EXPOSE N° : COURS SUR LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

THEME : GENERALITES SUR LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Typologie, Importance, Mentions obligatoires.

PLAN
INTRODUCTION

I/ TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

I-1 : Dossier

I-2 : Rapport
I-3 : Etude
I-4 : Compte rendu
I-5 : Procès-verbal
I-6 : Statistiques
I-7 : Instruction
I-8 : Circulaire
I-9 : Décision
I-10 : Avis
I-11 : Lettre

II/ IMPORTANCE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

II-1 : Trace écrite
II-2 : Mémoire des évènements
II-3 : Preuve dans les procédures
II-4 : Outils de référence
II-5 : Efficacité
III/ PRESENTATION D’UN DOCUMENT ADMINISTRATIF
III-1 : Caractéristiques générales
 Validité
 Objectivité
 Clarté
 Précision et exactitude
 Courtoisie
 Respect de la hiérarchie
III-2 : Caractéristiques formelles
 Composantes de l’entête
 Disposition des paragraphes
 Interlignes
 Police
 Taille
 Marges
III-3 : Caractéristiques du Contenu
 Cohérence
 Cohésion
 Concision de l’information
 Correction
IV/ MENTIONS OBLIGATOIRES
IV-1 : Appellation de l’Etat et de la devise
IV-2 : Timbre
IV-3 : Lieu et date
IV-4 : Suscription ou réclame
IV-5 : Numéro d’enregistrement
IV-6 : Objet
IV-7 : Initiales du rédacteur ou du dactylographe
IV-8 : Signature précédée de l’attache du signataire

CONCLUSION
 Références bibliographiques sélectives

1- DIAKHATE, M., Manuel de rédaction administrative, Dakar, L’HARMATTAN,

2021.
2- FERRANDIS, Y., Le Rédaction administrative en pratique, Paris, EYROLLES,
1996.
3- ROSELYNE, K et ALINE, N., Rédiger avec succès lettres, e-mails et
documents administratifs , Paris, GUALINO Editions, 2014.
4- LIEFFRIG, D., La mise en forme de documents (visité le 02/05/2024 à 18H
45mns)
https://www.clicparclic.eu/cpc/telechargements/dac_trait_txt/theorie/
MiseEnForme_Docs.pdf
INTRODUCTION

On dit très souvent, et cela prend, une allure de vérité générale presque,
que « l’administration est écrite ». L’administration elle-même est une forme
d’organisation mettant dans une structure commune divers services avec donc
des niveaux différents et nettement stratifiés. L’administration dans sa forme
pyramidale a besoin que l’information circule du sommet à la base et
inversement. Cette information est rigoureusement formelle. On perçoit dès
lors les spécificités qui s’attachent nécessairement à la production de ces types
d’écrit, des documents qui permettent un bon fonctionnement d’une
administration, elle-même au service d’une autre administration ou des
particuliers.
Un document administratif est toute information, quelle que soit sa
forme, détenue par une administration publique. Cette définition est donnée
par l’article L300-2 du Code des relations entre le public et
l’administration(CRPA)
Selon le Code des obligations administratives(COA) et la loi no 2006-19 du 30
juin 2006 relative aux archives et aux documents administratifs.
Pierre Guiraud, dans son ouvrage intitulé La rédaction administrative, définit
la rédaction administrative comme’’ l’art d’écrire clairement, précisément et
conformément aux du droit en vigueur’’. Cette définition met l’accent sur le
caractère écrit, la précision et la légalité du document administratif.
Dans le cadre de ce cours intitulé « Rédaction administrative », nous
avons choisi de réfléchir particulièrement sur le thème suivant : « GENERALITES
SUR LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : Typologie, Importance, Mentions
obligatoires, sous la direction du Docteur Kabir MBAYE, Formateur à la FASTEF .
 Pour la conduite de ce travail, nous nous proposerons de montrer
d’abord les différents types de documents administratifs, leur importance,
leurs caractéristiques générales, formelles et de contenu ainsi que leurs
mentions obligatoires.
I/ TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

La typologie des documents administratifs permet leur meilleure gestion,

leur organisation, leur rangement plus facile et un gain de temps.

● La fonction du document : A quoi sert le document ? Est-il utilisé pour

informer, instruire, autoriser, etc. ?
● Le contenu du document : De quoi parle le document ? Quel est son
sujet ?
● Le format du document : Quel est le format du document ? Est-il papier,
électronique, audiovisuel, etc. ?
● L’origine du document : Qui a créé le document ? Qu’elle est l’unité
administrative responsable de sa création ?
Il existe plusieurs documents administratifs, mais ils se présentent
généralement sous les formes suivantes :
I-1 : Dossier

Un dossier administratif est un ensemble de documents regroupés et organisés

qui fournit des informations sur une situation ou un sujet particulier. Il existe
différents types de dossiers administratifs, en fonction de leur contexte et de
leur objectif. Voici quelques exemples :

✔ Dossier individuel d’un agent public qui contient tous les documents

relatifs à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière.

✔ Dossier de demande de permis de construire qui contient tous les

documents nécessaires à l’instruction d’une demande de permis de

 construire, tels que les plans du projet, les études techniques et les
autorisations administratives.

✔ Dossier de demande de bourse qui réunit tous les documents sur la

santé d’un patient, tels que les ordonnances, les comptes rendus
d’hospitalisation et les résultats d’examen.

✔ Dossier d’entreprise qui regroupe tous les documents relatifs à la

création, à l’activité et à la dissolution d’une entreprise, tels que les

statuts, les bilans, et les procès-verbaux des assemblées générales.

I-2 : Rapport
C’est un document écrit qui présente les résultats d’une analyse ou d’une
investigation sur un sujet précis. Il est généralement rédigé à la demande d’un
supérieur hiérarchique ou d’une autorité compétente.

On distingue différents types de rapport tels que :

✔ Le rapport d’inspection est un document officiel qui consigne les

résultats d’un examen attentif réalisé sur un lieu, un produit ou une

activité. Il sert à évaluer la conformité aux normes, réglementations ou
protocoles en vigueur.

✔ Le rapport périodique est un document qui fournit des informations sur

les progrès réalisés ou l’état d’avancement d’un projet, d’une initiative

ou d’un programme sur une période donnée.

✔ Le rapport disciplinaire est un document officiel qui consigne les faits

reprochés à une personne et les circonstances dans lesquelles ils se sont

produits. Il sert de base à l’engagement d’une procédure disciplinaire
pouvant aboutir à une sanction.

I-3 : l’étude
 L’étude est un document administratif qui présente les résultats d’une
recherche ou d’une analyse sur un sujet précis. Elle est généralement rédigée
par un expert ou un groupe d’experts et a pour but d’informer les décideurs sur
un sujet donné.
Nous avons différents types d’étude :

✔ Etude de faisabilité qui permet de déterminer la viabilité d’un projet en

évaluant sa faisabilité technique, économique, juridique et

opérationnelle.

✔ Etude d’impact pour évaluer les impacts d’un projet ou d’une décision

sur l’environnement, l’économie et la société.

✔ Etude de marché dans le but d’analyser un marché et d’identifier les

opportunités pour une entreprise.

✔ Etude de satisfaction qui permet de mesurer la satisfaction des clients

ou des usagers d’un service.

 Etude comparative réalisée pour comparer deux ou plusieurs situations
ou organisations afin d’identifier les meilleures pratiques.
I-4 : Compte rendu
Un compte rendu est un document écrit qui résume les faits, les discussions et
les décisions d’une réunion, d’un événement ou d’une situation particulière. Il
est rédigé à l’intention d’une ou plusieurs personnes qui n’ont pas pu être
présente à l’événement original.

Comme exemple de compte rendu, nous pouvons citer :

✔ Le compte rendu de réunion qui résume les points clés discutés lors

d’une réunion, les décisions prises et les actions à mener. Il est

 généralement rédigé par le secrétaire de séance et distribué aux
participants après la réunion.

✔ Le compte rendu d’événement qui relate les faits marquants, les

activités et les résultats d’un événement, tel qu’une conférence, un

atelier ou une formation. Il est généralement rédigé par un organisateur
ou un participant et peut être partagé avec les autres participants ou le
public.

✔ Le compte rendu de mission qui fait le bilan de fin d’une mission pour

communiquer le travail effectué.

I-5 : le procès-verbal

Souvent abrégé en PV, le procès-verbal est un acte juridique écrit qui relate la
manière officielle et impartiale des faits constatés ou des déclarations faites en
présence d’un ou de plusieurs agents habilités. Il sert de preuve et peut être
utilisé à des fins administratives, juridiques ou judiciaires.

Parmi les plus courants, on trouve :

✔ Procès-verbal de constat qui constate des faits matériels tels qu’un

accident, un vol, une infraction, etc.

✔ Procès-verbal de perquisition qui rend compte d’une perquisition ou des

éléments qui ont été trouvés.

✔ Procès-verbal d’assemblée qui résume les discussions et les décisions

prises lors d’une réunion.

I-6 : les statistiques

Elles font références à des données chiffrées regroupées et présentées de

manière synthétique pour décrire les caractéristique s’un phénomène précis ou
d’une population. Elles permettent de mesurer, d’analyser et d’évaluer
l’évolution des différents indicateurs clés dans un domaine donné.

Nous avons différents types de statistiques :

✔ Les statistiques descriptives qui résument les données d’une manière

simple et concise en utiliser des mesures telles que la moyenne, la

médiane, le mode et les écarts-types.

✔ Les statistiques analytiques qui permettent d’aller plus loin dans

l’analyse des données.

✔ Les taux, les indices et les régressions qui permettent respectivement

d’exprimer une proportion relative, de comparer des valeurs et d’étudier

la relation entre deux ou plusieurs variables.

I-7 : l’instruction

L’instruction est un document interne émanant d’une autorité supérieure qui

s’adresse à ses subordonnés. Elle sert à transmettre des directives, des
informations ou des consignes relatives à l’application d’une loi, d’un
règlement ou d’une politique.

Nous avons deux types d’instructions :

✔ Les instructions permanentes qui définissent des règles générales et

durables qui s’appliquent de manière permanente à l’ensemble des

services ou à un domaine spécifique d’activité.

✔ Les instructions particulières qui concernent une situation particulière

ou un problème ponctuel et cessent d’être applicables une fois la

situation réglée ou le problème résolu.

I-8 : la circulaire
Elle émane d’une autorité supérieure qui s’adresse à ses subordonnés. Elle a
pour objet de transmettre des directives, des informations ou des consignes
relatives à l’application d’une loi, d’un règlement ou d’une politique.

Nous distinguons deux types de circulaires :

✔ Les circulaires interprétatives qui expliquent le sens et la portée d’une

loi, d’un règlement ou d’une politique.

✔ Les circulaires d’application qui définissent les modalités pratiques de

mise en œuvre d’une loi, d’un règlement ou d’une politique.

I-9 : la décision

La décision est un acte juridique unilatéral pris par une administration publique
qui produit des effets juridiques vis-à-vis des administrés. Elle se distingue
d’autres documents administratifs par son caractère exécutoire et sa portée
individuelle.

On distingue deux grandes catégories de décisions administratives :

✔ Les décisions implicites qui sont prises sous la forme d’un silence de

l’administration qui vaut décision.

✔ Les décisions explicites prises sous la forme d’un acte écrit notifié aux

administrés.

I-10 : l’avis

L’avis est le document administratif par lequel une autorité consultative émet
une opinion sur une question juridique ou technique. Il s’agit d’un acte
préparatoire qui n’a pas de valeur juridique contraignante pour l’autorité qui le
sollicite. De ce fait il n’est qu’un élément parmi d’autres que l’autorité
compétente doit prendre en compte pour prendre sa décision.
 I-11 : la lettre

Elle est couramment utilisée pour communiquer entre les administrations et les
administrés ou entre les administrations eux-mêmes. Elle permet de
transmettre des informations, des décisions, des instructions ou des demandes.
Selon leur objet et leur destinataire, nous pouvons citer quelques types de
lettres :

✔ La lettre d’information qui vise à informer les administrés sur un sujet

particulier.

✔ la lettre d’instruction qui vise à donner des instructions aux agents du

service public.

✔ la lettre de décision qui sert à notifier une décision administrative à un

administré

II/ IMPORTANCE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Les documents administratifs jouent un rôle crucial dans la vie
quotidienne des individus et des organisations. Ils sont essentiels pour de
nombreuses raisons. Ils permettent d’établir des faits, de protéger des droits,
de faciliter la prise de décision, d’assurer la transparence, de préserver la
mémoire institutionnelle, etc.

II-1 : Trace écrite

Les documents administratifs fournissent une trace écrite des faits, des
décisions et des transactions. Cela peut être crucial pour résoudre les litiges,
prouver l’identité ou l’admission.

II-2 : Mémoire des évènements

Les documents administratifs constituent une mémoire institutionnelle
précieuse. Ils préservent les connaissances et l’expérience accumulée au fil du
temps, ce qui peut être crucial pour la prise de décision.

II-3 : Preuve dans les procédures

Les documents administratifs peuvent être utilisés comme preuve dans les
procédures administratives et contentieuses. La valeur de ces documents
dépend de plusieurs facteurs tels que la nature du document, les conditions de
forme et de fond du document et la mode de production du document.

II-4 : Outils de référence

Les documents administratifs constituent des outils de référence pour

comprendre le droit et les politiques publiques, pour prendre des décisions
éclairées et évaluer l’action de l’administration.

II-5 : Efficacité

L’efficacité des documents administratifs désigne la capacité de ces documents

à atteindre leurs objectifs de manière satisfaisante.

III/ PRESENTATION D’UN DOCUMENT ADMINISTRATIF

Un document administratif doit se présenter d’une certaine manière au
risque d’être irrecevable et de ne pas pouvoir remplir la fonction attendue.
Pour être digne de foi et « servir et valoir ce que droit », le document
administratif doit présenter certaines caractéristiques générales, formelles et
de contenu.

III-1 : Caractéristiques générales

Quelles que la forme et la manière dont il est présenté, un document
administratif doit respecter les critères qui suivent :

 Validité
Elle est la qualité qui confère au document administratif sa recevabilité
en lui permettant de faire foi. Pour exemple, un acte d’avancement de
promotion à un grade supérieur d’un agent de l’Etat qui n’a pas de numéro
d’enregistrement n’est pas valide. Ce document n’est pas recevable à la
direction des soldes pour une régularisation de sa situation salariale.

 Clarté
Elle est un aspect fondamental du document administratif. Elle pousse à
satisfaire une compréhension facile. C’est pourquoi, il doit être lisible et ne
présenter aucune rature. Dans certains types de document, comme une feuille
de paiement de déplacement, il est possible qu’une mention illisible soit
rectifiée, comme une date d’indication de fin de mission, et une autre mise à
côté, précédée de la mention « Je dis bien » et le cachet de l’autorité apposée
à côté pour authentification de l’auteur la modification.

 Précision et exactitude
Elles ne sauraient faire défaut à un document administratif sans qu’il ne
soit sujet à équivoque. L’administration se fondant sur une compréhension
commune et unique de l’information bannit les imprécisions à quelque niveau
qu’il puisse se situer dans un document. La rédaction administrative ne laisse
pas de brèche à une pluralité d’interprétations. Cependant, il peut arriver pour
certains textes de lois, par exemple, que la légistique le permette.

 Courtoisie
La rédaction d’un document administratif qui s’adresse dans des
circonstances particulières et déterminées doit toujours requérir une certaine
préoccupation quant à l’honneur et la personnalité de son destinateur qu’il ne
faut pas froisser. C’est pourquoi, des mots manquant de pudeur ou pouvant
vexés sont particulièrement à éviter quel que soit par ailleurs l’autorité que le
destinateur a sur le destinataire. De fait, le supérieur hiérarchique ne peut pas
se permettre d’être irrévérencieux à l’endroit de son subalterne administratif. Il
existe même des formules consacrées pour manifester cette nécessité de
courtoisie administrative.

 Respect de la hiérarchie
Dans le cas d’une requête ou d’une demande adressée à un supérieur
hiérarchique ou à une quelconque autorité administrative, cette courtoisie est
fortement exigée. Le respect de l’autorité est la marque indélébile de toute
administration et par conséquent, les documents de saisine, comme les lettres
de réclamation quelles que soient les circonstances doivent être frappés du
sceau de ce respect indiscutable.

III-2 : Caractéristiques formelles

 Composantes de l’entête
 Disposition des paragraphes
 Interlignes
 Police
 Taille
 Marges
III-3 : Caractéristiques du Contenu
 Cohérence
 Cohésion
 Concision de l’information
 Correction
IV/ MENTIONS OBLIGATOIRES
IV-1 : Appellation de l’Etat et de la devise
IV-2 : Timbre
IV-3 : Lieu et date
 IV-4 : Suscription ou réclame
IV-5 : Numéro d’enregistrement
IV-6 : Objet
IV-7 : Initiales du rédacteur ou du dactylographe
IV-8 : Signature précédée de l’attache du signataire

CONCLUSION