LA FORMATION EN INTERNE ET EXTERNE
La formation professionnelle est un pilier central de la compétitivité et
de la croissance des entreprises. Elle permet non seulement
de développer les compétences des employés, mais aussi d'assurer
une adaptation continue aux évolutions technologiques et aux
exigences du marché.
formation professionnelle continue est le renouvellement des connaissances
pendant une période donnée selon une fréquence régulière. Elle a pour but,
d'accroître l'efficacité des salaires dans l'accomplissement des tâches qui leur sont
confiées et de contribuer à une meilleure utilisation des ressources humaines dans
l’entreprise. Face à la diversité des besoins et des objectifs des
entreprises, deux grandes approches se distinguent : la formation
interne et la formation externe. Chacune présente ses spécificités,
ses avantages et ses applications privilégiées.
Malgré leurs différences, la formation en interne et la formation réalisée par un
prestataire externe partagent un objectif fondamental : le développement des
compétences des employés d'une entreprise.
Les deux types de formation visent à améliorer les performances
professionnelles, à favoriser la croissance individuelle et collective au sein de
l'entreprise, et à s'assurer que les employés disposent des compétences nécessaires
pour répondre aux défis actuels et futurs.
Les méthodologies utilisées dans les formations internes et externes présentent de
nombreux points communs. Les techniques pédagogiques telles que les ateliers
pratiques, les études de cas, les simulations et les jeux de rôle sont couramment
employées dans les deux contextes.
De plus, l'utilisation des technologies modernes, comme les plateformes d’e-
learning, les webinaires et les applications mobiles, est largement répandue.
Ces outils permettent d'enrichir l'expérience d'apprentissage, de faciliter l'accès
aux ressources et d'encourager une participation active.
1- PROCESSUS DE CREATION DE FORMATION
Le processus de création d'une formation peut suivre des étapes similaires et
notamment inclure :
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Analyse des besoins : Identification des compétences à développer et des
lacunes à combler
Design : Conception de l'architecture du programme de formation, incluant les
objectifs pédagogiques, les activités, les méthodes pédagogiques et les
évaluations
Développement : Production des supports de formation, qu'il s'agisse de
documents, de vidéos, de modules e-learning ou de présentations
Implémentation : Mise en œuvre de la formation, en assurant que les participants
ont accès aux ressources et aux formateurs
Évaluation : Mesure de l’efficacité de la formation, à travers des feedbacks, des
tests de connaissances, et l'observation des performances des employés.
BENEFICES PARTAGES
En fin de compte, les formations internes et externes apportent des bénéfices
similaires aux entreprises :
Amélioration des compétences : Les employés développent des compétences et
gagnent en productivité
Adaptation aux changements : Les formations aident les employés à s'adapter
aux nouvelles technologies, aux changements de processus et aux évolutions du
marché
Engagement et motivation : Une formation de qualité augmente l'engagement et
la motivation des employés, en leur montrant que l'entreprise investit dans leur
développement
Performance globale : L'amélioration des compétences et de la motivation des
employés se traduit par une performance globale accrue de l'entreprise.
LA FORMATION EN INTERNE
1- DEFINITION
La formation interne consiste pour une entreprise à organiser la formation de
ses salariés, elle-même. Elle conçoit les programmes de formation puis met en
place les sessions d’apprentissage.
La formation interne consiste à planifier, organiser et dispenser une action de
formation par ses propres moyens. Cette dernière peut être enseignée dans les
locaux ou en dehors mais dans tous les cas, le dispositif est créé et animé par
des salariés de la structure.
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L’objet de la formation interne est de développer les compétences des salariés.
Pour y parvenir, l’employeur s’appuie sur l’expertise et l’expérience de
collaborateurs seniors. La formation interne implique forcément :
➢ Des formateurs salariés de l’entreprise ;
➢ Des stagiaires employés de l’entreprise ;
➢ Des moyens et du matériel de l’entreprise.
Pourquoi internaliser la formation ?
Cette organisation présente plusieurs avantages pour l’entreprise :
• Avoir un contrôle sur l’expertise offerte aux salariés,
• Maîtriser les coûts,
• Prodiguer un enseignement adapté à la structure et aux valeurs de l‘entreprise,
• Transmettre un savoir-faire propre
Une formation interne doit répondre à des obligations de qualité, comme les
formations externes. Elle doit disposer d’objectifs pédagogiques clairs et précis
destinés à obtenir un résultat professionnel identifiable.
La formation interne a donc toute sa place dans le plan de développement des
compétences de l’entreprise.
La formation interne peut prendre différentes formes.
• Formation en présentiel : un cours ou une conférence, par exemple.
• Formation à distance : un Mooc (Le MOOC, acronyme de « Massive Open Online Course », est
un nouveau type de formation en ligne. Il regroupe des vidéos, du contenu texte, des forums de) ., un serious
game, un cours en ligne, etc.
• Formation en situation de travail : le formateur fait réaliser des exercices
pratiques aux stagiaires.
• BON À SAVOIR : FORMATION INTERNE,
OBLIGATOIRE OU NON ?
La formation interne peut délivrer un apprentissage obligatoire, comme une formation de
sécurité. Elle peut aussi concerner l’acquisition de connaissances non obligatoires (mais
indispensables pour la compétitivité ou la croissance de l’entreprise). Dans les deux cas, ces
formations internes ont lieu sur le temps de travail du collaborateur. Celui-ci est donc
rémunéré d’une manière identique à ses autres missions professionnelles.
2- LES AVANTAGES DE LA FORMATION EN INTERNE
➢ La formation en interne offre de multiples atouts à l’entreprise.
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Tout d’abord, elle offre un avantage pratique. La formation interne est,
bien souvent, moins onéreuse à mettre en place, comparée à la formation
externe. L’entreprise utilise les moyens et les ressources internes
(matériels, formateur, local, etc.). Les employés formés ne réalisent ainsi
pas de notes de frais. En règle générale, la formation a lieu sur le lieu de
travail habituel du salarié. Celui-ci n’a pas à réaliser de trajets
supplémentaires ou à trouver un hébergement.
La formation en interne permet également de gagner du temps. Elle a
lieu dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur peut éventuellement
effectuer ses missions habituelles avant et après la formation. Ce type de
formation offre une flexibilité appréciable.
Au-delà des aspects pratiques, la formation interne permet de développer
une culture de la transmission des connaissances dans l’entreprise.
L’expertise des salariés formateurs est valorisée. De cette manière, ils sont
désignés comme les référents dans l’entreprise sur le sujet de leur
formation. Cela simplifie l’arrivée des nouveaux talents. Enfin, la
formation interne favorise le partage de connaissance au sein de
l’entreprise. C’est un vrai atout pour augmenter l’engagement des
collaborateurs et contribuer à la qualité de vie au travail.
La formation interne permet de personnaliser les enseignements
aux besoins précis de l’entreprise et des collaborateurs. Vous pouvez
adapter les objectifs pédagogiques en fonction des lacunes de compétences
détectées. Souvent, les formations externes présentes sur le marché ne
permettent pas de répondre aux besoins précis des entreprises.
Enfin, la formation interne présente l’avantage de conserver la
confidentialité des besoins de l’entreprise. Pour rester compétitive, dans
certains domaines spécifiques, il est important pour les entreprises de
garder la mainmise sur la transmission de compétence (nucléaire, par
exemple).
3- LES INCONVENIENTS DE LA FORMATION EN INTERNE
La formation interne n’est pas tout le temps la solution parfaite. Gardez à
l’esprit ces quelques inconvénients.
Si la formation interne est moins coûteuse, comparée à la formation externe, elle
demande la mise en place de moyens importants. La préparation de la formation
et son organisation sont des missions chronophages. Les salariés formateurs
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doivent prendre sur leur temps de travail habituel pour les réaliser. Il est
également nécessaire de mettre à disposition lors de la formation, une salle
équipée avec du matériel informatique et audiovisuel.
Les formateurs internes ne sont pas forcément des pédagogues. Il est aussi
important de prendre ce fait en compte. Ce sont des experts reconnus dans leur
domaine, mais ils ne disposent peut-être pas des compétences requises pour
transmettre leurs connaissances. Ils devront alors être accompagnés pour réaliser
une formation efficace (par le responsable formation ou un membre de l’équipe
RH).
Il ne faut pas l’oublier : la formation, interne comme externe, demande un suivi.
L’employeur doit s’assurer de l’acquisition des compétences et de leur application
dans les missions quotidiennes. Il doit aussi recueillir les feedbacks des stagiaires
pour pouvoir améliorer les formations au fur et à mesure. Un exercice
incontournable, mais chronophage !
4- COMMENT SE DEROULE UNE FORMATION EN INTERNE ?
La formation en interne demande de l’organisation. Vous l’aurez certainement compris en
lisant le début de l’article.
La première étape de la formation commence avec un exercice de communication. Il faut
notifier le salarié de la tenue de la formation. Le mail doit préciser :
➢ La date, l’heure, le lieu de la formation ;
➢ Le sujet de la formation ;
➢ Les préparations éventuelles à effectuer (documents à lire par exemple) ;
➢ Les objectifs de la formation.
La deuxième étape nécessite de préparer les lieux de la formation. Pour ne pas perdre de
temps au début de la formation, il est préférable d’anticiper tous les aspects pratiques.
➢ Plan pour se rendre au lieu de la formation.
➢ Nombres de chaises, de bureaux suffisants.
➢ Matériels nécessaires (télévision, tableau, papier, stylos, etc.).
➢ Bouteilles d’eau.
➢ Etc.
La troisième étape est celle du déroulé de la formation. Les différents
chapitres de la formation doivent être minutés pour ne pas perdre de temps.
Dans le cas contraire, le risque est de devoir arrêter la formation sans l’avoir
finie. Il est important de prévoir des temps pour les questions des salariés, mais
également pour les pauses.
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Enfin, la dernière étape est celle du suivi des résultats de la formation. Ici, il
faut contrôler si les compétences sont correctement acquises. Il est aussi
essentiel d’obtenir le retour d’expérience des stagiaires.
5- QUELLES SONT LES PERSONNES POUVANT FORMER EN
INTERNE ?
Tout salarié de l’entreprise peut réaliser une formation interne à l’attention de ses
collègues. Bien sûr, le responsable de formation doit s’assurer de la capacité du
formateur à transmettre des connaissances.
Ce dernier doit posséder certaines qualités en complément de son expertise
technique.
➢ Pédagogie.
➢ Patience.
➢ Sens du partage et de l’humain.
➢ Capacité à être percutant.
➢ Capacité à maintenir une certaine discipline.
Il est possible de former le collaborateur formateur aux techniques de pédagogie.
Des binômes peuvent également être constitués : un expert technique avec un
expert de la pédagogie (par exemple, un membre du service formation). Cette
seconde option est très efficace pour s’assurer de la qualité de la formation.
Le formateur de la formation interne n’est pas forcément un salarié. Ce peut être
un tiers à l’entreprise mandaté par elle. La formation doit être conçue par la
société.
L’employeur doit s’assurer de la compatibilité entre le contrat de travail du salarié
et ses missions de formateur. En effet, le fait de réaliser des formations doit être
précisé dans la fiche de poste. Dans le cas contraire, le collaborateur est en droit
de demander une compensation financière pour la tenue de la formation. En effet,
c’est alors une mission hors de son périmètre professionnel.
6- COMMENT METTRE EN PLACE UNE FORMATION EN
INTERNE ?
La création d’une formation interne ne s’improvise pas. Il est essentiel de suivre
plusieurs étapes pour le faire correctement.
✓ Étape 1 : choisir le formateur.
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✓ Étape 2 : trouver le bon support pour transmettre efficacement les
connaissances et compétences (présentiel, distanciel, e-learning).
✓ Étape 3 : prévoir le plan de la formation en fonction des besoins de
l’entreprise.
✓ Étape 4 : écrire le contenu de la formation.
LES POINTS CLES A RETENIR :
La formation interne est organisée directement et en totalité par
l'entreprise.
Elle permet de créer une véritable culture de partage des compétences au
sein de la société.
Organiser une formation interne demande un investissement humain, mais
aussi matériel important.
7- LES ETAPES ESSENTIELLES A LA CREATION D’UN DISPOSITIF DE
FORMATION INTERNE
1. Expression d’un besoin
La nécessité de créer une formation en interne vient à l’origine de
l’expression d’un besoin, lié à un dysfonctionnement, de la part de vos
collaborateurs ou des managers.
Rappelons les 3 types de formation existants :
➢ Adaptation à un poste lié à l’évolution d’un métier ou de ses techniques.
➢ Nécessité de maintien dans l’emploi.
➢ Recherche de développement des compétences.
Ces besoins émanent souvent des entretiens professionnels bisannuels
obligatoires . Ils offrent entre autres aux managers la possibilité de trier et
prioriser les actions de formation à venir.
2. Organisation du dispositif
Une fois le besoin détecté, mettez en place une équipe chargée de la
conception de la formation .
Il s’agit alors de déterminer les enjeux ainsi que les principaux objectifs à
atteindre. Ces éléments faciliteront ensuite la définition du déroulé
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logique de l’enseignement intégrant le choix des supports
pédagogiques, les points essentiels à aborder, de quelle manière et dans
quel ordre, ainsi que les points de réglementation.
Trouvez un moyen d’évaluer les collaborateurs à l’issue de la session. Il
est primordial de savoir évaluer l’impact du dispositif sur la productivité
des collaborateurs et de mesurer les écarts entre résultats attendus et
résultats effectifs .Pensez également à budgétiser précisément le coût
de la formation.
3. Choix des formateurs
Un ou deux collaborateurs sont ensuite désignés par vos soins pour
animer la formation.
Les collaborateurs sélectionnés sont des experts du sujet à enseigner .
Ils présentent une maîtrise parfaite de la thématique.
Ils doivent être par ailleurs des personnes pédagogues, particulièrement
communicantes et pour qui l’enseignement représente un plaisir et non un
fardeau.
Le manager choisit l’intervenant pour la prestation, mais il est essentiel
que le formateur désigné soit également volontaire pour participer au
projet afin d’en garantir l’efficacité.
4. Gestion logistique
Anticipez et planifiez ensuite les aspects logistiques liés à la formation :
Quel est le matériel nécessaire pour l’accomplissement de cet
enseignement ? L’action se déroulera-t-elle au sein même de l’entreprise
ou à l’extérieur ? Sur quelle durée et à quelle(s) date(s) ? Prévoyez-vous
d’organiser une ou plusieurs sessions ? Où les repas seront-ils pris ?
Tant d’éléments qu’il vous faut anticiper pour favoriser le bon déroulement
de la formation le jour J.
Quelques semaines avant, pensez à envoyer aux collaborateurs concernés une
convocation intégrant l’ensemble des informations qui leur seront nécessaires
pour se rendre à l’évènement.
➢ Intitulé de la formation
➢ Lieu d’enseignement
➢ Date et heure de rendez-vous
➢ Durée du dispositif
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Le jour de la formation, mettez à disposition des collaborateurs une feuille
d’émargement pour vous assurer de leur présence.
LA FORMATION EXTERNE
1- DEFINTION
« La formation externe désigne les formations dispensées par un prestataire
extérieur à l’entreprise. » L’expression s’oppose à la formation interne, réalisée
par les collaborateurs de l’entreprise.
Le prestataire extérieur a pour mission de :
➢ Concevoir la formation professionnelle ;
➢ Animer les cours ;
➢ Mettre à disposition le matériel nécessaire ;
➢ Effectuer le suivi et l’évaluation de l’apprentissage ;
➢ Éventuellement, fournir une attestation de suivi ou un certificat .
Les formations externes peuvent être réalisées pour une seule entreprise ou
pour plusieurs sociétés différentes. C’est alors des formations interentreprises.
Elles peuvent se tenir dans un centre de formation dédié, dans un espace loué pour
l’occasion (un coworking, par exemple) ou au sein de l’entreprise.
Le formateur doit répondre à certaines exigences pour être légitime.
➢ Il doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité.
➢ Il doit être diplômé ou posséder une certification sur la matière
enseignée.
➢ Il doit faire signer une convention de formation à l’entreprise avant de
commencer sa formation.
2- QUELS SONT LES AVANTAGES DE LA FORMATION EN
EXTERNE
Les entreprises peuvent trouver plusieurs avantages à utiliser la formation externe
pour améliorer les compétences et les connaissances de leurs salariés.
Tout d’abord, cela permet d’obtenir des compétences non disponibles en
interne. Faire appel à un formateur extérieur à l’entreprise est parfois la seule
solution pour acquérir une nouvelle connaissance professionnelle.
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Ensuite, le fait de passer par un organisme de formation permet d’avoir une
certaine garantie sur la fiabilité des informations ou données enseignées. En
effet, les formateurs doivent justifier de la qualité de leurs apprentissages auprès
des pouvoirs publics. Ils peuvent aussi faire l’objet de contrôle sur le bien-fondé
des connaissances diffusées.
Les formations externes sont également mises à jour régulièrement. Elles
bénéficient des dernières actualisations, prenant en compte les nouvelles
réglementations ou innovations technologiques. Ce n’est pas forcément le cas
d’une formation interne. Les collaborateurs chargés de ces formations n’ont pas
toujours le temps de les mettre à jour.
Les centres de formation externes disposent de moyens ou de matériels
adéquats pour former les collaborateurs. Par exemple, certaines formations
permettent de pratiquer la soudure de précision.
Faire effectuer la formation en externe apporte aussi un certain « prestige » aux
enseignements. Les salariés formés sont plus engagés. Ils ont aussi moins de
raisons de se déconcentrer, car ils ne sont pas sur leur lieu de travail habituel
(demande d’un collègue, appel d’un client, etc.). Les centres formateurs peuvent
apporter une certification reconnue aux salariés.
Enfin, les formations externes permettent à vos collaborateurs de développer leur
réseau. Ils peuvent échanger avec les autres participants venant d’horizons et
d’entreprises différents.
Passer par un organisme externe permet également aux entreprises d'éviter au
maximum de commettre les erreurs les plus courantes lors d'une formation
professionnelle.
3- QUELS SONT LES INCONVENIENTS DE LA FORMATION
EN EXTERNE
La formation externe présente quelques inconvénients. Il est important de les
avoir en tête avant de faire appel à un formateur extérieur. De cette manière, vous
arriverez à en limiter les conséquences.
La première limite de la formation externe est son coût. La sollicitation d’un
formateur externe coûte cher. De plus, il est nécessaire de rembourser aux salariés
leurs notes de frais pour les déplacements engagés (trajet, hébergement,
restauration) afin de se rendre au lieu de la formation. Cette dernière peut, en effet,
être éloignée du lieu de travail du collaborateur concerné. Pour pallier à cet
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inconvénient il faut prévoir à l'avance le financement des différentes formations
externes.
Ensuite, les formateurs disposent de connaissances notables. Toutefois, ils
peuvent parfois être éloignés des attentes ou des réalités de l’entreprise. Pour
réduire les aspects négatifs de ce manque « d’expérience terrain », vous pouvez
demander à connaître le CV du formateur envisagé. Certains disposent d’une
expertise réelle et sont d’anciens professionnels aguerris.
Enfin, la formation externe est, par nature, organisée par un tiers à l’entreprise. Sa
qualité et son adaptation aux besoins de la société peuvent être très variables.
L’employeur est relativement dépendant du formateur tiers, contrairement à la
formation interne. Pour y remédier, il est conseillé de bien étudier le cahier des
charges. Il est également possible de faire réaliser des formations sur mesure à un
formateur externe.
4- COMMENT SE DEROULE UNE FORMATION EN
EXTERNE
La formation externe peut simplifier les choses pour l’entreprise en lui permettant
de déléguer une partie de ses responsabilités en la matière. Néanmoins, faire appel
à un formateur extérieur demande une réelle préparation.
Voici les différentes étapes à suivre pour organiser une formation externe.
Étape 1 — Choisir la formation : il faut trouver les enseignements répondant le
mieux aux besoins des collaborateurs ou de l’entreprise (pour cela il faut qualifier
le besoin de formation du collaborateur)
Étape 2 — Trouver le centre de formation : il est important de trouver un centre
de formation présentant toutes les garanties de qualité.
Étape 3 — Organiser le déplacement du collaborateur : l’employeur doit
planifier le trajet (billet de train, par exemple) puis réserver un hôtel, si nécessaire.
Le salarié aura sans doute à effectuer une note de frais pour ses repas.
Étape 4 — Faire un suivi après la formation : pour s’assurer de l’utilité de la
formation, il est incontournable de suivre le salarié formé.
Étape 5 — Recueillir le feedback des stagiaires : enfin, vous pouvez demander
les retours du collaborateur pour identifier les atouts et les points faibles de la
formation. Cela vous permettra de de mesurer aussi le retour sur investissement
de la formation.
5- COMMENT CHOISIR SON ORGANISME DE FORMATION
EXTERNE
Voici les critères à utiliser pour bien choisir votre organisme de formation.
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➢ Vérifier les certifications du centre de formation et le CV du formateur.
➢ Prendre connaissance du cahier des charges de la formation pour s’assurer
de sa cohérence avec les besoins de l’entreprise.
➢ Comparer plusieurs devis.
➢ Se renseigner sur la notoriété du formateur. Le bouche-à-oreille peut être
très utile.
➢ Étudier les conditions de formation (nombre de personnes formées,
certification, horaire, règlement, etc.).
➢ Relire la convention de formation proposée. Veuillez également à faire
attention aux conditions d’annulation et de remboursement.
Vous disposez maintenant de toutes les informations pour bien choisir votre
formation externe. À vous de jouer.
6- LES TROIS POINTS A RETENIR :
➢ La formation externe est une formation à destination des salariés réalisée
par un prestataire extérieur à l’entreprise.
➢ Elle permet d'acquérir des compétences nouvelles non détenues par
l'entreprise.
➢ Il est important de choisir avec soin son formateur externe pour obtenir une
formation de qualité
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