[Texte]

GUIDE DES
PROCEDURES
Gestion du Programme
Opérationnel FSE « Emploi et
inclusion en métropole »
Gestion du programme
opérationnel national IEJ
 GUIDE DES PROCEDURES

GUIDE DES PROCEDURES DE

L’AUTORITE DE GESTION NATIONALE
FSE 2014-2020
Programme Opérationnel national FSE « Emploi et Inclusion en métropole »

Programme Opérationnel national IEJ

Juillet 2016

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GUIDE DES PROCEDURES DE L’AUTORITE DE GESTION NATIONALE FSE 2014-2020 .......................................... 1

INTRODUCTION ................................................................................................................................................ 5

Le programme opérationnel FSE « Emploi et inclusion en métropole » ........................................................ 5

Le Programme opérationnel « Initiative pour l’emploi des jeunes » .............................................................. 6

TEXTES DE REFERENCE...................................................................................................................................... 8

GLOSSAIRE ..................................................................................................................................................... 10

ORGANISATION DE LA GESTION DU PROGRAMME NATIONAL FSE « EMPLOI ET INCLUSION EN METROPOLE »

ET DU PROGRAMME NATIONAL « INITIATIVE POUR L’EMPLOI DES JEUNES » ................................................ 16

AUTORITE DE GESTION ..................................................................................................................................... 16

DESCRIPTIF DE SYSTEME DE GESTION ET DE CONTRÔLE ................................................................................... 19
DEMATERIALISATION DE LA GESTION ET SYSTEME D’INFORMATION ............................................................... 20
MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE ................................................................................ 21
SUPERVISION DES DELEGATAIRES DE GESTION................................................................................................. 24
1. Procédure à suivre pour les audits des systèmes de gestion et de contrôle ............................................. 24
2. Procédure à suivre pour les contrôles de dossiers .................................................................................... 26
3. Capitalisation des résultats des contrôles ................................................................................................ 28
MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF D’EXAMEN DES PLAINTES ............................................................................. 29
DISPOSITIF DE LUTTE CONTRE LA FRAUDE ........................................................................................................ 30
OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION ............................................................................... 34
PRODUCTION DES RAPPORTS PREVUS PAR LA REGLEMENTATION EUROPEENNE ............................................ 35
Les rapports annuels et final de mise en œuvre ........................................................................................... 35
Déclaration d’assurance de gestion ............................................................................................................. 36
Résumé annuel des audits et contrôles ........................................................................................................ 36
ANIMATION ET INFORMATION DES SERVICES GESTIONNAIRES........................................................................ 37
Animation du réseau des DI(R)ECCTE ........................................................................................................... 37
Circulation de l’information au sein du réseau des DI(R)ECCTE.................................................................... 37
SUIVI DES INDICATEURS .................................................................................................................................... 38
Un système de suivi fondé sur une pluralité d’indicateurs ........................................................................... 38
Un système permettant de mesurer en continu la performance des programmes ...................................... 38
Une approche favorisant un pilotage partenarial des programmes ............................................................ 39
Les indicateurs de réalisation du cadre de performance du PON FSE .......................................................... 40
SUIVI DES PARTICIPANTS................................................................................................................................... 42
Les outils de collecte ..................................................................................................................................... 42
Le rôle des acteurs dans le système de saisie et de capitalisation des données ........................................... 42
LES INDICATEURS COMMUNS DE REALISATION .............................................................................................................. 43
Pourquoi collecter les données à l’entrée ? .................................................................................................. 44
Comment définit-on un participant ou une entité ? ..................................................................................... 44
Les indicateurs communs de résultat ........................................................................................................... 44
Entrées et sorties : comment compter les participants dans les opérations ................................................ 45
Les indicateurs communs de résultat à long terme ...................................................................................... 46
Schéma de travail sur les indicateurs de « long terme » du PON FSE .......................................................... 47
COLLECTE, STOCKAGE ET QUALITE DES DONNEES ............................................................................................ 48
Base règlementaire ...................................................................................................................................... 48
Quelles données sont demandées ?.............................................................................................................. 48
ITINERAIRE D’UN PARTICIPANT DANS UNE OPERATION ET CONSIGNES DE LA COMMISSION EUROPEENNE EN MATIERE DE COLLECTE 50
INDICATEURS FSE .................................................................................................................................................. 51
Indicateurs de réalisation ............................................................................................................................. 51

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Indicateurs de résultat .................................................................................................................................. 52

INDICATEURS IEJ ................................................................................................................................................... 53
Indicateurs de résultat immédiats ................................................................................................................ 53
Indicateurs de résultat à long terme ............................................................................................................ 53

GESTION D’UNE SUBVENTION GLOBALE......................................................................................................... 54

DISPOSITIONS TRANSITOIRES POUR LE DEBUT DE LA PROGRAMMATION 2014-2020 ...................................... 56

PROCEDURES DE GESTION D’UNE OPERATION COFINANCEE PAR LE FSE ........................................................ 57

APPELS A PROJETS (GESTIONNAIRE) ................................................................................................................. 57

Contenu de l’appel à projets ......................................................................................................................... 57
Publication des appels à projets thématiques et/ou ponctuels .................................................................... 58
ETAPE 1 : DEMANDE DE FINANCEMENT (BENEFICIAIRE) .................................................................................. 59
Date de réalisation du projet ........................................................................................................................ 59
Régimes exemptés et ses conséquences sur le plan de financement ........................................................... 59
Structure du plan de financement et utilisation des taux forfaitaires .......................................................... 60
Règles appliquées pour remplir le plan de financement dans la demande .................................................. 61
Examen de la recevabilité de la demande financement (gestionnaire)........................................................ 62
ETAPE 2 : INSTRUCTION DU DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT (GESTIONNAIRE) ................................ 63
1. Eligibilité du projet.................................................................................................................................... 63
2. Faisabilité du projet .................................................................................................................................. 66
3. Respect de la réglementation sur les aides d’Etat .................................................................................... 70
4. Le respect des procédures d’achat et de mise en concurrence ................................................................ 72
5. Analyse du plan de financement .............................................................................................................. 73
6. Vérification de l’absence de double financement ..................................................................................... 79
7. Avis et validation du rapport d’instruction ............................................................................................... 79
ETAPE 3 : PROGRAMMATION ........................................................................................................................... 81
ETAPE 4 : CONVENTIONNEMENT ET AVENANTS ............................................................................................... 82
ETAPE 5 : VISITES SUR PLACE ............................................................................................................................. 85
I - Objet et modalités de réalisation des visites sur place ............................................................................. 85
II - Echantillonnage des opérations donnant lieu à une ou plusieurs visite(s) sur place ............................... 85
III - Résultats des visites sur place ................................................................................................................ 86
ETAPE 6 : BILAN ET DEMANDE DE PAIEMENT (BENEFICIAIRE)........................................................................... 87
ETAPE 7 : CONTRÔLE DE SERVICE FAIT (GESTIONNAIRE)................................................................................... 89
1. Points de vérification dans le cadre d’un contrôle de service fait............................................................. 89
2. Formalisation du contrôle de service fait, notification des résultats du contrôle et mise en œuvre d’une
procédure contradictoire .............................................................................................................................. 99
3. Voies et délais de recours ....................................................................................................................... 100
ETAPE 8 : PAIEMENT ....................................................................................................................................... 102
ETAPE 9 : CERTIFICATION ................................................................................................................................ 104
ETAPE 10 : ARCHIVAGE ................................................................................................................................... 105
Durée d’archivage : .................................................................................................................................... 105

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INTRODUCTION

L a stratégie d’intervention du Fonds social européen (FSE) pour 2014-2020 s’inscrit dans le
contexte d’une crise économique et sociale majeure. L’action du fonds vise ainsi à corriger les
déséquilibres structurels du marché du travail français et à faire face aux conséquences de
difficultés sociales accrues, engendrées par la crise. Il vise ainsi l’accès et le retour à l’emploi des
demandeurs d’emploi et des inactifs.
Le FSE est un outil pour préparer l’avenir, permettant d’anticiper et de gérer les mutations
économiques, de renforcer les compétences et l’employabilité des actifs et la sécurisation de leurs
parcours professionnels, tout en mobilisant les entreprises, notamment les PME au service de
l’emploi.
L’intervention du FSE s’inscrit dans les priorités de la stratégie Europe 2020, en faveur d’une
croissance intelligente, durable et inclusive et de la cohésion économique, sociale et territoriale, et
du programme national de réforme français. Sans se confondre avec toutes les ambitions de la
politique de droit commun de l’emploi et de l’inclusion le FSE doit y apporter une contribution
spécifique et une valeur ajoutée identifiable.

Le programme opérationnel FSE « Emploi et inclusion en métropole »

La programmation 2014-2020 impose une concentration accrue des financements du Fonds social
européen sur un nombre restreint de priorités. Cette concentration des crédits doit permettre
d’atteindre les objectifs de la stratégie Europe 2020 et de prendre en compte les recommandations
faites à la France dans le cadre du Semestre européen.

Le programme opérationnel national du Fonds social européen (PON FSE) pour l'emploi et l'inclusion
en Métropole doit donc s’inscrire dans une approche stratégique par politique publique et non pas
par dispositif et acteur en ciblant les priorités. Il doit de plus constituer un levier de transformation
des politiques publiques, facteur d’innovation et de changement.

Pour cette nouvelle programmation, l’exigence est celle d’une formulation d’un cadre logique
d’intervention, associant des cibles pour des indicateurs de réalisation et de résultat, à des objectifs
spécifiques à l’intervention du FSE ; cette démarche a été adoptée dans l’élaboration du programme
opérationnel.
Une sélection d’indicateurs de réalisation significatifs est retenue pour le cadre de performance.
L’ensemble de ces éléments fait l’objet d’un suivi et d’une restitution au partenariat national et à la
Commission européenne, dans les conditions requises.
Cette architecture sera complétée par les travaux d’évaluation qui seront conduits, notamment les
évaluations d’impact.

Pour cette programmation, l’architecture de gestion retenue s’inscrit dans la nouvelle étape de la
décentralisation. Les Conseils régionaux ont été désignés autorités de gestion à hauteur de 35 % de
l’enveloppe nationale FSE pour les interventions couvrant en particulier le champ de la formation
professionnelle, de l’apprentissage et de l’orientation. L’Etat est autorité de gestion à hauteur de 65
% de l’enveloppe globale pour les interventions couvrant les domaines de l’emploi et de l’inclusion.
Des délégations de gestion aux Conseils départementaux qui le souhaitent sont prévues dans le
cadre d’un accord cadre national avec l’Assemblée des Départements de France (ADF). La possibilité
pour les Plans locaux pour l’insertion et l’emploi (PLIE) de bénéficier de délégations de gestion a été

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confirmée par la loi de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des

métropoles.
Cette nouvelle architecture implique la définition de lignes partages explicites. Le programme
opérationnel national du Fonds social européen pour l'emploi et l'inclusion en Métropole a vocation
à couvrir prioritairement les actions menées au titre de l’objectif thématique 8 (Promouvoir l’emploi
et soutenir la mobilité professionnelle) et de l’objectif thématique 9 (Promouvoir l’inclusion sociale
et lutter contre la pauvreté).

La stratégie retenue pour le programme opérationnel national du Fonds social européen pour
l'emploi et l'inclusion en Métropole repose sur le choix de trois axes stratégiques d’intervention
complétés d’un axe dédié à l’assistance technique :
- Accompagner vers l’emploi les demandeurs d’emploi et les inactifs, soutenir les mobilités
professionnelles et développer l’entrepreneuriat ;
- Anticiper les mutations et sécuriser les parcours professionnels ;
- Lutter contre la pauvreté et promouvoir l’inclusion.

Le Programme opérationnel « Initiative pour l’emploi des jeunes »

Le Conseil EPSCO du 28 février 2013 a adopté la recommandation du Conseil sur l’établissement
d’une « garantie pour la jeunesse », présentée par la Commission européenne le 5 décembre 2012
dans le cadre de son « Paquet emploi jeunes ».

Selon les termes de cette recommandation, la garantie européenne pour la jeunesse consiste à
proposer aux jeunes « une offre de bonne qualité portant sur un emploi, un complément de
formation, un apprentissage ou un stage dans les quatre mois suivant la perte de leur emploi ou leur
sortie de l’enseignement formel », une logique d’intervention précoce.

L’Initiative pour l’Emploi des Jeunes (IEJ) doit contribuer à la mise en œuvre de la garantie
européenne pour la jeunesse, conformément à la recommandation du Conseil de l’Union
européenne du 22 avril 2013 sur l'établissement d'une garantie pour la jeunesse (2013/C 120/01). Le
Plan français de mise en œuvre de la Garantie pour la Jeunesse a été transmis à la Commission
européenne le 20 décembre 2013.

Instituée par l'accord du Conseil européen sur le cadre financier pluriannuel (CFP) du 8 février 2013,
la dotation globale de l'Initiative pour l’Emploi des Jeunes a été portée à 8 Md€ lors du Conseil
européen des 27 et 28 juin 2013, dont 6 Md€ concentrés sur les deux premières années du budget
européen (2014 et 2015).

Dans le cadre de cette stratégie européenne et conformément au plan français de mise en œuvre de
la Garantie pour la Jeunesse, les crédits alloués à la France au titre de l’IEJ (310,2 M€ en euros
courants 2013) seront donc mobilisés pour le renforcement de l’activation et de l’intervention
précoce, ainsi que pour permettre à un plus grand nombre de jeunes de bénéficier des dispositifs
d’accompagnement et d’actions de formation.

La mise en œuvre de l’IEJ dans le cadre du présent programme cible tous les jeunes âgés de moins de
26 ans sans emploi et ne suivant ni études ni formation (NEET), résidant dans les régions éligibles, et
qui sont inactifs ou chômeurs (y compris les chômeurs de longue durée), qu’ils soient inscrits ou non
en tant que demandeurs d’emploi. Elle concerne donc autant les jeunes chômeurs indemnisés, qui
peuvent être diplômés, que les jeunes « décrocheurs » qui ne fréquentent pas le service public de
l’emploi.

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le PON IEJ est composé d’un axe « accompagner les jeunes NEET vers et dans l’emploi » et d’un axe
« assistance technique ».

Les territoires éligibles à l’IEJ sont les territoires dans lesquels le taux de chômage des jeunes de
moins de 25 ans dépasse 25% en 2012. 13 régions sont éligibles à l’IEJ (selon la configuration
territoriale en vigueur à la date d’adoption du programme par les services de la Commission
européenne) : Aquitaine, Auvergne, Centre, Champagne-Ardenne, Haute-Normandie, Languedoc-
Roussillon, Nord-Pas-de-Calais, Picardie, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Martinique, Mayotte. Au
titre d’une flexibilité infrarégionale, 3 départements sont également éligibles à l’IEJ : la Seine-Saint-
Denis, les Bouches-du-Rhône, et la Haute-Garonne.

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TEXTES DE REFERENCE
- règlement (UE) n°1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013
portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds
social européen, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen
pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen
de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds européen agricole pour le
développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche et leurs
règlements d’exécutions pris pour leur application ;
- règlement (UE) n°1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013
relatif au Fonds social européen ;
- règlement (UE, Euratom) n°966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre
2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union
- règlement (UE) n°360/2012 de la Commission européenne du 25 avril 2012 relatif à
l’application des articles 107 et 108 du TFUE aux aides de minimis accordées à des entreprises
fournissant des services d’intérêt général, le cas échéant ;
- règlement (UE) n°1407/2013 de la Commission européenne du 18 décembre 2013 relatif à
l’application des articles 107 et 108 du TFUE aux aides de minimis, le cas échéant ;
- règlement général d’exemption par catégorie n°651/2014 de la Commission européenne
- régime exempté SA40207 (aides à la formation) adopté sur la base du Règlement (UE)
n°651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aide compatibles
avec le marché commun en application des articles 107 et 108 du traité (Règlement général
d’exemption par catégorie) ;
- régime exempté SA40453 (aides en faveur des PME) adopté sur la base du Règlement (UE)
n°651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aide compatibles
avec le marché commun en application des articles 107 et 108 du traité (Règlement général
d’exemption par catégorie) ;
[Pour les opérations soumises au RGEC 800/2008 réalisées et terminées en 2014] :
- règlement général d’exemption par catégorie n°800/2008 de la Commission européenne
- régime exempté n° X66/2008 (aide au conseil) pris sur la base du règlement général
d’exemption par catégorie n°800/2008 adopté par la Commission européenne le 6 août 2008
- régime exempté n° X64/2008 (actions de formation) pris sur la base du règlement général
d’exemption par catégorie n°800/2008 adopté par la Commission européenne le 6 août 2008
- règlement délégué (UE) n°480/2014 de la Commission du 3 mars 2014 complétant le
règlement (UE) 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil ;
- décision de la Commission européenne du 20 décembre 2011 n°C(2011) 9380 relative à
l’application de l’article 106, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne
aux aides d’Etat sous la forme de compensation de service public octroyées à certaines entreprises
chargées de la gestion de services d’intérêt économique général, le cas échéant ;
- décision de la Commission européenne du 19 décembre 2013 n°C(2013) 9527 portant
orientations pour la détermination des corrections financières à appliquer aux dépenses cofinancées
par les fonds structurels et le fonds de cohésion lors du non-respect des règles en matière de
marchés publics
- décision de la Commission européenne du 3 juin 2014 n°C(2014)3671 portant adoption du «
programme opérationnel national pour la mise en œuvre de l’initiative pour l’emploi des jeunes en
métropole et Outre-Mer »;
- décision de la Commission européenne du 10 octobre 2014 n° C(2014)7454 portant adoption
du « programme opérationnel national FSE pour l’Emploi et l’Inclusion en métropole »;
- Code des marchés publics,

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- ordonnance n°2005/649 du 6 juin 2005 relatives aux marchés passés par certaines personnes
publiques ou privées non soumises au code des marchés public;
- loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 relative à l'informatique, aux
fichiers et aux libertés
- loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les
administrations ;
- décret n°2016-279 du 8 mars 2016 fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses dans
le cadre des programmes soutenus par les fonds structurels et d’investissement européens pour la
période 2014-2020 ;
- arrêté du 9 décembre 2014 relatif à l’instruction budgétaire et comptable M52 des
départements et de leurs établissements publics administratifs
- arrêté du 9 décembre 2014 relatif à l'instruction budgétaire et comptable M14 applicable aux
communes et aux établissements publics communaux et intercommunaux à caractère administratif
- arrêté du 8 janvier 2014 relatif à l’expérimentation de l'instruction budgétaire et comptable
M57 applicable à la collectivité territoriale de Guyane, la collectivité territoriale de Martinique et à
leurs établissements publics administratifs ;
- arrêté du 8 mars 2016 pris en application du décret n°2016-279 du 8 mars 2016 fixant les
règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes européens pour la période 2014-2020 ;
- arrêté du 1er avril 2016 relatif à la forfaitisation des dépenses indirectes des opérations
recevant une participation du Fonds social européen et de l’Initiative pour l’emploi des jeunes au
titre des programmes opérationnels nationaux ou régionaux mobilisant des crédits FSE;
- Guide du Commissariat général à l’égalité des territoires (CGET) relatif au dispositif de suivi,
de gestion, et de contrôle des programmes opérationnels et des programmes de développement
rural relevant du cadre stratégique commun – période 2014-2020.

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GLOSSAIRE
Acompte : demande de paiement permettant d’appeler un versement européen à l’appui d’un bilan
intermédiaire dans le cadre d’une opération cofinancée par le FSE/IEJ.

Accord de partenariat : l'Accord de partenariat français a été adopté le 8 août 2014 par la
Commission européenne. Il s’agit d’un document qui définit un socle stratégique commun aux quatre
Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI) et est conclu entre l’Etat membre et la
Commission européenne. Il permet de définir les grandes orientations de la programmation 2014-
2020, et de déterminer la nature de l’intervention des fonds européens sur les territoires. L’Accord
de partenariat est défini en concertation avec les administrations centrales et déconcentrées ; les
collectivités locales, les acteurs socio-économiques ; la société civile.

Additionalité : un des principes clé de la politique régionale européenne. Il signifie que les Fonds
structurels interviennent en cofinancement des fonds publics nationaux. Autrement dit, les Fonds
structurels européens ne peuvent se substituer aux dépenses structurelles publiques incombant à
l’Etat membre. Ce principe signifie aussi que l’aide communautaire ne doit pas conduire les Etats
membres à réduire leurs efforts en terme de dépenses publiques, mais vise à compléter ceux-ci. Les
Etats doivent maintenir pour chaque objectif ou programme leurs dépenses publiques.

Aides d’Etat : il s’agit des aides accordées par les États ou au moyen de ressources d’État sous
quelque forme que ce soit qui faussent ou qui menacent de fausser la concurrence en favorisant
certaines entreprises ou certaines productions.

Appel de fonds européens : l’appel de fonds est la procédure de transmission d’une déclaration de
dépenses liées à un programme européen.

Apurement : il s’agit de la vérification par la Commission européenne que le montant des dépenses
ayant fait l’objet d’un remboursement par la Commission européenne au cours d’un exercice
comptable considéré couvre le montant du préfinancement annuel versé au titre de cet exercice. A
l’issue de cette vérification, la Commission européenne verse les éventuels montants
supplémentaires dus dans les 30 jours suivant l’approbation des comptes. Lorsqu’un montant est
récupérable auprès de l’Etat membre, un ordre de recouvrement est émis par la Commission
européenne.

Archivage : l’archivage d’un dossier consiste à conserver l’ensemble des pièces relatives à ce dossier
selon une méthodologie particulière dans un lieu unique.

Assistance technique : l’assistance technique représente l’ensemble des mesures de préparation, de

communication, de sélection, de suivi, d’évaluation et de contrôle nécessaires à la mise en œuvre du
programme.

Autorité d’audit : une autorité ou un organisme public national, régional ou local, fonctionnellement
indépendant de l’autorité de gestion et de l’autorité de certification, désigné par l’État membre pour
chaque programme opérationnel et chargé de la vérification du fonctionnement efficace du système
de gestion et de contrôle. Ses fonctions sont définies à l’article 127 du règlement (UE) n°1303/2013.
En France, les fonctions dévolues à l’autorité d’audit sont exercées par la Commission

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Interministérielle de Coordination des Contrôles (CICC) portant sur les opérations cofinancées par les
fonds européens.

Autorité de certification (AC): une autorité ou un organisme public national, régional ou local
désigné par l’Etat membre pour certifier les états des dépenses et les demandes de paiement avant
leur envoi à la Commission. Ses fonctions sont définies à l’article 126 du règlement (UE)
n°1303/2013. Pour le programme opérationnel FSE et pour le programme IEJ, les fonctions d’autorité
de certification sont assurées le réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFIP. Les
volets déconcentrés de ces programmes sont certifiés par les directions régionales des finances
publiques (DRFiP) compétentes puis par le pôle national de certification des fonds européens (PNCF)
de Nantes chargé d’agréger et contrôler leurs travaux. Le PNCF exerce par ailleurs une fonction de
certification de premier niveau pour le volet central des programmes nationaux.

Autorité de gestion (AG): une autorité de gestion est une autorité publique ou un organisme public
ou privé national, régional ou local désigné par l’État membre pour gérer un programme de
financement européen. Ses fonctions sont définies à l’article 125 du règlement (UE) n°1303/2013.
Autorité de gestion déléguée : les Préfets de région sont autorités de gestion déléguées des
programmes opérationnels nationaux FSE et IEJ.

Axe prioritaire : il constitue une des priorités de la stratégie retenue dans un programme
opérationnel. Les priorités d’un programme regroupent des opérations liées entre elles et ayant des
objectifs spécifiques mesurables.

Bénéficiaire: un organisme public ou privé chargé du lancement ou du lancement et de la mise en

œuvre d’une opération.

Bonne gestion financière : ce principe général européen signifie que les fonds européens doivent
être gérés conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

Contrôle de service fait (CSF): vérification de la réalité, l’éligibilité et la régularité des dépenses d’une
opération cofinancée par les Fonds structurels européens. Le CSF est un préalable au
remboursement du bénéficiaire et à la déclaration de ses dépenses à la Commission européenne.

Certification des dépenses : procédure de vérification par laquelle l’autorité de certification s’assure
de l’éligibilité des dépenses présentées par les autorités de gestion et les organismes intermédiaires.

Clôture : phase d’un programme européen qui met fin aux engagements juridiques et financiers de la
Commission européenne. Il existe une clôture partielle et une clôture finale.

Cofinancement public : contribution financière d’une collectivité publique (Etat, collectivités locales,
établissements publics…) au plan de financement d’un projet à subventionner.

Comité de suivi : chaque programme opérationnel (PO) est doté au niveau régional d’un comité de
suivi institué par l’Etat membre pour chaque programme, en accord avec l’autorité de gestion. Il est
coprésidé par le Préfet de Région et le Président du Conseil Régional. Il est composé de
représentants de la Commission européenne et des administrations centrales concernées, du
Président du Conseil Economique et Social Régional, des Présidents des chambres régionales
consulaires, du DRFIP ou de son représentant et les services responsables de la mise en œuvre des

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crédits. Il donne son accord sur le complément de programmation avant que celui-ci soit transmis à
la Commission européenne. Il approuve toute modification aux programmes ou aux compléments de
programmation.

Comité de programmation : les comités de programmation sont les instances au sein desquelles sont
sélectionnées les opérations à cofinancer par le FSE / IEJ. Pour les programmes régionaux, les
comités de programmation sont coprésidés par le Préfet de région et le Président du Conseil
Régional et associe les préfets de département, les présidents des conseils départementaux, le
représentant de l’autorité de paiement du programme. Le représentant de l’autorité de gestion ou
de l’organisme intermédiaire notifie les décisions de programmation du comité.

Contribution publique : la contribution publique englobe le soutien public et l’autofinancement de la

structure si celle-ci est publique.

Corrections financières : mécanisme visant à corriger les irrégularités entachant les dépenses liées
aux opérations cofinancées par les fonds structurels avant leur participation à un appel de fonds à la
Commission européenne.

Coût total éligible : ensemble des dépenses éligibles d’un projet pouvant bénéficier du concours des
Fonds structurels européens.

Déprogrammation : procédure visant à retirer des dépenses liées à une opération de la

programmation. Cette procédure suppose un passage en comité de programmation pour validation
de l’abandon du projet ou du retrait du cofinancement sur une partie des dépenses de l’opération

Dispositif (dans le cadre d’une subvention globale) : ensemble homogène d’actions cofinancées
correspondant en règle générale à une politique publique ou à un domaine d’intervention d’un
organisme intermédiaire.

Eligibilité des dépenses : ensemble de règles communes définies aux niveaux européen et national
afin de garantir l’application uniforme des Fonds structurels européens dans les Etats membres. Les
dépenses présentées par les porteurs de projet doivent être conformes aux règles d’éligibilité des
dépenses.

Evaluation (à mi-parcours) : ce type d'évaluation rend compte, au fur et à mesure, des conditions de
mise en œuvre, de l'avancement de l'intervention et des résultats acquis.

Evaluation ex ante : analyse préliminaire à l'adoption d'une intervention des fonds structurels.
L'évaluation ex ante doit contribuer à la clarification des objectifs du programme. L'évaluation ex-
ante intègrent les indicateurs de situation ou d'environnement (état du territoire/du secteur) qui
permettent lors de l'analyse ex-post de vérifier les effets produits par l'intervention. Plus
spécifiquement, l'évaluation ex ante aide à apprécier les aspects clés de l'aide proposée, tels que le
raisonnement, la pertinence, la cohérence du programme, et autant que possible l'efficacité et
l'efficience potentielles des actions faisant l'objet du soutien des fonds européens.

Evaluation ex post : évaluation macro-économique sur tout ou partie d’un programme ou d’une
politique publique réalisée en général après la clôture des opérations et destinée à évaluer l'impact
d'un programme en termes de variables statistiques.

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 GUIDE DES PROCEDURES

Exercice comptable : il s’agit de la période allant du 1er juillet au 30 juin, à l’exception du 1er exercice
comptable de la période de programmation qui court du 1er janvier 2014 au 30 juin 2014. Les
comptes annuels sont arrêtés au titre de chaque exercice comptable.

Indicateurs de suivi : l'autorité de gestion et le comité de suivi assurent le suivi au moyen

d'indicateurs physiques et financiers définis dans le programme opérationnel qui sont des
instruments de mesure de l'avancement de l'intervention et des résultats produits pouvant être
répartis en deux catégories :
• les indicateurs d'efficience (indicateurs financiers et de réalisation physique)
• les indicateurs d'efficacité (indicateurs d'impact intermédiaire et d'impact final).

Irrégularité : toute violation du droit de l’Union ou du droit national relatif à son application résultant
d’un acte ou d’une omission d’un opérateur économique participant à la mise en œuvre des Fonds
européen qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union européenne par
l’imputation au budget de l’Union d’une dépense indue.

Irrégularité systémique : toute irrégularité qui peut présenter un caractère récurrent, avec une
probabilité d’occurrence élevée dans des opérations de nature similaire, qui résulte d’une
insuffisance grave dans le fonctionnement d’un système de gestion et de contrôle.

Organisme intermédiaire : tout organisme ou service, public ou privé, qui agit sous la responsabilité
d’une autorité de gestion qui lui délègue une partie de ses compétences pour la gestion et le
contrôle des opérations soutenues par le FSE et qui effectue des tâches pour le compte de ces
dernières vis-à-vis des bénéficiaires des fonds structurels européens.

Paiements intermédiaires : les paiements intermédiaires sont effectués par la Commission

européenne pour rembourser la part FSE des dépenses déclarées par les autorités de gestion. Les
remboursements sont plafonnés à 90% du montant résultant de l’application du taux à l’axe aux
dépenses déclarées.

Participants : personnes bénéficiant directement d’une intervention du FSE, qui peuvent être
identifiées et auxquelles il est possible de demander de fournir des informations sur leurs
caractéristiques, et pour lesquelles des dépenses sont réservées.

Participation publique : Il s’agit de l’ensemble des contributions publiques nationales ou

européennes concourant au financement de l’opération cofinancée.

Piste d’audit : la piste d’audit retrace chaque étape de la vie d’un dossier, du dépôt du dossier
jusqu’à son archivage. La piste d’audit structure l’ensemble des actes de gestion, de certification, de
paiement et de contrôle des dossiers cofinancés par les fonds européens.

Plafond d'intervention des Fonds : le taux de participation européen est plafonné selon les
programmes, les régions, les zones et la nature des projets et la réglementation européenne
applicable. Ce taux s’applique au coût total éligible.

Plan de financement : un plan de financement représente l’ensemble des dépenses et des

ressources d’un projet. Il doit être établi au stade de l’élaboration de la demande d’aide et constitue
une annexe de la convention attributive de subvention. Le plan de financement peut être modifié par

13
 GUIDE DES PROCEDURES

voie d’avenant et donner lieu à une reprogrammation de l’opération en Comité de programmation le

cas échéant.

Principes horizontaux : la prise en compte des principes horizontaux est un critère de choix des
opérations. Trois principes horizontaux ont été définis pour cette programmation :
- développement durable,
- égalité des chances et non-discrimination,
- égalité entre les hommes et les femmes.

Programme opérationnel : document stratégique national ou régional d’une autorité de gestion,

validé par la Commission européenne qui précise les axes et les priorités d’intervention des Fonds
pour l’ensemble de la programmation. La DGEFP est autorité de gestion des programmes
opérationnels nationaux FSE « emploi et inclusion » (PON) et Initiative pour l’Emploi des Jeunes (PON
IEJ).

Proportionnalité (principe de) : principe européen qui signifie que les actes des institutions
européennes ne dépassent pas les limites de ce qui est approprié et nécessaire pour atteindre le but
recherché. Le principe de proportionnalité régule l’exercice des compétences exercées par l’Union
européenne. Il vise à limiter et encadrer l’action des institutions de l’Union. Les ressources
financières et administratives utilisées pour la mise en œuvre des Fonds doivent être
proportionnelles au coût total des dépenses rattachées au programme opérationnel.

Publicité et information (des interventions) : les actions de publicité et d'information à mettre en

œuvre par les pouvoirs publics relatives aux interventions des Fonds structurels européens visent à
augmenter la notoriété et la transparence de l'action de l'Union européenne et à donner dans tous
les Etats membres une image homogène des interventions concernées.

Rapport annuel de mise en œuvre (RAMO) : rapport que doit produire chaque autorité de gestion
d’un programme européen sur la réalisation du programme au cours d’un exercice annuel. Ce
document est transmis à la Commission européenne au 31 mai de chaque année, et pour la première
fois au 31 mai 2016. La Commission européenne communique ses observations dans un délai de
deux mois à réception du rapport.

Recettes nettes : on entend par « recettes nettes » des entrées de trésorerie provenant directement
des utilisateurs pour les biens ou services fournis par l’opération, telles que les redevances
directement supportées par les utilisateurs pour l’utilisation de l’infrastructure, la vente ou la
location de terrains ou de bâtiments, ou les paiement effectués en contrepartie de services,
déduction faites des frais d’exploitation et des coût de remplacement du matériel à faible durée de
vie qui sont supportés au cours de la période correspondante (Art. 61 -1303/2013).

Réfaction : la réfaction est une réduction de prix. Dans le cas des marchés publics, la réfaction est
appliquée lors de la constatation d’une différence de qualité ou de quantité avec l’objet qui avait été
prévu initialement.

Résumé annuel : au 15 février de chaque année, l’autorité de gestion est tenu de produire à l’appui
de sa déclaration de gestion et de ses comptes certifiés par l’autorité de gestion accompagnés d’un
avis de l’autorité d’audit, un résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués
incluant une analyse de la nature et de l'étendue des erreurs et des faiblesses relevées dans les

14
 GUIDE DES PROCEDURES

systèmes y compris pour les vérifications administratives menées par les services gestionnaires, ainsi
que les mesures correctrices prises ou envisagées.

Retrait de dépenses : il s’agit de la correction de dépenses ayant participé à un appel de fonds à la

Commission européenne par opposition aux corrections financières qui interviennent avant
intégration des dites dépenses dans un appel de fonds.

Séparation fonctionnelle : lorsque l’autorité de gestion ou l’organisme intermédiaire est aussi

bénéficiaire du programme opérationnel, il doit exister à chaque étape de la piste d’audit une
séparation claire des fonctions et des tâches entre un service gestionnaire et un service bénéficiaire.

Sous-réalisation : l’opération est en sous réalisation lorsque le coût total éligible réalisé est inférieur
au coût total éligible conventionné. La part des crédits FSE non consommés fait l’objet d’une
déprogrammation et son montant est remis à disposition du programme.

Soutien public : le soutien public comprend l’ensemble des financements publics externes nationaux
et européens (FSE + IEJ le cas échéant) hors salaires et indemnités versés par un financeur public au
profit des participants de l’opération.

Subvention globale : la subvention globale permet à une autorité de gestion de déléguer à un

organisme tiers (organisme intermédiaire) certaines tâches de gestion et de contrôle pour une partie
clairement identifiée d’un programme.

Sur-financement : l’opération est considérée en sur-financement lorsque les financements reçus

dépassent le coût total réalisé de l’opération.

Sur-réalisation : l’opération est en sur réalisation lorsque le coût total éligible réalisé est supérieur au
coût total éligible programmé et conventionné.

Taux de cofinancement : le cofinancement européen est nécessairement limité par un taux qui varie
suivant la réglementation européenne applicable. Ce taux peut être modulé en fonction de plusieurs
critères (article 120/121 – 1303/2013). Le taux de cofinancement maximum à l’échelle de l’opération
est contractualisé entre l’autorité de gestion ou l’organisme intermédiaire et le bénéficiaire.

15
 GUIDE DES PROCEDURES

ORGANISATION DE LA GESTION DU
PROGRAMME NATIONAL FSE
« EMPLOI ET INCLUSION EN
METROPOLE » ET DU PROGRAMME
NATIONAL « INITIATIVE POUR
L’EMPLOI DES JEUNES »
AUTORITE DE GESTION

Les missions dévolues à une autorité de gestion sont définies à l’article 125 du règlement (UE)
n°1303/2013 du 17 décembre 2013 dit « règlement général ». L’autorité de gestion d’un programme
européen est ainsi en charge de la gestion programme opérationnel conformément au principe de
bonne gestion financière.
Ce rôle inclut :
- la sélection des opérations pouvant bénéficier d’un cofinancement par le FSE et de leur éligibilité au
programme opérationnel concerné ;
- la gestion et le contrôle des opérations cofinancées.

A cette fin l’autorité de gestion doit s’assurer que l’ensemble des financements relatifs aux
opérations du programme puissent être tracés dans une piste d’audit notamment par la mise en
place d’outils de gestion et de contrôle et de procédures appropriés.

La Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) est une direction du

Ministère du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social créée par
décret n° 97-244 du 18 mars 1997 modifié.

Placée sous l’autorité du ministre, la DGEFP est chargée de la conception et de la mise en œuvre des
politiques de l’emploi et de la formation professionnelle. Elle en construit le cadre juridique en
concertation avec les autres départements ministériels et les partenaires sociaux. Elle conduit et
coordonne la mise en œuvre des dispositifs et en évalue les résultats.

La DGEFP assure la gestion du programme national du Fonds social européen (FSE) en France et du
programme opérationnel pour la mise en œuvre de l’Initiative pour l’Emploi des Jeunes (IEJ), qu’elle
délègue en partie aux services déconcentrés du ministère (DIRECCTE) placés sous l’autorité des
Préfets de région, dits autorités de gestion déléguée. S’agissant de la mise en œuvre du PON FSE, la
gestion est également déléguée à des organismes intermédiaires aux niveaux central et déconcentré.

Elle anime et porte la responsabilité éditoriale du site www.emploi.gouv.fr.

L’autorité de gestion en titre, via la Sous-direction FSE, définit les orientations et le pilotage national
du programme opérationnel national « Emploi et inclusion » financé par le Fonds social européen

16
 GUIDE DES PROCEDURES

(PON FSE). Tant au niveau européen que national et territorial, la sous-direction FSE a un rôle de
négociation et de conception, une mission de pilotage et d’animation. Elle est responsable du
pilotage et du suivi financier du programme.
Elle a élaboré le programme opérationnel national « Emploi et inclusion » qui a été adopté par la
Commission européenne le 10 octobre 2014.
A ce titre, elle en a défini le contenu, en liaison avec les membres du partenariat national, en veillant
à ce que la stratégie portée par les programmes réponde aux objectifs de la stratégie Europe 2020 et
viennent en appui des politiques publiques nationales.
Elle met en place le cadre normatif pour la gestion du PON FSE et s’assure de son respect par les
autorités de gestion déléguées, par les organismes intermédiaires et par les bénéficiaires.
Elle anime et appuie le réseau des services déconcentrés (DIRECCTE/ DIECCTE) dans la mise en œuvre
des programmes.
Elle met en œuvre les mesures règlementaires relatives à la communication et à l’évaluation des
programmes.
Elle assure la gestion et le suivi des crédits d’assistance technique du PON FSE.
La DGEFP co-préside avec l’Association des Régions de France (ARF) le Comité national de suivi,
commun au PON FSE et au PO IEJ (Initiative pour l’Emploi des Jeunes) qui associe les partenaires
nationaux et régionaux qui concourent à la mise en place de ces fonds. Ce comité examine les
programmes sous l’angle de leur exécution et des progrès réalisés pour atteindre leurs objectifs.
Au niveau régional, la gouvernance est assurée par un comité régional de suivi, coprésidé par le
préfet de région et le président du conseil régional afin de garantir une approche plurifonds (FEADER,
FEDER et FSE et, le cas échéant, FEAMP).
La sous-direction FSE assure en outre la fonction d'autorité de coordination du FSE.
A ce titre :
- elle veille au respect des lignes de partage telles que définies par les autorités de gestion déléguées
et conseils régionaux au plan territorial ; ce travail est facilité par la participation commune des
autorités de gestion déléguées et des conseils régionaux à leurs comités de programmation
respectifs.
- elle organise, conjointement avec l'ARF, des réunions de réseau et des comités techniques
communs entre les services des conseils régionaux et les services de l'Etat. Ces réunions ont pour but
d'aborder les aspects liés à la mise en œuvre du FSE (et de l’IEJ).

La sous-Direction du FSE est organisée en trois missions :

-la Mission d’appui au déploiement des programmes (MADP) chargée de la préparation, de

l’animation et du pilotage du PON FSE et du PO IEJ ainsi que de son évaluation.

-la Mission des affaires financières et juridiques (MAFJ), chargée de l’élaboration des outils de
gestion et de l’appui juridique. Cette mission assure également la gestion financière du PON FSE et
du PO IEJ, ainsi que le suivi des contrôles et audits et de la mise en œuvre des mesures correctives
qui en découlent. Elle assure le pilotage du contrôle interne et du dispositif de lutte antifraude et de
recueil des plaintes. Elle définit le référentiel de gestion et de contrôle. Elle assure enfin le pilotage
du plan de formation et du système d’information « Ma Démarche FSE ».

-La Mission des projets nationaux (MPN) assure la gestion et le suivi des crédits non déconcentrés du
PON FSE et du PO IEJ, qu’ils relèvent d’actions conduites au niveau national par l’Etat ou s’agissant du
PON FSE, par des opérateurs nationaux via des conventions de subvention globale conclues avec des
organismes intermédiaires. La MPN exerce les fonctions d’autorité de gestion déléguée pour les
projets inscrits sur le volet central des projets nationaux. Elle assure aussi la gestion du volet
déconcentré Bouches-du-Rhône du PO IEJ.

17
 GUIDE DES PROCEDURES

Comme mentionné supra, la gestion et le suivi des dossiers du volet déconcentré de la maquette du
PON FSE et du PO IEJ seront assurés par les services déconcentrés du ministère du travail en région
sous l’autorité des Préfets de région (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la
consommation, du travail et de l’emploi – DIRECCTE dites également « autorités de gestion
déléguée ») à qui sont dévolues par délégation les fonctions de gestion d’une partie des crédits FSE
(sélection des opérations, gestion financière et contrôle) et de supervision des organismes
intermédiaires également délégataires de gestion par voie de subvention globale conformément aux
dispositions de l’article 123 §7 du règlement (UE) n° 1303/2013.

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 GUIDE DES PROCEDURES

DESCRIPTIF DE SYSTEME DE GESTION ET DE CONTRÔLE

La DGEFP est désignée autorité de gestion par le Premier Ministre après validation d’un descriptif de
système de gestion et de contrôle (DSGC) par la CICC. Le DSGC rappelle le rôle de chacune des entités
impliquées dans la mise en œuvre des programmes. Il décrit les fonctions des différents acteurs et les
procédures de gestion et de contrôle de chacun aux différentes étapes de la piste d’audit. Il est
décliné pour les autorités de gestion déléguée et chacun des organismes intermédiaires. Ces
fonctions sont les suivantes :

1- Publication d’un appel à projets

2- Instruction de la demande de financement remplie par le bénéficiaire potentiel
3- Programmation – sélection du projet
4- Conventionnement
5- Contrôles sur place (visites sur place) ou sur pièces (contrôles de service fait)
6- Paiement du montant FSE dû au bénéficiaire
7- Certification des dépenses
8- Déclaration des dépenses à la Commission européenne

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 GUIDE DES PROCEDURES

DEMATERIALISATION DE LA GESTION ET SYSTEME D’INFORMATION

L’application MA DÉMARCHE FSE 2014-2020
L’article 122 § 3 dispose que « Les États membres font en sorte que, au plus tard le 31 décembre
2015, tous les échanges d'information entre les bénéficiaires et l'autorité de gestion, l'autorité de
certification, l'autorité d'audit et les organismes intermédiaires puissent être effectués au moyen de
systèmes d'échange électronique de données ».

En vue de répondre aux nouvelles attentes des utilisateurs et aux exigences de la règlementation
européenne pour la programmation européenne 2014-2020, l’outil « Ma démarche FSE » 2014-2020
a été mis au service des utilisateurs des programmes FSE gérés par l’Etat.

Connecté en réseau, le logiciel permet de suivre et de gérer au sein d’une base de données mise à
jour en temps réel l’ensemble des projets du programme en suivant les différentes étapes de la vie
du dossier (piste d’audit). Ainsi, cet outil permet aux candidats de soumettre un dossier FSE, de
contrôler automatiquement certaines informations avant transmission aux services gestionnaires
mais également pour le bénéficiaire de déposer en ligne les bilans d’exécution à l’appui de leurs
demandes de paiement et les pièces justificatives nécessaires au contrôle du dossier.

Les autorités de gestion déléguées et organismes intermédiaires utilisent obligatoirement le système

d’information « Ma démarche FSE » pour toute la piste d’audit.

La liste des données requises figurant dans l’annexe III du règlement n°480/2014 fait l’objet d’une
codification pour pouvoir être restituée par le système d’information « Ma démarche FSE ».

Interopérabilité avec le système d’informations Synergie

« Ma démarche FSE » assure le traitement de l’intégralité de la piste d’audit des dossiers depuis
l’appel à projets jusqu’à la certification des dépenses des opérations par l’autorité de certification.

« Ma démarche FSE » et Synergie échangent via le système d’information financier des aides (SIFA)
ce qui permet d’établir le lien entre le système de gestion et le système comptable.
Le SIFA retrace les audits, contrôles, et leurs suites (corrections, signalements des irrégularités à
l’office de lutte anti-fraude de la Commission européenne…), les appels de fonds et les comptes
annuels relatifs aux PO FSE et IEJ dont la DGEFP est autorité de gestion.

20
 GUIDE DES PROCEDURES

MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE

DEFINITION ET OBJECTIFS POURSUIVIS PAR LE CONTROLE INTERNE FSE

Le contrôle interne est un outil de pilotage. Ce dispositif doit être mis en œuvre par les services
gestionnaires (autorités de gestion déléguées et organismes intermédiaires) et doit mobiliser
l’ensemble des agents du service impliqués dans la gestion des fonds FSE. S’agissant d’un audit
interne des procédures, il n’a pas vocation à être externalisé.

L’objectif du dispositif est de :

- mettre en place une organisation des activités plus efficace et plus performante en formalisant les
procédures-métier ;
- prendre en compte et maîtriser les risques significatifs opérationnels, financiers ou de conformité
en procédant à une réévaluation régulière des risques.

Le contrôle interne est une démarche structurée et normée pour pouvoir être auditée.

La DGEFP s’inscrit dans le mouvement général, commun à tous les ministères, de mise en place de
dispositifs de contrôle interne budgétaire et comptable ministériel pour sécuriser la chaîne de la
dépense et s’assurer de la qualité de ses procédures de gestion.

Au-delà du contrôle interne budgétaire et comptable, la mise en place d’un contrôle interne
spécifique à la gestion des crédits FSE/IEJ se traduit par l’établissement par les autorités de gestion
(déléguées) et les organismes intermédiaires :
- de leurs organigrammes fonctionnels nominatifs ;
- de leurs cartographies des risques et leurs plans d’action ;
- de leurs cartographies des processus ;
- pour les autorités de gestion de leurs plans de contrôle de supervision.

La mise en place de ce système de contrôle interne permet :

- d’identifier, d’évaluer et de maitriser les risques liés à la gestion des fonds européens ;
- de fournir une assurance raisonnable que le dispositif de gestion et de contrôle fonctionne
efficacement.

Le pilotage du contrôle interne « métier FSE » est assuré par la Mission des Affaires Financières et
Juridiques de la Sous-direction du FSE de la DGEFP. Un référent de contrôle interne est mis en place
dans chaque DIRECCTE et DIECCTE et des organismes intermédiaire.
Dans les DIRECCTE et DIECCTE, le référent contrôle interne « métier FSE» intervient en
complémentarité avec les référents de contrôle interne budgétaire et comptable. Ce référent peut
cumuler son rôle avec celui de « référent antifraude ».

L’autorité de gestion en titre dressera un bilan annuel des mesures de contrôle interne mises en
place par les autorités de gestion déléguée.

Cartographie des risques

La cartographie des risques s’inscrit dans le cadre du déploiement du contrôle interne au sein de la
DGEFP et des autorités de gestion déléguées et participe de la lutte contre la fraude.

21
 GUIDE DES PROCEDURES

Dans le cadre du déploiement du contrôle interne « métiers » au sein de l’ensemble des autorités
gestionnaires des fonds européens, la DGEFP met à la disposition des autorités de gestion déléguées
et des organismes intermédiaires une cartographie des risques type. La différence entre ces
cartographies et celle de la DGEFP, autorité de gestion en titre des programmes opérationnels
nationaux tient à la nature de certains indicateurs de risques :
- la cartographie de l’autorité de gestion en titre dispose notamment de davantage
d’indicateurs au niveau des risques financiers liés au pilotage des programmes et des risques
liés au système d’information
- la cartographie de l’autorité de gestion déléguée dispose d’indicateurs spécifiques en matière
de vérification de la délégation de gestion

Ces cartographies identifient les principaux risques et décrivent les mesures existantes ou à mettre
en place afin de réduire ces risques.
Les services gestionnaires adaptent ces cartographies au regard de leurs spécificités et complètent
éventuellement les plans d’actions par des mesures préventives supplémentaires.
L’objectif de cet outil est de sécuriser les processus, les fonctions et les activités. Il vise à limiter les
risques d’erreurs de gestion, en les identifiant et en les anticipant.

Les risques identifiés dans cette cartographie ont vocation à servir de socle commun pour les
différentes autorités gestionnaires. En effet, cette cartographie recense les principaux risques
associés à la gestion des fonds européens FSE.
Il appartient aux différentes autorités gestionnaires et organismes intermédiaires de l’adapter selon
leurs propres spécificités.

Dans ce cadre, il est laissé la possibilité de retravailler cet outil en :

- ajoutant des risques qui n’auraient pas été identifiés ;
- revoyant l’échelle de risque par modification de la cotation couleur ;
- complétant les plans d’actions par des mesures préventives supplémentaires.

A l’issue de ce travail, les services gestionnaires procèdent à la cotation des risques résiduels.

Définitions :

Risques inhérents : risque auquel une entité est exposée en l’absence de mesures correctives prises
pour en réduire la probabilité d’occurrence ou l’impact.
Risques résiduels : risque subsistant après le traitement du risque ou encore le risque subsistant
après que des mesures de prévention ont été prises.

Cotation couleur :

Le choix de la couleur est fonction de l’analyse du risque.

Pour chaque catégorie de risque, la cotation couleur définit au niveau de la colonne « risque
inhérent » correspond à la couleur prédominante qui ressort à l’issue de la cotation de chacun des
indicateurs de risques.
En ce qui concerne la colonne « risque résiduel », la cotation attribuée correspond à l’analyse du
risque qui demeurera malgré la mise en place du plan d’action.

22
 GUIDE DES PROCEDURES

Il existe 5 niveaux de criticité du risque :

Résultat de la représentation graphique du

Notation de la criticité du risque
risque

1 = MAITRISEE
2 = FAIBLE
3 = MODEREE
4 = MOYEN
5 = FORTE

Choix des cotations initiales

La cotation des risques inhérents pour les différents indicateurs figurant dans la cartographie résulte
des risques identifiés à la fin de la programmation 2007-2013.

Les plans d’actions définissent les processus de nature à maitriser les risques au démarrage de la
nouvelle programmation 2014-2020. Un bilan annuel sera fait pour mesurer l’efficacité des processus
mis en place pour maitriser les risques et devrait permettre de réviser à la baisse la cotation actuelle
des risques.

Animation de l’outil
L’animation de l’outil doit être coordonnée avec les travaux menés dans le cadre du contrôle interne
budgétaire et comptable des autorités de gestion déléguées ou des organismes intermédiaires
publics lorsque celui-ci est organisé.

L’analyse de risques sera actualisée chaque année suite à un examen annuel des procédures dans le
cadre du dispositif de contrôle interne comptable. Elle intégrera l’ensemble des observations issues
des constats d’audit et des contrôles de tous niveaux et donnera lieu à des plans d’actions ciblés le
cas échéant en fonction des risques identifiés.

23
 GUIDE DES PROCEDURES

SUPERVISION DES DELEGATAIRES DE GESTION

Comme évoqué supra, la DGEFP est l’autorité de gestion en titre des crédits FSE du programme
opérationnel national 2014-2020. Elle a délégué une partie de ses missions aux autorités de gestion
déléguées. Ces dernières ont par ailleurs confié à des organismes intermédiaires l’attribution, le suivi
et le paiement d’une partie de ces crédits.

Les contrôles de supervision visent à vérifier que les procédures de gestion du FSE par les autorités
de gestion déléguées et les organismes intermédiaires permettent d’assurer la traçabilité et la
régularité de la participation européenne sur les opérations cofinancées tout au long de la piste
d’audit et sur l’ensemble des pans du programme. En cas d’identification d’erreurs, ces contrôles
doivent permettre de corriger et d’éviter leur répétition. Ils poursuivent ainsi un double objectif de
prévention des irrégularités avant déclaration des dépenses à la Commission européenne et de
conseil aux structures en charge de la gestion du FSE.

L’autorité de gestion exerce un contrôle de supervision sur les autorités de gestion déléguées, les
autorités de gestion déléguées exerçant un contrôle de supervision sur les organismes
intermédiaires.

Les contrôles de supervision recouvrent deux types de procédures :

• Des audits de la mise en œuvre des systèmes de gestion et de contrôle pour identifier les
faiblesses pouvant conduire à une rupture de la traçabilité des dépenses et au risque de rejet des
dépenses déclarées. Il s’agit de vérifier sur place la mise en œuvre des procédures prévues par le
DSGC.
• Des contrôles de dossiers pour identifier d’éventuels points faibles et irrégularités, et
permettre leur correction le plus rapidement possible.
Les contrôles de supervision des organismes intermédiaires doivent intervenir avant la fin de la
période de réalisation de la convention de subvention globale ou, au plus tard, avant la déclaration
finale de dépenses dont la date est fixée dans la convention de subvention globale.

1. Procédure à suivre pour les audits des systèmes de gestion et de contrôle

1.1 Ouverture de la procédure
Un courrier informant la structure contrôlée de l’ouverture de cette procédure est envoyé au moins
un mois avant le début du contrôle.

1.2 Méthode de contrôle

Il s’agit de vérifier sur place que les procédures prévues dans le descriptif du système de gestion et
de contrôle (DSGC) sont bien mises en œuvre. Le cas échéant, les recommandations de l’autorité de
gestion peuvent conclure à la nécessité d’une modification du DSGC. Pour les subventions globales,
un avenant doit alors être établi pour annexer la version modifiée du DSGC.
Chaque autorité de gestion déléguée doit avoir fait l’objet d’au moins un audit de système pendant la
période de programmation 2014-2020. Chaque organisme intermédiaire doit avoir fait l’objet d’au
moins un audit par subvention globale.
Une fiche d’audit doit être remplie par l’auditeur. Cette dernière liste les points à vérifier et permet
de noter, le cas échéant, les faiblesses constatées. La fiche doit être signée par l’auditeur.
Les constats résultant de l’audit sont classés selon les catégories ci-après.

24
 GUIDE DES PROCEDURES

Catégories de constats d’audits de systèmes et de gestion

Catégories de constats sur Fonctionnement du système de Conséquences

la régularité de la dépense gestion et de contrôle
ainsi que sur le bon
fonctionnement du système
de gestion et de contrôle

1 - Absence de qualification : Catégorie 1 Le DSGC est mis en œuvre

fonctionnement correct correctement (manquements mineurs)

Des mesures correctives mineures sont

nécessaires.

2 - Qualifié avec observations Catégorie 2 Les éléments du DSGC ne sont pas

mineures : fonctionnement entièrement mis en œuvre dans la
correct, mais des structure, mais les manquements
améliorations sont nécessaires n’entachent pas le fonctionnement du
système.

Une mise en conformité est nécessaire.

3- Qualifié avec observations Catégorie 3 La mise en œuvre du DSGC présente

significatives : fonctionnement des défaillances graves, faisant obstacle
partiel, des améliorations à la participation de tout ou partie des
substantielles sont dépenses de la structure dans un appel
nécessaires de fonds. Des mesures correctives sont
nécessaires avant la participation à un
appel de fonds.

L’absence de mesures correctives peut

justifier la mise en œuvre de corrections
forfaitaires ou extrapolées.

4 - Défavorable Catégorie 4 Le DSGC n’est pas mise en œuvre.

Cette qualification fait obstacle à la

déclaration des dépenses.

1.3 Phase contradictoire

Un courrier reprenant les éléments constatés sur la base de la fiche d’audit est adressé à la structure
auditée pour ouvrir la phase contradictoire. Il contient des recommandations pour mettre
l’organisation et les pratiques en conformité avec le DSGC.

25
 GUIDE DES PROCEDURES

Le courrier fixe un délai de réponse de 30 jours à compter de sa réception pour permettre à la

structure contrôlée de s’engager sur la mise en œuvre de mesures répondant aux recommandations.

1.4 Formalisation des conclusions des audits

A l’issue de la phase contradictoire, l’autorité de gestion ou l’autorité de gestion déléguée notifie à la
structure auditée les recommandations clôturées et celles qui restent ouvertes avec le délai de mise
en conformité, si nécessaire. L’autorité de certification, et la DGEFP lorsque les audits sont réalisés
par les autorités de gestion déléguée, sont destinataires en copie de cette notification.

2. Procédure à suivre pour les contrôles de dossiers

2.1 Cadre temporel des contrôles de dossiers

Caractère continu des contrôles sur la durée de la programmation

La procédure de contrôle de dossiers exercée par l’autorité de gestion sur les autorités de gestion
déléguée et par les autorités de gestion déléguée sur les organismes intermédiaires est continue
pendant toute la durée de la programmation. Des contrôles concentrés sur une période restreinte ne
permettraient pas d’avoir une vision de l’évolution du stock des dossiers, ni de corriger les erreurs
sur toute la durée de la programmation, réduisant ainsi l’efficacité de la procédure.
Un seul avis général d’ouverture de la procédure de contrôles pour la programmation 2014-2020
devra être envoyé par l’autorité de gestion aux autorités de gestion déléguée. De même, un seul avis
par subvention globale sera envoyé par les autorités de gestion déléguée aux organismes
intermédiaires.
Ce courrier rappelle les objectifs généraux du contrôle, leur base règlementaire et précise la
conséquence des contrôles : des recommandations pour sécuriser la gestion seront formulés en
fonction des faiblesses identifiées et d’éventuelles mesures correctives pourront être appliquées.

Organisation des périodes annuelles de contrôles

L’autorité de gestion et chacune des autorités de gestion déléguées élaborent un plan de contrôles a
minima annuel, qui formalise la méthode de sélection des dossiers à contrôler pendant l’année. Le
caractère annuel de ces plans s’explique par la nécessité de pouvoir modifier le plan en fonction de
l’évolution des stocks de dossiers. Aussi, les plans de contrôles doivent évoluer au regard des
constats des audits et contrôles déjà réalisés.
Les plans de contrôles doivent être représentatifs des différents services gestionnaires bénéficiant
d’une délégation, des modalités de gestion des dossiers et des dispositifs cofinancés.
Le choix des dossiers relevant d’un service gestionnaire contrôlé doit ensuite être effectué en
fonction de critères de risques. Les éléments identifiés dans la cartographie des risques ou relevés
lors d’audits nationaux, européens et de contrôles d’opérations doivent ainsi être pris en compte. Les
opérations mobilisant des montants élevés ou un montage financier complexe font l’objet d’une
attention particulière. Il est également conseillé de tenir compte des difficultés identifiées chez
certains bénéficiaires lors de la précédente programmation.
Le volume des contrôles sera adapté chaque année, soit au global, soit par service gestionnaire
contrôlé, en fonction des risques révélés lors des contrôles des années précédentes, afin de mieux
cibler les dossiers à contrôler l’année suivante.

Echantillonnage des dossiers

Le plan de contrôles et les critères de sélection des dossiers doivent être conservés par l’autorité de
gestion. Ces informations seront saisies dans le module « audits et contrôles » de Synergie à
compter de sa disponibilité.
Sur chaque exercice comptable, il est nécessaire de tirer au moins un échantillon de dossiers.

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 GUIDE DES PROCEDURES

Pour chaque échantillon de dossiers choisis sur la base du plan de contrôle, l’autorité de gestion ou
l’autorité de gestion déléguée transmettent la liste des numéros d’opérations contrôlées à
l’organisme intermédiaire ou à l’autorité de gestion déléguée contrôlés au moins 7 jours avant le
début de ce contrôle. Une copie de cette liste es transmise à l’autorité de certification afin qu’elle ne
comptabilise ces dépenses qu’une fois les conclusions du contrôle connues.
Les résultats des contrôles doivent être saisis par les autorités de gestion déléguées dans le module
contrôle Synergie. Lorsque des irrégularités sont détectées, elles doivent être corrigées avant la fin
de l’exercice comptable.
Les contrôles de dossiers doivent dans tous les cas être effectués avant que les dépenses relatives à
ces opérations soient déclarées à la Commission dans un appel de fonds.

2.2 Méthode de contrôle de dossiers

L’accès aux documents et l’échantillonnage se fait via « Ma démarche FSE ».

Eléments à vérifier lors des contrôles de dossiers

L’objectif est de contrôler les étapes de la piste d’audit concentrant le plus de risques : l’instruction,
le conventionnement et le contrôle de service fait (y compris les visites sur place et leurs suites). Le
contrôleur reprend les étapes effectuées par l’agent ayant instruit le dossier, conventionné
l’opération ou réalisé le contrôle de service fait, en vérifiant que chacune de ces étapes a été traitée
conformément à la règlementation européenne, nationale et aux instructions de la DGEFP.
Il est essentiel que le choix des dossiers pour lesquels le contrôle de service fait est contrôlé soit
coordonné avec le choix des dossiers faisant l’objet d’un contrôle qualité certification ou contrôle
ciblé sur les risques effectué par l’autorité de certification. Il s’agit en effet d’éviter la redondance des
contrôles sur les mêmes opérations.
Lorsque des erreurs importantes apparaissent au cours du contrôle d’un dossier, ou lorsque le
contrôleur suspecte l’existence d’erreurs similaires dans d’autres dossiers, il doit procéder à la
sélection d’un ou plusieurs dossiers de même type (même OI, même type de projet, d’opérateur,
même service gestionnaire…) afin d’identifier une éventuelle erreur systémique. La liste des
opérations complémentaires concernées est transmise à l’organisme intermédiaire ou à l’autorité de
gestion déléguée contrôlés et à l’autorité de certification.

Support écrit des contrôles

Une fiche de contrôle de dossiers liste les points à vérifier. Pour chaque dossier contrôlé, le
contrôleur reporte dans cette fiche les éventuelles irrégularités ou faiblesses relevées. Ces fiches
devront être signées par l’agent du service FSE en charge du contrôle.
NB : En cas de recours à un prestataire pour effectuer ces contrôles de dossiers, ce prestataire ne
doit pas être intervenu dans l’instruction ou le contrôle de service fait des dossiers en question.

2.3 Suite données aux contrôles de dossiers

Un courrier reprenant les éléments constatés sur la base de la fiche de contrôle est adressé à la
structure contrôlée. Il contient des recommandations pour éviter la répétition des erreurs constatées
et précise les mesures à mettre en place pour les corriger. Le courrier fixe un délai de réponse de 30
jours à compter de sa réception pour permettre à la structure contrôlée de s’engager sur la mise en
œuvre de mesures répondant aux recommandations.
En cas d’erreurs affectant la régularité de la dépense, le traitement est différent selon que le
contrôle de service fait a été ou non envoyé à l’autorité de certification.
Si le contrôle de service fait n’a pas été envoyé à l’autorité de certification, dans ce cas, les
corrections doivent être prises en compte dans une nouvelle version du contrôle de service fait dont
l’envoi à l’autorité de certification est conditionné par l’accord préalable de l l’autorité de gestion ou

27
 GUIDE DES PROCEDURES

de l’autorité de gestion déléguée ayant diligenté le contrôle. L’autorité de gestion informe la

structure contrôlée et l’autorité de certification de la mise en œuvre effective des corrections
demandées. La structure contrôlée pourra alors renvoyer le contrôle de service fait concerné à
l’autorité de certification.
Si le contrôle de service fait a été envoyé à l’autorité de certification, en fonction des résultats du
contrôle, l’autorité de gestion, l’autorité de gestion déléguée ou l’organise intermédiaire peut
demander à l’autorité de certification le rejet de ce contrôle de service fait pour établissement d’une
nouvelle version prenant en compte les corrections demandées.

Si le contrôle de service fait a été comptabilisé par l’autorité de certification, la dépense irrégulière
ne pourra être corrigée que par retrait dans le système d’information. Sauf si la sélection de ce
dossier a été opérée à titre complémentaire dans le cas d’une erreur systémique, il est préconisé de
sélectionner des dossiers non certifiés.
L’autorité de certification peut procéder à l’exclusion du contrôle de service fait des appels de fonds
à titre conservatoire en attendant la saisie de ce retrait. Lorsqu’un organisme intermédiaire est
contrôlé par une l’autorité de gestion déléguée, l’article 10.5 de la convention de subvention globale
permet à l’autorité de gestion de prendre de telles mesures.

Si une erreur systémique (affectant tous les dossiers du même type) a été constatée, l’ensemble de
dossiers potentiellement entaché des mêmes irrégularités peuvent être exclus à titre conservatoire
des appels de fonds en l’attente de la mise en place des mesures correctives.

Lorsque la structure contrôlée ne répond pas de manière satisfaisante au courrier de constats ou que
le contrôle de suites ne permet pas de mettre en évidence une correction, l’article 143 du règlement
n°1303/2013 autorise l’autorité de gestion à appliquer des corrections forfaitaires.
Enfin, la résiliation de la convention de subvention globale, conformément à l’article 11 de la
convention de subvention globale, peut être la conséquence d’une absence totale de correction des
erreurs constatées, si celles-ci sont graves.
Tous les résultats des contrôles (constats et suites) sont saisis dans Synergie (module « Contrôle ») à
disponibilité du module.

3. Capitalisation des résultats des contrôles

Conformément à l’article 125 du règlement n°1303/2013 et à l’article 59 du règlement financier, la
DGEFP établit chaque année le résumé annuel des contrôles qui s’appuie sur une synthèse annuelle
des contrôles de supervision effectués par les autorités de gestion déléguée.

La DGEFP pourra faire évoluer les consignes de contrôle de supervision aux autorités de gestion
déléguée en fonction des enseignements tirés du résumé annuel.

Autorité de gestion, autorités de gestion déléguée et organismes intermédiaires devront par ailleurs
faire évoluer leurs systèmes de contrôle interne (notamment les cartographies des risques et les
DSGC) afin de tenir compte des erreurs et risques identifiés lors des contrôles effectués.

Les réunions de réseau seront l’occasion de faire un point sur les résultats des contrôles réalisés, en
mettant en évidence les points de vigilance (domaines dans lesquels des erreurs nombreuses ou
problématiques ont été observées) et en valorisant les bonnes pratiques observées dans les
systèmes de gestion.
La synthèse des différents constats doit enfin permettre de mieux cibler l'offre de formation et les
mesures d’appui nécessaires aux gestionnaires.

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 GUIDE DES PROCEDURES

MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF D’EXAMEN DES PLAINTES

La gestion des plaintes et réclamations nécessite la mise en place d’un certain nombre de
procédures :
- l’organisation du recueil de l’expression des réclamations
- l’enregistrement, la traçabilité et la réponse apportée au plaignant
- l’exploitation qualitative et quantitative des plaintes et réclamations en vue d'identifier les
plaintes récurrentes qui doivent faire l'objet d’actions correctrices
- la mise en place d'un dispositif de suivi de la démarche de traitement des plaintes et
réclamations.

Une plate-forme de réception des plaintes et réclamations au niveau du site internet officiel du FSE
en France est ouverte à compter du dernier trimestre 2016.

Cette plate-forme est conçue pour être le point d’entrée unique et centralisé de ces démarches.
Cette plate-forme permettra d’assurer la traçabilité et l’enregistrement des plaintes et réclamations.
Celles-ci seront ensuite automatiquement transférées aux autorités de gestion déléguée concernées
et aux organismes intermédiaires en vue de leur traitement par les « référents plaintes » identifiés
dans les services.

Un suivi de la gestion des plaintes sera assuré afin d’inscrire l’action de la DGEFP et de ses autorités
de gestion déléguées dans une démarche d’amélioration du service rendu.

Pour le traitement des plaintes, il sera notamment fait application de :

- la loi 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les
administrations qui pose un certain nombre de dispositions relatives à la transparence
administrative, à l’amélioration des procédures administratives et au régime des décisions prises par
les autorités administratives et plus particulièrement des articles 18 à 25 qui concernent les
dispositions relatives au régime des décisions prises par les autorités administratives.
- la loi organique n°2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits (qui reprend les
attributions du Médiateur de la République, du Défenseur des enfants, de la Haute autorité de lutte
contre les discriminations (Halde) et de la Commission nationale de déontologie de la sécurité)
constitue également un fondement permettant à tout porteur de projet d’agir dans le cas d’un litige
avec l’administration.

Plus généralement, la DGEFP inscrit son action dans le cadre des engagements de la Charte
Marianne qui prévoit de « faciliter l’accès des usagers dans les services, accueillir de manière
attentive et courtoise, répondre de manière compréhensive et dans un délai annoncé, traiter
systématiquement la réclamation, et recueillir les propositions des usagers pour améliorer la qualité
du service public » et dans le cadre plus général des dispositions relatives aux relations entre les
administrations et le public.

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 GUIDE DES PROCEDURES

DISPOSITIF DE LUTTE CONTRE LA FRAUDE

Le règlement portant dispositions communes (UE) n° 1303/2013 pour la période de programmation

2014-2020 exige de l’autorité de gestion qu’elle mette en place des « mesures antifraude efficaces et
proportionnées tenant compte des risques recensés » (article 125 § 4), afin de prendre les mesures
nécessaires pour prévenir, détecter et sanctionner la fraude et les irrégularités de manière efficace,
et rembourser les montants irréguliers au budget de l’UE.

L’article 59 du règlement financier (UE) n° 966/2012 confie aux États membres la responsabilité
première dans le cadre de la gestion partagée des risques de fraude.

Outre la mise en place d’un système solide de gestion et de contrôle permettant d’assurer la bonne
gestion financière, d’évaluer et de détecter les risques de fraude, la Commission européenne
préconise de prévenir la fraude au moyen d’un engagement visible de l’Etat membre et d’une
sensibilisation de son environnement tant interne qu’externe, à la lutte contre la fraude.

La DGEFP s’inscrit dans cette démarche et a décidé de mettre en place une série de mesures
antifraudes.

Consciente que la prévention des risques de fraude nécessite également la mise en place d’une
sensibilisation au niveau des agents chargés de la gestion des dossiers FSE/IEJ, la DGEFP a diffusé une
charte éthique couvrant les principales règles déontologiques.

Dans le cadre de sa stratégie antifraude, la DGEFP a mis en place les procédures suivantes :

1- En matière de prévention des risques de fraudes, la DGEFP a assuré le déploiement d’un contrôle
interne au sein de l’autorité de gestion, des autorités de gestion déléguées et des organismes
intermédiaires en élaborant une cartographie des risques spécifiques à la gestion des crédits FSE et
IEJ et en définissant un référentiel de plans d’action palliatifs.

2- Déclaration de politique antifraude

Cette déclaration, a pour objectif d’afficher l’engagement de la DGEFP à lutter contre la fraude.
Cette déclaration qui a été diffusée auprès des autorités de gestion déléguée et des organismes
intermédiaires est publiée sur le site internet du FSE en France.

3- Elaboration d’une charte déontologique

Cette charte rappelle les principes éthiques à mettre en œuvre dans le cadre des activités de gestion
des fonds européens. Elle s’appuie sur une déclaration d’absence de conflits d’intérêts qui doit être
signée par chaque agent agissant dans le domaine de la gestion des fonds européens.
Le modèle de déclaration d’absence de conflits d’intérêts a été diffusé aux services gestionnaires
(autorités de gestion déléguée et organismes intermédiaires) le 14 avril 2015.

4- Mise en place d’une plateforme en ligne pour la détection et le signalement des risques de fraude

Cette plateforme est opérationnelle à compter du dernier trimestre 2016.

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 GUIDE DES PROCEDURES

La gestion des cas de fraude signalés fera l’objet d’un traitement selon des modalités envisagées sous
la forme d’un « comité antifraude » composé d’agents des différentes missions de la sous-direction
FSE et du contrôle interne et associant le cas échéant d’autres autorités (audit ou autorités
d’enquêtes ou judiciaires).

5- Adhésion à ARACHNE, outil de lutte contre la fraude mis à disposition par la Commission
européenne.

Le processus d’adhésion est en cours de définition au sein de l’Etat membre.

La consultation d’ARACHNE est opérée au cas par cas selon les résultats de l’analyse des risques de
fraude dans le cadre du contrôle interne et à certaines étapes de la piste d’audit en cas de risques
identifiés ou de soupçons.

La consultation pourra dès lors intervenir à différents moments au choix du gestionnaire : à la

sélection des projets, en cours de réalisation de l’opération ou du contrôle de service fait ou dans le
cadre des procédures de contrôle interne.

La consultation d’ARACHNE sera retracée, le cas échéant, selon les étapes de la piste d’audit dans
« Ma démarche FSE ».

6- Identification de « référents antifraude » au sein des services FSE des autorités de gestion
déléguée et organismes intermédiaires.

Ce référent peut cumuler son rôle avec celui de « référent contrôle interne ».

Par ailleurs et afin de lutter contre la fraude, différentes dispositions sont déjà mises en œuvre dans
le cadre de procédures de droit commun existantes :

- en matière de conflit d’intérêt, les lois organique et ordinaire du 11 octobre 2013 relatives à la
transparence de la vie publique prévoient l’obligation et la vérification des déclarations de
patrimoine et d’intérêt dont notamment les titulaires d’emploi à la décision du Gouvernement
nommés en Conseil des ministres et les responsables des principales entreprises publiques ;
- la loi n° 2013-1117 du 6 décembre 2013 relative à la lutte contre la fraude fiscale et la grande
délinquance économique et financière renforce le cadre des procédures antifraudes en permettant
aux associations de lutte contre la corruption de se constituer partie civile dans les dossiers
d’atteintes à la probité. Par ailleurs, elle organise dans son article 35 la protection des lanceurs
d’alerte. Elle prévoit désormais une protection juridique au profit des personnes qui, de bonne foi,
signalent aux autorités judiciaires ou administratives une situation de conflit d’intérêts dans laquelle
elles estiment que se trouve une personne soumise au contrôle de la Haute autorité pour la
transparence de la vie publique. Une protection similaire est organisée, par ce même article 35, au
bénéfice des fonctionnaires.
- en application du nouvel article 40-6 du code de procédure pénale, le lanceur d’alerte sera mis en
relation, à sa demande, avec le Service central de prévention de la corruption (SCPC) lorsque
l’infraction entre dans son champ de compétence ;
- enfin, la loi n°2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des
fonctionnaires prévoit l’obligation d’une déclaration de conflit d’intérêts en fonction, non plus du
grade hiérarchique mais de la sensibilité de la fonction occupée.

31
 GUIDE DES PROCEDURES

De manière plus générale, il est rappelé que le code de procédure pénale prévoit également dans son
article 40 que « Toute autorité constituée, tout officier public ou fonctionnaire qui, dans l'exercice de
ses fonctions, acquiert la connaissance d'un crime ou d'un délit est tenu d'en donner avis sans délai
au procureur de la République et de transmettre à ce magistrat tous les renseignements, procès-
verbaux et actes qui y sont relatifs ».

Les agents affectés à la gestion du FSE qui seraient amenés à dénoncer une infraction sont donc
protégés par toutes ces dispositions.

Corpus de textes s’appliquant aux agents publics :

Loi n°2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des
fonctionnaires ;
Loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique ;
Loi organique n°2013-906 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique ;
Loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits, notamment l'article 39
de son titre IV consacré aux dispositions relatives à l'organisation et au fonctionnement du Défenseur
des droits ;
Loi n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique ;
Loi n° 93-122 du 29 janvier 1993, relative à la prévention de la corruption et à la transparence de la
vie économique et des procédures publiques [voir en particulier l’article 87 repris dans la loi 2007-
148 dans ses articles 18 et 45-III] ;
Loi n°83-634 du 13 juillet 1984 portant droits et obligations des fonctionnaires ;
Décret n° 2014-90 du 31 janvier 2014 portant application de l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11
octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique ;
Décret n° 2011-905 du 29 juillet 2011 modifié relatif à l'organisation et au fonctionnement des
services du Défenseur des droits ;
Décret n° 2010-1079 du 13 septembre 2010 modifiant le décret n° 2007-611 du 26 avril 2007 relatif à
l'exercice d'activités privées par des fonctionnaires ou agents non titulaires ayant cessé
temporairement ou définitivement leurs fonctions et à la commission de déontologie ;
Décret n°2007-658 du 2 mai 2007 relatif au cumul d'activités des fonctionnaires, des agents non
titulaires de droit public et des ouvriers des établissements industriels de l'Etat (chapitres 1 et 2) ;
Décret n° 2007-611 du 26 avril 2007 relatif à l'exercice d'activités privées par des fonctionnaires ou
agents non titulaires ayant cessé temporairement ou définitivement leurs fonctions et à la
commission de déontologie [voir en particulier le Titre III : dispositions relatives à la Commission de
déontologie] ;
Décision 2013-431 du 31 décembre 2013 portant adoption du code de déontologie du défenseur des
droits ;
Circulaire fonction publique du 11 mars 2008 relative aux cumuls d’activités ;

32
 GUIDE DES PROCEDURES

Circulaire Fonction publique du 31 octobre 2007 portant application de la loi n° 93-122 du 29 janvier
1993 modifiée relative à la prévention de la corruption et à la transparence de la vie économique et
des procédures publiques, définissant les modalités de contrôle de déontologie applicables aux
agents publics.

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 GUIDE DES PROCEDURES

OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Communiquer sur l’intervention du FSE est une obligation réglementaire (article 115-1303/2013) qui
incombe à la fois aux gestionnaires et aux bénéficiaires du FSE. Cette obligation s’étend sur
l’ensemble de la période de programmation et regroupe deux notions distinctes :
- une obligation d’information ;
- une obligation de publicité.

Pour la programmation 2014-2020, un plan de communication concernant le FSE définit les actions
envisagées au niveau national et leurs déclinaisons dans les régions. Ses orientations stratégiques
correspondent aux recommandations de la Commission européenne :
• assurer la transparence quant à l’intervention des fonds,
• mettre en valeur le rôle de l’Union européenne,
• faire la promotion du concours de l’UE.
Ce plan est complété par une démarche de communication sur l’intervention des FESI (commune au
FSE, FEDER, FEADER et FEAMP) à direction du grand public en France.
La communication sur le FSE se déploie au niveau national et au niveau régional.
Au plan national, elle est mise en œuvre par la DGEFP. La DGEFP a pour rôle :
• d’élaborer la stratégie de communication du programme et la présenter au Comité national
de suivi ;
• de décliner le plan de communication pluri-fonds pour le FSE en mettant en œuvre un plan
de communication au niveau national ;
• de mettre en place et animer un réseau de communicants issus de chacune des régions ;
• de suivre l’évaluation de la communication en relation avec le comité de l’évaluation.
Au niveau régional, les DI(R)ECCTE, les SGAR et l’ensemble des gestionnaires et des bénéficiaires du
FSE ont en charge la réalisation des actions de communication au titre du FSE.

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 GUIDE DES PROCEDURES

PRODUCTION DES RAPPORTS PREVUS PAR LA REGLEMENTATION

EUROPEENNE
Les rapports annuels et final de mise en œuvre
Les rapports annuels et final de mise en œuvre seront établis sur la base des éléments collectés par
les bénéficiaires, désormais responsables de la saisie qui devront obligatoirement renseigner les
données relatives à chaque participant et aux indicateurs entités et non plus de manière agrégée.

Le suivi des participants est désormais partie intégrante de la vie du dossier, de la demande de
subvention au contrôle de service fait. Faute de renseignement de l’ensemble des informations, les
participants ne pourront être comptabilisés. Sont particulièrement concernées par cette règle les
informations relatives à l’âge, au sexe, à la situation sur le marché du travail à l’entrée, au niveau
d’éducation à l’entrée, à la situation du ménage du participant à l’entrée, et à la situation sur le
marché du travail à la sortie, aux résultats à la date de sortie.

Afin de s’approprier l’outil, les bénéficiaires peuvent s’appuyer sur des tutoriels en ligne et sur des
guides disponibles au niveau de l’application Ma démarche FSE dans la rubrique « aide ».

Dès le début du mois de décembre 2014, le module de suivi a été intégré au système d’information
« Ma démarche FSE » pour permettre la saisie des informations relatives aux indicateurs directement
dans le système d’information, dès la recevabilité des opérations. S’agissant des données participant,
les bénéficiaires ont la possibilité soit de les saisir directement dans « Ma démarche FSE », soit
d’importer ces données dans « Ma démarche FSE » au moyen d’un fichier Excel fourni par
l’application. Pour faciliter le recueil des informations à saisir dans « Ma démarche FSE », la DGEFP a
élaboré un questionnaire s’adressant directement aux participants que les bénéficiaires peuvent
choisir d’utiliser.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août
2004, le participant bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le
concernent, qu’il peut exercer en s’adressant à la DGEFP.

Les données ainsi collectées permettent à « Ma démarche FSE » de calculer les indicateurs de
réalisation et de résultats immédiats en respectant les prescriptions de la Commission européenne
en la matière (contrôles de cohérence, contrôle des doublons et tests de validation).

Par ailleurs, il est bien prévu que les indicateurs soient classés par priorité d’investissement et
catégorie de région, et par genre pour tous les indicateurs participants.

Les indicateurs de résultats à 6 mois sont collectés par voie d’enquêtes annuelles sur échantillons
représentatifs de sortants.

La DGEFP élabore une analyse de la mise en œuvre du PON au cours de l’année écoulée à partir de
ces données. A cette fin, les autorités de gestion déléguée doivent lui fournir les éléments de nature
à l’éclairer sur les données réalisées sur les indicateurs, les faits marquants de la mise en œuvre du
PON FSE, les difficultés rencontrées et les mesures prises pour y remédier.

Les autorités de gestion déléguées et organismes intermédiaires sont responsables de la qualité et

de la fiabilité des données saisies.

35
 GUIDE DES PROCEDURES

Déclaration d’assurance de gestion

En vertu du principe de bonne gestion financière, l'autorité de gestion veille à la régularité et à la
fiabilité des opérations cofinancées. Conformément à l’article 59 §5 du règlement financier, l’autorité
de gestion est chargée d’établir la déclaration de gestion pour chaque PO relative « au
fonctionnement des systèmes, à la légalité, à la régularité des transactions et à la bonne gestion
financière » et le résumé annuel.

Pour établir sa déclaration de gestion à transmettre à la Commission européenne le 15 février de

chaque année, l’autorité de gestion en titre procédera aux vérifications détaillées dans la guidance
sur la déclaration de gestion et le résumé annuel pour les Etats membres (EGESIF150008-01 version
du 13.02.2015).

Résumé annuel des audits et contrôles

Pour établir le résumé annuel envoyé à la Commission européenne à l’appui de la déclaration
d’assurance de gestion, l’autorité de gestion se basera en coordination avec l’autorité d’audit
(conformément à la Guidance précitée) sur les résultats des audits et contrôles nationaux et
européens réalisés sur le programme.

Le résumé annuel prendra en compte l’ensemble des données figurant dans la Guidance précitée et à
l’article 59 du règlement financier n°966/2012.

Elle s’appuiera sur le SI pour vérifier que l’ensemble des irrégularités constatées à tous les niveaux de
contrôle ont été corrigées et ont fait l’objet, le cas échéant d’un signalement à l’Office de lutte anti –
fraude (OLAF).

36
 GUIDE DES PROCEDURES

ANIMATION ET INFORMATION DES SERVICES GESTIONNAIRES

Animation du réseau des DI(R)ECCTE

Au sein de la SD FSE, la mission « Appui aux déploiements des programmes » (MADP) anime et
appuie le réseau des services déconcentrés dans la mise en œuvre des programmes et suit leur
niveau d’avancement physico-financier. Elle s’assure de la cohérence et de la coordination des
actions contenues dans les programmes nationaux avec celles portées par les programmes des
conseils régionaux. Elle travaille en étroite relation avec les missions métiers de la DGEFP. Elle veille à
la valorisation de l’action du FSE dans les politiques publiques portées par le ministère chargé de
l’emploi dans un souci de lisibilité pour les citoyens et d’efficacité de l’action publique.

MADP prépare par ailleurs le dialogue de gestion avec les services déconcentrés (préfets de région et
DIRECCTE), autorités de gestion déléguée du programme, et représente la DGEFP dans les comités
régionaux de suivi.

Circulation de l’information au sein du réseau des DI(R)ECCTE

L’information des services gestionnaires s’effectue principalement par voie du Flash Info Emploi
(invitation aux réunions de réseaux, Questions-réponses, notes, fiches techniques…). Par ailleurs,
l’extranet FSE www.extranet.fse.gouv.fr/ est doté d’une rubrique dédiée à la programmation 2014-
2020. Ce dossier rassemble les ressources documentaires utiles aux gestionnaires (textes en vigueur,
FAQ, fiches techniques…).

37
 GUIDE DES PROCEDURES

SUIVI DES INDICATEURS

Un système de suivi fondé sur une pluralité d’indicateurs

Des indicateurs communs à l’échelle des Etats membres
Les règlements européens prévoient que le système de suivi des programmes s’appuie sur la
sélection d’un panel d’indicateurs financiers, de réalisation et de résultat. Alimenté par les données
collectées par les bénéficiaires au « fil de l’eau », il fournit une image en continu de la dynamique du
programme.
Afin de permettre un suivi homogène sur l’ensemble des Etats membres, un socle de 32 indicateurs
communs pour le FSE, plus 12 indicateurs communs pour l’IEJ, a été identifié dans les règlements. Ils
s’appliquent à l’ensemble des programmes des Etats membres. En tant qu’autorité de coordination
du FSE, la DGEFP a proposé des définitions harmonisées pour l’ensemble des autorités de gestion
françaises concernées par ce fonds, dans le cadre des supports construits par le CGET. Ces
indicateurs portent sur :
• les réalisations. Ils comptabilisent le nombre de participants ou de projets et décrivent leurs
caractéristiques à l’entrée des opérations (ou dans certains cas le nombre d’entités bénéficiaires) ;
• les résultats mesurés au niveau des participants obtenus, qu’ils soient immédiats (à la fin de
l’opération) ou de plus long terme (6 mois après la sortie de l’opération).

Des indicateurs spécifiques pour la France

Trois indicateurs spécifiques nationaux (de réalisation) relatifs au FSE ont été construits par le CGET
avec l’ensemble des autorités de gestion pour assurer le suivi de l’accord de partenariat. Ce sont des
indicateurs entités qui viennent identifier des projets qui portent sur des politiques publiques
susceptibles d’être financées par le FEDER ou le FSE. Il s’agit de la politique de la ville
(développement urbain) et des actions en faveur des communautés marginalisées (Roms,
campements illicites, gens du voyage).

Des indicateurs spécifiques pour le PON FSE

Un panel de 40 indicateurs spécifiques (de réalisation et de résultats) construits par la DGEFP, et
retenus dans le PON FSE, vient compléter la liste d’indicateurs communs requis par les règlements. Ils
ont été définis directement en lien avec la stratégie d’intervention et certaines ambitions propres au
FSE en France. Dans cette optique, ils rappellent notamment ces orientations stratégiques aux
gestionnaires et bénéficiaires, et permettent in fine un suivi plus précis de ces programmes. Certains
d’entre eux sont assortis de cibles à atteindre.

Des indicateurs financiers

Des indicateurs financiers permettant de suivre la programmation et la consommation des crédits
par axe sont également mobilisés et demandés par les règlements. Ils se réfèrent au coût total
éligible certifié pour chaque axe. Ces indicateurs ne sont pas présentés dans ce guide.

Un système permettant de mesurer en continu la performance des

programmes
Afin de suivre les progrès accomplis par rapport aux besoins et ambitions identifiés en début de
programmation des valeurs cibles à atteindre pour 2023 ont été déterminées pour chaque priorité
d’investissement. Les indicateurs, communs et spécifiques, du PO IEJ sont également assortis de
cibles à atteindre.

38
 GUIDE DES PROCEDURES

En complément, le suivi et le pilotage du PON FSE « emploi-inclusion » 2014 – 2020 comprend un

«cadre de performance1 », comme tous les programmes opérationnels européens. Ce cadre s’appuie
sur un suivi plus attentif de la dynamique de certains indicateurs à l’échelle de chaque axe du PO. Ce
suivi interroge également le lien entre l’avancement financier de l’axe et les réalisations soutenues
par le FSE. Ce cadre associe en effet au suivi d’un indicateur financier une sélection d’indicateurs de
réalisation. Afin d’examiner la dynamique de programme, ces derniers sont affectés d’une valeur
intermédiaire à atteindre au 31/12/2018 et d’une valeur finale pour 2023.
Cette double approche a pour ambition de garantir que les fonds répondent de façon continue aux
enjeux estimés comme prioritaires par le PO.

Une approche favorisant un pilotage partenarial des programmes

Le recueil et la publication en continu des données de suivi des réalisations et résultats permettent
de s’assurer que la mise en œuvre des programmes répond aux attentes et engagements de
l’autorité de gestion ainsi que du partenariat ayant accompagné la rédaction des programmes. La
production des Rapports annuels de mise en œuvre et les Comités nationaux de suivi semestriels
sont l’occasion de partager cette information et le cas échéant de débattre des décisions ou
ajustements à adopter en concertation avec les partenaires et la Commission européenne.

Quelles sont les obligations et implications qui en découlent pour chaque acteur partie
prenante de la mise en œuvre du FSE ?
La mise en œuvre des programmes cofinancés par le FSE implique la mobilisation d’un système
impliquant de nombreux acteurs:
- le Conseil de l’Union (Etats membres) et le Parlement européen qui ont adopté et suivent
l’application des stratégies européennes (Cadre stratégique commun et stratégie UE 2020,
Initiative pour l’emploi des jeunes, …),
- la Commission européenne qui veille à l’application des traités et des règlements de la
nouvelle programmation,
- l’Etat membre qui s’est engagé à concrétiser l’Accord de Partenariat 2014-2020,
- et enfin les autorités de gestion et leurs partenaires opérationnels dont les principales
missions sont rappelées ci-dessous.

1) Les gestionnaires du programme et des dossiers

La DGEFP est l’autorité de gestion pour le programme national FSE « emploi-inclusion » et pour le PO
national IEJ. Elle pilote la mise en œuvre de ces programmes (stratégie de programmation et de mise
en œuvre, animation du partenariat, …). Elle est aussi en charge de l’agrégation de toutes les
remontées d’information portant sur les indicateurs dont elle réalise également un contrôle de
cohérence et plus généralement un contrôle qualité. La DGEFP se doit également de communiquer et
de valoriser ces données de suivi, dans le cadre des comités nationaux de suivi, des rapports annuels
de mise en œuvre, des rapports finaux et des évaluations.
La DGEFP est enfin chargée de l’évaluation de ces programmes. Ses travaux s’appuient sur les
données issues du système de suivi, y compris des enquêtes de cohorte.
Les autorités de gestion déléguée (AGD) ont la responsabilité d’animer et de piloter les programmes
sur leur territoire. Elles veillent également à la qualité du dispositif de collecte des informations
(cohérence et fiabilité des données collectées, dynamique de remontée des informations, …). Elles
portent une attention particulière aux indicateurs sélectionnés pour le cadre de performance en
veillant à l’atteinte des cibles définies à ce titre. Elles accompagnent les bénéficiaires et les

1
Le PO national IEJ ne contient pas de cadre de performance. Toutefois, les valeurs atteintes par les indicateurs seront examinées de façon
régulière.

39
 GUIDE DES PROCEDURES

organismes intermédiaires dans une perspective d’amélioration en continu de la collecte ou de la

valorisation des données (analyse et contextualisation des résultats, notamment dans leurs
dimensions territoriales, réunions d’information, réponse aux questions, …).
Les organismes intermédiaires sont chargés de la gestion d’une partie du programme sur un
territoire. Ils sont à ce titre également responsables du contrôle de la qualité et de la cohérence des
saisies par les bénéficiaires des projets qu’ils ont sélectionnés. Ils s’assurent dès l’instruction des
projets que les bénéficiaires sont en capacité de fournir les informations requises dans le système de
suivi. Ils suivent la dynamique de collecte des informations en cours de réalisation des opérations et
s’assurent que les prérequis en matière de qualité et de fiabilité des informations sont respectés et
de l’atteinte des cibles de performance sur lesquelles ils se sont engagés.

2) Les bénéficiaires
Compte tenu de la finesse de l’information, les bénéficiaires jouent un rôle central dans la collecte
d’une information de qualité et utile pour le pilotage du programme. Cette remontée d’information
permet de disposer en continu de données relatives aux réalisations et résultats des opérations qu’ils
mettent en œuvre, et ainsi d’ajuster si besoin le ciblage des participants et les stratégies
d’accompagnement. Enfin le bénéficiaires fournissent des éléments essentiels dans la réalisation de
travaux d’évaluations sur la mise en œuvre et la performance des programmes.

Les indicateurs de réalisation du cadre de performance du PON FSE

Les tableaux qui suivent permettent d’appréhender les objectifs nationaux qui ont été fixés dans le
cadre de performance du PO national FSE et auxquels les programmations nationales et régionales
contribueront. Au titre de l’axe 1 par exemple, et pour la période 2014-2020, 462 000 chômeurs (y
compris chômeurs de longue durée) devraient être accompagnés via des actions cofinancées par le
PON FSE, dont un peu plus de 205 000 dans les 10 régions françaises en transition et près de 257 000
dans les 12 autres régions métropolitaines De même, 888 000 jeunes de moins de 25 ans seront
aidés, dont près de 390 000 dans les régions en transitions et près de 490 000 dans les 12 autres
régions.

Axe prioritaire 1 : Accompagner vers l’emploi les demandeurs d’emploi et les inactifs, soutenir
les mobilités professionnelles et développer l’entrepreneuriat

Source : PO FSE national emploi-inclusion adopté le 10 octobre 2014, Version SFC 2014, page 29

Axe prioritaire 2 : Anticiper les mutations et sécuriser les parcours professionnels

Source : PO FSE national emploi-inclusion adopté le 10 octobre 2014, V SFC 2014, page 76

40
 GUIDE DES PROCEDURES

Axe prioritaire 3 : Lutter contre la pauvreté et promouvoir l’inclusion

Source : PO FSE national emploi-inclusion adopté le 10 octobre 2014, SFC 2014, page 86

41
 GUIDE DES PROCEDURES

SUIVI DES PARTICIPANTS

L’évaluation du Fonds social européen est un exercice encadré par la réglementation européenne :
les dispositions de l’article 56 du règlement général (UE) n°1303/2013 prévoient que « les États
membres se dotent des moyens nécessaires pour effectuer les évaluations et veillent à ce qu’il existe
des procédures de production et de collecte des données nécessaires aux évaluations, y compris des
données relatives aux indicateurs communs et, le cas échéant, aux indicateurs spécifiques des
programmes. »
Enfin, aux termes de l’article 125 du même règlement, « l’autorité de gestion […] établit un système
d’enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération,
nécessaires au suivi, à l’évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, y compris,
le cas échéant, les données sur les différents participants aux opérations ». L’évaluation et le suivi
doivent, comme les autres éléments de la piste d’audit, reposer sur un système d’information. Celui-
ci doit notamment conserver les données relatives aux indicateurs, ventilés par genre lorsque les
annexes I et II du règlement (UE) n°1304/2013 relatif au FSE l’exigent. La DGEFP a choisi d’utiliser
l’outil « Ma démarche FSE » en y intégrant toutes les obligations de la programmation 2014-2020.
Le suivi et l’évaluation sont identifiés comme deux points majeurs des programmes 2014-2020.

Les outils de collecte

La collecte des données relatives aux participants doit être réalisée dès leur entrée dans l’opération
de manière à renseigner les indicateurs figurant à l’annexe 1 et 2 du règlement FSE n°1304/2013
(cf. annexe 2) via « Ma démarche FSE » dont les spécifications ont été validées par la CNIL le
13 novembre 2014.
La collecte des données peut se faire sous deux formes dans « Ma démarche FSE » :
- la saisie directe des informations relatives à l’entrée et à la sortie immédiate du participant
de l’opération par le biais des écrans de saisie du module de suivi des participants et des
indicateurs ;
- l’import de données produites dans d’autres systèmes d’information, par le biais de fichiers
Excel (format .csv), pour l’entrée et la sortie, en cumulant les participants au fur et à mesure
des importations (le format de fichier à respecter est téléchargeable dès le module de
demande de subvention puis à nouveau dans le module de suivi des participants).
Dans l’attente de l’ouverture du module de saisie dans « Ma démarche FSE », la DGEFP a mis à
disposition des porteurs de projets le fichier Excel d’importation et a élaboré un questionnaire de
recueil des données de base relatives aux caractéristiques des participants à l’entrée dans
l’opération. Les données recueillies de cette manière devront alors être saisies directement dans le
système d’information, ou importées via des fichiers.
Au-delà de la phase transitoire, le questionnaire peut continuer à être utilisé comme outil de
collecte, en respectant le modèle disponible dans « Ma démarche FSE » et en appliquant les mêmes
consignes d’usages.

Le rôle des acteurs dans le système de saisie et de capitalisation des

données
Le tableau suivant restitue les rôles respectifs des acteurs dans la collecte et le suivi des données
concernant les participants, en fonction des objectifs de suivi, de rendu-compte et d’évaluation.

42
 GUIDE DES PROCEDURES

Le suivi consiste à observer la mise en œuvre du programme à travers deux éléments :

- en premier lieu, un processus systématique et continu de production de données
quantitatives, voire qualitatives, sur la mise en œuvre
- en second lieu, l’analyse des données au sein du comité de suivi et des instances
partenariales.
Le suivi mis en œuvre permet notamment de vérifier si les cibles fixées au début de la
programmation, notamment au niveau du programme, mais aussi au niveau des opérations, sont ou
non atteintes.
Les porteurs de projet ont la responsabilité d’informer les participants de leurs droits au regard de la
loi informatique et liberté, en termes de d’accès et de rectification des données les concernant, de
ne pas répondre à certaines questions et de s’opposer aux enquêtes conduites sous la responsabilité
de l’autorité de gestion (indicateurs à 6 mois, études d’impact). Ils ont également la responsabilité de
garantir la sécurité et la confidentialité des données.

Les indicateurs communs de réalisation

Les indicateurs communs de réalisation concernent les caractéristiques des participants à leur entrée
dans l’action, et les entités. Ils sont suivis à l’échelle de l’opération :
- Ils devront être collectés par le porteur de projet à l’entrée dans l’opération de chaque
participant.
- Ils comportent des données personnelles, qui doivent être obligatoirement renseignées.
Pour information, le nombre total de participants (salariés + chômeurs + inactifs) est calculé
directement dans le système informatisé d’échange entre l’autorité de gestion et la Commission
européenne (SFC).

43
 GUIDE DES PROCEDURES

Pourquoi collecter les données à l’entrée ?

Les données collectées à l’entrée de chaque participant dans une action concernent ses
caractéristiques et permettent, d’une part, de rendre compte des participants aidés par le
programme opérationnel et, d’autre part, de réaliser des études.
In fine, ces données permettent de vérifier que le FSE cible bien les publics qui ont le plus besoin de
l’aide.

Comment définit-on un participant ou une entité ?

Est participant : une personne qui bénéficie directement d’une intervention du FSE et/ou de l’IEJ :
- Seules les personnes, qui peuvent être identifiées, pour lesquelles il est possible de recueillir
les données personnelles (identifiées à l’annexe I du règlement FSE) et pour qui des dépenses
sont rattachées, doivent être enregistrées en tant que participants.
- Les personnes qui bénéficient de FSE de manière indirecte ne sont pas des participants. Ainsi,
des dépenses d’ingénierie de formation ne bénéficient que de manière indirecte aux
personnes formées.
- Les actions de sensibilisation qui n’identifient pas spécifiquement des personnes (quand bien
même existeraient des feuilles d’émargement pour justifier de l’opération) ne doivent donc
pas donner lieu à un suivi des participants. De même, un accompagnement sous forme de
guichet, sans rendez-vous et sans traçabilité des personnes accueillies et conseillées, n’a pas
vocation à donner lieu à un suivi des participants (les participants n’étant pas identifiés).
- Enfin, les actions durant une journée (date de sortie = date d’entrée) apparaissent trop
courtes pour donner lieu à une recherche de valeur ajoutée du FSE. Les individus qui
bénéficient directement de ces opérations ne sont pas considérés comme des participants.

Est une entité : une organisation, c’est à dire un groupe poursuivant un objectif commun. Les
entités peuvent mettre en œuvre des projets (bénéficiaires), ou recevoir le soutien d’un projet.
Comme pour les participants, elles doivent être comptées uniquement quand elles bénéficient d’un
soutien direct du FSE (dépense ou action en lien avec l’objectif spécifique). Exemples d’entités :
entreprises, fournisseurs de services publics, universités et instituts de recherche, associations,
partenaires sociaux, etc.
Les données relatives aux entités sont également collectées au début de l’intervention, sauf les
indicateurs spécifiques au programme et l’indicateur relatif au nombre d’entreprises soutenues, qui
ne peuvent être connus qu’à la fin de l’opération. Il est précisé qu’une PME agissant en tant que
porteur de projet (bénéficiaire) ne peut se compter comme une entreprise soutenue par le FSE au
sens de l’indicateur précité (il en est de même des prestataires et sous-traitants des porteurs de
projets).

Quand doit-on les renseigner ?

Dès l’entrée d’un participant dans une opération, les données le concernant doivent être
enregistrées. Une prise de retard dans la saisie des données, donnera lieu à l’envoi de messages
d’alerte par le SI aux bénéficiaires et aux gestionnaires concernés.

Les indicateurs communs de résultat

Les indicateurs communs de résultat sont suivis à l’échelle du participant.
- Ils mesurent les effets pouvant être observés directement après que le participant a quitté
l’opération

44
 GUIDE DES PROCEDURES

- Ils concernent les réalisations clés recherchées par le FSE

- Ils rendent compte des effets immédiatement obtenus au travers de l’intervention.

Quand doit-on les renseigner ?

Les données relatives aux sorties des participants sont obligatoirement renseignées à la sortie
immédiate du participant de l’opération, y compris pour les participants qui abandonnent une
opération avant la fin du terme prévu.
La situation sur le marché du travail et les résultats à la sortie immédiate doivent correspondre à la
situation et aux résultats identifiés entre le moment où le participant quitte l’opération (date de
sortie) et la quatrième semaine qui suit la date de sortie.
Dans la mesure du possible, les données sur les sorties doivent être enregistrées dans cet intervalle
de quatre semaines après la date de sortie. Un mois après la sortie, l’absence de saisie complète des
données se traduit par des messages d’alerte envoyés par le SI au porteur de projet et au
gestionnaire.
REMARQUE : Il est tout à fait possible qu’une seule intervention entraîne deux résultats immédiats
pour un même participant. Chacun de ces deux résultats sera calculé par le SI sous l’indicateur
correspondant.
Les résultats immédiats concernant un même participant peuvent se combiner de la manière
suivante:
- «personne inactive nouvellement engagée dans la recherche d’un emploi au terme de sa
participation» et «personne obtenant une qualification au terme de sa participation» ;
- «personne suivant des études ou une formation au terme de sa participation» et «personne
obtenant une qualification au terme de sa participation» ;
- «personne obtenant une qualification au terme de sa participation» et «personne exerçant
un emploi au terme de sa participation».

TOUT RETARD PROLONGE DANS LA SAISIE EST SUSCEPTIBLE DE FRAGILISER LA QUALITE ET LA FIABILITE DES DONNEES.
Il expose les gestionnaires des programmes à des risques de suspension des paiements par la
Commission européenne. Il prive en outre les gestionnaires, l’autorité de gestion et le partenariat d’une
vision correcte de la réalité de la mise en œuvre des opérations et du programme, ce qui dégrade la
qualité du pilotage par les résultats.

Entrées et sorties : comment compter les participants dans les opérations ?

PRINCIPE : UN PARTICIPANT = UNE OPERATION = UN BENEFICIAIRE
• Si le participant entre dans l’opération et la quitte plusieurs fois, on ne l’enregistre qu’une
seule fois. Il en est de même si le participant bénéficie de plusieurs actions d’une même
opération : la date d’entrée est celle de l’entrée dans la première action, la date de sortie et
les résultats associés correspondent à ceux de la dernière action. La date et la situation de la
dernière sortie de l’opération doivent être actualisées dans le système d’information. « Ma
démarche FSE » incorpore des contrôles automatiques des doublons.
• Si une personne quitte une opération et entre dans une nouvelle opération FSE, alors il
devient un nouveau participant et doit être enregistré en tant que tel dans le système.
• Si un participant reste dans la même opération plus d’un an les données relatives aux
caractéristiques ne sont saisies qu’une seule fois à son entrée dans l’opération. Il n’y a plus

45
 GUIDE DES PROCEDURES

de système de ressaisie des participants d’une tranche annuelle d’exécution sur l’autre
comme pour la précédente programmation. Le système de suivi n’enregistre plus désormais
que des flux de participants (entrants, sortants, sortants depuis 6 mois), en continu, et non
plus un stock annuel de participants à l’échelle de chaque opération.
• La date d’entrée est la date effective (et non prévisionnelle) d’entrée dans une opération
cofinancée, même si l’intervention a commencé avant le soutien du FSE.
• La date de sortie est la date réelle (et non prévisionnelle) de sortie de l’opération cofinancée,
même si l’intervention continue au-delà du soutien du FSE.
• Un participant qui entre dans un parcours constitué d’une seule opération est compté une
seule fois à son entrée dans le parcours. Si le parcours se compose de plusieurs opérations
(ex : PLIE), il est compté et suivi pour chaque opération du parcours. Si le parcours n’est pas
fini, l’orientation vers une autre opération qui constitue une étape du parcours ne vaut pas
sortie du parcours dans le cadre de la première opération.

Les indicateurs communs de résultat à long terme

Pourquoi des indicateurs à six mois ?
Ils mesurent les effets dans les six mois après la sortie du participant de l’opération. L’objectif est de
montrer que l’intervention du FSE a apporté une amélioration durable de la situation des participants
qui ont bénéficié des actions et d’identifier les changements de situation à partir de la sortie de
l’opération et jusqu’à six mois après.

Qui est responsable du renseignement de ces indicateurs ?

Le traitement de ces indicateurs ne relève pas du porteur de projet ni du service gestionnaire. Il est
effectué au niveau national, par l’autorité de gestion du programme (DGEFP), qui procède à la
collecte des données sur la base d’un échantillon représentatif de participants dans chaque priorité
d’investissement.

Quels participants sont concernés ?

Sont concernés les participants sortis des opérations FSE et IEJ au moins 6 mois auparavant et qui
seront sélectionnés par le plan de sondage des enquêtes. Ils devront être représentatifs de la
population générale des participants du FSE. Ne devrait être enquêtée qu’une petite minorité des
participants. Pour que la DGEFP puisse réaliser ces enquêtes, les bénéficiaires doivent veiller à la
qualité et à la complétude des données relatives aux coordonnées des participants, notamment les
numéros de téléphone et adresses mail.

Quels indicateurs seront renseignés ?

Seront concernés les indicateurs communs de résultats de long terme ainsi que les indicateurs
spécifiques de résultats de long terme.

46
 GUIDE DES PROCEDURES

Schéma de travail sur les indicateurs de « long terme » du PON FSE

47
 GUIDE DES PROCEDURES

COLLECTE, STOCKAGE ET QUALITE DES DONNEES

Base règlementaire
- article 125 du règlement général 1303/2013 : Il est nécessaire de mettre en place un système de
collecte et de stockage des données pour chaque participant aux opérations ;
- article 72 : les Etats membres doivent mettre en œuvre un système informatisé pour la collecte et la
transmission des données, pour le suivi et le rendu-compte. Ce système doit recenser et stocker les
données nécessaires au suivi, y compris les données relatives aux indicateurs ;
- article 54 : données nécessaires aux évaluations ;
- article 142 : suspension des paiements en cas de défaut de qualité du système de suivi
- annexes 1 et 2 du règlement FSE 1304/2013 : la collecte et le stockage des données doivent
permettre aux autorités de gestion de remplir les tâches de suivi et d’évaluation qui leur incombent.

Quelles données sont demandées ?

Données personnelles
Référence : Directive 95/46 du 24 octobre 1995 – articles 6 et 7 sur la protection des individus au
regard de la collecte des données personnelles
Le règlement FSE constitue la base légale pour justifier la collecte et l’utilisation des données
personnelles à des fins de suivi et de rendu compte des actions cofinancées.
Toutes les données personnelles doivent être collectées pour tous les participants sans dérogation
possible, y compris pour les participants mineurs.
Les données personnelles sont les données qui concernent l’identification du participant, son âge,
son sexe, sa situation sur le marché du travail à l’entrée (et, le cas échéant, la durée de chômage à
l’entrée) et à la sortie immédiate, son niveau d’éducation atteint à l’entrée dans l’opération, la
situation de son ménage, les résultats à sa sortie de l’opération.

Données exigeant un traitement particulier (origine et autres personnes défavorisées)

Référence : Directive 95/46 du 24 octobre 1995 – article 8, transposée dans la Loi CNIL n° 2004-801
du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de
données à caractère personnel et modifiant la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique,
aux fichiers et aux libertés
Le règlement FSE reconnaît le caractère particulier de certains indicateurs régis par l’article 8 de la
directive 95/46/CE. Les autorités de gestion doivent mettre en œuvre tous les moyens pour collecter
ces données mais peuvent laisser la possibilité aux participants de ne pas se prononcer. Sont rangées
dans cette catégorie les données relatives au handicap, à la situation de migrants, à l’origine
étrangère, aux difficultés de logement, à la résidence dans une zone rurale, aux difficultés sociales
(pauvreté, addictions…).

Pourquoi insister sur la qualité des données ?

Conformément à l’article 142.1.d) du règlement général, la Commission se réserve la possibilité de
suspendre les paiements dans le cas où elle relèverait des données peu fiables et de mauvaise
qualité dans le système de suivi.
Les autorités de gestion ont donc la responsabilité de transmettre des données de bonne qualité,
fiables, qui facilitent l’agrégation au niveau européen. Pour se prémunir de tout risque de suspension
des paiements, l’autorité de gestion est placée dans l’obligation d’appliquer le même type de
contrôle et de sanction vis à vis des bénéficiaires si la complétude des données n’est pas assurée.

48
 GUIDE DES PROCEDURES

Trois éléments seront particulièrement pris en compte pour le FSE :

- la précision : renvoie au renseignement exact de la situation de chaque participant et
implique que le système de suivi a la capacité de supporter des corrections de données
rétroactives en cas d’erreur de saisie ;
- la comparaison : dans le temps et avec les autres Etats Membres, ce qui suppose d’avoir une
cohérence en termes de traitement des données. La collecte des données doit s’appuyer,
autant que possible, sur des définitions précises et harmonisées au niveau européen, ou
répondant à des critères communs de définition au niveau national, quand il n’existe pas
définition au niveau européen ;
- la cohérence : renvoie à l’aptitude de la donnée à être combinée de différentes façons
(croisements et contrôles entre les différents indicateurs).

Quelles sont les conséquences de cet impératif de qualité des données ?

- toutes les valeurs des indicateurs, notamment les indicateurs communs, sont renseignées
pour l’ensemble des priorités d’investissement ;
- les données sont validées par le système de suivi pour s’assurer qu’elles sont complètes et
cohérentes ;
- l’autorité de gestion doit s’assurer que les données transmises par les porteurs de projets ont
été soumises à des contrôles.
Afin que les indicateurs soient cohérents, il est nécessaire que les données soient complètes : chaque
fiche participant doit renseigner précisément chacune des données personnelles. Ce principe vaut
aussi pour l’identification du parcours dans l’opération, c’est-à-dire la date d’entrée et la date de
sortie (et le caractère achevé ou interrompu de l’opération pour celles qui relèvent du PO IEJ). Sont
concernées également les informations permettant de contacter le participant à une date ultérieure.
Si la fiche participant est incomplète, elle ne peut être agrégée pour calculer les indicateurs ni
transmis à la Commission européenne. Pour autant, une fiche participant incomplète, même non
prise en compte pour le calcul des indicateurs, ne rend pas le participant inéligible au financement
FSE, dès lors que le bénéficiaire a saisi ses données d’identification (Nom, prénom, date de naissance
et sexe) permettant de réaliser le contrôle de son éligibilité le cas échéant.
Les seules exceptions à l’obligation de renseigner complètement les données concernent les données
exigeant un traitement particulier puisque les participants peuvent être autorisés à ne pas se
prononcer (origine des parents, exclusion du logement). Néanmoins, un taux de réponse trop faible
pour ces données est de nature à remettre en cause la représentativité des indicateurs renseignés
par ces données, ce qui correspond à un défaut de qualité et de fiabilité.
A la fin de l’opération, les indicateurs de résultat doivent couvrir la même population que les
indicateurs de réalisation. Le caractère complet des fiches participants doit s’entendre in fine, sur la
totalité des données obligatoires pour chaque participant, et non seulement sur les données à
l’entrée.
En outre, les données doivent être collectées par les bénéficiaires en respectant les procédures et
consignes de la DGEFP (sur les définitions harmonisées, les délais de recueil et de saisie, les modalités
de saisie). Dans ce cadre, le système de suivi incorpore des procédures systématiques de contrôle et
de validation des données, y compris les doubles comptes, et calcule automatiquement les
indicateurs communs et spécifiques. Le système de suivi est en capacité de repérer les données
incomplètes ne devant pas être intégrées dans le calcul des indicateurs. Les données produites sur
échantillons et par enquêtes respectent des règles strictes de représentativité statistique fondées sur
des modes d’échantillonnage aléatoires.

49
 GUIDE DES PROCEDURES

Itinéraire d’un participant dans une opération et consignes de la

Commission européenne en matière de collecte

A renseigner par
le porteur de projet à la l’autorité de gestion 6
Type de données le porteur de projet à
sortie immédiate de mois après la sortie de
l’entrée de l’opération
l’opération l’opération
• Date d’entrée dans • Date de sortie
l’opération • Achèvement de l’opération
• Identifiant du participant • Motif de rupture
Données
(calculé)
d’identification
• Identifiant de l’opération
• Nom, Prénom
• Coordonnées
Données • Sexe • Situation sur le marché du
personnelles, • Age travail
obligatoires pour • Situation sur le marché du • Résultats immédiats à la
tous les travail sortie de l’opération
participants et • Niveau de diplôme
transmises en • Situation du ménage
continu
• Handicap
Données à
• Minima sociaux
traitement
particulier et • Personne d’origine
transmises en étrangère
continu • Migrant

• Sans abri ou en situation • Situation sur le marché du

Données
d’exclusion du logement travail
obligatoires sur
• vivant en zone rurale (code • Niveau d’éducation
échantillon et
transmises à la
postal de la commune de • Changement de situation sur
résidence) le marché du travail
Commission en
2017 • Evolution de l’emploi occupé

A collecter dès le début A collecter dans le mois A collecter sur

de l’opération suivant la date de sortie échantillons
Date de collecte
et à saisir dès que représentatifs (enquêtes
possible annuelles)

50
 GUIDE DES PROCEDURES

Indicateurs FSE

Indicateurs de réalisation
Participants
Fréquence
Rubrique Nom de l’indicateur Population Représentativité
du suivi
Chômeur, y compris chômeur de longue durée annuelle Tous les participants
Chômeur de longue durée annuelle Tous les participants
Statut sur le
Inactif annuelle Tous les participants
marché du travail
Inactif, ni en emploi ni en formation annuelle Tous les participants
En emploi, yc indépendant Annuelle Tous les participants
Moins de 25 ans annuelle Tous les participants
Plus de 54 ans annuelle Tous les participants
Age
Participant de plus de 54 ans au chômage, y
compris de longue durée, inactif, ni en formation, ni annuelle Tous les participants
en éducation
Education primaire (ISCED 1) ou secondaire (ISCED
annuelle Tous les participants
2)*
Niveau
Enseignement secondaire supérieur (ISCED 3) ou
d’éducation annuelle Tous les participants
post-secondaire (ISCED 4)*
Enseignement supérieur (ISCED 5 à 8)* annuelle Tous les participants
Personnes vivant dans un ménage où personne
annuelle Tous les participants
n’est en emploi
Personnes vivant dans un ménage où personne
annuelle Tous les participants
n’est en emploi avec des enfants à charge
Personnes vivant dans un ménage monoparental
annuelle Tous les participants
avec des enfants à charge
Migrants, personnes d’origine étrangère, minorités (y
compris les communautés marginalisées, comme annuelle Tous les participants
les Roms)

Participants Personne handicapée annuelle Tous les participants

défavorisés Autres personnes défavorisées annuelle Tous les participants
1) genre
2) statut sur le marché du travail
Échantillon représentatif
Personne sans abri ou en risque d’exclusion 2017 3) âge
de tous les participants
4) niveau d’éducation
5) situation du foyer
1) genre
2) statut sur le marché du travail
Échantillon représentatif
Habitant en zone rurale* 2017 3) âge
de tous les participants
4) niveau d’éducation
5) situation du foyer

51
 GUIDE DES PROCEDURES

Entités
Fréquence
Nom de l’indicateur Qui suivre ?
du suivi
Nombre de projets mis en œuvre par une ONG ou les partenaires
annuelle Tous les projets
sociaux
Nombre de projets concernant la participation durable et les
annuelle Tous les projets
progrès des femmes dans l’emploi
Nombre de projets ciblés sur les administrations ou les services
annuelle Tous les projets
publics au niveau national, régional ou local
Nombre de micro, petites et moyennes entreprises soutenues, y
annuelle Toutes les entreprises qui reçoivent une aide directe
compris les entreprises de l’économie sociale et solidaire

Indicateurs de résultat
Indicateurs de résultat immédiats
Fréquence
Nom de l’indicateur Qui suivre ?
du suivi
Participant inactif engagé dans une recherche d’emploi annuelle Inactifs
Personne suivant des études ou une formation au terme de sa Tous les participants, sauf ceux qui étaient en
annuelle
participation éducation ou en formation à l’entrée dans l’action
Personne obtenant une qualification au terme de sa participation annuelle Tous les participants
- chômeurs
Participant en emploi, y compris emploi indépendant annuelle
- inactifs
Les participants défavorisés dont la situation à l’entrée
a été modifiée suite à l’intervention
Personne défavorisée engagée dans une recherche d’emploi, Les participants défavorisés: Cf. supra.
annuelle
obtenant une qualification, ou en emploi, yc indépendant En 2017
- personne sans domicile ou à risque d’exclusion*
- personne vivant en zone rurale*

Indicateurs de résultat à long terme

Fréquence
Nom de l’indicateur Qui suivre ? Représentativité
du suivi
1a) chômeurs
1b) inactifs
Personne exerçant un emploi, yc Echantillon représentatif
2) genre
indépendant, 6 mois après la fin sa 2019 et 2025 - chômeurs
3) âge
participation - inactifs
4) niveau d’éducation
5) situation du foyer
1) en emploi
Participant dont la situation sur le 2) genre
Échantillon représentatif
marché du travail s’est améliorée, 6 2019 et 2025 3) âge
- en emploi
mois après la fin de sa participation 4) niveau d’éducation
5) situation du foyer
1) plus de 54 ans
Échantillon représentatif 2a) chômeur
Personne de plus de 54 ans en - chômeurs 2b) inactif
2019 et 2025
emploi, yc indépendant - inactifs 3) genre
De plus de 54 ans 4) niveau d’éducation
5) situation du foyer

52
 GUIDE DES PROCEDURES

Echantillon représentatif
- Personnes vivant dans un ménage monoparental
avec des enfants à charge 1) tous les défavorisés
- migrants, personnes d’origine étrangère, minorité 2a) chômeur
Personne défavorisée en emploi, yc (y compris les communautés marginalisées, comme 2b) inactive
indépendant, 6 mois après la fin sa 2019 et 2025 les Roms)** 3) genre
participation - participants handicapés 4) âge
- autres personnes défavorisées 5) niveau d’éducation
En 2019 6) situation du foyer
- personne sans domicile ou à risque d’exclusion
- personne vivant en zone rurale

Indicateurs IEJ

Indicateurs de résultat immédiats

Fréquence
Nom de l’indicateur Qui suivre ?
du suivi
Participant chômeur qui achève une action de l’IEJ Annuelle - chômeurs
Participant chômeur qui reçoit une proposition d’emploi, de retour à
Annuelle - chômeurs
l’école en apprentissage ou en formation
Participant CLD qui achève une action de l’IEJ Annuelle - CLD
Participant CLD qui reçoit une proposition d’emploi, de retour à
Annuelle - CLD
l’école, en apprentissage ou en formation à l’issue de l’intervention
Participant chômeur, à l’école ou en formation qui acquiert une
Annuelle - CLD
qualification ou accède à l’emploi à l’issue de l’intervention
Participant inactif qui achève une action de l’IEJ Annuelle - NEET
Participant inactif qui reçoit une proposition d’emploi, de retour à
Annuelle - NEET
l’école en apprentissage ou en formation
Participant inactif qui accède à un emploi ou une formation à la fin
annuelle - NEET
action

Indicateurs de résultat à long terme

Fréquence
Nom de l’indicateur Qui suivre ? Représentativité
du suivi
1a) chômeur
Participant en formation continue qui 1b) NEET
Échantillon représentatif
accède à une qualification, à, 2) genre
annuelle - chômeur
l’apprentissage ou à une formation six 3) âge (si pertinent)
- NEET
mois après 4) niveau d’éducation
5) situation du foyer
1a) chômeur
1b) NEET
Échantillon représentatif
Participant en emploi, yc indépendant, 2) genre
annuelle - chômeur
six mois après 3) âge (si pertinent)
- NEET
4) niveau d’éducation
5) situation du foyer
1a) chômeur
1b) NEET
Échantillon représentatif
Participant ayant créé son entreprise six 2) genre
annuelle - chômeur
mois après 3) âge (si pertinent)
- NEET
4) niveau d’éducation
5) situation du foyer

53
 GUIDE DES PROCEDURES

GESTION D’UNE SUBVENTION

GLOBALE
La convention de subvention globale est l’acte juridique par lequel l’autorité de gestion ou autorité
de gestion déléguée peut confier la gestion d’une partie d’un programme opérationnel à un
organisme intermédiaire. L’organisme intermédiaire doit présenter des garanties de solvabilité et de
compétence dans le domaine pour lequel la délégation lui est accordée ainsi qu’en matière de
gestion administrative et financière (art 123 §7 du règlement (UE) n° 1303/2013).

La signature de la convention de subvention globale confère à l’organisme intermédiaire le statut de

gestionnaire et à ce titre il peut redistribuer des fonds à des bénéficiaires. Il doit se conformer aux
règles de gestion édictées par l’autorité de gestion de qui il tient sa délégation.

La demande de subvention globale est saisie dans l’application « Ma démarche FSE » et fait l’objet
d’une instruction de la part de l’autorité de gestion (déléguée) compétente pour la traiter. Le modèle
de rapport d’instruction de la demande de subvention globale n’est pas intégralement dématérialisé.
Il s’agit d’un modèle qui une fois rempli par le service instructeur est téléchargé dans « Ma démarche
FSE » pour assurer la traçabilité de tous les éléments du dossier.

Certaines conditions d’éligibilité ont été posées pour l’octroi d’une subvention globale notamment :
-la correspondance avec les domaines de compétence de l’organisme intermédiaire ;
-la solvabilité financière et administrative de l’organisme intermédiaire pour être notamment en
capacité de faire l’avance des crédits FSE (les avances ayant été destinées en priorité aux organismes
intermédiaires privés compte tenu du montant limité du préfinancement européen sur la
programmation 2014-2020) et d’assumer les corrections financières relevant de la subvention
globale ;
- pour le volet territorial, l’exclusion des organismes qui ne redistribuent pas les crédits FSE octroyés
dans le cadre de la subvention globale.

Les demandes de subvention globale ont fait l’objet d’une instruction sur la base d’un rapport type
non dématérialisé.
Le modèle de rapport d’instruction de la demande de subvention globale, a pour objectif d’examiner
notamment les points suivants :
- l’éligibilité temporelle des dispositifs pour lesquels l’organisme intermédiaire soumet une
demande de financement ;
- la solvabilité financière de l'organisme candidat ;
- la capacité juridique et administrative de l'organisme candidat (notamment moyens humains
et séparation fonctionnelle) ;
- l’analyse des dispositifs ;
- les modalités de gestion de la subvention globale (opérations internes / redistribution) ;
- l’analyse du plan de financement global.

54
 GUIDE DES PROCEDURES

Les organismes intermédiaires conventionnés sont soumis aux mêmes obligations de gestion des
dossiers d’opérations que les autorités de gestion déléguées, à savoir :
- le lancement des appels à projet ;
- la réception des dossiers ;
- l’instruction des dossiers ;
- la sélection et la notification aux bénéficiaires de ses résultats (acceptation, ajournement ou
rejet) ;
- l’établissement et la signature des actes attributifs des aides ;
- le contrôle du recueil des données relatives aux indicateurs du PO ;
- le contrôle de service fait et les visites sur place ;
- le paiement des aides aux bénéficiaires ;
- le classement et l’archivage des dossiers ;

Les organismes intermédiaires sont également tenus d’assurer des tâches de suivi et de pilotage
général de la subvention globale telles que définies dans la convention de subvention globale et
notamment:
- la programmation, suivi financier et déclaration de dépenses de la subvention globale
- les obligations d’information et de communication liées à la participation FSE
- le pilotage qualitatif et quantitatif des dispositifs cofinancés et le renseignement des
indicateurs
- le déploiement d’un dispositif de contrôle interne.

Un dialogue de gestion annuel est mis en place entre les autorités de gestion déléguées et chacun
des organismes intermédiaires afin de suivre l'exécution de la subvention globale et de repérer les
difficultés de toute nature rencontrées.

Les organismes intermédiaires sont tenus de recourir à « Ma démarche FSE » pour la gestion des
opérations relevant de la subvention globale pour les étapes de la piste d’audit gérées par ce
système d’information.

L’ensemble des services gestionnaires (autorité de gestion en titre, autorités de gestion déléguées et
organismes intermédiaires) peuvent recourir à des prestataires pour la sous-traitance de leurs actes
de gestion (rapport d’instruction, contrôle de service fait, etc.) conformément aux règles de mise en
concurrence qui leur sont applicables.
Les services FSE des autorités de gestion et des organismes intermédiaires restent juridiquement
responsables des tâches externalisées.

Les dépenses des organismes intermédiaires sont remboursées par l’autorité de gestion déléguée sur
la base d’un certificat de dépenses reprenant la participation européenne déclarée dans les rapports
de contrôle de service fait réalisés par l’organisme intermédiaire et validés par l’autorité de
certification, nette du FSE retiré suite aux différents contrôles. Le paiement du solde de la subvention
globale est conditionné à la production d’un certificat final de dépenses comprenant la participation
européenne certifiée nette des retraits dans le respect du montant et du taux d’intervention du FSE
fixé dans le plan de financement de la subvention globale. Le montant du solde final remboursé à
l’organisme intermédiaire est net des avances et acomptes déjà versés et conditionné à la production

55
 GUIDE DES PROCEDURES

des éléments permettant à l’autorité de gestion d’établir le dernier rapport de mise en œuvre et le
dernier résumé annuel des contrôles couvrant la période de réalisation de la subvention globale.

DISPOSITIONS TRANSITOIRES POUR LE DEBUT DE LA

PROGRAMMATION 2014-2020

Les organismes intermédiaires candidats à une subvention globale ont été autorisés à lancer leurs
appels à projets dès lors que leur demande de subvention globale avait été déposée auprès de
l’autorité de gestion compétente.

Les dépenses sont éligibles à compter du 1er janvier 2014. Par ailleurs, conformément à l'article 65,
paragraphe 6 du règlement (UE) n°1303/2013, une opération ne peut bénéficier d’un soutien du FSE
que si le dossier de demande de financement a été déposé avant la fin de réalisation de l'action (hors
application du règlement général d’exemption par catégorie (RGEC) pour lequel la règle de
l’incitativité de l’aide s’applique ; pour mémoire, une aide est réputée avoir un effet incitatif si le
bénéficiaire a présenté une demande d'aide écrite à l’organisme qui octroie l’aide avant le début des
travaux liés au projet ou à l'activité en question). La date de programmation n'est, à cet égard, pas
déterminante.
Ainsi, hors champ d’application du RGEC, les projets sont éligibles si les deux conditions suivantes
sont remplies :
- ces projets ne sont pas achevés à la date du dépôt de la demande de financement ;
- ces projets ne comprennent pas de dépenses engagées avant le 1er janvier 2014

S’agissant d’un organisme intermédiaire, une autre condition s’ajoute : pour être éligibles, les projets
cofinancés par l’organisme intermédiaire ne doivent pas être achevés à la date de dépôt de la
demande de subvention globale (papier ou dématérialisée) présentée par l’organisme intermédiaire.

56
 GUIDE DES PROCEDURES

PROCEDURES DE GESTION D’UNE

OPERATION COFINANCEE PAR LE FSE
APPELS A PROJETS (GESTIONNAIRE)
Pour la programmation 2014-2020, un projet ne peut être déposé dans « Ma démarche FSE » qu’en
réponse à un appel à projets. Il s’agit pour chaque service gestionnaire de définir de façon
transparente le cadre dans lequel les demandes de financement peuvent s’inscrire.

Un appel à projet peut couvrir l’ensemble du programme concerné (PON FSE, PO IEJ), certaines
priorités d’investissement ou objectifs spécifiques, des dispositifs ou des thématiques particuliers. Un
appel à projets peut être permanent ou ponctuel.

Un appel à projets sera ouvert en fonction de l’avancement de la maquette budgétaire considérée.

Les critères contenus dans les appels à projets doivent être conformes à ceux définis par le
programme opérationnel, le comité national de suivi et le comité régional de suivi le cas échéant. Ils
peuvent toutefois être plus restrictifs.

Les appels à projets doivent être conformes aux dispositions du programme opérationnel auquel ils
se rattachent. Les critères spécifiques d’éligibilité doivent être définis sans ambigüité. En particulier,
il convient de proscrire les définitions de publics non clairement définis (ex : appel à projets à
destination notamment des demandeurs d’emploi ou visant en priorité les publics d’une zone
géographique spécifique…) qui sont source d’irrégularités potentielles.

L’appel à projet peut également définir un mode de financement des projets prévoyant par exemple
l’utilisation d’une option de coût simplifié spécifique.

Contenu de l’appel à projets

A titre indicatif, un appel à projet contient a minima :

- la date de lancement,
- la date de limite de dépôt des candidatures,
- le nom du service gestionnaire,
- la priorité d’investissement ou objectif spécifique concerné et éventuellement les types
d’opérations susceptibles d’être ciblées par l’appel à projets,
- un diagnostic élaboré en consultation avec les services métiers pour les appels à projets
thématiques,
- la charte graphique UE (cf. rubrique relatives aux obligations européennes de publicité),
- la mention « toute demande de subvention s’effectue via le lien https://ma-demarche-
fse.fr/si_fse/servlet/login.html »

57
 GUIDE DES PROCEDURES

Publication des appels à projets thématiques et/ou ponctuels

Les appels à projets thématiques et/ou ponctuels doivent être impérativement publiés au moins sur
le site internet du service gestionnaire dès son entrée en vigueur, afin que les opérateurs soient
informés de la possibilité de déposer un projet.

58
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 1 : DEMANDE DE FINANCEMENT (BENEFICIAIRE)

Le porteur crée et dépose sa demande de financement en ligne dans l’outil de gestion « Ma
démarche FSE ». Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles
de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013
– règlementation relative aux aides d’Etat) ou nationale. Ces éléments sont détaillés ci-dessous.

Date de réalisation du projet

Le projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de financement. En effet, l’article
65-6 du règlement (UE) 1303/2013 prévoit qu’« une opération n'est pas retenue pour bénéficier du
soutien des Fonds ESI si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la
demande de financement au titre du programme ne soit soumise par le bénéficiaire à l'autorité de
gestion, que tous les paiements s'y rapportant aient ou non été effectués par le bénéficiaire. »

Par ailleurs, la durée totale de réalisation du projet en mode subvention ne peut excéder 36 mois.

Le principe d’incitativité doit être respecté pour les projets relevant du règlement général
d’exemption par catégories (RGEC) (cf. rapport d’instruction).

Régimes exemptés et ses conséquences sur le plan de financement

Le règlement général d’exemption par catégories (UE) n°651/2014 (ou (UE) n°800/2008 pour les
opérations réalisées avant le 31 décembre 2014) couvre de nombreuses catégories d’aides.

Pour les opérations réalisées avant le 31 décembre 2014 :

• Application du régime exempté X- 64 (formation des salariés)
• Application du régime exempté X-66 (aide au conseil des PME)

Pour les opérations pluriannuelles démarrant au 1er janvier 2014 et opérations réalisées après
l’adoption des nouveaux régimes exemptés (à compter du 1 er janvier 2015) :
• le régime SA.40207 pour les formations organisées par les entreprises à destination de leurs
salariés ;
• le régime SA.40453 pour les services de conseil en faveur des PME.

Si un projet concerne une action de formation ou une action d’aide au conseil en faveur des PME, le
porteur sélectionne l’une ou l’autre de ces rubriques dans l’onglet « Aides d’Etat ». Le porteur est
alors orienté vers un plan de financement limité. En effet, ces régimes exemptés définissent chacun
une liste de coûts admissibles.

En outre, l’impossibilité d’appliquer un taux forfaitaire pour une partie de ces coûts justifie que le
plan de financement proposé au porteur ne soit pas le même que dans les cas où le projet ne relève
pas d’un régime exempté (cf. notice « Aides d’Etat »).

59
 GUIDE DES PROCEDURES

Structure du plan de financement et utilisation des taux forfaitaires

Structure du plan de financement

A ce stade, il est demandé au porteur de projet de préciser la structure de son plan de financement.
En fonction des catégories de dépenses présentées dans le plan de financement, certaines options de
forfaitisation seront possibles.
Le porteur de projet doit présenter toutes ses dépenses directes au réel, même si le recours à un
taux forfaitaire est prévu.
Dans le cadre du rapport d’instruction, le gestionnaire devra en effet vérifier la pertinence du taux
forfaitaire choisi par le porteur de projet. Cette règle répond aux principes d’économie, d’efficience
et d’efficacité énoncés à l’article 30 du règlement financier (UE) n°966/2012 pour respecter le
principe de bonne et saine gestion financière.

Rappel sur les taux forfaitaires :

Pour la programmation 2014-2020, il est possible de calculer les montants de certaines catégories de
dépenses en appliquant un taux forfaitaire à une ou plusieurs catégories de dépenses définies.

Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est
inférieur à 50 000 € (article 67§4 du règlement (UE) n°1303/2013 et note d’orientation sur les
options de coûts simplifiés). En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par
voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel. Une variation à la hausse ou à la baisse
en cours d’exécution ne remet pas en cause les modalités de calcul des dépenses de l’opération.

Trois taux forfaitaires issus des règlements européens sont accessibles dans « Ma démarche FSE » :

• En application de l’article 68-1b du règlement (UE) n°1303/2013, un taux forfaitaire de 15%

s’applique aux dépenses directes de personnel éligibles.

Le résultat de ce calcul permet de déterminer le montant du forfait destiné à couvrir les dépenses
indirectes d’un projet. A ce montant peuvent s’ajouter les autres coûts directs de l’opération.

Tous les porteurs de projets peuvent choisir le taux forfaitaire de 15% dès lors que leur projet génère
des dépenses indirectes et qu’ils présentent des dépenses directes de personnel dans leur plan de
financement.

• En application de l’article 68-1a du règlement (UE) n°1303/2013, un taux forfaitaire fixé à

20% s’applique aux dépenses directes éligibles.

L’arrêté du 1er avril 2016 relatif à la forfaitisation des dépenses indirectes des opérations recevant
une participation du Fonds social européen et de l’Initiative pour l’emploi des jeunes au titre des
programmes opérationnels nationaux ou régionaux mobilisant des crédits FSE reconduit le taux
existant pour la programmation 2007-2013 pour la programmation 2014-2020 dans les mêmes

60
 GUIDE DES PROCEDURES

conditions. Ce forfait permet de déterminer un montant de dépenses indirectes calculé sur l’assiette
des dépenses directes de l’opération hors dépenses directes de prestations.
Le taux forfaitaire de 20% n’est utilisable que pour les opérations dont le montant du coût total est
inférieur ou égal à 500 000 € par année civile.

Ce seuil est à apprécier au moment de la programmation. Le dépassement de ce seuil de 500 000€ à

l’issue de la réalisation n’a pas d’incidence sur les modalités de justification des dépenses indirectes
qui restent forfaitisées.

Outre les opérations d'un coût supérieur à 500 000 euros, sont exclues du régime de forfaitisation de
20%, les opérations:
- ne générant par construction aucune dépense indirecte ;
- se confondant avec l'activité de la structure, pour la période considérée ;
- portées par l'Association pour la formation professionnelle des adultes ;
- portées par les missions locales et les permanences d'accueil d'information et d'orientation ;
- portées par les organismes paritaires collecteurs agréés ;
- des DOM dans la mesure où ils n’étaient pas couverts par l’étude de la DGEFP sur la base de
laquelle la Commission européenne a validé la forfaitisation.

• Conformément à l'article 14-2 du règlement (UE) n°1304/2013, un taux forfaitaire de 40 %

des dépenses de personnel directes éligibles peut être utilisé afin de couvrir les dépenses
éligibles restantes d'une opération.
Ce taux permet de couvrir l’ensemble des coûts restants, directs et indirects.

Règles appliquées pour remplir le plan de financement dans la demande

- Taux forfaitaire de 40%

Si le porteur déclare uniquement des dépenses directes de personnel à l’exception d’autres dépenses
directes, « Ma démarche FSE » ne propose pas ce taux forfaitaire.

- Forfaitisation des dépenses indirectes

Dès que cela est possible, les dépenses indirectes doivent être forfaitisées. La valorisation des
dépenses indirectes au réel doit rester dérogatoire. Elle ne concerne que les opérations ne
présentant pas de dépenses directes de personnel permettant d’appliquer les taux de 15 ou 40% ou
ne rentrant pas dans le champ d’application des dispositions de l’arrêté du 1er avril 2016 précité.

- Les taux forfaitaires obligatoires pour le calcul des dépenses

L’article 14-4 du règlement (UE) n°1304/2013 prévoit le recours obligatoire à une option de coûts
simplifiés (voir art. 67 du règlement (UE) n°1303/2013) lorsque le montant du soutien public de
l’opération est inférieur à 50 000€ à l’exception des projets bénéficiant d’un soutien dans le cadre
d’un régime d’aides d’Etat pour lesquels le recours à une option de coûts simplifiés est facultatif.
Sont également exclus de cette obligation les porteurs de projet soumis au Code des marchés publics
et à l’ordonnance de 2005 et les projets dont le plan de financement ne comprend que des
prestations (article 67-4 du règlement (UE) n°1303/2013).

61
 GUIDE DES PROCEDURES

- Recettes
Les recettes générées par le projet sont déduites du coût total éligible de l’opération conformément
à l’article 65-8 du règlement (UE) 1303/2013, à l’exception notamment :
- des opérations soumises aux règles en matière d’aides d’Etat,
- aux opérations pour lesquelles le total des dépenses éligibles n’excède pas 50 000€.

- Ressources
Seules les ressources affectées à la réalisation d’un projet sont déclarées dans le plan de financement
de l’opération. Celles-ci doivent couvrir le même périmètre physique et temporel que le projet pour
lequel le cofinancement européen est sollicité. Si les subventions couvrent un périmètre financier
plus large que ce dernier, le cofinanceur national identifie dans son attestation d’engagement le
montant affecté à l’opération, à défaut le porteur de projet indique le mode de calcul retenu pour la
détermination du montant de la ressource affectée au projet, mode de calcul basé sur une clé
physique (exemple : nombre de participants éligibles sur nombre de participants accueillis au global
par la structure) hormis le cas de périmètres temporels clairement identifiables.

- Plan de financement :
Le budget prévisionnel doit être équilibré en dépenses et en ressources, cela implique que :
• le montant total des dépenses prévisionnelles, après déduction éventuelle des recettes
prévisionnelles, est égal au montant des ressources prévisionnelles.
• les dépenses de tiers doivent obligatoirement être compensées en ressources par des
contributions de tiers. Ces dépenses font l’objet d’un décaissement.
• les dépenses en nature (valorisation d’apports à titre gratuit de biens ou services à la
réalisation du projet) doivent obligatoirement être compensées en ressources par des «contributions
en nature» du même montant.

Examen de la recevabilité de la demande financement (gestionnaire)

Un dossier est considéré complet lorsque l’ensemble des pièces du dossier sont présentes au
moment du dépôt de la demande de financement.

Lors du dépôt d’une demande dans « Ma démarche FSE », un accusé de réception est généré pour le
bénéficiaire attestant de la complétude du dossier et de sa transmission au service gestionnaire.

L’éligibilité temporelle du projet est vérifiée au regard de la date de dépôt de la demande de

financement et non de la date de recevabilité.

Le gestionnaire doit ensuite vérifier la recevabilité de la demande, c’est-à-dire s’assurer que les
documents joints correspondent à leur définition.

Si un ou plusieurs documents ne sont pas recevables, une demande de complément est envoyée au
porteur de projet sous la forme d’un courrier électronique via « Ma démarche FSE ».

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut

être engagée.

A compter de la déclaration de recevabilité, la saisie des informations relatives aux participants dans
« Ma démarche FSE » est possible. Il convient que le gestionnaire en informe le bénéficiaire.

62
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 2 : INSTRUCTION DU DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT

(GESTIONNAIRE)
Toutes les demandes de financement déposées dans « Ma démarche FSE » et déclarées recevables
doivent être instruites et présentées en comité de programmation2.

L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une

demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. La
demande de subvention doit être instruite par le service gestionnaire compétent en vue de statuer
sur l’éligibilité du projet et de la régularité du plan de financement présenté. Pour ce faire le service
gestionnaire peut également recourir à des expertises extérieures (services instructeurs associés). Le
service instructeur travaille avec le porteur pour valider sa demande. Il est libre de demander tous les
compléments ou corrections de la demande qu’il estime nécessaire.

L’instruction est une étape essentielle de la piste d’audit car une instruction de qualité limite le
risque de constater des irrégularités lors du contrôle de service fait (CSF). A ce stade, l’instructeur
doit s’assurer que l’ensemble des conditions sont réunies pour une justification conforme des
dépenses et des ressources du projet et des conditions de sa réalisation.
L’annexe technique et financière de la convention sera établie sur la base de la dernière version de la
demande validée par le service gestionnaire à l’issue de l’instruction.

L’analyse est faite dans le rapport d’instruction de « Ma démarche FSE » et aboutit à un avis
favorable ou défavorable. Le rapport d’instruction est signé par le gestionnaire et le chef de service
(personne ayant capacité à engager le service ou autorité hiérarchique du gestionnaire) avant le
passage en comité de programmation. Le chef de service doit obligatoirement valider les rapports
d’instruction réalisés par les gestionnaires de son équipe.

1. Eligibilité du projet

L’instructeur examine l’éligibilité du projet dans sa globalité et vérifie les points suivants :

a) Eligibilité temporelle
Toute action se caractérise par un périmètre physique et temporel. Ces périmètres font
obligatoirement l’objet d’une vérification par le service gestionnaire.

La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à
projets.

Une dépense est éligible si elle est acquittée par le porteur de projet entre le 1er janvier 2014 et le
31 décembre 2023 pour le PON FSE.
S’agissant du PO IEJ, les dépenses doivent avoir été acquittées entre le 1er janvier 2014 et le
31 décembre 2018.

Comme indiqué supra, la demande de financement doit être déposée avant la fin de réalisation de
l’action conformément aux dispositions de l’article 65 §6 du règlement UE 1303/2013.

2
Les demandes abandonnées par les porteurs de projet sont dispensées d’une présentation en comité de
programmation.

63
 GUIDE DES PROCEDURES

De surcroît, pour les projets qui relèvent d’un régime exempté, l’effet incitatif de l’aide doit
également être respecté conformément à l’article 6 du règlement général d’exemption par catégorie
n°651/2014 du 17 juin 2014.
En effet, pour être régulières, les aides accordées dans le cadre des régimes exemptés doivent avoir
un effet incitatif. Pour une PME, une aide est réputée avoir un effet incitatif si le bénéficiaire a
présenté une demande d’aide écrite aux pouvoirs publics qui octroient l’aide (FSE ou autre aide
publique) avant le début de la réalisation du projet en question. Le gestionnaire doit ainsi vérifier que
l’opération n’était pas commencée avant le dépôt de la demande de financement FSE ou à défaut
qu’une demande d’aide a été faite auprès d’un autre financeur public pour ce projet.
Si ces conditions ne sont pas remplies, l’aide demandée est irrégulière et le projet ne peut être
cofinancé. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’instruire la totalité du projet, un avis motivé
défavorable doit être rendu.

Par ailleurs, hors le cas des régimes exemptés, si la programmation d’opérations closes ne remet pas
en cause l’éligibilité des opérations, celle-ci relève toutefois d’une mauvaise pratique en dehors de la
phase de lancement de la programmation. Il est fortement recommandé de programmer les
opérations avant la fin de la période de réalisation afin d’éviter les conventionnements rétroactifs, de
permettre la réalisation de visites sur place et de mettre le bénéficiaire en capacité de respecter ses
obligations.

b) Eligibilité géographique
Le service instructeur doit s’assurer que la réalisation du projet est prévue sur un territoire
respectant les critères d’éligibilité géographique définis dans les programmes opérationnels et dans
les appels à projets, le cas échéant.

Un appel à projets peut permettre qu’une partie ou la totalité de l’action soit réalisée en dehors de
France métropolitaine mais au sein de l’Union européenne. Dans ce cas, il convient de vérifier que
l’action présente un impact vérifiable sur la zone couverte par le programme. Cela signifie que les
réalisations et retombées du projet décrites par le porteur doivent effectivement bénéficier à une ou
des régions de France métropolitaine, que les actions mises en œuvre s’inscrivent dans un projet
global cohérent et qu’il est possible de mesurer les effets sur les publics ciblés.

Pour le PO IEJ : seules les actions à destination des jeunes dits « NEET »3 résidant dans les zones
géographiques éligibles peuvent être soutenus. Le contrôle porte sur le lieu de résidence des
participants à l’entrée dans l’action pour vérifier qu’ils relèvent des zones géographiques couvertes
par le programme.

c) Eligibilité au regard du programme opérationnel et de l’appel à projets

Le gestionnaire s’assure que le projet est bien éligible au regard des axes d’intervention du
programme opérationnel et précise dans quelle mesure le projet s’inscrit dans les objectifs visés par
le programme opérationnel et l’appel à projets.

3
NEET signifie “Ni en emploi, ni en études ni en formation ». Les jeunes NEET éligibles aux actions du PO IEJ répondent aux caractéristiques
suivantes :
- sont âgés de moins de 26 ans au moment de l’entrée dans un dispositif/une action/un programme cofinancé ;
- ne sont pas en emploi, c'est-à-dire répondent aux conditions des demandeurs d’emploi de catégorie A (préciser) sans qu’il soit
nécessaire d’être inscrit à Pôle Emploi ;
- ne sont donc pas inscrit pas dans un établissement d’enseignement secondaire ou universitaire, ou sont repérés comme
décrocheurs par l’éducation nationale ;
- ne sont pas en formation : ne suivent aucune formation au moment de la prise en charge.

64
 GUIDE DES PROCEDURES

Si le projet n’est pas positionné sur le PO adéquat, le porteur de projet devra redéposer une nouvelle
demande sur le PO idoine. La date de la demande initiale est prise en compte pour la vérification de
l’éligibilité temporelle évoquée supra.

Le gestionnaire doit également vérifier que le projet est bien positionné au regard de l’appel à
projets, de l’axe, de l’objectif thématique, de la priorité d’investissement ou de l’objectif spécifique,
et si tel n’est pas le cas, il lui appartient de le repositionner dans le cadre de l’instruction. Il a
également la possibilité de réaffecter le dossier vers un autre service gestionnaire des PO nationaux
en cas d’erreur. Il peut si nécessaire informer le porteur de projet que sa demande relève d’un
programme géré par le Conseil régional.

Il convient de s’assurer à ce stade que le périmètre de la demande est intégralement conforme à

l’appel à projet sur laquelle l’opération sera financée. A titre d’exemple un projet au bénéfice
« notamment de demandeurs d’emploi » ne pourra être financé sur une mesure d’un programme ou
sur un appel à projet qui ne sont éligibles qu’aux demandeurs d’emploi. Il conviendra dans ce cas de
demander au porteur de projet de modifier sa demande pour ne retenir que le périmètre strictement
éligible. Il convient à cet égard d’être particulièrement attentif à la cohérence de l’ensemble des
éléments du projet tant techniques que financiers.

d) Analyse qualitative du contenu du projet, des actions

Cette étape porte sur l’analyse de la description synthétique du projet dans laquelle il convient de
rappeler les objectifs du projet, les principales actions, les résultats attendus ainsi que les publics
ciblés.

Un projet est constitué d’une ou plusieurs action(s). Ces dernières concourent à la mise en œuvre du
projet tout en répondant chacune à une finalité particulière. Le gestionnaire veillera à ce que toutes
les actions proposées s’inscrivent dans l’objectif global du projet et qu’elles se réalisent dans les
bornes temporelles de l’opération. Pour chaque action, le gestionnaire doit s’assurer que les moyens
prévus sont proportionnés et en rapport avec le résultat attendu. Une attention particulière doit être
portée sur les personnels impliqués dans la réalisation opérationnelle (en termes qualitatif et
quantitatif).

e) Eligibilité des participants

Par participants on entend les personnes bénéficiant directement d’une intervention du FSE, qui
peuvent être identifiées et auxquelles il est possible de demander des informations sur leurs
caractéristiques et pour lesquelles des dépenses spécifiques sont réservées. Les personnes
intervenant dans la mise en œuvre du projet ne sont pas considérées comme des participants.

L’éligibilité des participants s’apprécie sur la base des programme(s) opérationnel(s) et/ou des appels
à projet, ou de dispositifs (dans le cadre d’une subvention globale). Certains dispositifs peuvent fixer
des règles d’éligibilité du public plus restrictives que le programme opérationnel.

Si une condition d’éligibilité a été fixée pour les participants en faveur desquels le projet a été réalisé
ou si les financements FSE/IEJ sont « fléchés » sur des catégories de participants spécifiques dans le
programme, l’inéligibilité d’un participant conduit à une réfaction de toutes les dépenses à due
proportion.

65
 GUIDE DES PROCEDURES

Le gestionnaire doit donc s’assurer dès l’instruction que les justificatifs prévus par le porteur de
projet sont recevables et en mesure d’être contrôlés.
En effet, dès lors qu’un critère spécifique d’éligibilité a été fixé pour les participants, l’inéligibilité
d’un ou plusieurs des participants a des conséquences sur l’ensemble des dépenses du projet et non
exclusivement sur les dépenses liées à ces participants.
Si des participants ont déjà été saisis par le bénéficiaire dans le module participants, il conviendra de
vérifier que les caractéristiques des participants déterminant leur éligibilité à un appel à projet ou au
programme opérationnel saisis sont conformes (exemple : statut sur le marché de l’emploi ou
conditions d’âge).

f) Respect des principes horizontaux

Trois principes horizontaux sont fixés pour la programmation 2014-2020 :
- développement durable : (environnement)
- égalité des chances et non-discrimination
- égalité entre les femmes et les hommes.

Pour chacun de ces principes le porteur a indiqué la façon dont ceux-ci étaient pris en compte. Le
gestionnaire apprécie ici la prise en compte acceptable des principes horizontaux mentionnés dans la
demande.

2. Faisabilité du projet

a) Modalités de suivi financier et viabilité financière

- Suivi financier

Le gestionnaire doit s’assurer de la capacité du porteur de projet à retracer les dépenses et les
ressources liées au projet. A cet effet, il s’assure que le porteur de projet dispose :

• soit d’un dispositif de comptabilité analytique dont une ou plusieurs sections correspondent
exactement au projet cofinancé par le FSE ;
• soit d’un système d’encodage des dépenses et ressources spécifique pour l’opération ;
• soit d’un outil de comptabilité séparée :

a) qui permette de lister l’ensemble des produits et charges directes du projet, en faisant le lien avec
la comptabilité générale de la structure ;
b) qui permette d’expliciter l’imputation des produits et charges indirectes au projet, en faisant le
lien avec les soldes issus de la comptabilité générale de d’organisme ;
c) qui soit accompagné d’un enliassement des pièces comptables justificatives. L’enliassement
consiste à rassembler dans un même dossier les pièces nécessaires à la justification de l’ensemble
des dépenses et des ressources du projet.

- Viabilité financière

Une analyse rapide de la situation financière peut être effectuée à partir de deux documents : le
compte de résultat et le bilan. Les éléments d’analyse ci-dessous sont généraux et ne tiennent pas
compte des situations particulières propres aux structures porteuses de projet. Les ratios et points de
vigilance présentés doivent donc toujours être rapportés au cas concret de la structure analysée.

66
 GUIDE DES PROCEDURES

Les annexes comptables sont ainsi utiles pour obtenir des explications sur les principales variations
des postes du compte du résultat et du bilan, ce qui peut amener à nuancer une première opinion.

1) Eléments à analyser dans tous les cas

La structure des ressources et dépenses (à vérifier dans le compte de résultat)

• Quel est le résultat comptable ?

Résultat de l’exercice = total des produits de l’exercice considéré – total des charges de l’exercice
considéré.
Il est tout d’abord nécessaire de vérifier si la structure enregistre un résultat excédentaire ou
déficitaire. Afin d’étayer cette analyse, il convient d’examiner le résultat comptable et sa variation
sur les trois derniers exercices comptables clos.

• Comment ce résultat a-t-il été obtenu ?

Le résultat total est tributaire du résultat d’exploitation (produits d’exploitation – charges

d’exploitation). Le résultat de l’exercice peut parfois être obtenu essentiellement par la constatation
soit d’une charge ou d’un produit exceptionnel, soit d’une charge financière ou d’un produit financier
exceptionnel. Dans ce cas, il n’est pas représentatif de la gestion de la structure. Il faut ainsi vérifier
le résultat sur plusieurs exercices comptables.
Concernant le résultat d’exploitation d’un exercice, ce dernier peut être tiré de la comptabilisation de
dotations aux amortissements ou aux provisions. L’examen de plusieurs exercices permet
d’appréhender les comptes de la manière la plus fidèle.

• Quel est le principal mode de financement de la structure ?

Parmi les produits du compte de résultat, la part de la ressource principale sur le total des ressources
est à vérifier. Si la ressource la plus importante est une subvention et pèse plus de 25-30% du total
des ressources, la structure connaît une dépendance financière envers son principal financeur.

• Quelle est la part des charges exceptionnelles ?

Enfin, les charges exceptionnelles ne doivent pas représenter plus de 10% du budget et ne pas être
récurrentes auquel cas cela peut s’analyser comme un développement de la structure en dehors de
son cœur de métier.

La solvabilité (à vérifier dans le bilan)

L’épargne est la capacité à faire face à des pertes. Le niveau d’épargne de la structure peut être
déterminé en examinant les capitaux propres de la structure, au passif du bilan. Il s’agit du résultat
de l’exercice comptable, des réserves, ou des fonds associatifs si le porteur est une association.
Ces ressources se distinguent des ressources externes, obtenues par endettement.

Il convient de veiller à ce que les capitaux propres représentent environ 15-20% du total du bilan, ou
plus. Pour une association subventionnée par le secteur public, les capitaux propres devraient
représenter près de 30% du bilan.

67
 GUIDE DES PROCEDURES

2) Eléments d’alerte

• Dans le compte de résultat

Plusieurs exercices comptables successifs déficitaires peuvent traduire des difficultés de gestion
structurelles. Une perte sur un seul exercice comptable peut s’expliquer par des décisions de gestion
prises à la suite de survenance d’aléas conjoncturels.

Des charges financières supérieures à 5-10% du total des recettes peuvent traduire un
surendettement et le dispensateur de subvention risque ainsi de financer des frais financier plutôt
qu’une activité réelle.

Un total des recettes erratique (varie fortement d’une année sur l’autre) avec des charges fixes
élevées doit également alerter en ce qu’il peut en résulter des déséquilibres d’exploitation récurrents
voire structurels ayant une incidence sur la trésorerie de la personne morale.

• Dans le bilan

Si le ratio fonds propres / total du bilan < 10% du total du bilan, la structure ne dispose
vraisemblablement pas d’une solidité financière suffisante.

Enfin, un fonds de roulement négatif est aussi un signe de fragilité financière de la structure.
(Rappel : fonds de roulement = capitaux propres + cumul amortissement + Dettes à long terme –
Actif immobilisé).

A l’issue de cette analyse, soit :

• la structure a la capacité financière suffisante pour porter le projet

• la structure n’a pas la capacité financière suffisante pour porter le projet.

Les résultats de l’analyse sur la viabilité financière et de la capacité d’avance de trésorerie du porteur
de projet auront une incidence sur le versement d’une avance et de son montant ainsi que sur la
périodicité et le nombre des bilans définis dans la convention. La fragilité financière avérée d’un
porteur de projet peut constituer un motif de refus de l’octroi de la subvention si celle-ci est
susceptible de faire obstacle au respect par le porteur de ses obligations conventionnelles.

b) Moyens humains affectés au suivi administratif du projet

- Proportionnalité des moyens

Il s’agit pour le gestionnaire d’évaluer si le porteur de projet dispose des moyens nécessaires pour
répondre aux obligations liées à la gestion et au contrôle du projet.

- Suivi et justification des temps

Concernant le suivi des temps, le porteur doit formaliser le temps d’activité du personnel rémunéré
affecté à l’opération. Pour le personnel affecté à temps plein à l’opération, le contrat de travail ou la
lettre de mission suffit.
Pour le personnel affecté à temps plein sur l’opération sur une période de temps plus réduite que
celle couverte par la période de réalisation totale de cette opération (ex : mois ou jours identifiés sur

68
 GUIDE DES PROCEDURES

lequel interviendra un agent), la période couverte par ce temps d’intervention ainsi que les missions
confiées doivent être fixées dans un document soumis préalablement au service gestionnaire.
Pour le personnel affecté partiellement à l’opération, le temps d’activité doit être retracé selon l’une
des modalités suivantes :
- à partir d’extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au projet;
- à partir de fiches de temps passé, détaillées par jour, datées et signées de façon hebdomadaire ou
au minimum mensuellement par le salarié et son responsable hiérarchique.

c) Publicité de cofinancement FSE

Le gestionnaire doit déterminer si le porteur de projet a pris ou non les dispositions nécessaires pour
respecter les obligations de publicité.

d) Modalités de suivi de la réalisation

Dans le cadre de la demande, le bénéficiaire doit préciser les unités de mesure pour attester de la
réalisation du projet. Il s’agit de déterminer à partir de quand le porteur de projet considère que
l’objectif du projet est atteint. Par exemple : nombre de participants formés, nombre d’entretiens
conduits par personne accompagnée…). Le gestionnaire doit s’assurer que ces unités de mesure sont
pertinentes pour quantifier le budget prévisionnel de l’opération et en suivre son exécution mais ne
constitue pas une base pour le paiement de l’opération hormis pour les cas de montants forfaitaires
ou coûts standards unitaires basé sur des obligations de réalisations ou de résultats.

Le porteur doit également lister les justificatifs prévus pour attester de la réalisation du projet. Le
gestionnaire doit veiller à ce que ceux-ci soient corrects et suffisants. Une attention particulière doit
être portée sur :
- l’émargement des participants et du formateur pour les opérations de formation ;
- les comptes rendus d’entretien individuel pour les actions d’accompagnement notamment.

OBLIGATION DE SUIVI DES PARTICIPANTS DANS LE CADRE D’ UNE ACTION DE SOUTIEN AUX PERSONNES

Le règlement (UE) n°1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 contient

des dispositions renforcées en matière de suivi des entités et des participants aux actions cofinancées
par le Fonds social européen. L'objectif est de s'assurer que des données fiables seront disponibles en
continu. Les données seront agrégées aux niveaux français et européen, afin de mesurer les progrès
réalisés au regard des cibles fixées dans le programme. Elles doivent permettre de faire la preuve de
l'efficacité de la politique de cohésion sociale mise en œuvre et elles contribuent au pilotage et à la
mesure de l'impact des programmes.

Ainsi, pour la période 2014-2020, les modalités de saisie des données de base relatives aux entrées et
sorties des participants évoluent considérablement. Les porteurs de projet doivent obligatoirement
renseigner les données relatives à chaque participant, et non plus de manière agrégée. Tous les
bénéficiaires ont en outre à renseigner des indicateurs entités, même quand ils n'ont pas de
participants.

En outre, le suivi des participants devient partie intégrante de la vie du dossier et constitue une aide
au pilotage du programme, via le cadre de performance. Faute de renseignement complet, les
participants ne pourront être pris en compte dans le système de suivi de la Commission européenne,
entraînant ainsi des risques de suspension des paiements par la Commission européenne.
Le porteur de projet doit obligatoirement renseigner les indicateurs de réalisation pour chaque
participant, dès son entrée dans l'action. Toutes les données sont déclaratives et doivent
obligatoirement être recueillies.

69
 GUIDE DES PROCEDURES

Deux possibilités existent pour renseigner les données des participants : La saisie directe des données
relatives aux caractéristiques des participants dans le module dédié de « Ma démarche FSE » dès que
le projet est déclaré recevable par le gestionnaire ou l'importation de ces données via les fichiers Excel
mis à disposition dans « Ma démarche FSE ». Si des participants ont déjà commencé l'action, alors il
faudra saisir les informations pour chacun d'eux. Pour les participants entrant dans l'action
ultérieurement, il faut saisir les informations de chaque participant au moment où il entre dans
l'action (pas de saisie anticipée). Si les données ne sont pas renseignées, alors le participant ne peut
être compté en tant que tel dans le système de suivi et de pilotage (risques de suspensions des
paiements ; risque de non atteinte des cibles des indicateurs de performance).

Les données concernant les sorties doivent être renseignées, autant que possible, dans le mois suivant
la sortie du participant. La saisie complète des informations à l'entrée conditionne le dépôt du bilan
final.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août
2004, le participant bénéficie d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui le concernent,
qu'il peut exercer auprès de la DGEFP ([email protected] ; Ministère du travail, de l'emploi,
de la formation professionnelle et du dialogue social, DGEFP SDFSE, 14 avenue Duquesne, 75350
PARIS 07 SP). Les participants doivent en outre être informés des informations mentionnées à l'article
32 de la loi du 6 janvier 1978.

3. Respect de la réglementation sur les aides d’Etat

La règlementation relative aux aides d’Etat s’applique à des entreprises au sens européen, c'est-à-
dire non seulement aux entreprises au sens national mais également à toute entité exerçant une
activité économique quels que soient son statut et son mode de financement.

Dans le cadre du rapport d’instruction, le gestionnaire vérifie que cette réglementation est respectée
par le porteur de projet.

Le gestionnaire doit s’appuyer sur la notice Aides d’Etat, disponible dans le module rapport
d’instruction de « Ma démarche FSE ».

Six situations peuvent être distinguées :

• pas d’activité concurrentielle économique

• le régime exempté SA40207 (aides à la formation) adopté sur la base du Règlement (UE)
n°651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aide compatibles
avec le marché commun en application des articles 107 et 108 du traité (Règlement général
d’exemption par catégorie) pour les formations organisées par les entreprises à destination de leurs
salariés (hors intervention d’un OPCA) ; ou le régime exempté n° X64/2008 (actions de formation)
pris sur la base du règlement général d’exemption par catégorie n°800/2008 adopté par la
Commission européenne le 6 août 20084.
• le régime exempté SA40453 (aides en faveur des PME) adopté sur la base du Règlement (UE)
n°651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aide compatibles
avec le marché commun en application des articles 107 et 108 du traité (Règlement général
d’exemption par catégorie) pour les services de conseil en faveur des PME ; ou le régime exempté
n° X66/2008 (aide au conseil) pris sur la base du règlement général d’exemption par catégorie
n°800/2008 adopté par la Commission européenne le 6 août 20085.

4
Pour les opérations réalisées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2014
5
Pour les opérations réalisées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2014

70
 GUIDE DES PROCEDURES

• la décision de la Commission n°2012 /21/UE du 20 décembre 2011 relative à l'application de

l'article 106, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne aux aides d'État
sous forme de compensations de service public octroyées à certaines entreprises chargées de la
gestion de services d'intérêt économique général ;
• le règlement (UE) n°360/2012 du 25 avril 2012 relatif à l’application des articles 107 et 108
du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne aux aides de minimis accordées à des
entreprises fournissant des services d’intérêt économique général.
• le règlement (UE) n°1407/2013 du 18 décembre 2013 relatif à l’application des articles 107 et
108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis.

Le raisonnement à suivre est le suivant pour déterminer le régime applicable:

a) Le gestionnaire doit déterminer en premier lieu si la réalisation du projet s’apparente à une

activité économique. Une activité économique est définie comme toute activité consistant à offrir
des biens et des services sur un marché donné, marché lui-même caractérisé par la confrontation
d’une offre et d’une demande.
Les opérations considérées comme non économiques constituent l’exception. La très grande
majorité des opérations cofinancées par le FSE doit donc être considérée comme étant de nature
économique. Le gestionnaire est tenu de justifier son appréciation, que l’activité soit économique ou
non.
Si l’activité est jugée non économique, l’opération sera conventionnée hors régime d’aide d’Etat,
l’analyse du gestionnaire est finie.

b) Si l’activité est considérée comme économique, il appartient ensuite au service gestionnaire de

déterminer quel est le régime d’aide applicable.
Toutefois, s’agissant d’une action relevant d’un régime exempté, c’est le porteur qui indique que son
projet relève de l’un ou l’autre des régimes (voir partie demande de subvention). Le gestionnaire doit
valider l’application de ce régime. A défaut, il doit impérativement demander au porteur de modifier
son plan de financement.
Compte tenu des coûts admissibles définis dans ces régimes et du taux d’intensité d’aide limité, la
DGEFP a choisi de ne pas rendre possible le cumul de régimes d’aides.

c) Si aucun régime n’est applicable, le gestionnaire doit déterminer si l’activité revêt un caractère
d’intérêt général et peut être qualifié de SIEG. Les services fournis doivent être destinés aux citoyens
ou être fournis dans l'intérêt de la société dans son ensemble.
Si le gestionnaire répond par l’affirmative, l’opération sera qualifiée de SIEG. En effet, concernant les
opérations cofinancées par le FSE, le mandat exigé par la réglementation européenne pour établir
l’existence d’un SIEG est constitué par la convention attributive du FSE dès lors qu’elle intègre les
mentions nécessaires, ce qui n’exclut pas la possibilité que la structure dispose déjà d’un mandat
pour l’activité cofinancée.

Dans ce cas, deux textes peuvent être appliqués :

• le règlement (UE) n° 360/2012 dit «de minimis SIEG » (mention dans la convention FSE) si
l’entreprise a reçu, toutes aides « de minimis » confondues, moins de 500 000 € sur trois ans
glissants ;
• la décision 2012/21/UE du 20 décembre 2011 (mention dans la convention).

Les aides allouées au titre de cette décision ne peuvent dépasser 15 M€/an. A défaut, l’aide doit être
notifiée à la Commission européenne pour être approuvée.
Le contrôle de service fait du FSE, qui vérifie l’absence de surfinancement, vérifie de fait l’absence de
surcompensation exigée par la règlementation européenne relative aux SIEG (décision du
20 décembre 2011 précitée).

71
 GUIDE DES PROCEDURES

d) A défaut de SIEG, le gestionnaire applique le règlement de minimis.

Le gestionnaire doit vérifier que le montant total des aides qualifiées de « de minimis » octroyées à
une entreprise unique n’excède pas 200 000 € sur trois exercices fiscaux glissants. On entend par
« aides octroyées », le montant de toutes les subventions attribuées par un financeur public
qualifiées de « de minimis » (mention dans la convention d’octroi de l’aide) qu’elles aient ou non été
versées au bénéficiaire à la date de l’instruction.
Si le plafond est dépassé, aucune aide ne peut être octroyée sur le projet.

Si le projet, tout en étant une activité économique, ne rentre dans aucun de ces régimes ou
règlements, l’aide FSE ne peut être attribuée car irrégulière au regard de la réglementation
européenne.

4. Le respect des procédures d’achat et de mise en concurrence

Dans cette partie, le gestionnaire doit vérifier si les procédures d’achat sont respectées lorsque le
projet implique l’achat de fournitures et/ou services déclarés au réel.
La mise en concurrence des achats couverts par un taux forfaitaire ne sera pas vérifiée lors du
contrôle de service fait. Toutefois, le gestionnaire doit s’assurer lors de l’instruction de la conformité
des modalités de mise en concurrence envisagées pour les achats concourant à la réalisation de
l’opération. En effet, la note d’orientation sur les options de coûts simplifiés n°14-0017 précise que
«les options de coûts simplifiées ne dispensent pas de l’obligation de respecter toutes les règles
applicables, nationales et de l’Union {…}. Des audits thématiques horizontaux du respect des règles
applicables peuvent aussi porter sur les procédures suivies pour la passation de marchés publics si
une évaluation des risques dévoile un risque particulier d’irrégularité, mais dans le seul but de
vérifier si les procédures de passation de marchés publics ont été respectées, et non dans le but de
contrôler les sommes versées ».

Le gestionnaire doit indiquer la norme applicable au porteur de projet : Code des marchés publics,
ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005 ou aucun de ces textes.
Il convient de noter que l’ordonnance n°2015/899 du 23 juillet 2015, entrée en vigueur le 1er avril
2016, unifie en une seule réglementation un certain nombre de textes relatifs aux marchés publics,
notamment le Code des marchés publics et l’ordonnance du 6 juin 2005 relative aux marchés passés
par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics.

Elle pose les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des
candidats et de transparence des procédures et sera précisée par des décrets d’application,
notamment en ce qui concerne les seuils, les modalités de publicité, le contenu des procédures
formalisées, les modalités de paiement.

Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du
25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire doit s’assurer du respect des règles de mise
en concurrence prévues par les textes. Les vérifications portent sur la mise en concurrence, les
moyens de publicité, la sélection de l’offre et sa publication6.
Pour les marchés d'une valeur inférieure à 25 000 € HT7, il convient d’appliquer les modalités de
mise en concurrence utilisées par les institutions européennes dans le cadre de la passation des
marchés publics européens de faible valeur8.

6
Article 104 du décret du 25 mars 2016
7
Seuil fixé par le décret n° 2015-1163 du 17 septembre 2015 modifiant certains seuils relatifs aux marchés publics

72
 GUIDE DES PROCEDURES

Montant de l’achat Modalités de mise en concurrence

Inférieur ou égal à 1 000 € Aucune
Entre 1000,01 et 15 000 € Procédure négociée avec une seule offre = 1
devis
Entre 15 000,01 et 60 000 € Procédure négociée avec consultations d’au
moins 3 candidats = 3 devis

Les bénéficiaires qui ne sont pas soumis au Code des marchés publics ou à l’ordonnance n°2005/649
du 6 juin 2005 ou à l’ordonnance n°2015/899 du 23 juillet 2015 appliquent également ces modalités
de mise en concurrence pour leurs achats de bien ou service dès lors que les crédits FSE/IEJ sont des
fonds publics et doivent à ce titre respecter les principes de bonne et saine gestion financière.

Les modalités de mises en concurrence envisagées ou réalisées par les porteurs sont indiquées au
sein de chaque fiche action.

5. Analyse du plan de financement

Le gestionnaire doit faire l’analyse de toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de
financement prévisionnel. A l’issue de l’instruction, le plan de financement validé par le gestionnaire
sera annexé à la convention.
Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait. Dès l’instruction, le
gestionnaire peut demander au porteur de projet de détailler la nature des pièces justificatives
prévues pour attester de l’ensemble des dépenses valorisées dans le plan de financement en vue de
vérifier le caractère probant des pièces justificatives proposées.

a) Dépenses
Les coûts éligibles correspondent à des dépenses directes ou indirectes d’une opération9.
Par opposition aux dépenses directes, les dépenses indirectes ne sont pas ou ne peuvent pas être
directement rattachées à une opération, tout en demeurant nécessaires à sa réalisation.

Les dépenses sont déclinées par postes :

Dépenses directes de personnel

Dépenses directes de fonctionnement
Dépenses directes de prestation de service
Dépenses directes liées aux participants
Dépenses indirectes
Dépenses de tiers*
Contribution en nature*
*Susceptible de modification dans le nouveau plan de financement.

L’analyse des dépenses à l’instruction est différente selon que les dépenses seront déclarées au réel
ou forfaitisées.

8
Article 137 du règlement délégué (UE) n°1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement
(UE, Euratom) n°966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.
9
Les contributions en nature et les dépenses de tiers sont également éligibles

73
 GUIDE DES PROCEDURES

Dépenses calculées sur une base forfaitaire

Lors de la saisie de la demande, le porteur est orienté vers l’utilisation d’un taux forfaitaire pour le
calcul d’une partie des dépenses du projet :

40% des dépenses directes de personnel pour financer l’ensemble des autres coûts du projet (à
condition que le projet génère outre des dépenses directes de personnel, d’autres postes de
dépenses directes) ;

15% des dépenses directes de personnel pour financer les dépenses indirectes du projet (à condition
que le projet génère des dépenses indirectes) ;

20% des dépenses directes du projet à l’exception des dépenses de prestations (y compris dépenses
d’intérim même si celles-ci ne sont pas rattachées aux dépenses de prestations) pour le calcul des
dépenses indirectes si l’opération en génère, lorsque sont remplies les conditions posées par l’arrêté
du 1er avril 2016 relatif à la forfaitisation des dépenses indirectes des opérations recevant une
participation du Fonds social européen et de l’Initiative pour l’emploi des jeunes au titre des
programmes opérationnels nationaux ou régionaux mobilisant des crédits FSE.

Le service gestionnaire peut en toute opportunité choisir un autre taux forfaitaire que celui retenu
par le porteur en raison notamment de sa connaissance de celui-ci, des coûts historiques pour des
projets de ce porteur ayant déjà bénéficié de soutien FSE ou de la nature de l’opération. Cette
possibilité offerte au gestionnaire vise à assurer une évaluation juste du coût total du projet afin de
respecter les principes de bonne et saine gestion financière prévus à l’article 30 du règlement (UE)
n°966/2012 comme évoqué supra.

Dépenses présentées au réel :

Le gestionnaire doit répondre aux questions suivantes :

• Les dépenses sont-elles éligibles par nature ? Il convient pour cela de se référer au décret
d’éligibilité des dépenses du 8 mars 2016.

• Les dépenses comptabilisées dans le plan de financement sont-elles liées et nécessaires au

projet ?

• Les dépenses prévisionnelles ont-elles été établies sur des bases réalistes et raisonnables ? Il
s’agit notamment de vérifier que le montant des dépenses présentées est pertinent au
regard des usages ou des barèmes en vigueur, dans le but qu’il ne soit pas imputé au projet
des dépenses manifestement excessives (par exemple en ce qui concerne les frais de
restauration et/ou d’hébergement).

• Y-a-t-il des dépenses éligibles pour lesquelles la justification parait trop complexe et qui
devraient être écartées du plan de financement ? Il convient de privilégier une maximisation
du taux de cofinancement sur une assiette de dépenses sécurisée.

• Le caractère direct des dépenses est-il vérifié? Il s’agit de valider la catégorisation des
dépenses selon leur nature directe ou indirecte. Cette caractérisation ne peut être
généralisée à des natures de dépenses, ainsi les personnels dits « support » peuvent dans
certains cas être valorisés au titre des dépenses directes de personnel si le temps de travail
affecté au projet est significatif et si le suivi des temps de ces personnels est fiabilisé.

74
 GUIDE DES PROCEDURES

• La ventilation des dépenses directes éligibles entre les différents postes est-elle correcte ? Il
s’agit de vérifier que les dépenses directes sont rattachées au poste de dépenses adéquat.
Par exemple : dans le cadre d’une formation externalisée, la rémunération du formateur doit
être inscrite dans le poste « dépenses de prestation » et non dans le poste « dépenses de
personnel ».

• Les taux d’affectation appliqués aux dépenses directes de personnel sont-ils pertinents ? Il
s’agit de vérifier que le numérateur et le dénominateur du taux, tant pour les éléments
choisis que pour leur valeur reflètent bien la quotité de temps affectée par le personnel au
projet. La part d’affectation peut ainsi être déterminée à partir du nombre de participants
suivis par un conseiller rémunéré. Elle est alors calculée de la manière suivante :

Taux d’activité éligible du conseiller rémunéré

= Nombre de participants éligibles suivis par le conseiller

Nombre total de participants suivis par le conseiller

Cependant, cette méthode ne peut être appliquée que si le conseiller consacre un temps de suivi
homogène à chaque participant.

Dépenses de personnel

Les dépenses de personnel correspondent aux salaires et charges de personnel travaillant sur le
projet au prorata du temps passé sur celui-ci. Les personnes participant à la réalisation du projet ne
sont pas forcément des salariés du porteur. Il peut également s’agir de personnes mises à disposition
par un tiers ou d’intérimaires.

Pour les personnels mis à disposition il faut distinguer deux situations :

- La mise à disposition à titre onéreux (contre remboursement) qui implique un contrat entre le
bénéficiaire et l’employeur détaillant les fonctions et la durée de mise à disposition ainsi que le coût
de celle-ci. La dépense sera éligible lorsque le remboursement à l’employeur sera effectué. La
dépense doit être prise en compte pour le coût réel supporté par son employeur au prorata du
temps passé sur le projet. Ces dépenses ne doivent concerner que des dépenses de personnel
exposées par des partenaires du bénéficiaire impliqués dans la mise en œuvre du projet et ayant un
intérêt commun dans sa réalisation.
- La mise à disposition à titre gracieux qui doit être traitée comme une dépense de tiers et pour
lequel les coûts éligibles sont basés sur la rémunération réelle versée par l’employeur tiers et sur le
temps passé sur le projet justifié selon les modalités habituelles. Le bénéficiaire conserve la
responsabilité de la justification des dépenses déclarées dans ce cadre.

Pour les intérimaires, il convient d’isoler leurs rémunérations au sein de la facture produite par
l’agence d’intérim, les frais de gestion de l’agence n’étant pas déclarables dans le poste de dépenses
de personnel.

Les indemnités ou salaires versés au profit de participants (cf. définition dans le glossaire) ne sont pas
considérés comme des dépenses directes de personnel.

Conformément aux dispositions de l’article 68 §2 du règlement général il est possible de calculer les
coûts de personnel d’un salarié ou d’un groupe de salariés intervenant sur des fonctions homogènes
en multipliant le nombre d’heures justifiées sur le projet par un coût standard calculé comme suit :

75
 GUIDE DES PROCEDURES

Moyenne connue des 12 derniers mois des salaires bruts pour le salarié ou le groupe de salarié
homogène / 1720 h

Tout ou partie des dépenses de personnel constituant l’assiette de calcul des taux forfaitaires
utilisables peut être déterminée par cette option de coût simplifié.

Dépenses de fonctionnement

Les achats de biens, fournitures et services sont inclus dans ce poste de dépenses s’ils ont été réalisés
spécifiquement et exclusivement pour la mise en œuvre de l’opération. Ils doivent faire l’objet d’une
mise en concurrence conforme aux principes évoqués supra. Si l’achat était préexistant à la mise en
œuvre du projet, le contrôle de la mise en concurrence pour celui-ci ne peut être exigé (ex : contrat
d’abonnement avec un opérateur téléphonique ou un fournisseur d’énergie).

Les dépenses directes de fonctionnement peuvent dans certains cas correspondre à une quote-part
d’un montant figurant sur une pièce comptable. Dans ce cas cette quote-part est fonction de la
nature de la dépense concernée (exemple : pour un loyer correspondant à un local de 100 m² dont
25m² sont occupés pour la réalisation de l’action, un pourcentage de 25% du loyer pourra être
retenu en dépense sur le projet).

Dépenses de prestations

On entend par dépenses de prestations les coûts liés à la sous-traitance d’activités nécessaires à la
réalisation de l’opération. Elles sont soumises aux règles de mise en concurrence mentionnées
précédemment.

Dépenses liées aux participants

Ne peuvent figurer sous cette rubrique que les dépenses liées aux participants répondant à la
définition réglementaire (cf. supra p. 51 et annexe 1 du règlement (UE) n°1304-2013 relatif au FSE).
Les salariés en insertion sont considérés comme des participants à l’opération et leur rémunération
doit être traitée comme une dépense liée aux participants.

Les dépenses liées à des personnes intervenant sur l’opération sont imputées aux postes dépenses
directes de personnel ou dépenses directes de fonctionnement selon leur nature (rémunération ou
frais de transport, hébergement, restauration).

Dépenses indirectes

Les dépenses indirectes sont en règle générale calculées par l’application d’un taux forfaitaire à une
ou plusieurs catégories de dépenses directes.
Lorsque les dépenses indirectes sont déclarées au réel, celles-ci doivent être affectées à l’opération
sur la base d’une clé de répartition basée sur des éléments physiques et non financiers permettant
de distinguer l’activité du bénéficiaire liée à l’opération de l’ensemble de ses activités. Il ne peut y
avoir qu’une seule clé de répartition appliquée pour les dépenses indirectes de l’opération.
Une clé de répartition vise à « isoler» les dépenses de fonctionnement courant relatives à l’opération
cofinancée dans l'activité globale de l'organisme bénéficiaire.

Une mesure de l’activité est donc nécessaire, en s’appuyant sur une unité de mesure « physique »,
équitable et qui puisse être justifiée en cas de contrôle.

76
 GUIDE DES PROCEDURES

La présentation d’une clé de répartition peut être la suivante :

Quantité d’activité liée au projet X Montant des charges indirectes pour la

cofinancé pour une période éligible période considérée
donnée
Quantité d’activité correspondant à l’activité globale de la structure bénéficiaire, pour la
période considérée

L'unité de mesure doit être définie dès la demande de subvention, en lien avec le gestionnaire.
La clé retenue est indiquée dans l'annexe technique de la convention et conservée tout au long de la
vie du dossier, jusqu'au bilan final d’exécution.

Elle ne peut être modifiée que par voie d’avenant selon les modalités fixées dans la convention
individuelle.

Plusieurs unités « physiques » de mesure de l’activité sont recevables, le temps passé étant l’unité
plus utilisée.

Pour les organismes dont l’activité est homogène, d’autres unités de mesure peuvent être utilisées :
heure/stagiaire, heure/groupe, nombre de participants, mètres carré, etc.

Il s’agit de :
• trouver une unité de mesure qui soit pertinente pour mesurer l’activité liée à l’opération
mais également pour mesurer l’activité globale de l’organisme ;
• définir et mettre en place les outils de mesure de l’activité dès le démarrage du projet
cofinancé ;
• être en capacité de justifier par des pièces non comptables probantes les valeurs réalisées (et
non plus prévisionnelles) du numérateur et du dénominateur de la clé de répartition.

Il convient d’exclure les clés financières (chiffre d’affaire, etc.) lesquelles ne permettent pas de
mesurer correctement la part d’activité liée à l’opération cofinancée.

Si la clé de répartition est basée sur le temps d’activité du personnel rémunéré, seul le temps
d’activité des personnes directement affectées à l’opération est comptabilisé au numérateur
(Cf. «Modalités de justification du temps d’activité des personnels mobilisés »).

Le seul fait de disposer d’une comptabilité analytique ne dispense pas d’appliquer une clé de
répartition distincte si la comptabilité analytique ne permet pas de retracer les dépenses et les
ressources liées au projet cofinancé.

Dépenses en nature

• Contributions en nature

Les contributions en nature correspondent à la valorisation d’apports à titre gratuit de biens ou

services nécessaires à la réalisation de l’opération.

Le montant de ces contributions est estimé sur la base de la valeur marchande du bien ou du service
considéré validée par le gestionnaire.

77
 GUIDE DES PROCEDURES

Les contributions en nature sont inscrites, pour le même montant, en dépenses et en ressources.

Dans le cas d’apports à titre gratuit de biens, le gestionnaire demande également la production d’une
attestation de mise à disposition gracieuse du bien considéré.
Cette attestation précise l’origine de l’apport, la nature du bien ainsi que la période de mise à
disposition.

De même, s’agissant d’apports à titre gratuit de services, dans le cadre d’une convention de mise à
disposition, le temps d’activité des bénévoles sera justifié par la production d’une attestation de
service rendu signée par le responsable de la structure bénéficiaire et le bénévole, précisant la
nature du service ainsi que la durée et la période d’activité du bénévole. Devra être privilégiée la
valorisation du temps passé par les bénévoles sur la base du SMIC horaire.
Le suivi des temps pour les personnels bénévoles obéit aux mêmes règles de justification que pour
les personnels dont les rémunérations sont déclarées en dépenses directes sur l’opération

• Valorisation des dépenses acquittées par des organismes tiers

Les dépenses acquittées par des organismes tiers sont valorisées selon les modalités fixées dans
l’annexe à l’arrêté du 8 mars 2016 pris en application du décret 2016-279 du 8 mars 2016 précité.
La prise en compte de ces dépenses est conditionnée à l’établissement d’un acte juridique entre
l’organisme bénéficiaire et chaque opérateur tiers concourant à la réalisation de l’opération
cofinancée.
Cet acte juridique précise les modalités d’intervention de l’organisme tiers et le montant de sa
participation à l’opération. Ces dépenses obéissent aux mêmes règles de justification que les
dépenses acquittées par le bénéficiaire. Celui-ci est seul responsable de l’éligibilité et de la
justification du montant et de l’acquittement des dépenses considérées.
De plus, il mentionne les obligations européennes de publicité, de mise en concurrence, de
conservation des pièces justificatives et de mise à disposition de ces pièces en cas d’audits ou
contrôles nationaux ou européens
La contribution d’un organisme tiers est comptabilisée, pour le même montant, dans les dépenses et
les ressources de l’opération.

Une ligne spécifique doit être créée pour chaque organisme tiers dans le plan de financement.

b) Les recettes
Les recettes générées par l’opération sont déduites du coût total conformément à l’article 65§8 du
règlement (UE) n°1303/2013 qu’elles soient présentes ou non dans le plan de financement
prévisionnel de l’opération. Si à l’issue de l’analyse d’application de la réglementation « aides d’Etat »
le gestionnaire détermine que le projet relève du règlement de minimis, les recettes ne doivent pas
être déduites du coût total. Dans ce cas, le gestionnaire doit demander la modification du plan de
financement.
De même lorsque le total des dépenses éligibles de l’opération n’excède pas 50 000 €, les recettes
générées par l’opération n’ont pas à être déduites du coût total du projet.

c) Les ressources
Les ressources sont catégorisées comme suit :
- Fonds européens
- Financements publics externes
- Financements privés externes
- Autofinancement
- Contributions de tiers
- Contributions en nature

78
 GUIDE DES PROCEDURES

Le gestionnaire statue sur le montant des subventions nationales mobilisées, à l’issue des
vérifications suivantes :

1) Vérification du périmètre couvert par le cofinancement :

Le cofinancement porte sur le périmètre physique et temporel du projet : l’ensemble de la ressource
est alors affectée au projet.

Dans le cas contraire, le porteur doit justifier dans la demande :

- la part de cette ressource dédiée au projet
- la clé de calcul utilisée pour affecter la ressource au projet si le cofinanceur n’a pas spécifié dans
l’attestation de cofinancement le montant de son soutien lié à l’opération. Une clé de répartition
physique doit être retenue pour effectuer cette proratisation (hormis le cas de prorata temporis).
Il appartient au gestionnaire d’apprécier la pertinence de cette clé, celle-ci pouvant être validée par
le cofinanceur le cas échéant.
Au vu de son examen, le gestionnaire valide le montant retenu ou demande une modification du
plan de financement le cas échéant. A défaut, l’intégralité de la ressource est affectée au projet. Le
gestionnaire doit s’assurer également que le porteur de projet a déclaré l’ensemble des
cofinancements contribuant à la réalisation du projet. Il pourra mener cette analyse sur la base de la
connaissance du secteur sur lequel intervient l’opérateur et/ou au vu du compte de résultats faisant
apparaître en classe 7 les produits perçus antérieurement par la structure. L’objet des conventions
éventuellement conclues avec d’autres financeurs est un élément d’analyse pour le gestionnaire.

2) Il convient également de vérifier que ce cofinancement n’entre pas dans l’assiette éligible d’autres
projets financés par des crédits européens.

3) Le gestionnaire vérifie de plus que ce cofinancement n’est pas constitué de ressources

européennes, quel que soit le fonds mobilisé. Le justificatif de cofinancement doit attester de la non-
présentation de la ressource sur un autre fonds européen.

6. Vérification de l’absence de double financement

A partir du numéro SIRET du porteur, « Ma démarche FSE » recense toutes les opérations déposées
par le même porteur au sein de « Ma démarche FSE », c’est-à-dire auprès des services gestionnaires
de l’Etat et de ses organismes intermédiaires. Ce tableau rapatrie les noms des projets, les montants
totaux ainsi que les durées de réalisation de chaque projet. Il appartient au gestionnaire de vérifier
qu’une même dépense n’est pas valorisée dans deux projets différents. Pour cela, il doit se
rapprocher des services gestionnaires identifiés dans le tableau afin de s’assurer de l’absence de
double financement.

Les opérations déposées auprès des Conseils régionaux n’étant pas dans « Ma démarche FSE », le
contrôle de l’absence de double financement doit dans ce cas s’effectuer lors des comités de
programmation régionaux.

7. Avis et validation du rapport d’instruction

La dernière version de la demande de financement portant toutes les modifications apportées durant
l’instruction sert de base aux annexes techniques et financières de la future convention. Le

79
 GUIDE DES PROCEDURES

gestionnaire doit donc s’assurer que cette dernière version prend intégralement en compte les
demandes de modification qu’il aurait formulées.
A l’issue de ces vérifications, le gestionnaire émet un avis (favorable ou défavorable). Cet avis doit
être validé par le détenteur du profil chef de service dans « Ma démarche FSE ».
L’instruction est terminée lorsque la dernière page du rapport d’instruction, signée par le
gestionnaire et le chef de service ou son délégataire, est numérisée et téléchargée dans l’outil « Ma
démarche FSE ».

80
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 3 : PROGRAMMATION

L’autorité de gestion ou l’organisme intermédiaire organise la sélection des opérations par une
instance de décision constituée en son sein. Elle veille à ce que les opérations soient sélectionnées
dans le respect de l’ensemble des critères de sélection et conditions d’éligibilité applicables en
prévenant tout conflit d’intérêt.

La sélection des opérations s’opère sur la base de l’avis rendu par le gestionnaire et validé par le chef
de service à l’issue de l’étape d’instruction.

L’ensemble des demandes recevables doivent être examinées par le comité de programmation afin
d’assurer une transparence dans la sélection des projets.

Le fonctionnement (composition, organisation, missions, délais…) de chaque comité de

programmation est défini dans son règlement intérieur.

Le comité se prononce sur chaque opération inscrite à l’ordre du jour et rend l’un des avis suivant :

- favorable : le comité de programmation estime que l’opération peut être programmée en l’état et
que la convention peut être établie sur la base du rapport d’instruction validé;
- défavorable : l’opération est refusée de façon définitive ;
- ajourné : le comité de programmation estime que l’opération ne peut pas être programmée en
l’état et demande des informations complémentaires.
- déprogrammé : cet avis permet de rendre disponible des crédits initialement affectés à une
opération programmée qui est abandonnée. Ne peuvent être déprogrammées que les opérations
pour lesquelles aucun bilan n’a pas été déposé par le bénéficiaire.

En cas de divergence entre l’avis du service instructeur et l’avis du comité de programmation, c'est
l'avis rendu en comité qui fait foi. Cet avis doit alors être obligatoirement motivé.

Les relevés de décisions doivent être établis par les autorités de gestion et les organismes
intermédiaires.
Le relevé de décisions (procès-verbal du comité de programmation) est signé par le responsable
légal de l’autorité de gestion. Il fait partie intégrante de la piste d’audit de chaque opération
programmée.

Conformément à l’article 5 du modèle de convention de subvention globale, les organismes

intermédiaires doivent soumettre la liste des projets qu’ils entendent programmer au service
gestionnaire de leur autorité de gestion déléguée pour avis au minimum 7 jours avant la date de la
réunion de leur comité de programmation. Cet avis porte sur le respect des lignes de partage entre
les actions portées par l’Etat et celles des organismes intermédiaires dans leurs champs respectifs et
l’éligibilité à l’appel à projets. L’avis rendu par l’autorité de gestion déléguée, s’il n’est pas
contraignant pour l’organisme intermédiaire doit toutefois figurer obligatoirement sur le procès-
verbal du comité de programmation de l’organisme intermédiaire.

Une fois les avis du comité saisis dans « Ma démarche FSE », les opérations inscrites à l’ordre du
jour10 changent définitivement de statut (programmé, refusé). Lorsque l’opération est ajournée sur
avis du comité, le gestionnaire peut demander au porteur de projet d’amender ou compléter sa
demande de financement.

10
Opérations pour lesquelles le comité a rendu un avis uniquement

81
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 4 : CONVENTIONNEMENT ET AVENANTS

Toute demande de subvention programmée par le comité de programmation donne lieu à

l’établissement d’une convention à partir du modèle en vigueur dans « Ma démarche FSE » ou d’une
notification attributive de subvention pour les opérations dites internes.

La convention ou notification selon le cas intègre en annexe l’ensemble des éléments techniques et
financiers caractérisant l’opération, tels que définis à l’issue du travail d’instruction et retenus après
sélection par le comité de programmation.
L’avance doit, le cas échéant, être prévue par l’article 5.1 de la convention.

La convention est éditée par « Ma démarche FSE ».

Au stade du conventionnement, le gestionnaire en accord avec le bénéficiaire doit fixer le nombre et

la périodicité des bilans à produire par le bénéficiaire prévus à l’article 7 de la convention. Ces
éléments dépendent de la durée de réalisation de l’opération et respectent les conditions minimales
suivantes :
Opérations de 12 mois : 1 bilan final ;
Opérations de 12 à 24 mois : 1 bilan final ;
Opérations de 24 à 36 mois : 1 bilan intermédiaire et 1 bilan final.

Il est possible de prévoir des bilans intermédiaires obligatoires supplémentaires. Le nombre et les
dates de remise de ces bilans intermédiaires tiennent compte :
- de la capacité du bénéficiaire à faire l’avance de trésorerie,
- des capacités de traitement par le service gestionnaire étant donné la nécessité posée par l’article
132 du règlement général de veiller au remboursement de l’aide FSE dans les 90 jours à réception du
bilan.
- des dates de disponibilité des justificatifs comptables pour le bénéficiaire (exemple : compte de
résultats, attestation du commissaire aux comptes etc.)
- des impératifs de déclaration de dépenses à la Commission européenne

Tous les bilans prévus dans la convention ont une date butoir fixée par le service gestionnaire en
accord avec le bénéficiaire. Cette date de dépôt pourra être reportée dans « Ma démarche FSE », si
cette demande de report est justifiée.

Le bénéficiaire peut également demander au service gestionnaire l’autorisation de déposer un bilan

intermédiaire facultatif dès lors qu’il justifie au moins 30% des dépenses totales conventionnées de
l’opération. Le service gestionnaire appréciera cette demande au vu de la proximité des dates de
remise des bilans obligatoires et de la charge administrative à consacrer à leur traitement.

Une fois finalisées, les pièces constitutives de la convention peuvent être envoyées au bénéficiaire.
Le bénéficiaire doit renvoyer la convention signée et les annexes paraphées en double exemplaire au
service gestionnaire. Un courrier de notification de la convention signée par les deux parties est
envoyé au bénéficiaire. La date d’effet de la convention est la date du courrier de notification de la
convention signée par les deux parties envoyé au bénéficiaire.

Une demande d’avenant peut être faite à l’initiative du bénéficiaire ou du gestionnaire dans la limite
des 9 mois suivant la fin de la période de réalisation fixée dans la convention.

La passation d’un avenant n’est pas possible lorsqu’un bilan ou un contrôle de service fait sur
l’opération est en création dans « Ma démarche FSE ».

82
 GUIDE DES PROCEDURES

Le bénéficiaire s’engage à informer le service gestionnaire de toute modification qui pourrait

intervenir en cours d’exécution de l’opération, portant sur ses objectifs ou ses caractéristiques
techniques et financières telles que définies dans la convention et ses annexes.

Il n’est pas possible d’introduire des modifications à la convention ayant pour effet de remettre en
cause :
- l’objet et la finalité de l’opération.
- le taux de forfaitisation des dépenses directes et indirectes.
- le mode de calcul de l’ensemble des dépenses conventionnées par le changement de l’option
de coûts simplifiés utilisée pour le calcul des dépenses.
- le recours à une option de coûts simplifiés pour les opérations dont le montant de soutien
public conventionné est inférieur à 50 000 €.

Si les modifications introduites affectent l’équilibre ou les conditions d’exécution de l’opération, un

avenant doit être établi à l’initiative du service gestionnaire ou sur demande formelle du bénéficiaire
et soumis au comité de programmation.

On entend par modifications affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet :

- l’introduction d’une ou plusieurs nouvelle(s) action(s) ;

- l’introduction de nouveaux postes de dépenses ;
- l’introduction de ressources non conventionnées ;
- l’augmentation du montant FSE total ou du taux de cofinancement FSE prévisionnels pour
l’ensemble de l’opération ;
- l’augmentation du coût total éligible de l’opération constatée sur un bilan intermédiaire ;
- la prolongation de la période de réalisation de l’opération ;
- la modification de la nature de la clé de répartition physique pour les dépenses indirectes prévue,
hors application du régime de forfaitisation ;
- le changement du mode de calcul de postes de dépenses conventionnés non couverts par un taux
forfaitaire au sens de l’article 67.1 d) du règlement (UE) n°1303/2013 ;
- la modification des modalités de versement de la subvention FSE fixées dans la convention.

Dans le cadre d’un avenant, il est possible de modifier le nombre et la périodicité des bilans
intermédiaires obligatoires. L’avenant sera notamment recommandé s’il est constaté sur une
opération pluri-annuelle un écart important entre les dates de remise des bilans fixées par la
convention et les dates effectives de dépôt de ces bilans (après demande de report présentée au
gestionnaire).
Pour une opération dont la durée de réalisation est supérieure à 24 mois et inférieure ou égale à 36
mois, l’avenant ne peut avoir pour effet de supprimer l’ensemble des bilans intermédiaires pour ne
conserver qu’un seul bilan final sur l’opération.

Peut également donner lieu à la conclusion d’un avenant une variation du coût total éligible
prévisionnel annuel de plus de 30% dans la limite du coût total éligible conventionné. Un avenant
sans être obligatoire peut être alors recommandé s’il est constaté un écart significatif dans le rythme
de consommation annuelle des crédits laissant augurer une sous-réalisation globale des dépenses sur
l’opération.

Une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de moins de 30% dans la limite du coût total
éligible conventionné ne donne pas lieu à la conclusion d’un avenant.

83
 GUIDE DES PROCEDURES

Dans le cadre d’un avenant, la modification du plan de financement d’une opération ne peut
conduire à diminuer les dépenses ou ressources déjà déclarées dans les bilans déposés sur
l’opération. En outre, il n’est pas autorisé de supprimer des postes de dépenses qui ont été
initialement conventionnés si des dépenses relatives à ce poste ont déjà été déclarées dans un bilan.

L’introduction d’un avenant affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet ne peut
intervenir qu’avant production du bilan final de l’opération.

Certaines modifications mineures peuvent donner lieu à avenant sans passage en comité de
programmation. Dans ce cas, l’avenant papier établi hors « Ma démarche FSE » devra être
téléchargé a posteriori dans le module « avenant ».

La modification des coordonnées bancaires du bénéficiaire fait l’objet d’une information écrite du
bénéficiaire au service gestionnaire sans qu’il y ait lieu d’établir un avenant pour ce seul motif.

L’ensemble des modifications portant sur les données d’identification du bénéficiaire (SIRET, adresse,
nom du représentant légal, etc.) doivent dans tous les cas être reportées dans la fiche organisme de
« Ma démarche FSE ».

Ces modifications y compris celles ayant trait aux coordonnées bancaires seront reprises dans tout
avenant établi postérieurement dans « Ma démarche FSE » pour des demandes de modifications
substantielles évoquées supra.

Contrairement aux règles de fonctionnement appliquées aux demandes de financement initiales,

dans « Ma démarche FSE », seuls les avenants acceptés par le service gestionnaire sont présentés au
comité de programmation.

84
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 5 : VISITES SUR PLACE

Les vérifications sur pièces justificatives dans le cadre du contrôle de service fait ne permettent pas à
elles seules de garantir l'éligibilité des dépenses déclarées et la réalité des actions.
Il est donc nécessaire, pour une part significative des opérations cofinancées, de réaliser des visites
sur place en cours d’exécution de l’opération.

I - Objet et modalités de réalisation des visites sur place

Les visites sur place sont réalisées en cours d’exécution de l’opération.

Elles ont pour objet de vérifier :

1) La réalité physique de l’opération lorsque la nature de l’opération s’y prête (présence des
stagiaires lors de la visite sur place, etc.) ;
2) Le bon déroulement de l’opération cofinancée au regard des termes de la convention ;
3) Le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire ;
4) La régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives. Cet
examen permet d’identifier tout écart significatif par rapport aux annexes technique et financière de
la convention.

Pour les opérations individuelles du régime « Subvention », les visites sur place sont réalisées par le
gestionnaire de l’opération.

A l’issue de chaque visite sur place, le gestionnaire est tenu d’établir un rapport de visite sur place11
formalisant les conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant.
L’original du rapport est conservé dans le dossier de gestion afférent à l’opération.
En règle générale, le gestionnaire informe le bénéficiaire de sa venue. Les visites sur place peuvent
également être menées de manière inopinée.

II - Echantillonnage des opérations donnant lieu à une ou plusieurs visite(s)

sur place
Les visites sur place doivent être planifiées par le gestionnaire, de manière à concerner un nombre
significatif d’opérations et être représentatives de la programmation des opérations.
Critères de sélection des opérations
Les gestionnaires de l’Etat et des organismes intermédiaires sélectionnent prioritairement selon les
deux critères suivants :
- les opérations présentant un montant de subvention FSE élevé ;
- les opérations à risque.
Relèvent de la seconde catégorie :
- les opérations portées par des organismes n’ayant pas précédemment bénéficié de financements
communautaires ;
- les opérations pluriannuelles n’ayant pas antérieurement fait l’objet de visites sur place ;
- les opérations concomitantes portées par un même bénéficiaire ;
- les opérations susceptibles de donner lieu à un bilan inexact soit en raison d’un bilan intermédiaire
erroné, soit en raison de difficultés précédemment rencontrées, à l’occasion d’audits ou de contrôles
nationaux et communautaires.
- les opérations d’assistance aux personnes pour juger de la qualité du système de recueil des
données relatives aux participants mis en place par le bénéficiaire.

11
Sur la base du modèle de rapport en vigueur diffusé par la DGEFP et téléchargeable sur « Ma démarche FSE ».

85
 GUIDE DES PROCEDURES

Si nécessaire, le gestionnaire procède à une sélection complémentaire, parmi les opérations non
retenues à partir des deux premiers critères.

Planification des visites sur place

Un plan de visites sur place doit être établi et actualisé annuellement (notamment au regard des
conclusions des visites sur place effectuées l’année précédente, des contrôles de service fait, des
contrôles d’opérations, des audits, de l’évolution de la programmation, etc.).
Ce plan comprend la liste des opérations sélectionnées et le calendrier des visites sur place.
Il fait apparaître les modalités d’échantillonnage de chaque opération sélectionnée. Le plan de visites
sur place est transmis pour information à l’instance de programmation du service gestionnaire et
actualisé chaque année au vu des nouvelles opérations programmées.
III - Résultats des visites sur place
Une visite sur place peut conduire à trois types d’avis : conformité, non-conformité, conformité sous
réserve de la mise en place de mesures correctives.
Le rapport de visite sur place précise l’avis formulé. Les conclusions de la visite sur place sont
notifiées au bénéficiaire. En cas d'avis de non-conformité ou de conformité sous réserve, le
gestionnaire s'assure de la prise en compte par le bénéficiaire de chacune des corrections
demandées suite à la visite sur place.
Un avis de non-conformité est rendu si le gestionnaire n’a pu trouver sur place les éléments
permettant de rendre compte des conditions d’exécution de la convention ou s’il a constaté sur place
des écarts tels qu’il peut conclure à un défaut d’exécution du projet conventionné. Dans ce cas, il
peut être procédé à la résiliation totale ou partielle de la convention octroyant la subvention FSE.
Cette résiliation est effectuée selon les modalités prévues dans la convention.
Un avis de conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives est rendu lorsque le
gestionnaire a relevé des écarts significatifs entre l’opération conventionnée et l’opération réalisée
ou un non-respect partiel des obligations conventionnelles (publicité, suivi des temps d’activité etc.)
susceptibles d’être corrigés avant le terme de l’opération. Selon les modalités prévues dans la
convention, ces modifications peuvent nécessiter un nouvel examen en comité de programmation et
la conclusion d’un avenant (par exemple, introduction d’un nouveau poste de dépenses).

86
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 6 : BILAN ET DEMANDE DE PAIEMENT (BENEFICIAIRE)

Le dépôt du bilan d’exécution par le porteur de projet déclenche le processus de paiement de la

subvention, subordonné aux conclusions du contrôle de service fait.

Il est totalement dématérialisé et s’effectue sur la plateforme « Ma démarche FSE ». Il doit

permettre au porteur de retranscrire fidèlement l’exécution de l’opération conventionnée à la date
du bilan:

• tous les résultats atteints dans le cadre de l’exécution de son opération

• les dépenses réalisées
• l’ensemble des financements perçus pour atteindre les objectifs prévus dans la convention

3 types de bilan peuvent être déposés :

- Le bilan intermédiaire obligatoire défini dans la convention.

- Le bilan intermédiaire facultatif dont la date de remise est laissé à l’appréciation du
bénéficiaire. Il est possible uniquement si le montant des dépenses éligibles est supérieur ou
égal à 30% du coût total éligible conventionné et après acceptation du service gestionnaire.
- Le bilan final défini dans la convention qui est exigible au plus tard 6 mois après la fin de
réalisation de l’opération

Obligations minimales de remise de bilans :

• Opération de 12 mois maximum : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de
réalisation de l’opération
• Opération de plus de 12 mois et inférieur ou égale à 24 mois : 1 bilan final remis 6 mois
maximum après la fin de réalisation de l’opération
• Opération de plus de 24 mois et inférieur ou égale à 36 mois : 1 bilan intermédiaire
obligatoire + 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération

Aucun bilan ne peut être déposé après la date limite fixée par la convention. Le bénéficiaire conserve
toutefois la possibilité de demander au gestionnaire un report de la date de remise du bilan via « Ma
démarche FSE ». Cette demande de report doit être validée par le gestionnaire.

Dans le cadre de la programmation 2014-2020, le système des tranches fixes basées sur des années
civiles n’est plus en vigueur. Le bilan couvre les dépenses acquittées jusqu’à la date de dépôt dudit
bilan.

Le bénéficiaire est tenu de justifier pour chacune des actions conventionnées le niveau de réalisation
à la date du bilan et d’indiquer les modalités de mise en œuvre des actions.

Pour les opérations d’assistance aux personnes, « Ma démarche FSE » génère la liste des nouveaux
participants qui est annexée au bilan. Celle-ci sert de base aux vérifications portant sur l’éligibilité des
participants. Le contrôle de l’éligibilité des participants est mené au regard du programme
opérationnel, de l’appel à projets ou de l’objet de la convention, le cas échéant.

87
 GUIDE DES PROCEDURES

Tous les justificatifs de l’éligibilité des participants sont téléchargés dans « Ma démarche FSE » si la
population des participants est inférieure ou égale à 30.

Lorsque que celle-ci est supérieure à 30, les pièces justificatives relatives à l’éligibilité des
participants seront demandées par le gestionnaire à l’issue de l’échantillonnage qu’il aura mené.

Le bénéficiaire est tenu de justifier les modalités de mise en œuvre de la publicité et joindre au bilan
les justificatifs afférents.

Seules les dépenses acquittées, à l’exception des dépenses en nature, peuvent être déclarées au
bilan. L’acquittement est justifié dans les conditions fixées par le décret du 8 mars 2016 et l’arrêté du
8 mars 2016 relatifs à l’éligibilité des dépenses cofinancées par les fonds européens. Pour les
programmes opérationnels nationaux Emploi et Inclusion en métropole et IEJ, une attestation
d’acquittement ne peut être valablement produite que si elle émane, pour les structures privées,
d’un commissaire aux comptes dans le cadre d’une procédure spécifique et non pas dans sa mission
générale de certification des comptes, et pour les structures publiques d’un comptable public. Les
pièces justificatives sont téléchargées dans « Ma démarche FSE » si les lignes de dépenses sont
inférieures ou égales à 30. Au-delà, le bénéficiaire est autorisé à renseigner une ligne de dépense de
synthèse par sous-poste, et télécharge à l’appui la liste comprenant le détail des dépenses qui la
compose.

Seules sont éligibles les dépenses relevant de postes conventionnés. Au sein d’un poste
conventionné, il est toutefois possible de déclarer des lignes de dépenses non prévues dans le
budget prévisionnel.

Les dépenses déclarées ne sont pas plafonnées au montant conventionné.

De même, seules les ressources externes nationales encaissées à la date du bilan doivent être
déclarées. Pour les ressources non exclusivement dédiées à l’opération, une clé de répartition
physique est utilisée pour imputer dans le bilan une part de la ressource à l’opération. Cette clé est
appliquée au mandat pour isoler la part du montant encaissé affecté à l’opération.

Si les dépenses réalisées à la date du bilan sont supérieures au montant de ressources encaissées à la
même date, le bilan est équilibré par le montant UE maximal dû (dépenses - ressources dans la limite
du montant et du taux conventionné) et par un montant d’autofinancement calculé
automatiquement si besoin. Les dépenses ayant été réalisées l’autofinancement matérialise l’avance
de trésorerie du bénéficiaire le cas échéant.

Si les ressources encaissées à la date du bilan sont supérieures aux dépenses réalisées, les ressources
excédentaires sont mises en réserve pour comptabilisation dans un bilan ultérieur. Aucun paiement
UE ne sera associé à ce bilan, mais la dépense peut toutefois être intégrée à un appel de fonds après
certification du contrôle de service fait.

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 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 7 : CONTRÔLE DE SERVICE FAIT (GESTIONNAIRE)

Le contrôle de service fait est la vérification administrative, physique et comptable d’un bilan
d’exécution produit par un bénéficiaire à l’appui de sa demande de paiement au titre d’une
opération cofinancée. Le rapport de contrôle de service fait doit être suffisamment détaillé pour
pouvoir retracer l’ensemble des vérifications menées par le gestionnaire à chaque étape de son
contrôle et correctement documenté pour étayer les travaux menés dans ce cadre. Le gestionnaire
doit motiver de façon explicite ce qui le conduit à retenir ou écarter les dépenses, ressources ou
pièces justificatives présentées.
Le contrôle de service fait a pour finalité de déterminer le montant FSE dû au bénéficiaire après
examen des dépenses déclarées dans le bilan d’exécution.

Le gestionnaire d’une opération est tenu de procéder à un contrôle de service fait sur chaque bilan
d’exécution déposé par le bénéficiaire. Les travaux de contrôle de service fait commencent dès
réception d’un bilan recevable c'est-à-dire signé par la personne ayant capacité à engager la
structure bénéficiaire. Le gestionnaire peut à tout moment et jusqu’à la validation du formulaire de
contrôle de service fait, demander au bénéficiaire d’effectuer des modifications ponctuelles sur le
bilan. Ces demandes de modifications doivent être limitées et restreintes au cas d’erreur manifeste
dans le renseignement du bilan et bloquant la réalisation du contrôle de service fait. En effet, dans le
cadre du contrôle de service fait, le gestionnaire est dans une logique de contrôle et le bénéficiaire
ne peut présenter plusieurs versions de son bilan, comme il l’a fait pour la demande de subvention.

Le gestionnaire vérifie la correcte application de la convention individuelle et de ses annexes. Le cas

échéant, il prend en compte les constats et suites données aux visites sur place réalisées en cours
d’exécution de l’opération.

1. Points de vérification dans le cadre d’un contrôle de service fait

Le contrôle de service fait comprend les points de vérification suivants :

a) Vérification de la recevabilité du bilan d’exécution

b) Analyse physique des conditions de réalisation de l’opération et contrôle des pièces justificatives
non comptables
c) Analyse des dépenses et vérification de leur lien avec l’opération réalisée.
d) Analyse des ressources
e) Respect de la réglementation européenne

a) Vérification de la recevabilité du bilan d’exécution

Dès le dépôt du bilan d’exécution par le bénéficiaire, le gestionnaire doit déclarer le bilan recevable.
Pour cela, il doit vérifier que la demande de paiement transmise est bien datée, signée et cachetée
d’une personne habilitée à engager la structure. La complétude du bilan est vérifiée par « Ma
démarche FSE ». La vérification de la conformité des pièces transmises est opérée dans le cadre du
contrôle de service fait.
Le contrôle de service fait commence dès réception par le gestionnaire d’un bilan que le gestionnaire
a déclaré recevable.

89
 GUIDE DES PROCEDURES

b) Analyse physique des conditions de réalisation de l’opération et contrôle des pièces

justificatives non comptables
Le gestionnaire analyse les pièces jointes par le bénéficiaire permettant de justifier de la réalisation
physique de l’opération. Une attention particulière doit être portée à la vérification des pièces non
comptables justifiant les actions réalisées et les dépenses déclarées par le bénéficiaire.

Le contrôle de service fait ne peut en aucun cas se limiter à un examen des justificatifs comptables
des dépenses.

Le gestionnaire examine tout d’abord :

- le respect de l’obligation de publicité liée au financement européen ;
- la conformité des actions mises en œuvre avec les actions conventionnées;
- le respect des principes horizontaux ;
- l’éligibilité des participants à l’opération pour les actions d’assistance aux personnes pour
lesquelles un critère d’éligibilité existe;
- la fiabilité des données collectées par le bénéficiaire.

A l’issue de cet examen, le service écarte l’ensemble des dépenses directes correspondant aux
actions entièrement inéligibles.

En cas d’inéligibilité partielle d’une action, il identifie le périmètre de dépenses directes affectées par
l’inéligibilité et contrôle l’ensemble des pièces justificatives correspondant à ces dépenses.

Ce contrôle au vu de pièces non comptables est à recouper avec l’analyse des pièces comptables.

Si des dépenses indirectes ont été déclarées au réel dans le bilan, le gestionnaire corrige la clé de
répartition appliquée par le bénéficiaire dans le cas où cette clé est affectée par une inéligibilité des
actions.
Les dépenses indirectes forfaitisées sont recalculées automatiquement dans « Ma démarche FSE »
sur la base des dépenses directes retenues par le gestionnaire à l’issue de ces vérifications.

Respect de l’obligation de publicité liée au financement européen

Les obligations de publicité liée au financement européen sont annexées à la convention.

Dans le cadre de la convention, le gestionnaire doit vérifier que les obligations de publicité ont été
réalisées.
S’il s’agit d’une opération de soutien aux personnes, le gestionnaire doit renseigner de quelle
manière la publicité a été effectuée auprès des participants, auprès des prestataires ou du grand
public le cas échéant.
S’il s’agit d’une opération de soutien aux structures, le gestionnaire doit vérifier de quelle manière et
auprès de qui la publicité FSE a été effectuée.

En cas de non-respect des obligations de publicité, le gestionnaire indique les mesures correctives
demandées. Il détaille par ailleurs les vérifications effectuées pour valider l’application des mesures
correctives demandées. Celles-ci doivent être réalisées avant la fin du contrôle de service fait.

La conformité des actions mises en œuvre avec les actions conventionnées

Cette étape du contrôle a pour objet d’identifier toute action déclarée présentant une différence
avec les actions conventionnées qui aurait nécessité l’établissement d’un avenant.

90
 GUIDE DES PROCEDURES

Pour procéder à cette vérification, le gestionnaire renseigne la nature des pièces justificatives
examinées et les écarts éventuels constatés entre le prévisionnel et le réalisé tant sur l’objet de
l’opération conventionnée, que sur son impact géographique et temporel.

Concernant le périmètre temporel de l’opération, il convient de retirer toute dépense correspondant

à des actions réalisées antérieurement ou postérieurement à la période de réalisation d’exécution
conventionnée.

De plus, il convient d’écarter toute dépense correspondant à des actions dont l’impact géographique
ne correspond pas au(x) territoire(s) éligible(s).

L’ensemble des dépenses correspondant aux actions inéligibles doit être écarté par le gestionnaire.

Respect des principes horizontaux

Le gestionnaire s’assure que les principes conventionnés ont été pris correctement en compte.

Eligibilité des participants

Cette vérification ne s’applique que pour les opérations de soutien aux personnes. L’éligibilité des
participants est appréciée au regard du public ciblé dans le programme opérationnel, dans l’appel à
projets, dans la convention et dans les règles nationales applicables, le cas échéant, au dispositif
cofinancé.

Il est réalisé à partir de la liste des participants issue du module « Indicateurs » de « Ma démarche
FSE » produite à l’appui du bilan. Cette liste comporte uniquement les nouveaux entrants saisis dans
l’outil informatique et contient pour chaque participant les informations nécessaires au contrôle de
l’éligibilité du public pour l’opération considérée.

Le gestionnaire examine les pièces produites pour justifier de l’éligibilité du participant.

Si le nombre de participants à contrôler est inférieur à 30, le gestionnaire doit réaliser un contrôle
exhaustif sur ces participants. Dans le cas contraire un contrôle par échantillonnage peut être
effectué. Le contrôle de l’éligibilité des participants peut être effectué par échantillonnage selon les
modalités ci-après :

L’unité de sélection est ici le participant. La sélection s’opère sur la liste jointe au bilan (cf. supra).
Un échantillon doit être constitué aléatoirement, par exemple à partir de la fonction « Alea » d’un
tableur.
La taille de l’échantillon dépend du nombre total de participants contrôlés :
• Si le poste de dépenses comprend moins de 500 unités, le contrôle porte sur 1/7ème des
unités du poste et au minimum 30 unités ;
• Si le poste de dépenses comprend 500 unités ou plus, la taille de l’échantillon est calculée en
utilisant l’outil statistique disponible dans le module « contrôle de service fait » de « Ma
démarche FSE ».

En cas de recours à l’extrapolation, le taux d’inéligibilité constaté dans l’échantillon est appliqué au
montant total de dépenses retenues pour chacun des postes de dépenses au terme du contrôle de
service fait.
Le nombre de participants échantillonné doit être précisé. Les pièces justificatives de l’éligibilité des
participants sont demandées au bénéficiaire sur la base de la liste de participants échantillonnés.

91
 GUIDE DES PROCEDURES

La méthode et les conclusions de l’analyse de l’éligibilité du public sont présentées dans le rapport de
contrôle de service fait.
A l’issue de la vérification, soit :
- les participants sont éligibles.
- des participants inéligibles ont été identifiés. Dans ce cas, le gestionnaire doit renseigner les
participants et préciser les motifs d’inéligibilité.

Le taux de renseignement des données obligatoires relatives aux participants ne s’affiche que dans le
cadre d’un contrôle de service fait sur bilan final. La correction éventuelle est en effet appliquée lors
du contrôle de service fait sur bilan final.

Fiabilité des données collectées par le bénéficiaire

Le gestionnaire doit s’assurer que les obligations de renseignements des données relatives aux
participants et aux personnes sont respectées. Le gestionnaire doit non seulement renseigner le
mode de collecte des informations utilisé par le bénéficiaire mais il doit également se prononcer sur
la fiabilité du système de collecte des données relatives aux indicateurs mis en place par le
bénéficiaire. Cette analyse est à rapprocher des constats dressés par le gestionnaire à l’occasion des
visites sur place qui auraient pu être réalisées dans le cadre de l’opération.

c) Analyse des dépenses et vérification de leur lien avec l’opération réalisée

Le bilan couvre les dépenses acquittées jusqu’à la date de dépôt dudit bilan quelle que soit l’année
civile conventionnée auxquelles elles se rattachent.

Si une dépense a été acquittée au cours de la période couverte par un bilan, mais non déclarée dans
celui-ci, cette dépense peut être déclarée dans un bilan ultérieur. Dans le bilan, elle sera attachée à
son année d’acquittement puisque celui-ci fait apparaître toutes les années civiles couvertes par
l’opération.

Préalablement à l’analyse des pièces comptables, le gestionnaire écarte les dépenses appartenant à
des postes de dépenses non conventionnés conformément aux dispositions conventionnelles.

Sauf dans les cas où le recours à l’échantillonnage est autorisé, le gestionnaire examine l’ensemble
des pièces justificatives mises à disposition par le bénéficiaire.

Quel que soit le type de bilan contrôlé (bilan intermédiaire ou bilan final), le gestionnaire examine les
pièces comptables justifiant les dépenses et ressources déclarées dans le bilan. Il peut demander la
transmission des pièces justificatives comptables ou se rendre dans les locaux du bénéficiaire afin de
procéder à leur examen. Dans ce dernier cas, le contrôle n’est en rien assimilable aux visites sur place
et ne saurait s’y substituer.

L’analyse des dépenses porte sur les points suivants :

• l’absence de double financement,

• l’éligibilité des dépenses
• l’acquittement des dépenses,
• le périmètre des dépenses contrôlées,
• l’analyse des postes de dépenses

92
 GUIDE DES PROCEDURES

Le contrôle de double financement doit être mené en premier chef sur les bilans déposés par le
bénéficiaire au titre de la même opération afin de vérifier que la même dépense n’a pas été
présentée sur plusieurs bilans d’exécution. Une attention particulière sera apportée dans ce cadre
aux dépenses de personnel.

Si le bénéficiaire a déposé plusieurs bilans dans le cadre d’opérations distinctes, le gestionnaire doit
vérifier que ce ne sont pas les mêmes dépenses qui sont présentées dans les différents bilans. Toute
dépense figurant dans un bilan qui serait par ailleurs déjà présentée dans un bilan déposé au titre
d’une autre opération doit être écartée lors du contrôle de service fait. Afin d’effectuer les
vérifications nécessaires, le gestionnaire doit prendre l’attache des autres services gestionnaires
pour disposer d’éléments probants lui permettant d’écarter tout risque de double financement.

Eligibilité des dépenses déclarées

Pour les dépenses présentées au réel dans le bilan, les points suivants doivent être contrôlés :
• L’éligibilité de la dépense au regard de la réglementation applicable et de la convention ;
• Le caractère lié et nécessaire à l’opération conventionnée de la dépense ;
• L’éligibilité temporelle des dépenses déclarées;

Eligibilité de la dépense au regard de la réglementation

Les dépenses doivent être conformes au décret et à l’arrêté du 8 mars 2016 fixant les règles
nationales d’éligibilité des dépenses des programmes européens pour la période 2014-2020 et à la
réglementation européenne et nationale applicable le cas échéant.
Elles doivent être également conformes aux programmes opérationnels, aux appels à projet et aux
conventions si ceux-ci ont fixé des critères plus restrictifs.

Justification du lien de la dépense avec l’opération

Pour vérifier que les dépenses sont rattachables à l'opération, le gestionnaire rapproche les pièces
justificatives comptables et les pièces justificatives non comptables afférentes (par exemple,
convocation à une réunion avec son ordre du jour, comptes rendus de réunions ou feuilles
d’émargement).

L’éligibilité temporelle de la réalisation des actions

Si une partie d’une dépense est inéligible temporellement, le montant à écarter est calculé prorata
temporis. Les dépenses doivent couvrir des actions réalisées sur la période de réalisation
conventionnée (cf. article 2.1 de la convention type).
Les dépenses doivent être acquittées sur la période d’acquittement conventionnée (cf. article 2.2 de
la convention type) et dans tous les cas entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2023 pour le
programme opérationnel national FSE « Emploi et inclusion en métropole » et le 31 décembre 2018
pour le programme opérationnel national « Initiative pour l’emploi des jeunes ».

Acquittement des dépenses

Le principe général est la preuve du décaissement par présentation soit :
- d’une facture ou copie de facture attestée acquittée par le fournisseur
- d’un relevé bancaire permettant de rattacher le montant de la dépense à un mouvement
bancaire.
- des copies des attestations des organismes en charge de la collecte des charges sociales
afférentes aux rémunérations.
- des attestations du fournisseur de réception du numéraire pour les paiements de factures
effectués en numéraire dans la limite de 1 000 €.
- d’une attestation du Commissaire aux Comptes (CAC) ou d’un comptable public.

93
 GUIDE DES PROCEDURES

Périmètre des dépenses contrôlées

Il s’agit de déterminer le périmètre de l’ensemble des dépenses qui ont été contrôlées de manière
exhaustive ou par échantillonnage. Seules les nouvelles dépenses déclarées dans le bilan pour
l’opération sont ici analysées.

Les dépenses calculées sur la base d’un taux forfaitaire ne sont pas contrôlées.

Analyse des postes de dépenses

Le gestionnaire est amené à réaliser une analyse sur les postes pour lesquels des dépenses ont été
déclarées dans le bilan.
Si le contrôle de la réalisation physique a conduit à constater l’inéligibilité d’une partie des actions il
appartient au gestionnaire d’écarter les dépenses y afférentes.
En cas d’inéligibilité partielle d’une action, il identifie le périmètre des dépenses directes affectées
par l’inéligibilité.
Le gestionnaire reconstitue ensuite les valeurs des numérateurs et dénominateurs de la clé de
répartition relative aux dépenses indirectes si celles-ci ne sont pas forfaitisées.
Pour chaque poste de dépenses, il est demandé au gestionnaire de joindre une annexe de contrôle
des dépenses. Un modèle d’annexe de contrôle est téléchargeable dans l’outil « Ma démarche FSE ».

Justification comptable de la dépense

Pour chaque pièce comptable examinée, le gestionnaire vérifie l’ensemble des points suivants :
• La valeur probante de la pièce conformément aux modalités de justification prévues dans le
décret et l’arrêté du 8 mars 2016 relatifs à l’éligibilité des dépenses et à leur justification ;
• L’acquittement de la dépense ;
• La correspondance entre montant déclaré dans le bilan et le montant de dépenses retracé
dans la pièce comptable. En cas d’application d’un taux d’affectation à la dépense totale reprise dans
la pièce comptable, il doit être vérifié que le mode de calcul du taux est conforme à ce qui a été
conventionné et si le mode de calcul n’a pas été conventionné, que celui-ci est pertinent et exact.

Toute dépense pour laquelle les points ci-dessus ne sont pas respectés doit être écartée par le
gestionnaire.

Les charges indirectes qui ne sont pas calculées forfaitairement sont justifiées à partir du compte de
résultat certifié.

Si le compte de résultat certifié n’est pas disponible au moment de l’élaboration d'un bilan
intermédiaire, l’organisme bénéficiaire reporte la déclaration des dépenses indirectes et les intègre
dans le bilan suivant.

Le rejet de dépenses directes constituant l’assiette de calcul d’un montant de dépenses forfaitisées
conduit mécaniquement à une diminution du montant de dépenses forfaitisées. Le recalcul de ces
dépenses est opéré automatiquement dans « Ma démarche FSE ».

Justification des taux d’affectation appliqués aux dépenses directes et des clés de répartition
appliquées aux dépenses indirectes non forfaitisées
Le contrôle de service fait donne lieu à un examen des pièces non comptables justifiant le
numérateur et le dénominateur de chaque coefficient d’affectation et, le cas échéant, de la clé de
répartition.

94
 GUIDE DES PROCEDURES

Les pièces non comptables peuvent être contrôlées par échantillonnage selon les modalités définies
dans la fiche technique «Règles d'échantillonnage et d'extrapolation».

Le calcul des dépenses directes qui sont affectées partiellement à l’opération est effectué en
appliquant un ou plusieurs coefficients.

Chaque coefficient d’affectation est établi à partir d’une unité physique de mesure de l’activité et
peut être présenté de la manière suivante :

Le niveau de réalisation de chaque coefficient est justifié lors de la production du bilan d’exécution.

Si les dépenses ont été calculées par le bénéficiaire à partir d’une unité de mesure non prévue dans
la convention, le gestionnaire vérifie que la nouvelle unité mesure retenue par le bénéficiaire permet
d’apprécier de façon pertinente la part des dépenses directes liées au projet et que les valeurs
retenues au numérateur et au dénominateur sont justifiées.

Les quantités déclarées au numérateur et au dénominateur pour chaque coefficient doivent être
reconstituées lors du contrôle de service fait à partir des pièces justificatives non comptables mises à
disposition par le bénéficiaire.

Le résultat obtenu pour chaque coefficient au terme de cette analyse est appliqué aux dépenses
directes reconstituées pour le périmètre concerné (salarié(s) rémunéré(s), frais de location
proratisés, etc.).

Si la valeur recalculée par le gestionnaire pour un coefficient d’affectation est inférieure à la valeur
déclarée dans le bilan pour ce coefficient, la valeur recalculée doit être retenue.

Si la valeur recalculée par le gestionnaire pour un coefficient d’affectation est supérieure à la valeur
déclarée dans le bilan pour ce coefficient, la valeur recalculée peut être retenue si cela ne conduit
pas à retenir plus que ce qui a été déclaré par le bénéficiaire au global dans le bilan.

Les dépenses indirectes sont calculées sur la base du régime de forfaitisation applicable ou à partir
de la clé de répartition conventionnée pour les dépenses déclarées au réel.

Le bénéficiaire actualise les valeurs du numérateur et du dénominateur de la clé de répartition à

partir des données réelles justifiées de mesure de l’activité.

La clé ainsi actualisée est alors appliquée aux dépenses acquittées.

Le gestionnaire vérifie, lors du contrôle de service fait, que le bénéficiaire a utilisé dans le bilan la
même unité de mesure que celle retenue dans la convention ou dans ses avenants si cette clé a été
modifiée par la suite.

Sur cette base, il s’assure que la clé a été correctement calculée en reconstituant les données
déclarées au numérateur et au dénominateur à partir des pièces justificatives non comptables mises
à disposition par le bénéficiaire

Si les pièces produites ne permettent pas de reconstituer la valeur de la clé appliquée dans le bilan, le
gestionnaire écarte les dépenses indirectes non justifiées.

95
 GUIDE DES PROCEDURES

Dans l’hypothèse où le gestionnaire constate lors du contrôle du service fait que la clé de répartition
conventionnée est irrégulière et que la convention ne peut plus être révisée, une nouvelle clé de
répartition doit être définie par le gestionnaire sans établissement d’un avenant.

Les dépenses calculées à partir de la nouvelle clé sont plafonnées à hauteur du montant de dépenses
obtenu en appliquant la clé conventionnée.

Modalités de justification du temps d’activité des personnels mobilisés

Les présentes règles concernent les dépenses directes de personnel, quel que soit le statut de la
personne concernée (agent, salarié, intérimaire, bénévole etc.).

Les règles de justification du temps d’activité relatif aux dépenses directes de personnel diffèrent
selon que la personne est affectée en totalité ou partiellement à l’opération cofinancée.

Pour une personne affectée à l’opération pour la totalité de son travail sur une période donnée, le
temps d’activité consacré au projet est justifié sur la base d’une fiche de poste ou d’une lettre de
mission, en complément des pièces justificatives comptables attendues.

La lettre de mission ou la fiche de poste qui doit avoir été acceptée préalablement par le service
gestionnaire doit mentionner :
• les missions prises en compte au titre de l’opération cofinancée et les missions confiées à la
personne rémunérée ;
• La période d’affectation à la réalisation de l’opération ;
• l’affectation de cette personne à l’opération (soit à 100% de son temps de travail, soit à 100%
de son temps de travail sur une période prédéterminée).

Pour une personne affectée partiellement à l’opération hors des cas précédemment mentionnés, le
bénéficiaire doit justifier le temps d’activité effectivement consacré à l’opération selon les modalités
suivantes :
• à partir d’extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour les heures affectées au
projet,
• ou, à défaut, sur la base de fiches de temps détaillées par jour ou par demi-journée pour la
durée de l’opération, datées et signées de façon hebdomadaire ou à défaut mensuellement par la
personne rémunérée et son supérieur hiérarchique.

En outre, le lien entre le temps d’activité justifié et les actions cofinancées doit être vérifié par le
gestionnaire notamment pour les personnels affectés à 100% à l’opération sur une période
prédéterminée.

d) Analyse des ressources

Détermination du montant des subventions nationales

L’opérateur doit fournir les conventions et les justificatifs de paiement pour chaque financeur pour la
période couverte par le bilan et dans tous les cas dès lors qu’une ressource a été déclarée.

Le bénéficiaire comptabilise chaque subvention nationale à hauteur des montants effectivement

perçus pour la réalisation de l’opération.

96
 GUIDE DES PROCEDURES

Les informations figurant dans les justificatifs de paiement doivent être comparées avec les montants
de subventions nationales déclarés dans le bilan d’exécution et les informations figurant dans les
attestations d’engagement annexées à la demande de subvention FSE ou au bilan.

Dans le cas où l’intégralité d’une subvention nationale prévue dans le budget prévisionnel ou dans
les attestations d’engagement n’a pas été versée à la date de production du bilan final, le service
gestionnaire doit disposer d’une attestation du cofinanceur indiquant le montant définitivement
octroyé au bénéficiaire. A défaut, à l’issue du contrôle de service fait sur le bilan final, l’intégralité du
montant prévisionnel du cofinancement est retenue.

Les attestations d’engagement produites par les cofinanceurs externes nationaux doivent indiquer
expressément que les fonds octroyés au bénéficiaire ne sont pas mobilisés en cofinancement d’une
autre opération bénéficiant de fonds européens.

Quand une subvention nationale n’est pas affectée en totalité à l’opération :

- si le document produit par le cofinanceur mentionne un pourcentage affecté à l’opération ou si le

bénéficiaire a préaffecté une quote-part de la ressource sur la base d’une clé de répartition validée
par le service gestionnaire, ce pourcentage est appliqué au montant des ressources encaissées pour
ce financeur et déclaré dans chaque bilan d’exécution ;

- si le document produit par le cofinanceur mentionne un montant précis affecté à l’opération, dès
lors que le versement du cofinanceur atteint ce montant, celui-ci est intégralement retenu au
contrôle de service fait, même si in fine le montant total versé par ce cofinanceur est inférieur au
montant prévisionnel.

Pour les subventions nationales non prévues dans la convention, le bénéficiaire produit, en
complément des justificatifs de paiement, l’attestation du financeur indiquant que la subvention
nationale n’a pas été mobilisée dans le cadre d’une autre opération cofinancée.
Cette attestation précise également :
- le montant total octroyé au bénéficiaire,
- la part affectée à l’opération si le financement n’est pas intégralement mobilisé sur
l’opération.

Si l’attestation ne précise pas la part affectée par le financeur à l’opération, le bénéficiaire indique
dans le bilan d’exécution la part de cette subvention nationale allouée à l’opération et le mode de
calcul de cette part, ce mode de calcul devant faire l’objet d’un contrôle par le service gestionnaire.

Les subventions nationales additionnelles figurant dans le bilan d’exécution final (contributeurs non
prévus dans la convention et/ou dépassement des montants conventionnés pour les contributeurs
prévus) sont comptabilisées dans les ressources externes nationales de l’opération, sans qu’il soit
nécessaire d’établir préalablement un avenant.

Les cofinancements additionnels constatés ou déclarés dans un bilan intermédiaire doivent en

revanche donner lieu à un avenant après contrôle de service fait. Le bilan suivant ne pourra être
déposé en l’absence d’établissement de cet avenant permettant de déclarer les ressources
considérées.

• Contributions en nature

Les pièces justifiant la valeur estimative des biens et services en nature mobilisés sont téléchargées
dans « Ma démarche FSE ».

97
 GUIDE DES PROCEDURES

Les contributions en nature sont inscrites, pour le même montant, en dépenses et en ressources
dans le bilan de l’opération.

Dans le cas d’apports à titre gratuit de biens, si le bénéficiaire n’a pas produit une attestation de
mise à disposition gracieuse du bien considéré à l’instruction, celle-ci doit figurer en pièce
justificative jointe au bilan à la première déclaration de cette dépense.
Cette attestation précise l’origine de l’apport, la nature du bien ainsi que la période de mise à
disposition.

Il en est de même pour l’attestation de service rendu pour les dépenses déclarées pour du personnel
bénévole. Le suivi des temps pour les personnels bénévoles obéit aux mêmes règles de justification
que pour les personnels dont les rémunérations sont déclarées en dépenses directes sur l’opération.

A défaut de production d’une attestation de mise à disposition gracieuse ou d’une attestation de

service rendu, il convient de retirer le montant de dépenses et ressources en nature correspondant.

• Valorisation des dépenses acquittées par des organismes tiers

La convention conclue entre le bénéficiaire et le tiers doit avoir été établie à la déclaration des
premières dépenses sur l’opération (cf. infra, instruction).

La contribution d’un organisme tiers est comptabilisée, pour le même montant, dans les dépenses et
les ressources de l’opération.

Une ligne spécifique doit être créée pour chaque organisme tiers dans le plan de financement.
Les dépenses acquittées par un organisme tiers sont justifiées sur la base des pièces comptables et
non comptables mises à disposition par cet organisme et listées dans le bilan d'exécution du
bénéficiaire.

Ces dépenses sont contrôlées selon les règles applicables aux dépenses acquittées par la structure
bénéficiaire.

• Prise en compte des recettes générées par l’opération cofinancée

Les recettes sont déduites des dépenses totales déclarées sur l’opération dès lors que ces dépenses
dépassent 50 000 euros (art 65.8 du règlement (UE) n°1303/2013) et que l’opération ne relève pas
d’un régime d’aide d’Etat.

Le montant des recettes perçues est justifié par le bénéficiaire en produisant des relevés de compte
bancaire et des extraits comptables des comptes concernés.

• Calcul de la part de l’autofinancement

La part d’autofinancement représente la différence entre le montant du coût total éligible justifié
(après déduction des recettes générées par l’opération) et le total du montant FSE dû et des
ressources externes nationales.

e) Respect de la réglementation européenne

Le gestionnaire vérifie l’encadrement des aides en matière d’encadrement des aides d’Etat (cf.
Notice « Aides d’Etat »).

98
 GUIDE DES PROCEDURES

Si l’opération relève d’un régime d’encadrement des aides, le gestionnaire détermine le montant
plafond de participation publique sur la base des seuils d’intensité prévus dans les règlements
applicables.

2. Formalisation du contrôle de service fait, notification des résultats du

contrôle et mise en œuvre d’une procédure contradictoire

Toute opération de contrôle de service fait donne lieu à la production d’un rapport de contrôle de
service fait circonstancié faisant état des différentes vérifications opérées et des résultats obtenus à
chaque étape du contrôle.

Le rapport indique les montants retenus en dépenses et en ressources au terme du contrôle.

Le cas échéant, il fait apparaître les montants écartés et les motifs de la correction.

La description des travaux et les conclusions du gestionnaire doivent être détaillées et documentées
clairement dans le rapport en vue de faciliter les vérifications réalisées dans le cadre des autres
niveaux de contrôle.

Si le montant FSE retenu avant la période contradictoire est inférieur au montant demandé dans le
bilan, le bénéficiaire est invité à apporter avant l’échéance fixée tout élément d’information
complémentaire de nature à modifier l’appréciation du gestionnaire.

En cas de sous-traitance du contrôle de service fait, le gestionnaire vérifie la régularité des

conclusions du prestataire ainsi que la méthode de contrôle mise en œuvre.

Le service gestionnaire est seul habilité à signer le rapport de contrôle de service fait et à notifier au
bénéficiaire les résultats du contrôle.

Cette notification prend la forme d’un avis motivé, exposant le cas échéant les rectifications opérées
par rapport au bilan, leurs motifs et leur incidence sur le calcul de la participation FSE due. Les
conséquences d’une absence de réponse de la part du bénéficiaire y sont clairement exposées.
Une période contradictoire d’un mois maximum commence à la date de notification des conclusions
intermédiaires.
En l’absence d’observation du bénéficiaire pendant la période contradictoire ou après modification
du montant de l’aide FSE retenue sur la base des éléments complémentaires apportés par le
bénéficiaire, le gestionnaire :

1) date et signe le rapport de contrôle de service fait ;

2) valide le contrôle de service fait dans l’application « Ma démarche FSE » ;
3) notifie au bénéficiaire les conclusions finales du contrôle de service fait ;
4) envoie le rapport de contrôle de service fait à l’autorité de certification.

Si le montant FSE retenu au terme du contrôle est égal à la participation FSE demandée dans le bilan
contrôlé, il n’est pas nécessaire d’engager une procédure contradictoire.

Le contrôle de service fait prend fin à la date de notification des conclusions finales du contrôle au
bénéficiaire.

Il ne peut être transmis à l’autorité de certification qu’à l’expiration de la phase contradictoire.

99
 GUIDE DES PROCEDURES

Les contrôles de service fait finalisés sont communiqués sans délai à l’autorité de certification pour
éviter une concentration des transmissions au moment des appels de fonds et permettre un
étalement des travaux de certification tout au long de l’année.

3. Voies et délais de recours

Les conclusions du contrôle de service fait notifiées au porteur de projet doivent mentionner
explicitement les motifs de rejet de dépenses, le mode de liquidation du FSE/IEJ ainsi que les voies et
délais de recours.
Pour les associations supports juridiques de PLIE, organismes intermédiaires, les litiges relatifs à
l’exécution des conventions FSE relèvent de la compétence du juge judiciaire (Tribunal des Conflits,
16 novembre 2015, Société CLAF Accompagnement c/association PLIE Nord-Est).

Pour les services gestionnaires relevant des juridictions administratives, les notifications aux
bénéficiaires des conclusions de contrôle de service fait doivent comprendre en sus les mentions
suivantes :

Pour l’ouverture de la période contradictoire au stade des conclusions provisoires du

contrôle de service fait :
« Conformément aux dispositions des articles L. 121-1 et suivants du Code des relations entre le
public et l'administration, vous avez la possibilité de faire valoir vos observations dans un délai de [X
minimum 15] jours à compter de la date de notification de la présente décision. »

Pour la notification des conclusions du contrôle de service fait à l’issue de la période

contradictoire

Voies et délais de recours : mention minimale

La présente décision peut faire l’objet, dans un délai de deux mois à compter de sa date de
notification, d’un recours contentieux devant le Tribunal administratif de [X, adresse postale].

Voies et délais de recours administratif :

« Dans un délai de deux mois à compter de sa date de notification ou publication, la présente
décision peut faire l’objet :
- d’un recours gracieux auprès du Préfet de région autorité de gestion déléguée du programme
opérationnel national du FSE « Emploi et inclusion en métropole » / « Initiative pour l’emploi des
jeunes », adresse postale
- d’un recours hiérarchique auprès de la ministre du travail, de l’emploi, de la formation
professionnelle et du dialogue social, autorité de gestion du programme opérationnel national du
FSE « Emploi et inclusion en métropole » / « Initiative pour l’emploi des jeunes ».

Dans un délai de deux mois à compter de sa date de notification ou dans un délai de deux mois à
compter de la date de notification de la décision de rejet du recours administratif, d’un recours
contentieux devant le Tribunal administratif de [X, adresse postale] »

-------------------------------------------------

Dans le cas où il est fait droit à la demande du requérant, deux cas de figure se présentent lorsque la
subvention est considérée due :

- soit la dépense est requalifiée comme éligible au sens de la réglementation nationale et

européenne applicable et la dépense peut être réintégrée dans un appel de fonds (sauf si la décision

100
 GUIDE DES PROCEDURES

est postérieure au dernier appel de fonds de la programmation) et pourra faire l’objet d’un
remboursement par la Commission européenne;

- soit la dépense n’est pas requalifiée comme éligible (exemple : erreur de conventionnement), la
dépense ne peut pas être réintégrée dans un appel de fonds et le paiement est supporté par les
crédits nationaux inscrits au budget du service gestionnaire.

101
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 8 : PAIEMENT
Le paiement de l’aide FSE au bénéficiaire peut faire l’objet d’une avance, d’acomptes ou d’un solde.
Les modalités de paiement de l’avance éventuelle, des acomptes et du solde sont définies lors de
l’instruction et inscrites dans la convention. Sous réserve des disponibilités budgétaires et
conformément à l’article 132 du règlement 1303/2013, le service gestionnaire veille au paiement du
bénéficiaire dans les 90 jours à compter de la date de présentation de la demande de paiement par
le bénéficiaire.

Ce délai de paiement peut être interrompu dans les cas dûment justifiés suivants :

- le montant de la demande de paiement n’est pas dû ou les pièces transmises ne sont pas
appropriées ;
- une enquête a été lancée en rapport avec une éventuelle irrégularité touchant la dépense
concernée.

Le bénéficiaire concerné doit être informé par écrit de cette interruption et de ses motifs. Ma
démarche FSE permet de tracer les demandes de complément adressées au bénéficiaire qui
interrompent ce délai.

Conformément aux dispositions de l’article 2231 du Code civil, l’interruption fait courir un nouveau
délai de même durée que l'ancien.

Les paiements relatifs au versement de l’aide européenne et des cofinancements nationaux font
l’objet d’un suivi dans le dossier de l’opération.

Le paiement peut être opéré avant ou après certification des dépenses par l’autorité de certification
selon la date de remise des bilans. Si le paiement est opéré après certification, il est recommandé de
de notifier les conclusions du contrôle de service fait au bénéficiaire après certification des dépenses.

Recouvrement des indus

Les recouvrements des indus doivent être opérés et leur suivi assuré par les services gestionnaires.
Le recouvrement de l’indu peut être opéré par compensation sur les paiements restant dus au titre
de la convention sur laquelle a été constaté le montant indument perçu. Le bénéficiaire doit être
informé officiellement de la compensation opérée.

Pour les organismes gestionnaires soumis au décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la
gestion budgétaire et comptable publique dès lors que la récupération de l’indu est effectuée par
ordre de recouvrement, celui-ci doit être établi pour son intégralité.

L’échelonnement du recouvrement est possible mais il doit alors être autorisé par le service en
charge du recouvrement (DRFIP) sur demande du bénéficiaire et après accord du service
ordonnateur.

Les services gestionnaires peuvent décider de ne pas recouvrer un montant indûment payé si le
montant de la contribution européenne ne dépasse pas 250 € sur l’opération concernée.

Ils peuvent décider ne pas mettre à la charge du bénéficiaire le recouvrement d’un indu s’il est
démontré que celui-ci est imputable à l’autorité de gestion ou à l’organisme intermédiaire.

102
 GUIDE DES PROCEDURES

Le montant de l’indu sera alors pris en charge sur leur budget, la dépense irrégulière ayant été
retirée de la déclaration de dépenses présentée à la Commission européenne dès son constat. Les
aides réputées illégales au sens de la réglementation relative aux aides d’Etat doivent être
recouvrées.

103
 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 9 : CERTIFICATION
L’ensemble des contrôles de service fait doit faire l’objet d’une certification par l’autorité de
certification désignée. Le contrôle de service fait une fois validé par le service gestionnaire est
envoyé dans « Ma démarche FSE » à la certification. Si le gestionnaire constate une erreur sur le
contrôle de service fait adressé à l’autorité de certification et si celui-ci n’a pas encore été
comptabilisé par l’autorité de certification, il peut demander à l’autorité de certification de rejeter le
contrôle de service fait. Le contrôle de service fait et le bilan associé sont alors ré-ouverts à la
modification. Aucun bilan ne pourra être déposé par le bénéficiaire tant que le service gestionnaire
n’aura pas validé le contrôle de service fait en question et transmis celui-ci à l’autorité de
certification.

L’autorité de certification procède à un contrôle de conformité sur le contrôle de service fait qui lui a
été transmis et éventuellement à des contrôles spécifiques (contrôles ciblés sur le risque et contrôles
qualité certification) si l’opération s’inscrit dans le plan de contrôle qu’elle a établi en fonction de son
analyse de risques. A l’issue de ses travaux, l’autorité de certification valide le contrôle de service fait
qui est dès lors inscrit dans sa comptabilité, rejette le contrôle de service fait ou l’exclut à titre
conservatoire si ce contrôle de service fait s’inscrit dans une opération ou partie du programme
affectée d’une erreur systémique relevée par un contrôle et pour laquelle le service gestionnaire n’a
pas mis en œuvre des mesures correctives validées par l’autorité à l’origine du contrôle.

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 GUIDE DES PROCEDURES

ETAPE 10 : ARCHIVAGE
Toutes les étapes de vie du dossier doivent être conservées dans un dossier unique.

L’ensemble des pièces du dossier doivent être conservées par le bénéficiaire soit sous forme
d’originaux ou d’originaux certifiés conformes ou sur des supports de données contenant les versions
électroniques des documents.

Dans « Ma démarche FSE » sont sauvegardées l’ensemble des pièces ayant fait l’objet d’un contrôle
par l’une des autorités intervenant dans la gestion du FSE (gestion, certification ou audit). En cas de
recours à l’échantillonnage, seules les pièces demandées par le service gestionnaire font l’objet d’un
archivage électronique.

Durée d’archivage :

Conformément aux dispositions de l’article 140 du règlement (UE) n°1303/2013, sans préjudice des
règles régissant les aides d’Etat, les pièces relatives aux opérations cofinancées par le FSE doivent
être disponibles :

- Pour les opérations d’un montant inférieur à 1 000 000 € : 3 ans à compter du 31 décembre suivant
la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses de l’opération ;

- Pour les opérations d’un montant supérieur à 1 000 000€ : 2 ans à compter du 31 décembre suivant
la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l’opération achevée.

Le service gestionnaire informe les bénéficiaires de la date de commencement de la période de

conservation des pièces.

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