COURS

ECRITURE PROFESSIONNELLE
Présenté par :
Ousseynou Siré SANE
Contrôleur du Travail et de la Sécurité sociale
Maître en Sciences de l’Information et de la Communication
 INTRODUCTION

Le fonctionnement1 normal d’une administration publique ou privée

conduit en permanence à des situations de communication. Cette
communication incontournable peut être visuelle, orale ou écrite.
C’est de la capacité à bien communiquer que dépendent, bien
souvent, l’efficacité et la performance d’une administration.

1 Référence : Seydina Ababakar Mbengue, Administrateur civil, Support de cours Ecriture professionnelle Licence 2 Communication – CRAC - UGB
 INTRODUCTION

Dans son activité, une administration produit, presque au

quotidien, des écrits qui permettent d’assurer la communication
avec les usagers, les personnes privées et les autres structures,
de transmettre des directives ou des informations en interne, de
décrire ou d’enregistrer des faits et les analyser éventuellement.
 INTRODUCTION

Une administration affirme à travers ses écrits son autorité, sa

responsabilité envers les citoyens ou usagers et son engagement
à les respecter. C’est pourquoi les écrits administratifs sont soumis
à certaines normes du point de vue de la présentation, du contenu
du message, qui doit avoir une certaine forme et un style de
rédaction.
 INTRODUCTION

De plus, ils doivent être rédigés dans un français correct, adapté au

destinataire. Tous les documents administratifs doivent suivre un plan
logique qui permet au rédacteur de démontrer et d’argumenter et qui
fonctionne comme un guide pour le lecteur, en lui facilitant la
compréhension. C’est pourquoi un texte doit, selon les circonstances, être
construit en chapitres, paragraphes, alinéas et phrases.
 INTRODUCTION

Les phrases devraient être simples, construites à l’aide d’un sujet,

d’un verbe et d’un ou de plusieurs compléments, pour que le
lecteur puisse les comprendre. Le présent support se propose de
fournir les éléments essentiels qu’il convient de maîtriser pour
aborder avec confiance la rédaction de documents administratifs.
INTRODUCTION

Rédiger2, c'est utiliser le langage écrit pour communiquer avec

d'autres. La rédaction est, alors, l'action d'écrire. Elle suppose une
pensée préalable et comporte une difficulté, celle d'exprimer, par écrit,
cette pensée.

2 Référence : Abdoul Aziz DIAGNE, Administrateur civil à la retraite, Consultant en Administration publique - Cours de Rédaction administrative – ENA – 22-24
INTRODUCTION

Rédiger n'est donc pas facile, parce que, même pour une personne douée, il n'est
pas évident de parvenir, du premier coup, à une rédaction satisfaisante. Une
première lecture d'un brouillon peut, en effet, montrer que telle expression a été
mal choisie, telle tournure a été lourde, ou que le plan adopté est peu logique ;
après corrections, une seconde lecture peut encore faire découvrir quelques
fautes, vite redressées. On croira, alors, être parvenu à une version qui n'appelle
plus ni critique, ni remarque.
INTRODUCTION

Erreur !

Car cette version que l'on considère comme définitive peut, encore,
contenir quelques imperfections que le lecteur averti décèlera
presqu'immédiatement.
INTRODUCTION

Bien rédiger, par conséquent, c'est exprimer, par écrit, une idée en peu
de mots ; c'est, en d'autres termes, arriver à dire juste ce qu'il faut, et
pas plus, avec rigueur et concision, en évitant de tourner autour du pot.
Pascal disait : « Quand vous voulez dire il pleut, dites il pleut ! »
On le voit, la condition première de la rédaction, quel que soit ce que
l'on écrit, c'est d'avoir quelque chose à dire et la seconde condition,
c'est de savoir le dire avec la manière.
 INTRODUCTION

Boileau ne disait-il pas, d'ailleurs, que : « Ce que l'on conçoit bien,

s'énonce clairement et les mots, pour le dire, arrivent aisément » ?
 INTRODUCTION

La rédaction administrative, elle, pourrait être considérée comme un exercice

quotidien au cours duquel on ajuste, plus ou moins heureusement, son
vocabulaire spontané et sa syntaxe habituelle, à la manière particulière, pour
l'Administration, d'exprimer et d'écrire sa pensée.
Elle ne diffère de la rédaction en général que par l'emploi de certaines
expressions, de certaines formules, de certaines règles de présentation.
 INTRODUCTION

Pour prétende être un bon rédacteur, dans l'Administration, il faut donc :

⁃ avoir une bonne connaissance de la langue dans laquelle on
s'exprime, c'est-à-dire, une correcte maîtrise de son orthographe et de sa
syntaxe ;
⁃ avoir un bon style, c'est-à-dire, la meilleure manière d'exprimer une
idée avec clarté et élégance.
 INTRODUCTION

On ne s'improvise donc pas rédacteur. C'est avec le temps et la pratique

que, peu à peu, l'effort sera récompensé, que la plume deviendra alerte,
plus légère, que le style gagnera en fluidité et en élégance.
N'aspirons pas, alors, à la perfection qui, d'ailleurs, n'est pas de ce monde.
 INTRODUCTION

Ce qui importe, en définitive, c'est d'être bien compris et pour l'obtenir, de

bien rédiger.
C'est pourquoi les développements qui suivent, tenteront, d'abord, de
rappeler un certain nombre de notions indispensables à une bonne
rédaction, avant de se pencher, ensuite, sur le style administratif et les
documents administratifs.
 PREMIERE PARTIE
Chapitre premier
Rappel des notions indispensables à la rédaction
professionnelle
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1. Les règles syntaxiques

La syntaxe est la partie de la grammaire qui traite de la fonction et de la
disposition des mots et des propositions dans la phrase. Autrement dit,
c'est l'ensemble des règles qui régissent l'arrangement des mots et la
construction des propositions. Elle est donc la manière de joindre
ensemble les mots d'une phrase et les phrases entre elles.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Elle peut être source de nombreuses fautes qu'il convient d'éviter de

commettre, autant que possible, pour bien rédiger. Ces fautes sont parfois
d'une telle gravité que celui qui les commet se range immédiatement dans
la catégorie des gens incultes. C'est le cas, par exemple, de : que disez-
vous ? à la place de : que dites-vous ?, ou encore de : ce qu'elle a
besoin, au lieu de : ce dont elle a besoin.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

D'autres fautes sont plus subtiles et passent inaperçues du grand public, mais
que des gens cultivés remarqueront aussitôt, comme faire un périple au
Sahara, alors que dans périple il y'a l'idée de navigation autour...
De telles fautes, selon Jacques GANDOUIN, ne sauraient se justifier par le fait
qu'elles sont commises par le plus grand nombre, car, une tournure ne perd pas
son caractère fautif du seul fait qu'elle est fréquemment employée ; et il y a du
mérite à s'y soustraire.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Le présent chapitre n'a pas la prétention d'analyser toutes les erreurs qu'il
est possible de faire en écrivant, il se bornera à rappeler les principales
fautes que l'on commet le plus souvent en les classant en plusieurs
catégories : les néologismes, les barbarismes, les contresens, les
pléonasmes, les solécismes, les mauvais emplois des formes
grammaticales.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1.1. Les néologismes

Le néologisme est un mot nouveau ou une acception nouvelle d'un mot déjà
existant dans la langue. Autrement dit, c'est un mot nouvellement créé ou un
mot en usage, mais employé dans un sens nouveau. Actuellement, un nombre
important de néologismes sont introduits et circulent dans la langue française
du fait de la mondialisation des échanges née du développement des relations
internationales et des progrès scientifiques et techniques.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Certains néologismes dérivent du français et d'autres sont d'origine

étrangère. Face à cet envahissement de la langue française, le bon
rédacteur, soucieux de garder au langage sa pureté, devra user de bon
sens et proscrire les néologismes chaque fois qu'il existe un mot
correspondant à l'idée que l'on veut exprimer.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Ainsi, on évitera de dire ou d'écrire :

exhaustif, pour complet ; émotionné, pour ému ; confusionné, pour
confus ;
solutionner, pour résoudre; parution, pour publication; ovationner,
pour acclamer ; businessman, pour homme d'affaires ; boom, pour
saut, etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1.2. Les barbarismes

Le barbarisme est une faute qui consiste à employer dans le langage des
mots inexistants ou déformés.
Il est donc fortement déconseillé d'utiliser dans la rédaction,
particulièrement, des mots forgés ou altérés.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle
Voici quelques barbarismes qu'il faut éviter :

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou écrira :

Que faisez - vous ? Que faites - vous ?
Que disez - vous ? Que dites-vous ?
a amené son dîner. Il a apporté son diner.
Il nous rabat les oreilles. Il nous rebat les oreilles.
Au point de vue pécunier. Au point de vue pécuniaire.
Réajuster, réapprendre, réouvrir. Rajuster, rapprendre, rouvrir.
Il s'en est suivi une dispute. Une dispute s'ensuivit.
Cela ressort de sa compétence. Cela ressortit à sa compétence.
Partis pris, prendre parti. Parti pris, prendre parti.
Travailler à l'envie. Travailler à l'envi.
Réclamer à corps et à cris. Réclamer à cor et à cri.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1.3. Les contresens

Le contresens est le fait de donner à un mot une interprétation
erronée, c'est-à-dire l'employer avec une signification inexacte, ou
lui donner un sens contraire au sens naturel, comme par exemple :
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Achalandé dans le sens de « approvisionné » ou qui regorge de marchandises,

alors que le sens réel est « avoir beaucoup de clients » (le mot client étant dérivé de
chaland qui, dans l'ancien français, désignait l'acheteur habituel).
Instruire dans le sens de donner des instructions, des directives ou des injonctions,
alors que les sens réels sont :
- Transmettre un savoir, donner des leçons ;
- Constituer un dossier, étudier, enquêter,
(S'instruire) Se former, se perfectionner, se cultiver.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Un quatrième sens que l’on retrouve dans certains dictionnaires, mais que
l'Académie ne semble pas encore avoir intégré, est d'un emploi courant et
donne ceci :
« Présenter aux acteurs concernés, des informations ou des
directives relatives à une opération avant le début de celle-ci ».
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

NB : Ce sens ne veut pas, exactement dire, à mon avis, donner des instructions, des
ordres ou des directives, mais plutôt, tracer une feuille de route, orienter, donner des
indications.
En attendant que ce sens nouveau soit consacré par l'usage, il est
fortement recommandé de préférer recourir à des expressions telles que :
« Donner des consignes »
« Donner des instructions »
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

⁃ Il est installé depuis une décade dans le sens d'une période de dix ans,
sens blâmé par certains qui lui préfèrent décennie (terme que l'Académie
n'a pas encore adopté). Le sens réel de décade est plutôt une période de
dix jours dans le calendrier grec : le mois grec étant divisé en trois
décades.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

⁃ Naguère ne doit pas être utilisé dans le sens de jadis. Naguère veut en
effet dire : « il y a peu de temps », « tout récemment », ou « il n'y a pas
longtemps », alors que jadis signifie « autrefois », « il y a très
longtemps ».
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

⁃ Il conduit une rutilante voiture dans le sens de « qui brille d'un vif
éclat » (sens que certains grammairiens déconseillent), alors que rutilante
signifie qui brille d'un rouge éclatant ou ardent.
⁃ Les réjouissances d'antan dans le sens de l'année d'avant, l'année
dernière (désuet) alors que d'antan veut dire autrefois, anciennement,
dans le temps.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle
Voici quelques contresens que l'on rencontre souvent :

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou on écrira :

Entrer de plein - pied. Entrer de plain - pied.

Il n'arrête pas de parler. Il ne cesse de parler.
Votre voiture est pareille à la Votre voiture est semblable à la mienne.
mienne. Vous n'êtes pas sans savoir.
Vous n'êtes pas sans ignorer. Hésiter entre les deux termes d'une
Hésiter entre deux alternatives. alternative
Jouir d'une mauvaise santé. Avoir une mauvaise santé.
Il a des chances de gagner. Il risque de gagner.
Réduire au maximum. Réduire au minimum.
Etre ruiné grâce au jeu. Etre ruiné à cause du jeu (ou par le jeu).
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1.4. Les pléonasmes

Le pléonasme est une faute qui consiste à répéter, inconsciemment ou
volontairement, des mots ayant le même sens alors qu'un seul suffit. Quand
la faute est commise inconsciemment, cela procède le plus souvent du fait
que le sens du mot principal ou son étymologie échappe à celui qui l'emploi.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples :
⁃ Une secousse sismique. Le mot sismique renvoie au tremblement
de terre et contient l'idée de secousse. Il faut plutôt dire secousse tellurique
ou phénomène sismique.
⁃ Sortir les bagages dehors. Dans sortir il y’a l'idée de passer du
dedans au dehors. Le mot « dehors » est donc superflu.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

⁃ Une panacée universelle. Panacée est par définition un remède prétendu

universel contre les maux. Dans ce cas le mot « universelle » devient
inutile.
⁃ Le chat est monté en haut. Ici, « monté » exprime l'action
d'atteindre un niveau plus élevé, donc plus haut. Le mot « haut » est alors
superflu.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Mais, parfois, le pléonasme peut être une figure de style, un procédé littéraire, lorsqu'il
est employé volontairement pour renforcer l'idée que l'on veut exprimer. C'est ce qui
explique que certains pléonasmes soient passés dans l'usage.
Exemples :
⁃ Je l'ai entendu de mes propres oreilles.
⁃ Je l'ai vu de mes yeux.
⁃ Il faut applaudir des deux mains.
⁃ Saupoudrer de sel un repas.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Cependant, certains pléonasmes considérés comme vicieux, par ce qu'ils

n'ajoutent rien à la force du discours, sont à éviter. Il en va ainsi des
expressions suivantes :
- Achever complètement - Abolir totalement - Collaborer ensemble -
S'entraider mutuellement - Prévoir d'avance - Rentrer à nouveau -
Pleurer avec les yeux, etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1.5. Les solécismes

Le solécisme est une faute grammaticale qui porte sur la construction de la

phrase et non sur un seul mot. Plusieurs solécismes laissent planer une
certaine ambiguïté, une certaine équivoque sur le sens des phrases qui,
bien que grammaticalement correctes, présentent une construction qui
laisse à désirer.
On s'efforcera d'éviter des constructions de phrases de cette nature.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

On ne dira ou n'écrira pas : On dira ou écrira plutôt :

▪ Le professeur expliqua longuement à ▪ Le professeur expliqua longuement à
l'élève ce qu'il devait faire. l'élève ce que ce dernier devait faire.
▪ Le gendarme a frappé le voleur avec ▪ Le gendarme a frappé le voleur avec une
une telle violence qu'il en est mort. telle violence que celui-ci en est mort.
▪ Chaque fois que Balla retrouve Ali, il ▪ Chaque fois que Balla retrouve Ali, il feint
feint d'oublier l'argent qu'il lui a prêté. d'oublier l'argent que celui-ci lui doit.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

D'autres solécismes procèdent d'erreurs sur la construction des verbes

.
La faute peut résulter d'un mauvais emploi des auxiliaires être et avoir.

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou écrira :

Nous avons convenu de nous Nous sommes convenus de nous rencontrer.
rencontrer
Il est disparu avec mon argent. Il a disparu avec mon argent.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

D'autres solécismes procèdent d'erreurs sur la construction des verbes

.
La faute peut procéder d'une erreur sur le caractère transitif ou intransitif du verbe.

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou écrira :

Il convient de pallier à ces inconvénients. Il convient de pallier ces inconvénients.

Je m'en rappelle. Je me le rappelle.
Une occasion à profiter. Une occasion à saisir.
Pardonner quelqu'un. Pardonner à quelqu'un.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Nombre de solécismes proviennent d'origines diverses.

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou écrira :

Il a demandé après vous. Il vous a demandé.
Causer avec quelqu'un. Causer à quelqu'un.
Partir à Saint-Louis Partir pour Saint-Louis.
Il m'a salué et souri. Il m'a salué et m'a souri.
Entrer ou sortir de la maison. Entrer dans la maison ou en sortir.
Je n'ai pas le temps matériel pour... Je n'ai pas le temps de...
Ils s'amusent de trop. Ils s'amusent trop.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Nombre de solécismes proviennent d'origines diverses.

On ne dira ou n'écrira pas : Mais on dira ou écrira :

Je partirai d'ici dimanche. Je partirai d'ici à dimanche.
La clé est sur la porte. La clé est après la porte.
Il a quel âge ? Quel âge a-t'il ?
Aller au docteur, au dentiste. Aller chez le docteur, chez le dentiste.
Ce n'est pas de sa faute. Ce n'est pas sa faute.
C'est là que je vais. C'est là où je vais.
C'est de là que je viens. C'est là d'où je viens.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2. Les règles orthographiques

L'emploi de certaines formes grammaticales donne souvent lieu à de

nombreuses erreurs qui ne pourront, toutes, être relevées ici. Ne seront
donc examinées que celles qui sont fréquemment commises.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.1. L'emploi des participes

Le participe est la forme adjective du verbe et comme son nom l'indique, il "participe"
de la nature du verbe et de celle de l'adjectif. C'est-à-dire qu'il peut être vu tantôt
comme forme verbale, tantôt comme pur adjectif.
Comme verbe, il admet les compléments d'objet et les compléments circonstanciels.
Comme adjectif, il peut servir d'épithète ou d'attribut et, dans ce cas, il subit les
variations en genre et en nombre. Il existe deux sortes de participes.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.1.1. Le participe présent

Comme forme verbale, le participe présent exprime, généralement, une action
simultanée par rapport à l'action marquée par le verbe qu'il accompagne. Sous cette
forme, il se termine par « ant » et reste invariable, comme par exemple :
"Je contemplais ces dames dansant la rumba"
Le participe présent peut aussi indiquer un temps présent, passé ou futur, suivant que
le verbe auquel il se rattache est au présent, au passé ou au futur.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples :
Je le vois lisant un livre (= qui lit un livre).
Je l'ai vu lisant un livre (= qui lisait un livre).
Je le verrai lisant un livre (= qui lira un livre).
Comme forme adjective, le participe présent a la valeur d'un simple qualificatif. Il
s'appelle alors adjectif verbal et s'accorde en genre et en nombre avec le nom auquel il
se rapporte, soit comme épithète, soit comme attribut.
Exemple : "Il était onze heures tapantes quand j'entrais en salle".
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.1.2. Le participe passé

L'emploi du participe passé cache, parfois, des pièges que seule la

consultation d'un bon livre de grammaire permet d'éviter. Il est la source,
d'environ 80% des fautes commises par les utilisateurs du Français.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

LES RÈGLES DE L'ACCORD DU PARTICIPE PASSÉ

Il y a quatre règles principales à retenir :
Règle n°1 : Le participe passé utilisé avec le verbe avoir
Règle n°2 : Le participe passé utilisé seul, sans auxiliaire
Règle n°3 : Le participe passé utilisé avec l'auxiliaire être
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

REGLE N° 1 - Le participe passé utilisé avec l'auxiliaire "avoir"

(La règle comprend une règle de base et trois exceptions)
La règle de base
Le participe passé utilisé avec l'auxiliaire 'avoir s'accorde en genre et en nombre
avec le complément d'objet direct (COD) placé avant.
(Rechercher le COD en répondant aux questions Qui ? Ou Quoi ?)
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples :

▪ Ces filles, je les ai vues. (Ici le pronom personnel "les" est COD)
▪ Les filles que j'ai vues. (Ici le pronom relatif "que" est COD)
▪ Les efforts que nous avons faits. (Ici le pronom relatif "que" est COD).
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

L'exception n°1 : Elle concerne le pronom 'en'. Lorsque le pronom 'en' est
COD, l'accord s'annule.
Exemples : (Dans ces exemples le pronom 'en' est COD).
▪ Les photos, il en a pris.
▪ Des chansons, elle en a murmuré.
▪ Des cerises, nous en avons mangé.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

L'exception n°2 : Elle concerne le pronom impersonnel 'il'

Dans une phrase impersonnelle où se trouve le pronom impersonnel 'il'
l'accord s'annule par ce qu'on ne sent pas le rapport entre le complément et
le participe.
Ici, il s'agit du 'il' qui ne représente rien, comme dans 'il y a', ''il pleut '', et
non du 'il' pronom personnel représentant un homme.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples : (ici il n'y a pas d'accord car 'il' ne représente rien)

▪ Les inondations qu'il y a eu cette année.

▪ La chaleur qu'il a fait, hier, était suffocante.
▪ Les trois jours qu'il a plu le mois dernier.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

L'exception n°3 : Elle concerne le participe passé suivi d'un infinitif qui reste
invariable dans trois (03) cas :
▪ Lorsque le COD antéposé subit l'action exprimée par l'infinitif.
▪ Lorsque l'infinitif est sous-entendu.
▪ Lorsque le verbe "faire" est immédiatement suivi d'un infinitif
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1er cas :
Le participe passé suivi d'un infinitif reste invariable lorsque le COD antéposé
subit l'action exprimée par l'infinitif.
Exemples :
Les poésies que j'ai entendu réciter.
Les chansons que vous avez entendu murmurer.
Les personnes que nous avions envoyé chercher
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2e cas :
Le participe passé suivi d'un infinitif reste invariable, aussi, lorsque l'infinitif
est sous-entendu.
Exemples :
▪ Je l'ai laissé cueillir toutes les mangues qu'il a préféré ...
▪ Il m'a demandé de rappeler les promesses que j'ai voulu ...
▪ Vous m'avez laissé faire toutes les bêtises que j'ai voulu ...
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

3e cas :
Le participe passé du verbe "faire" immédiatement suivi d'un infinitif est toujours
invariable, parce qu'il fait corps avec l'infinitif et constitue avec lui une périphrase
factitive.
Exemples :
▪ Il les a fait arrêter après enquête.
▪ Cette femme s'est fait prendre dans son jeu.
▪ Vous les avez fait convier à la fête.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

REGLE N° 2 : Le participe passé utilisé seul, sans auxiliaire

En général, le participe passé utilisé seul, sans auxiliaire avoir ni auxiliaire

être a un sens passif. Il s'accorde toujours avec le sujet.
(Donc il faut toujours rechercher le sujet : Qui ?)
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples :

▪ Fatiguée, elle s'endort les poings fermés.

▪ Un jeune homme rangé se présente à moi.
▪ Des esclaves maltraités se révoltent.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

REGLE N° 3 : Le participe passé utilisé avec l'auxiliaire "être"

(il s'agit de l'auxiliaire "être actif", c'est-à-dire non pronominal)
Le participe passé utilisé avec l'auxiliaire 'être' s'accorde en genre et en nombre avec le sujet du
verbe. (Donc il faut toujours rechercher le sujet : Qui ?)

Exemples :
▪ Vos observations seront acceptées.
▪ L'affaire a été portée devant les tribunaux.
▪ Mes voisins sont arrivés hier.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

REGLE N°4 : Les participes passés attendu, compris, (non compris, y compris) ...
Les participes passés attendu, compris (non compris, y compris), entendu, excepté, vu, ôté, ouï,
passé, supposé, lu, approuvé, payé, certifié, reçu, accepté, placés devant le nom ou le pronom auquel
ils se rapportent, ou utilisés seuls, restent invariables, parce qu'ils s'emploient comme prépositions.
Exemples :
VU la loi n°72-02 du 1er février 1972
Tout le monde marchait, y compris les femmes.
Lu et approuvé.
Certifié conforme la présente facture
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

REGLE 5 : Les participes passés joint, inclus, annexé

L'usage est constant de donner aux participes passés joint, inclus, annexé,
dans les expressions, - Ci-joint - Ci-inclus - Ci-annexé, une valeur
adverbiale et une invariabilité dans deux cas.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1er cas : Quand l'expression commence la phrase.

L'expression est invariable quand elle commence une phrase.
Exemples :
▪ Ci-joint l'expédition du jugement.
▪ Ci-inclus la copie de la lettre du plaignant.
▪ Ci-annexé les documents réclamés.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2e cas : Quand l'expression est dans une phrase

Quand, dans le corps de la phrase, l'expression précède un nom sans article ni
déterminatif démonstratif ou possessif, elle reste invariable.
Exemples :
▪ Je vous fais parvenir, ci-joint, copie de la lettre de M. FALL.
▪ Vous trouverez, ci-inclus, quittance délivrée après paiement.
▪ Je vous transmets, ci-annexé, photocopie du jugement rendu.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.2. L'emploi de l'article dans une énumération

L'article doit être répété devant chaque nom d'une énumération.
⁃ Les anciens et les nouveaux élèves de l'établissement.
⁃ Les bons et les mauvais amis du Roi.
⁃ Les hommes et les femmes d'une même tribu.
⁃ Les grands et les petits ne peuvent pas aller ensemble.
⁃ Etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Font cependant exception à cette règle, un certain nombre d'expressions consacrées par
l'usage et dont les éléments forment un tout et pour lesquelles l'article n'est pas répété,
comme :
Exemples :
- les us et coutumes, les Ponts et Chaussées, les frères et sœurs, les officiers, sous-officiers et
soldats, les allées et venues, les faits et gestes, les bons et loyaux services, etc.
L'article n'est pas répété, non plus, devant deux qualificatifs se rapportant à la même personne,
comme le juste et pieux Louis IX ; le fidèle et discret Magamou ; le bon et honnête Saloli.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.3. L'emploi incorrect de l'adjectif comme adverbe ou pronom indéfini

On ne peut dire ou écrire : Mais on dira ou écrira :

Les élèves de l'école sont habillés pareil. Les élèves de l'école sont habillés pareillement
Il a fait pareil que vous. Il a fait comme vous.
Ces crayons coûtent 10 francs chaque. Ces crayons coûtent 10 francs chacun.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.4. L'emploi des comparatifs et des superlatifs

Le comparatif est un degré de signification, de comparaison des adjectifs et des adverbes de manière,
exprimant une idée d'évaluation par rapport à un point de comparaison, ou une idée de supériorité
indépendante de toute comparaison. Il indique une qualité égale, supérieure ou inférieure.
On distingue le comparatif d'égalité, le comparatif de supériorité et le comparatif d'infériorité :
Saliou est aussi savant que Paul, plus savant que Moussa et moins savant que Louis. Le
comparatif s'exprime donc au moyen des adverbes aussi, plus, moins, placés devant l'adjectif.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

S'agissant des comparatifs, il faut faire attention à l'utilisation de PIRE

qui signifie plus mauvais et PIS qui veut dire plus mal. En effet :
- PIRE est un comparatif alors que MAUVAIS est un adjectif.
- PIS est un comparatif tandis que MAL est un adverbe.
Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.5. L'emploi de la négation

La négation est l'action de nier. Elle s'exprime le plus souvent par un adverbe de
négation qui sert à nier, comme NON, forme accentuée et NE, forme atone.
Dans les réponses, particulièrement, NON a la valeur d'une proposition
représentant de façon négative une idée, exemple :
-Vendez - vous ? - Non !
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Mais un mot ou un groupe de mots souvent nié par NON s'oppose à un autre mot ou
groupe de mots de même fonction que le premier mot ou groupe de mots, Exemple :
- Choisissez l'honneur et NON le succès.
La négation ordinaire NE, se trouve, elle, généralement accompagnée d'un des mots
PAS, POINT, AUCUN, JAMAIS, GUERE, NUL, RIEN, PERSONNE, exemples :
- Il ne marche pas. - Tu ne tueras point - Je ne bois jamais - etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Mais, ces mots ou expressions qui, primitivement avaient un sens positif, ont pu, par
contagion, se charger d'un sens négatif et devenir aptes à exprimer eux-mêmes une
idée négative.
Dans le langage du XVII siècle, ces mots ont pris une telle valeur de négation qu'on a
pu les employer sans la particule « NE ».
Exemple :
«Fit- il pas mieux que de se plaindre ? ».
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

De nos jours, on les emploie encore ainsi dans certaines expressions :

⁃ Pas question qu'ils viennent.
⁃ Pas de doute que l'inculpé soit coupable.
⁃ Pas de danger qu'ils reviennent à la charge.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Mais d'une manière générale, ces mots ou expressions doivent

obligatoirement s'employer avec la négation NE. On remarquera,
d'ailleurs, que l'emploi de la négation donne lieu à des fautes si
fréquentes qu'il convient de lui porter une attention toute
particulière, notamment dans le langage écrit.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Les expressions populaires et fautives suivantes sont à éviter :

▪ C'est pas rien - Des interventions pas très louables - Il viendra pas.
Il faut plutôt dire :
▪ Ce n'est pas rien - Des interventions qui ne sont pas très louables - Il ne viendra pas.
On évitera aussi de dire :
▪ Je n'ai pas dit que cela - Il ne pense pas qu'à lui - Nous n'avons pas que des ennemis.
Mais on dira plutôt :
▪ Je n'ai pas dit seulement cela - Il ne pense pas seulement à lui - Nous n'avons pas
uniquement des ennemis.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

On ne dira pas non plus :

▪ Il faut les alimenter pour ne pas qu'ils maigrissent.
▪ Il a été copieusement corrigé pour ne pas qu'il récidive.
Mais on dira :
▪ Il faut les alimenter pour qu'ils ne maigrissent pas.
▪ Il a été copieusement corrigé pour qu'il ne récidive pas.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Remarque : Il faut se garder, en écrivant, d'omettre « n'» après « on » dans des

phrases telles que :
⁃ On a fait plusieurs promesses, mais on n'en a tenu aucune.
⁃ On n'a rien sans peine.
Il faut aussi noter que deux négations équivalent à une affirmation.
Exemple :
- Vous n'êtes pas sans savoir. (Expression voulant dire : vous savez).
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6. L'emploi de la majuscule

La majuscule est une lettre capitale un peu plus grande que les autres et de forme
différente. Son emploi est délicat dans un grand nombre de cas et ne met toujours pas
d'accord tous les auteurs. Par exemple, Maurice GREVISSE fait remarquer que
l'Académie française écrit « moyen âge » avec des minuscules et sans trait d'union, mais
que plus d'un auteur écrit : Moyen - Âge ou Moyen Âge ou encore moyen - âge.
Faut-il alors suivre l'Académie ? En tout cas elle n'est pas toujours conséquente avec
elle-même parce qu'elle écrit tantôt « la semaine sainte », tantôt « la Semaine Sainte ».
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Au Sénégal, l'emploi des majuscules dans les textes administratifs de toute nature est
règlementé par le décret n°75-1027 du 10 octobre 1975, modifié par le décret n°80-770
du 24 juillet 1980, et dont les dispositions sont rappelées ou expliquées par diverses
circulaires, notes et lettres de la Présidence de la République et de la Primature.

On retiendra de ces différents textes quelques indications qu'il convient de mentionner,

ici, mais qui ne reflètent pas, toutefois, tous les problèmes que posent les majuscules.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6. L'emploi de la majuscule

La majuscule est une lettre capitale un peu plus grande que les autres et de forme
différente. Son emploi est délicat dans un grand nombre de cas et ne met toujours pas
d'accord tous les auteurs. Par exemple, Maurice GREVISSE fait remarquer que
l'Académie française écrit « moyen âge » avec des minuscules et sans trait d'union, mais
que plus d'un auteur écrit : Moyen - Âge ou Moyen Âge ou encore moyen - âge.
Faut-il alors suivre l'Académie ? En tout cas elle n'est pas toujours conséquente avec
elle-même parce qu'elle écrit tantôt « la semaine sainte », tantôt « la Semaine Sainte ».
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6.1. En ce qui concerne l'adjectif

L'adjectif prend la majuscule quand il est joint intimement au nom propre et fait corps
avec lui, comme dans : les Etats-Unis, le Cap-Vert, la Cap-de-Bonne-Espérance.
L'adjectif prend seul la majuscule quand il qualifie un terme géographique auquel il n'est pas rattaché
par un trait d'union : la mer Méditerranée, l'océan Atlantique, le mont Blanc, le golfe Persique, le
lac Majeur.
Dans les autres cas, l'adjectif prend la minuscule : l'Assemblée nationale, la Cour suprême, le Lycée
technique André Peytavin, la Direction des Pêches maritimes, l'Ecole nationale d'Administration.
En tout état de cause, la majuscule à l'adjectif est à proscrire.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6.2. En ce qui concerne les institutions et autres administrations

Lorsque l'institution désignée est unique, la première lettre des substantifs prend la
majuscule ainsi que la première lettre du premier mot quelle que soit la nature de celui-ci.
Exemples :

• La Présidence de la République. • La Haute Cour de Justice.

• Le Ministère des Finances et du Budget. • Le Conseil des Ministres.
• Le Ministère de l'Intérieur. • La Région de Tambacounda.
• La Gouvernance de Dakar. • Le Département de Rufisque.
• La Préfecture de Dagana. • L'Arrondissement de Ogo.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Lorsque l'institution est prise dans un sens général et qu'il en existe plusieurs du même type, la minuscule est de rigueur.

Exemples :
⁃ Les ministères, les directions et services sénégalais.
⁃ Les gouvernances, préfectures et sous-préfectures du Sénégal.
⁃ Les commissariats de police de Dakar.
⁃ Les départements et arrondissements du Sénégal.

Il faut remarquer que l'Académie française écrit « gouvernement » sans majuscule, qu'il soit ou non caractérisé :
« gouvernement français ». Au Sénégal, on écrit : « Gouvernement du Sénégal » avec une majuscule à gouvernement
parce qu'il est unique au Sénégal.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6.3. En ce qui concerne les débuts des phrases et des alinéas

La majuscule est portée :
▪ au premier mot de toute phrase, de tout vers, de tout discours direct, de toute phrase citée : Un
homme dit : « Je passerai la mer... » ;
▪ après le point, et après les points d'interrogation, d'exclamation ou de suspension, quand ils
terminent une phrase : « Ah ! mon Dieu, miséricorde ! Qu'est-ce que c'est donc que cela ? ».
▪ Ici, il n'y a pas de majuscule après le premier point d'exclamation puisqu'il ne termine pas une
phrase, mais la majuscule est de rigueur après le second point d'exclamation qui, lui, termine la
phrase.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.6.4. En ce qui concerne les noms propres

En général, il existe plusieurs sortes de noms propres qui s'écrivent avec la majuscule à
la première lettre, mais seuls quelques exemples seront cités ici.
a) Les noms qui désignent les rues, édifices, monuments, musées, navires, avions, etc.,
s'écrivent avec la majuscule à la première lettre : la corniche Ouest, la rue Sandiniéry,
la route de Rufisque, le monument de l'Indépendance, la statue Faidherbe, la
pointe Sarène, le Panthéon, le bateau le Joola, (3) la stèle Mermoz, le musée du
Louvre, etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

b) Les noms de fêtes, aussi, prennent une majuscule à la première lettre : Noël, la Toussaint, Quatre
Avril, Premier Mai, Journée du Mawloud, Journée de la Korité, Journée de la Tabaski, Pâques,
Pentecôte, Lundi de Pâques, Jeudi de l'Ascension, Lundi de Pentecôte, Journée du 15 Aout,
Vingt-cinq Décembre, Journée de la Tamkharite.

Sauf pour ces fêtes légales, les mois et les jours de la semaine ne prennent pas de majuscule : lundi,
mardi, mercredi, février, juin, août etc.
Mais lorsqu'une date indique un événement historique, le nom du mois prend une majuscule : le 18
Brumaire, l'appel d 18 Juin, le 04 Avril.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

c) Les titres, les fonctions, les personnalités, prennent également la

majuscule quand on s'adresse à la personne même : Son Excellence, Sa
Majesté, Monsieur le Président, Monsieur le Gouverneur, Madame le
Préfet, Monsieur l'Inspecteur, Monsieur le Directeur, El-Hadji Abdoul Aziz
Sy, Cheikh Abdoul Ahad Mbacké, etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Lorsqu'il s'agit de caractériser une fonction unique d'un rang élevé dans la hiérarchie, la
majuscule s'impose :

le Premier Ministre ; le Président de l'Assemblée nationale ;

le Président-Directeur général de la Société Z ;
le Ministre de l'Education nationale ;
le Gouverneur de la Région de Kolda ;
le Président du Tribunal d'Instance de ... ;
le Préfet du Département de Ranérou Ferlo.
le Ministre de l'Intérieur ;
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Par contre on écrit :

⁃ les ministres et les secrétaires d'Etat de la République ;
⁃ les présidents-directeurs généraux de sociétés ;
⁃ les gouverneurs, les préfets et les sous-préfets du Sénégal ;
⁃ la charge du président de tribunal est lourde ;
⁃ les directeurs d'administration centrale.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Les grades prennent la minuscule :

⁃ le général de Gaulle ;
⁃ le colonel de Gendarmerie X ;
⁃ le lieutenant Y ;
⁃ le commissaire de Police Z ;
Les diplômes aussi s'écrivent avec des minuscules :
le brevet de fin d'études moyennes (B.F.E.M), le baccalauréat, le diplôme de l'Ecole nationale
d'Economie appliquée ; le certificat d'aptitude professionnelle (C.A.P), la maîtrise des sciences
juridiques, le brevet de l'Ecole nationale d'Administration, etc..
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

d) Le nom qui entre dans le libellé d'un parti politique, d'un syndicat ou
d'une association aux statuts déposés prend une majuscule : la Ligue
démocratique, le Parti socialiste, le Parti démocratique sénégalais, la
Confédération nationale des Travailleurs du Sénégal, l'Amicale des
Administrateurs civils, l'Union culturelle musulmane.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

e) Au Sénégal, les prénoms s'écrivent en minuscules après la première lettre qui prend la
majuscule. Les noms, eux, s'écrivent entièrement en majuscules, uniquement dans les
listes, dans un tableau, dans un schéma, dans un organigramme, dans les registres et
actes de l'état civil.
Donc, dans les autres cas, seule la première lettre des prénoms et des noms prend la
majuscule.
Exemples : Abdoul Aziz Diagne, Babacar Badiane, Mamadou Aw, Maguette Sène.
Note de service n° 464/PR/SP du 12 février 1976 du Président de la République du Sénégal.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Dans les actes officiels : décrets, arrêtés, décisions, et d'une manière générale, dans tous
les documents administratifs et autres correspondances, lorsque les prénoms et nom des
personnes qui y sont mentionnés sont juxtaposés, les prénoms doivent obligatoirement
figurer en lettres minuscules (première lettre exceptée), avant le nom lui-même
entièrement en majuscules.

Décret n° 63-448/MJ du 03 juillet 1963 portant obligation de placer le prénom avant le nom dans tous les actes et documents administratifs
(JOS du 20/07/63 - Page 984)
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Pour l'orthographe des noms propres commençant par les lettres M et N suivies d'une consonne, il a été
supprimé, au Sénégal, l'apostrophe qui séparait ces lettres de la consonne suivante et dont l'usage
avait été introduit par les français pendant la colonisation.
Donc, les noms propres tels que Ndiaye, Mbengue, Nguer, Ngom, Ndour, Mbaye, Mbacké, Ndoffane,
Ndindy, Mbour, Mbadakhoune, Nguéniène, Mboss, Ndoulo, etc. s'écrivent, désormais, sans
l'apostrophe.

Circulaire présidentielle n° 659/PR/SP du 19 mars 1975

 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7. L'emploi des signes de ponctuation

« La ponctuation est l'art d'indiquer dans le discours écrit, par le moyen de signes
conventionnels, soit les pauses à faire dans la lecture, soit certaines modifications mélodiques
du débit, soit certains changements de registre dans la voix».
Son importance dans la rédaction est primordiale, car, c'est par elle, en effet, que l'on structure
les phases et qu'on leur donne tout leur sens. Cette évidence est mise en valeur par les
exemples suivants et dans lesquels la position des signes de ponctuation donne des sens
différents aux phrases.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

1er exemple :
▪ L'élève, dit le maître, est stupide. (Ici, c'est l'élève qui est stupide).
▪ L'élève dit: le maître est stupide. (Là, c'est le maître qui est stupide).
2e exemple :
▪ Je vous recevrai volontiers si nécessaire ; préciser la date. (Ici, nécessaire est lié
à l'audience qui n'est pas ferme).
▪ Je vous recevrai volontiers ; si nécessaire préciser la date. (Là, nécessaire est lié
à la date).
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

3e exemple :
▪ Messieurs les Anglais, tirez les premiers ! (Ici, c'est une singulière et dangereuse courtoisie).
▪ Messieurs ! les Anglais ! tirez les premiers ! (Là, c'est un ordre prudent et sage).
4e exemple :
▪ Pendez pas, gracié. (là, le prisonnier n'est pas pendu, donc sauvé).
▪ Pendez, pas gracié. (lci, le prisonnier est pendu, donc exécuté).
La ponctuation est donc un élément de clarté qui permet de saisir l'ordre, la liaison, les rapports des
idées. Il ne faut pas la négliger, car, elle est la respiration de la phrase.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Les signes de ponctuation ou signes syntaxiques sont : le point, le point

d'interrogation, le point d'exclamation, la virgule, le point-virgule, les
deux points, les points de suspension, les parenthèses, les crochets, les
guillemets, le tiret.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.1. Le point (.)

Le point marque la fin d'une phrase qui correspond à l'achèvement du

développement d'une idée. Il indique également un repos relativement
long de la voix. Il se place aussi après un mot écrit en abrégé : M. (pour
Monsieur) - MM. (pour Messieurs) - Etc. (pour Et cetera) - Chap. Il
(pour chapitre Il) - P.95 (pour page 95).
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.2. Le point d'interrogation (?)

Comme son nom l'indique, le point d'interrogation termine les phrases ou les membres
de phrases exprimant une interrogation directe.
- Savez-vous lire le français ? - N'y suis-je point encore ? - Est-ce assez ?
Quand une phrase interrogative est suivie d'une incise (dit-il, répondit-il, demande-t-
il, etc.) le point d'interrogation se place immédiatement après la phrase interrogative.
⁃ Vous iriez voir mon fils ? dit-il, d'une voix presque inaudible.
⁃ Combien de temps ? me demande-t-il, pour aller de Dakar à Thiès.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Il faut noter que l'interrogation indirecte n'est jamais suivie du point

d'interrogation,
Exemples :
- Nous ne savons pas de quoi demain sera fait.
- Pilate demandait ce qu'était la vérité.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.3. Le point d'exclamation (!)

Le point d'exclamation termine les phrases exclamatives et se place après les interjections qui
peuvent être : Une simple interjection : Hélas !, Holà ! Ô !, Ah !, Oh !, etc.
⁃ J'ai souffert, hélas ! tous ces maux. - Oh ! la canaille.
⁃ Holà ! doucement donc. - Hélas ! on travaille demain.
Une locution interjective : Eh bien ! Juste ciel ! Eh quoi !
- Eh bien ! j'ai glissé. - Juste ciel ! voilà le patron. Eh quoi ! Que faut-il ?
Une proposition : - Mais alors, on perd nos heures supplémentaires !
- Vous oseriez renier votre parole !
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.4. La virgule (,)

La virgule marque une pause de peu de durée, plus courte que celle marquée par le point et le point-
virgule. En ce qui concerne son emploi, il convient de rappeler, ici, deux règles essentielles.
Première règle. Quand l'ordre des mots n'est pas respecté dans la phrase, on met entre virgules les
groupes de mots qui ne sont pas à leur place normale, étant entendu que l'ordre des mots, déterminé
par leur fonction, est normalement le suivant : sujet, verbe, complément d'objet direct, complément
d'objet indirect, complément circonstanciel.

Circulaire présidentielle n° 1596PR/SGJUR du 17 juillet 1980 relative à l'emploi des majuscules et des virgules
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemple :
- « Paul a donné une mangue à Soukeyna hier soir ».
Dans cette phrase, l'ordre des mots est respecté : sujet (Paul), verbe (a donné),
complément d'objet direct (une mangue), complément d'objet indirect (à Soukeyna),
complément circonstanciel (hier soir). Aucune virgule n'est donc nécessaire. Mais si
les mots (et les fonctions qu'ils occupent) ne sont pas à leur place habituelle, alors là, il
en va autrement.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Exemples :
⁃ « Hier soir, Paul a donné une mangue à Soukeyna ».
⁃ « Paul, hier soir, a donné une mangue à Soukeyna ».
Dans ces phrases, le complément circonstanciel a été placé avant les
compléments d'objet, et non à la fin. Dans le premier exemple, il est suivi
d'une virgule et dans le deuxième il est mis entre deux virgules.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

Deuxième règle. Lorsque des mots ou groupes de mots qui remplissent la même
fonction sont juxtaposés, ils sont séparés par une ou des virgules.
Exemple :
- « Paul a donné une mangue à Soukeyna hier soir, à 18 heures ».
Dans cette phrase, les groupes de mots « hier soir » et « à 18 heures » remplissent tous
deux la même fonction, celle de complément circonstanciel de temps. Ils doivent, de ce
fait, être séparés par une virgule.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.5. Le point-virgule (;)

Le point-virgule marque une pause de moyenne durée. Il s'emploie :
Pour séparer, dans une phrase, les parties dont une au moins est déjà subdivisée par la virgule :
« Le devoir du chef est de commander; celui du subordonné, d'obéir ».
Pour séparer des propositions de même nature qui ont une certaine étendue :
« Ce que nous savons, c'est une goutte d'eau ; ce que nous ignorons, c'est l'océan ».

D'une manière générale, le point-virgule n'est pas à recommander, mais il peut être utile, même indispensable, pour séparer
les éléments des phrases narratives ou descriptives ou les accumulations successives d'une période oratoire se rapportant
à une même idée.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.6. Les deux points (:)

Les deux points marquent la fin d'une phrase suivie d'une autre phrase qui doit l'expliquer ou la compléter. Ils
s'emploient donc :
1° Pour annoncer une énumération, une citation, une sentence, une maxime, un discours direct, ou parfois
indirect :
▪ Le seau de lait tombe : adieu, veau, vache, cochon, couvée.
▪ Elle lui dit : « Je passerai la mer ».
2° Pour annoncer l'analyse, l'explication, la cause, la conséquence, la synthèse de ce qui précède
▪ Je finis cependant par découvrir trois documents : deux imprimés, un manuscrit.
▪ Ce ne sont pas des idées que je leur demande : leurs idées sont le plus souvent fumeuses.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.7. Les points de suspension (...)

Les points de suspension indiquent que la phrase pourrait se poursuivre; ils marquent également une suspension volontaire
ou une lacune dans le texte. Ils peuvent indiquer que l'expression de la pensée reste incomplète pour quelque raison

d'ordre affectif ou autre :

⁃ Tenez, il faut que vous lisiez...

Ils peuvent aussi marquer une pause destinée à mettre en valeur le caractère de ce qu'on ajoute :
⁃ Cette publication mensuelle paraissait... quelquefois.
Parfois, les points de suspension indiquent simplement le prolongement inexprimé de la pensée :
⁃ C'est à partir de Bakel que je voudrais remonter le fleuve Sénégal...
⁃ Toi et moi, dit-elle, c'est de l'histoire ancienne. Je n'arrive plus à y croire. Et pourtant...
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.8. Les parenthèses () et les crochets [ ]

Les parenthèses servent à isoler une explication, une référence, une digression qu'on ne veut pas
mélanger au texte principal. Elles s'emploient pour intercaler dans la phrase quelque indication,
quelque réflexion non indispensable au sens, et dont on ne juge pas opportun de faire une phrase
distincte :
« Il y a de Balzac (brochure de H. Fabre, p. 124) une lettre sur la jeunesse qui ne respecte rien, ne
coupe pas les têtes, mais les ravale ».
Les crochets servent au même usage que les parenthèses, mais sont moins usités. Ils sont surtout
employés pour isoler une indication qui contient déjà des parenthèses :
« Chateaubriand s'est fait l'apologiste du christianisme [cf. génie du christianisme (1802)]. »
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.9. Les guillemets («»)

Les guillemets s'emploient au commencement et à la fin d'une citation, d'un discours direct, d'une
locution étrangère au vocabulaire ou sur laquelle on veut attirer l'attention :
- Pour Musset, comme pour la plupart des romantiques, la souffrance est une valeur formative :
« L'homme est un apprenti, la douleur est son maître et nul ne se connait tant qu'il n'a pas
souffert ».
Les guillemets servent également à souligner un mot ou une expression que l'auteur estime impropre
ou vulgaire, technique, etc.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

- Les périodes dites « vacances » n'étaient pas pour moi vacances.

- L'accusé déclara qu'il « travaillait » le plus souvent dans le cambriolage et dans
le vol à main armée.

Sinon, la ponctuation se place après les derniers guillemets :

⁃ Ne s'est-il pas moqué de la « boutique romantique » ?
⁃ Quel homme que ce « Père la Victoire » !
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

- Les périodes dites « vacances » n'étaient pas pour moi vacances.

- L'accusé déclara qu'il « travaillait » le plus souvent dans le cambriolage et dans le vol à main armée.
Sinon, la ponctuation se place après les derniers guillemets :
⁃ Ne s'est-il pas moqué de la « boutique romantique » ?
⁃ Quel homme que ce « Père la Victoire » !
Remarque :
Dans le langage parlé, quand on s'adresse à un auditoire ou au public, par exemple, si l'on vient à citer
un texte, on marque le début par je cite, formule remplaçant les guillemets ouvrants, et on le clôt par fin
de citation, remplaçant les guillemets fermants.
 Chapitre premier : Rappel des notions indispensables à la rédaction professionnelle

2.7.10. Le tiret (-)

Le tiret est un petit trait horizontal qui, dans un dialogue, indique les changements d'interlocuteur :
⁃ Qu'est-ce que c'est ? dit-il.
⁃ Rien, Monsieur !
⁃ Quoi rien ?
⁃ Peu de chose, Monsieur.

Le tiret se met aussi, de la même manière que les parenthèses, avant et après une proposition, un membre de
phrase, une expression ou un mot, qu'on veut séparer du contexte pour les mettre en valeur :
⁃ Il me fallut plusieurs jours de travail - et de travail soigné, utile - pour me faire une raison.
⁃ Il ne pouvait être question de sanctionner négativement ces élèves - irréprochables
⁃ qui n'ont commis aucune faute.
 PREMIERE PARTIE
CHAPITRE II
LES CARACTERES SPECIFIQUES DE L'ECRIT
ADMINISTRATIF
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

La rédaction administrative se caractérise par l'emploi d'un style particulier avec un ton,
des tournures et des formules qui lui sont propres.

Les principales caractéristiques de l'écrit administratif sont les suivantes : Dignité -

Respect de la hiérarchie - Sens de la responsabilité - Objectivité - Courtoisie -
Prudence - Précision - Efficacité - Concision.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1. La dignité
Elle traduit la fonction éminente de l'Administration, la charge considérable dont elle est
investie. Le souci de dignité de l'Administration doit se manifester par l'élégance du style,
la retenue et la gravité du ton. Il exclut alors l'usage du langage familier ou populaire, la
vulgarité, la négligence, le laisser-aller et l'à-peu-près.
La dignité se traduit aussi par la considération, le respect, la politesse et la courtoisie que
l'Administration doit à ses interlocuteurs.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2. Le respect de la hiérarchie

L'Administration se présente, à certains égards, comme une vaste structure pyramidale

organisée hiérarchiquement. De la base au sommet, les agents sont reliés entre eux par
un ensemble complexe de rapports hiérarchiques et de subordination.
Il y a donc au sein de l'Administration :
- une autorité hiérarchique s'exerçant du haut vers le bas ;
- une subordination hiérarchique du bas vers le haut.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Ainsi, certaines expressions ou formules ne sont utilisées que de supérieur à subordonné et d'autres
sont réservées au subordonné qui s'adresse à son supérieur.
Voici quelques exemples de tournures ou d'expressions
De supérieur à subordonné (avec connotation hiérarchique)

Informe
fait savoir à
fait connaître à
Supérieur fait observer à
Subordonné
fait remarquer
demande l'avis de demande à
prie (valable aussi ailleurs)
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Ainsi, certaines expressions ou formules ne sont utilisées que de supérieur à subordonné et d'autres
sont réservées au subordonné qui s'adresse à son supérieur.
Voici quelques exemples de tournures ou d'expressions
De supérieur à subordonné (avec connotation hiérarchique)

Engage
ordonne à
enjoint à
Supérieur Subordonné
convie
fait noter à
attire l'attention de
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Ainsi, certaines expressions ou formules ne sont utilisées que de supérieur à subordonné et d'autres
sont réservées au subordonné qui s'adresse à son supérieur.
Voici quelques exemples de tournures ou d'expressions
De supérieur à subordonné (avec connotation hiérarchique)

prie son subordonné de vouloir

bien (ordre)
dispose
Supérieur
attache du prix à …
attache le plus grand intérêt à …
attire l’attention de son subordonné.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

De subordonné à supérieur (avec subordination hiérarchique)

compte à …
rend expose à …
sollicite de …
est reconnaissant à …
propose à …
Subordonné suggère à … Supérieur
appelle l’attention de …
sait gré (saurai gré à…)
est obligé à …
signale à …
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

En outre ;
- Le subordonné saurait gré à son supérieur de bien vouloir
- Le subordonné propose (d'où l'emploi fréquent du conditionnel qui réserve à l’autorité
supérieure la faculté de décision).

1.3. Entre égaux ou avec les tiers (sans connotation hiérarchique)

Je vous serais très obligé de ...
informer
faire connaître
J'ai l'honneur de vous adresser
faire parvenir
demander de bien vouloir
suggérer
proposer
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.3. Le sens des responsabilités

Etant bien structurée, l'Administration pour fonctionner se fonde sur le principe de la

responsabilité. Ses écrits l'engagent aux yeux du public. C'est pourquoi l'autorité signataire d'un
document endosse la responsabilité de son contenu, même si elle n'en est pas l'auteur.
Ce souci de la responsabilité se manifeste par le refus de l'anonymat qui impose que l'identité
des signataires des actes et autres documents administratifs soit parfaitement connue.
La conséquence qui en découle est que le pronom indéfini « on » n'a pas sa place dans la
rédaction administrative. L'emploi de la première personne du singulier « Je » y est de rigueur.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Les signataires des documents administratifs assument alors personnellement la responsabilité de leurs actes.
Le « Je » marque donc la responsabilité de celui qui s'exprime.
Ex : Je vous informe - J'ai l'honneur - J’ai décidé, etc.
Le « Nous » est habituellement employé dans la correspondance privée, celle des sociétés commerciales,
notamment, qui sont constituées de plusieurs associés. Il n'est pas d'usage dans l'Administration.
On le trouve cependant, quelquefois, dans certains textes réglementaires ou dans des procès-verbaux. Dans ce
cas on parlera de pluriel de majesté réservé à des actes d'une exceptionnelle importance auxquels il convient
de donner une solennité particulière.
Ex : Nous, Maire de ... Officier de l'Ordre national du Lion décidons...
Nous, Sous-préfet de ... Chevalier de l'Ordre du Mérite arrêtons...
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

La troisième personne du singulier est employée dans les actes règlementaires (décrets, arrêtés,
décisions).
Ex : Le Maire de la Commune arrête…
Le Délégué général de la Comptabilité publique et du Trésor décide...

Remarque : Le sens des responsabilités implique toutefois la prudence, car, en s'engageant lui-même,
le signataire d'un document engage aussi l'Administration tout entière.
C'est ce qui justifie l'utilisation du conditionnel.
Ex : Il m'a été indiqué que des incidents se seraient produits.
J'ai appris que vous auriez refusé de libérer le bureau.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

C'est ce qui explique aussi qu'on ne mentionne pas l'identité d'un tiers quand ses
déclarations sont rapportées pour lui éviter des désagréments.
Ex : - Il m'a été rendu compte ...
- Mon attention a été appelée sur ...
- Il me revient que ...
- J'ai été saisi de...
Ainsi, pour affirmer la responsabilité, les formules directes s'imposent dans la
rédaction des documents administratifs.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

C'est pourquoi :

On n’écrira pas : Mais on écrira :

On m’a signalé que … Il m’a été signalé que …
Nous estimons que cette situation doit être revue. J’estime que cette situation doit être revue.
Nous avons bien reçu votre lettre relative à J’ai reçu votre lettre relative à …
J’ai appris par M. DIOP que vous vous êtes rendu J’ai appris que vous seriez coupable de …
coupable de malversation.
M. FALL m’a signalé le cas d’un dossier que vous Mon attention a été appelé sur le dossier de … que
n’avez pas traité dans les délais convenus. vous n’auriez pas traité dans les délais convenus.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.4. L'objectivité
L'objectivité est la caractéristique profonde du style administratif. En effet,
l'Administration est au service de tous et représente l'intérêt général et non des
intérêts particuliers. Elle se doit donc d'être objective, c'est-à-dire sans passion,
sereine, impartiale.
Les considérations et réactions subjectives n'ont guère de place dans les documents
officiels. En d'autres termes, les sentiments personnels ou affectifs de l'agent public
ne doivent pas être traduits dans les actes administratifs.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Cette objectivité a pour conséquence de rejeter de la rédaction administrative tous les termes, toutes
les expressions qui ont un caractère subjectif, arbitraire, émotionnel et cela pour trois raisons :
- la première est que le rédacteur d'un document administratif n'en est pas, le plus souvent, , le
signataire et qu'il écrit au nom et pour le compte d'un supérieur hiérarchique, responsable du service
ou d'un agent bénéficiant d'une délégation de signature ;
- la deuxième est que les signataires ne décident jamais en leur nom personnel mais uniquement au
nom du service, en raison de la fonction dont ils sont investis ;
- la troisième est que cette fonction elle-même est naturellement indépendante de la personnalité qui
l'exerce parce qu'elle est antérieure et sera aussi postérieure à celle-ci.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Cette continuité de l'Administration explique qu'en dépit de la succession des décideurs ou signataires
des documents administratifs, le style administratif reste toujours impersonnel, assez froid, neutre et
prudent.
En résumé, le rédacteur s'abstiendra, dans ses écrits, de manifester des sentiments qui ne sont pas
forcément éprouvés par le signataire. En effet, le texte signé doit pouvoir être accepte par n'importe
quel autre agent investi des mêmes fonctions.
Il évitera donc les expressions présentant un caractère personnel, sentimental, telles que les souhaits,
l'espoir, l'admiration, la joie, la tristesse, l'impatience, la bonne ou mauvaise humeur.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

C'est pourquoi :
On n'écrira pas : Mais on écrira :
Je vous annonce que Je vous fais connaître que ...
Dans l'espoir d'une suite favorable, veuillez agréer... Je vous prie de...
Souhaitant recevoir rapidement votre réponse je vous Je vous saurais gré de me faire parvenir votre réponse dans les
meilleurs délais et je vous prie d'agréer...
assure de mon indéfectible attachement.
Je vous serai(s) obligé de me renvoyer ce dossier avant le... ou
Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez me
je vous saurai (s) gré de...
renvoyez ce dossier avant le...
Je vous serais très obligé de bien vouloir prendre ma requête
Je serais heureux que vous preniez ma requête en en considération.
considération. J'ai le regret de vous faire connaître qu'il ne m'est pas possible
Je suis vraiment désolé de ne pouvoir de prendre ... ou
Je suis au regret de ne pouvoir...
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On n'écrira pas : Mais on écrira :

Je serais heureux que vous preniez ma Je vous serais très obligé de bien vouloir prendre ma
requête en considération.
requête en considération.

J'ai le regret de vous faire connaître qu'il ne m'est

Je suis vraiment désolé de ne pouvoir pas possible de prendre ... ou
Je suis au regret de ne pouvoir...

Remarque : « J'ai le plaisir de » peut être employé dans la correspondance à forme personnelle
pour annoncer à un interlocuteur connu du signataire un événement agréable, une décision
favorable (promotion, décoration, succès à un concours).
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.5 La courtoisie (Politesse)

La courtoisie est la politesse du style, un facteur d'assouplissement des relations sociales. C'est
l'art de présenter les choses avec civilité, c'est-à-dire avec l'observation des convenances et des
bonnes manières en société.
L'Administration étant au service des administrés qu'elle a le devoir de satisfaire, les agents qui
s'expriment en son nom doivent avoir cette qualité fondamentale qu'est la courtoisie. La façon dont
les choses sont dites aide souvent à les faire accepter. C'est la raison pour laquelle les termes ou
qualificatifs désagréables, péjoratifs, injurieux ainsi que les formules sèches, désobligeantes n'ont
aucune place dans les textes administratifs.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On n'y trouvera pas les termes tels que : absurde, idiot, insensé, stupide, etc. Mais on y trouvera des formules
telles que : Il me paraît regrettable... Il me semble inopportun... Je déplore que... Il me semble préférable...
L'Administration est souvent contrainte d'opposer un refus à certaines demandes, même légitimes ou se trouve dans
l'impossibilité de les satisfaire immédiatement. Dans ce cas, il faut entourer la réponse d'un voile pudique pour limiter
les pertes d'espoir et les déceptions des correspondants.
Ainsi, on utilise fréquemment les expressions suivantes :
Il m'a été impossible, pour le moment, de..
Il m'a été impossible, dans les circonstances actuelles, de...
J'ai pris bonne note de votre requête...
Je ne manquerai pas, le moment venu, de ...
Je ne manquerai pas, dès que les circonstances le permettront, de...
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On se gardera donc des refus brutaux qui rendraient choquantes les réponses négatives ou de donner des ordres trop
secs. Dans le même esprit, il conviendrait d'atténuer la brutalité de certains termes par l'utilisation d'euphémismes.

Il faut préférer dire : Au lieu de :

- Egarer un dossier - Perdre un dossier
- Les contributions - Les impôts
- Le marché parallèle - Le marché noir
- Les auxiliaires familiales - Les femmes de ménage
- Les économiquement faibles - Les pauvres
- Les personnes déplacées - Les refugiés
- Les files d'attente - Les queues
- Les techniciens de surface - Les balayeurs de rue ou les éboueurs
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Toutes ces recommandations sont valables aussi bien pour l'expression orale que pour la
correspondance écrite.

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Votre rapport est un tissu de sottises. - Votre rapport manque de réalisme.

- Comment avez-vous pu présenter une - Je ne comprends pas comment avez-vous pu

requête aussi stupide ? présenter une telle requête.

- Votre demande est ridicule. - Votre demande me paraît peu fondée.

- Je refuse votre demande. - Il ne m'est pas possible de donner une suite

favorable à votre demande.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Toutes ces recommandations sont valables aussi bien pour l'expression orale que pour la
correspondance écrite.

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Je rejette catégoriquement votre - J'ai le regret de vous faire connaître qu'il ne m'a pas été
dossier possible de retenir votre dossier.
- Je ne peux pas vous répondre - J'ai pris bonne note de votre demande qui est à l'étude
maintenant, veuillez reformuler votre dans mes services. Je ne manquerai pas de vous faire
demande plus tard connaître ma réponse dans les meilleurs délais
- Tâchez d'apporter plus de soin aux - J'attacherai du prix à ce que vous apportiez beaucoup
affaires qui vous sont confiées. plus de soin...
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.6. La prudence (Réserve)

La prudence caractérise la rédaction administrative. Elle est la conséquence de
l'éminente dignité de l'Administration, de son souci de la responsabilité, de
l'obligation d'une extrême courtoisie qui interdit l'erreur. Elle est aussi une conduite
raisonnable, une attitude mesurée, la réserve de celui qui a une claire conscience
que les documents administratifs qu'il rédige ou signe engagent l'administration et ne
doivent, par conséquent, comporter ni faute, ni erreur, ni négligence susceptibles de
causer des dommages ou porter préjudice à l'institution qu'il incarne.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Les faits rapportés, aussi, le seront le plus souvent sous réserve de confirmation. Plutôt que de se
livrer à des déclarations péremptoires, il faudra préférer les formules ou expressions suivantes :

- A mon avis, ... - Pour ma part, ...

- Sous réserve que, ... - Cependant, ...
- En tout état de cause, ... - Il me semble, ...
- En ce qui me concerne, ... - Toutefois, ...
- Notamment, ... - D'une manière générale, ...
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Enfin, il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l'avenir et de se ménager la possibilité de
revoir les décisions ou les prises de position en fonction de données nouvelles.

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Je rejette définitivement votre demande. - Il ne m'est pas possible de donner une suite favorable
- Il faut réviser à tout prix cette position. à votre demande.
- Vous n'êtes pas sans savoir les - J'estime qu'il conviendrait de réviser votre position.
dispositions de la loi n°… - Vous n'ignorez pas les dispositions de la loi n°
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Enfin, il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l'avenir et de se ménager la possibilité de
revoir les décisions ou les prises de position en fonction de données nouvelles.

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Il faut que nous présentions immédiatement une - Il me semble qu'il conviendrait que nous présentions une
contreproposition. contreproposition dans les meilleurs délais.
- Je n'ai pas encore vu votre dossier, mais je vous - Votre dossier est à l'étude et une réponse vous parviendra dans
donnerai ma réponse après demain, sans faute. les meilleurs délais.
- D’après mes informations, la situation s’est - Il semblerait que la situation se soit améliorée mais je pense,
améliorée mais elle n’est pas encore fameuse. pour ma part, qu'il reste encore beaucoup à faire.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.7. La précision (Clarté)

Les interventions administratives doivent donc être suffisamment claires pour être
comprises par ceux qu'elles concernent, notamment par les agents publics eux-mêmes et
les élus municipaux chargés de les appliquer ou de les commenter aux autres.
La précision est une qualité du style et elle est de rigueur dans la rédaction administrative.
En effet, quand on écrit, tout ce qui est certain et vérifié doit être indiqué en termes précis,
sans équivoque. Contrairement à l'usage dans la correspondance d'affaires, dans la
rédaction administrative
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On ne dira pas : Mais on dira :

- Votre lettre du mois dernier - Votre lettre du 29 juillet 2022

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Dakar, 15.07.22 - Dakar le 15 juillet 2022
- Suite à votre lettre du 03 courant - Comme suite à votre lettre du 03 août 2022
- En réponse à votre lettre sus - En réponse à votre lettre citée en référence ou en réponse à
référenciée votre lettre n°
- N°/MFB/DGCPT/DSP/852 - N°852/MFB/DGCPT/DSP (N° d'abord, puis les services dans
l'ordre hiérarchique)
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On n'écrira pas : Mais on écrira :

- Votre référence (Style commercial) - Références : - votre lettre n° ... du ...
- Notre référence (Style commercial) - ma lettre n° ... du ...
- L'UGB organise une session de - L'Université Gaston Berger (UGB) organise une session de
formation. formation.
- Conformément à la loi 78-02 vous - Conformément aux dispositions de l'article 5 de la loi n° 78-
devez… 02 du 29 janvier 1978.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.8. L'efficacité

L'efficacité est la qualité qui produit l'effet attendu. Un rédacteur efficace est celui qui met en œuvre tous ses
moyens, toutes ses capacités pour éviter les pertes de temps, aussi bien pour les administrés que pour
l'Administration. Elle découle des autres caractéristiques évoquées ci-dessus et met à contribution la
disponibilité, la compétence et la conscience des agents de l'Administration dans l'application ou l'exécution
diligente des décisions administratives.

Exemples :
1. Si un correspondant de l'Administration se trompe de service, un rédacteur efficace transmettra cette lettre directement
et rapidement au service compétent tout en prévenant le correspondant de ce transfert.
2. Si l'on doit donner des explications ou des renseignements à un correspondant, on le fera de manière claire et complète.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.8. La concision (Esprit de synthèse)

La concision est la qualité qui permet au rédacteur d'exprimer beaucoup de choses en peu de mots.
Elle permet d'être bref, court, dense, précis, succinct. Le souci de concision doit conduire le rédacteur
à ne dire que le nécessaire, en utilisant la formule qui exprime exactement la pensée ou les faits tout
en écartant le superflu ou l'accessoire.
La concision s'impose donc en rédaction administrative parce que l'écrit administratif est un
instrument de travail et que le lecteur ne doit pas perdre de temps à sa lecture, mais doit y trouver
rapidement tous les éléments qui lui sont utiles. La difficulté réside alors dans le fait d'évoquer un
problème en peu de mots sans nuire à la clarté de l'exposition, tout en gardant un style élégant.
 Deuxième partie

Chapitre III : Les mentions d’identification des

documents
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1. Les mentions obligatoires d’identification

Les mentions obligatoires d’identification sont de deux ordres : les
mentions obligatoires d’identification spécifiques et les mentions
obligatoires d’individualisation du document.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.1. Les mentions obligatoires d’identification spécifiques

Elles renforcent le caractère officiel de la lettre. Ce sont : l'en-tête,
la suscription, le sous-couvert et la signature.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.1.1. L'en-tête.
Il est généralement imprimé et figure au Sénégal, en haut et à gauche de la 1ère page ; il
comprend deux parties : l'appellation de l'Etat et le timbre.
a. L'appellation de l'Etat
Elle figure sur une seule ligne et s'écrit en majuscules. Elle est souvent suivie de la devise
nationale placée en dessous comme c'est le cas au Sénégal.
Elle figure sur la plupart des documents administratifs, notamment sur les lettres émanant des
autorités administratives. Son absence n'enlève pas à la lettre sa qualité. Ce qui est rare au
Sénégal.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

b. Le timbre
Il constitue l'essentiel de l'en-tête imprimé et permet l'identification du service émetteur
du document. Il doit indiquer avec précision, l'origine du document, en respectant la
hiérarchie des services. Il sera donc plus ou moins long selon la position, dans la
hiérarchie, du service émetteur.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Exemple d’en-tête

REPUBLIQUE DU SENEGAL
Appellation de l’Etat
Un Peuple – Un But – Une Foi

MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Budget
Direction du Contrôle budgétaire
Timbre
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.1.2. La suscription ou réclame

C'est une mention portée en haut et à droite, au- dessous de la date et comprend deux parties
reliées par la préposition « à ».

La première partie indique la qualité de l'expéditeur (toujours représenté par la plus haute
autorité du service).

La seconde partie indique la qualité du destinataire (également représenté par la plus haute
autorité du service).

Il existe quatre (4) façons de positionner la suscription sur la lettre :

 1ère position de la suscription sur la lettre

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
PRIMATURE Lieu d'origine et date
Direction générale de l'Ecole nationale d'Administration
Direction de la Formation initiale Le Directeur général
à
Monsieur le Gouverneur de la Région de
Ziguinchor
Objet :
Référence :

Pièces jointes :
Signature
 2ème position de la suscription sur la lettre

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
PRIMATURE Lieu d'origine et date
Direction générale de l'Ecole nationale d'Administration
Direction de la Formation initiale

Le Directeur général
à
Monsieur le Gouverneur de la Région de
Ziguinchor
Objet :
Référence :

Pièces jointes :
Signature
 3ème position de la suscription sur la lettre

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
PRIMATURE Lieu d'origine et date
Direction générale de l'Ecole nationale d'Administration
Direction de la Formation initiale

Le Directeur général

Objet :
Référence :

à
Monsieur le Gouverneur de la Région de
Ziguinchor Signature

Pièces jointes :
 4ème position de la suscription sur la lettre

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
PRIMATURE Lieu d'origine et date
Direction générale de l'Ecole nationale d'Administration
Direction de la Formation initiale
Le Directeur général

Objet :
Référence :

à
Monsieur le Gouverneur de la Région de
Ziguinchor Signature

Pièces jointes :
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Remarques :

1° Le mot « Monsieur » ou « Madame », manifestation de politesse, est toujours écrit

en toutes lettres. Il ne peut précéder que le nom et la qualité du destinataire. Il ne doit
pas être utilisé pour désigner l'expéditeur. (Se donner à soi-même des marques de
courtoisie serait prétentieux).
2° La première partie de la suscription ne sera pas répétée à la signature, car elle serait
inutile.
3° Il y a quatre possibilités de présenter la suscription sur une lettre.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.3. Le sous-couvert

La mention « sous couvert de » ou « sous le couvert de », parfois

abrégée en « S/C » complète la suscription si le document doit suivre la voie
hiérarchique intermédiaire entre l'expéditeur et le destinataire, que cette voie
soit montante ou descendante.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
PRIMATURE Lieu d'origine et date

Direction générale de l'Ecole nationale d'Administration

Direction de la Formation initiale
Le Directeur général
à
Monsieur le Préfet du
Département de Ziguinchor

Sous-couvert de Monsieur le Gouverneur de la

Exemple : Région de Ziguinchor
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Remarques :

1- Lorsque la voie hiérarchique doit comporter plusieurs étapes, au lieu de répéter « sous
couvert de M...» autant de fois qu'il y a d'étapes, on pourra remplacer cette formule par :

- Sous couvert de la voie hiérarchique ou

- Par la voie hiérarchique ou

- Voie hiérarchique

2- On n'écrit jamais directement à un fonctionnaire subordonné, mais plutôt à l'autorité responsable

du service.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.4. La Signature
C'est l'apposition manuscrite du nom de celui qui assume la responsabilité de la lettre. Elle doit avoir
une forme constante pour pouvoir être reconnue comme authentique par tous et être aussi simple et
aussi lisible que possible.
La signature est l'élément fondamental d'un document administratif, parce qu'un document non
signé peut être considéré, en droit, comme inexistant et n'a donc aucune autorité. Elle est, par
conséquent, la condition de validité des actes administratifs. Il faut alors qu'elle soit bien celle de
l'autorité compétente ou de la personne habilitée par elle, c'est-à-dire qu'elle puisse être identifiée
sans ambigüité. Elle est portée au bas de la lettre, sur la partie droite de la page, un peu en dessous
du texte.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Remarques :

1. Lorsque l'autorité signataire est déjà désignée dans le timbre ou dans la suscription, il est inutile
de la répéter au niveau de la signature. Dans ce cas, la signature manuscrite sera simplement
suivie des prénoms et nom du signataire.

2. Dans l'Administration, le pouvoir de signer n'appartient qu'aux autorités supérieures,

responsables au plus haut niveau.

Cependant, dans le souci de rapprocher l'Administration des administrés et d'en accélérer le

fonctionnement, il peut être utilisé au sein d'un service administratif, le procédé de la délégation de
signature.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

La délégation de signature consiste, pour une autorité qui dispose de certains

pouvoirs (donc d'une certaine compétence) à autoriser un fonctionnaire, qui est
généralement un collaborateur direct, à signer certaines décisions en ses nom, lieu
et place, sous son contrôle et sous sa responsabilité. Le délégataire n'agit donc
que comme « fondé de pouvoir ».
La délégation de signature a un caractère règlementaire et doit faire l'objet d'un texte
officiel qui en fixe le cadre et les limites. De ce fait, elle doit être décidée par l'autorité
ayant pouvoir réglementaire, c'est-à-dire, celle même dont la signature est déléguée.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Elle ne peut donc être subdéléguée. Elle est partielle, c'est-à-dire que, sauf texte
contraire, une autorité ne peut déléguer sa signature pour la totalité de ses
attributions.
Elle est permanente et personnelle et ne dessaisit pas le délégant qui reste
responsable, c'est-à-dire, qu'il ne perd rien de sa compétence normale.
En raison de son caractère personnel, la délégation de signature ne dure qu'autant
que l'autorité délégante et le fonctionnaire délégataire restent les mêmes. Un nouveau
texte de délégation est toujours nécessaire en cas de changement du délégant ou du
délégataire.
La délégation de signature doit être, dans la pratique, matérialisée par l'utilisation
d'une attache.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

NB : L'absence de cachet n'entache pas la validité d'un

document administratif ; mais si toutefois il doit être apposé, il
faut alors le mettre à gauche de la signature et non
directement sur la signature elle-même, comme ci-dessous
Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Pour le Ministre et par délégation

Le Secrétaire général
Exemple
Cachet

Prénoms et Nom
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Dans certains cas et en l'absence de toute délégation, des documents peuvent être
signés par ordre (P.O.) par un collaborateur à la place de l'autorité responsable.
Cette possibilité ne peut être offerte que pour des correspondances courantes, lorsque
le titulaire est momentanément empêché et en vertu d'instructions écrites ou verbales
de celui-ci. Elle est alors normalement limitée à un objet précis et à un temps très
court.
L'attache de la signature par ordre est matérialisée comme suit :
Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Pour le Ministre et par ordre

Le Secrétaire général
Exemple Prénoms et Nom

Cachet

Prénoms et Nom
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Il existe, enfin, la signature par intérim (P.I.) utilisée lorsqu'en l'absence

prolongée d'un responsable, une personne est désignée (par décret,
arrêté ou note de service) pour assurer l'expédition des affaires
courantes.
La présentation sera la même que pour la signature par délégation.
Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Pour le Ministre des Finances et du Budget

et par intérim

Exemple Le Ministre des Infrastructures

et des transports aériens

Cachet

Prénoms et Nom
Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Pour le Directeur général

et par intérim

Le Directeur de la Formation initiale

Exemple
Cachet

Prénoms et Nom
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2. Les mentions obligatoires d'individualisation du document

Ce sont les mentions qui servent à individualiser le document pour le distinguer des
autres documents de même origine, afin d'en faciliter le contrôle, le classement et la
recherche ultérieure. Leur utilité vaut aussi bien pour le service émetteur qui en
conserve les doubles, que pour le service destinataire qui classe l'original. Elles sont
au nombre de quatre (04) : le numéro d'enregistrement, l'origine et la date, les
initiales du rédacteur et de la secrétaire et l'objet.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.1. Le numéro d'enregistrement

C'est l'ordre chronologique dans lequel le document est enregistré dans le registre du courrier
« départ » du service émetteur. Il est différent de celui que le service destinataire apposera, lui, sur
le même document, à la réception, qui sera aussi chronologiquement tiré du registre de son courrier
« arrivée ».
Le numéro d'enregistrement est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui de ses
différentes subdivisions d'où émanent effectivement les documents. Ces éléments sont séparés par
des barres obliques et se succèdent dans l'ordre hiérarchique. Il se place normalement à droite, au-
dessus de la date et permet un bon classement en facilitant les recherches.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL N° 0784/MFB/DGSFC/DAP

Peuple - Un But - Une Foi
Lieu d'origine et date
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de

la Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel Exemple

Remarques : La numérotation est annuelle et ininterrompue du début à la fin de l'année. Il arrive

parfois qu'on trouve le numéro à gauche, sous le timbre, comme ci-dessous ; ce qui n'est pas
habituel au Sénégal.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL
Peuple - Un But - Une Foi
Lieu d'origine et date
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de

la Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel

N° 0784/MFB/DGSFC/DAP Exemple
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.2. Le lieu d'origine et la date

Cette mention se place en haut et à droite de la feuille, en dessous du numéro
d'enregistrement.
Elle doit comporter :
Le nom de la localité d'origine, en toutes lettres ;
Le quantième du mois en chiffres (et non le jour de la semaine) ;
Le mois en toutes lettres ;
L'année en quatre chiffres.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL N° 0784/MFB/DGSFC/DAP

Peuple - Un But - Une Foi
Dakar, le 18 juillet 2024
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de

la Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel

Exemple
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.3. Les initiales du rédacteur et de la secrétaire ou assistante

La mention est devenue obligatoire et a une grande utilité pour le service émetteur car
elle permet à l'autorité responsable de savoir qui est l'auteur du document que l'on
présente à sa signature et quelle est l'assistante ou l'opérateur de saisie qui l'a
confectionné.
Elle permet, en outre, au chef d'apprécier la qualité du travail de ses collaborateurs et
de faire apporter les corrections nécessaires (dans le fond ou sur la forme) par la
personne responsable de l'erreur.
La mention n'a qu'un intérêt limité pour le destinataire. Elle se place au-dessus de l'en-
tête, dans l'axe, par souci d'esthétique et de symétrie. On peut la trouver aussi sous le
timbre.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Ces deux (02) pratiques semblent préférables à celle qui consiste à associer ces initiales aux sigles des services portés au
numéro d'enregistrement. Si le rédacteur est Ousseynou Siré Sané et la Secrétaire Marième Pollèle Ndiaye on aura
donc ce qui suit :

OSS/MPN Exemple
REPUBLIQUE DU SENEGAL N° 0784/MFB/DGSFC/DAP
Peuple - Un But - Une Foi
Dakar, le 18 juillet 2024
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de

la Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL N° 0784/MFB/DGSFC/DAP

Peuple - Un But - Une Foi
Dakar, le 18 juillet 2024
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de

la Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel
OSS/MPN Exemple On peut aussi la trouver ici

Remarque : Cette mention rendue obligatoire doit être exigée de ses collaborateurs, par tout supérieur, pour les
lettres entre services. Elle ne figurera pas, toutefois, sur les lettres à forme personnelle lorsqu'on veut, par
courtoisie ou par élégance, éviter de montrer que ces dernières n'ont pas été rédigées par le signataire lui-
même ou lorsqu'il les a effectivement rédigées.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

1.2.4. L'objet
C'est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans le document.
L'objet constitue une sorte de résumé de la lettre qui permet au destinataire de situer
rapidement son contenu, en facilitant sa ventilation (attribution), puis son classement
et une recherche ultérieure.
Dans une lettre administrative, 'objet se place à gauche, sous le timbre, un peu plus
bas que la suscription et s'écrit en toutes lettres. Le contenu de l'objet ne devrait
jamais couvrir plus d'une ligne et demie sinon il perd toute son utilité.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Lieu d'origine et date

Direction générale du Secteur financier et de la

Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel
Le Directeur général

Objet : offre de formation pour le personnel de la Direction de l'Administration et du Personnel

Exemple :
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2. Les mentions occasionnelles d'identification

Elles se rencontrent moins souvent que celles qui sont obligatoires. Mais si
elles se justifient, il est indispensable qu'elles figurent sur les lettres. Elles
peuvent être regroupées en mentions occasionnelles circonstancielles
et en mentions occasionnelles exceptionnelles.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.1. Les mentions occasionnelles circonstancielles

Elles deviennent très utiles lorsque se présente le cas particulier auquel chacune
d'elles correspond.

2.1.1 La référence
Si la mention de la référence se justifie, elle s'impose alors. Son utilité est de rappeler
le document, l'entretien ou l'événement antérieur auquel se réfère la lettre. Elle permet
de relier la lettre à ses antécédents et en facilite les recherches.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

On peut alors dire que si la lettre que l'on envoie constitue une initiative nouvelle, sans
antécédent particulier, il n'y aura donc pas à citer de référence.
La référence se place immédiatement en dessous de l'objet et comporte, selon le cas,
les informations suivantes :
- Le numéro et la date de la correspondance ;
- La date de la conversation ou de la communication ;
- Le numéro du dossier cité ;
- Le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire cité.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement

Peuple - Un But - Une Foi
Lieu d'origine et date
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET

Direction générale du Secteur financier et de la

Compétitivité

Direction de l’Administration du Personnel Le Directeur général

Objet : offre de formation pour le personnel de la Direction de l'Administration et du Personnel

Référence : - votre lettre du 15 février 2022 (émanant d'un particulier) ou
- votre lettre n° 1775/MSAS/DAGE du 27 janvier 2022
- votre appel téléphonique du 18 février 2022
- dossier Medoune Sarr matricule n° 515-840/Z
- loi N°78-2 du 29 janvier1 978 relative aux réunions

Exemple :
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.1.2. Les pièces jointes

Elles constituent une mention qui attire l'attention du destinataire sur les documents annexés à la
lettre.
La place habituelle de la mention est en bas et à gauche de la page si cette place n'est pas déjà
occupée par les ampliations. Si c'est le cas, elle est déplacée en haut, à gauche, sous la référence.
Elle comporte soit le nombre de pièces soit leur désignation succincte.
Sa formulation en toutes lettres est plus courtoise et plus correcte que l'abréviation par les initiales
PJ ; sa place normale, s'il n'y a pas "Ampliation" en bas comme est indiquée comme ci-dessous.
 REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement
Peuple - Un But - Une Foi
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Lieu d'origine et date
Direction générale du Secteur financier et de la
Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel
Le Directeur général

Objet : offre de formation pour le personnel de la Direction de l'Administration et du Personnel

Référence : - votre lettre du 15 février 2022 (émanant d'un particulier) ou

A Monsieur... Signature

- Pièces jointes : 03
ou
- Pièces jointes : 03 attestations de prise de service
Ex : ou
- Pièces jointes :
01 attestation de prise de service de M. X
01 attestation de prise de service de M. Y
01 attestation de prise de service de Mme
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.1.3. Les ampliations

Le terme « ampliation » renvoie à une mention classée parmi les mentions d'identification
occasionnelles circonstancielles des documents administratifs.
En rédaction administrative, la mention « ampliation » se justifie lorsque des copies conformes à
l'original sont signées et adressées à un ou à d'autres services ou à une ou à d'autres personnes
que le destinataire principal du document.
Dans ce cas, mention de ces destinataires particuliers ou « ampliataires » doit être faite sur la lettre
elle-même, avec éventuellement, la justification de l'ampliation. Si le document comporte plusieurs
pages, la mention figurera alors sur la dernière page.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Elle peut revêtir la forme d'une liste indiquant les noms ou la qualité des différents «
ampliataires ».
L'indication de la mention sert à informer le destinataire principal de la lettre que celle-
ci est également communiquée à un ou à d'autres services ou à une ou à d'autres
personnes pour une raison précise. La mention est portée en bas et à gauche de la
feuille, à hauteur de la signature et nulle part ailleurs, comme dans l'exemple qui suit :
 REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement
Peuple - Un But - Une Foi
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Lieu d'origine et date
Direction générale du Secteur financier et de la
Compétitivité
Direction de l’Administration du Personnel
Le Directeur général

Objet : offre de formation pour le personnel de la Direction de l'Administration et du Personnel

Référence : - votre lettre du 15 février 2022 (émanant d'un particulier) ou
Pièces jointes : - Pièces jointes : 03 attestations de prise de service

Signature
A
Monsieur le Ministre du Commerce et de l’Industrie Prénoms et nom

Ampliations :
- Premier Ministre (Pour compte rendu)
- Secrétaire général (Pour suivi)
- Directeur du Commerce intérieur (Pour exécution)
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Remarques :
1. Une "ampliation" n'est pas la photocopie d'une lettre déjà signée. Elle est plutôt
une ou plusieurs copies conformes signées en même temps que l'original. C'est, en
réalité, plusieurs originaux signés au même moment, dont l'un est adressé au
destinataire principal et les autres aux destinataires secondaires.
2. Le terme "Ampliation" peut désigner la mention elle-même ou la ou les copies
conformes signées en même temps que l'original.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

Remarques :

3. La mention "Ampliation" ne figure pas nécessairement sur toutes les lettres, car, elle est sans
objet si aucune ampliation n'est réalisée. C'est le cas, notamment, de la plupart des lettres
administratives à destinataire unique. Elle ne figure pas, en principe, sur une lettre personnelle.
4. La mention "Ampliation" est souvent portée, par abus, par ignorance ou par erreur, pour
désigner de simples destinataires d'un acte administratif, présentés sous forme de tableau, avec les
sigles des services ou l'indication des personnes concernées, ainsi que le nombre d'exemplaires
correspondant.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.2. Les mentions occasionnelles exceptionnelles

Elles sont utilisées sur certaines lettres en des occasions particulières et peuvent être classées en
deux groupes.
2.2.1. Les mentions pour attirer l'attention du destinataire
On peut en examiner quatre : deux sont portées en majuscules et deux en minuscules.
La mention « URGENT » est portée sous le timbre en majuscules soit dactylographiée, soit apposée
au tampon. Elle signale au destinataire que l'affaire dont il s'agit doit être traitée sans retard. En
conséquence, un document qui porte cette mention doit avoir un traitement diligent, différent de celui
réservé aux autres documents.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

La mention « RAPPEL » aussi est portée en lettres majuscules ou apposée au

tampon sous le timbre. Elle rappelle au destinataire qu'il n'a pas encore fait suite à une
précédente lettre relative à la même affaire.
Face à certaines négligences des agents, il est parfois nécessaire de multiplier les
rappels et dans ce cas la mention se transforme en « 2e RAPPEL », « 3e RAPPEL »
ou « DERNIER RAPPEL ». Mais dans tous les cas la lettre de rappel est toujours
préférable au simple envoi d'une copie de la lettre restée sans suite avec seulement
l'apposition de la mention « RAPPEL ».
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.2.2. Les mentions relatives à la protection du document

Le rédacteur d'un document administratif n'en est pas toujours le signataire et
plusieurs personnes peuvent intervenir dans l'acheminement du courrier, tant au
niveau du service expéditeur qu'à celui du service destinataire.

C'est ce qui justifie l'utilisation de ces mentions qui exigent une stricte discrétion de la
part des agents entre les mains desquels passe le courrier.

Ces mentions sont portées en majuscules ou au tampon sur le document et sur

l'enveloppe et leur utilisation fait l'objet d'une réglementation stricte.
 Chapitre II : les caractères spécifiques de l‘écrit administratif

2.2.2. Les mentions relatives à la protection du document

Toute correspondance administrative mérite discrétion et aucune indiscrétion ne doit
être commise à son sujet ni par l'expéditeur ni par le destinataire. Certains documents
administratifs doivent être protégés plus que d'autres en raison de la sensibilité des
informations qu'ils contiennent. C'est pourquoi ils portent des mentions qui indiquent le
degré de leur protection.
Ces mentions sont : CONFIDENTIEL, SECRET et TRES SECRET.
 Chapitre IV
La lettre administrative et ses formes
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

La lettre administrative est le document le plus courant en matière de rédaction

administrative. Elle est le moyen par lequel le signataire adresse une communication
écrite à un destinataire déterminé. Son signataire s'exprime toujours à la première
personne du Singulier « je » et s'adresse directement au destinataire en le désignant à
la deuxième personne du pluriel « vous ».
Les problèmes auxquels l'Administration doit faire face sont aussi nombreux que
variés.
Leur complexité toujours plus grande, ainsi que la multiplication des rapports qu'ils font
naître entre l'Administration et ses usagers entraînent, forcément, un accroissement
de la correspondance dont la lettre constitue un élément prépondérant.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Il y a deux sortes de lettres administratives.

Les unes sont rédigées sous une forme personnelle qui, bien que
conservant leur caractère administratif, se rapprochent, dans leur forme,
des lettres privées d'affaires.
Les autres prennent, au contraire, une forme proprement administrative et
sont appelées lettres entre services.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

1. La lettre administrative personnelle

Communément appelée lettre personnelle, elle s'inspire, au plan de la
forme et de la présentation, des règles qui régissent la lettre privée
d'affaires.

La lettre administrative personnelle comporte, dans sa forme la plus simple,

en dehors des mentions d'identification du signataire et du destinataire, une
formule d'appel et une formule de politesse ou de courtoisie.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

1.1. La formule d’appel

C'est la manière dont le destinataire est interpelé ou traité au début de la lettre.
Lorsque celui-ci est un simple particulier ou un subordonné, on dira, selon le cas :
- Monsieur,
- Madame,
- Mademoiselle, (en voie de disparition)
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Mais pour les personnes privées, les particuliers, comme pour l'Administration, notamment pour les
autorités, il est d'usage de donner aux correspondants leur titre ou leur fonction comme suit :
- Madame le Ministre,
- Monsieur le Président,
- Monsieur le Secrétaire général,
- Madame la Députée,
- Madame le Préfet,
- Maître,
- Monsieur le Cardinal,
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Lorsqu'il s'agit d'un égal ou lorsqu'il existe des liens d'amitié, d'affection ou de
confraternité professionnelle on dira :
- Mon cher ami,
- Ma chère Fatima,
- Chère madame et collègue,
- Monsieur le Préfet et cher collègue,
- Madame la Directrice générale et chère amie,

La formule d'appel se place, généralement, un peu au-dessus de la moitié de la feuille,

un peu décalée, par rapport à la marge gauche, vers la droite. Elle commence la lettre.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

1.2. Le traitement
Le traitement est une autre manière de traiter, dans le corps d'une lettre ou dans un discours, la personne à qui l'on
s'adresse. Il ne faut pas confondre la formule d'appel et le traitement et les utiliser indifféremment. La règle est que le
traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou du discours et non en formule d'appel.
S'agissant de très hautes personnalités comme les chefs d'Etat, les ministres, les ambassadeurs, les chefs religieux, les
formules de traitement les plus usuelles sont les suivantes, étant entendu que chaque pays a ses habitudes :
- Votre Majesté : pour un souverain.
- Votre Altesse : pour un prince.
- Votre Sainteté : pour le Pape, [un Khalife général (discutable)].
- Votre Eminence : pour un cardinal, [un Khalife ordinaire, un imam (discutable aussi)].
- Votre Excellence : pour un chef d'Etat, un ministre et un ambassadeur étrangers, un évêque, un marabout
(discutable).
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Exemple:
Sire, (Formule d'appel)
Votre Majesté (Traitement) a bien voulu honorer de sa présence...

- à une princesse, on aura :

Madame, (formule d'appel)
Au nom de la République du Sénégal, j'ai le très grand honneur d'accueillir Votre Altesse
(traitement) au pays de la Téranga.
- à un ambassadeur, on dira :
Monsieur l'Ambassadeur, (formule d'appel)
Je suis particulièrement honoré de m'adresser à Votre Excellence (traitement) pour vous faire part...
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

1.3. La formule de politesse (ou de courtoisie)

La formule de politesse qui reprend exactement, d'ailleurs, la même formule d'appel, termine la lettre
administrative personnelle. Elle traduit les sentiments du signataire à l'égard du destinataire et qui
peuvent être de l'affection, de l'amitié, de la considération, du dévouement, de la déférence ou du
respect. Elle est souvent nuancée selon les circonstances, l'âge, l'intimité ou les rapports
hiérarchiques des correspondants.
Il existe une multitude de formules de politesse et la formule la plus appropriée est fonction de
plusieurs facteurs et de certaines règles à respecter.
Généralement la formule de politesse commence par les locutions suivantes :
- Veuillez agréer, ou croire, ou recevoir (plus courtois)
- Je vous prie d'agréer, ou de croire, ou de recevoir (plus élégant)
- Je vous prie de bien vouloir agréer, croire ou recevoir (plus déférent)
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Ensuite on aura le choix, selon la qualité du destinataire, entre les termes « expression » et « assurance » pour
traduire ses sentiments.
Le terme " expression " est préférable lorsqu'on s'adresse à une personne d'un rang supérieur pour qui la considération,
le respect, le dévouement, la déférence doivent être tenus pour acquis. Dans ce cas, il n'est pas besoin de l'assurer de
ses sentiments.
Le terme " assurance " ne doit être employé qu'à l'égard des personnes d'un rang égal ou inférieur à celui du signataire
de la lettre.
Remarques :
1. Les salutations et les hommages « s'expriment », on n'en donne pas « l'assurance »,
2. On « n'assure » pas un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect ; de même, on ne doit pas
« assurer » une personne, de rang moindre que le sien, de ses sentiments respectueux.
3. Les formules de politesse les plus répandues, les plus passe partout sont les suivantes :
- Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Voici quelques formules de politesse pour s'adresser à de très hautes personnalités :

- Au Président de la République (Sénégal)
« Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la République, l'expression de
ma très haute et respectueuse considération ». (Si on appartient à l'Administration on complète la
formule par) « ainsi que de mon entier dévouement ».

- A un Premier Ministre
« Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Premier Ministre, l'expression de ma haute
considération et de mes sentiments respectueux ».
- A un Ministre
« Je vous prie d'agréer, Monsieur le Ministre, l'expression de mon profond respect ».
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes
Modèle de la lettre administrative personnelle

Mouhamed BARRY
Saint-Louis, le 15 juillet 2024
Inspecteur du Travail et de la Sécurité sociale
Inspecteur régional du Travail et de la Sécurité
sociale de Saint-Louis
Matricule 478907/B à
Monsieur le Président de la République à Dakar

Objet : demande de participation à la Commission d’encadrement pour le pèlerinage à la

Mecque, édition 2024
Monsieur le Président de la République, Formule d’appel

Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la République, l’expression de ma très Formule de courtoisie
haute et respectueuse considération ainsi que mon entier dévouement.

Signature
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2. La lettre administrative entre services

En règle générale, la lettre administrative entre services, traite d'une question de

service et circule d'un service à un autre sans sortir de l'Administration. C'est-à-dire
qu'elle est toujours échangée entre des services publics nationaux, régionaux,
départementaux ou locaux. Elle suppose, en outre, que son signataire et son
destinataire n'appartiennent pas au même service. A l'intérieur d'un même service, on
n'échange pas, en effet, de lettres, mais plutôt de simples notes, dont la forme ne sera
pas examinée ici.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

A quelques différences près (refus de certaines formules familières, par exemple) qui
découlent des qualités supplémentaires requises par la rédaction administrative, les
lettres entre services présentent de nombreuses analogies avec les lettres
personnelles. Il n'est pas nécessaire d'y revenir.

Il faut se limiter aux caractères propres à la lettre en services qui ne comporte ni

formule d'appel ni formule de politesse parce qu'elle est, avant tout, un instrument
objectif de traitement des affaires administratives ; ce qui la dispense de ce formalisme
propre à la lettre administrative personnelle.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

C'est, d'ailleurs, l'une des différences essentielles entre ces deux

types de lettres.
Il y a cependant quelques exceptions à retenir. En effet, dans la lettre
entre services, les nuances de courtoisie, de déférence, etc. se marqueront
par la formule :
« J'ai l'honneur de ... », qui sera employée, pas plus d'une fois, soit au
début, soit dans le corps de la lettre (tout au moins dans les lettres
échangées d'égal à égal ou de subordonné à supérieur).
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Exceptions :

Dans le sens descendant.

1. Du Président de la République à un Premier Ministre

Formule d'appel : Monsieur le Premier Ministre

Formule finale : Néant.

 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2. Du Président de la République à un ministre

Formule d'appel : Mon cher Ministre (si le contenu le permet) ou Monsieur le

Ministre

Formule finale : Néant.

3. Du Secrétaire général de la Présidence de la République à un Premier Ministre

Formule d'appel : Monsieur le Premier Ministre

Formule finale : Je vous prie d'agréer ...

 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

4. Du Secrétaire général de la Présidence de la République à un ministre

Formule d'appel : Monsieur le Ministre

Formule finale : Néant

5. D'un Premier Ministre à un ministre

Formule d'appel : Monsieur le Ministre

Formule finale : Néant

 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Dans le sens montant.

Seules les lettres adressées au Président de la République et à un Premier Ministre

comportent une formule d'appel et une formule de politesse. Toutes les autres lettres,
en règle générale, n'en comportent pas.

La présentation de la lettre administrative entre services doit être irréprochable, d'où

exclue toute fantaisie. Cette présentation comporte des mentions d'identification
spécifiques qui sont obligatoires et des mentions d'identification occasionnelles ou
circonstancielles (voir plus haut).
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Il est possible d'établir une sorte de typologie des lettres administratives

entre services en fonction de leur objectif et des circonstances qui les ont
motivées. Mais il ne sera abordé ici que quatre (04) d'entre elles dont
l'usage commande qu'on les explique brièvement.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2.1. La lettre d'accusé de réception

Il n'est pas dans la tradition administrative, pour des raisons d'économie de
temps et d'argent, d'envoyer des lettres d'accusé de réception pour la
correspondance entre services.
Le même résultat peut être obtenu, en effet, par l'usage d'un cahier ou registre
de transmission si le courrier est acheminé directement d'un service à un autre.
La signature du service destinataire sur le cahier ou le registre vaut décharge et
accusé de réception pour l'expéditeur. Il sera nécessaire et utile, toutefois,
d'envoyer une lettre d'accusé de réception dans certains cas, notamment :
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

- lorsque le correspondant en exprime le désir ;

- lorsqu'une disposition légale ou règlementaire le prévoit ;

- lorsque la réponse exige, au fond, des études, des recherches, des enquêtes ou
des formalités qui imposent des délais assez longs ; l'accusé de réception, dans ce
cas, fera patienter le correspondant avec le double avantage de constituer à la fois
une réponse d'attente et une réponse provisoire à la question posée ou au problème
soulevé.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Exemple de lettre d'accusé de réception.

« J'accuse réception de votre lettre n°...du ... relative à..... Elle a été enregistrée
sous le n°... du ... et bonne note a été prise de son objet. Je ne manquerai pas de
vous informer, dans les meilleurs délais, de la suite qui sera donnée à cette
affaire ».

Il faut remarquer que la formulation de l'objet d'une lettre d'accusé de réception

reprendra l'objet de la lettre reçue et ne sera pas une simple indication de la mention «
Accusé de réception ».
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2.2. La lettre de transmission

La lettre de transmission n'est généralement pas employée entre services.

Le bordereau d'envoi qui est beaucoup plus expéditif lui est préférable. Mais si elle s'impose,
elle aura alors pour objet d'accompagner des documents, en donnant, dans un style
entièrement rédigé, les explications ou justifications nécessaires au correspondant.

On ne recourra à ce type de lettre que si l'importance des documents joints justifie qu'on
attire, tout spécialement, l'attention du destinataire ou lorsqu'on adresse les documents à une
haute autorité ou à une personne étrangère à l'Administration.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

La lettre de transmission est préférable d'un subordonné à un supérieur, notamment,

pour lui soumettre un projet de lettre ou tout autre document qu'on lui demandera de
bien vouloir examiner et signer, éventuellement.

Ici, elle prend la forme d'une lettre de présentation ou d'accompagnement. Par souci
de courtoisie, on préférera toujours la lettre de transmission au simple bordereau
d'envoi et au soit transmis afin d'éviter la sécheresse et la brièveté de formules
utilisées dans ces documents-là.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Exemple de contenu d'une lettre de transmission :

« Je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, pour compte rendu,

le rapport relatif à la mission d'inspection effectuée du... au...sur le
fonctionnement du service de ... »

Je reste attentif à vos instructions si les propositions qu'il contient

recueillent votre agrément ».
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2.3. La lettre de rappel

La lettre de rappel est une correspondance qui invite son destinataire à répondre à
une lettre précédemment envoyée, lorsqu'il a omis de le faire dans un délai
raisonnable. Ce délai dont l'appréciation est laissée à la discrétion du service
expéditeur peut être fonction des circonstances locales (distances, accessibilité, mode
d'acheminement ou autres).
Le ton de ce type de lettre doit être courtois mais ferme, sans aucun écart de langage,
pour le premier rappel. Il sera plus pressant, plus impératif, tout en restant toujours
courtois, lorsqu'il s'agira d'un deuxième ou d'un troisième rappel. La mention du rappel
qui est destinée à attirer l'attention du destinataire doit être portée en lettres
majuscules sous le timbre.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

La lettre de rappel dont le contenu reprendra l'essentiel des termes de la première

lettre restée sans réponse est plus courtoise que le simple envoi d'une copie de ladite
lettre avec seulement la mention « RAPPEL », « DEUXIEME RAPPEL » ou «
DERNIER RAPPEL ». La lettre de rappel peut prendre, selon le cas, la forme d'une
lettre administrative personnelle.
Ces trois (03) types de lettres sont fort simples ; elles font partie de la routine
administrative et participent de ce qu'il y a de plus ordinaire dans la marche des
services. Il en va autrement des types les plus importants de lettres administratives :
les lettres de réponse et les lettres de proposition qui peuvent soulever des questions
complexes et emporter des décisions importantes.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

2.4. La lettre de proposition

La lettre de proposition n'appelle pas de remarques particulières. La seule différence qui la sépare
de la lettre de réponse est qu'elle ne se réfère pas forcément à une lettre ou à une communication
téléphonique antérieure du correspondant.
Elle expose directement l'objet de la proposition et se termine souvent par une demande.
Exemples de formules d'exposition :
- J'ai l'intention de ....
- Il m'est apparu que ...
- Mes services étudient la possibilité de ...
- J'envisage de …
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Exemples de formules de demande :

- J'ai l'honneur de vous demander ...

- Je vous serais reconnaissant de …

- Je vous serais obligé de ...

- Je voudrais vous demander...

 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

L'important, pour ce type de lettre, est de veiller à la démarche logique de sa rédaction

qui se décline comme suit :
- une bonne présentation de l'affaire, de la question ou du problème à traiter, dans
une introduction brève et claire ;
- un examen rigoureux, logique de l'affaire, de la question ou du problème traité,
dans une argumentation progressive qui s'appuie sur des textes législatifs et/ou
règlementaires et qui respecte l'harmonie du développement ;
- un aboutissement logique de l'exposition des faits et des arguments dans une
conclusion précise et percutante.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

3. La méthodologie de rédaction de la lettre administrative

3.1. Formules ou locutions d'introduction

Les formules ou locutions d'introduction s'emploient au début des correspondances et
peuvent être classées en deux (02) groupes : celles qui font référence à un élément
précédent et celles qui ne font pas référence à un élément précédent.
Les formules ou locutions faisant référence à un élément précédent :
Elles sont d'usage dans les correspondances qui traitent de questions déjà abordées
dans une ou plusieurs lettres antérieures émanant de personnes ou de services
auxquels lesdites correspondances sont adressées.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

- Par la lettre du..., vous avez bien voulu...
- Vous avez bien voulu appeler mon attention sur ...
- Par votre communication téléphonique du...
- Comme suite à votre demande du...
- En réponse à votre lettre n° ... du...
- Par la lettre citée en référence, vous m'avez ...
Etc.
Les formules ou locutions ne faisant pas référence à un élément précédent :
Elles sont utilisées, quant à elles, dans des correspondances qui abordent une question n'ayant pas
fait l'objet d'une lettre antérieure provenant de personnes ou de services auxquels ces
correspondances sont destinées.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

- J'ai l'honneur d'appeler ou d'attirer votre attention sur...
- J'ai l'honneur de vous informer de ... ou de vous rendre compte de...
- J'ai l'honneur de vous faire connaître que...
- J'ai été informé...
- Je voudrais vous annoncer que...
- Il m'a été donné de constater que...
- J'ai été saisi de...
- Il m'a été demandé dans quelle mesure...
- Il m'a été signalé que...
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

3.2. Formules ou locutions d'exposition

Ces formules ou locutions d'un usage constant dans la rédaction administrative servent à exposer, à
analyser, à marquer les points essentiels du développement. Il en existe un nombre important dont il
est malaisé de dresser la liste ici ; elles comportent des nuances plus ou moins subjectives et ne
s'emploient pas indifféremment l'une pour l'autre.

Quelques- unes d'entre elles sont amenées par des verbes qui, utilisés avec la première personne
confèrent à la phrase une certaine autorité excluant toute idée d'interprétation. La plupart des
directives, instructions ou circulaires y recourent souvent.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

Je constate... Je confirme... Je considère... J'estime ...

Je note... Je prends acte...
J'ajoute... Je rappelle...
J'observe... Je précise... Je souligne... Je crois devoir
attirer votre attention...
Je signale...
Je serai conduit à... etc.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

D'autres formules ou locutions permettent d'introduire une certaine souplesse, à la qualité du

destinataire.
prudence ou courtoisie dans l'expression de la pensée pour l'adapter aux circonstances ou à la
qualité du destinataire.
Elles peuvent être les suivantes :

Je ne manquerai pas de... Je ne doute pas que...

J'ai pris bonne note de... Il est entendu que...
Je n'ignore pas que... Il n'est pas exclu que...
Je ne sous-estime pas... Je ne perds pas de vue...
Il ne saurait vous échapper... etc.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

D'autres encore sont plus générales et sont d'utilisation constante dans la rédaction
administrative.
Elles peuvent être les suivantes :

J'attache du prix à...

Vous voudrez bien confirmer...
Vous apporterez du soin à...
J'attache de l'intérêt à...
Je vous serais obligé de...
J'apprécie le bien-fondé de...
Je vous serais reconnaissant de... etc.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Certaines autres permettent d'assurer la liaison ou la transition d'une idée à l'autre ou

d'un paragraphe à l'autre.
Elles peuvent être les suivantes :

D'une part..., d'autre part... A mon avis...

Non seulement ..., mais..., En outre... En ce qui me concerne...
Tout d'abord..., ensuite..., enfin... Pour ma part...
Par ailleurs... A mon sens...
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

3.3. Formules ou locutions de conclusion

Ces formules ou locutions expriment le désir, la volonté de celui qui écrit. Elles
suggèrent des solutions, donnent des instructions ou des ordres qui manifestent le
pouvoir décisoire de l'Administration. Elles constituent en quelque sorte l'élément
déterminant des documents administratifs.

Quelques-unes d'entre elles prennent la forme impersonnelle et se justifient surtout

lorsque l'on veut indiquer une marche à suivre. Elles sont aussi employées dans tous
les cas où l'on ne désire pas recourir à la première personne.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

Il convient de...
Il vous appartient de...
Il y a lieu de...
Il est nécessaire de..., ou souhaitable de... ou opportun de...
Il paraît préférable de...
Il est indispensable de...
Il importe de...
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Lorsque l'Administration, au contraire, voudra donner un caractère impératif à ses

décisions ou intentions, elle utilisera la première personne dans certaines formules ou
locutions.

J’ai décidé que... Je vous enjoins de...

Je demande que... Je vous ordonne de...
Je me réserve de... Je vous engage à... Je désire
Je veillerai à... Je vous invite …
Je vous convie à... Je vous prie …
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

D'autres formules ou locutions ont un caractère insistant et pour objet de rappeler au

destinataire que l'Administration souhaite que ses recommandations ou ses ordres
soient suivis d'une action efficace. Elles peuvent aussi servir à exprimer poliment un
ordre ou alors demander sans pouvoir exiger (prière ou requête). L'emploi d'un
conditionnel peut, ici, atténuer le ton en fonction du statut ou de la qualité du
destinataire.
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

J'attache un intérêt particulier à...
J'attacherai (s) du prix à...
Je vous prie de bien tenir la main à l'application correcte de...
Je vous prie de veiller à la suite qui sera réservée à...
Je vous serai (s) obligé de me donner votre accord...
Je vous serai (s) reconnaissant de bien vouloir...
Je vous saurai (s) gré de...
 Chapitre IV : La lettre administrative et ses formes

Elles peuvent être les suivantes :

J'attache un intérêt particulier à...
J'attacherai (s) du prix à...
Je vous prie de bien tenir la main à l'application correcte de...
Je vous prie de veiller à la suite qui sera réservée à...
Je vous serai (s) obligé de me donner votre accord...
Je vous serai (s) reconnaissant de bien vouloir...
Je vous saurai (s) gré de...
 REPUBLIQUE DU SENEGAL Numéro d'enregistrement
Un Peuple - Un But - Une Foi
Région de Saint-Louis Lieu d'origine et date

Département de Dagana
Préfecture
Le Préfet
à
Monsieur le Ministre de l’Intérieur
à Dakar
Sous couvert de Monsieur le Gouverneur
de la Région de Saint-Louis

Objet : visite officielle de Monsieur le Président de la République dans le Département de

Dagana
Référence : - votre lettre n° XXX/YYY/ZZZ du 10 juin 2024

Signature

Pièce jointe : 1 compte rendu de réunion Prénoms et nom