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COMMENT ÉLABORER LE BUDGET D’UN CAMP OU D’UNE
FORMATION
DÉFINITION DES MOTS CLÉS
Budget : c’est un outil de gestion financière qui permet de planifier et de contrôler les dépenses
et les recettes d’une entreprise, d’une organisation ou d’un ménage. Il s’agit d’un document qui
récapitule les prévisions des dépenses et de recettes pour une période donnée.
Camp : c’est un lieu où sont rassemblées un grand nombre de personnes dans le cadre de
brassage, d’une formation ou d’un secours suite à une catastrophe naturelle.
Formation : c’est une action de développer les qualités, les facultés d’une personne sur le plan
physique, moral, intellectuel ou de lui faire acquérir un savoir ou des compétences dans un
domaine donné. C’est renforcer les capacités d’une personne ou d’un groupe de personnes.
LES COMPOSANTES DU BUDGET
Le budget se compose de plusieurs éléments à savoir :
Les recettes :
Il s’agit de ressources financières qui peuvent provenir de différentes sources comme les
ventes, les investissements, les cotisations, les subventions, etc.
Les dépenses :
Ce sont :
Les frais de fonctionnement : achats de matériels et fournitures de bureau, les frais
d’organisation des activités de réunion, de camp ou de formation, achats de services etc. ;
LES COMPOSANTES DU BUDGET
Les salaire et indemnités en ce qui concerne le personnel pour entités ayant un personnel
rémunéré ;
Les frais d’investissement : construction, réfection, achats de meubles ou d’outils de travail
(tables, chaises, ordinateurs, imprimantes, projecteurs, etc.) ;
Les emprunts bancaires ou des particuliers : somme d’argent contracté auprès d’une banque
ou d’un particulier remboursable à un taux d’intérêt donné. L’emprunt est considéré comme
ressource financière (recette), mais le taux d’intérêt constitue une charge (dépense)
L’IMPORTANCE DU BUDGET
Le budget permet de :
Prévoir les dépenses et recettes ;
Contrôler les dépenses et prendre des décisions adéquates en cas de besoin. Par exemple
l’insuffisance de moyens financiers face à l’organisation d’une activité ou à la sous-
estimations de coûts de biens et services ;
Contrôler aussi les recettes prévues et faire de réajustement en cas de besoin pour éviter un
débordement de dépenses ;
Négocier les financements auprès des partenaires pour l’organisation d’une activité donnée
(camp, formation) ou d’un projet.
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Le budget d’un camp ou de formation repose sur :
Les recettes :
Faire une estimation du nombre total de participants et le taux de cotisation en fonction du lieu
et de la durée d’activité (camp ou formation) ;
Vérifier s’il y a de liquidité (somme d’argent) dans la caisse pour financer une partie des
dépenses ;
Explorer les possibilités de recherche de financement auprès des institutions, organisations ou
particulier, afin de permettre de réduire considérablement le taux de participation ou prendre
en charge le déplacement et le kit des participants.
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Le budget d’un camp ou de formation repose sur :
Les dépenses :
Faire une estimation du nombre total de participants, du kit pour chacun, et du menu
(restauration) en fonction du lieu et de la durée d’activité (camp ou formation) ;
Évaluer les besoins bureautiques : encre ou tonner pour imprimante, rame de papier, markers,
papier de conférence, scotch papier collant, agrafeuse et agrafe, chemises cartonnées ou sous-
chemise, etc. ;
Évaluer les frais de déplacement en tenant compte du lieu du camp ou de formation et les
lieux de résidence des participants selon qu’il s’agit d’un camp ou d’une formation à caractère
paroissial, de district, régional ou national ;
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Évaluer les frais de motivation des intervenants en cas de recours à une personne ressource.
Étudier et évaluer la possibilité de prise en charge de son déplacement et / ou de son taux de
participation ;
Évaluer les frais de location du local ;
Évaluer les frais de couverture médiatique ;
Évaluer les frais de kit sanitaire;
etc.
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Tableaux de recettes et dépenses : cas d’une formation nationale à N’Djamena
NB : Ce sont juste des exemples de structures de tableaux sans montant. La considération
des montants fera l’objet d’un exercice pratique par région en fonction des réalités de
terrain. (prendre 1h d’exercice si possible)
Recettes
N° Désignation Montant
1 Cotisation (nombre de participants x taux de participation) ****
2 Subvention de la caisse ***
3 Recherche de financements ***
Total ****
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Dépenses
N° Désignation Unité Quantité Prix unitaire Montant
1 Petit dejeuner *** *** *** ***
2 Pause café *** *** *** ***
3 Pause dejeuner *** *** *** ***
4 Diner *** *** *** ***
5 Matériels didactiques (bloc note, stylo et *** *** *** ***
cartable)
6 Papier conférence, papier collant *** *** *** ***
7 Impression bandéroles *** *** *** ***
8 Bureautique (carton de rame, tonner canon) *** *** *** ***
9 Déplacement Sarh - N'Djamena aller et retour *** *** *** ***
10 Déplacement Gore - N'Djamena aller et retour *** *** *** ***
BUDGET DE CAMP OU DE FORMATION
Dépenses
N° Désignation Unité Quantité Prix unitaire Montant
11 Déplacement Doba - N'Djamena aller et retour *** *** *** ***
12 Déplacement Moundou - N'Djamena aller et *** *** *** ***
retour
13 Déplacement Lai - N'Djamena aller et retour *** *** *** ***
14 Déplacement Pala - N'Djamena aller et retour *** *** *** ***
15 Déplacement N'Djamena - Mongo aller et retour *** *** *** ***
16 Forfait des intervenants *** *** *** ***
17 Couverture médiatique *** *** *** ***
18 Kit santé *** *** *** ***
19 Location de salle + location groupe électrogène *** *** *** ***
+ carburant groupe
Total ***
CONSEILS
Bien estimer les recettes et dépenses. Se renseigner sur les coûts en temps réel pendant la
planification de l’activité (camp ou formation) ;
Se rassurer des coûts à l’approche de l’activité s’il y a changement ou pas en vue d’un
éventuel réajustement ;
Bien maitriser les dépenses en tenant compte des recettes réelles afin de ne pas déborder ;
Savoir rendre compte après l’activité aux participants et aux autres ayants droit, moyennant
un rapport narratif et financier dans le détail d’exécution du budget et signaler les reliquats
s’il y en a.
FIN
MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION!!!
