1/ [Nom de l’entreprise], bonjour.
Nous ne pouvons malheureusement pas répondre
à votre appel pour le moment. Veuillez indiquer votre nom, vos coordonnées et la
raison de votre appel : un membre de notre équipe vous contactera sous 24 heures.
2/ Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de l’entreprise [nom de l’entreprise].
Nous sommes disponibles du [jour] au [jour] de [heure] à [heure]. Merci de nous
rappeler ou de nous laisser un message pour que nous puissions revenir vers vous.
3/ [Nom de l’entreprise], bonjour. Nous ne sommes pas disponibles pour le moment
: veuillez nous laisser un message et nous vous recontacterons dans les plus brefs
délais. En attendant, vous trouverez de nombreuses informations sur notre site
internet [adresse du site] ou sur notre page Facebook [nom de la page].
4/ Bonjour, ici [votre nom] de [nom de l’entreprise]. Merci de votre appel. Je ne
suis pas en mesure de vous répondre pour le moment, étant fréquemment [en
déplacement / en rendez-vous client / etc.], mais laissez-moi un message et je vous
rappellerai très prochainement. Je vous souhaite une agréable journée.
5/ Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [votre nom]. Étant actuellement en
congé, je ne suis pas joignable par téléphone, mais je vous rappellerai dès mon
retour le [date]. En cas d’urgence, vous pouvez toujours m’envoyer un mail à
l’adresse [adresse e-mail] et je tâcherai d’y répondre rapidement.
les informations que doit comporter un message téléphonique :
La date et l’heure de l’appel
Le nom de l’interlocuteur
Le nom de son entreprise
Son numéro de dossier
Le numéro de téléphone auquel il est joignable
Si besoin le nom de l’interlocuteur final souhaité
L’objet de l’appel
Le degré d’urgence
Voici quelques-unes des formules type que vous pouvez utiliser
quotidiennement dans le cadre de la permanence téléphonique, (à adapter
selon la nature de l’entreprise) :
Quel est votre nom, s’il vous plait ? Pourriez-vous me l’épeler ?
Si votre interlocuteur l’a déjà donné mais que je n’ai pas eu le temps de le
noter : excusez-moi, mais pourriez-vous me rappeler votre nom, s’il vous
plait ?
Il arrive que certaines personnes se lancent tout de suite dans leurs
explications, sans se présenter. Ne pas hésiter, à la fin de la première
« pause » de l’appelant, à vite prendre la parole pour dire : excusez-moi, mais
vous êtes madame/monsieur ?
Quel est le nom de votre entreprise, s’il vous plait ? Pourriez-vous me
l’épeler ?
Quel est l’objet de votre appel ?
Vous souhaitiez parler à quelqu’un en particulier, chez nous ?
*Variante : Quelle est la personne qui gère votre dossier ?
*Variante : Avec qui avez-vous eu rendez-vous la dernière fois, chez nous ?
Pourriez-vous m’indiquer le numéro de téléphone sur lequel on peut vous
recontacter, s’il vous plait ?
Y va-t-il des heures auxquelles vous n’êtes pas joignable ?
Puis, après avoir reformulé le message afin d’éviter toute erreur de compréhension :
J’ai bien noté tout ce que vous m’avez dit, je ne manquerai pas de lui
transmettre dès que possible. (ou dès son retour)
*Variante : C’est bien noté, je lui adresse immédiatement (sous-entendu, par
mail)
