Introduction
Objectifs de la formation
Cycle de la formation
Identification et analyse des besoins de formation
Moyens d’identification des besoins de
formation
Planification et conception de la formation
Diffusion de la formation
Evaluation et suivi post formation
Conclusion
Introduction
On observe une augmentation de l'utilisation des programmes de
formation interne au sein des organisations dans tous les secteurs. Cette
approche de formation assure une transmission de l'expérience et des façons de
faire propres à l'entreprise, en plus de permettre à l'organisation de conserver
l'expertise à l'interne. Une étude d’une certaine firme indique que les employés
doivent renouveler leurs connaissances à tous les trois ans. Cette étude
démontre l'importance pour les entreprises de mettre de l'avant des
programmes de formation à l'interne afin d'accélérer le processus
d'apprentissage.
La formation du personnel est un investissement. Elle permet aux entreprises
d'accroître les compétences et la productivité de leur main-d’œuvre tout en
augmentant la qualité de leurs produits et services. Elle est une activité à valeur
ajoutée qui favorise l'adaptation et la flexibilité des individus face aux défis à
relever.
La formation constitue un ensemble d'activités d'apprentissage planifiées. Elle
vise l'acquisition de savoirs propres à faciliter l'adaptation des individus et des
groupes à leur environnement socioprofessionnel. Elle contribue à la réalisation
des objectifs d'efficacité de l'organisation. La formation naît d'un besoin
organisationnel et professionnel, et vise normalement l'atteinte d'objectifs
précis pour un groupe d'employés donné.
Objectifs de la formation
Le cycle de formation s'intègre au cœur du processus de gestion des
ressources humaines et est étroitement lié aux orientations des entreprises.
Pour ces dernières, la formation contribue à atteindre des objectifs clés tels
que :
Apport de solutions à la planification stratégique et concrétisation de la
mission de l'organisation
Augmentation de l'efficacité et de l'efficience de l'organisation
(performance, qualité, Polyvalence, santé et sécurité, etc.)
Accroissement des connaissances et habiletés des employés à tous les
niveaux de l'organisation
Valorisation du potentiel des gens dans leur adaptation au travail, lors de
changements technologiques et dans leur développement de carrière.
Cycle de la formation
Etape 1 : identification et analyse des besoins de formation
Cette première phase du cycle de la formation permet de connaître les
compétences ou les comportements du personnel qui devront être développés ou
modifiés. L'identification des besoins de formation s'effectue habituellement
en début d'année afin d'élaborer la planification de la formation qui se déroulera
dans l'entreprise le reste de l’année. Cette planification est faite en fonction
des activités de l'entreprise par le comité de formation. Ainsi, ce comité a
comme principales tâches d'identifier les besoins de formation, de les planifier
et de voir au bon fonctionnement des formations offertes.
Un besoin de formation est défini comme la différence entre « ce qui est » et
« ce qui devrait être ». Un tel besoin apparaît lorsque l'on peut observer un
écart entre une situation actuelle et une situation désirée, et que cet écart est
dû à une absence ou à un manque de compétences essentielles ou requises.
Moyens d’identification des besoins de formation
Observation et écoute : Le gestionnaire doit connaître les responsabilités des
employés en les observant travailler et en écoutant leurs commentaires face aux
méthodes de travail. Ce moyen lui permet d’avoir une vue globale de la situation
et de connaître les aspects à améliorer.
Entrevue individuelle : Cette rencontre est bénéfique car elle permet au
gestionnaire de connaître les besoins particuliers des individus et d’effectuer
certaines mises au point en ce qui a trait aux comportements acceptés dans
l’entreprise.
Groupe de discussion : Le gestionnaire sollicite le partage des opinions. Cette
rencontre devra être structurée par un ordre du jour adéquat. Elle nécessite la
présence d’un animateur neutre afin que chacun ait le même droit de parole.
Évaluation du rendement : Cette activité du cycle de gestion des ressources
humaines permet d’identifier des besoins de formation en fonction des
indicateurs de performance et des attentes liées au poste.
Etape 2 : planification et conception de la formation
Planification
La planification signifie que l'entreprise identifie ses priorités pour les
prochains mois. Voici trois exemples de priorités :
Priorité no1 : Effectuer une meilleure gestion des projets afin de respecter les
échéanciers et d'atteindre les objectifs de ventes.
Priorité no2 : Sensibiliser le personnel à la collaboration et au travail d'équipe
dans l’entreprise.
Priorité no3 : Développer des compétences spécifiques aux bases de données
sur une interface web en vue du nouveau projet.
L'établissement des priorités peut être effectué par l'ensemble des
gestionnaires de l'entreprise ou seulement par la direction.
Conception
Pour la conception de la formation, les entreprises peuvent requérir les
services d'un employé ayant les qualifications requises ou d'un consultant
externe pour élaborer, en collaboration avec les responsables des ressources
humaines, le contenu spécifique de formation. La formation peut faire appel à
une variété de techniques d'enseignement : entraînement à la tâche, formation
magistrale avec exercices pratiques, formation assistée par ordinateur, etc.
Il est possible également que la formation exige que l'employé apprenne
de façon autodidacte certaines notions. L'employé se forme alors par lui-même
en effectuant des exercices pratiques.
Etape 3 : diffusion de la formation
Il n'y a aucun lien direct entre la qualité de la préparation d'une activité
de formation et la qualité de sa diffusion. Une fois que le contenu de la
formation a été développé, l'entreprise doit veiller à une diffusion efficace.
Lorsque l'ampleur de la formation le requiert, la responsabilité de la diffusion
peut être confiée à plusieurs personnes. De plus, il faut prévoir le matériel
nécessaire tels un rétroprojecteur, un ordinateur, un tableau et des crayons ou
un tableau à feuilles mobiles pour favoriser le succès des activités de formation.
Les techniques d'enseignement
Tout au long de la formation, le formateur doit utiliser des techniques
d'animation visant à favoriser la participation et la compréhension des notions
étudiées.
Exposé : Technique plutôt formelle où le formateur explique, informe, motive ou
offre une rétroaction. L’efficacité de cette technique repose sur les qualités de
communication du formateur.
Démonstration : Mise en application d’un processus ou d’une opération en
démontrant chacun des gestes à poser. Le formateur doit maîtriser un certain
savoir-faire technique.
Discussion : Repose sur l’échange verbal ou électronique d’information sur un
sujet précis ou un problème concret entre les participants. Ces derniers sont
alors invités à exprimer leurs opinions, leur expertise ou leurs connaissances.
Jeu de rôle : Reproduction d’une situation ou d’un processus réel permettant de
prendre conscience de sa pratique et de ses effets.
Entraînement à la tâche : Apprentissage en cours d’opération qui fait appel à
l’exposé, à la démonstration et à la discussion.
Etape 3 : évaluation et suivi post formation
La diffusion d'une activité de formation occasionne des investissements
importants en énergie, en temps, en argent et en ressources pour l'entreprise. Il
est donc essentiel pour l'organisation de procéder à une évaluation de la
formation et de mesurer les rendements obtenus sur ces investissements.
Plus spécifiquement, l'évaluation de la formation permet de vérifier si les
objectifs fixés au départ ont été atteints. En comparant les objectifs
d'apprentissage aux résultats obtenus (la situation de départ à la nouvelle
situation), il est possible de juger à quel point l'activité de formation a été
bénéfique pour les employés et si celle-ci s'est traduite par des retombées
concrètes pour l'entreprise.
Ainsi, l'évaluation de la formation permet de répondre aux questions suivantes :
Les participants ont-ils apprécié la formation ?
Les participants ont-ils acquis de nouvelles connaissances ?
Les participants appliquent-ils les nouvelles techniques ou méthodes dans
leur réalité de travail ?
Quel est l'impact de la formation sur les performances de l'entreprise ?
Il faut donner aux employés récemment formés l’occasion d’utiliser le plus
rapidement possible leurs nouvelles compétences afin qu’ils ne les oublient pas.
Les superviseurs immédiats doivent encourager l’utilisation des nouveaux
comportements ou techniques et reconnaître l’effort des employés qui les
utilisent.
Conclusion :
La formation est une activité de gestion des ressources humaines qui doit
être réalisée selon un plan préétabli et avec la participation des employés.
Le diagnostic des besoins de formation et la diffusion de la formation doivent
être effectués à un moment opportun afin de ne pas nuire à l’avancement des
projets. Il faut éviter les périodes de surcharge de travail.
L’analyse des besoins de formation vise à déterminer si les problèmes de
performance identifiés peuvent être améliorés par une formation, ou s’il s’agit
de problèmes liés à l’organisation ou à la personne. La formation n’est pas le
remède à tous les maux.
Il est essentiel que l’employé prenne conscience qu’il doit modifier ou
développer de nouvelles compétences ou habiletés.
Un climat favorable à l’apprentissage doit être créé lors de la diffusion de
la formation de manière à favoriser les échanges ouverts.
