REPUBLIQUE DU BENIN

FRATERNITE-JUSTICE-TRAVAIL
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MINISTERE DU DEVELOPPEMENT, DE L’ANALYSE ECONOMIQUE ET DE LA

PROSPECTIVE

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DIRECTION GENERALE DU SUIVI DES PROJETS ET PROGRAMMES

METHODOLOGIE HARMONISEE DE CALCUL DU TAUX

D’EXECUTION PHYSIQUE

APPUI TECHNIQUE ET FINANCIER

PROJET ACMERP

Janvier 2013

1
SOMMAIRE
SOMMAIRE .................................................................................................2
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ...................................................................4
LISTE DES TABLEAUX ....................................................................................6
LISTE DES ILLUSTRATIONS ..............................................................................6
PREFACE...................................................................................................7
RESUME EXECUTIF .......................................................................................8
INTRODUCTION ......................................................................................... 12
1. OBJECTIFS DE L’ETUDE, INTERÊT ET UTILITE DU TEP DANS LE PROCESSUS............
DE GESTION DU DEVELOPPEMENT ........................................................... 13
1.1 Objectifs et résultats de l’étude .................................................... 13
1.2 Intérêt et utilité du TEP dans le processus de gestion du développement . 14
2. APPROCHE METHODOLOGIQUE DE L’ETUDE ............................................... 15
2.1 Phase 1 : Cadrage, recherche documentaire et élaboration des outils...... 15
2.2 Phase 2 : Elaboration des grilles de déclinaison des activités en tâches ... 19
2.3 Phase 3 : Conception de la méthodologie de calcul du TEP .................... 20
2.4 Phase 4 : Elaboration du document portant "méthodologie harmonisée ...
de calcul du TEP" et des modules de formation ...................... 20
3. ETAT DES LIEUX ET HARMONISATION DES CONCEPTS .................................... 21
3.1 Etat des lieux du calcul du TEP dans les ministères de l’échantillon ........ 21
3.2 Analyse diagnostique des méthodes de calcul du TEP actuellement utilisées
dans les 16 ministères de l’échantillon ............................................ 26
3.3 Harmonisation des concepts .......................................................... 28
4. GRILLES INDICATIVES DE DECLINAISON DES ACTIVITES EN TÂCHES ................... 30
4.1 Grilles indicatives de déclinaison des activités transversales à tous .........
les ministères ............................................................................ 31
4.2 Grilles indicatives de déclinaison des activités spécifiques à certains .......
sous-secteurs............................................................................. 39
5. METHODOLOGIE HARMONISEE DE CALCUL DU TAUX D’EXECUTION PHYSIQUE ...... 43
5.1 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’une activité ................... 43
5.2 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’une action ..................... 44
5.3 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’un programme ..................
du Budget-Programme ................................................................. 49
5.4 Démarche méthodologique de calcul du TEP ........................................
d’un résultat attendu (extrant) et d’un objectif spécifique ................... 53
5.5 Démarche méthodologique de calcul du TEP du Budget-Programme ......... 54
5.6 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’un projet inscrit au PIP ..... 56

2
 5.7 Démarche méthodologique de calcul du TEP du PIP au niveau ...................
du département ministériel........................................................... 58
5.8 Démarche méthodologique de calcul du TEP du PIP au niveau national ..... 59
6. SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS...................................................... 60
6.1 Conditions préalables à la mise en œuvre de la méthodologie ..................
de calcul du TEP......................................................................... 60
6.2 Suggestions et recommandations .................................................... 61
CONCLUSION ............................................................................................ 62
ANNEXES ................................................................................................ 63
ANNEXE1 : LISTE DES PERSONNES RENCONTREES PAR MINISTERE ............................... 63
ANNEXE2 : REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ....................................................... 64
ANNEXE3 : EQUIPE DE REDACTION DU DOCUMENT ................................................ 65

3
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

ACMERP : Appui-Conseil Macro-Economique pour la Réduction de la Pauvreté

BGE : Budget Général de l’Etat
B-P : Budget-Programme
CASPPP : Cellule d’Analyse et de Synthèse des Performances des Projets et
Programmes
CC : Cour Constitutionnelle
CDMT : Cadre de Dépenses à Moyen Terme
CS : Cour Suprême
CSPEF : Cellule de Suivi des Programmes Economiques et Financiers
DGAE : Direction Générale des Affaires Economiques
DGB : Direction Générale du Budget
DGIFD : Direction Générale des Investissements et du Financement du
Développement
DGSPP : Direction Générale du Suivi des Projets et Programmes
ETARB : Equipe Technique d’Appui à la Réforme Budgétaire
GIZ : Coopération Technique Allemande
PIP : Programme d’Investissements Publics
MAEIAFBE : Ministère des Affaires Etrangères, de l’Intégration Africaine, de la
Francophonie et des Béninois de l’Extérieur
MAEP : Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche
MCAAT : Ministère de la Culture, de l’Alphabétisation, l’Artisanat et du Tourisme
MCMEJF : Ministère Chargé de la Microfinance, de l’Emploi des Jeunes et des
Femmes
MCTIC : Ministère de la Communication et des Technologies de l’Information et de
la Communication
MDAEP : Ministère du Développement, de l’Analyse Economique et de la
Prospective
MDGLAAT : Ministère de la Décentralisation, de la Gouvernance Locale, de
l’Administration et de l’Aménagement du Territoire
MDN : Ministère de la Défense Nationale
MEF : Ministère de l’Economie et des Finances
MEHU : Ministère de l’Environnement, de l’Habitat et de l’Urbanisme
MEMP : Ministère des Enseignements Maternel et Primaire
MEMTMIP : Ministère de l’Economie Maritime, des Transports Maritimes et des
Infrastructures Portuaires
MERPMEDER : Ministère de l’Energie, des Recherches Minières et Pétrolières, de l’Eau et
du Développement des Energies Renouvelables
MESFTPRIJ : Ministère de l’Enseignement Secondaire, de la Formation Technique et
Professionnelle, de la Reconversion et de l’Insertion des Jeunes
MESRS : Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique

4
MFASSNHPTA : Ministère de la Famille, des Affaires Sociales, de la Solidarité Nationale,
des Handicapés et des Personnes de Troisième Âge
MICPME : Ministère de l’Industrie, du Commerce et des Petites et Moyennes
Entreprises
MISPC : Ministère de l’Intérieur, de la Sécurité Publique et des Cultes
MJLDH : Ministère de la Justice, de la Législation et des Droits de l’Homme
MJSL : Ministère de la Jeunesse, des Sports et Loisirs
MRAI : Ministère de la Réforme Administrative et Institutionnelle
MS : Ministère de la Santé
MTFP : Ministère du Travail et de la Fonction Publique
MTPT : Ministère des Travaux Publics et des Transports
PAP : Programme d’Actions Prioritaires
PCC : Plan de Consommation de Crédits
PPBS : Planification, Programmation, Budgétisation et Suivi
PPM : Plan de Passation des Marchés
PR : Présidence de la République
PTA : Plan de Travail Annuel
SCRP : Stratégie de Croissance pour la Réduction de la Pauvreté
TBI : Tableau de Bord des Indicateurs
TDR : Termes de Référence
TEF : Taux d’Exécution Financière
TEP : Taux d’Exécution Physique

5
LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Ministères de l’échantillon de base .................................................. 17

Tableau 2 : Point du nombre de projets et des prévisions financières 2012 des ministères
de l’échantillon ........................................................................................ 19
Tableau 3 : Synthèse des résultats issus de la collecte d’informations auprès des
ministères .............................................................................................. 21
Tableau 4 : Définitions de quelques concepts..................................................... 29

LISTE DES ILLUSTRATIONS

Illustration n° 1 : Calcul du TEP d’une activité................................................... 44

Illustration n° 2 : Calcul du TEP d’une action .................................................... 47
Illustration n° 3 : Calcul du TEP d’un programme ............................................... 51
Illustration n° 4 : Calcul du TEP d’un résultat attendu et d’un objectif spécifique ........ 54
Illustration n° 5 : Calcul du TEP d’un Budget-Programme ...................................... 55
Illustration n° 6 : Calcul du TEP du projet du 2ème cas ........................................ 56
Illustration n° 7 : Calcul des pondérations des actions d’un projet réparties entre
plusieurs programmes du B-P ........................................................................ 57
Illustration n° 8 : Calcul du TEP d’un projet dont les actions sont réparties entre plusieurs
programmes du B-P.................................................................................... 58
Illustration n° 9 : Calcul du poids du projet dans l’ensemble du B-P ......................... 58
Illustration n° 10 : Calcul du poids du projet dans le PIP du ministère ....................... 59
Illustration n° 11 : Calcul du TEP du PIP du ministère .......................................... 59

6
PREFACE
La formulation des politiques socio-économiques appropriées pour améliorer les conditions
de vie des populations et les progrès vers la réalisation des Objectifs du Millénaire pour le
Développement, requiert la mise en place d’un système d’informations fiable et d’un
mécanisme de suivi et d’évaluation adéquats.

Le renforcement du mécanisme de suivi et d’évaluation devra permettre de rendre

disponibles en temps réel des produits qui renseignent les décideurs sur les progrès
réalisés, les insuffisances relevées, et proposer des mesures correctives en vue d’atteindre
les objectifs préalablement fixés.

Au nombre des produits que mon département ministériel élabore, figure le rapport
d’avancement du Programme d’Investissements Publics. Ce document élaboré
trimestriellement et annuellement de concert avec les ministères sectoriels, est un outil
de référence au niveau national en matière de suivi physique et budgétaire de la mise en
œuvre du PIP.

C’est dans la perspective d’améliorer la qualité de cet important outil de prise de

décisions, que le Conseil des Ministres1 m’a instruit de prendre les dispositions nécessaires
aux fins de mettre en place une méthodologie harmonisée de calcul du Taux d’Exécution
Physique (TEP).

Cette méthodologie se veut être un cadre auquel tous les acteurs de la chaîne de
Planification, Programmation, Budgétisation et Suivi (PPBS) doivent se référer pour
appréhender le niveau d’exécution physique des activités et actions réalisées dans chaque
secteur et domaine.

Sa réalisation n’aurait été possible sans l’appui de la GIZ à travers le projet Appui-Conseil
Macro-Economique pour la Réduction de la Pauvreté (ACMERP) qui ne cesse de déployer
d’inlassables efforts aux côtés des autres Partenaires Techniques et Financiers (PTF) pour
améliorer le dispositif de suivi et d’évaluation au niveau national.

Le défi de rendre disponibles les TEP fiables et en temps réel ne saurait être relevé si les
acteurs de la chaîne PPBS à tous les niveaux ne mettent pas de la rigueur dans
l’appropriation et l’utilisation de ladite méthodologie.

Puisse le présent outil mettre un terme aux divergences dans le calcul du TEP et combler
les insuffisances dans le cadre du suivi des projets et programmes.

1 Relevé n°24/PR/SGG/REL du mercredi 06 juillet 2011 et Relevé n°35/PR/SGG/REL du jeudi 25

octobre 2012.

7
RESUME EXECUTIF
Le Programme d’Investissements Publics (PIP) est l’un des instruments
d’opérationnalisation des politiques nationales et sectorielles de développement
économique et social du Bénin. Il comprend l’ensemble des programmes et projets que
l’Etat envisage de réaliser au cours d’une période donnée.

Les différents rapports d’appréciation de la performance du PIP ne comportent pas une

analyse du niveau des Taux d’Exécution Physique (TEP) et des écarts observés entre les
TEP et les Taux d’Exécution Financière (TEF).

La première cause de cet état de choses est l’inexistence d’une méthodologie harmonisée
de calcul de cet indicateur.

La présente étude est réalisée pour combler cette insuffisance et permettre aux
utilisateurs des données de suivi de la DGSPP de disposer désormais des données, tant du
suivi budgétaire que du suivi physique. Ainsi, le but de l’étude est de contribuer à
l’amélioration du mécanisme de suivi et d’évaluation de la SCRP. De façon spécifique, elle
permettra d’améliorer la qualité des rapports d’avancement du PIP à travers
l’approfondissement des analyses sur le TEP et l’appréciation objective des écarts entre le
TEP et le Taux d’Exécution Financière (TEF).

Dans le cadre de la réalisation de l’étude, les investigations ont porté sur un échantillon de
seize (16) ministères suivant la représentativité par secteur. Ces investigations ont permis
d’établir un état des lieux dont l’analyse diagnostique a permis de retenir l’approche de
pondération basée sur le consensus.

Pour ce faire, se fondant sur les acquis des travaux précédemment réalisés, des grilles de
déclinaison des activités en tâches suivies de pondérations ont été actualisées. De même,
un complément de grilles a été effectué pour les sous-secteurs des mines, de l’énergie et
hydrocarbures.

Ainsi, à partir des grilles ou de la déclinaison des activités en tâches, le TEP d’une activité
au cours d’une période est la somme des poids des tâches exécutées sous cette activité au
cours de la période.

avec (a)= activité et pi= poids d’une tâches, i=1,…k.

S’agissant des autres niveaux du Plan de Travail Annuel (PTA), l’approche de pondération
s’est inspirée de la Loi de Pareto dénommée "Loi 20/80" qui stipule que "80% des effets
sont le produit de 20% de causes".

En conséquence, la détermination des poids des activités au sein d’une action consiste
d’abord à recenser les activités clés ou critiques dont la réalisation permet la mise en

8
œuvre réelle de l’action. En appliquant la Loi de Pareto à l’étude, la somme des
pondérations des activités clés ou critiques doit être supérieure ou égal à 80. De ce point
de vue, pour le reste des activités, la somme de leur pondération serait au plus 20.
Lorsque les poids des activités au sein de l’action sont déterminés, le TEP de l’action est la
moyenne pondérée des TEP des activités.

avec

et

S’agissant d’un programme du Budget-Programme (B-P), son TEP serait la moyenne

pondérée des TEP des actions composant le programme.

avec

La détermination des poids des actions au sein du programme suit la même démarche que
celle des activités au sein d’une action. En effet, il s’agira de s’interroger sur les actions
du programme dont la réalisation effective permettrait d’atteindre rapidement les cibles
fixées pour les indicateurs de performance du programme. Une fois la liste de ces actions
constituée, la somme de leurs pondérations doit être supérieure ou égale à 80.

Cette approche ci-dessus décrite permet d’appréhender les TEP des extrants (résultats
attendus) et des objectifs spécifiques du programme. Les formules permettant de les
calculer sont :

9
Au niveau du B-P, son TEP est la moyenne pondérée des TEP des programmes.

Au niveau de tous les ministères, il existe un programme généralement intitulé

"Administration et gestion des services". La pondération de ce programme ne saurait
excéder 20 et la somme des poids des autres programmes serait supérieure ou égale à
80. De plus, l’étude préconise que le poids d’un programme peut être proportionnel au
nombre d’indicateurs du programme sur le nombre clés retenu pour apprécier la
contribution du ministère à l’atteinte des objectifs nationaux.

En ce qui concerne, les projets inscrits au PIP, leur TEP est calculé à partir des TEP des
actions. Trois cas de figures se présentent à savoir :

 le projet dont toutes les activités sont regroupées sous une seule action d’un
programme du B-P ;
 le projet comprenant plusieurs actions, toutes regroupées dans un seul programme
du B-P et,
 le projet à caractère transversal dont les actions sont réparties à travers plusieurs
programmes du B-P.

Le TEP du PIP d’un département ministériel est la moyenne pondérée des TEP de chaque
projet.

Le poids de chaque projet dans l’ensemble du PIP du ministère est généré à partir des
poids des actions de chaque projet et des poids des programmes.

10
En ce qui concerne le TEP du PIP national, il est appréhendé en faisant la moyenne
arithmétique simple des TEP enregistrés au niveau du PIP de chaque ministère.

avec

L’appropriation et l’utilisation effective de la méthodologie, nécessite la mise en œuvre

d’une série de mesures dont les plus importantes sont :

 la mise en place et le fonctionnement adéquat de tous les organes de la réforme

budgétaire ;
 l’harmonisation et l’utilisation effective par tous les ministères et autres acteurs de
la chaîne PPBS des canevas de présentation du Budget-Programme et de ses outils
d’opérationnalisation à savoir le Plan de Travail Annuel (PTA), le Plan de Passation
des Marchés (PPM), le Plan de Consommation de Crédits (PCC) et le Tableau de
Bord des Indicateurs (TBI) ;
 la finalisation et la vulgarisation du manuel d’élaboration des outils sus cités ;
 la formation des acteurs de la réforme budgétaire au sein de chaque ministère à
l’appropriation de la méthodologie.

11
INTRODUCTION
Le Programme d’Investissements Publics (PIP) est l’un des instruments
d’opérationnalisation des politiques nationales et sectorielles de développement
économique et social du Bénin. Il comprend l’ensemble des programmes et projets que
l’Etat envisage de réaliser au cours d’une période donnée.

Ainsi, le suivi et l’évaluation du PIP requièrent une attention particulière car ils
renseignent les décideurs sur les progrès accomplis ou non dans l’atteinte des objectifs
nationaux de développement.

Dans ce cadre, le Ministère du Développement, de l’Analyse Economique et de la

Prospective (MDAEP), à travers la Direction Générale du Suivi des Projets et Programmes
(DGSPP), élabore de façon périodique un rapport intitulé "rapport sur l’état d’avancement
du PIP". Ce rapport est un outil d’évaluation et d’appréciation des niveaux de réalisation
des projets de développement. Il participe à la prise de décisions relatives aux
insuffisances notées dans la mise en œuvre des projets et programmes d’investissements
publics.

Cependant, les analyses effectuées dans ce rapport souffrent de certaines insuffisances. En

effet, la rubrique consacrée aux réalisations physiques se limite à l’énumération des
actions mises en œuvre au niveau de chaque projet inscrit au PIP. Elle n’est pas
accompagnée d’une analyse du niveau des Taux d’Exécution Physique (TEP) et des écarts
observés entre les TEP et les Taux d’Exécution Financière (TEF).

La non disponibilité d’informations fiables sur le TEP est due à l’inexistence d’une
méthodologie harmonisée de calcul de cet indicateur.

La présente étude commanditée par la DGSPP et financée par la GIZ est envisagée pour
combler cette insuffisance et permettre aux utilisateurs des données de suivi de la DGSPP
notamment la DGIFD, la DGAE, la DGB et la CSPEF de disposer désormais des données, tant
du suivi budgétaire que du suivi physique, en vue d’améliorer les simulations effectuées
lors des travaux de prévisions macroéconomiques et budgétaires.

Le présent document est structuré en six parties. La première partie aborde les objectifs
de l’étude et son utilité dans le processus de gestion du développement. La deuxième
partie présente l’approche méthodologique ayant conduit à la réalisation de l’étude. La
troisième partie fait l’état des lieux des méthodologies actuellement utilisées dans
certains ministères et débouche sur une analyse critique des différentes approches
recensées.

12
La quatrième partie de ce document propose des grilles de déclinaison des activités en
tâches. Quant à la cinquième partie, elle décrit la méthodologie proprement dite suivie
des illustrations.

La sixième et dernière partie rappelle les conditions préalables à l’utilisation de la

méthodologie proposée et formule des suggestions et recommandations de pérennisation
des acquis.

1. OBJECTIFS DE L’ETUDE, INTERÊT ET UTILITE DU TEP DANS LE

PROCESSUS DE GESTION DU DEVELOPPEMENT

Cette partie est consacrée à la présentation des objectifs de l’étude et de l’intérêt qu’elle
revêt dans le processus de gestion du développement.

1.1 Objectifs et résultats de l’étude

L’étude a pour but de contribuer à l’amélioration aussi bien du mécanisme de suivi et

d’évaluation de la SCRP que du niveau d’exécution physique du Programme
d’Investissements Publics (PIP) et des Budgets-Programmes des ministères.

De façon spécifique, l’étude permettra d’améliorer la qualité des rapports d’avancement

du PIP à travers l’approfondissement des analyses sur le TEP et l’appréciation objective
des écarts entre le TEP et le Taux d’Exécution Financière (TEF).

Ainsi, l’utilisation de cette méthodologie harmonisée par les ministères leur permettra de
calculer aisément le TEP et de le rendre disponible en temps opportun. Au niveau de la
DGSPP, cela est d’une grande utilité car, elle aidera à appréhender le TEP du PIP au niveau
national.

Les trois principaux produits attendus sont :

 une grille de déclinaison des activités en tâches, suivie de pondération est mise à la
disposition de tous les ministères ;
 la méthodologie harmonisée de calcul du TEP des activités, des actions, du projet,
du programme, du B-P, du PIP sectoriel et du PIP national est élaborée et mise à la
disposition de tous les ministères ;
 les modules de formations nécessaires à une meilleure appropriation de cette
méthodologie par les acteurs de la chaîne PPBS sont élaborés et rendus disponibles.

13
 1.2 Intérêt et utilité du TEP dans le processus de gestion du
développement

La consommation des crédits mesurée à travers le TEF ne suffit pas pour apprécier la
réalisation d’une activité, d’une action, d’un projet, etc. Elle doit être complétée du suivi
physique mesurée via le TEP. L’utilité du suivi physique réside dans l’appréciation du
niveau réel de réalisation des activités, des actions, des projets, voire du B-P.

La non disponibilité du TEP ne permet pas de mieux évaluer les performances enregistrées
à travers la mise en œuvre des activités, des actions, des projets voire, du PIP. Cet état de
choses ne participe guère d’une amélioration du processus décisionnel.

Ainsi, l’élaboration et l’utilisation adéquate de la méthodologie harmonisée de calcul du

TEP présente plusieurs intérêts.

En amont, la méthodologie aide les ministères et institutions de l’Etat à améliorer

significativement la qualité des outils d’opérationnalisation de leurs Budgets-Programmes
(PTA, PCC et PPM) à travers la mise à leur disposition d’une grille standardisée de
déclinaison des activités en tâches, suivie de pondération d’une part, et d’autre part, une
démarche méthodologique de calcul du TEP des activités, des actions, du projet, du
programme, du PIP sectoriel et du Budget-Programme (B-P).

En aval, une fois les données sur les TEP disponibles, elles permettront à la DGSPP
d’effectuer des analyses approfondies sur les écarts entre le TEP et le TEF du PIP. De
même, la qualité des rapports de tournées de suivi physique sera améliorée, en
confrontant les données transmises par les ministères et les réalités du terrain.

Comme pour la DGSPP, ces analyses sont également primordiales pour la Direction
Générale des Affaires Economiques (DGAE), la Direction Générale du Budget (DGB) et la
Direction Générale des Investissements et du Financement du Développement (DGIFD) afin
d’affiner et d’améliorer davantage la qualité des produits que sont, entres autres, (i) le
cadrage macroéconomique, (ii) les notes d’orientation du PIP et du Budget Général de
l’Etat (BGE), (iii) le Cadre de Dépenses à Moyen Termes (CDMT) et (iv) le PIP.

Par ailleurs, eu égard au rôle dévolu à la DGSPP dans le mécanisme de suivi et d’évaluation
de la SCRP 2011-2015, le rapport annuel d’avancement des projets et programmes
contribue à l’élaboration du rapport annuel d’avancement de la SCRP coordonnée par la
Cellule de Suivi des Programmes Economiques et Financiers (CSPEF).

14
 2. APPROCHE METHODOLOGIQUE DE L’ETUDE

La conduite de la présente étude repose sur une démarche méthodologique déclinée en

quatre phases détaillées dans les rubriques suivantes.

2.1 Phase 1 : Cadrage, recherche documentaire et élaboration des outils

Au cours de cette phase, il a été question d’échanger avec toutes les parties prenantes de
l’étude pour une meilleure compréhension de la mission et des enjeux qui en découlent.
Les parties prenantes dont il s’agit sont, entres autres, certains acteurs du Ministère du
Développement, de l’Analyse Economique et de la Prospective (MDAEP) et du Ministère de
l’Economie et des Finances (MEF) ainsi que les responsables du projet Appui-Conseil Macro-
Economique pour la Réduction de la Pauvreté (ACMERP) de la GIZ.

Une première séance de prise de contact s’est tenue le mercredi 31 octobre 2012 avec
les cadres de la Cellule d’Analyse et de Synthèse des Performances des Projets et
Programmes (CASPPP) de la DGSPP.

A l’issue de cette séance, il a été mis à la disposition des consultants un premier lot de
documents. L’exploitation de cette documentation ainsi que les orientations de la séance
de cadrage tenue le lundi 05 novembre 2012, ont permis à l’équipe d’experts
d’approfondir certains éléments de leur proposition technique. L’approfondissement a
porté en particulier sur :

 la constitution, pour les investigations de terrain, d’un échantillon d’institutions et

de ministères assez représentatifs des spécificités des différents secteurs suivant la
nomenclature du PIP ;
 l’harmonisation du calendrier de travail ;
 l’établissement d’un calendrier des visites à effectuer auprès des ministères
retenus dans l’échantillon ;
 l’élaboration d’un guide d’entretien avec les ministères et institutions retenus ;
 l’élaboration d’un projet de plan pour le rapport de l’étude.

2.1.1 Liste des ministères et institutions retenus

Cette liste a été établie sur la base de la représentativité des ministères ou institutions
dans leurs secteurs respectifs. Le Programme d’Investissements Publics (PIP) compte trois
catégories de secteurs (les secteurs productifs, les secteurs sociaux et l’administration)
dont les deux premiers sont décomposés en plusieurs sous-secteurs.

Pour retenir la structure (ministère ou institution) représentative dans un secteur, il a été

tenu compte, d’une part, des ministères intervenant dans ledit secteur en fonction de leur
15
domaine de compétence et, d’autre part de la répartition de leur portefeuille actif dans le
secteur.

Compte tenu de la diversité des ministères ou institutions classés dans le secteur

"administration" et du fait que la méthodologie à élaborer devra être consensuelle, six (06)
ministères ont été choisis dans ce secteur qui n’a qu’un seul sous-secteur.

Ainsi, seize (16) ministères ont été retenus pour faire l’objet d’une attention particulière
au cours des investigations de terrain. Ils constituent l’échantillon de base.

Le tableau n°1 ci-après indique le processus d’identification des ministères sur lesquels
l’étude s’est focalisée :

16
 Tableau 1 : Ministères de l’échantillon de base

Institutions et Ministères Institutions et Ministères dont Echantillon de base pour les

Groupe de Secteurs Secteurs classés dans le sous-secteur plus de la moitié des projets est investigations (Ministères à
classé dans le sous-secteur visiter prioritairement)

DEVELOPPEMENT RURAL MAEP MAEP MAEP

MINES MERPMEDER MERPMEDER MERPMEDER

INDUSTRIE, COMMERCE MICPME MICPME MICPME

SECTEURS
SERVICES MCTIC, MEMTMIP MCTIC MCTIC
PRODUCTIFS
EAU ET ELECTRICITE MERPMEDER MERPMEDER MERPMEDER

INFRASTRUCTURES MTPT, MEHU MTPT MTPT

ARTISANAT ET TOURISME MCAAT MCAAT MCAAT

SANTE MS MS MS
MEMP
EDUCATION MESRS; MEMP; MESFTPRIJ MESRS; MEMP; MESFTPRIJ

SECTEURS SOCIAUX HABITAT MEHU PR ; MDN ; MCRI ; MEHU ; MEHU

MTFP ; MISPC
ENVIRONNEMENT MEHU MEHU MEHU
MJSL; MFASSNHPTA MJSL; MFASSNHPTA; MCMEJF;
AUTRES SECTEURS SOCIAUX MFASSNHPTA
MCMEJF MEMTMIP
 Institutions et Ministères Institutions et Ministères dont Echantillon de base pour les
Groupe de Secteurs Secteurs classés dans le sous-secteur plus de la moitié des projets est investigations (Ministères à
classé dans le sous-secteur visiter prioritairement)

PRIMATURE; CS; CC; MEF;

PRIMATURE; CS; CC; MEF
MJLDH; MRAI PRIMATURE;MEF; MJLDH ;
MJLDH; MRAI; MDGLAAT ;
SECTEURS ADMINISTRATION MDGLAAT; MAEIAFBE ; MDGLAAT
MAEIAFBE
ADMINISTRATIFS (Souveraineté) MDAEP MDAEP ; MISPC
MDAEP
PR; MTFP; MDN ; MISPC;
MCRI

TOTAL GENERAL 29 29 16

Source : DGSPP et auteurs, novembre 2012

Les seize (16) ministères de l’échantillon totalisent dans leur portefeuille actif, 302 projets, soit 84,36% du nombre de projets inscrits au PIP
gestion 2012. De même, les prévisions de ces départements ministériels représentent 92,29% du montant total du PIP gestion 2012.

Le tableau n°2 suivant présente par ministère retenu, le nombre de projets ainsi que le montant de leur prévision.
Tableau 2 : Point du nombre de projets et des prévisions financières 2012 des
ministères de l’échantillon

Nombre de Prévision
N° Ministères / Institutions
Projets (en milliers de FCFA)

1 MAEP 42 27 131 367

2 MERPMEDER 16 45 410 840
3 MICPME 9 5 629 969
4 MCTIC 10 4 440 163
5 MTPT 45 52 601 808
6 MCAAT 11 800 227
7 MS 32 26 846 245
8 MEMP 17 13 434 051
9 MEHU 39 28 520 700
10 MFASSNHPTA 3 510 658
11 MEF 23 16 228 032
12 MJLDH 6 2 430 987
13 MDGLAAT 16 16 000 000
14 MDAEP 20 9 782 028
15 MISPC 9 1 270 000
16 PRIMATURE 4 320 000
Sous-Total 302 251 357 075
Total PIP 358 272 362 915
Source : DGSPP, 2012

2.1.2 Collecte d’informations auprès des ministères

La collecte d’informations auprès des ministères s’est déroulée du jeudi 08 au vendredi

16 novembre 2012. Sur les seize ministères programmés, quinze ont été effectivement
visités. Seule une structure à savoir le MEMP n’a pas pu être visitée en raison de la non
disponibilité des cadres de sa Cellule de Suivi-Evaluation au cours de la période.

La liste des personnes rencontrées par ministère est présentée dans l’annexe 1 du rapport.

2.2 Phase 2 : Elaboration des grilles de déclinaison des activités en

tâches
Sur la base de la liste des différentes catégories d’activités validée, des spécificités des
secteurs parcourus, des déclinaisons observées dans les PTA des ministères et des grilles
indicatives déjà rendues disponibles par la DGSPP, il a été proposé de nouvelles grilles de
déclinaison des activités en tâches assorties de pondération. La somme des pondérations
des tâches composant une activité devra nécessairement être égale à 100.

19
L’élaboration et l’appropriation de ces grilles étant le point de départ de la conception de
la méthodologie harmonisée, des concertations avec les sectoriels ont permis de procéder
à des corrections nécessaires.

2.3 Phase 3 : Conception de la méthodologie de calcul du TEP

Au cours de cette phase, il a été question de concevoir une approche de calcul du TEP
conformément aux TDR qui ont précisé que ladite méthodologie devrait être applicable à
toutes les structures de l’Etat.

Ainsi, sept étapes se sont révélées nécessaires pour élaborer cette méthodologie.

La première étape a consisté à calculer le TEP des activités. La deuxième étape est
consacrée au calcul du TEP d’une action. La 3ème étape est relative à l’approche de
détermination du TEP d’un projet inscrit au PIP.

Au niveau de cette 3ème étape, deux options sont envisagées. Il s’agit du cas des projets
transversaux c’est-à-dire des projets finançant des actions de plusieurs programmes du
Budget-Programme (B-P) et le cas des projets dont l’ensemble de leurs actions sont dans
un seul programme du B-P.

La 4ème étape a permis de proposer la méthode de calcul du TEP du PIP au niveau d’un
département ministériel. Quant à la 5ème étape, elle s’est appesantie sur la démarche
devant conduire à la détermination du TEP d’un programme du Budget-Programme. La 6ème
étape a permis de définir comment calculer le TEP d’un B-P.

La 7ème et dernière étape a consisté à définir une approche qui devrait permettre à la
DGSPP, une fois les données sur le TEP des projets ou programmes et du PIP sectoriel
disponibles, de calculer aisément le TEP du PIP au niveau national. Cette dernière
approche est conçue de façon à dégager des TEP par secteur conformément à la
nomenclature du PIP.

A chacun de ces niveaux, la démarche a été explicitée avec les formules de calcul y
afférentes.

2.4 Phase 4 : Elaboration du document portant "méthodologie

harmonisée de calcul du TEP" et des modules de formation
La présente étape a consisté à rédiger tout le document conformément à la structuration
retenue dans le plan.

Il est question, de façon spécifique, de décrire niveau par niveau, étape par étape, cas par
cas et dans un langage très accessible, l’approche constituant la démarche
méthodologique. Des illustrations (cas pratiques) sont données à tous les niveaux pour
faciliter l’appropriation de la méthodologie.

20
Le rapport préliminaire élaboré a été soumis à tous les acteurs de la chaîne Planification,
Programmation, Budgétisation et Suivi (PPBS), y compris ceux ne faisant pas partie de
l’échantillon. Cet examen a été effectué à travers des concertations sectorielles qui se
sont déroulées du 12 au 14 décembre 2012 au Chant d’Oiseau de Cotonou.

A l’issue de ces concertations, les observations ou amendements formulés ont été pris en
compte pour la finalisation et le dépôt du rapport provisoire. Ce dernier a fait l’objet d’un
atelier de validation nationale organisée le mercredi 30 janvier 2013 à l’INFOSEC de
Cotonou.

3. ETAT DES LIEUX ET HARMONISATION DES CONCEPTS

La présente partie fait le point des constats au niveau des 15 ministères visités dans le
cadre du calcul du TEP. De même, il est exposé le contenu de tous les concepts utiles pour
une meilleure compréhension de la méthodologie.

3.1 Etat des lieux du calcul du TEP dans les ministères de

l’échantillon

L’analyse des rapports d’avancement du PIP au niveau des départements ministériels a

révélé des divergences dans le calcul du TEP. Ces divergences fondent la nécessité d’une
harmonisation dans le but d’assurer non seulement la fiabilité des informations mais aussi
d’effectuer des analyses comparatives.

Le tableau n°3 ci-après présente des méthodes de calcul du TEP par ministère ainsi que les
recommandations formulées par les personnes rencontrées.

Tableau 3 : Synthèse des résultats issus de la collecte d’informations auprès des

ministères

Ministères /
N° Etat des lieux en matière de calcul du TEP Recommandations
Institutions

- Proposer des grilles de

- La méthode utilisée est celle relative à la pondération;
déclinaison des activités;
- Le poids retenu est un poids moyen qui est égal à la somme
- Indiquer comment le TEP
des poids financier et temporel divisée par 2;
d'une activité peut être
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des
calculé et harmonisé;
projets;
- Capitaliser l'existant au
1 MAEP - Le TEP d'un programme est déterminé par la méthode de
niveau du MAEP car il est
pondération;
mis en place une base de
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
données jusqu'au niveau
programmes;
communal.
- Le TEP d'une activité est laissée à la discrétion des
structures.

21
 Ministères /
N° Etat des lieux en matière de calcul du TEP Recommandations
Institutions

- A tous les niveaux, le TEP est la moyenne géométrique

pondérée par le poids des tâches, des activités, des actions, des
projets et des programmes;
- La grille de déclinaison des activités en tâches utilisée est
celle élaborée par le MDAEP; - Améliorer la démarche
2 MERPMEDER - En dehors des tâches dont le poids est indiqué au niveau de actuelle en raison des
la grille, le poids des activités, des actions, des projets et des réflexions que cela suscite.
programmes est calculée par la méthode d'indexation de coût;
- La nouvelle méthode proposée par un consultant est celle de
l'indexation de coût avec la précision que tous les programmes
du Budget-Programme ont la même importance.

- L'accent est beaucoup mis sur les actions que sur les
- Prendre en compte les
activités;
variables coût et temps dans
- Toutes les actions sont pondérées à 100;
la méthodologie à
- Les activités sont pondérées au sein des actions en fonction
développer;
de leur importance et indépendamment du coût sur la base
- Elaborer les grilles
d'un consensus;
harmonisées de déclinaison
- La somme des pondérations des tâches donne le poids de
des activités en tâches;
l'activité;
- Indiquer une clé de
3 MICPME - Chaque projet est assimilable à une action;
répartition pour déterminer
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des
les poids de chaque
projets;
programme du Budget-
- Le TEP du Programme du Budget-Programme est la
Programme en s'inspirant
moyenne des TEP des actions;
par exemple du cadre
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
institutionnel des
programmes;
départements ministériels
- La grille de déclinaison des activités en tâches utilisée est
(AOF).
celle du MDAEP.
- Toutes les tâches ont la même importance avec l'hypothèse
que la durée d'exécution d'une tâche ne doit pas excéder un
mois;
- Le TEP d'une activité est le rapport du nombre de tâches
exécutées sur le nombre de tâches prévues;
- Le TEP d'une action est la moyenne pondérée des TEP des
activités;
- Le poids d'une activité au sein d'une action est déterminé de
- Prendre en compte les
façon consensuelle en tenant compte de son coût et de son
propositions faites dans le
4 MCTIC importance au sein de l'action;
guide de suivi-évaluation
- Le même principe est utilisé au niveau des projets;- Le TEP
élaboré par l'ETARB.
du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des projets;
- Le TEP des structures ou du fonctionnement d'un
programme du B-P est la moyenne des TEP des structures; -
Le TEP du programme du Budget-Programme est la moyenne
pondérée (indexation de coût) du TEP fonctionnement et du
TEP du PIP;
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
programmes.

22
 Ministères /
N° Etat des lieux en matière de calcul du TEP Recommandations
Institutions
- Réaliser une étude
spécifique pour les sous-
secteurs des travaux publics
- Le calcul du TEP reste une préoccupation au niveau du
et des BTP;
secteur et le TEP n'est pas encore appréhendé;
5 MTPT - Proposer une méthode
- Le TEP d'un projet sera calculé à partir de la grille à rendre
permettant d'apprécier les
disponible par les acteurs.
efforts consentis dans
l'accomplissement de la
mission d'un ministère.
- Le calcul du TEP d'une activité est la somme des poids des
tâches exécutées;
- La grille de déclinaison des activités en tâches est celle
élaborée par le MDAEP;
6 MCAAT
- A partir des TEP des activités, les TEP des actions, des
projets, du PIP sectoriel, des programmes du Budget-
Programme et du Budget-Programme sont déterminés par la
méthode d'indexation de coût.
- Tenir compte de la
spécificité du sous-secteur de
- Inexistence d'une méthode standardisée de calcul du TEP la santé pour l'étude car il
d'une activité ; comprend 32 projets au titre
- Le TEP d'un projet est la moyenne des TEP des actions qui du PIP gestion 2012 avec
7 MS le composent; des domaines de
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des compétence très variés;
projets; - Indiquer comment cette
- L'exercice de calcul du TEP n'est pas fait pour les méthode pourra être utilisée
programmes du Budget-Programme et pour le Budget- pour évaluer les lettres de
Programme. mission.
8 MEMP ND ND
- La déclinaison des activités en tâches est laissée à la
discrétion des structures et des coordonnateurs de projets;
- Le TEP d'une activité est laissée à la discrétion des
structures;- Le TEP d'une action est la moyenne pondérée des
TEP des activités;
- Disposer d'une grille
- Le poids retenu est un poids moyen qui est égal à la somme
harmonisée de déclinaison
des poids financier et temporel divisée par 2;
9 MEHU des activités en tâches;-
- Le TEP du programme est la somme des TEP des structures
Harmoniser les méthodes au
et des projets rapportée à la somme du nombre de structures
niveau national.
et de projets;
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des
projets;
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
programmes.

23
 Ministères /
N° Etat des lieux en matière de calcul du TEP Recommandations
Institutions

- La méthode utilisée est celle relative à la pondération;

- Le poids retenu est un poids moyen qui est égal à la somme
des poids financier et temporel divisé par 2;
- Le TEP d'une activité est déterminé en faisant la somme des
poids des tâches exécutées;
- Le TEP d'un projet est la moyenne pondérée des TEP des
10 MFASSNHPTA Néant
activités qui le composent;
- Le TEP d'un programme est la moyenne pondérée des TEP
des objectifs spécifiques qui sont la moyenne pondérée des
TEP des résultats attendus;
- Le TEP des résultats attendus est la moyenne pondérée des
TEP des activités qui concourent au résultat.

- Existence d'une grille de déclinaison des activités en tâches

(actualisation de celle proposée par le MDAEP);
- Le TEP d'une activité est la somme des poids des tâches
exécutées;
- Le TEP d'une action est la moyenne pondérée des TEP des
activités la composant;- Les poids des activités au sein des
actions et des actions au sein du programme du Budget-
programme sont déterminés de façon consensuelle
indépendamment de leur coût; - Veuillez à l'implication de
- Le TEP du projet est déterminé en 2 phases: tous les ministères;
* le TEP d'une grande masse (61, 62, 23 et 24) est la moyenne - Ne pas occulter le caractère
11 MEF
arithmétique des TEP des activités qui la composent; volumineux en proposant les
* le TEP du projet est la moyenne pondérée des TEP des grilles de déclinaison des
grandes masses (chaque grande masse a un coefficient en activités en tâches.
fonction du type de projet);
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne pondérée des TEP
des projets (cette pondération n'est pas encore validée au
niveau du ministère);
- Le TEP d'un programme est la moyenne pondérée des TEP
des actions;
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
programmes.
- Proposer un mécanisme de
détermination de
12 MJLDH - Moyenne simple à tous les niveaux. l'importance de chaque
programme au sein du
Budget-Programme.
- Le TEP d'une activité est la somme des poids des tâches
exécutées conformément au guide d'élaboration du Budget-
Programme financé par le PDDC de la GIZ;
- Le TEP des actions se fait suivant la même démarche que
celle décrite au niveau des activités;
- Le TEP d'un projet est la moyenne pondérée des TEP des
activités composant le projet;
13 MDGLAAT Néant
- La méthode de pondération est consensuelle
indépendamment du coût;
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des
projets;
- Le TEP d'un programme est la moyenne pondérée des TEP
des activités de fonctionnement et des activités
d'investissement selon la démarche décrite précédemment;

24
 Ministères /
N° Etat des lieux en matière de calcul du TEP Recommandations
Institutions
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
programmes.

- Le TEP d'une activité est la somme des poids des tâches

exécutées;
- Le TEP d'une action est la moyenne pondérée des TEP des
activités la composant;
- Le poids des activités au sein des actions est déterminé sur
une base consensuelle laissée à la discrétion des structures -Proposer une méthodologie
responsables; qui peut être appliquée à
14 MDAEP - Le calcul du TEP d'un projet est le même que le TEP d'une tous les ministères et
action (le projet est assimilable à une action); institutions de l'Etat.
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne pondérée
(indexation de coûts) des TEP des projets;
- Le TEP du programme du Budget-Programme est la
moyenne pondérée (indexation de coût ) des TEP des actions;
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des
programmes.
- Le TEP d'une activité est la somme des poids des tâches
exécutées; -Elaborer une méthodologie
- Le TEP d'une action est la moyenne des TEP des activités la très claire et
composant; compréhensible;- Proposer
- Le TEP d'un chantier est la moyenne pondérée (indexation des mesures règlementaires
de coût) des TEP des activités composant le chantier; en vue de l'application
- Le TEP du projet est la moyenne des TEP des chantiers le rigoureuse de la
15 MISPC
composant; méthodologie;- Proposer des
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des projets démarches de prise en
; compte des activités réalisées
- Le TEP d'un programme est la moyenne des TEP des hors PTA;- Proposer une
objectifs spécifiques du programme; grille de déclinaison des
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des activités en tâches.
programmes.
- Le TEP d'une activité est la somme des poids des tâches
exécutées (grille du MDAEP);
- Le TEP d'une action est la moyenne des TEP des activités la - Proposer des critères
composant; objectifs autour desquels, la
- Le TEP du projet est la moyenne des actions le composant; pondération consensuelle
- Le TEP du PIP sectoriel est la moyenne des TEP des projets peut être établie;
16 PRIMATURE ; - harmoniser les questions
- Le TEP d'un programme est la moyenne des TEP des de pondérations des tâches;
actions ; - faire une bonne
- Le TEP du Budget-Programme est la moyenne des TEP des vulgarisation de la
programmes; méthodologie.
- Les réflexions sont en cours pour l'option de pondération
consensuelle
Source : Auteurs, novembre 2012

25
 3.2 Analyse diagnostique des méthodes de calcul du TEP
actuellement utilisées dans les 16 ministères de l’échantillon

Il ressort de l’analyse du tableau n°4 ci-dessus qu’en dehors du MS, tous les autres
ministères visités disposent d’une méthodologie plus ou moins standardisée à l’échelle de
leur département. Certains ministères comme le MAEP, le MFASSNHPTA, le MDGLAAT et
dans une moindre mesure le MDAEP, ont réalisé des guides ou manuels pour leur dispositif
de suivi-évaluation dans lesquels les préoccupations relatives au TEP ont été évoquées.

Ce tableau met également en exergue les points communs ainsi que les points de
divergence des méthodologies utilisées.

De plus, au niveau d’un même ministère, la démarche de calcul du TEP n’est pas la même
de l’activité au B-P en passant par les actions, le projet, le PIP sectoriel et le programme
du B-P.

S’agissant des points communs, la plupart des ministères visités utilisent dans une certaine
mesure les pondérations, bien que ces dernières diffèrent d’un ministère à un autre et
selon le niveau où l’on se trouve dans le Plan de Travail Annuel (PTA). Les trois grandes
tendances relevées sont l’indexation des coûts, la pondération consensuelle et la
pondération basée sur le poids financier et le poids temporel. L’analyse du document
intitulé "Guide méthodologique d’élaboration, de mise en œuvre et de suivi-évaluation
des Budgets-Programmes2" édité par l’ETARB en juin 2012 confirme également l’intérêt
des pondérations dans le calcul du TEP sans indiquer comment l’obtenir.

L’une des insuffisances de la méthode d’indexation de coûts est que l’importance d’une
activité ou d’une action n’est pas forcément liée au montant y alloué. En effet, il existe
des activités ou des actions sans coût et qui mobilisent des ressources humaines et du
temps et sans lesquelles, les autres activités ou actions ne sauraient connaître un début de
réalisation. Avec cette méthode d’indexation de coût, soit ces activités ou actions ne sont
pas programmées ou bien dans le cas échéant, elles ne sont pas prises en compte dans le
calcul du TEP. Aussi, convient-il d’indiquer, que même dans un projet d’infrastructures,
des activités d’ordre administratif et d’importance, relativement moins onéreuses sont
programmées pour assurer la célérité dans l’exécution des travaux.

Ainsi, bien qu’il s’agisse d’une méthode moins complexe, elle est source de beaucoup de
biais dans l’appréciation du calcul du TEP.

La méthode de pondération consensuelle a l’avantage de mobiliser tous les acteurs autour

de l’importance à accorder à chaque étape du processus et à définir des paramètres

2 Il s’agit d’un document réalisé par l’ETARB et financé par le projet ACMERP de la GIZ.

26
d’évaluation. Selon les acteurs rencontrés, tous les paramètres (coût, durée…) sont pris en
compte dans la détermination du poids. Mais, comment scientifiquement ce poids est-il
appréhendé ? La réponse n’est pas évidente, montrant ainsi toute la subjectivité qui
caractérise cette méthode.

Ainsi, plus le nombre d’acteurs est élevé, plus le consensus n’est pas facile à établir. Ce
consensus dépend également de la sensibilité des acteurs et est facilement influençable
par les opinions des acteurs dominants. De plus, le fait d’accorder plus d’importance à un
élément (activité, action, projet, programme….) du dispositif pourrait également
influencer le niveau de ressources financières à y accorder les années à venir.

Pour ce faire, bien qu’étant subjective, il s’avère indispensable que cette approche
consensuelle s’appuie sur des directives pour encadrer la définition des poids. Dans ce
cadre, le MEF a effectué des travaux qui méritent d’être approfondis. Au niveau de ce
ministère par exemple, des pondérations ont été données par grande masse (nature de
dépenses) en fonction du type de projets.

En ce qui concerne la pondération basée sur le poids financier et le poids temporel, il

importe de souligner que si cette approche a l’intérêt de prendre en compte clairement
les volets financier et temporel d’une programmation, il n’en demeure pas moins
important de préciser que :

 la durée d'une action n'est pas forcément égale à la somme des durées des activités
qui la composent et ;
 la durée de la mise en œuvre du PTA d'un programme du Budget-Programme ne
doit pas excéder le nombre de mois (12) que comporte un exercice budgétaire.

En effet, selon les hypothèses de cette approche, le poids d’une action est égal à la
somme des poids financier et temporel divisée par 2. Le poids temporel de l’activité est le
rapport de la durée de ladite activité sur celle du PTA, la durée du PTA étant la somme
des durées de toutes les activités qui la composent. Cette approche de détermination des
durées fait que la durée d’un PTA d’un programme dépasse largement 12 mois.

De plus, selon cette approche, les activités ou actions de montants élevés ou celles
répétitives durant l’année auront toujours plus d’importance au détriment des autres.

Par ailleurs, il faut souligner que les pondérations doivent être des paramètres qui,
lorsqu’ils sont déterminés à la programmation, ne doivent plus être modifiés à
l’évaluation. Or, dans le cas d’espèce, ces paramètres sont des variables puisqu’ils
changent en fonction des dépenses effectuées et des durées réelles d’exécution des
activités ou des actions.

27
En dehors de ces trois grandes tendances, certaines pratiques sont observées dans les
ministères et méritent une attention particulière. Elles concernent :

 le regroupement des activités d’un projet sous une seule action (MEF, MICPME…) ;
 le principe selon lequel la durée d’une tâche ne doit excéder un mois pour leur
attribuer la même importance (MCTIC) ;
 l’introduction de la notion de chantier dans le calcul du TEP (MISPC).

L’analyse approfondie de ces différentes pratiques suscite quelques commentaires.

L’exercice consistant à regrouper toutes les activités d’un projet sous une seule action est
vivement encouragée car il a l’avantage de simplifier la présentation du PTA du
programme et qui plus encore, le calcul du TEP.

Mais, il existe des projets d’envergure ou des projets intégrés à caractère transversal pour
lesquels, cette pratique n’est pas adaptée. Par exemple, toutes les activités d’un projet
d’appui institutionnel qui renforce les capacités de plusieurs structures3 intervenant dans
plusieurs programmes du B-P ne sauraient être regroupées sous une seule action d’un seul
programme. Il en est de même des projets intégrés à plusieurs composantes dont leur
nature ne permet pas de les loger dans un seul programme du B-P.

Ainsi, il est important de tenir compte de ces spécificités lorsque ces cas se présentent.

L’hypothèse selon laquelle, la même importance serait attribuée à toutes les tâches d’une
activité car leur durée ne doit pas excéder un mois, n’est pas plausible. Le principe de
pondération doit être également appliqué à ce niveau.

L’introduction de la notion de chantier dans le calcul du TEP rendra plus complexe la

compréhension car un chantier pourrait être équivalent à une action d’un projet.

3.3 Harmonisation des concepts

Dans le cadre de la présente étude et s’inspirant des précédents travaux effectués par la
DGSPP, l’ETARB, le MRAI et de la pratique dans les ministères, le rappel des définitions de
certains concepts est nécessaire pour faciliter l’appropriation de la méthodologie par tous
les acteurs de la chaîne PPBS et son adaptation à tous les contextes.

Vu la multiplicité des sources d’information, des théories et des auteurs et tenant compte
de la dynamique des travaux, il est apparu nécessaire de situer les acteurs de la chaîne
PPBS sur les définitions de base sur lesquelles repose la démarche méthodologique.

3 Le Projet d’Appui Institutionnel finance les activités de plusieurs structures intervenant dans les
différents programmes du B-P.

28
Le tableau n°4 ci-après indique les définitions de quelques concepts, lesquels ont servi de
base aux travaux de la présente étude.

Tableau 4 : Définitions de quelques concepts

N° Intitulé du concept Approche de définitions

1 Tâches Les tâches constituent le dernier niveau de déclinaison des activités. Il s’agit
d’un travail à faire dans un délai relativement court qui contribue à la
réalisation d’une activité.

2 Activités Les activités sont des dérivés des actions. Il s’agit d’un ensemble de tâches
séquentielles, interdépendantes et planifiées dont l’exécution devra contribuer
à la production d’un extrant. Ainsi, l’activité est une opération qui concourt à
la transformation de ressources en produits et/ou en services. De ce point de
vue, les activités servent de base à la détermination des ressources nécessaires.

3 Action Une action est un ensemble d’activités planifiées, interdépendantes et

cohérentes dont la mise en œuvre permet d’offrir à des bénéficiaires donnés
des services ou produits.

4 Projet C’est un ensemble d’actions interdépendantes, conçues et cordonnées pour

atteindre un ou plusieurs objectifs spécifiques dans le cadre d’un budget donné
et au cours d’une période de temps fixé avec une localisation bien précise. Un
projet peut se définir comme étant un ensemble d’actions limitées,
coordonnées et planifiées dans le temps dont la mise en œuvre vise à obtenir
des produits définis d’un programme.

5 Programme du Le programme est l’élément fondamental du Budget-Programme. Le

budget-programme programme est la déclinaison au niveau d’un ministère de la politique publique
représentée par la mission. C’est un ensemble organisé de projets et d’actions,
conçus pour atteindre un même but. Autrement dit, un programme comporte
un certain nombre de projets/actions reliés entre eux par des liens logiques
contenus dans un cadre logique ou cadre de résultats.

NB : le programme du B-P n’est pas à confondre à un programme, ensemble

de projets.

6 Politique Ensemble d’orientations, de décisions ou de pratiques adoptées par un

Gouvernement et qui visent à guider les actions d’une organisation dans un

29
N° Intitulé du concept Approche de définitions

domaine donné.

7 Budget-Programme Le budget-programme est un cadre de dépenses à court et à moyen termes

liant les ressources aux résultats attendus des divers centres de responsabilité
d'une organisation. Il établit les liens entre les objectifs de politique publique,
les programmes et les dépenses budgétaires. Il est constitué d’un ensemble de
programmes.

8 Programme C’est le portefeuille de projets et programmes que le Gouvernement entend

d’Investissements mettre en œuvre à moyen terme pour atteindre les objectifs de développement
Publics (PIP) qu’il s’est fixé. C’est le principal outil de développement dont se sert le
Gouvernement pour mettre en œuvre efficacement son programme d’actions.

Le PIP sectoriel s’entend comme l’ensemble des projets relevant d’un

département ministériel dans le PIP.

9 Efficacité Mesure dans laquelle les objectifs souhaités sont atteints. Mesure dans laquelle
une organisation s’acquitte de sa mission et atteint ses objectifs.

10 Efficience Mesure dans laquelle les résultats sont obtenus en minimisant les ressources
utilisées. Degré auquel une organisation génère ses produits et services en
utilisant un minimum d’intrants.

11 Effet Un changement escompté ou non, attribuable directement à une action.

Source : Auteurs, divers documents et Etude sur la mise en œuvre de GAR au Bénin (MRAI, juin 2011).

4. GRILLES INDICATIVES DE DECLINAISON DES ACTIVITES EN TÂCHES

Cette partie aborde les grilles de déclinaison des activités en tâches. Ces grilles indicatives
constituent une source d’inspiration pour les acteurs lors de la programmation. Elles
pourront, selon le contexte et la spécificité de l’activité, subir des modifications sans pour
autant influer négativement sur les grandes tendances en matière de pondération. En
effet, il appartient à chaque acteur de l’adapter en fonction de la nature et de la
spécificité de l’activité à programmer.

Ainsi, ces grilles sont présentées d’une part pour les activités transversales à tous les
ministères et d’autre part pour des activités spécifiques à certains sous-secteurs.

Remarque :
Les poids des tâches sont en pourcentage.
La somme des poids des tâches composant une activité est rigoureusement égale à 100.
30
 4.1 Grilles indicatives de déclinaison des activités transversales à tous
les ministères
Les grilles ci-après sont une actualisation des travaux réalisés en février 2010 par la DGSPP
et un récapitulatif des compléments effectués par certains ministères parcourus. La liste
n’est pas exhaustive. Il ne s’agit que d’un guide.

a. Pour les études

a.1 Etudes sans préqualification
Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et Lancement DAO 10% 30%
6 Ouverture, Analyse et Evaluation des offres Adjudication 10% 40%
7 Avis favorable de la CCMP 3% 43%
8 Attribution, Négociation et Signature du marché 2% 45%
9 Réalisation de l'étude 55%
9.1 -Dépôt Rapport Intérimaire 1 15% 60%
9.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 5% 65%
9.3 -Dépôt Rapport Intérimaire 2 15% 80%
9.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 5% 85%
9.5 -Dépôt du Rapport définitif 10% 95%
9.6 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Seul l'avis de la CCMP est requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
inférieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des firmes et 40 millions pour
les prestations intellectuelles des consultants individuels). Dans le cas d'une demande de
cotation, il s'agit d'un avis motivé de la CCMP.

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et Lancement DAO 10% 30%
6 Ouverture, Analyse et Evaluation des offres Adjudication 10% 40%
7 Avis favorable de la CCMP 1,5% 41,5%
8 Avis favorable de la DNCMP 1,5% 43%
9 Attribution, Négociation et Signature du marché 2% 45%
10 Réalisation de l'étude 50%
10.1 -Dépôt Rapport Intérimaire 1 15% 60%
10.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 5% 65%
10.3 -Dépôt du Rapport Intérimaire 2 15% 80%
10.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 5% 85%
10.5 -Dépôt du Rapport définitif 10% 95%

31
11 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Dans ce cas, l'avis de la DNCMP doit être requis car il s'agit des marchés dont les
montants sont supérieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des firmes et
40 millions pour les prestations intellectuelles des consultants individuels).

a.2 Etude avec pré-qualification

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et Lancement de l'Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des Consultants
6 shortlistés 5% 30%
7 Approbation par un comité technique sectoriel 3% 33%
8 Elaboration et lancement de la demande de Proposition 5% 38%
9 Ouverture, Analyse et Evaluation des offres 5% 43%
10 Avis favorable de la CCMP 3% 46%
11 Attribution, Négociation et Signature du marché 2% 48%
12 Réalisation de l'étude 47%
12.1 -Dépôt Rapport Intérimaire 1 15% 63%
12.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 5% 68%
12.3 -Dépôt du Rapport Intérimaire 2 15% 83%
12.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 5% 88%
12.5 -Dépôt du Rapport définitif 7% 95%
13 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Seul l'avis de la CCMP est requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
inférieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des firmes et 40 millions pour
les prestations intellectuelles des consultants individuels). Dans le cas d'une demande de
cotation, il s'agit d'un avis motivé de la CCMP.

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et Lancement de l'Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des Consultants
6 shortlistés 5% 30%
7 Approbation par un comité technique sectoriel 3% 33%
8 Elaboration et lancement de la demande de Proposition 5% 38%
9 Ouverture, Analyse et Evaluation des offres 5% 43%
10 Avis favorable de la CCMP 1,5% 44,5%

32
 11 Avis favorable de la DNCMP 1,5% 46,0%
12 Attribution, Négociation et Signature du marché 2% 48%
13 Réalisation de l'étude 47%
13.1 -Dépôt Rapport Intérimaire 1 15% 63%
13.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 5% 68%
13.3 -Dépôt du Rapport Intérimaire 2 15% 83%
13.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 5% 88%
13.5 -Dépôt du Rapport définitif 7% 95%
14 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Dans ce cas, l'avis de la DNCMP doit être requis car il s'agit des marchés dont les
montants sont supérieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des firmes et
40 millions pour les prestations intellectuelles des consultants individuels).

b. Pour une tâche administrative

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
2 Elaboration projets de textes 1 30% 40%
3 Examen et validation 10% 50%
4 Elaboration projets de textes 2 15% 65%
5 Examen et validation 10% 75%
6 Finalisation du texte 15% 90%
7 Edition du texte 5% 95%
8 Dissémination du texte 5% 100%

c. Pour les travaux

c.1 Pour les études architecturales

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure
2 en charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et lancement de l'Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des Consultants
6 shortlistés 5% 30%
7 Approbation par un comité technique sectoriel 3% 33%
8 Elaboration et Lancement de la demande de Proposition 5% 38%
Ouverture, Analyse et Evaluation des offres et Sélection de la meilleure
9 offre 5% 43%
10 Avis favorable de la CCMP 3% 46%
11 Attribution, négociation et signature du marché 2% 48%
12 Réalisation de l'étude 47%
12.1 -Dépôt du Rapport Intérimaire 1 12% 60%
12.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 3% 63%

33
12.3 -Dépôt du Rapport Intérimaire 2 12% 75%
12.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 3% 78%
12.5 -Dépôt du Rapport définitif 17% 95%
13 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Seul l'avis de la CCMP est requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
inférieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des firmes et 40 millions
pour les prestations intellectuelles des consultants individuels).

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure
2 en charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration et lancement de l'Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des Consultants
6 shortlistés 5% 30%
7 Approbation par un comité technique sectoriel 3% 33%
8 Elaboration et Lancement de la demande de Proposition 5% 38%
Ouverture, Analyse et Evaluation des offres et Sélection de la meilleure
9 offre 5% 43%
10 Avis favorable de la CCMP 1,5% 44,5%
11 Avis favorable de la DNCMP 1,5% 46,0%
12 Attribution, négociation et signature du marché 2% 48%
13 Réalisation de l'étude 47%
13.1 -Dépôt Rapport Intérimaire 1 12% 60%
13.2 -Validation du Rapport Intérimaire 1 3% 63%
13.3 -Dépôt du Rapport Intérimaire 2 12% 75%
13.4 -Validation du Rapport Intérimaire 2 3% 78%
13.5 -Dépôt du Rapport définitif 17% 95%
14 -Approbation du Rapport définitif par les acteurs concernés 5% 100%

NB: Dans ce cas, l'avis de la DNCMP doit être requis car il s'agit des marchés dont les
montants sont supérieurs au seuil (60 millions pour les prestations intellectuelles des
firmes et 40 millions pour les prestations intellectuelles des consultants individuels).

c.2 Pour les travaux de construction

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration et lancement DAO pour la construction 5% 5%
2 Lancement DAO pour la construction 2% 7%
3 Ouverture, Analyse, Evaluation et Sélection des offres 5% 12%
4 Avis favorable de la CCMP 5% 17%
5 Attribution, négociation et signature du marché 2% 19%

34
 4
6 Exécution des travaux 70% 89%
7 Réception provisoire 5% 94%
8 Levée des réserves 1% 95%
9 Réception définitive 5% 100%

NB: Seul l'avis de la CCMP est requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
compris entre 60 et 200 millions. Dans le cas de la demande de cotation, il s'agira d'un avis
motivé de la CCMP.

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration et lancement DAO pour la construction 5% 5%
2 Lancement DAO pour la construction 2% 7%
3 Ouverture, Analyse, Evaluation et Sélection des offres 5% 12%
4 Avis favorable de la CCMP 2,5% 14,5%
5 Avis favorable de la DNCMP 2,5% 17,0%
6 Attribution, négociation et signature du marché 2% 19%
7 Exécution des travaux 70% 89%
8 Réception provisoire 5% 94%
9 Levée des réserves 1% 95%
10 Réception définitive 5% 100%

NB: L'avis de la DNCMP doit être requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
supérieurs ou égaux à 200 millions

d. Acquisition d'équipements / Fournitures

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Identification des spécifications et élaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des entreprises
6 shortlistées 5% 30%
8 Elaboration et lancement DAO pour l'acquisition 8% 38%
9 Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Adjudication 10% 48%
10 Avis favorable de la CCMP 3% 51%
11 Attribution, négociation et signature du marché 2% 53%
12 Livraison de l'équipement 33% 86%
13 Installation et essai 3% 89%
14 Réception provisoire 5% 94%
15 Levée des réserves 1% 95%
16 Réception définitive 5% 100%

4 Il ne s’agit pas d’une tâche mais de l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation de
l’ouvrage. La déclinaison dépend aussi bien du secteur que du type d’ouvrage à réaliser.

35
NB: Seul l'avis de la CCMP est requis car il s'agit des marchés dont les montants sont compris
entre 20 et 80 millions. Dans le cas de la demande de cotation, il s'agira d'un avis motivé de la
CCMP.

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Identification des spécifications et élaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 5% 15%
3 Finalisation des TDR 3% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Appel à manifestation d'intérêt 5% 25%
Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Sélection des entreprises
6 shortlistées 5% 30%
8 Elaboration et lancement DAO pour l'acquisition 8% 38%
9 Ouverture, Analyse, Evaluation des offres et Adjudication 10% 48%
10 Avis favorable de la CCMP 3% 51%
11 Attribution, négociation et signature du marché 2% 53%
12 Livraison de l'équipement 33% 86%
13 Installation et essai 3% 89%
14 Réception provisoire 5% 94%
15 Levée des réserves 1% 95%
16 Réception définitive 5% 100%

NB: L'avis de la DNCMP doit être requis car il s'agit des marchés dont les montants sont
supérieurs ou égaux à 80 millions

36
 Remarque fondamentale : Les seuils indiqués supra sont seulement applicables à l’administration
publique et aux organismes publics. Ils sont différents de ceux applicables aux sociétés, offices
d’Etat et établissements publics.

e. Pour une formation

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 3% 13%
3 Finalisation des TDR 5% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Elaboration des projets de documents de formation 15% 35%
6 Examen et validation 10% 45%
7 Finalisation et reproduction des documents de formation 10% 55%
8 Préparation matérielle 10% 65%
9 Invitation 5% 70%
10 Organisation de la session de formation 20% 90%
11 Production du Rapport de formation 5% 95%
12 Distribution du Rapport de formation 5% 100%

f. Pour une mission sur le terrain/voyage d'études/réunion

Poids
Poids cumulé
N° Description des tâches (%) (%)
1 Elaboration des TDR 10% 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la structure en
2 charge 3% 13%
3 Finalisation des TDR 5% 18%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2% 20%
5 Obtention autorisation ou ordre de mission 5% 25%
6 Préparation matérielle 15% 40%
7 Organisation de la session de terrain 50% 90%
8 Production, Examen & Distribution du rapport de mission 10% 100%

g - Préparation et organisation du cadre de coopération

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
1 Identification des besoins de financement 40
1.1 - Organisation des réunions préparatoires 10 10
- Réception et examen des fiches de projets
1.2 en fonction des priorités nationales et des 20 30
domaines d'intervention des partenaires
1.3 -Arbitrage des demandes de financement 10 40
2 Harmonisation du calendrier de rencontre 5 45

37
 avec les PTF
Organisation administrative du cadre de
3
coopération 10 55
4 Tenue du cadre de concertation 40 95
Signature et transmission des procès-
5
verbaux 3 98
6 Rapport de la concertation 2 100

g- Encadrement des missions de supervision des Partenaires Techniques

Financiers (PTF)

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
Elaboration et validation des termes de
1 référence de la mission 15 15
2 Organisation des réunions préparatoires 20 35
3 Organisation des réunions de briefing 5 40
4 Encadrement des réunions sectorielles 25 65
5 Encadrement des visites de terrain 25 90
6 Organisation des réunions de débriefing 5 95
7 Rapport de la mission (aide-mémoire) 5 100

h- Organisation des revues périodiques des programmes de coopération

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
1 Organisation des réunions préparatoires 20 20
2 Préparation administrative des revues 15 35
3 Préparation technique 30 65
4 Tenue des revues 25 90
5 Rapport des revues 5 95
Suivi de la mise en œuvre des
6 recommandations 5 100

i- Organisation des tables rondes de mobilisation de ressources

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
1 Organisation des réunions préparatoires 10 10
Elaboration et traduction des documents
2 techniques 40 50
3 Organisation des missions de plaidoyer 25 75
4 Tenue de la table ronde 10 85
5 Rapport sur les résultats de la table ronde 5 90
Mobilisation des annonces faites à la table
6 ronde 10 100

38
j- Organisation des visites officielles de coopération

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
1 Préparation des visites officielles 40
1.1 -Préparation administrative des visites 15 15
1.2 - Préparation technique des visites 20 35
1.3 - Recentrage de la préparation technique 5 40
2 Déroulement des visites 35
2.1 - Gestion de la logistique 15 55
2.2 - Encadrement des réunions techniques 15 70
2.3 - Rapport des visites 5 75
Mise en œuvre et suivi des
3 25 100
recommandations découlant desdites visites

k- Attribution de bourses et suivi des stagiaires

Poids
N° Description des tâches Poids (%)
cumulé (%)
Réception et examen des demandes de
20
1 bourse 20
2 Sélection des candidats 40
2.1 - Préparation administrative 10 30
2.2 - Choix des bénéficiaires de bourses 25 55
2.3 - Rapport de la sélection 5 60
3 Notification de l'attribution 5 65
4 Transmission des dossiers au partenaire 5 70
5 Mise en route des stagiaires 10 80
Délivrance des attestations de mise et de fin
6 de stage 5 85
Règlement des problèmes en cours de
7 formation 15 100

4.2 Grilles indicatives de déclinaison des activités spécifiques à certains

sous-secteurs
Dans certains sous-secteurs, il existe des grilles spécifiques. Elles sont présentées dans les
rubriques qui suivent.

39
 4.2.1 Grilles indicatives spécifiques au sous-secteur de l’énergie et des mines

a -Valorisation et promotion des matériaux locaux de construction

a-1 Production de briques en argile cuite et terre stabilisée

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
2 Obtention autorisation ou ordre de mission 5 10
3 Préparation matérielle 5 15
4 Organisation de la mission sur le terrain 5 20
5 Recrutement de manœuvres 15 35
6 Nettoyage des lieux 5 40
7 Extraction de l'argile 25 65
8 Façonnage des briques 10 75
9 Séchage des briques 10 85
10 Cuisson des briques 10 95
11 Production de rapport de mission 5 100

a-2 Production de granito

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
2 obtention autorisation ou ordre de mission 5 10
3 Préparation matérielle 5 15
4 Organisation de la mission sur le terrain 5 20
5 Recrutement de manœuvres 15 35
6 Nettoyage des lieux 5 40
7 Abatage de matériaux (marbre) 35 75
8 Ramassage, transport et concassage 20 95
9 Production de rapport de mission 5 100

a-3 Production de chaux vive et éteinte

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
2 obtention autorisation ou ordre de mission 5 10
3 Préparation matérielle 5 15
4 Organisation de la mission sur le terrain 5 20
5 Recrutement de manœuvres 15 35
6 Nettoyage des lieux 5 40
7 Abatage de matériaux (marbre ou calcaire) 30 70
8 Cuisson des moellons (chaux vive) 20 90
9 Extinction de la chaux vive (chaux éteinte) 10 100

40
b- Activité de recherche de substances minières

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)

1 Elaboration des termes de référence (Préparation intellectuelle) 5 5

2 obtention autorisation ou ordre de mission 5 10
3 Préparation matérielle 5 15
4 Travaux de terrain (Prospection, sondage, puits, levée géologique) 70 85
5 Recrutement de manœuvres 15 100

4.2.2 Grilles indicatives spécifiques au sous-secteur des hydrocarbures

a- Inspection des stations (régularité de l'implantation des stations-services)

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
Observations et amendements par un comité technique de la structure en
2 charge 2 7
3 Finalisation des TDR 3 10
4 Envoi des correspondances aux promoteurs concerné par l'activité 10 20
5 obtention autorisation ou ordre de mission 5 25
6 Préparation matérielle 15 40
7 Organisation de la mission sur le terrain 50 90
8 Production de rapport de mission 10 100

b- Prélèvement et analyse de produits pétroliers

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Réception de courrier des sociétés pétrolières 5 5
2 Mise en place de l'équipe chargée du prélèvement et de l'analyse 10 15
3 Préparation matérielle 10 25
4 Organisation de la mission de prélèvement 35 60
5 Analyse du prélèvement par un laboratoire privé 20 80
6 Paiement de la facture de la prestation 5 85
7 Notification des résultats d'analyse à la société pétrolière 5 90
8 Production de rapport de la session de prélèvement et analyse 10 100

41
c- Etude et autorisation des dossiers d'ouvertures des stations-services

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
Envoi des dossiers d'ouverture de stations conformément à l'arrêté régissant le
1 secteur 10 10
2 Convocation des membres de la commission inter-ministériel 25 35
3 Ouverture et analyse des dossiers 35 70
4 Avis et production de PV 15 85
5 Notification au promoteur 15 100

d- Etudes et réglementation des textes pétroliers

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
2 Elaboration et lancement DAO 8 13
3 Ouverture, analyse et évaluation des offres 10 23
4 Sélection du consultant adjudicataire 5 28
5 Attribution, Négociation et signature du marché 2 30
6 Réalisation de l'étude 50 80
7 Dépôt du rapport provisoire 5 85
8 Validation du rapport provisoire 10 95
9 Dépôt et approbation du rapport définitif 5 100

e- Sécurisation des installations en mer et lutte contre la pollution marine

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
Observations et amendements par un comité technique de la structure en
2 charge 5 10
3 Finalisation des TDR 5 15
4 obtention autorisation ou ordre de mission 10 25
5 Préparation matérielle 15 40
6 Organisation de la mission en mer 50 90
7 Production de rapport de mission 10 100

f- Colmatage des lignes de production

Poids
Poids
cumulé
(%)
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des termes de référence 5 5
2 Elaboration et lancement DAO 5 10
3 Ouverture, analyse et évaluation des offres 10 20

42
 4 Avis favorable de la DNMP/CPMP 3 23
5 Sélection du consultant adjudicataire 5 28
6 Attribution, Négociation et signature du marché 2 30
7 Exécution des travaux 50 80
8 Réception provisoire 10 90
9 levée des réserves 5 95
10 Réception définitive 5 100

5. METHODOLOGIE HARMONISEE DE CALCUL DU TAUX D’EXECUTION

PHYSIQUE

Dans cette partie, il est question de présenter l’approche de calcul du TEP applicable à
toutes les structures de l’Etat, qu’elles soient des ministères ou des institutions de l’Etat.

Dans la section relative à l’harmonisation des concepts, six niveaux sont recensés dans un
programme du B-P. Du bas vers le haut, il s’agit des tâches, des activités, des actions, des
résultats attendus (extrants), des objectifs et du programme lui-même. En plus de ces six
niveaux, il existe des niveaux intermédiaires que sont le projet et le PIP du département
ministériel.

A tout cela, s’ajoute le niveau d’agrégation que constitue le PIP au niveau national.

Il ressort des analyses effectuées au niveau de l’état des lieux, une convergence vers
l’option consensuelle, du moins de l’activité jusqu’au Budget-Programme. En effet, le fait
d’adopter une grille de déclinaison des activités en tâches suivie de pondération indique
déjà l’option retenue depuis la base et il est important que ce principe de pondération soit
respecté jusqu’au niveau du B-P. Toutefois, des directives objectives d’établissement du
consensus sont nécessaires. Ce faisant, l’approche consensuelle prend en compte
indirectement l’approche d’indexation de coût car, plus on accorde de l’importance à une
activité, action, projet, programme du B-P, plus l’unanimité sera faite autour du niveau de
ressources à lui accorder, compte tenu de sa contribution à l’obtention des résultats de la
structure.

5.1 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’une activité

Sur la base d’une déclinaison des activités en tâches, s’inspirant des grilles présentées
supra, le TEP d’une activité au cours d’une période sous revue (mensuelle, trimestrielle,
semestrielle et annuelle), est la somme des poids des tâches exécutées sous cette activité
au cours de la même période.

43
 a= activité et pi= poids d’une tâches, i=1,…k.

Question fondamentale : Pourquoi l’accent a été mis sur les tâches exécutées ?

L’accent a été mis sur les tâches exécutées car au cours de la mise en œuvre du PTA, il
est plus aisé au niveau des DPP de vérifier la conformité du niveau du TEP de l’activité à
celui communiqué par les responsables de structures ou les coordonnateurs de projet. Ceci
permet aussi de s’assurer au niveau sectoriel, de la fiabilité des informations
communiquées par les acteurs.

Illustration n° 1 : Calcul du TEP d’une activité

Soit "a" une activité relative à une session de formation comprenant les tâches indiquées
ci-après (selon la grille) :

Poids
N° Description des tâches (%)
1 Elaboration des TDR 10%
Observations et amendements par un Comité technique de la
2 structure en charge 3%
3 Finalisation des TDR 5%
4 Approbation par un comité technique sectoriel 2%
5 Elaboration des projets de documents de formation 15%
6 Examen et validation 10%
7 Finalisation et reproduction des documents de formation 10%
8 Préparation matérielle 10%
9 Invitation 5%
10 Organisation de la session de formation 20%
11 Production Rapport de formation 5%
12 Distribution Rapport de formation 5%

Au 30 juin de l’année 2012, après avoir finalisé les TDR, seuls les projets de modules de
formation ont été élaborés et la structure commanditaire n’a pas encore examiné lesdits
documents.

Pour ce faire, le TEP de l’activité au 30 juin 2012 est : 10%+3%+5%+2%+15% = 35%.

5.2 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’une action

L’action étant considérée comme un ensemble d’activités, le TEP d’une action est la
moyenne pondérée des TEP des activités.

Question fondamentale : Comment déterminer les poids des activités au sein d’une action ?

44
Pour déterminer les poids des activités au sein d’une action, la démarche à suivre consiste
d’abord à recenser les activités clés ou critiques5 dont leur réalisation permet la mise en
œuvre réelle de l’action. Ces activités sont celles qui serviraient de leviers à la réalisation
de l’action. De ce point de vue, la somme des poids à attribuer auxdites activités doit être
supérieure ou égale à 80. En conséquence, la somme des poids des activités non critiques
doit être au plus égale à 20.

Cette démarche s’est inspirée de la Loi de Pareto indiquée dans l’encadré ci-après. Dans
l’application de cette loi au calcul du TEP, les 20% d’activités servant de levier auront un
poids supérieur ou égal à 80 et l’importance relative des 80% restants serait au plus 20.

Encadré : Loi de Pareto ou Loi des 20/80

Selon cette loi encore appelée principe des 20/80, « 80 % des effets sont le produit de 20 % des
causes ».

L’économiste Vilfredo PARETO (1848-1923), un économiste italien a décrit ce phénomène

empirique constaté dans certains domaines notamment à propos de la distribution des richesses. En effet,
il a remarqué que les revenus dans la société étaient mal répartis. Ainsi, 80% des richesses de ce monde
étaient détenus par seulement 20% de la population.

C’est ensuite que Joseph Juran, spécialiste de la qualité, a traduit la règle des 80/20 de la manière
suivante : “Dans tout groupe de choses contribuant à un effet commun, la majeure partie de
l’effet est attribuable à un nombre relativement faible de ces choses”.

C’est pourquoi on énonce aujourd’hui la Loi de Pareto de la manière suivante : 80% des effets sont
générés par seulement 20% des causes ou, dans l’autre sens, 20% des causes génèrent 80% des
effets.

La loi de Pareto est donc un outil simple qui permet d’identifier l’importance relative à différentes
catégories d’événements afin de se concentrer sur les quelques causes essentielles qui ont le plus d’impact,
plutôt que de se perdre dans le traitement d’une multitude de causes ayant des effets moindres.

L’utilisation de la Loi de Pareto permet donc de déterminer rapidement quelles sont les priorités
d’actions. Si on considère que 20 % des causes représentent 80% des occurrences, agir sur ces 20 % aide
à solutionner un problème avec un maximum d’efficacité.

Cette Loi de Pareto est donc applicable dans tous les domaines de la vie notamment dans l’efficacité
d’une organisation. Ainsi, pour être efficace, il est important de se concentrer sur les
tâches/activités/Actions qui rapportent le plus. Autrement dit, pour plus d’efficacité, il s’agit d’identifier
à tous les niveaux, les 20% des tâches, activités, actions ou projets pouvant servir de levier pour l’atteinte

5 Dans le document, ce vocable désigne les 20% de causes indiquées dans la Loi de Pareto. De
même, il ne faut pas confondre le vocable « critique » utilisé dans le document à « critique » pour
signifier le chemin critique en gestion de projets.

45
des 80% de vos résultats.

Limites de la Loi de Pareto

La proportion de 80/20 se constate fréquemment, mais pas systématiquement. Il est donc important de
comprendre que l’on ne choisit pas d’appliquer la Loi de Pareto, elle s’impose d’elle-même. Dans la
recherche de causes d’un problème, il est possible de tenter d’utiliser cette loi sans qu’il soit possible de
trouver un rapport 80/20 significatif.

La loi de Pareto est un bon indicateur pour lequel il faut toujours regarder le contexte afin de ne pas tout
baser sur un seul paramètre et ainsi prendre une mauvaise décision.

Source : Martine MENARD (www.togetset.com)

avec

et

46
Illustration n° 2 : Calcul du TEP d’une action

Soit A une action comportant cinq (05) activités qui se présente comme suit :

Coûts des
Imputation activités
Période Poids Structure Structure Mode
CODE Résultat/Actions/Activités/Tâches budgétaire (milliers Sources Observation
d'exécution (%) Responsable associée d'exécution
(Chap. arti.) de francs
CFA)

Action 1-1 : Renforcement des

1.1 capacités des ressources humaines 20 300 BN JAN- DEC DRH
du Ministère

Activité 1-1-1 : Elaboration du Plan 36088 32100 Toutes

1.1.1 8 500 BN (PAI) JAN-AVRIL 30 DRH Direct
de formation 2013 - 2015 62 structures

Activité 1-1-2 : Mise en œuvre du 36088 32100 Toutes

1.1.2 8 500 BN (PAI) AVRIL-DEC 50 DRH Direct
Plan de formation 2013 - 2015 62 structures

Activité 1-1-3:Réalisation d'une

36088 32100 Toutes
1.1.3 enquête de satisfaction du 600 BN (PAI) JAN-DEC 10 DRH Direct
62 structures
personnel du Ministère

Activité 1-1-4 : Achat de produits 36088 32100 Fonct

1.1.4 700 JAN -MARS 5 DRH Direct
pharmaceutiques pour l'infirmerie 62 DRH

Activité 1-1-5: Acquisition du 36088 32100 Fonct

1.1.5 2 000 JANV-JUIN 5 DRH Direct
matériel informatique 64 DRH

NB : Les activités en gras sont les activités critiques.

Supposant qu’au 30 juin 2012, les TEP des cinq activités sont respectivement 85%, 0%,
35%, 100% et 100%.

Ainsi, le TEP de l’action A à la même période est :

(30*85%+50*0%+10*35%+5*100%+5*100%)/100= 39%

Le TEP de l’action au 30 juin 2012 est 39%.

Question fondamentale : Comment dans la pratique, le consensus peut-il être établi sur les
différents poids à attribuer aux activités ?

Dans le cas d’espèce, les Comités de Gestion des Programmes (CGP) du B-P pourraient être
mis à contribution. En dehors du Comité de Pilotage de la Réforme Budgétaire (CPRB), les
CGP sont chargés de :

 mettre en œuvre les activités programmées au budget-programme et au Plan de

Travail Annuel du Ministère ;
 réaliser et de tenir les tableaux de bord des indicateurs de performance des
programmes ;
 élaborer les rapports mensuels, trimestriels et annuels des programmes ;
 préparer l’avant-projet de la tranche annuelle du budget-programme.

Le CGP est présidé par le Chef de file nommé par le Ministre. Les membres du CGP sont les
points focaux des structures ou des UGP participant à la mise en œuvre du programme. Le
Chef de file est assisté d’un rapporteur désigné parmi les points focaux, lui-même aussi
nommé par le Ministre.

Ainsi, lorsque la responsabilité d’une action incombe à une seule structure ou UGP, cette
dernière est chargée de proposer au CGP, la répartition des pondérations suivant les
critères énoncés supra. Par contre, quand plusieurs structures ou UGP participent à la
réalisation d’une action, la détermination des poids des activités se fera au sein du CGP.

Aussi, importe-t-il de souligner que tous ces travaux doivent être organisés sous
l’encadrement technique de la DPP afin de garantir que le processus ne souffre d’aucune
insuffisance.

48
 5.3 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’un programme du
Budget-Programme
Un programme du B-P étant un ensemble d’actions, son TEP est la moyenne pondérée des
TEP des actions composant le programme.

Question fondamentale : Comment déterminer les poids des actions au sein d’un programme ?

La démarche de détermination des poids des actions au sein d’un programme est similaire
à celle de détermination des poids des activités au sein d’une action. Mais, dans le cas
d’espèce, deux options sont possibles.

Pour la 1ère option, il est question de recenser toutes les actions d’investissements6 et les
actions financées sur les crédits de fonctionnement.

Ainsi, la somme des poids des actions d’investissements doit être supérieure ou égale à
80 et la somme des poids des actions financées sur les ressources de fonctionnement
serait au plus égale à 20.

L’hypothèse qui sous-tend le rapport 80 / 20 est : "les investissements contribuent au

moins à 80% à l’atteinte des objectifs d’un programme du B-P".

= nombre d’actions d’investissements ; = nombre d’actions financées sur les crédits de

fonctionnement et

6 Le vocable "action d’investissement" signifie les actions financées sur les crédits
d’investissements.

49
 Remarque fondamentale : Il existe des ministères ou institutions dont la majorité de leurs
importantes actions est réalisée sur les crédits de fonctionnement. C’est le cas par exemple, des
institutions de l’Etat, de la Primature, du MCRI, etc.
De même, il existe des actions financées à la fois sur les crédits de fonctionnement que sur les
crédits d’investissements.
Par ailleurs, en se référant à la section 3.2 ci-dessus, la détermination des poids est faite
indépendamment du coût.

C’est cette remarque qui fonde la nécessité d’une 2ème option. Pour cette dernière, il
s’agira de s’interroger sur les actions du programme dont la réalisation effective
permettrait d’atteindre rapidement les cibles fixées pour les indicateurs de performance
du programme. Une fois la liste de ces actions constituée, la somme de leurs
pondérations doit être supérieure ou égale à 80.

L’utilisation des résultats de la section 5.2 permet de calculer le TEP d’un programme du
B-P.

50
 Illustration n° 3 : Calcul du TEP d’un programme

Coûts des
Imputation
activités Période Poids Structure Structure Mode
CODE Résultat/Actions/Activités/Tâches budgétaire Sources Observation
(milliers de d'exécution (%) Responsable associée d'exécution
(Chap. arti.)
francs CFA)

¨Programme 2 468 065 100

Objectif spécifique 1: Améliorer la

gestion des ressources du 1 093 091 65
Ministère.

Résultat 1.1: La gestion des

ressources du Ministère est 1 093 091 65
améliorée

Action: Renforcement des

1.1.1 capacités des ressources 42 988 BN 25 DRH
humaines du Ministère

Action Amélioration de la gestion

1.1.2 des ressources financières et 879 056 BN 30 DRFM
matérielles du Ministère.

Action: Elaboration des outils de

1.1.3 planification et de programmation 171 047 10 DPP
des activités du Ministère

Objectif spécifique 2: Renforcer le

cadre institutionnel et le système 1 374 974 35
d’information du Ministère
 Coûts des
Imputation
activités Période Poids Structure Structure Mode
CODE Résultat/Actions/Activités/Tâches budgétaire Sources Observation
(milliers de d'exécution (%) Responsable associée d'exécution
(Chap. arti.)
francs CFA)

Résultat 2.1 : Le cadre institutionnel

et réglementaire du Ministère est 1 316 474 24
fonctionnel et mieux sécurisé

Action : Coordination et
2.1.1 supervision de toutes les activités 365 439 10 SGM
du Ministère

Action : Renforcement de la capacité

2.1.2 887 035 6 SGM
d'accueil du Ministère

Action : Opérationnalisation des

procédures d'inspection du cadre
2.1.3 64 000 8 IGM
institutionnel et réglementaire du
ministère

Résultat 2.2 : Le système

2.2 d’information du Ministère est 58 500 11
performant

Action : Renforcement du système

2.2.1 40 000 5 SGM
d'information du ministère

Action. : Mise en œuvre du plan de

2.2.2 18 500 6 Ccom
communication du ministère

NB : les actions en gras sont les actions critiques.

Supposons qu’au 30 juin 2012, les actions ont enregistré respectivement les TEP ci-après :

Action 1.1.1 : 39% ; Action 1.1.2 : 22% ; Action 1.1.3 : 46% ; Action 2.1.1 :18% ; Action
2.1.2 : 9% ; Action 2.1.3 : 43% ; Action 2.2.1 : 0% ; Action 2.2.2 :52%.

Le TEP du programme est égal à

(25*39%+30*22%+10*46%+10*18%+6*9%+8*43%+5*0%+6*52%)/100= 29,85%.

Le TEP du programme est alors 29,85%.

Question fondamentale : Comment dans la pratique, le consensus peut-il être établi sur les
différents poids à attribuer aux actions ?

Comme indiqué au niveau de la section 5.2, la détermination des poids des actions au sein
du programme se fera au sein de chaque CGP avec l’encadrement technique de la DPP.

5.4 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’un résultat attendu

(extrant) et d’un objectif spécifique
Pour calculer le TEP des résultats attendus (extrants) et des objectifs spécifiques, il suffit
de se référer aux actions qui concourent respectivement à l’atteinte de ces derniers. En
effet, le résultat attendu ou l’extrant comporte un certain nombre d’actions. De ce point
de vue, son poids sera la somme des poids de ses actions.

Il en est de même des objectifs spécifiques qui comprennent un certain nombre

d’extrants.

Le TEP d’un résultat attendu est la moyenne pondérée des TEP des actions rapportée
au poids du résultat attendu.

53
Le TEP d’un objectif spécifique est la moyenne pondérée des TEP des actions
rapportée au poids de l’objectif spécifique.

Illustration n° 4 : Calcul du TEP d’un résultat attendu et d’un objectif spécifique

Le TEP du résultat 1.1 est égal à (25*39%+30*22%+10*46%)/65 = 32,23%.

Le TEP de l’objectif spécifique 2 est égal à (10*18%+6*9%+8*43%+5*0%+6*52%)/35=

25,43%.

Question fondamentale : Si le calcul du TEP d’un résultat attendu (extrant) ou d’un objectif
spécifique est possible, comment pourrait-on l’interpréter ?

Il ressort de l’illustration n°4 qu’au cours de la période sous revue, les actions contribuant
à l’atteinte de l’objectif spécifique 2 sont en moyenne exécutées à 25,43%. Au cours de la
même période, celles participant à l’obtention du résultat 1.1 sont en moyenne exécutées
à 32,33%.

5.5 Démarche méthodologique de calcul du TEP du Budget-Programme

Dans le B-P de tous les ministères, il existe un programme généralement intitulé
"Administration et gestion des services". Ce programme vient en appui à tous les autres
programmes du B-P. En effet, ce programme apporte les ressources nécessaires (ressources
humaines, matérielles et financières) à la réalisation des autres. De même, il assure les
préalables requis (passation des marchés par exemple) à la réalisation de toutes les actions
programmées.

En dépit de cet important rôle, ce sont les actions des autres programmes qui assurent la
visibilité réelle du ministère et partant sa contribution à l’atteinte des objectifs nationaux
de développement.

54
De ce point de vue, la pondération du programme relatif à l’administration et à la gestion
des services ne saurait excéder 20. La somme des pondérations des autres programmes
serait alors supérieure ou égale à 80.

Pour les autres programmes, la base de pondération pourrait être le nombre d’indicateurs
clés du ministère retenus dans les documents de référence du pays (SCRP et PAP) ou les
indicateurs à partir desquels, la contribution du ministère au processus de gestion du
développement peut être appréciée. Dans un cas comme dans l’autre, le poids d’un
programme peut être proportionnel au nombre d’indicateurs7 du programme sur le
nombre clés retenu.

Ainsi, le TEP du B-P est la moyenne pondérée des TEP des programmes.

Illustration n° 5 : Calcul du TEP d’un Budget-Programme

Soit un B-P comportant trois programmes P1, P2 et P3. Le programme P3 est relatif à
l’administration et à la gestion des services. Alors, son poids est 20.

La somme des poids des programmes 1 et 2 est égale à 80. Il existe cinq indicateurs clés du
ministère. P1 comporte 3 et P2 comporte 2.

Ainsi, le poids de P1 est égal à 3*80/5, soit 48. Pour le P2, le poids est égal à 2*80/5, soit
32.

Au 30 juin 2012, P1, P2 et P3 sont respectivement exécutés physiquement à 23,70%,

19,30% et 25,43%.

Le TEP du B-P au 30 juin est égal à (48*23,70%+32*19,30%+20*25,43%)/100= 22,64%.

7 Les cadres logiques ou cadres de résultats des programmes du B-P doivent être revues pour que les
indicateurs de performances respectent les normes et standards en la matière.

55
 5.6 Démarche méthodologique de calcul du TEP d’un projet inscrit au PIP
En se référant à la définition du projet indiquée au point 3.3, un projet est un ensemble
d’actions. Il ressort de l’état des lieux, trois cas de figures à savoir :

 le projet dont toutes les activités sont regroupées sous une seule action d’un
programme du B-P ;
 le projet comprenant plusieurs actions, toutes regroupées dans un seul programme
du B-P ;
 le projet à caractère transversal dont les actions sont réparties à travers plusieurs
programmes du B-P.

1er cas : Toutes les activités du projet sont regroupées sous une seule action d’un
programme du B-P

Pour ce cas, se référer à la méthode de détermination du TEP d’une action (5.2). Ainsi, la
somme des poids des activités permettant d’atteindre les objectifs du projet doit être
supérieure ou égale à 80. Les pondérations des activités d’appui au fonctionnement du
projet sont au plus égales à 20.

2ème cas : Projet comprenant plusieurs actions, toutes regroupées sous un seul
programme du B-P

La démarche consiste à faire le point de toutes les actions financées par le projet suivies
de leurs pondérations au sein du programme. Les pondérations de ces actions au sein du
projet seront proportionnelles à leurs poids au sein du programme en considérant 100
comme la base du projet.

Illustration n° 6 : Calcul du TEP du projet du 2ème cas

Supposons que par rapport au programme défini précédemment, le projet comporte deux
actions à savoir les actions 1.1.1 et 1.1.3. Les actions sont respectivement pondérées à 25
et 10 au sein du programme.

Les poids de ces actions au sein du projet sont :

 pour l’action 1.1.1 :25*100 / (25+10)=71,43 ;

 pour l’action 1.1.3 : 10*100 / (25+10)=28,57.

Connaissant déjà les TEP des actions, le TEP du projet est égal à
(71,43*39%+28,57*46%)/100 = 41,00%.

56
3ème cas : Projet comprenant plusieurs actions réparties à travers plusieurs programmes
du B-P

Question fondamentale : Comment déterminer les pondérations des actions de ce projet ?

Lorsque les actions du projet sont réparties entre plusieurs programmes du B-P, la
démarche comporte trois étapes. Il s’agit :

 du recensement de ces actions avec les pondérations au sein de chaque

programme ;
 la correction de la pondération de chaque action par celle du programme dans
laquelle, elle est inscrite ;
 la détermination des nouvelles pondérations des actions en considérant comme 100,
la base du projet.

Le TEP du projet est la moyenne pondérée des TEP des actions le composant.

Illustration n° 7 : Calcul des pondérations des actions d’un projet réparties entre
plusieurs programmes du B-P

Soit un projet X comportant trois actions réparties chacune dans les programmes définies
supra.

L’action 1.1 inscrite dans le programme 1 a un poids de 25. L’action 2.1 inscrite dans le
programme 2 a un poids de 30 et l’action 3.1 inscrite dans le programme 3 avec un poids
de 15.

Les TEP des actions sont 39% pour action 1.1, 41% pour l’action 2.1 et 27% pour l’action
3.1.

Rappelons que les trois programmes P1, P2 et P3 ont respectivement pour poids 48, 32 et
20.

Ainsi, les poids des trois actions au sein du B-P sont :

 action 1.1 : 25*48% = 12 ;

 action 2.1 : 30*32% = 9,6 ;
 action 3.1 : 15*20% = 3.

Les nouvelles pondérations des actions par rapport aux projets sont :

 action 1.1 : 12*100 / (12+9,6+3) = 48,78;

 action 2.1 : 9,6*100 / (12+9,6+3) = 39,02 ;

57
  action 3.1 : 3*100/ (12+9,6+3) = 12,20.

Illustration n° 8 : Calcul du TEP d’un projet dont les actions sont réparties entre
plusieurs programmes du B-P.

Le TEP du projet X est égal à (48,78*39%+39,02*41%+12,20*27%)/100 = 38,32%.

5.7 Démarche méthodologique de calcul du TEP du PIP au niveau du

département ministériel
Le TEP du PIP d’un département ministériel est la moyenne pondérée des TEP de chaque
projet.

Question fondamentale : Comment déterminer le poids de chaque projet dans l’ensemble

du PIP du département ministériel ?

Le poids de chaque projet dans l’ensemble du PIP du ministère sera généré à partir des
poids des actions de chaque projet et des poids des programmes.

La démarche comprend deux étapes à savoir :

 la détermination des poids de chaque projet dans l’ensemble du B-P du ministère ;

 le calcul des poids des projets en considérant 100, la base de l’ensemble du PIP du
ministère.

Le poids de chaque projet au sein du B-P du ministère est calculé à partir des produits des
poids des actions et des programmes. A l’issue de cet exercice, tous les poids des projets
sont déterminés proportionnellement en considérant 100 l’ensemble du PIP du ministère.

Illustration n° 9 : Calcul du poids du projet dans l’ensemble du B-P

A partir de l’illustration n°7, le poids du projet X dans l’ensemble du B-P est :

(12+9,6+3)=24,6 soit 24,6%

58
Illustration n° 10 : Calcul du poids du projet dans le PIP du ministère

Soit un ministère disposant seulement de deux projets dans son portefeuille actif (PIP
ministère). Le projet X (cf. illustration n°7) et le projet Y comportant une seule action
dans le programme 1 (cf. illustration n°5). L’action du projet Y est l’action 1.1.2 avec pour
poids 30 (cf. illustration n°3).

Rappelons que le poids du programme 1 dans le B-P est 48.

Le poids du Y dans l’ensemble du B-P du ministère est 30*48/100= 14,4.

Ainsi, au sein du B-P, X et Y ont respectivement pour poids 24,6 et 14,4.

Les poids de X et Y dans le PIP du ministère sont :

 pour X : 24,6*100 / (24,6+14,4)=63,08 ;

 pour Y : 14,4*100 / (24,6+14,4)=36,92.

Illustration n° 11 : Calcul du TEP du PIP du ministère

Selon l’illustration n°8, le TEP du projet X est 38,34%. Soit 41,50% le TEP du projet Y.

Le TEP du PIP du ministère est : (63,08*38,34%+36,92*41,50%)/100 = 39,51%.

5.8 Démarche méthodologique de calcul du TEP du PIP au niveau national

L’un des objectifs de cette étude est d’apprécier sur une base objective et acceptée de
tous les acteurs de la chaîne PPBS, les performances réalisées par chaque département
ministériel et d’effectuer des comparaisons entre eux.

Une fois que le TEP du PIP de chaque ministère est déterminé selon la démarche décrite
aux sections précédentes, il n’est point nécessaire d’utiliser des critères pour différencier
chaque entité ministérielle. Le TEP du PIP au niveau d’un département ministériel est un
indicateur de performance que l’on peut directement comparer à celui d’un autre
ministère.

Le fait d’accorder plus d’importance à un ministère cacherait les performances d’un autre.
De même, le nombre de projets et le montant du PIP des ministères ne peuvent pas
utilisés pour les différencier. En effet, le montant prévisionnel du PIP d’un ministère peut
être élevé avec un nombre très réduit de projets. Aussi, compte tenu des insuffisances
déjà relevées dans la section 3.2 par rapport à la méthode d’indexation de coût, le
montant prévisionnel du PIP ne saurait un paramètre à prendre en considération.

59
De ce point de vue, la même importance a été accordée à tous les ministères. Ainsi, le
TEP du PIP national est la moyenne arithmétique simple des TEP enregistrés au niveau
du PIP de chaque ministère.

avec

Cette méthode a été préférée à celle de score. Selon cette dernière, un score serait
attribué à chaque ministère selon que son TEP se trouve dans un intervalle prédéfini. Le
score final serait la moyenne des scores obtenus. Ainsi, même avec cette méthode, la
même importance est accordée à tous les ministères. De plus, le but de l’étude est de
déterminer un TEP pour le PIP national et non un score.

6. SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS

Cette partie rappelle quelques conditions de succès et propose des recommandations dont
la mise en œuvre permettrait de pérenniser les acquis et de renforcer le mécanisme de
suivi et d’évaluation au niveau national.

6.1 Conditions préalables à la mise en œuvre de la méthodologie de

calcul du TEP
L’appropriation et l’utilisation effective de la méthodologie, objet de la présente étude,
nécessite la mise en œuvre d’un certain nombre de mesures ou de résolutions préalables.
Il s’agit de :

 la mise en place et le fonctionnement adéquat de tous les organes de la réforme

budgétaire ;
 l’harmonisation et l’utilisation effective par tous les ministères et autres acteurs de
la chaîne PPBS des canevas de présentation du Budget-Programme et de ses outils
d’opérationnalisation à savoir le Plan de Travail Annuel (PTA), le Plan de Passation
des Marchés (PPM), le Plan de Consommation de Crédits (PCC) et le Tableau de
Bord des Indicateurs (TBI) ;
 la finalisation et la vulgarisation du manuel d’élaboration des outils sus cités ;
 la rigueur dans l’élaboration de ces outils au niveau des départements ministériels ;
 l’assistance technique permanente des acteurs au niveau des ministères à
l’élaboration des outils de qualité ;
 la formation des acteurs de la réforme budgétaire au sein de chaque ministère à
l’appropriation de la méthodologie ;
 la documentation de tous les paramètres (pondération) après la validation du PTA
pour faciliter le suivi de la fiabilité des TEP calculés. Ainsi, au niveau du PTA et

60
 dans la colonne "poids", afficher les poids des tâches, des activités et des actions
respectivement au sein des activités, des actions et du programme ;
 la mise en place au sein de chaque ministère, d’un dispositif permettant de rendre
disponibles à temps, les données fiables sur les performances financières et
physiques des projets et programmes.

6.2 Suggestions et recommandations

Dans le cadre de la pérennisation des acquis de cette étude, il convient de :

 procéder à la dissémination du document à l’endroit de tous les ministères y

compris les points focaux, les rapporteurs et les chefs de file de programmes ;
 mettre à niveau le Système Harmonisé et Intégré de Suivi et d’Evaluation des
Projets et Programmes d’Investissements Publics (SHISEPIP) et procéder à sa
généralisation en vue d’automatiser l’édition des tableaux et graphiques
nécessaires à l’élaboration des rapports d’avancements du PIP ;
 faire approprier et appliquer effectivement la méthodologie par les acteurs de la
chaîne PPBS au niveau de tous les ministères et institutions de l’Etat.

61
CONCLUSION
L’appropriation par tous les acteurs de la chaîne PPBS de cette méthodologie au niveau
national est gage d’une amélioration du suivi physique et de la qualité des données qui en
découleraient. Cet état de chose permettra de mieux apprécier la mise en œuvre du PIP et
ainsi de disposer des informations pour davantage expliciter l’atteinte ou non des objectifs
de développement.

Aussi, convient-il de préciser que l’utilisation des résultats de ladite étude par tous les
acteurs concernés contribuera efficacement au renforcement du système national de suivi
et d’évaluation.

Eu égard au rôle important du suivi et de l’évaluation dans la mise en œuvre de la réforme

budgétaire, les cadres des DPP notamment ceux des Cellules de Suivi-Evaluation (CSE) des
ministères sont invités à davantage de rigueur dans le processus d’élaboration et de mise
en œuvre des B-P.

62
ANNEXES
ANNEXE1 : LISTE DES PERSONNES RENCONTREES PAR MINISTERE

N° Ministères Nom et Prénoms des personnes rencontrées

1 MDAEP EYEBIYI Christian
METEHOUE Oscar
YEDO Gérard
2 MEF TIDJANI Habib
AKOHA Serges
3 MICPME KAKPO Alphonse
OUNSOUNGAN Honoré
KESSE Gildas
DAHOUNTO Jonas
4 MCAAT ANATO E. Flore
ADOKO Bidossessi Thierry Géoffroy
5 MAEP ABBAS Abdoulaye
6 MTPT CHOUCHOU Obed
ZOUNON Adrien
7 MERPMEDER HOUESSOUKPE Clément
BAGUIDI Ibrahim
8 MCTIC ATAYI-GUEDEGBE Marius Hervé
9 MFASSNHPTA AGBEGNIGAN Coomlan Cyrus
10 MEHU MISSIHOUN SOSSA Judicaël
KPANOU Mirabelle
11 MDGLAAT AGUESSY René Georges
BEDIYE Bérénice
12 MISPC AHOKPOSSI Mathurin
13 MJLDH VIOU Edgard
SOBAKPO Jonas
14 MEMP Néant
15 MS ZOUNGAN Cyrille
VISSOH Agnès
16 Primature MISSEGBETCHE Damase
HINSON Eric
SOSSOU Damase
Source : Auteurs, novembre 2012

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ANNEXE2 : REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

Ministères visités : Budgets-Programmes 2012-2014, décembre 2011

Ministères visités: Plan de Travail Annuel (PTA) 2012, janvier 2012

DPP (MFASSNHPTA) : Manuel de suivi-évaluation du Budget-Programme du

MFASSNHPTA, juillet 2011

ETARB (MEF) : Guide méthodologique d’élaboration, de mise en œuvre et de suivi-

évaluation des budgets-programmes, juin 2012

DGSPP (MDAEP) : Document d’"Harmonisation des nomenclatures et du mode de

calcul des taux d’exécution physique" et " Document technique de référence pour
la création d’une passerelle entre SHISEPIP et SIGFiP", février 2010

Martine MENARD : Loi de Pareto : définition et application pour s’organiser au

quotidien, décembre 2010 (www.togetset.com )

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ANNEXE3 : EQUIPE DE REDACTION DU DOCUMENT

COMITE D’ORIENTATION

Marcel A. de SOUZA Ministre du Développement, de l’Analyse

Economique et de la Prospective

Pascal Z. YAHA Secrétaire Général du MDAEP

Antoine S. OKE Secrétaire Général Adjoint du MDAEP

SUPERVISION DES TRAVAUX

Amadou SEIDOU Directeur Général du Suivi des Projets et

Programmes

Toussaint VODOUNOU Directeur Général Adjoint du Suivi des Projets

et Programmes

Sara MOHNS Chargé de Programme, projet ACMERP de la GIZ

COORDINATION TECHNIQUE

Justine GOUNOU AGBASSAGAN Chef de la Cellule d’Analyse et de Synthèse des

Performances des Projets et Programmes

Abdel J.A. BOURAÏMA Chef du Service Gestion de l’Information

Christian SEITLINGER Conseiller Technique, projet ACMERP de la GIZ

EQUIPE DE CONSULTANTS

Jules AHODEKON Ingénieur Planificateur Economiste

Justin ADJIKOUIN Ingénieur Statisticien Economiste

PERSONNES RESSOURCES

Romain AKPO, Christian EYEBIYI, Oscar METEHOUE, Gérard YEDO, André Kpadonou AYI, Bignon
BATONON, Marleine SOUDE épouse GNACADJA, Simon GANHOUNOUTO, Michel DOSSOU,
Innocent AFFOGBOLO, Adrien ZOUNON, Obed CHOUCHOU, Serges AKOHA, Clément
HOUESSOUKPE, Ibrahim BAGUIDI.

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