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Au cours de la réunion, je mets en place
J’ AGIS
les bonnes pratiques
Les vraies richesses sont les méthodes.
Nietzsche
Nous ne nous intéressons pas, ici, aux conférences et réunions
d’information où il n’y a pas à strictement parler un animateur,
mais plutôt un orateur ou un conférencier, ni aux brainstormings
qui suivent une méthodologie particulière.
Nous nous concentrerons donc sur les pratiques des séances de
travail, des séances discussions et réunions participatives. Nous
en présenterons les étapes complètes.
Bien entendu, certaines étapes sont inutiles quand tout le monde
se connaît déjà et a l’habitude de travailler ensemble ou pour des
réunions courtes. Mais comme chacun sait, « qui peut le plus
peut le moins ».
J’OUVRE LA RÉUNION
Mes objectifs sont :
● de me faire reconnaître comme l’animateur légitime de la
réunion ;
● de présenter les participants et de mobiliser leur attention ;
© Groupe Eyrolles
● d’informer sur l’objectif de la réunion ;
● de créer un climat favorable aux échanges et à la prise de déci-
sion.
30 J’agis
Je peux procéder ainsi :
À l’étape de… J’agis ainsi…
Accueil et Je regarde tous les participants.
message de Je souris.
bienvenue J’attends que le silence s’établisse ou le sollicite:
Je vous propose que nous commencions maintenant.
Je vous souhaite la bienvenue dans ces locaux…, dans cette entre-
prise…, à cet étage…, à l’occasion de … et je me réjouis de travailler
avec vous.
Présentation du Nous sommes réunis pour examiner la question de… comme vous
thème et de avez d’ailleurs pu le voir dans la convocation que je vous ai envoyée.
l’objectif
Présentation de Je vais commencer, si vous le voulez bien, par me présenter.
l’animateur Je m’appelle XX, je suis responsable de ZZ, dans l’unité WW et je vous ai
réuni parce que le problème traité me concerne à tel ou tel titre…
Tour de table pour Je vous propose maintenant de faire un rapide tour de table pour que
la présentation chacun puisse se présenter. Monsieur T, voulez-vous avoir la gentillesse
des participants de commencer notre tour de table?
Synthèse du tour Je vous remercie pour votre rapidité et votre précision. Avec toutes ces
de table compétences autour de la table, toutes les conditions sont réunies pour
que nous avancions dans nos travaux de manière efficace.
Présentation du Pour que nous puissions travailler avec efficacité, je vous propose que
contrat pour le nous adoptions quelques règles.
déroulement de Tout d’abord notre cadre horaire. J’ai déjà retenu le restaurant pour
la réunion: cadre 13heures. À quelle heure voulez-vous que nous fassions une pause au
horaire, objectifs, cours de la matinée?
rôle de J’attends en silence les suggestions…
l’animateur, Très bien, optons pour 11heures pour une courte pause d’un quart
règles à d’heure.
respecter pour Nous reprendrons à 14heures et nous devrons terminer nos travaux
que la réunion communs vers 17heures.
atteigne son but Éventuellement, je peux écrire sur un tableau le cadre horaire.
Mon rôle ici va consister à conduire les débats pour que nous arrivions à
une décision après avoir échangé en toute liberté sur chacune des ques-
tions. Vous ne serez pas étonnés si je dois de temps en temps recadrer le
débat pour que nous ne perdions pas de vue notre objectif.
© Groupe Eyrolles
Comme ce rôle mérite toute mon attention, je pense qu’il serait oppor-
tun de nommer un secrétaire de séance qui prendra en note nos échan-
ges et un timekeeper (gardien du temps) dont le rôle sera de vérifier
que nous ne débordons pas de notre cadre horaire.
Au cours de la réunion, je mets en place les bonnes pratiques 31
À l’étape de… J’agis ainsi…
(suite) Quelqu’un a-t-il envie de se charger de ce rôle?
Monsieur X, pourriez-vous vous en charger?
Je vous remercie, votre rôle nous sera très utile.
J’ AGIS
Démarrage Je vous rappelle que nous devons examiner les questions suivantes….
des débats Commençons par le premier point de l’ordre du jour.
Quelqu’un a-t-il envie de démarrer?
Si personne ne démarre:
Monsieur X, voudriez-vous commencer?
Quel est votre point de vue sur…, quelles sont les questions qui se
posent à vous…, quelle est votre expérience à ce propos…, quelles
difficultés se présentent…, etc.?
JE REDÉMARRE LA RÉUNION APRÈS UNE INTERRUPTION
À l’étape de… J’agis ainsi…
Remise dans le bain Je regarde tous les participants.
Je souris.
J’attends que le silence s’établisse ou le sollicite:
Après cette interruption, nous allons maintenant recommencer nos
travaux.
Réveil des Je vous propose un rapide retour en arrière
endormis en phase J’attends en silence…
d’assoupissement Si personne ne parle:
postprandial (après le Nous pourrions synthétiser tout ce que nous avons dit ce matin.
déjeuner) J’attends en silence…
Si personne ne parle:
Eh bien, je vais demander à monsieur X de bien vouloir ouvrir les
débats. Monsieur X, voulez-vous nous dire où nous en sommes ?
J’écoute les propos…
Je peux aussi, au retour de la pause déjeuner et avant de commencer
la réunion à proprement parler, demander aux participants de se
lever, de faire quelques pas dans la salle et de changer de place par
rapport à la matinée, afin qu’ils ne s’habituent pas à leur positionne-
ment dans la salle. Cela permet au groupe de reprendre son énergie
© Groupe Eyrolles
et de focaliser son attention.
Rétablir la compréhen- S’il le faut, je synthétise en recadrant sur ce qui est essentiel.
sion, resituer l’essen-
tiel et le secondaire
32 J’agis
J’ANIME LA RÉUNION
Pour… J’agis ainsi…
Respecter J’invite sans cesse à la concision.
l’horaire Si l’un des participants abuse de son temps de parole: je pointe le doigt
sur ma montre en le regardant, je lui donne 30 secondes pour finir. S’il
persiste, je reprends la parole, je le remercie, je synthétise ce qu’il a dit et
je donne la parole à un autre.
S’il y a des retardataires: si le retard est justifié, je les aide à s’intégrer et
je fais un bref résumé de ce qui s’est passé avant leur arrivée.
Si certaines personnes veulent partir en avance: je refuse (autant qu’il est
possible).
Respecter Je recentre sur le sujet.
l’ordre Dès qu’une question est hors sujet, je le fais remarquer immédiatement et
du jour je recentre sur le sujet.
Respecter Je cale le travail le plus intensif dans la première partie de la matinée.
le cycle Je place le travail le moins intensif en fin de matinée (hypoglycémie) et en
d’activité début d’après-midi (phase de digestion).
Je fais des coupures (informelles) toutes les heures, en détendant
l’atmosphère, en racontant une anecdote.
Stimuler J’observe le groupe et les participants pour ajuster ma conduite.
le groupe J’écoute.
Je me mets debout.
Je note les éléments importants sur un tableau de conférence ou je
demande à un participant de le faire.
Je distribue la parole à plusieurs personnes en évitant que l’une ou l’autre
la monopolise.
J’utilise la technique du questionnement.
Clarifier et Je recadre.
orienter les Je synthétise.
idées du Je fais ressortir les points essentiels.
groupe
Stimuler Je synthétise. Je pratique l’écoute active. Je pratique le questionnement.
le dialogue. Si le silence s’installe:
● je repose une question «ouverte»;
● je reformule autrement la question, avec d’autres mots pour la rendre
plus accessible;
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● je formule une question à périmètre plus restreint;
● je demande nommément à quelqu’un de donner un commencement de
réponse.
