Exploiter Un SGBD

Module : exploiter Un SGBD

Thème : Création D’une Base de données

1) Création D’une BD :

Cliquer sur le bouton Démarrer/Programmes/Microsoft Access

Un fichier est automatiquement créé : [Link] Changer dp1 par « Gestion Stagiaire ». Donc notre base de données
sera « Gestion [Link] »

Une fois vous avez crée la base de données, la fenêtre base de données suivante s’affiche.

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2) Les tables :

C’est la structure fondamentale d’une base de données Access. Une table regroupe des informations ou des
données de même nature relatives à la base de données, rangées ou regroupées dans des lignes et des
colonnes.
Les lignes forment les Enregistrements et les colonnes désignent les Champs.
La Structure de la table Section contient 05 Enregistrement et 06 champs

2-1) Clés primaire, étrangère et candidate

 Une clé primaire d’une table correspond à un ou plusieurs champs qui permettent d’identifier de façon
unique chaque enregistrement de la table. L’insertion d’une clé primaire permet en plus d’éviter la
redondance des informations. La définition de la clé primaire est obligatoire.
Exemple : Numéro du stagiaire, Numéro SS , numéro CCP

 Clé étrangère : est la copie de la clé primaire d’une autre table. Elle permet de relier deux tables.
Exemple :
Le champ « code section » de la table stagiaire est la clé étrangère pour cette table puisque le champ
« code section » est la primaire de la table section

 Clé candidate : lors de la sauvegarde de la table et si vous avez oubli de créer une clé primaire, access crée
une de type compteur (Numéro Auto).

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2-2) Création d’une table :

Access propose deux méthodes pour définir la structure d’une base de données :
-création avec l’assistant
-création en mode création

Elle contient dans la partie supérieure :

- Une barre de titre qui indique le nom de la table, Tabe1 par défaut
- Colonne « Nom du champ » qui permet d’ajouter un champ en tapant son nom exemple : numéro,
nom, adresse etc…
- Colonne « Type de données « » pour choisir le type de données champ.

Paramètre Type de donnée Taille

(Valeur par défaut) Texte ou combinaisons de texte et de 255 caractères maximum ou
Texte nombres, ainsi que des nombres qui ne nécessitent pas de la longueur définie par la
calculs, tels que des numéros de téléphone. propriété taille de champ.

Texte assez long ou combinaisons de texte et de nombres. Jusqu'à 65 535 caractères (

Mémo
Données numériques utilisées dans des opérations
Numérique 1, 2, 4, ou 8 caractères
mathématiques.

Valeurs de date et heure pour les années comprises entre 100 8 caractères.
Date/Heure
et 9999.

Valeurs monétaires et données numériques utilisées dans des

Devise opérations mathématiques sur des données de 1 à 4 décimales. 8 caractères.
Précision à 15 chiffres à gauche de la virgule et à 4 chiffres à
droite.
Numéro séquentiel unique (incrémenté de 1 en 1) ou numéro
aléatoire attribué par Microsoft Access lorsqu'un nouvel
NuméroAuto 4 octets
enregistrement est ajouté à une table. Les champs
NuméroAuto ne peuvent pas être modifiés.

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Valeurs Oui et Non et champs qui contiennent exclusivement

Oui/Non 1 bit.
une valeur duale (Oui/Non, Vrai/Faux, ou Actif/Inactif).

Objet (tel qu'une feuille de calcul Microsoft Excel, un Jusqu'à 1 giga-octet (limité
Objet OLE document Microsoft Word, des graphiques, des sons ou toute par l'espace disque
autre donnée binaire) lié ou incorporé à une table Microsoft disponible)
Access.
Chacune des trois parties d'un
La méthode la plus simple pour insérer une adresse de lien
Lien type de données Lien
hypertexte dans un champ consiste à cliquer sur Lien
hypertexte hypertexte peut contenir
hypertexte dans le menu Insertion.
jusqu'à 2 048 caractères.

Crée un champ qui vous permet de choisir une valeur à partir

d'une autre table ou d'une liste de valeurs à l'aide d'une zone
Assistant Liste de liste ou d'une zone de liste modifiable. Si vous cliquez sur
de choix cette option, l'Assistant Liste de choix démarre, et crée un
champ Liste de choix. Lorsque vous refermez l'Assistant,
Microsoft Access définit le type de données par rapport aux
valeurs sélectionnées dans l'Assistant.

- Colonne « description » est facultative, permet de décrire le champ pour faciliter la consultation et la
mise à jour.

Dans la partie inférieure de la fenêtre « les propriétés des champs ».

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Exemple de création de tables :
1) Créer la table section :
Nom du champ Type de données Description
Code section ( Clé primaire) Texte Code de la section
Cliquer sur le bouton clé primaire
Section Texte Le nom de la section
Date entrée Date Date de début de formation
Date de sortie Date Date de fin de formation
Niveau Texte Niveau de qualification

 Saisir les donnes dans la table section

2-3) Assistant liste de choix :

Il est plus simple et plus rapide de choisir les données à partir d’une liste que de la taper, de plus une liste
d’options assure que de la valeur entrée dans le contrôle est correcte.

Exemple :

Ouvrir la table section en Mode création en cliquant sur le boutant droit de la souris puis mode de création.

Sélectionner le champ niveau et assistant liste de choix comme type de données

Cette fenêtre s’affiche cocher la case « je taperai les valeurs souhaites » et cliquer sur suivant :

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Quelle valeur souhaiter vous dans la liste de choix ?

Tapez I, II, III, IV et V puis cliquer sur suivant -
terminer

Exercice 1: Appliquer la même procédure pour le champ Mode de formation (Résidentielle, Cours de soir,
Apprentissage).

2-4) Les propriétés d’un champ :

Pour établir des règles propres aux données, éviter les entrées in correctes et spécifier des valeurs par défaut, il faut
définir les propriétés des champs d’une table en mode création.

Chaque propriété s’applique avec un ou plusieurs types de données :

- Taille de champ cette propriété spécifie la taille des champs Texte et numérique :
Champs de type texte : Préciser le nombre maximal de caractères autorisés (par défaut 50 caractère)
Numérique déterminer la plage de valeur et nombre de décimales

Types Plage de valeurs Nbre de décimales

Octect 0 à 255 0
Entier -32769 à32767 0
Entier Long -214783648à 2147483647 0
Réel simple -3.4x1038 à -3.4x1038 7
Réel double -1.7974x 10308 à 1.7974x10308 15

- Format permet de prédéfinir des formats de saisie et d’affichage pour les valeurs numériques et les
dates
Numérique et Monétaire : Les différents formats possibles des champs numérique et monétaire sont :

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Date et heure

- Masque :
0 Un chiffre (saisie impérative)
9 Un chiffre (saisie facultative)
# Un chiffre signé, blanc
L Une lettre (saisie impérative)
? Une lettre (saisie facultative)
A Une lettre ou un chiffre (saisie impérative)
C Tous caractères (saisie facultative)
< Convertir en minuscule
> Convertir en majuscule

Exemple :
(00) 00-00-00 (029) 88-35-55

(999) 000-000 (029) 123-4585

#99 -10

‘> CFPA

‘>L< ??????? Novembre

Exercice 2:

Ouvrir la table section en mode de création et modifier le code section, section en majuscule

- Masque de saisie : La propriété Masque de saisie pour les champs de type Texte et Date/Heure,
Afin de contrôler l’entrée des données

- Décimales elle permet de définir un nombre de décimales pour Numérique et Monétaire compris
entre 0 et 15
- Légende pour tous les types de champs, elle permet de définir un texte qui apparaîtra à la place du
nom du champ lors de saisie de données

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- Valide si et message si erreur Elle permet d’établir des règles de validation pour les champs de types
Texte, Numérique et Date/heure

Exemple :

Paramètre de valide si Paramètre de message si erreur

‘<>0 Veuillez entrer une valeur différente de 0
≥Date() Une date avant aujourd’hui
Entre 0 ET 20 Valeur comprises entre 0 et 20
Comme « K ??? » La valeur doit commencer par la lettre K et comporte 4 car
‘<#01/01/1999# Une date avant 01/01/1999

- Indexé cette propriété permet de créer des index pour faciliter la recherche et le tri par champ

Paramètre Signification
Non Ne crée pas d’index ou supprime l’existant
Oui – Avec doublons Crée un index
Oui-sans doublons Crée un index unique

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TP N°1 :
1- Créer la table ayant structure :
Nom du champ Type de données Propriétés
Numéro (clé primaire) Numérique
Nom Texte Taille 20
Format majuscule
Index avec doublons
Prénom Taille 20
Format majuscule
Index avec doublons
Date de naissance Date/heure
Lieu de naissance Texte Taille 50
Code section Texte(Liste de choix à partir de Taille 8
la table Section) clé étrangère
2- Enregistrer la table sous le nom « Stagiaire »
3- Saisir des données dans la table stagiaire
4- Créer la table modules ayant Structure :
Nom du champ Type de données Propriétés
Code module (clé primaire) Texte Taille8
Module Texte Taille 40
Format majuscule

5- Saisir les modules

6- Créer la table ModuleSection ayant structure : ( Relation entre la table Modules et section )
Nom du champ Type de données Propriétés
Code module (clé primaire) Texte(Liste de choix à partir de Taille8
la table Modules) clé étrangère
Code Section (clé primaire) Texte(Liste de choix à partir de
la table Section) clé étrangère
Coefficient Numérique Type entier
Format 2 chiffre obligatoire
Décimal :0
Valeur par défaut :1
Valide si : entre 1 et 5
Note éliminatoire Numérique Type entier
Format 2 chiffre obligatoire
Décimal :0
Valeur par défaut :5
Valide si : entre 5 et 12

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7- La table Note ayant pour structure :
Nom du champ Type de données Propriétés
Numéro (clé primaire) Texte(Liste de choix à partir de
la table Stagiaire)
Code module ( Clé primaire) Texte(Liste de choix à partir de
la table Modules) clé étrangère
Semestre (clé primaire) Numérique(Liste de choix Valide si entre 1 et 5
1,2,3,4,5)
Contrôle1 Numérique Réel simple
Format 2 chiffre obligatoire
Décimale 2
Valide entre 0 et 20
Contrôle2 Numérique Réel simple
Format 2 chiffre obligatoire
Décimale 2
Valide entre 0 et 20
Examen Numérique Réel simple
Format 2 chiffre obligatoire
Décimale 2
Valide entre 0 et 4

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Thème : Les Requêtes

1) Définition :

Une requête sert à afficher certaines données contenues dans les tables selon certains
critères. Elle peut aussi faire des calculs sur les données, et créer des sources de
données pour les formulaires et les états.

Exemples de requêtes :

- Les stagiaires admis ou ajournée.

- La liste des stagiaires par section.

2) Création d’une requête :

2-1) les Relations entre les tables :

Grace à la clé primaire et à la clé secondaire, nous allons créer une relation entre deux
tables (Relation entre la table stagiaires et la table section par exemple).

 Dans la fenêtre base de données cliquer sur le bouton RELATION de la barre d’outils.
 Cliquer sur le bouton AJOUTER UNE TABLE, cette boite de dialogue affiche :

 Sélectionner les tables Section et Stagiaires et cliquer sur boutons Ajouter

 La clé primaire apparaît en gras dans la liste des champs d’une table.
 Pour créer une relation, faire glisser le champ « clé primaire » d’une table vers le
champ correspondant « clé étrangère » d’une autre table ou inversement

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 Signification des trois options :

- Appliquer l’intégrité référentielle : c’est une sécurité importante pour maintenir la
cohérence des informations mémorisées dans la base de données.
- Mettre à jour en cascade les champs correspondants : lorsque les valeurs de la clé
primaire sont modifiées, Access porte les modifications nécessaires à la table lié.
- Effacer en cascade les enregistrements correspondants : Lorsque les valeurs de la clé
primaire sont supprimées, Access supprime automatiquement les enregistrements
correspondants dans la table lié.
TP :
Relier les tables :
Tables Champs de jointures
Modules et ModulesSection Module
Sections et ModulesSection Code Section
Note et Modules Module
Notes et Stagiaires Numéro

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2-2) Requête mono table :

Access permet de créer des requêtes :

 En mode création.
 A l’aide de l’assistant.
Exemple :
Pour afficher seulement les noms, prénoms et les dates des naissances de la table
« stagiaire »

Champ : les champs sélectionnés – Table : le nom de la table concernée pour la requête - Tri : triez les champs de A
à Z ou de Z à A – Afficher : indique si le champ sera afficher ou pas – Critères : indique le critère de la sélection –
OU : Opérateur logique

Pour afficher une feuille de réponse dynamique d’une requête, cliquer sur le bouton EXECUTER de la barre d’outils.

2-3) Requête multi tables :

Il est possible de faire des requêtes sur plusieurs tables ayant des champs communs.

Exemple : Créer une requête pour obtenir Nom, prénom et date de naissance de la table
stagiaire et Section de la table section

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TP :

1) Créer une requête qui permet d’afficher les notes avec coefficient de chaque module et pour chaque
stagiaire.
Les tables entrant en jeu pour pouvoir réalisé la requête sont : stagiaire-Section-Notes-Modules-
ModulesSection.

3) Critères de sélection :
Dans une requête on peut utiliser les opérateurs suivants :
= Egal
<> Différant
< Inférieur
> Supérieur
Entre Entre 10 et 20
Dans ou IN Dans
(‘maintenance’ ;’opérateur)
Comme Comme *80
Remarque : les dates doivent être données entre dièses. (Entre #01/01/04# et #01/01/05#).

3-1) Utilisation des critères de sélection dans des requêtes :

Exemple1 : on veut afficher uniquement les stagiaires de la section maintenance

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Exemple2 : on veut utilisé le code de section comme paramètre d’affichage

Le critère : [entrer le code de section] permet d’ouvrir une boite de dialogue pour enter une valeur de
paramètre.

4) Champs calculés dans des requêtes :

La requête sert aussi à faire des calculs sur les données, il est impossible de modifier les données contenues
dans le champ calculé.

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Pour créer un champ calculé, cliquer dans une cellule « champ » vide et tapez l’expression de calcule :
Syntaxe : Identificateur :[champ]
Exemple : Calcule de la moyenne de chaque stagiaire par la formule : (C1+C2+E)/4 puis la moyenne par
coefficient

Moy :( [control1]+ [control2]+ [examen])/4

Total :[moy]*[coefficient]

5) Requête de regroupements

Access permet de faire des opérations sur des groupes d’enregistrements en employant les fonctions
« regroupements » représentées dans le tableau suivant :
Somme Le total des valeurs d’un champ
Moyenne La moyenne arithmétique des valeurs d’un champ
Min La plus petite valeur d’un champ
Max La plus grande valeur d’un champ
Compte Le nombre de valeurs d’un champ
Ecartype L’écart type des valeurs d’un champ
Var La variance des valeurs d’un champ
Premier La valeur du 1er champ
dernier La valeur du dernier champ

Exemple1 : compter le nombre de stagiaire par section

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 Ajouter la table Stagiaire

 Cliquer sur le bouton « Totaux » pour afficher la ligne « Opération » de regroupement dans la grille
d’interrogation
 Déplacer deux fois le champ « code section » et sélectionner le type compte sous le 2éme champ « code
section » - Exécuter la requête.

Exemple2 : Calculer le total de coefficient par section

 Ajouter la table Modulesection et sélection les champs Codesection pour le regroupement et Coefficient
pour le total
 Cliquer sur le bouton « Totaux » pour afficher la ligne « opération »
 Sélectionner le type Somme sous le champ coefficient et regroupement sous le champ codesection et
exécuter la requête.

TP :

Exercice 1: afficher les notes et la moyenne d’un stagiaire dans chaque module pendant le semestre.

Exercice2 : La somme de moyenne par stagiaire dans la table « Note ».

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