REPOBIKAN’I MADAGASIKARA

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
oooOOOooo

Autorité de Régulation
Des Marchés Publics

GUIDE DES MAIRES

juillet 2008

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 SOMMAIRE :

Glossaire………………………………………………………………………….Page 3

Introduction………………………………………………………………………Page 4

I- Détermination des besoins………………………………………………….Page 5

II- Elaboration Dossier d’AO/AMI/ACP/ADP………………………………...Page 6

II- Elaboration de l’AO/AMI/ACP/ADP………………………………………..Page 7

III- Lancement / Publication de l’AO/AMI/ACP/ADP……………………….Page 8

IV- Réception des plis…………………………………………………………..Page 8

V- Ouverture des plis …………………………………………………………..Page 9

VI- Evaluation et classement des offres…………………………………….Page 10

VII- Attribution du marché……………………………………………………..Page 10

VIII- Archivage des dossiers…………………………………………………..Page 11

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GLOSSAIRE
ACP : Avis de Consultation de Prix

AAMI : Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt

ADP : Avis de Demande de Prix

AE : Acte d’Engagement

AO : Appel d’Offres

AAO : Avis d’Appel d’Offres

AMI : Appel à Manifestation d’intérêts

CAO : Commission d’Appel d’Offres

CCAG: Cahier de Clauses Administratives Générales

CCAP: Cahier de Clauses administratives Particulières

CF : Contrôleur Financier

CIRM : Commission Inter Régionale des Marchés

CMP : Code des Marchés Publics

CNM : Commission nationale des Marchés

DAO : Dossier d’Appel d’Offres

DC : Dossier de Consultation

DPAO : Dossier Particulier d’Appel d’Offres

GAC : Gestionnaire d’Activités

IC : Instructions aux Candidats

OS ou ORDSEC : Ordonnateur Secondaire

PRMP : Personne Responsable des Marchés Publics

SCTE : Sous Commission Technique d’Evaluation

SOA : Service Opérationnel d’Activités

ST : Spécifications Techniques

UGPM : Unité de Gestion de Passation de Marchés

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INTRODUCTION :

Le présent document est confectionné dans le but d’assister les Maires dans leur
fonction. Il servira d’élément de repère et d’outil de perfectionnement aux Maires et pourrait
par conséquent les rendre, en tant que Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP) auprès des collectivités territoriales, et dans la limite territoriale de leur
circonscription communale respective, aptes à mener à bien leur mission.

Conformément aux dispositions de l’art 5 de la Loi n°2004-009 du 26 juillet 2004,

portant Code des Marchés Publics, les Maires en tant que Personnes Responsables des
Marchés Publics (PRMP) sont les premiers responsables de la gestion des marchés dans
leur circonscription. Ils sont habilités à signer les marchés et sont également chargés de
conduite des opérations de passation des marchés, depuis le choix de la procédure jusqu’à
la désignation du titulaire et l’approbation du marché définitif.

La conduite des opérations de passation des marchés est à la fois complexe et

stratégique. Son accomplissement ne serait possible sans la maîtrise du processus de
passation des marchés ou du moins la connaissance de l’environnement des Marchés
Publics : la loi régissant les Marchés Publics, les textes d’application, et bien d’autres
documents etc...

Désormais, les communes disposent d’une autonomie aussi bien administrative que
financière. Le renforcement des capacités des premiers responsables à l’instar des maires
s’avère ainsi indispensable pour leur permettre d’optimiser l’utilisation de ces ressources
financières et éviter la gabegie des deniers publics.

Leur assistance devrait se faire dans les deux sens. Ce qui explique la nécessité
d’un manuel voire d’un guide.

Ce guide comporte neuf (9) étapes :

 L’étape préalable ou la détermination des besoins ;

 L’élaboration des dossiers : Avis d’Appel d’offres, Dossier de Consultation, Avis de

Consultation de Prix (ACP) et Avis de Demande de Proposition (ADP) ;

 Le lancement ou la publication de l’Avis;

 La réception des offres ;

 L’ouverture des plis ;

 L’évaluation et le classement des offres/propositions ;

 L’attribution du marché/convention ;

 L’exécution du marché/convention

 L’archivage des dossiers.

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I - Comment déterminer les besoins ?

Dans le processus de passation des « marchés », la détermination des besoins est

incontournable : c’est l’opération de base. En effet, elle constitue l’étape fondamentale du
processus, d’elle dépend la bonne marche des opérations quid de l’accomplissement de la
mission confiée à l’entité.

La détermination des besoins nécessite certaine démarche. Elle doit être menée de
manière objective et réfléchie.

Elle comprend quatre(4) tâches essentielles :

 l’identification ou l’inventaire des besoins ;
 l’évaluation de ces besoins
 leur classement suivant ordre de priorité ;
 leur budgétisation.

Qui sont responsables de ces tâches ?

Conformément à l’arrêté n° 13838/2008/MFB du 18 juin 2008, portant application du

mode de computation des seuils et fixant les seuils de passation des marchés
publics et de contrôle des Commissions des Marchés, les responsables de ces
tâches sont :

 Le Gestionnaire d’Activités (GAC) et

 Les Services Opérationnels des Activités (SOA)

Les besoins ainsi définis seront par la suite affinés. Les responsables de l’affinage
varient suivant la procédure adoptée. Ils peuvent être soient :
- la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP), assistée par l’Unité de
Gestion de Passation des Marchés (UGPM).
- l’Ord Sec et la structure instaurée pour l’assister

Comment s’opère la détermination ou la définition des besoins ?

La détermination des besoins doit se faire selon les « règles de l’Art » reposant sur
six principes :

 L’utilité

 L’opportunité

 La légalité

 La spécificité

 La disponibilité financière

 La non-discrimination

Quelle attitude faut-il adopter ?

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 La collaboration est recommandée pour la détermination des besoins .En cas de
besoin les Services Techniques peuvent se faire assister par des experts.

Comment procéder ?

Il s’agit de procéder comme suit :

 Les GAC et SOA définissent leurs besoins en fonction de leurs missions et

engagements. Ils inventorient les besoins réels (en qualité et en quantité).
Ensuite ils projettent un échéancier pour la livraison/réalisation de chacun
de ces besoins. Les besoins ainsi définis seront transmis à l’ORDSEC en
vue estimation de leur coût respectif.
 Pour ce faire, l’ORDSEC doit se conformer aux dispositions de l’arrêté
n°13…. du montant du marché pour les travaux et les fournitures et de
l’estimation sincère de la prestation pour les prestations intellectuelles.
Ensuite il doit procéder au calcul du coût de chaque besoin en tenant en
compte le montant de l’allocation budgétaire y afférent. En cas de
dépassement du montant l’ORDSEC doit aviser le GAC sur la révision à la
baisse de la quantité projeté par ce dernier.
 Les besoins ainsi définis sont ensuite transmis à la PRMP/UGPM pour
affinage pour les cas de la procédure en dessus du seuil.

Comment affiner les besoins ?

L’affinage des besoins est soumis à quatre règles :

 La réalité

 La conformité

 La précision

 La rapidité

II - Comment élaborer dossier d’Appels d’Offres (A.A.O), ou d’Appel à Manifestation

d’Intérêt (AMI), ou de Consultation de Prix (ACP) ou encore de Demande de
Proposition (ADP) ?

L’étape qui suit la définition des besoins est l’élaboration de dossier d’Appel d’Offres
(AO) ou d’Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) ou de Consultation de Prix (ACP) ou de
Demande de Proposition (ADP). C’est le montage d’un dossier de mise en concurrence à
partir du recueil normalisé des besoins par référence aux documents types.

Son élaboration nécessite un soin particulier. La moindre faille serait désastreuse

pour l’autorité contractante et l’économie en général.

Cette tâche est confiée à l’UGPM mais aussi à la structure analogue pour les cas en
dessous du seuil de passation.

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 III - Comment élaborer un Avis d’Appels d’Offres (A.A.O), ou un Avis d’Appel à
Manifestation d’Intérêt (AMI), ou un Avis de Consultation de Prix (ACP) et de l’Avis
de Demande de Proposition (ADP) ?

L’étape qui suit la définition des besoins est l’élaboration d’Avis d’Appel d’Offres
(AO) ou d’Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) ou de Consultation de Prix (ACP) ou de
Demande de Proposition (ADP). C’est l’extrait d’un dossier d’appel ou de mise en
concurrence. Son élaboration est obligatoire pour rendre effective la transparence de la
procédure.

Qui sont responsables de cette opération ?

C’est la PRMP assistée par l’UGPM ou l’Ord Sec selon le cas en collaboration avec
les services techniques concernés:

 L’UGPM se sert des documents types suivant la nature ou type de

marchés (marché de fournitures, de prestations intellectuelles, de prestation de services, ou
de travaux) comme documents de référence. Il est à noter que pour chaque type de marché,
il existe un document spécifique.

Le Dossier Type d'Appel d'Offres pour les marchés de fournitures et les marchés de
travaux comprennent deux parties .La première partie contient les documents concernant
uniquement la procédure de passation, qui ne seront plus utilisés après l'attribution du
Marché à savoir :

◊ Les Instructions aux Candidats ou IC

◊ Les Données Particulières de l’Appel d’Offres ou DPAO
◊ Les Formulaires de soumission.

La deuxième partie comprend les documents qui se substitueront en pièces

constitutives du marché en cas d'attribution du Marché au Candidat à savoir :

◊ L’Acte d’Engagement ou AE
◊ Le Cahier des Prescriptions Spéciales ou CPS comprenant : le Cahier des Clauses
Administratives Particulières ou CCAP et les Spécifications Techniques ou ST
◊ Le Cahier des Clauses Administratives Générales ou CCAG.

 La PRMP

Le dossier élaboré et préparé par l’UGPM sera soumis à l’examen de la PRMP. Cette
dernière procèdera au contrôle de qualité du Dossier d’Appel d’Offres ou de Consultation
(DAO/DC) pour ensuite le transmettre:

- à la CNM/CIRM pour examen (financement intérieur).

- aux Bailleurs de Fonds pour non objection (financement extérieur) préalablement à
la transmission à la CNM/CIRM

A l’issu de chaque examen, la CNM/CIRM émet un avis : favorable ou défavorable.

Aucun Appel d’Offres ne peut être lancé sans l’aval de la CNM/CIRM.

 L’UGPM sous l’égide de la PRMP :

- rédige le PV de la séance de la CRM et le présente pour signature aux membres

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 - remet en forme le DAO / DC sur la base des observations de la CRM et/ou des
recommandations des bailleurs de fonds.

IV- Comment lancer ou publier un Avis d’Appels d’Offres (A.O), ou un Avis d’Appel à
Manifestation d’Intérêt (AMI), ou un Avis de Consultation de Prix (ACP) et de l’Avis
de Demande de Proposition (ADP) ?

La publication de l’AO/AMI/ACP/ADP consiste à porter à la connaissance du public

le projet de la commune d’acquérir un bien ou faire réaliser une prestation.
Elles sont soumises aux principes de publicité, de transparence et de mise en
concurrence des candidats.

En quoi consiste l’opération ?

Il s’git d’afficher devant le bureau de la Mairie de la commune intéressée et du

Délégué Administratif, ou diffuser par radio aux ondes locales ou encore publier dans les
journaux locaux l’AO/AMI/ACP/ADP.

Quelle démarche suivre ?

 L’UGPM ou la structure mise en place pour assister l’Ord Sec élabore

l’AO/AMI/ACP/ADP suivant modèle

 L’AO/AMI/ACP/ADP ainsi élaboré est ensuite transmis au Contrôle Financier

pour information

 L’AO/AMI/ACP/ADP est ensuite soit publié dans un journal à large diffusion

pour une durée d’un mois au moins ou affiché pendant 10 jours au moins
avant la date limite de remise des offres pour que les candidats éventuels
puissent prendre connaissance de l’existence de la consultation de prix.

V- Comment s’effectue la réception des plis ?

Conformément aux instructions stipulées dans les dossiers, les candidats déposent
leur offre à l’adresse indiquée dans les dossiers d’appel.
C’est le Secrétariat de la PRMP ou la Personne désignée par l’Ord Sec qui sera chargé de
recevoir les plis contenant leurs offres respectives dans les conditions stipulées dans l’Avis
à la date limite fixée pour la remise des offres contre récépissé. En outre, cette personne
veille à la garantie de la confidentialité du contenu des plis (placement en lieu sûr).

Le secrétariat :
-reçoit et numérote les plis suivant leur ordre d’arrivée ;
-enregistre ces plis dans un registre spécial suivant modèle et mode de
remplissage ;
-accuse réception aux dépositaires des plis ;
-remet les plis reçus avant la date limite à la PRMP pour conservation, après
décharge ;
-présente toutes les offres à la Commission d’Appel d’Offres (CAO) ou à la
Commission chargée de l’évaluation des offres.
-arrête en lettres et en chiffres la liste des plis reçus aux date et heure limites de
remise des offres devant le public

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 -enregistre pour mémoire les plis reçus après la date limite fixée pour la remise des
offres (retard, offres modifiées ou retirées).

VI- Comment organiser l’ouverture des plis ?

L’ouverture des plis se fait en séance publique. Sont chargées de l’opération la

Commission d’Appel d’Offres (CAO) ou la Commission Interne chargée de l’évaluation des
offres sous la présidence de la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) ou de
l’Ord Sec .Les candidats ou leurs représentants sont aussi invités à cette séance.

Démarche :

 Les membres de la CAO ou de la Commission chargée de l’évaluation

des offres sont convoqués 3 à 4 jours avant la tenue de la séance.

 Une séance préliminaire tient lieu pour rappeler les règles de jeu.

 Le public est ensuite invité à entrer dans la salle pour assister à la séance
d’ouverture des plis.

 Les personnes qui assistent à la séance d’ouverture remplissent la fiche

de présence.

 Les plis reçus sont ensuite présentés devant le public.

 Après contrôle de régularité (aspect extérieur), la CAO ou la Commission

chargée de l’évaluation des offres procède à l’ouverture des plis suivant
leur ordre d’arrivée.

 Le Président de la Commission lit à haute voix les renseignements

contenus dans le pli : le nom du candidat, les pièces requises et le
montant des offres et le montant de la caution de soumission.

Les pièces produites seront toutes pointées et paraphées par les membres de la
Commission. Le PV d’ouverture devra être établi séance tenante et contre signé par les
représentants des candidats

VII- Comment évaluer et classer les offres ?

Ces deux opérations précèdent l’étape de l’attribution du marché ou de la

convention. Elles relèvent de la responsabilité de la CAO ou d’une autre Commission
instituée pour évaluer les offres/propositions émanant des candidats pour le cas des
procédures en dessous du seuil de passation.

Dans l’exercice de leur mission les membres de ces commissions sont soumis au
Code d’Ethique .Ils doivent préserver l’intérêt public et trancher avec une impartialité
« absolue ».

La Commission :

-examine la conformité des propositions remises par les candidats ;

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 -élimine les offres non conformes ;
-évalue les offres retenues selon les critères de sélection stipulés dans
l’ACP/ADP ;
-classe les offres retenues ;
-établit rapport d’analyse et d’évaluation des offres ;
-transmet les PV et rapports à la PRMP pour décision ;
-transmet ces documents au GAC concerné et à l’Ordonnateur Secondaire
(ORDSEC) de rattachement pour suite à donner (engagement, liquiation,
ordonnancement et paiement).

VIII- Comment attribuer le marché ?

- La PRMP ou l’Ord Sec attribue le marché au candidat jugé qualifié dont l’offre a été
déclarée conforme au Dossier d’Appel d’Offres et évaluée la moins disante et
éventuellement sur la base des rapports d’analyses techniques effectués par la
Sous –Commission Technique d’évaluation (SCTE).

- L’UGPM ou le structure analogue établit le projet de marché au nom de

l’attributaire. Elle constitue ensuite le dossier (note de présentation, PV CAO, rapport
d’analyse, projet de marché) qu’elle transmet à la CNM/CIRM. L’UGPM assiste à la
séance d’examen de la CNM /CIRM et établit le PV de la CNM/CIRM.

- L’UGPM ou la structure analogue établit l’avis d’attribution de marché qu’elle

publie et notifie à l’attributaire qui accuse réception. Elle notifie aussi les candidats
non retenus en mentionnant les motifs du rejet de leur offre. Ces derniers disposent
d’un délai de dix (10) jours à compter de la notification pour réagir.

- La PRMP ou l’Ord Sec notifie le marché signé à l’attributaire qui, à son tour,
accuse réception et signe le marché. La PRMP transmet ensuite le marché signé
pour visa au Contrôleur Financier (CF).

- Après visa du CF, la PRMP notifie le marché à l’attributaire et lui signifie l’Ordre de
Service de Commencer les prestations.

- La PRMP, ou l’Ord Sec après avoir vérifié l’expiration de la validité de leur garantie,
restitue la caution de garantie aux candidats non retenus qui accusent réception et
récupèrent leur caution de soumission.

IX- Comment archiver les dossiers ?

Les dossiers relatifs aux marchés traités doivent être conservés à l’abri des
intempéries et de toute humidité, car ceux-ci serviront de preuve lors de leur contrôle par
les autorités compétentes (CNM, CIRM, Contrôle Financier, Contrôle des Dépenses
Engagées,…).

Il y a différentes possibilités quant au classement des archives ; soit par :

-nature des marchés (Marchés de Travaux ; Marchés de Fournitures ; Marchés de
Prestation Intellectuelle),
-type de financement (Ressources Propres Internes, Bailleurs des Fonds),
-seuils (Appel d’Offres ; Conventions sous forme de Marchés ; Bons de commande).

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Pour des raisons d’ordre pratique, il est recommandé de n’utiliser qu’un seul mode de
classement : adopter uniquement le mode choisi et ne plus recourir à d’autres. Il serait
également judicieux de compléter l’archivage par l’archivage électronique.

A l’intérieur de chaque dossier, les pièces sont classées par ordre chronologique
décroissant pour qu’il soit facile à consulter. Les dossiers classés seront ensuite mis dans
des boîtes classées dans des armoires.

Le codage des dossiers vient après. Le recours au codage est recommandé car il
facilite l’archivage et la consultation. Chaque dossier devrait être codé et les codes
devraient être lisibles et significatifs :

 le code de liaison donné par l’ARMP/CNM /CIRM ;

 le Code du Marché formulé par la PRMP/UGPM ;

 et le code de l’objet du marché.

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