SIO N°125/BEAC/SG-DOP/SIO/Ser/2023 du 21 septembre 2023 pour la mise en œuvre d’une solution de gestion de contenu d

Le tableau ci-après récapitule les éléments que la BEAC prend en compte pour l’évaluation des offres. Le soumissionnaire est i
La BEAC appliquera les notations non pondérées suivantes : Satisfait en standard : 4 ; Satisfait en développement spécifique :

Partie réservée au soumissionnaire Partie réservée à la BEAC

(à renseigner)
N° Critères et soSatisfait en Satisfait en PartiellementNon satisfait CommentaireNote (0 à 4)
(fournir ici un résumé de l'argumentaire et pré
1 Entreprise
Effectifs dédiés à la branche logiciels
Certifications de la société dans le domaine logiciels (ISO, CMMI ou équivalents)
La société est-elle propriétaire des sources du produit ?
Pourcentage de revenus alloué à la R&D au cours des 3 dernières années
2 Références
Fournir une description succincte de 5 références similaires au contexte de la BEAC (en précisant notamment
3 Solution proposée
3.1 Pérennité de la solution
Nombre de références actives de la solution dans le monde
Le produit est-il propriétaire ou open source ? Si open source, existe-t-il un club utilisateurs de la solut
3.2 Modularité de la solution
Le produit est-il modulaire ?
Si oui, fournir une description succincte des différents modules (en précisant notamment les modules optionnels
3.3 Mise à jour de la solution
Err:509
Err:509
3.4 Adéquation fonctionnelle de la solution proposée
Couverture fonctionnelle globale de la solution
Diffusion et circulation de l’information
Numérisation et indexation (pilotage de scanner et pré indexation, reconnaissance automatique, etc.)
Recherche des documents (simple, avancée, par mots clés, etc.)
Transformation des documents en PDF, etc.
Manipulation d’images
Gestion des dossiers (classement, traçabilité, etc.)
Gestion des données et des métadonnées (sauvegarde, récupération, suivi des modifications)
Flux de production (Workflow) dynamique des courriers
Notifications (automatique, manuelle)
Gestion des utilisateurs (droits d’accès, profil, annuaire, etc.) et des profils utilisateurs (standard,
Import/export (import/export en masse, export sur support physique, etc.)
Gestion des emails
Référentiel de classement (lexique, plan de classement, thesaurus, etc.)
Gestion du cycle de vie (politique de conservation, archivage, format de fichier)
Possibilité d’interfacer avec les applications métiers
Facilité d’intégration d’une base de données d’annuaires LDAP (synchro)
Intégration des outils bureautiques (éditeurs de texte, tableur, etc.)
Possibilité d’intégrer la signature électronique
Sauvegarde et restauration des données
Fonctionnalités intranet
Messagerie : utilisation d’une messagerie d’entreprise ;
Accès à des documents : possibilité de créer des postes d’administrateurs documentaires pour éviter l’e
Accès à des entrepôts de données ou documentaires : possibilité d’accéder à l’information grâce aux droits
Services d’annuaire (annuaire riche) : recherche d’informations sur des structures organisationnelles ;
Services d’alertes (“Push”) : annonce des nouveaux documents ;
Autres services :
- Groupware (logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance pour
- Forum ;
Err:509
Fonctionnalités Gestion Électronique des Documents
- Support des scanners de bureau (TWAIN ou ISIS) ;
- Support des scanners de production (TWAIN ou ISIS) ;
- Inclusion des outils de traitement des images : rotation des pages, recadrage des images, reconnais
- Inclusion d’un importateur sous un format d’échange, XML, Excel, TXT ou autres ;
- Possibilité d’import des données sous un format d’échange standard pris en charge par les autres so
- Support de l’import de masse (import des fichiers et dossiers) ;
- Support de l’import unitaire d’un fichier produit à l’extérieur de la GED par un simple Drag & Drop.
- Capture, sécurisation, partage et diffusion de manière efficace des documents papier et numérique
- Archivage de tout type de document y compris les lettres (courriers papier) avec possibilité d’un wo
- Indexation automatique et intelligente avec récupération automatique des données d’indexation ;
- Gestion complète des documents au sein des processus métiers d’entreprise ;
- Annotation et balisage des images, automatisation du routage et des approbations humaines et/ou
- Gestion des versions du document (versionning) ;
- Verrouillage manuel des documents ;
Err:509
- Verrouillage automatique des documents suite à une action ou après un certain temps ou à la clôture
- Gestion des modèles de documents ;
- Création, suppression, configuration des modèles de documents bureautiques ;
- Gestion et rétention des enregistrements (records management) avec définition des règles de réte
Err:509
Fonctionnalités Gestion du Courrier
- Scan et classement des courriers en renseignant plusieurs critères de classement avec des index (da
- Recherche rapide de la copie des courriers ;
- Regroupement des courriers pour impression si nécessaire ;
- Envoi des courriers par e-mail ;
- Dispatching des courriers aux personnes concernées ;
- Suivi des actions et/ou décisions liées à l'arrivée d'un courrier (workflow).
- Dématérialisation des courriers « entrants, sortants et documents internes» (conversion au forma
- Optimisation de la gestion et du traitement des courriers et assurance d'une qualité de service;
Err:509
- Garantie de la confidentialité des courriers;
- Conservation de l’intégrité des courriers et garantie de l’authenticité des signataires;
- Production documentaire de manière collaborative :
* création, modification et des documents
* gestion du versionning
* publication sur l’intranet
* agendas partagés
* forums
* foire aux questions
* tchats
- Gestion des formulaires :
* automatisation
* association aux processus (métier)
* interopérabilité avec les applications existantes (insertion, lecture et modification des données)
* accès par authentification
Fonctionnalités Moteur de workflow
#NAME?
- Actions automatiques :
* Envoyer à des utilisateurs (liste) ;
* Envoyer à un utilisateur (nom) ;
* Envoyer à un utilisateur (valeur de champ) ;
* Envoyer à l’agent système ;
* Envoyer d’emails ;
* Changer la valeur d’un champ ;
* Changer le type/catégorie de document ;
* Modifier les droits d’un document ;
* Temporisation (depuis date demandée à utilisateur ou depuis valeur de champs) ;
* Exporter le document (fichier et/ou métadonnées sous forme de fichier à plat).
- Actions utilisateur :
* Consulter le document ;
* Commenter le document ;
* Approuver/rejeter le document ;
* Signer le document ;
* Envoyer par mail ;
* Choisir un groupe d’utilisateurs ou un utilisateur dans un groupe ;
* Modifier les documents ;
* Conserver une copie ;
* Utiliser les délais d’action ;
* Changer le processus.
Err:509
* gestion de courriers ;
* gestion de la consultation des archives ;
* gestion des requêtes des entités et des Centres ;
* gestion centralisée des agendas du personnel (congés, missions, prévisions d’occupation ou d’indis
* gestion de la consultation des fiches du personnel
Fonctionnalités Système d’Archivage Électronique (SAE)
- acquisition au format numérique des documents physiques ;
- stockage à long terme et sécurisé des documents ;
- recherche multicritère dans l’entrepôt de données ;
Err:509
- compatibilité avec le système d'archivage physique et le système informatique de la BEAC
Err:509
Autres fonctionnalités
 - Prise en charge du cycle de vie de l’information :
* Collecter ou créer ;
* Publier ;
* Classifier ;
* Archiver ;
* Sécuriser ;
* Evaluer ;
* Eliminer
Numérisation et indexation (pilotage de scanner et pré indexation, reconnaissance automatique, etc.)
Recherche des documents (simple, avancée, par mots clés, etc.)
Gestion des dossiers (classement, traçabilité, etc.)
Import/export (import/export en masse, export sur support physique, etc.)
Gestion des emails ;
Référentiel de classement (lexique, plan de classement, thesaurus, etc.)
Gestion du cycle de vie (politique de conservation, archivage, format de fichier)
Possibilité d’interfacer avec les applications métiers
Facilité d’intégration d’une base de données d’annuaires LDAP (synchro)
3.5 Adéquation technique de la solution
Architecture globale de la solution
Architecture 3-tiers
Support réseau multi-sites
Support VPN par liaison internet
Comptabilité avec les liaisons VSAT de la BEAC (débit, latence)
Support pour mobiles
Capacité d’intégration dans le SI de la BEAC
Prise en charge des systèmes d'exploitation 32 ou 64 bits (Windows ou Unix) ;
Base de données Oracle ;
Interopérabilité de la solution :
* Import de données en masse par fichiers plats (texte, PDF + Métadonnées) ;
* Import de données en masse par fichiers XML (PDF + Métadonnées) ;
* Intégration Microsoft Office ;
* Connecteur Mail (Novell Groupwise) ;
* Connecteur WordPress ;
* Intégration certifié eBusiness;
* Mécanisme automatisé d’import/export texte formaté et/ou XML
Respect des orientations techniques de la BEAC
- OCR zone et plein texte, reconnaissance de codes à barres ;
- Gestion du cycle de vie des archives et documents ;
Err:509
- Présentation des documents et pages web sous forme de sites web ;
- Outils de traitement des images : rotation des pages, recadrage des images, reconnaissance des page
Respect des contraintes de sécurité de la BEAC
Fonctions d’habilitations des utilisateurs :
- Accès total ;
- Création ;
- Suppression ;
- Modification ;
- Consultation ;
 - Téléchargement ;
- Chargement des révisions ;
- Changement des annotations ou métadonnées ;
- Numérisation ;
- Envoi des documents par mail ;
- Edition ;
#NAME?
Traçabilité des consultations - Piste d’audit
- La traçabilité des modifications de contenu documentaire ;
- La traçabilité des actions d'un utilisateur du système.
Respect des normes
- Management des documents et archives (ISO 15489, 14721)
- Archivage électronique (ISO 14641)
- Information and documentation (ISO 16175)
Err:501
4 Méthodologie
4.1 Contexte, objectifs et enjeux de la prestation
Compréhension du contexte et des enjeux de la BEAC
Répartition des charges soumissionnaire et BEAC

4.2 Description de la démarche

Organisation projet et méthodologie proposées
Complétude des livrables proposés
5 Prestation d’intégration
Respect du phasage
Calendrier de mise en œuvre

6 Personnel-clé (équipe projet)

Chef de mission
Qualifications générales
Adéquation du profil à la mission
Domaine Intranet/GED
Qualifications générales
Adéquation du profil à la mission
Domaine gestion des archives
Qualifications générales
Adéquation du profil à la mission
Domaine IT
Qualifications générales
Adéquation du profil à la mission

Intégration personnel ressortissant CEMAC

7 Formation et transfert de compétences

Formation et transfert de compétences

8 Garantie et maintenance
Garantie et de maintenance
TOTAL

Résumé de la notation
N° Critères d’év Points
1. Entreprise 4
2. Référence 5
3. Solution pro 51
4. Méthodologi 8
5. Prestations d 4
6. Personnel clé 22
7. Formation et 3
8. Garantie et 3
TOTAL 100
olution de gestion de contenu d’entreprise

offres. Le soumissionnaire est invité à renseigner les colonnes qui lui sont réservées uniquement pour les fonctionnalités des modules pa
en développement spécifique : 3 ; Partiellement satisfait (en standard ou dév spécifique) : 1 ou 2 suivant l’appréciation du degré de couve

artie réservée à la BEAC Points forts de la propositiPoints faibles de la proposition

Pondération Note pondérée maximale

ésumé de l'argumentaire et préciser la référence dans votre dossier technique qui détaille votre réponse)
4
10% 0
20% 0
50% 0
20% 0
5
AC (en précisant notamment 100% 0
51
2
75% 0
utilisateurs de la solut 25% 0
1
100% 0
amment les modules optionnels)
2
75% 0
25% 0
26
3
5% 0
e automatique, etc.) 5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
odifications) 5% 0
5% 0
5% 0
teurs (standard, 10% 0
5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
5% 0
 5% 0
5% 0
4
20% 0
entaires pour éviter l’e 10% 0
ormation grâce aux droits 10% 0
s organisationnelles ; 10% 0
20% 0

documents à distance pour 10% 0

10% 0
10% 0
4
5% 0
5% 0
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5% 0
n charge par les autres so 5% 0
5% 0
un simple Drag & Drop. 5% 0
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données d’indexation ; 5% 0
5% 0
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nition des règles de réte 5% 0
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4
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3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0
3% 0

6% 0
6% 0
6% 0
d’occupation ou d’indis 6% 0
6% 0
4
20% 0
15% 0
15% 0
20% 0
que de la BEAC 15% 0
15% 0
3
 10% 0

e automatique, etc.) 10% 0

10% 0
10% 0
10% 0
10% 0
10% 0
10% 0
10% 0
10% 0
20
4
25% 0
25% 0
20% 0
20% 0
10% 0
8
25% 0
25% 0
0
5% 0
10% 0
5% 0
10% 0
5% 0
10% 0
5% 0
4
20% 0
20% 0
20% 0
20% 0
s, reconnaissance des page 20% 0
4
40% 0
40% 0

20% 0

8
4
70% 0
30% 0

4
60% 0
40% 0
4
50% 0
50% 0

22

15% 0
30% 0

5% 0
10% 0

5% 0
10% 0

5% 0
10% 0

10% 0

3
100% 0

3
100% 0
0
fonctionnalités des modules par Oui ou Non dans l’une des quatre (4) colonnes. Dans le cas des fonctionnalités satisfaites en standard, qu
appréciation du degré de couverture ; Non satisfait : 0.
alités satisfaites en standard, que ce soit de manière complète ou partielle, une capture d'écran illustrative avec des données fictives doit ê
avec des données fictives doit être fournie dans le dossier technique.