HEC Rabat
Certificat Exécutif Audit Comptable & Financier Juin 2024
Examen Final : Audit
1) Appréciation du Dispositif de Contrôle Interne : Pour la procédure jointe en annexe 1 :
• Etablir un Flow chart synthétisant les principales étapes du processus achats
• Etablir une matrice des risques et des contrôles
2) Quelles sont les travaux d’audit de contrôle des comptes relatifs au processus
immobilisations ?
- Bon Courage –
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1. Vue d’ensemble de la procédure cible
1.1 Descriptif de la procédure cible de gestion des achats
Sous-processus 1 : Création / Sous-processus 2 : Sous-processus 3 : Sous-processus 4 :
modification des données
fournisseurs Gestion des demandes et des Règlement et comptabilisation Gestion des réclamations
commandes d’achats
achats
g
► Renseignement du ► Etablissement des ► Traitement des factures à ► Enregistrement de la
formulaire de création demandes achats payer réclamation
d’un nouveau ► Consultation et choix des ► Comptabilisation des ► Traitement de la
fournisseur/modification fournisseurs factures réclamation
des données fournisseurs ► Organisation de la ► Règlement des factures
► Validation du formulaire commande ► Suivi des factures non
de création / modification ► Suivi de la commande parvenues
des données fournisseurs ► Réception des biens
► Création / modification
des données fournisseurs
► Evaluation des
fournisseurs importants
► Tenue de la base des
données fournisseurs
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1.2 Descriptif des sous-processus et des traitements associés
Sous-processus Description des étapes Parties prenantes Input / Output
► Renseignement du formulaire de ► Responsable du Inputs
Création / modification création d’un nouveau Département Achats ► Dossier fournisseur
des données fournisseur/modification des données ► CFO ► Formulaire de création du
fournisseurs fournisseurs ► Responsable nouveau fournisseur
► Validation du formulaire de création / opérationnel Granulats ► Tableau comparatif des
modification des données fournisseurs ► Comptabilité offres fournisseurs
► Création / modification des données fournisseurs Outputs
fournisseurs ► Accounting ► Formulaire de création du
► Evaluation des fournisseurs importants Manager nouveau fournisseur validé
► Tenue de la base des données ► Etat des modifications /
créations des données
fournisseurs
fournisseurs
► Fiche d’évaluation
annuelle des fournisseurs
► Etablissement des demandes achats ► Acheteurs Inputs
Gestion des demandes ► Consultation et choix des fournisseurs ► Responsable du ► Demande d’achat SAP
et des commandes ► Organisation de la commande Département Achats ► Bon de commande SAP
d’achats ► Suivi de la commande ► Responsable ► Formulaire de création du
► Réception des biens opérationnel Granulats nouveau fournisseur validé
► Personne habilitée Outputs
à valider la demande ► Demande d’achats validée
d’achat ► Bon de commande validé
► Service demandeur
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Sous-processus Description des étapes Parties prenantes Input / Output
► Traitement des factures à ► Administrateur Inputs
Règlement et payer Directeur Général ► Facture fournisseur
comptabilisation ► Comptabilisation des factures Délégué ► Registre des factures
► Règlement des factures ► CFO Outputs
► Suivi des factures non ► Assistante de la ► Factures fournisseurs
parvenues Direction Financière validées
► Comptabilité ► Ordre de virement / effets
fournisseurs à payer validés
► Accounting ► Comptabilisation
Manager automatique des factures /
► Service Trésorerie règlements
► Enregistrement de la ► Responsable du Inputs
Gestion des réclamation Département Achats ► Bon de réception
réclamations achats ► Traitement de la réclamation ► Réceptionniste Outputs
► Bon de réception / bon de
retour validé
► Accusé de réception client
(en cas de retour de
marchandises)
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2. Procédures
2.1 Procédure de « Création / modification des données fournisseurs »
Etape Description de l’étape Acteurs Délai
1 Renseignement du formulaire de création du nouveau fournisseur / modification
des données fournisseurs
▪ Le Responsable du Département Achats, pour tout nouveau ▪ Responsable ▪ A l’identification
fournisseur prospect : du d’un nouveau
▪ Prend attache avec le prospect Département fournisseur
▪ Constitue un dossier fournisseur avec l’ensemble des Achats potentiel
pièces nécessaires
▪ Récupère le formulaire de création renseigné par le
fournisseur joint aux pièces requises
▪ Communique le dossier complet à l’ Accounting Manager
2 Validation du formulaire de création / modification des données fournisseurs
▪ L’Accounting Manager : ▪ Accounting ▪ J date de
▪ Etudie le dossier Manager réception du
▪ Vérifie et valide (signature) le formulaire de création d’un dossier
nouveau fournisseur (pour les dossiers favorable) fournisseur
▪ Communique une copie du formulaire signé à la
comptabilité fournisseur
3 Création / modification des données fournisseurs
▪ La Comptabilité fournisseurs : ▪ Comptabilité ▪ J date de
▪ Procède à la saisie des données du nouveau fournisseur fournisseurs réception du
sur SAP formulaire de
Et / Ou création d’un
▪ Procède à la modification des données fournisseurs compte
▪ Envoi un mail à l’Accounting Manager notifiant la création / fournisseur
modification du compte fournisseur en copie au
Département Achats
Note : Accès au module de création / modification de données
fournisseurs sur SAP limité à la comptabilité fournisseurs
4 Evaluation des fournisseurs importants
▪ Le Responsable du Département Achats lance le processus ▪ Responsable ▪ Décembre année
d’évaluation des fournisseurs les plus importants : du n-1
▪ Renseigne les fiches de notation Département
▪ Analyse les résultats des évaluations Achats
▪ Elabore une synthèse des évaluations et y notifie la note
final / action à entreprendre envers les fournisseurs
▪ Note A : Bon
▪ Note B : Moyen
▪ Note C : A surveiller
▪ A bloquer : les fournisseurs avec lesquels Grabemaro
ne souhaite plus réaliser des transactions
▪ Communique la liste des fournisseurs à bloquer aux
personnes concernées (Principalement à la comptabilité
fournisseur pour blocage dans SAP)
▪ Procède à l’archivage du dossier complet d’évaluation des
fournisseurs ayant fait l’objet d’une évaluation
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Etape Description de l’étape Acteurs Délai
▪ La Comptabilité fournisseurs : ▪ Comptabilité ▪ J +2 date de
▪ Met à jour la base de données fournisseurs black listés sur fournisseurs réception de la
la base des décisions reprises dans la synthèse et des synthèse
différents échanges entre le Département achats et la d’évaluation des
Direction Financière. fournisseurs
Note : Accès au module de création / modification de données
fournisseurs sur SAP limité à la comptabilité fournisseurs
5 Tenue de la base des données fournisseurs
▪ Le CFO : ▪ CFO ▪ Début de chaque
▪ Edite un état mensuel des modifications / créations / mois
suppressions des données fournisseurs
▪ Le rapproche par échantillonnage, aux formulaires de
modification / création / suppression de données
fournisseurs validé par le Accounting Manager et à la
synthèse annuel des évaluations des fournisseurs
▪ Investigue les écarts éventuels
▪ Communique les écarts aux personnes concernées pour
correction / apurement
2.2 Procédure de « Gestion des demandes et des commandes d’achats »
1 Etablissement des demandes d’achats
▪ La personne habilitée du service demandeur : ▪ Personne ▪ J identification du
▪ Enregistre la demande d’achat sur SAP habilitée du besoin
▪ La notifie via SAP (Mail d’alerte) à la personne habilitée service
pour validation demandeur
▪ La personne habilitée pour validation revoit et valide la ▪ Personne ▪ J réception de la
demande d’achat dans SAP. habilitée pour notification de
validation de la validation de la
demande demande d’achat
d’achat
2 Consultation et choix des fournisseurs
▪ A la réception de l’alerte système (demande d’achat validée ▪ Acheteurs du ▪ J réception de la
sur SAP), l’acheteur du Département Achats : département demande d’achat
▪ Identifie les fournisseurs potentiels en fonction de la nature Achat validée
de l’achat (Y compris les fournisseurs non référencés dans
SAP)
▪ Procède au lancement des demandes de devis auprès de
ces fournisseurs
▪ Centralise les offres reçues et les dossiers d’achat
associés
▪ Etablit un tableau comparatif des offres reçues
▪ Pour tout nouveau fournisseur, il lui transmet le formulaire
de création à renseigner par ses soins
▪ Communique l’ensemble de ces éléments (tableau
comparatif, offres techniques et la demande de création du
nouveau fournisseur) au Responsable du Département
Achats
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▪ Le Responsable du Département Achats conjointement avec ▪ Responsable ▪ J identification
le Responsable opérationnel Granulats: du des fournisseurs
▪ Analyse le tableau comparatif département potentiels
▪ Procède à la sélection du fournisseur répondant au mieux Achats /
au besoin du Département demandeur et présentant le Responsable
meilleur rapport qualité / prix opérationnel
▪ Formalise le choix du fournisseur sur le dossier Granulats
Note : Pour les étapes afférentes à la création d’un
nouveau fournisseur, se référer au sous processus
« Création / modification des données fournisseurs »
3 Organisation de la commande
▪ L’acheteur, à la validation du choix de fournisseur final et sa ▪ Acheteur ▪ J+1 création du
création sur SAP (si lieu) compte
▪ Convertit sur SAP, la demande d’achat en commande fournisseur
Note : Transformation automatique de la demande d’achat
en bon de commande.
▪ Investigue les éventuelles anomalies
▪ Notifie le bon de commande via SAP (Mail d’alerte) aux
personnes habilitées pour validation (conformément au
barème de validation)
Note : Déclenchement automatique sur SAP du processus
de validation du bon de Commande en cas de
modifications.
▪ A la réception de la notification SAP, la personne habilitée ▪ Personne ▪ J date de
procède à la validation du bon de commande dans habilitée en réception de la
SAP conformément au barème en place. fonction du notification de
seuil autorisé validation du BC
Note : Pour l’achat des MP, les commandes sont établies sur
la base des contrats SAP (notifiant les quantités/ références
des produits et les prix associés).
▪ L’acheteur édite le bon de commande SAP validé et le ▪ L’acheteur ▪ J réception du
communique au Responsable du Département Achats pour BC validé par les
signature. personnes
habilitées
▪ Le responsable du Département Achats : ▪ Responsable ▪ A la réception du
▪ Signe le bon de commande en deux exemplaires du bon de
▪ Communique : département commande validé
▪ L’original au fournisseur Achats
▪ Conserve une copie pour archivage dans le dossier
4 Suivi de la commande
▪ L’acheteur : ▪ L’acheteur ▪ Début de chaque
▪ Edite un état mensuel des commandes en attente de mois
livraison
▪ Relance les fournisseurs
▪ Investigue les retards de livraison
5 Réception des biens
▪ Cf. Procédure « Gestion des stocks »
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2.3 Procédure de « Règlement et comptabilisation »
Etape Description de l’étape Acteurs Délai
1 Traitement des factures à payer
▪ L’assistante de la Direction Financière : ▪ Assistante de ▪ J réception de la
▪ Renseigne le registre des factures fournisseurs reçues la Direction facture
▪ Communique la facture d’origine à la comptabilité Financière fournisseur
fournisseurs
▪ Communique le registre à la comptabilité fournisseurs pour
validation.
▪ La comptabilité fournisseurs : ▪ Comptabilité ▪ J+1 réception du
▪ Récupère le registre et les factures fournisseurs reçues Fournisseur registre et des
▪ Investigue si éventuelles anomalies factures
▪ En cas d’anomalie fournisseurs
▪ Rejet de la facture
▪ Communique l’anomalie au service concerné pour
correction
▪ Si pas d’anomalie
▪ Valide la facture fournisseur sur SAP
Note :
- Le système permet un blocage automatique de la
facture pour tout bon de commande non validé / bon
de réception non définitif.
- Les factures associées aux frais généraux ne font pas
l’objet d’un BR au préalable et sont validées par les
personnes habilitées avant paiement.
- Les abonnements téléphoniques font l’objet d’une
validation mensuelle par les personnes habilitées
avant comptabilisation.
2 Comptabilisation des factures
▪ Comptabilisation automatique sur SAP des factures ▪ SAP ▪ J validation des
fournisseurs validées factures
fournisseurs
3 Règlement des factures
▪ Le service trésorerie, sur la base de l’état des factures ▪ Service ▪ J+1 réception de
comptabilisées à payer : trésorerie l’état des factures
▪ Etablit l’ ordre de virement / effets à payer à payer validé
▪ Le communique à l’Administrateur Directeur Général
▪ Délégué, au CFO pour validation
▪ Double signature de l’ordre de virement / effets à payer par ▪ Administrateur ▪ J réception de
▪ L’Administrateur Directeur Général Délégué Directeur l’ordre de
▪ Le CFO Général virement / effets
Délégué / CFO à payer
▪ Comptabilisation automatique des paiements sur SAP ▪ SAP ▪ J validation du
paiement
4 Suivi des factures non parvenues
▪ L’Accounting Manager ▪ Accounting ▪ Début de chaque
▪ Edite mensuellement l’état des factures fournisseurs non Manager mois
parvenues (Compte « Factures non parvenues » )
▪ Investigue les éventuelles anomalies
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Etape Description de l’étape Acteurs Délai
▪ Communique le résultat aux personnes concernées de la
structure pour apurement
Note : Le système permet un blocage automatique de la
facture pour tout bon de commande non validé / bon de
réception non définitif.
2.4 Procédure de « Gestion des réclamations achats »
Etape Description de l’étape Acteurs Délai
1 Enregistrement de la réclamation
▪ Pour le MP / Matériels, le réceptionniste, à la détection d’une ▪ Le ▪ J réception des
non-conformité d’un produit ou d’un service : Réceptionniste produits
▪ Mentionne le motif de non-conformité sur le bon de
réception « Sous contrôle qualité »
▪ Le communique au Responsable du Département Achats
Note : Types de non-conformité :
▪ Manque du bon de livraison
▪ Problème d'identification et d'étiquetage
▪ Problème de qualité
Pour les services, la non-conformité est communiquée par le
service demandeur via un mail au Responsable Achats ( délais,
qualité de service, ..etc.)
2 Traitement de la réclamation
▪ Le Responsable du Département Achats ▪ Responsable ▪ J réception de la
▪ Reçoit la fiche de le bon de réception « Sous contrôle du fiche de la
qualité » Département réclamation
▪ Investigue les raisons de la réclamation auprès des Achats validée
fournisseurs
▪ Si réclamation justifiée
▪ Prend une décision quant au traitement de la non-
conformité : Annulation de commande, blocage du
paiement fournisseur, retour marchandises ou
remplacement du produit
▪ Transforme le bon de réception en bon de retour via SAP
(En cas de retour de marchandise)
▪ Le signe et le communique au fournisseur avec la
marchandise
Note : Toute marchandise retournée doit faire l’objet de
d’un accusé de réception sur le bon de retour de la part du
fournisseur .
