carte mentale pour garder des traces ou réfléchir sur un sujet). [© Nathan La photocopis nen autor stun dt