REDACTION ADMINISTRATIVE

Guide pratique

Chargé de Cours

SANOU Amédée Pierre

Administrateur scolaire et universitaire

Tél (00223) 78 85 95 12 / 65 15 14 34

Email : [email protected]

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 TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION
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I - LES EXIGENCES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
....................................................................................................................................................
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1°). Maîtriser la langue support
....................................................................................................................................................
6
2°). Maîtriser le style administratif
....................................................................................................................................................
6
3°)- Maîtriser le sujet traité
....................................................................................................................................................
6
II - LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
....................................................................................................................................................
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1°)- Les locutions verbales introductives
....................................................................................................................................................
8
2°)- Les locutions verbales d’exposition ou de discussion
....................................................................................................................................................
8
3°)- Les locutions de conclusion
....................................................................................................................................................
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III - LE STYLE AMDINISTRATIF
....................................................................................................................................................
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A. LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DU STYLE ADMINISTRATIF
....................................................................................................................................................
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1°)- La définition du style administratif
....................................................................................................................................................
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2°)- La concordance entre le sens et l’expression
....................................................................................................................................................
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3°)- L’observation et la sélection des impressions
....................................................................................................................................................
12
4°)- L’importance de l’exercice et de la lecture
....................................................................................................................................................
13
5°)- La préparation de la rédaction
....................................................................................................................................................
13
B. LES PRINCIPALES QUALITES OU CARACTERISTIQUES DU STYLE
ADMINISTRATIF
....................................................................................................................................................
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1. La dignité
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2. Le respect de la hiérarchie
....................................................................................................................................................
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3. La responsabilité
....................................................................................................................................................
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4. L’objectivité
....................................................................................................................................................
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5. La courtoisie
....................................................................................................................................................
20

3
6. La prudence
....................................................................................................................................................
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7. La précision et l’exactitude
....................................................................................................................................................
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8. L’homogénéité
....................................................................................................................................................
23
9. La simplicité
....................................................................................................................................................
24
10. La clarté
....................................................................................................................................................
24
11. La concision
....................................................................................................................................................
24
C. LES CARACTERES COMMUNS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
....................................................................................................................................................
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1. Le timbre
....................................................................................................................................................
25
2. Les armoiries de la République
....................................................................................................................................................
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3. Le numéro d’enregistrement
....................................................................................................................................................
27
4. Le lieu et la date
....................................................................................................................................................
27
5. L’objet et la référence
....................................................................................................................................................
28
4
6. La suscription ou réclame
....................................................................................................................................................
28
7. La signature
....................................................................................................................................................
31
8. Le sceau
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33
D. LES MENTIONS OCCASIONNELLES
....................................................................................................................................................
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1. La mention « Pièces jointes »
....................................................................................................................................................
34
2. Les ampliations
....................................................................................................................................................
34
E. LES MENTIONS CIRCONSTANCIELLES A CARACTERE EXCEPTIONNEL
....................................................................................................................................................
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1. Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire
....................................................................................................................................................
35
2. Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance
....................................................................................................................................................
35
3. Les mentions relatives à l’acheminement postal
....................................................................................................................................................
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IV. LES PRINCIPAUX TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
COURANTS
....................................................................................................................................................
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5
A. LA LETTRE
....................................................................................................................................................
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1. La définition et les différentes sortes de lettres administratives
....................................................................................................................................................
38
2. La lettre administrative à forme personnelle ou lettre privée
....................................................................................................................................................
38
3. La lettre administrative (lettre entre services)
....................................................................................................................................................
42
B. DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AUTRES QUE LA LETTRE
....................................................................................................................................................
44
1. Les documents administratifs de transmission
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44
1.1. Le bordereau d’envoi
....................................................................................................................................................
44
1.2. Le soit transmis
....................................................................................................................................................
47
2. Les documents d’étude
....................................................................................................................................................
48
2.1. Le compte rendu
....................................................................................................................................................
48
2.2. Le procès verbal (PV)
....................................................................................................................................................
50
2.3. Le rapport
....................................................................................................................................................
52
6
2.4. La note
....................................................................................................................................................
54
3. Les documents d’injonction ou d’instruction
....................................................................................................................................................
55
3.1. La note de service
....................................................................................................................................................
55
3.2. La circulaire
....................................................................................................................................................
55
3.3. L’instruction
....................................................................................................................................................
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3.4. La décision
....................................................................................................................................................
57
3.5. Le certificat
....................................................................................................................................................
57
3.6. L’ordre de mission
....................................................................................................................................................
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4. Les documents d’information
....................................................................................................................................................
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4.1. La convocation ou l’avis de réunion
....................................................................................................................................................
59
4.2. L’avis et le communiqué
....................................................................................................................................................
59
V. LA HIERARCHIE DES NORMES
....................................................................................................................................................
63
7
5.1. La chronologie des normes juridiques
....................................................................................................................................................
63
5.2. Les autorités habilitées à prendre les actes juridiques
....................................................................................................................................................
65
VI. L’ACHEMINEMENT DES CORRESPONDANCES
....................................................................................................................................................
67
6.1. LA MANUTENTION ET LE CLASSEMENT DES CORRESPONDANCES
....................................................................................................................................................
67
6.1.1. La réception du courrier
....................................................................................................................................................
67
6.1.2. L’expédition du courrier
....................................................................................................................................................
68
6.2. L’ACHEMINEMENT DU COURRIER
....................................................................................................................................................
69

6.3. LE SECRET DES CORRESPONDANCES

....................................................................................................................................................
69

6.4. L’INVIOLABILITE DES CORRESPONDANCES

....................................................................................................................................................
70

6.5. LA PROPRIETE DES LETTRES

....................................................................................................................................................
70

6.6. LA CORRESPONDANCE TELEPHONIQUE

....................................................................................................................................................
70

8
6.7. LE COURRIER ELECTRONIQUE
....................................................................................................................................................
71

ANNEXE
....................................................................................................................................................
72

INTRODUCTION

De nos jours, l’administration dispose de différents moyens de communication pour

transmettre l’information et véhiculer son message. Mais le moyen le plus usité demeure
par excellence l’expression écrite que l’on désigne couramment par la rédaction
administrative qui ne diffère de la rédaction en général que par l’emploi de certaines
expressions, de certaines formules et de certaines règles de présentation.
La rédaction administrative obéit cependant à des principes, des méthodes, des règles de
forme et de fond dont le respect est indispensable.

9
Plus concrètement, elle peut être définie comme l’art de formuler par écrit une pensée dans
un domaine spécifique qui relève de la théorie et de la pratique administrative. Il faut
souligner toutefois, qu’elle est essentiellement un art pratique universel, auquel les
administrés et l’Etat ont recours pour exprimer un souhait, articuler une requête, dresser
le cadre d’une action, avec une définition des moyens de sa réussite.
La rédaction administrative est perçue également comme le langage des administrations
et de leurs usagers. Dans tous les cas, elle a son langage propre différent de tous les mots
et formules fétiches des trottoirs, des salons de littérature et du cœur.
Au fil du temps, l’administration a secrété des habitudes, des expressions, des formules,
des pratiques, des modèles pour sa propre gestion, mais aussi pour éduquer l’usager du
service et imposer une certaine image d’elle-même. Cet ensemble est le style administratif.
S’il existe bien un style propre à l’administration "moderne", celui ci s’est construit au fil
du temps avec la constitution progressive d’une fonction publique autonome au centre des
diverses branches d’activités.
Il y a incontestablement un style administratif puisque l’administration a et aura
généralement « une manière particulière d’écrire et d’exprimer sa pensée ».
Mais, l’apprentissage de l’art de rédiger se fait maintenant de moins en moins pour des
raisons multiples qui tiennent d’abord à certaines carences de l’enseignement primaire et
secondaire.
Les services administratifs accueillent souvent un personnel dont la formation laisse à
désirer. L'époque des vieux chefs de bureau trop attentifs à la prose de leurs jeunes
collaborateurs est révolue. Bien qu’immuable dans sa substance, l’administration est,
comme tout le monde, pressée dans son comportement.

Il y a donc lieu de reconsidérer la situation actuelle du style administratif en vue de

sauvegarder ce qui mérite de l’être, de promouvoir une évolution souhaitable des habitudes
rédactionnelles des bureaux et d’en éliminer, si faire se peut, les mauvaises.
Ce style administratif peut être bon, passable ou médiocre. La qualité relève directement
de la qualité intellectuelle, du degré de formation de ceux qui l’utilisent. Puisque le style est
de l’homme même, sa qualité, sa spécification sont naturellement proportionnelles au
degré de personnalité du rédacteur. Plus cette personnalité est affirmée, plus elle sera en
mesure de discriminer dans l’armement linguistique légué par la tradition et les précédents
ce qu’il convient d’en conserver.
Le style est également conditionné par le système de prise de décision de l’administration,
qui implique une " validation "de la rédaction d’origine, à chaque étape et à tous les
échelons de la chaîne administrative. C’est ainsi qu’une note rédigée initialement par
10
l'agent de base, va connaître toute une série de modifications en franchissant les différents
niveaux hiérarchiques jusqu’au directeur, voire jusqu’au ministre.
L’objet de ce module est de renforcer les capacités professionnelles des agents
des catégories A et B2 de la Fonction publique des Collectivités Territoriales
en matière de rédaction administrative.
Il s’articulera autour des points ci-après :
- les exigences de la rédaction administrative ;
- le vocabulaire administratif ;
- le style administratif ;
- les principaux documents administratifs ;
- l’acheminement des correspondances.

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I - LES EXIGENCES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE :
La rédaction administrative exige toujours la réalisation de trois conditions essentielles :
1°). Maîtrise de la langue support :
C’est la première des conditions. En effet, l’idée se transmet par l’expression écrite ou
parlée appelée parole. Celle-ci doit être fidèle à l’idée qu’elle extériorise. Elle doit être par
conséquent exigeante dans le choix des mots, dans leur combinaison, leur agencement.
Pour bien s’exprimer le rédacteur doit avoir un vocabulaire riche et une connaissance
parfaite de la grammaire de la langue support. Chaque idée doit être traduite avec
précision au moyen de termes triés dans la gamme de mots disponibles. Le stock verbal
mémorisé par le rédacteur doit être suffisamment dense et judicieusement exploité. Un
bon niveau de rédaction administrative s’acquiert, se maintient et s’améliore par la lecture
et l’exercice pratique. Un bon rédacteur travaille toujours avec un livre de grammaire et un
dictionnaire.
2°)- Maîtrise du style administratif :
Comme la justice, l’Administration a son propre langage. Au-delà de l’expression, le style
administratif est caractérisé par un ensemble de mots, de formules, de méthodes, de
procédures, de principes voire une certaine éthique consacrée quotidiennement par
l’Administration pour gérer ses activités à travers ses rapports internes et externes. Une
bonne connaissance de la langue d’usage est par elle seule insuffisante. Le rédacteur
d’Administration doit se défaire des autres styles littéraires, judiciaires, académiques, etc…
par l’utilisation des préférences et des modèles de l’Administration. Pour réussir, il doit
adopter la philosophie de l’Administration en la matière.
3°)- Maîtrise du sujet traité :
Quand le sujet est simple et ne réclame pas un long développement, la rédaction est par
conséquent facile. « Exemple : une demande de congé annuel ou de parcelle à usage
d’habitation ».
Si a u contraire, pour la compréhension du destinataire ou du fait de la complexité du
sujet, le rédacteur est appelé à donner des explications ou une série d’informations ou
encore qu’il soit invité à des suggestions pour la solution d’un problème traité, la rédaction
sera composée en autant de parties qu’elle renferme d’idées majeures. Le rédacteur devra
alors dans une première phase noter au fur et à mesure qu’elles se présentent toutes les
idées. Puis il procédera à leur tri, et les classera par ordre d’importance croissante.
Dans une seconde phase, il passera à l’exécution du plan qui comprendra nécessairement
une introduction, un développement et une conclusion de la réflexion.

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II - LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF :
Il est évident qu’en raison des impératifs qui pèsent sur elle, et en raison de sa
spécialisation, la rédaction administrative fait appel à un certain nombre de mots ou de
formules qui reviennent plus souvent que d’autres. Leur utilisation facilite la tâche du
rédacteur.
1°)- Les locutions verbales introductives :
Comme leur nom indique, ces locutions ne doivent être employées que dans l’introduction.
En voici quelques unes :
« Appeler, attirer l’attention sur ……. », « Etre entretenu de… », « être saisi de….. »,
« être signalé que…. », « être (tenu) informé de… », etc.
On écrira par exemple :
« J’ai l’honneur d’appeler, d’attirer votre attention sur…. »
« J’ai l’honneur de vous informer de…, de vous faire connaître que…. »,
« J’ai été saisi par tel service d’une question relative à…. »,
« Il m’a été signalé que……… »
Ces formules s’emploient souvent avec des références :
Exemples :

« Par lettre en date du ……citée en référence, vous avez bien voulu me faire part de… »,

« Par communication téléphonique du …… »

« Me référant à votre lettre du 20 octobre…. »

« En réponse à votre lettre du…………. »

« Par lettre visée, citée, rappelée en référence…. »

2°)- Les locutions verbales d’exposition ou de discussion :

Ces locutions sont d’un usage constant dans la rédaction administrative et servent pour la
plupart à exposer le sujet, à analyser et à marquer les points essentiels du développement.

2.1. Les verbes suivants permettent de conférer à la phrase administrative une certaine
autorité qui exclut l’incertitude d’interprétation : «ajouter, confirmer, considérer,
constater, noter, observer, préciser, signaler, souligner, etc. ».

Il sont le plus souvent introduits par les expressions suivantes : « se permettre de…, croire
ou estimer devoir…., ne pouvoir que….., etc.».

Exemples :

13
« Je me permets de vous signaler, d’attirer, votre attention sur la gravité de la situation
dans la localité de…..après les inondations du …… »

« Je crois devoir souligner l’obligation du port du badge pour tous. »

« Je ne puis que préciser à nouveau… ».

2.2. La rédaction comporte également des formules plus ou moins directes tendant à
prévenir certains arguments et à adapter la rédaction à la souplesse et à la prudence de la
pensée.

Ces formules sont les suivantes :

« prendre note de…., être appelé, conduit, amené à…., il est entendu que…., il n’est pas
douteux que…., il n’est pas question de..., que….., il n’est pas exclu que…., ne pas douter
que…., ne pas ignorer que…., je ne suis pas sans savoir, sans connaître…., ne pas manquer
de…., ne pas perdre de vue…., ne pas sous-estimer…etc. ».

On dira par exemple :

« J’ai pris bonne note de votre requête……………….. »

« Je ne doute pas que vous agissez en ce sens………. »

« Il ne m’échappe pas que……………………………….. »

« Je ne manquerai pas de solliciter votre avis………………. ».

2.3. Certaines locutions indépendantes du reste de la phrase rendent le style élégant et

permettent de mesurer l’argumentation avec un esprit conséquent. Ce sont :

« A cet effet……, En effet……, A ce sujet….., A propos…………, En d’autres termes…, En

fait….., En particulier…, Notamment….., Nonobstant…., En principe….., En outre….., De
surcroît…., Au demeurant….., Somme toute….., Du reste…., Au surplus……, etc. ».

REMARQUE : L’expression « Sans doute », placée en début de phrase signifie

incontestablement, avec certitude.

Exemple : Sans doute, il arrivera par le train de 17 heures.

Mais placée au milieu de la phrase, l’expression « Sans doute » signifie : éventuellement,

probablement.

14
2.4. Il existe des locutions qui ont pour rôle d’indiquer les étapes de l’exposé et d’en élargir
la présentation. Ce sont :

« Tout d’abord……, En premier lieu…, En second lieu…., Pour terminer…., En

conclusion…., En définitive…, En résumé…., etc. ».

Pour marquer la transition, on utilisera les expressions suivantes : « D’une part…, D’autre
part…, Ensuite…., Par ailleurs…, En revanche….., etc. »

Exemple : Les résultats scolaires ont été bons en secrétariat de direction, en revanche, ils
l’ont moins été en comptabilité.

Certaines locutions ont le caractère commun d’apporter une précision d’ordre temporel. Ce
sont :

« Au fur et à mesure…, Dès maintenant…, D’ores et déjà…, Sans délai…., Sans tarder…,
Séance tenante…, etc. »

D’autres servent à étendre la portée.

« Eu égard à…, A tous égard…, En tout état de cause…, En tout cas…, D’une manière
générale…, D’une façon générale…, etc. »

Exemple :

Je veux (voudrais) qu’en tout état de cause, qu’il me soit rendu compte.

3°)- Les locutions de conclusion :

Elles expriment le désir du rédacteur, qui suggère des solutions ou donne des ordres en
manifestant le pouvoir décisoire de l’administration et qui, partant constituent
généralement l’élément déterminant des documents administratifs. Ce sont :

« Bref.., Enfin.., Aussi…, Dans ces conditions…., En définitive…, En résumé…., Attacher de

l’intérêt à…, tenir la main à…., Etre obligé de…, Etre reconnaissant de…, etc. »

Exemple : Aussi, je vous serais reconnaissant de bien vouloir examiner favorablement cette
requête.

15
III - LE STYLE AMDINISTRATIF :

A. LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DU STYLE ADMINISTRATIF

1°)- La définition du style administratif :

Le style administratif se définit comme étant la manière d’exprimer ses idées et ses
pensées, de les présenter par l’intermédiaire de l’écriture ou du langage. Il permet de situer
l’homme, car sa spécificité et sa qualité sont proportionnelles au degré de personnalité du
rédacteur. A cet effet, Buffon disait : « le style est l’homme même ».

Un style vulgaire est donc le fait d’une personne médiocre et un style compliqué l’indice
d’un esprit confus. L’homme en améliorant son style, améliore le fonctionnement de son
esprit et accroît l’efficacité de son action.

2°)- La concordance entre le sens et l’expression :

L’idée n’existe pas en dehors de la forme que le langage lui prête. En effet, l’expression doit
être liée à l’idée. Cette concordance entre le sens et l’expression est donc la condition
essentielle de la durée de toute œuvre. Il importe d’en comprendre la nécessité.

3°)- L’observation et la sélection des impressions :

Comme précédemment annoncé, la condition première de la rédaction, c’est d’avoir

quelque chose à dire comme l’affirmait le philosophe allemand Goëthe.
Boileau ne disait-il pas :
« Avant donc d’écrire, apprenez à penser.
Selon que notre idée est plus nette ou moins obscure
L’expression la suit ou moins nette, ou plus pure.
Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement
Et les mots, pour le dire, arrivent aisément ».
Quand l’esprit perçoit, le cœur imagine ce qui peut intéresser ou émouvoir le destinataire
ou même le lecteur d’une correspondance.
Il s’agit donc, au départ, d’avoir une parfaite connaissance du dossier, une idée nette des
réponses à y apporter.
4°)- L’importance de l’exercice et de la lecture :

C’est par l’exercice que s’obtient la facilité d’exécution. Ainsi donc, la facilité d’écrire
s’acquiert en écrivant beaucoup et en s’efforçant de rédiger des textes avec soin, de se relire

16
et de se corriger sans faiblesse et sans paresse. A cet effet, la lecture est le seul remède qui
puisse combattre l’insuffisance des idées.

5°)- La préparation de la rédaction :

5.1. La connaissance du sujet :

On ne se lance pas dans une rédaction sans travail préalable, sans réflexion et sans revenir
souvent sur ce que l’on a écrit. Les meilleures improvisations sont, celles que l’on a
longuement préparées.

Le premier travail et le plus nécessaire avant d’aborder une rédaction est d’avoir une
parfaite connaissance du sujet, une idée nette des réponses à y apporter, ou plus
généralement, de la suite à y donner.

5.2. L’établissement du plan :

C’est un travail essentiel, car c’est de lui que découlent en grande partie la valeur et la
portée de tout écrit.

Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet ou développement et

une conclusion.

5.2.1. L’introduction :

L’introduction va du général au particulier. Elle a pour but de préparer et de prévenir le

lecteur de ce qui va suivre en quelques phrases. Elle est d’une importance particulière, car
elle doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables (date des
correspondances antérieures, objet des correspondances, etc.). L’introduction doit être
brève, claire, précise. Ce qui n’est pas utile à la bonne compréhension doit être éliminé. La
fin de l’introduction doit être liée au corps par une phrase de transition.

5.2.2. Le corps du sujet ou développement :

Il comportera deux ou plusieurs parties. Mais le plan à deux parties est le mieux indiqué.
La première partie sera généralement un exposé, la seconde une discussion aboutissant à
la conclusion. C’est qu’on exprime par la formule « thèse, antithèse et synthèse ». Il faut
également, dans la rédaction du corps du sujet, mettre en application les deux principes
suivants :

- l’équilibre entre les diverses parties du corps du sujet devra être assuré ;

17
 - il convient de ne jamais oublier la loi de l’intérêt croissant, en présentant d’abord
les faits ou les arguments les moins importants pour terminer par les plus décisifs ;

- enfin on prendra soin que la fin de la dernière partie soit liée à la conclusion par
une phrase de transition.

5.2.3. La conclusion :

Comme l’introduction, elle doit être brève. Elle reprendra en quelques phrases l’essentiel
de ce qui aura été exposé. On insistera particulièrement sur les conséquences qui doivent
se dégager de notre argumentation. Contrairement à l’introduction, la conclusion va du
particulier au général, c'est-à-dire qu’elle ouvre le débat.

Enfin, la rédaction de la conclusion sera l’objet des soins les plus attentifs tant en ce qui
concerne la forme que le fond

B. LES PRINCIPALES QUALITES OU CARACTERISTIQUES DU STYLE

ADMINISTRATIF
Les exigences du style administratif sont liées au rôle dévolu à l’administration. Le mot
administration veut dire action d’administrer. Administrer vient du mot latin
administrare, qui signifie servir, aider, fournir, procurer, diriger. D’après Gérard
CORNU dans son vocabulaire juridique (7ème Edition, PUF, 2005) l’administration peut
avoir un double sens :

- elle peut désigner la fonction de l’Etat qui consiste, sous l’autorité du

gouvernement, à assurer l’exécution des lois et le fonctionnement des services
publics ;

- Elle peut aussi constituer l’ensemble des services et des agents groupés sous
l’autorité des ministres ou placés sous même la direction pour l’exécution d’une
tâche administrative déterminée (administration de l’éducation, administration de
l’équipement par exemple, etc.)

Au Mali, l’administration a été circonscrite par la loi 98-012 du 19 janvier 1998 régissant
les relations entre l'administration et les usagers des services publics. Aux termes de
l’article 3 de cette loi « l'Administration comprend :

- les services de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics;

- les organismes exerçant une mission de service public ».

18
Cet article a été clarifié par les articles 2 et 3 du décret n03-580/P-RM du 30 décembre
2003 fixant les modalités d'application de la loi régissant les relations entre
l'administration et les usagers des services publics.

L’administration est, donc, l’ensemble des services et des agents chargés d’assurer la
marche des services publics. Elle est investie d’une mission d’intérêt général et comporte à
cet effet, deux notions essentielles : la puissance publique et le service public.

Son style porte la marque de son autorité et de sa continuité ainsi que la considération due
aux citoyens. En effet, c’est parce qu’elle représente l’Etat que l’administration a le devoir
de s’exprimer correctement :

- du point de vue grammatical ;

- du point de vue de la clarté et de la précision puisqu’elle doit être comprise de tous

et pour éviter les graves inconvénients qui pourraient résulter d’un mauvais choix
des termes ;

- du point de vue courtoisie et simplicité car les services administratifs sont non
seulement au service de l’Etat, mais aussi au service des citoyens.
Enfin, le style administratif se distingue des autres styles par différentes caractéristiques
ou qualités qui se dégagent de la lecture des documents administratifs. Il s’agit de :

1°) La dignité :

La nature de l’administration, sa mission de service public qui le place au dessus des

intérêts particuliers, les attributions de puissance publique dont elle est revêtue, lui
imposent de manifester cette dignité particulière de l’Etat dont elle émane. Ce souci de
dignité se traduira par la politesse et la courtoisie, mais également par un langage
respectueux des règles grammaticales et de vocabulaire.

Ainsi, donc, il ne doit pas y avoir :

- de vulgarité, de formules reprises du langage familier ou populaire ;

- de tournures grammaticales douteuses ;

- d’à peu près ;

- de négligence.

La dignité se traduit également par la considération que l’on manifeste à son interlocuteur
dans la façon de s’adresser à lui.

19
2°) Le respect de la hiérarchie :

L’organisation de l’administration se fonde sur la hiérarchie ou des liens fonctionnels. Les

diverses autorités qui la composent se trouvent les unes par rapport aux autres dans des
liens de subordination ou fonctionnels sans lesquels le fonctionnement de l’administration
serait impossible. Ce respect de la hiérarchie se traduit dans les écrits par des nuances et
des tournures dans la formulation qui ont valeur de symboles.

Ainsi, certaines expressions, certains termes ne sont utilisés que par le supérieur
s’adressant au subordonné, d’autres sont réservés au subordonné s’adressant à son
supérieur.

Certaines tournures seront également employées entre égaux ou par le supérieur lorsque
celui-ci ne veut pas faire ressentir la supériorité de sa position.

En résumé, au sein de l’administration, il y a donc :

- une autorité hiérarchique, qui s’exerce du haut vers le bas ;

- une subordination hiérarchique, qui s’exerce du bas vers le haut.

Voici quelques exemples précis des tournures et nuances exprimant le respect de la

hiérarchie dans la correspondance :

Le supérieur (informe.., fait remarquer à.., fait savoir à.., fait observer à.., fait connaitre à..,
demande à…, engage…, ordonne…, convie…, enjoint à…, prescrit à…, etc.) son subordonné.

Exemples :

« J’ai l’honneur de vous faire connaître (faire savoir), qu’une réunion aura lieu le…, à
laquelle vous êtes conviés » ;

« Je vous engage à faire preuve de plus de…. »

« Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7 heures 30 mn ».

Le subordonné (rend compte à…, expose à…, sollicite de…, est reconnaissant à…, propose
à…, suggère à…, croit utile de signaler à… etc.) son supérieur

Exemples :

« J’ai l’honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission » ;

« J’ai l’honneur de vous exposer les motifs… »

« J’ai l’honneur de solliciter l’autorisation de…… »

20
Le supérieur demande, (prie) à son subordonné de vouloir bien….

Exemple : « Je vous prie de vouloir bien me transmettre….

Le subordonné prie son supérieur de bien vouloir..

Exemple : « Je vous saurais gré de bien vouloir, m’accorder l’autorisation de…

Le supérieur prie le subordonné de recevoir l’assurance…,

Exemple : « Je vous prie de recevoir l’assurance de ma considération distinguée »

Le subordonné prie le supérieur d’agréer, l’expression…

Exemple : « Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments

respectueux. »

Le supérieur attache le plus grand prix à.., attache le plus grand intérêt à…,
demande de veiller à.

Exemple : « J’attache de l’intérêt, aux résultats de cette campagne.. »

A retenir dans tous les cas que le subordonné propose et le supérieur dispose, ou
décide d’où l’emploi fréquent du conditionnel qui réserve la faculté de décision à l’autorité
la plus élevée.

3°) La responsabilité :

La responsabilité est un principe cher à l’administration. Les actes administratifs sont

signés exclusivement par les plus hautes autorités des services (Ministre, Directeurs, les
responsables des organes d’exécution des collectivités territoriales, etc.) dont l’identité doit
être parfaitement connue.

Aussi, dans les structures administratives, il faut rendre chaque agent responsable de ses
actes et donc de ses écrits.

L’autorité signataire d’un document endosse la responsabilité de son contenu même si elle
n’en est pas l’auteur.

Ce souci de la responsabilité se manifeste par le refus de l’anonymat. Toute signature sera

suivie des prénom et nom du signataire et précédée de la mention de la qualité de celui-ci
et éventuellement de la délégation qui l’habilite.

21
L’emploi du pronom indéfini « On » sera proscrit dans les correspondances. Par contre
l’emploi de la première personne du singulier y sera de rigueur.

Exemple : «Je vous informe… ; j’ai l’honneur…etc.

Le pluriel de majesté est également employé dans les écrits de l’administration. Il est
réservé à des actes d’une particulière importance aux dispositifs desquels on veut donner
une solennité particulière.

Exemple : « Nous, Maire de la Commune Rurale de Zangasso, avons arrêté…. »

« Nous, Maire de la Commune Rurale de Konséguela, arrêtons,…. »

Remarque :

Il est contraire à la courtoisie de mettre nominativement en cause dans les écrits des
personnes étrangères à l’administration. Un tel procédé serait une fuite de responsabilité.
Si donc vous voulez faire état dans une lettre, dans un document de renseignement qu’une
personne vous a rapporté, vous utiliserez les formules suivantes :

« Mon attention a été appelée sur ……. Et non Ousmane m’a appelé mon attention sur……»

« Il m’a été indiqué…. et non telle personne m’a indiqué que…. »

« J’ai été saisi…. »

« Il m’a été rendu compte… »

4°) L’objectivité :

L’objectivité est une caractéristique profonde du style administratif. En effet,

l’administration est au service du bien public et donc de l’intérêt général.

Elle se doit en conséquence d’être impartiale et objective, ce qui explique le rejet dans la
rédaction de toutes les expressions à caractère subjectif, arbitraire ou émotionnel.

Exemple :

On doit écrire : « A notre avis, il serait souhaitable que…., au lieu de A mon avis, je crois
qu’il faut… ».

Les réactions et considérations subjectives n’ont pas de place dans la rédaction

administrative pour trois raisons fondamentales :

22
 - le plus souvent le rédacteur d’un document administratif n’en est pas le signataire.
Il écrit au nom et pour le compte d’un chef (Ministre, Directeur, haut fonctionnaire,
maire, Président du Conseil de Cercle, Président de l’Assemblée Régionale, etc.)
bénéficiant d’un pouvoir ou d’une délégation de signature ;

- la fonction elle-même est indépendante de la personne qui l’exerce. Elle est toujours
antérieure à cette personne et sera postérieure à sa présence temporaire à un poste
officiel donné ;

- le style administratif est l’expression de la continuité du service public. Ce qui

explique qu’en dépit de la succession des générations d’administrateurs, de cadres,
ce style conserve son unité de ton avec l’absence de passion et de violence verbale,
et, enfin, sa neutralité.

5°) La courtoisie :

L’objectivité a pour conséquence la courtoisie. L’administration n’est pas une fin en soi,
elle est au service de l’intérêt général et donc des administrés, qu’elle a le devoir et la
charge de satisfaire les besoins dans le cadre des lois et règlements.

Outre la satisfaction des besoins, l’administration doit la courtoisie aux administrés qui
sont tous des citoyens dignes de respect. Cette courtoisie s’applique aussi entre les services
où elle se manifeste déjà par le respect des nuances hiérarchiques.

En conséquence, les qualificatifs désagréables et péjoratifs n’ont aucune place dans les
documents administratifs. Ainsi donc, l’écrit administratif évitera les expressions
désobligeantes, injurieuses, les appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité ou
l’amour propre de celui qui en est l’objet.

Exemples d’expressions à éviter : « idiot, absurde, stupide, insensé, etc.. ». Elles

seront remplacées par les formules suivantes :

« Il me paraît regrettable, de constater que votre méthode de travail laisse à

désirer ».

De surcroît, l’administration demeurera polie même dans le refus, c'est-à-dire quand elle
se trouve dans l’impossibilité de satisfaire à certaines requêtes.

Exemple :

23
« Il ne m’a été possible dans les circonstances actuelles de répondre favorablement
à votre requête ».

6°) La prudence :

Le style administratif doit être également prudent. Cette qualité est inséparable du sens de
responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie. En effet, les appréciations avancées par
un fonctionnaire ne devront pas être absolues car une affirmation faite aujourd’hui peut
être infirmée ou démentie du jour au lendemain. La plus grande réserve s’impose, donc,
car :

- l’écrit administratif engage la responsabilité de toute l’administration ;

- toute faute, erreur ou négligence révélée dans un écrit est imputée par le public à
l’ensemble de l’administration.

A cet effet, il est toujours préférable de s’exprimer au conditionnel.

Par exemple au lieu de dire :

« Il faut que le système d’éducation au Mali soit orienté vers l’éclosion des initiatives
privées »,

Il vaut mieux de dire :

« Il serait souhaitable que le système d’éducation au Mali soit orienté vers l’éclosion des
initiatives privées ».

Les formules suivantes seront utilisées pour marquer la prudence :

- à mon avis ;

- en ce qui me concerne ;

- pour ma part ;

- il me semble ;

- d’une manière générale ;

- en tout état de cause ;

- sous réserve que ;

- sans préjudice ;
24
 - notamment ;

- à cet égard ;

- Etc.

7°) La précision et l’exactitude :

Ces qualités sont nécessaires à un document. En effet, un document administratif est un

document de travail qui doit être compris de la même manière par tous les lecteurs, qui ne
doivent pas avoir d’hésitation pour en appliquer les dispositions ou en tirer les
conséquences.

Sont obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier un document et de retrouver

ses antécédents (date, n° d’enregistrement, objet, références, identité des signataires et du
destinataire).

On évitera les sigles obscurs pour le non –initié. On y aura recours qu’après avoir utilisé
une première fois l’appellation complète en toutes lettres dans le même document.

Exemple : Bamako, le 04 mars 2009 au lieu de BKO, le 04/03/09.

Par ailleurs, le rédacteur doit être précis le plus possible chaque fois qu’il a l’information à
sa portée. Une référence, si elle est disponible, est même indispensable. Elle doit être
donnée en termes précis, le rédacteur doit épargner son correspondant de recherches
afférentes à son écrit chaque fois qu’il peut le faire. Au lieu d’écrire « j’ai exécuté vos
instructions du 13 du mois courant », il écrira « j’ai exécuté vos instructions du 13 Avril
2009 ».

Il n’écrira pas « comme suite à votre lettre du mois dernier relative à… ». Il écrira comme
suite à votre lettre n°08/CK du 20 Février 2009 relative à… ». Quand il peut fournir les
références utiles, celles-ci doivent être complètement données pour une identification
certaine du document

8°) L’homogénéité :

Elle va de paire avec la responsabilité dans les correspondances adressées à des services
publics ou à des tiers. Le signataire s’exprime toujours à la première personne du singulier.
Il désignera son interlocuteur à la deuxième personne du pluriel.

L’emploi de « je » sera donc fréquent car il marquera l’unité du pouvoir de décision et la

responsabilité assumée par le signataire au nom de l’administration.

25
En résumé, on peut dire que chacune des qualités de l’écrit administratif que nous venons
de présenter a une justification précise. Elles sont nées du service et se sont affirmées par
une longue pratique. Elles deviennent donc des normes de rédaction qui s’imposent à tout
rédacteur administratif.

9°) La simplicité :

Un texte administratif doit être accessible à tous. Pour ce faire, le rédacteur doit éviter les
mots difficiles ou académiques dont le sens échappe au profane. Il doit si possible puiser
dans le vocabulaire courant mais non vulgaire, le rédacteur ne doit jamais oublier que
l’administration n’est pas faite que des cadres supérieurs et que son écrit sera très
probablement soumis à la compréhension d’agents de niveau culturel bas qui n’auront
pour seul recours que le texte lui-même. Celui-ci doit par conséquent être simple mais non
médiocre. Au lieu de dire « Fagocyté par les tiens… », il dira « neutralisé par les tiens ».

10°) La clarté :

La clé de la compréhension d’un texte est sa clarté. L’idée doit être transcrite sans
ambiguïté. Mais au préalable celle-ci doit être bien conçue et achevée avant d’être livrée au
langage. Une idée même bien conçue, mais inachevée, est mal exprimée, mal comprise et
mal exécutée. Les conséquences sont généralement l’effet inattendu.

11°) La concision :

La rédaction administrative est différente de la littérature. Le rédacteur doit se limiter à

libérer tout juste l’information attendue, mais doit la libérer entièrement. Les explications
d’approche et les justifications ne doivent pas étouffer l’essentiel dans la rédaction. Elles
seront réduites à leur plus simple expression. La substance du texte devra être dite sans
passion. Il n’est pas demandé au rédacteur d’un texte administratif de recourir à ses élans
poétiques ou religieux pour assurer son texte. Celui-ci doit dire l’essentiel et rien de plus.
Un bon texte administratif n’est pas obligatoirement long quelque soit l’importance du
sujet.

C. LES CARACTERES COMMUNS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

26
Les correspondances de l’administration obéissent à des règles particulières et précises.
Elles se présentent suivant des formes différentes selon qu’il s’agit de la simple note ou
d’un acte administratif.

1. Le timbre :

Le timbre est la mention d’identification du service émetteur du document. Il figure en

haut et à gauche de la page et doit indiquer avec précision l’origine du document. Il doit
respecter la hiérarchie des services. Il sera donc plus ou moins complexe selon la position
dans la hiérarchie du service émetteur.

Exemple :

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE

ET DES COLLECTIVITES LOCALES
_______________________________________________________
DIRECTION NATIONALE DES COLLECTIVITES
TERRITORIALES
______________________________________________________
DIVISION ELUS LOCAUX ET PERSONNEL
____________________________________________________
3, Avenue de la Réconciliation
Téléphone :

Souvent, pour permettre d’atteindre la personne même du rédacteur, on fera suivre la

mention d’enregistrement des initiales du rédacteur. Cette indication est le plus souvent
portée au dessus du timbre. Elle est complétée par les initiales de la personne qui en a
effectué la dactylographie ou la saisie.

Exemple :

MC/AD

27
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE
ET DES COLLECTIVITES LOCALES
____________________________________________________
DIRECTION NATIONALE DES COLLECTIVITES
TERRITORIALES
________________________________________________
Adresse complète

Avec l’utilisation des technologies nouvelles de communication et d’information, les

indicatifs MC/AD sont le plus souvent remplacés par l’expression « Dossier suivi par ….. »
avec le contact, généralement, téléphonique du chargé du dossier.

2. Les armoiries de la République :

On les trouve dans les actes, les correspondances et enveloppes du Président de la
République, du Chef du Gouvernement, du Président de l’Assemblée nationale, du
Président de la Cour suprême, du Président de la Cour constitutionnelle, du Président de la
Haute Cour de Justice, du Président du Haut Conseil des Collectivités, du Président du
Conseil Economique, Social et Culturel, du Médiateur de la République, des Ministres, des
Chefs des Missions Diplomatiques et Consulaires.
Les armoiries sont de forme circulaire et portent sur un fond bleu ciel :
- au centre, la mosquée de Dienné en gris argile ;
- au-dessus de la mosquée, un vautour en gris foncé ;
- au-dessous, le soleil levant en jaune or ;
- devant le soleil, deux arcs opposés tendus par leurs flèches en noir ;
- sur le pourtour, en haut la mention « République du Mali » et en bas « Un Peuple-
Un But -Une Foi » le tout en lettres imprimés noires.

Les armoiries prennent place au-dessous du timbre.

Pour Diango Sissoko, dans son ouvrage intitulé Rédaction Administrative, paru aux
Editions Imprimeries du Mali en 2005, 1 ère Edition, il parait superflu de mentionner
« République du Mali et Un Peuple- Un But -Une Foi » dans les correspondances
contenant les armoiries.
Il est à noter que les prescriptions de l’ordonnance n°56/CMLN du 20 Octobre 1973
modifiée relative aux armories sont imparfaitement observées par la plupart des
institutions et des administrations, notamment en ce qui concerne les couleurs.

28
3. Le numéro d’enregistrement :
En dessous du timbre, et le cas échéant des armoiries de la République, prend place
normalement le numéro d’enregistrement. Il s’agit du numéro d’enregistrement du
document au registre du courrier « départ » dans le service émetteur. Il est généralement
suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui de sa subdivision (référence)
qui permet de préciser immédiatement l’origine du document.

Exemple :

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE

ET DES COLLECTIVITES LOCALES
__________________________
SECRETARIAT GENERAL
_________________________
N°________/MATCL-SG

4. Le lieu et la date :
Cette mention est placée en haut et à droite de la feuille, sous l’appellation et la devise de
l’Etat.

Exemple :
MINISTER DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE
DU MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But-
Une Foi
---------------------------------
CENTRE DE FORMATION DES COLLECTIVITES
TERRITORIALES Bamako, le……………..

5. L’objet et la référence :

29
Ces mentions prennent place à gauche au dessous du timbre et du numéro
d’enregistrement.

L’objet désigne la mention marginale que l’on porte sous ce nom en manchette à gauche au
dessous du timbre sur la plupart des documents administratifs en vue de préciser
sommairement la question dont ils traitent.

Quant à la référence, elle désigne la mention qui, placée immédiatement sous l’objet, a
pour but de rappeler les documents antérieurs auxquels on se reporte et qui motive la suite
qu’on leur donne.

Exemple :
MINISTER DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE
DU MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But-
Une Foi
--------------------------------- ------------------
DIRECTION DES FINANCES ET DU MATERIEL
----------------------------------
N°_______/MF-DNB

Objet : Ouverture des crédits

Références : A/N°…….

A noter que l’indication de l’objet et de la référence facilite le classement et aide à la

recherche de document.

6. La suscription ou réclame :
Elle concerne les noms, qualité et adresse du destinataire et de l’expéditeur. Dans la lettre
entre services, cette mention est obligatoirement portée en haut, à droite sous la date et
désigne dans l’ordre :
- l’expéditeur (autorité signataire) ;

- le destinataire ;

- parfois une mention matérialisant le respect de la voie hiérarchique : l’expression

« sous couvert », en abrégé « s/c ».

30
L’expéditeur est désigné uniquement par le titre (la fonction), qui ne sera jamais précédé
de « Monsieur » ou de « Madame ».

Le destinataire : c’est également le titre de l’autorité à qui le courrier est adressé et qui sera
mentionné, mais, cette fois-ci, précédé de « Monsieur » ou de « Madame ».

L’adresse de cette autorité sera indiquée à la suite du titre.

La préposition « à » relie les mentions de l’expéditeur et du destinataire. Elle suit à cet

effet, celle de l’expéditeur.

Exemple :

Le Maire de la Commune Rurale de Konina

/- )

Monsieur le Maire de la Commune Rurale de M’Pessoba

L’expression « sous couvert », répond à la double nécessité d’informer l’autorité

hiérarchique ou les autorités hiérarchiques intéressées et de leur donner la possibilité
d’émettre un avis sur le sujet traité.
Elle ne peut donc être employée que par un supérieur s’adressant à un subordonné par
l’intermédiaire du chef direct de celui-ci.
Exemple :

LE MINISTRE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE

ET DES COLLECTIVITES LOCALES

/- )

MONSIEUR LE PREFET DU CERCLE DE KOUTIALA

S/C MONSIEUR LE GOUVERNEUR DE LA REGION DE

SIKASSO

En effet, la formule s’admet difficilement dans le sens subordonné supérieur,

contrairement à un usage assez répandu ; elle donnerait :
31
 LE PREFET DU CERCLE DE KOUTIALA

/- )

MONSIEUR LE MINISTRE DE L’ADMINISTRATION

TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES LOCALES

S/C MONSIEUR LE GOUVERNEURE DE LA REGION DE SIKASSO

Ceci aboutirait, à placer le Ministre sous l’autorité du gouverneur de la région de Sikasso.

La mention « sous couvert » doit, dans le sens subordonné supérieur, être remplacée par
l’expression « voie hiérarchique », à l’exclusion de toute autre mention.
Exemple :

LE PREFET DU CERCLE DE KOUTIALA

/- )

MONSIEUR LE MINISTRE DE L’ADMINISTRATION

TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES LOCALES

Voie hiérarchique

Ainsi, le Préfet rédige sa lettre et la remet à son chef direct, le gouverneur de la région de
Sikasso, qui en assurera la transmission au Ministre de l’Administration Territoriale et des
Collectivités Locales. Sur le contenu du document, le gouverneur a ainsi la possibilité de
formuler des observations et d’émettre un avis.

7. La signature :
C’est l’apposition manuscrite de celui qui assure la responsabilité de la lettre. La signature
est donc l’élément fondamental d’un document administratif dont elle constitue la
condition même de la validité.

32
Dans un service administratif, il n’y a, en principe qu’une seule personne qui a le pouvoir
de signer : c’est le chef du service (ministre, directeur, gouverneur, préfet, sous-préfet,
maire, président de conseil de cercle, président de l’assemblée régionale, etc..).

La signature d’une même personne doit donc avoir une forme constante pour pouvoir être
reconnue comme authentique par tous. Il importe donc particulièrement que le signataire
puisse être identifié sans ambiguïté. C’est pour cette raison que la signature doit être
toujours précédée de la qualité du signataire. Elle sera suivie en outre par les prénom et
nom de celui-ci. Les prénoms et noms peuvent être suivis du corps ou d’autres attributs
(Administrateur civil, chevalier de l’Ordre National, etc.).
La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques lignes en
dessous du texte.
Le pouvoir de signature pour les autorités, intervient à l’occasion de l’exercice des
compétences qui leur sont dévolues par la loi ou les textes réglementaires. Mais dans la
pratique et au sein d’un service administratif placé sous la responsabilité d’une autorité
compétente, peut être utilisé le procédé de la délégation de signature, c'est-à-dire que
l’autorité compétente peut déléguer sa signature à certains de ces collaborateurs à l’effet de
traiter certaines affaires. Cette délégation doit faire l’objet d’un texte officiel qui en fixe le
cadre et les limites et doit être publié.
La matérialisation de la délégation de signature sur les documents et actes administratifs
revêt essentiellement quatre formes :
7.1. La signature par délégation :
Cette formule implique que le détenteur de l’autorité, par exemple le ministre, a délégué à
l’un ou quelques uns de ses proches collaborateurs le pouvoir de signer d’une façon
permanente ou pour une durée déterminée, certaines catégories de pièces administratives.

Exemple :

Pour le Maire et par délégation

Le Secrétaire Général

(signature)

Prénom et Nom

7.2. La signature par autorisation :

33
La signature peut se faire aussi « par autorisation » ; ici, le subordonné ne peut signer
qu’une catégorie déterminée de pièces administratives :
Exemple :

Pour le Maire et par autorisation le Premier Adjoint

signature

Prénom et Nom

7.3. La signature par ordre :

La signature peut se faire aussi « par ordre » (PO). Dans ce cas, le droit de signer à une
portée encore plus restrictive ; il est en fait limité à un objet précis et pour un temps
déterminé, généralement très court.
Exemple :

Le Directeur National des Collectivités Territoriales

Et par ordre (P/O) le Directeur Adjoint

Signature

Prénom et Nom

7.4. La signature par intérim :

Il existe enfin la signature « par intérim », utilisée lorsqu’en l’absence prolongée d’un
responsable, une personne a été désignée (par arrêté ou note de service) pour assurer
l’expédition des affaires courantes. Cette personne signera par intérim (p.i.). La
présentation est la même que pour la signature par délégation.
8. Le sceau :
Les documents administratifs sont authentiques par des cachets ou tampons, appelés
sceaux. Le sceau est apposé auprès de la signature.
Le sceau de l’Etat est de forme circulaire. Il porte :

- au centre un lion debout, entouré d’un épi de mil, d’un épi de riz et d’une tête de
bœuf ;

- sur le pourtour, au dessus la légende « République du Mali » ; au dessous la devise

de la République « Un Peuple – Un But – Une Foi ».

Les sceaux font l’objet de l’ordonnance n°57/CMLN du 20 octobre 1973 modifié.

34
D. LES MENTIONS OCCASIONNELLES :
Comme leur nom l’indique, ce sont des mentions qui sont obligatoires lorsque se présente
le cas particulier auquel chacune d’elles correspond.

1. La mention « Pièces jointes » :

Portée, soit sous la référence, soit en bas à gauche de la page, cette mention attire
l’attention du destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre.
2. Les ampliations :
Lorsque des copies signées et conformes à l’original sont adressées à d’autres services ou
personnes que le destinataire principal du document, mention de ces destinataires
particuliers doit être faite à la fin du document après la signature, en bas et à gauche.
Plusieurs services ou personnes peuvent recevoir en ampliation le même document. Enfin,
l’ampliation permet au destinataire principal du document de savoir que le document qui
lui est adressé est connu d’autres personnes.

Exemple :
Ampliations :

- Directeur Adjoint

- chefs de divisions

- Secrétariat particulier.

35
E. LES MENTIONS CIRCONSTANCIELLES A CARACTERE EXCEPTIONNEL :
Ces mentions sont utilisées sur certains documents administratifs en fonction des
circonstances particulières. On distingue :
1. Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire :
1.1. La mention « URGENT » :
Portée en lettres majuscules sous le timbre (ou apposée au tampon), elle signale au
destinataire que l’affaire doit être traitée sans retard.
1.2. La mention « RAPPEL » :
En majuscules sous le timbre (ou apposée au tampon), cette mention rappelle au
destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une lettre précédente.
1.3. La mention « Vu et transmis le.. » :
Elle est portée soit en caractères dactylographiés, soit au tampon, soit manuscrite. Le
responsable date et appose sa signature ou son paraphe. Cette mention indique donc que
l’autorité ou les autorités concernées par la transmission hiérarchique ont pris
connaissance du document transitant sous leur couvert. Ces autorités peuvent y ajouter un
avis, favorable ou défavorable, mais ne peuvent en aucun arrêter la correspondance.
1.4. La mention « VISE le.. » ou « VISA » :
En majuscules, dactylographiée ou portée au tampon, cette mention est utilisée lorsque le
document doit obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son expédition. C’est
le cas notamment lorsque la lettre doit avoir des incidences dans un domaine relevant de
l’autorité dont le visa est requis.
Par exemple, Visa du ministre des Finances pour les mesures à incidence budgétaire.
2. Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance :
Le propre de toute correspondance est d’être par essence confidentielle. Si cela est vrai
pour la correspondance privée, cela reste pour la correspondance administrative, au moins
en ce qui concerne les personnes étrangères au service. Toutefois les conditions même du
travail administratif font que la discrétion de la correspondance n’est pas aussi bien
garantie : le rédacteur n’est pas toujours le signataire et plusieurs services interviennent
dans l’acheminement du courrier tant au niveau de l’expéditeur que du destinataire.
Mais il peut arriver qu’en dehors de ces conditions générales, certains documents appellent
une discrétion particulière. Les mentions suivantes sont utilisées pour signaler que le
contenu de la correspondance ne doit pas être divulgué.

2.1. La mention « PERSONNEL » :

Sur l’enveloppe, éventuellement sur la première page en dessous du timbre,
dactylographiée en majuscules ou au tampon, elle est utilisée uniquement pour les lettres
36
personnelles. Son utilisation indique au secrétariat récepteur, de remettre immédiatement
la lettre au destinataire sans ouvrir l’enveloppe.
2.2. La mention « CONFIDENTIEL » :
Equivalente de la mention précédente, elle est utilisée seulement pour les lettres
administratives et s’applique sur tous les documents dont le contenu pourrait causer un
préjudice ou provoquer des embarras administratifs s’il était divulgué. Ces documents
doivent faire l’objet d’un classement particulier et être conservés sous clef.
2.3. La mention « SECRET » :
Cette mention figure sur tout document administratif dont la teneur pourrait, en cas de
divulgation, compromettre la sécurité nationale, le prestige, les intérêts ou l’activité du
gouvernement.
Les infractions aux règles de secret de défense nationale font l’objet de sanctions pénales
propres à la législation de chaque Etat et qui peuvent être très sévères.
Les documents portant la mention « SECRET » doivent être conservés dès réception dans
un lieu très sûr.
3. Les mentions relatives à l’acheminement postal :
Identiques pour les lettres personnelles et les lettres administratives, elles sont portées en
majuscules sous le timbre de la lettre et sur l’enveloppe. On distingue :
3.1. La mention « RECOMMANDE » :
Elle est utilisée lorsque l’on veut que la lettre soit remise au destinataire en mains propres
par les services postaux qui devront prendre un soin particulier de son acheminement.
3.2. La mention « RECOMMANDATION AVEC ACCUSE DE RECEPTION » :
On emploie cette formule lorsque l’on veut que le service des postes renvoie à l’expéditeur
la carte d’accompagnement de la lettre, signée et datée par le destinataire à la réception.
3.3. La mention « EXPRESS » ou « par porteur spécial » :
Cette mention est utilisée lorsqu’il y a urgence particulière dans l’acheminement de la
lettre. Celle-ci sera portée au destinataire dès réception par le service postal du lieu
d’arrivée, en dehors des heures de distribution habituelles.

IV. LES PRINCIPAUX TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

COURANTS

A. LA LETTRE :
1. La définition et les différentes sortes de lettres administratives :

37
La lettre est un document au moyen duquel on s’adresse par écrit à un destinataire
déterminé. C’est le document administratif le plus courant.
Elle permet d’établir un contact direct avec les particuliers d’où la nécessité d’apporter
beaucoup de soins à sa rédaction et à sa présentation.
Son signataire s’exprime toujours à la première personne du singulier et s’adresse
directement au destinataire, en désignant celui-ci à la deuxième personne du pluriel.
Exemple : « J’ai l’honneur de vous informer… ».
Il y a deux sortes de lettres administratives, les unes rédigées sous une forme proprement
administrative (lettres entre services publics), les autres sont rédigées sous une forme plus
personnelle (lettres administratives à forme personnelle ou lettres privées).
2. La lettre administrative à forme personnelle :
Elle est utilisée :

- par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui

exposer un problème personnel et par les supérieurs hiérarchiques répondant à un
subordonné ou lui écrivant à propos d’un problème personnel ;

- par les représentants de l’administration s’adressant à un personne privée, à un

représentant d’un organisme privé ou lorsqu’ils s’adressent aux représentants d’une
administration étrangère ou internationale.
La lettre administrative à forme personnelle se distingue essentiellement de la lettre entre
services publics (lettre administrative), parce qu’elle commence par l’emploi d’une formule
d’appel et se termine par l’emploi d’une formule de politesse, dans laquelle est reprise la
formule d’appel.
2.1. La formule d’appel :
C’est la manière dont on s’adresse à une personne oralement ou par écrit (la manière dont
on appelle cette personne).
Les formules utilisées sont nombreuses et traduisent les rapports d’amitié, de respect ou de
considération qu’on a pour une personne.
Exemples de formules d’appel :
Cher ami,
Monsieur,

Sir,

Monsieur le Ministre,

Monsieur le Directeur Général,

Etc.

38
Remarque :

Les formules telles que « Cher Monsieur », « Chère Madame », etc. doivent être utilisées à
l’égard des gens que nous ne connaissons pas en général et qui n’entretiennent pas avec
nous des relations d’ordre professionnel.
2.2. La formule de politesse ou de conclusion :
La formule de politesse traduit l’affection, la considération, l’amitié, le dévouement, que
l’expéditeur exprime au destinataire. Ces sentiments sont fonction de la situation, des
rapports hiérarchiques, l’âge, le sexe et le degré d’intimité.
Les formules de politesses sont nombreuses et variées.
Exemples de formule de politesse :
« Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes sentiments respectueux »

« Je vous prie de croire, Monsieur le Président de la République, l’expression de ma très

haute considération »

« Je vous prie de recevoir, Monsieur le Maire, l’assurance de ma considération »

Remarque :
Il est à noter qu’à un supérieur, on envoie toujours l’expression de ses sentiments et non
l’assurance de ses sentiments.
A l’inverse, le subordonné reçoit toujours l’assurance du supérieur et non l’expression.
Exemples de lettres administratives :
LETTRE A FORME PERSONNELLE D’UN AGENT A UNE AUTORITE
SUPERIEURE

Monsieur Antoine KADIE Bamako, le………….

Attaché d’Administration
Chef du Centre de Documentation
de la Direction Nationale des / -)
Collectivités Territoriales
Matricule n°001587 R

Monsieur le Directeur Nationale des Collectivités

Territoriales.
Bamako.
Objet : Autorisation d’absence en vue
d’un concours

Monsieur le Directeur,
39
J’ai l’honneur de solliciter, de votre haute bienveillance, une autorisation d’absence
de trois (3) jours pour me permettre de me présenter aux épreuves du concours
d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale d’Administration qui se dérouleront
les 3, 4 et 5 octobre 2009 à Ségou.

Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mon

profond respect.

Signature
Prénom et Nom

EXEMPLE DE LETTRE A FORME PERSONNELLE D’UNE AUTORITE A UN FONCTIONNAIRE

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE

DU MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But-
Une Foi
---------------- ---------------
SECRETARIAT GENERAL
-------------- Bamako, le ……………….
N°___________/MATCL-CFCT

Le Ministre de l’Administration
Territoriale
Objet : Changement d’affectation et des Collectivités Locales
40
Réf. V/L du ……… /-)
Monsieur Bréhima DAO
Conseiller au Affaires Economiques et
Financières de Ségou
S/C de Monsieur le Gouverneur de la
Région de Ségou.
Monsieur,

Par lettre ci-dessus citée en référence, vous avez sollicité, pour des motifs d’ordre
familial et de santé, votre affectation à Bamako et notamment au Gouvernorat du
District.
J’ai l’honneur de vous faire connaître qu’aucun poste vacant répondant à votre profil
n’est disponible, pour l’instant, au niveau du Gouvernorat du District de Bamako. En
revanche, la Direction Nationale de l’Intérieur connaît, présentement, un déficit en
ressources humaines. Votre affectation au sein de cette structure me paraît mieux
indiquée.

Vous voudrez bien me faire connaître dans les meilleurs délais, votre acceptation de
cette affectation éventuelle.

Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.

P/Le Ministre, PO
Le Secrétaire Général
Signature

Prénom et Nom

3. La lettre entre services :

Pour les lettres entre services, il n’existe ni formule d’appel, ni formule de politesse (de
conclusion). C’est la différence essentielle entre la lettre administrative à forme
personnelle et la lettre administrative.
Aussi, la lettre administrative entre services débute par la mention de la qualité de
l’expéditeur et de celle du destinataire reliées entre elles par la préposition « A ».
Exemple :

41
 OD/IT
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE
DU MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But-
Une Foi
-----------------
SECRETARIAT GENERAL
----------------

Objet : organisation d’un séminaire de formation en

rédaction administrative pour les agents de la Mairie Bamako,

le………………

de la Commune IV du District de Bamako

ref. : V/L N°118/MFPRERI/-SG du

10 juillet 2005

P.J : 5

Le Directeur Général du Centre de

Formation

des Collectivités Territoriales

/-)

Monsieur le Directeur National des

Collectivités

Territoriales

------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------

Ampliations : Signature

- Gouverneur du District ;

- Maire du District Prénom et Nom

On distingue plusieurs sortes de lettres entre services publics. Il s’agit entre autres :

3.1. La lettre servant d’accusé de réception qui sera introduite comme suit :

« J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du…………… »

« Par lettre du………, vous avez bien voulu me faire parvenir une ampliation de…. »

« Par lettre du….., vous avez attiré mon attention sur…….. »

42
3.2. La lettre d’information par laquelle on porte un fait à la connaissance
d’une autorité.

« J’ai l’honneur de vous faire connaitre…….. »

« J’ai l’honneur de vous informer………………………… »

« J’ai l’honneur de porter à votre connaissance…… »

3.3. La lettre de transmission de documents.

« J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint la lettre……. »

« J’ai l’honneur de vous faire parvenir sous ce pli………….. »

3.4. La lettre de demande d’avis, de consultation ou d’instruction, qui,

généralement, est ainsi libellée ;

« Il m’a été demandé si……. »

« J’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir me faire connaître votre avis concernant cette
requête, cette suggestion….. »
« J’ai l’honneur de solliciter vos instructions pour me permettre de régler cette affaire. »
3.5. La lettre de rappel qui a pour objet d’inviter un correspondant, généralement un
subordonné, à répondre à une lettre lorsqu’il ne l’a pas fait dans un délai raisonnable. Le
ton de ce type de lettre doit est être courtois et poli, mais ferme.
3.6. La lettre de proposition est un document important dont le rédacteur est souvent
le chef du service qui se fait aider au besoin par ses collaborateurs.
3.7. La lettre de réponse d’attente : lorsqu’une question nécessite une étude
approfondie ou oblige à prendre des avis qui exigent de longues consultations ou parfois
des concertations, il convient de faire à l’expéditeur une réponse d’attente, pour éviter des
lettres de rappel.
3.8. La lettre pour recueillir des éléments de réponse : les éléments de réponse
sont constitués sur la suite qu’une autorité envisage de donner à une affaire dont elle a été
saisie. Ces éléments sont à fournir par le ou les services compétents au service chargé de
rédiger la réponse.

B. DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AUTRES QUE LA LETTRE

1. Les documents administratifs de transmission :
1.1. Le bordereau d’envoi :
Le bordereau d’envoi ou de transmission est un simple document utilisé pour la
transmission de pièces de service à service chaque fois que cette transmission n’implique
pas de commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre. Chaque fois que la
43
transmission nécessite des explications, le Bordereau fait place à une lettre de
transmission.
Le bordereau comporte généralement dans sa partie imprimée, les éléments suivants :
- le timbre ;
- le numéro d’enregistrement ;
- la date ;
- le titre du document : « BORDEREAU D’ENVOI » ou de « TRANSMISSION » en
majuscules, au milieu de la ligne, ou bien « BORDEREAU RECAPITULATIF DES
PIECES ADRESSEES » ;
- à droite et en dessous de la préposition « A » de la suscription suivie du
destinataire ;
- en dessous un cadre divisé en trois colonnes occupe le reste de la page : (i) la
colonne de gauche porte le titre « Désignation des pièces » ou « Nature des pièces »
ou toute autre formule équivalente, (ii) la colonne centrale « Nombre des pièces »
ou seulement « Nombre », (iii) la colonne de droite « Observations ».
Le bordereau prend le titre de « Soit Transmis » pour les transmissions au sein d’une
même administration.
Il s’emploie normalement du supérieur au subordonné pour transmettre, avec les pièces,
les instructions relatives à leur traitement.
Justification de chaque colonne :
- Dans la colonne « Désignation des pièces », chaque document transmis sera
identifié sommairement mais avec précision ;
- Dans la colonne « Nombre de pièces », sera porté en chiffre le nombre
d’exemplaires transmis en regard de chaque document ;
- Dans la colonne « Observations », on indique le but de la transmission.
Ce but sera marqué par différentes locutions notamment les suivantes :
« Pour signature » lorsqu’il s’agit d’un projet soumis à la signature ;

« Pour attribution » lorsqu’il s’agit d’un document dont on se dessaisit définitivement au

profit d’un service ;

« Pour information » lorsque le document transmis offre un intérêt pour le destinataire ;

« A toutes fins utiles » lorsque l’on suppose que la pièce transmise peut intéresser le
destinataire. Cette formule ne doit pas être utilisée à l’adresse d’un supérieur ;

44
« En communication » le destinataire devra renvoyer la pièce à l’expéditeur après usage.
Cette communication est généralement faite en ces termes « Pour avis », « Pour éléments
de réponse », « Pour suite à donner », « Pour étude », etc.

« Pour exécution » le supérieur transmet la pièce à son subordonné avec ordre de faire le
nécessaire pour traiter l’affair

Exemple de Bordereau d’envoi :

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE

DU MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES UN PEUPLE – UN BUT-
UNE FOI
--------------------- ------------------
MAIRIE DU DISTRICT DE BAMAKO
------------------

N°_________/MDB

Bamako, le

/-)

MONSIEUR LE GOUVERNEUR DU DISTRICT DE BAMAKO.

BORDEREAU D’ENVOI

Désignation des pièces Nombre Observations

liste du personnel contractuel de la Mairie du District au 1 er 1

août 2009
1
Etat des frais engagés au titre de l’INPS pour l’année
2009…... 2 Pour
attribution
Total……………………………………………………………………………
…

Pour le Maire et par délégation

Le Secrétaire Général

Signature

Prénoms et Nom

1.2. Le soit-transmis :
C’est un document de transmission interne qui est du ressort du supérieur hiérarchique
lorsqu’il transmet des documents aux subordonnés avec les instructions relatives à leur
45
traitement. Mais dans la pratique, il est utilisé dans les deux sens : du supérieur au
subordonné et vice versa.
Il se présente comme suit :
Ministère…………… République du Mali

------------ Un Peuple – Un But – Une Foi

Direction Nationale………………..

Monsieur le…………..

/-)

Monsieur le………….

SOIT-TRANSMIS N°……………………………………/

ANALYSE :

______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________

AVIS DE TRANSMISSION :

Bamako, le…………………

Signature

Prénoms et Nom

2. Les documents d’étude :

2.1. Le compte rendu :

Le compte rendu est un document d’information qui sert à rendre compte de faits, ou
d’évènement que le rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou
auxquelles il a été mêlé. Le rédacteur doit rapporter ces faits objectivement et sans
prendre partie, sans les interpréter, sans formuler de conclusions personnelles. Le compte
rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet.
Il existe deux sortes de comptes rendus.

2.1.1. Le compte rendu de réunion :

C’est un document qui relate les discussions qui se sont déroulées au cours d’une réunion.

46
Lorsqu’il se borne à rappeler l’essentiel des discussions et des résolutions lors d’une
réunion ou d’une conférence, on l’appelle compte rendu analytique. En effet, le compte
rendu est dit « analytique », en ce sens que tout en restant objectif et non impératif, il
s’écarte du mot à mot du style direct, sépare l’essentiel de l’accessoire et ne conserve des
débats que ce qui est nécessaire à la compréhension. Il est donc rédigé en style indirect.
Mais lorsque l’importance des sujets ou la qualité de la réunion l’impose, les débats sont
reproduits en entier (intégralement ou in extenso) : c’est le compte rendu sténographique.
Ce type de compte rendu se caractérise par le fait que le déroulement de la réunion, la
relation des différentes interventions, y sont repris en style direct, en suivant le mot à mot
des débats, en faisant parler directement les participants.
Le compte rendu se présente comme suit :
- un titre porté en majuscule au milieu de la page.
Exemple :
« COMPTE RENDU DE LA REUNION DU…… »
- une phrase indiquant la date et l’heure de la réunion, le lieu où elle s’est tenue, les
prénoms, nom et titre de la personne qui l’a présidée et son objet (ordre du jour)
Exemple :
« Le lundi 9 janvier 200…… s’est tenue à 15 heures, dans la salle de conférence du Centre
de Formation des Collectivités, sous la présidence de Monsieur le Directeur Général,
Monsieur….., une réunion relative à la préparation du cycle de formation administrative
des cadres des collectivités territoriales. »
- une autre phrase indiquant les prénoms, noms et titres des personnes y ayant
participé, des personnes qui se sont fait représenter, des personnes convoquées qui
sont absentes, mais se sont excusées et des personnes absentes qui ne sont pas
excusées, alors qu’elles avaient été conviées à la réunion.
Exemple :
Assistaient à la réunion…………
- Monsieur ………………………….
- Madame…………………………….
S’étaient excusées :
- Monsieur…………………
- Madame…………………
Etaient absentes :
- Monsieur………………………………
- Madame………………………….

47
La liste des personnes sera établie soit dans l’ordre de préséance, soit dans l’ordre
alphabétique et annexée au texte relatant les débats.
On précisera éventuellement, si les personnes présentes avaient voix délibérative ou voix
consultative. Vient, ensuite, la relation des débats qui doit être aussi succincte que possible
tout en restant parfaitement intelligible.
- La fin du compte rendu comportera la mention suivante :
« L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à…… », et s’il y a lieu, on ajoutera
La prochaine réunion se tiendra à (lieu), la date, l’heure… »
Le projet de compte rendu d’une réunion est adressé « pour observations » à toutes les
personnes y ayant participé. Mais il peut arriver que le projet de projet de compte rendu
soit soumis directement à l’approbation des personnes présentes au cours d’une nouvelle
réunion à laquelle celles-ci sont conviées.
Le compte rendu est signé par le président et le secrétaire de séance et adressé à toutes les
personnes convoquées à la réunion.
2.1.2. Le compte rendu d’activités :
Le compte rendu d’activités est celui que le rédacteur établit soit de sa propre initiative,
soit sur ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un évènement ou une
situation. Il a pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite.
On établira par exemple, le compte rendu d’un accident, d’un incident ou d’une audience
accordée par un haut responsable ou de l’activité d’un service pendant une période donnée.
Le compte rendu d’activités doit donc être d’une précision et d’une exactitude absolue.
Son texte est structuré selon un plan classique (introduction, développement, conclusion).
Il peut comporter des pièces jointes, mais il ne formule pas de propositions ou de mesures
à prendre concernant la situation exposée. Il est préférable de l’adresser à l’autorité
supérieure par une lettre.
2.2. Le procès verbal (PV) :
Le procès verbal est un document d’information comme le compte rendu. C’est un acte
écrit, par lequel un officier public, un fonctionnaire ou un agent de l’autorité, rend compte
de ce qu’il a vu, de ce qu’il a entendu, de ce qu’il a constaté ou de ce qu’il a fait dans
l’exercice de ses fonctions.
Le procès verbal se différencie du compte rendu sur deux points :
- d’une part, il constitue un acte qui fait foi en justice, et dont les affirmations ne
peuvent mises en doute que par l’administration de la preuve contraire. Il est donc
généralement établi par des personnes assermentées ayant été commissionnées par
l’autorité judiciaire et possédant la qualité d’agents ou d’officiers de police judiciaire

48
 (police, gendarmerie, magistrats, certaines autorités administratives telles que les
Préfets, les Gouverneurs de région) ;

- d’autre part, il ne peut relater que des faits que son rédacteur a pu constater lui-
même ou qui lui ont été directement rapportés.
Les procès verbaux sont établis généralement à la demande de l’autorité administrative ou
judiciaire par les officiers de police judiciaire, les agents de la police judiciaire, les
ingénieurs et d’autres agents chargés notamment de la voirie, des eaux et forêts et des
domaines.
Les procès verbaux sont toujours rédigés à la première personne du pluriel « NOUS ».

Le procès verbal comporte toutes les mentions d’identification utiles, surtout le titre
« PROCES-VERBAL » (en majuscules au milieu de la ligne suivi de son objet).

Sa présentation varie suivant les administrations. Toutefois, les procès verbaux présentent
certains caractères communs qui sont :
- tout procès-verbal doit être daté, c'est-à-dire que doivent être indiqués, l’année, le
jour et même l’heure à laquelle l’opération a débuté ;
- la qualité du rédacteur doit être indiqué (les prénoms, nom, les fonctions et la
résidence du rédacteur et éventuellement de ses assistants ainsi que l’instruction
sur laquelle il se fonde ;
- le procès-verbal doit être structuré en parties bien distinctes ;
- la signature du rédacteur et des parties.
Il existe plusieurs types de procès-verbaux au nombre desquels on peut citer :
2.2.1. Le procès-verbal judiciaire (d’enquête préliminaire) :
Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un
agent commissionné par les autorités judiciaires ou administratives (magistrats
instructeurs, commissaires de police et officiers de police judiciaire en général, gendarmes,
autres fonctionnaires assermentés appartenant à certains corps particuliers (Eaux et
Forêts, Douanes).
2.2.2. Le procès-verbal administratif :
Le procès-verbal administratif est celui que dresse un agent de l’administration à
l’occasion de certains évènements ou de circonstances particulières en relation avec
l’exercice de ses fonctions. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de
l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie selon certaines
règles précises ; lorsqu’il y a lieu d’établir (contradictoirement) un partage de
responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des règles administratives, etc.
2.2.3. Le procès- verbal de réunion :
49
On dresse un procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont prises au
cours de celle-ci, afin de leur donner une forme définitive. C’est principalement le cas des
réunions que tiennent les assemblées et les commissions institutionnelles ; les réunions de
dépouillement d’appels d’offres suivi de passation de marché, etc.
2.3. Le rapport :
Le rapport est un document d’information qui traite toujours d’une question importante et
qu’un subordonné adresse à une autorité supérieure.
Il diffère du compte rendu d’activité en ce qu’il a une portée plus large car il n’est pas une
simple relation de faits. Il renseigne et éclaire l’autorité supérieure en vue de décision à
prendre. A cet effet, il évoque non seulement un certain nombre de données objectives,
mais s’efforce d’aboutir, dans sa conclusion, à des propositions appuyées sur des faits ou
déduites d’un système de démonstration, sur lesquelles le destinataire du rapport aura à se
prononcer
Le rapport s’annonce par son titre et son destinataire. Le titre est porté en majuscules au
milieu de la ligne avec éventuellement l’objet.
Exemple :
RAPPORT
A Monsieur le Maire de la Commune Rurale de Taboye sur la Sécurité alimentaire
dans le Cercle de Bourem.

Le rapport ne comporte ni formule d’appel, ni formule de politesse, sauf s’il est adressé au
Président de la République ou au Premier Ministre.
Il est généralement long et comporte , une introduction qui contient le plus souvent la
référence aux faits ou aux instructions qui sont à l’origine du document, un développement
où les faits sont exposés de façon aussi claire, précise, objective et complète que possible et
une conclusion qui explicite la proposition préférée.
Il existe plusieurs types de rapports.

2.3.1. Le rapport « d’étude » :

C’est un rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une
question précise étudiée par le rédacteur. C’est la forme de rapport la plus courante, qui
peut porter sur les questions les plus diverses.
2.3.2. Le rapport d’inspection et le rapport de mission :
Le premier est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection,
lorsqu’il a effectué une tournée de contrôle dans des services ou auprès d’agents
subordonnés.
50
Le second, bien que différent au fond, est de forme voisine.
Il s’agit donc d’une mission précise et située dans le temps : les faits relevés doivent être
correctement exposés.
Le rapport doit signaler les aspects positifs mais développer davantage les aspects négatifs.
Il doit pouvoir servir de référence pour l’amélioration du fonctionnement du service.
2.3.3. Le rapport disciplinaire :
C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour
signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une sanction. Il
proposera clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera la sanction.
2.3.4. Le rapport périodique :
Il est mensuel, semestriel ou annuel. Il est généralement prévu par une disposition
réglementaire et sert à faire périodiquement le bilan de l’activité du service. Dans ce genre
de rapport, les faits sont commentés et interprétés pour en tirer des conclusions.
2.3.5. Le rapport technique :
Il est consécutif à une mission ou à une inspection effectuée sur ordre de l’autorité
supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire. Dans ce type de
rapport, le rédacteur expose les faits constatés et formule des propositions de mesures à
prendre.
2.4. La note :
La note est un document interne ayant pour but de clarifier une question et/ou de donner
des instructions, qui peuvent être de portée générale au sein d’un service public. Elle est
d’usage courant dans les administrations.
Elle est utilisée :

- d’égal à égal, pour donner des informations pouvant être utiles au destinataire dans
l’exercice de ses fonctions ;

- de subordonné à supérieur, soit pour donner des informations en vue de la maîtrise

d’un sujet, soit pour l’étude d’une question afin de donner à l’autorité investie du
pouvoir de décision tous les éléments lui permettant de prendre sa décision en
connaissance de cause ;

- de supérieur à subordonné, pour donner des instructions sur un point précis ou de

portée générale à l’intérieur du service.

On distingue quatre types de note qui sont :

2.4.1. La note d’information :

51
Elle a pour but de permettre à son destinataire d’acquérir la connaissance de l’essentiel
d’un dossier et est généralement destinée au premier responsable d’un service. Elle doit
présenter de façon concise les différents éléments du sujet et doit comporter une
introduction, un développement et au besoin une conclusion.
Elle se confond souvent avec la note de synthèse.
2.4.2. La note de synthèse :
Elle est destinée aux responsables des services administratifs (ministres, directeurs,
gouverneurs, etc) qui n’ont pas le temps de lire en détail les nombreux documents qui les
intéressent. Il s’agit de mettre à leur disposition des informations de la façon la plus exacte
et la plus brève possible. Le destinataire de la note doit pouvoir, en la lisant, se faire une
idée complète du dossier et n’avoir pas à s’y reporter.
La note de synthèse comporte généralement une introduction, un développement et une
conclusion. Son rédacteur doit être objectif, concis et claire.
2.4.3. La note de proposition :
C’est le type de note, le plus fréquent. La note de proposition est très souvent rédigée sur la
demande de l’autorité supérieure, pour permettre à celle-ci de prendre en connaissance de
cause une décision. Elle doit développer tous les arguments en présence dans une
construction logique.
3. Les documents d’injonction ou d’instruction :
3.1. La note de service :
C’est un document par lequel une autorité donne à ses subordonnés soit des informations,
soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur une question relative aux
activités du service ou sur le fonctionnement général de celui-ci. Elle peut s’adresser à
l’ensemble ou à une partie seulement du personnel ou même à une personne (note
nominative ou individuelle).

Son titre est tout en majuscules, placé au milieu de la ligne, soit seul, soit suivi du numéro
d’enregistrement, de la date et éventuellement de l’objet.
Quelques exemples de présentation de la note :
La note de supérieur à subordonné ou d’égal à égal : « Note pour…. »
La note de subordonné à supérieur : « Note à l’attention de….. »
Remarque :
La note ne comporte ni formule d’appel, ni formule de politesse quel que soit son
destinataire.
3.2. La circulaire :

52
La circulaire est un document par lequel l’autorité hiérarchique supérieure s’adresse aux
divers responsables administratifs qui lui sont subordonnés pour :

- préciser les modalités d’application de lois et règlements, notamment par

l’interprétation du droit positif et la description des procédures administratives ;

- exposer une politique publique initiée ou conduite par le gouvernement ;

- déterminer les règles d’organisation et de fonctionnement de services publics.

La circulaire est donc explicative à des textes dont l’interprétation pose problèmes au
niveau des administrés (exemple circulaire explicative à un décret ou un arrêté). Elle a
donc une portée restreinte et limitée dans le temps. Les circulaires les plus fréquentes sont
les circulaires ministérielles ou interministérielles.
Cependant, le Premier Ministre peut utiliser ce mode de correspondance pour toucher, à la
fois, l’ensemble des membres du gouvernement, des autorités déconcentrées et mêmes
décentralisées.
Exemple :
Ministère de …… République du Mali
============== Un Peuple- Un But- Une Foi
Secrétariat Général

CIRCULAIRE N°____/…… du …….

Relative à …………………………………….
Le Ministre de l’Administration Territoriale et des Collectivités Territoriales
/_ )
Messieurs les Gouverneurs de Région
Messieurs les Présidents des Assemblées Régionales.

3.3. L’instruction :
C’est également un document par lequel, une autorité donne aux agents qui lui sont
subordonnés, les informations et les prescriptions dont ces agents ont besoin pour
accomplir leur mission. Elle est destinée à éclairer les agents publics sur la manière dont ils
doivent appliquer les actes législatifs ou réglementaires. Elle n’est pas opposable aux tiers.
L’instruction a une nature voisine de celle de la circulaire. Cependant, il existe une nuance
notable entre les deux. En effet, contrairement à la circulaire qui est essentiellement
explicative, l’instruction a un caractère plus impératif, par ce que sa teneur essentielle
consiste en prescriptions.
53
3.4. La décision :
La décision fait partie des actes administratifs unilatéraux c'est-à-dire les actes que
l’administration prend toute seule et qui sont, de facto exécutoires. La décision est l’acte
administratif que peut prendre tout responsable d’un service. Le pouvoir de prendre une
décision découle d’un texte juridique (loi ou règlement). Dans la hiérarchie des normes la
décision occupe le dernier pallier.
La décision s’annonce par son titre, suivi d’un numéro et du sigle d’identification de son
origine, de sa date et de son objet. Elle indique le titre de l’autorité qui décide, les textes en
vertu desquels elle est prise et/ou les raisons qui la motivent.
La décision se termine par la signature à la suite des mentions du lieu et de la date.
La mention des ampliations figure en bas et à gauche en face de la signature, mais
seulement pour les décisions qui ne sont pas publiées au journal officiel.

Exemple :

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE DU MALI

ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But – Une Foi
-------------------- ---------------
SECRETARIAT GENERAL
DECISION N°_________/MATCL- SG DU…………..
PORTANT CREATION DE LA COMMISSION TECHNIQUE DE SUIVI DES
OPERATIONS ELECTORALES

LE MINISTRE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES

LOCALES,
Vu loi N° portant Loi électorale ;
Vu le Décret N°…………………………………..
Etc.
DECIDE
Article 1er :
…………………………………………………………………………………………………………………………..
Article 2 :
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Article 3 : Le Secrétaire Général du Ministère de l’Administration Territoriale et des
Collectivités Locales, l’inspecteur en Chef de l’Intérieur et le Directeur National de
l’Intérieur sont chargés de l’exécution de la présente décision qui sera enregistrée et
publiée partout où besoin sera.
Le Ministre,

Signature

Prénom et Nom

3.5. Le certificat :
54
Pour témoigner certains faits, l’Administration ou le particulier recourt à un document
appelé tantôt CERTIFICAT, tantôt ATTESTATION. Quelque soit l’appellation retenue, le
document a pour objet de soutenir pour vrai le fait qu’il décrit lui-même. On dit que la
pièce fait foi jusqu’à l’Administration de la preuve contraire. Autrement dit l’information
est réputée vraie jusqu’à ce que le contraire soit prouvé.

3.6. L’ordre de mission :

C’est un document émis par l’Administration lors du déplacement de ses agents pour
exécuter une tâche.

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE

REPUBLIQUE DU MALI
Et DES COLLECTIVITES LOCALES Un
Peuple-Un But-Une Foi
--------------
--------------
SECRETARIAT GENERAL
--------------
ORDRE DE MISSION N°09……/MATCL- SG
Monsieur Xavier, Conseiller Technique au Ministère de l’Administration Territoriale
et des Collectivités Locales se rend en mission à Kidal

Objet : Participation au forum sur le Développement de la Région de Kidal.

Date de départ : Lundi, le 10 juin 2009

Date de Retour : Vendredi 15 juin 2009

Moyen de transport : Toyota 1- 46 B

Chauffeur : Ibrahima SANGARE

Bamako, le

P/ Le Secrétaire Général, PO

Assoum Coulibaly

Officier de l’Ordre National

55
4. Les documents d’information

4.1. La convocation ou l’avis de réunion :

L’invitation à prendre part à une réunion est faite soit dans la forme d’une lettre (entre
services publics ou à forme personnelle), soit sous forme d’avis.
L’avis est intitulé : « CONVOCATION ». Ce titre est porté en majuscules au milieu de la
ligne.

Mais le mot « CONVOCATION », étant jugé peu approprié (la convocation est aussi un
document par lequel une autorité demande à un citoyen de se présenter à elle.) il est
remplacé, dans la pratique administrative malienne par l’expression « AVIS DE
REUNION ».

L’avis de réunion ne comporte ni formule d’appel ni formule de politesse. Il doit

mentionner notamment :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
- l’objet et l’ordre du jour de la réunion ;
- le titre de la personne qui doit présider la réunion ;
- les titres ou les prénoms et noms des personnes invitées à prendre part à la réunion.

Doivent être joints à l’avis de réunion les documents permettant aux participants d’être
informés des questions inscrites à l’ordre du jour.

56
4.2. L’avis et le communiqué :
Ce sont des documents par lesquels, une autorité porte à la connaissance du public des
informations qu’une collectivité donnée a intérêt à connaître. Toutefois, il existe une
nuance entre l’avis et le communiqué.

L’avis a une portée restreinte et est destiné à un nombre déterminé d’administrés qui sont
intéressés par le contenu du document.

Exemple : « Avis à tout le personnel du Centre de Formation des Collectivités

Territoriales »

L’avis se rédige comme une simple lettre administrative et ne comporte ni formule d’appel,
ni formule de conclusion. Il est porté à la connaissance des destinataires par voie
d’affichage.

Le communiqué par contre a un caractère plus général et ses destinataires ne sont pas
forcément connus de l’administration.

Exemple :
« Le commandant de la compagnie de la circulation routière communique :
Il est porté à la connaissance de la population qu’en raison du déplacement du Chef de
l’Etat à Ségou, la circulation sur le pont des Martyres sera interrompue de 7 heures à 7
heures 45 minutes, le lundi…….. »

Il existe plusieurs sortes de communiqués :

- les communiqués conjoints qui sont rédigés à l’issue de visites de Chef d’Etat ou
d’une conférence internationale ;
- les communiqués de presse qui sont des informations données par le gouvernement
après délibération du Conseil des Ministres ;
- les Communiqués ordinaires relatifs aux autres évènements (à l’ouverture des
classes, etc. par exemple).

La rédaction de l’avis et du communiqué doit obéir à la préoccupation suivante : « dire le

maximum avec le minimum de mots ».

Le texte ne doit pas être lourd, les phrases longues doivent être évitées. La brièveté, la
clarté, la précision et la concision doivent être de rigueur. Le texte doit contenir tous les
éléments indispensables à la compréhension du message.
57
Le communiqué et l’avis s’annoncent par leur titre porté en majuscules au milieu de la
ligne.

Le texte du communiqué commence par une phrase indiquant l’origine du document.

Quant à l’avis, après son titre, il mentionne ses destinataires.

58
Exemples :
COMMUNIQUE

Région de …… République du Mali

============== Un Peuple- Un But- Une Foi

Cercle de ……

==============

Commune Rurale de

==============

N°….. COMMUNIQUE

LE Maire de la Commune Rurale de ……………..Communique :

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------

Signature

Prénoms et Nom

59
AVIS

Région de …… République du Mali

============== Un Peuple- Un But- Une Foi

Cercle de ……

==============

Commune Rurale de

==============

N°……

AVIS

Aux commerçants détaillants

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------

Signature

Prénoms et Nom

V- LA HIERARCHIE DES NORMES :

Cette hiérarchie est étudiée généralement dans le cadre du droit. Elle place les normes
juridiques dans une chronologie.
60
5.1. La chronologie des normes juridiques :
- la Constitution : désigne l’ensemble des règles juridiques qui régissent
l’organisation et le fonctionnement des pouvoirs publics, déterminent les rapports
entre gouvernants et gouvernés ainsi que les droits et devoirs réciproques des uns
vis-à-vis des autres. Les gouvernants sont les agents d’exercice du pouvoir politique
alors que les gouvernés en constituent les destinataires c’est-à-dire ceux sur lesquels
s’exerce le pouvoir politique ;

- Le Traité : se définit comme un accord conclu entre Etats en vue de produire des
effets de droit dans leurs relations mutuelles. Les traités ratifiés n’ont une
autorité supérieure à celle des lois que s’ils sont publiés et appliqués par l’autre
partie (voir l’article 116 de la Constitution) ;

- La Loi est une règle générale et impersonnelle adoptée par l’Assemblée Nationale
selon la procédure prévue par la Constitution, portant sur l’une des matières
énumérées à l’article 70 (domaine de compétence de l’Assemblée Nationale) et
promulguée par le Chef de l’Etat. Elle doit être promulgué et publiée :
o La promulgation est l’acte par lequel le Chef de l’Etat atteste que la loi a été
adoptée selon la procédure prévue par la Constitution et donne ordre aux
autorités publiques de l’exécuter.
o La promulgation consacre l’existence juridique de la loi et la rend exécutoire.
Après la Promulgation vient la publication de la loi dans le Journal Officiel
qui la rend opposable aux citoyens. Publier la loi veut dire porter son
contenu à la connaissance des citoyens. A partir de la publication on peut
appliquer aux citoyens l’adage « Nul n’est censé ignorer la loi ».
o L’initiative de la loi appartient au Gouvernement (projet de loi) et au
Parlement (proposition de loi).

- L’ordonnance s’entend de l’acte pris par le Gouvernement dans le domaine de la

loi sur habilitation de l’Assemblée Nationale pour un délai limité en vue d’exécuter
son programme. L’ordonnance est prévue par l’article 74 de la Constitution en ces
termes : « le Gouvernement pour l’exécution de son programme dans les domaines
61
 déterminés par la loi, peut demander au Parlement l’autorisation de prendre par
ordonnance pendant un délai limité ou entre les deux sessions, des mesures qui sont
normalement du domaine de la loi. Les ordonnances sont prises en Conseil des
Ministres après avis de la Cour Suprême. Elles entrent en vigueur dès leur adoption,
mais deviennent caduques si le projet de loi de ratification n’est pas déposé à
l’Assemblée Nationale avant la date fixée par la loi d’habilitation ».

Pour bien comprendre ces passages sur l’ordonnance, il convient de faire les
observations suivantes :
Le Gouvernement doit demander à l’Assemblée Nationale l’autorisation d’agir par
ordonnance. La demande d’autorisation doit préciser pourquoi le Gouvernement
veut légiférer par ordonnance. L’autorisation est donnée par l l’Assemblée Nationale
au moyen d’une loi d’habilitation.

Présentement, la loi d’habilitation concerne les domaines comme la ratification des

traités, l’organisation des services publics et les modes de scrutin.

Notons que la ratification confère valeur de loi à l’ordonnance. Le rejet du projet de

loi de ratification par l’Assemblée Nationale conduit à la caducité de l’ordonnance.
Mais, si le Gouvernement transmet le projet de loi de ratification à l’Assemblée
Nationale qui ne se prononce pas, l’ordonnance demeure un acte règlementaire
pouvant être annulé par le Juge Administratif sur recours des administrés.

La procédure des ordonnances constitue non seulement une délégation temporaire

du pouvoir législatif au Gouvernement mais également une dérogation à la
répartition constitutionnelle des compétences entre le Gouvernement et le
Parlement.

Elle permet au Gouvernement de résoudre rapidement des problèmes urgents qui

peuvent se poser au pays entre les deux sessions ordinaires de l’Assemblée
Nationale.
- le Règlement : C’est un acte de portée générale et impersonnelle édicté par les
autorités exécutives compétentes : Président de la République, Premier Ministre,
Ministres. Le règlement se manifeste sous forme de décrets pris par le Président de
la République ou par le Premier Ministre et d’arrêtés ministériels ou
interministériels. Ces règlements sont publiés au journal officiel. On distingue les
62
 règlements autonomes, indépendants de la loi (article 73 de la Constitution) et les
règlements d’application de la loi qui sont pris pour assurer l’exécution de celle-ci
(article 55 de la Constitution). D’autres autorités sont habilitées à prendre des
arrêtés. Il s’agit des Gouverneurs, des Préfets, Sous préfets, Maires, Présidents de
Conseils de Cercle, Présidents d’Assemblées Régionales. Les arrêtés de ces autorités
ne sont pas publiés au journal officiel ; leur portée étant limitée à leur ressort
territorial.

C’est après les arrêtés que viennent les décisions. La décision est une mesure « d’ordre
intérieur » ou « d’administration intérieure », prise par des autorités. L’objet de la décision
se situe à l’intérieur de l’administration et vise l’aménagement interne et le fonctionnement
des services : organisation ou réorganisation de services, mesures individuelles ou
collectives concernant le personnel administratif, les usagers ou les fournisseurs de
l’administration.

5.2. Les autorités habilitées à prendre les actes juridiques :

- La Constitution : le projet est soumis à un référendum et promulgué par le
Président de la République ;
- Le traité : le traité est ratifié par l’Assemblée Nationale et publié au journal
officiel ;
- La loi : Elle est votée par l’Assemblée Nationale et promulgué par le Président de la
République ;
- L’ordonnance est prise en Conseil des Ministres après avis de la Cour Suprême.
Elle est ensuite ratifiée par l’Assemblée Nationale par une loi de ratification ;
- Le Décret : Il existe trois sortes de décret :
o le Décret présidentiel qui est pris par le Président de la République et qui
n’est signé que par lui seul (par exemple décret de nomination du Premier
Ministre) ;
o le Décret pris en Conseil des Ministres qui est signé par le Président de la
République, le Premier Ministre, le Ministre de l’Economie et des Finances et
les Ministres intéressés par la question (Exemple décret déterminant le cadre
organique d’un service non personnalisé) ;

o le Décret du Premier Ministre : C’est un décret qui n’est signé que par le
Premier Ministre (par exemple décret de création de certaines Cellules de
Déconcentration et de Décentralisation de certains ministères techniques).

63
 - L’arrêté : Il existe deux types d’arrêtés :
o ceux qui sont publiés au journal officiel et qui sont pris par les autorités
suivantes : le Président de la République, le Premier Ministre et les
Ministres ;

o ceux qui ne sont pas publiés au journal officiel parce qu’ils sont d’intérêt
local et qui émanent des Gouverneurs, des Préfets, Sous préfets, Maires,
Présidents de Conseils de Cercle, Présidents d’Assemblées Régionales.

- La Décision : les autorités habilitées à prendre des décisions sont :

o le Président de la République ;
o le Premier Ministre ;
o les Présidents des autres institutions de la République ;
o les ministres ;
o les Chefs des services publics ;
o les gouverneurs ;
o les préfets ;
o les Sous-préfets ;
o les Chefs des services régionaux et subrégionaux ;
o les Présidents des organes exécutifs des collectivités territoriales (Maires,
Présidents de Conseils de cercles, Présidents d’Assemblées Régionales).

VI. L’ACHEMINEMENT DES CORRESPONDANCES :

Nous avons défini la correspondance comme le moyen d’entrer en relation avec les
personnes éloignées. Cette communication peut se faire de façon orale ou de façon écrite.

Quand elle est écrite, on utilise le moyen des documents administratifs de communication.
Quand elle est orale, elle s’effectue par le moyen du téléphone, du Réseau Administratif de
Transmission (RAT), etc ;

64
6 .1. LA MANUTENTION ET LE CLASSEMENT DES CORRESPONDANCES :
Il est indispensable de conserver la trace des documents dans l’administration afin de s’y
repérer aisément. Si rien ne se fait dans l’administration sans écrit, c’est parce que l’écrit
est la mémoire de l’administration. Ne pas donc trouver de trace à ces écrits reviendrait à
travailler dans l’incertitude sans aucune continuité et aucune logique dans les prises de
décisions.

6.1.1. La réception du courrier :

Dans un bureau, le (la) secrétaire chargé (e) de la réception du courrier procède à son
ouverture, à son enregistrement et à sa répartition.

a) L’ouverture du courrier :
Dans les services où le courrier a un volume suffisant on aura intérêt à utiliser des
appareils qui permettent d’ouvrir rapidement les enveloppes.

b) L’enregistrement du courrier :
Dans chaque service, il doit exister des composteurs permettant d’apposer sur chaque
document reçu, la date d’arrivée et un numéro d’enregistrement.
L’enregistrement s’effectue sur un registre comportant plusieurs colonnes dans lesquelles
sont inscrites les mentions suivantes :
- première colonne : date de réception ;
- deuxième colonne : le numéro d’enregistrement ;
- troisième colonne : la personne ou le service expéditeur ;
- quatrième colonne : l’objet du document ;
- cinquième colonne : le nom du destinataire à l’interne.
Ceci permet de trouver facilement les traces des documents en cas de réclamation ou de
recherche. La bonne tenue de ces registres est indispensable car ils constituent la mémoire
des secrétaires de direction.
A cette occasion, il est bon de vérifier si les pièces annoncées comme jointes à un document
le sont effectivement.

c) La répartition du courrier :
Après l’enregistrement, il y a lieu de procéder à la répartition du courrier. Celui-ci est
divisé généralement en deux parties :
65
 - le courrier confidentiel ou réservé ne doit pas être ouvert par le (la) secrétaire et doit
être envoyé directement au chef de service pour attribution ;
- le courrier normal ou ordinaire doit être reparti entre les différents agents par le
chef de service sur annotations.

6.1.2. L’expédition du courrier :

Ici, le ou la secrétaire procédera à l’opération inverse de la réception. Il s’agit de la
datation, de l’apposition d’un numéro d’enregistrement, de la mise sous pli et
éventuellement de l’affranchissement.

Toute correspondance devrait être établie en plusieurs exemplaires : l’originale est envoyée
au destinataire principal alors que les doubles ou les ampliations sont envoyés aux
destinataires secondaires et au classement dans les archives.
L’expédition du courrier confidentiel doit obéir à certains principes (mise sous double
enveloppe si le courrier doit être envoyé par la poste, les plis confidentiels acheminés par la
poste doivent être recommandés).

En ce qui concerne le courrier confidentiel acheminé transmis en circuit intérieur, c'est-à-

dire de ministère à ministère ou de service à service, les plis doivent être acheminés sous
enveloppe simple portant la mention « confidentiel », le numéro de la correspondance, le
cachet du service expéditeur et l’adresse du destinataire.
Tous les courriers doivent être transmis à travers un cahier de transmission.

6.2. L’ACHEMINEMENT DU COURRIER :

Dans l’administration, toute correspondance adressée à une autorité supérieure doit se
faire sous le couvert du supérieur hiérarchique de l’expéditeur.
Par exemple le Sous-préfet n’écrira au Gouverneur de Région que par l’entremise du Préfet
dont il dépend.

Inversement un Gouverneur de région écrira à un Sous-préfet sous le couvert du Préfet

dont dépend le Sous-préfet.

Exemple :
Le Gouverneur de la région de Koulikoro

66
 /-)
Monsieur le Sous-préfet de Kalabancoro
S/C Monsieur le Préfet de Kati

Cependant, les Gouverneurs de régions qui représentent le gouvernement en général et

chacun des ministres dans leur région peuvent correspondre directement avec ceux-ci sans
passer par le Ministre de l’Administration Territoriale et des Collectivités Locales qui est
leur supérieur hiérarchique.

Les relations avec des autorités étrangères doivent être engagées et suivies par
l’intermédiaire du Ministre des Affaires Etrangères.

6.3. LE SECRET DES CORRESPONDANCES :

Toute correspondance est par essence confidentielle. Aussi, le principe qui prévaut dans
l’administration est que les fonctionnaires sont tous tenus au secret professionnel, c'est-à-
dire à ne pas divulguer ce qui se passe dans leurs services et singulièrement la teneur des
correspondances officielles dont ils ont connaissance.

Autrement dit, aucune indiscrétion ne doit être admise ou tolérée au sujet d’une
correspondance ni par l’expéditeur, ni par le destinataire.

6.4. L’INVIOLABILITE DES CORRESPONDANCES

La correspondance confiée au service des postes est inviolable. C’est ce que précise l’article
101 du Code pénal malien qui dispose : « La suppression totale ou partielle ou l’ouverture
de lettres, cartes, télégrammes ou paquets confiés à la poste sera punie de onze jours à un
an d’emprisonnement et d’une amende de 20.000 à 240.000 francs ou de l’une de ces
deux peines seulement. Si le coupable est un fonctionnaire ou un agent de l’administration,
il sera puni de trois mois à cinq ans d’emprisonnement et d’une amende de 20.000 à
240.000 francs. Le coupable sera, de plus, interdit de toute fonction ou emploi public
pendant cinq ans au moins et dix ans au plus. La tentative de ce délit sera punie comme le
délit lui-même ».

6.5. LA PROPRIETE DES LETTRES :

Une lettre est, après réception, la propriété du destinataire, à moins que l’expéditeur n’ait
expressément manifesté son intention de conserver cette propriété.

67
Mais, jusqu’à sa remise au destinataire elle demeure la propriété de l’expéditeur et celui-ci
peut la réclamer à l’administration des postes.

6.6. LA CORRESPONDANCE TELEPHONIQUE :

Le téléphone est désormais dans le monde moderne un moyen si courant et si commode de
correspondance qu’il serait difficile de pouvoir s’en passer. Sa facilité, sa rapidité,
l’économie de temps qu’il procure en fait un moyen de communication particulièrement
efficace.

Cependant, la communication au téléphone présente des inconvénients que tout personnel

de secrétariat devrait connaître :
- le téléphone ne laisse aucune trace ;
- le téléphone n’atteint pas toujours la personne même à laquelle on veut s’adresser,
des erreurs d’interprétation sont donc possibles ;
- la possibilité d’abus de communication empêchant d’autre d’avoir accès à la
personne ;
- le message peut être capté par des oreilles indiscrètes ou le téléphone peut être sur
table d’écoute.

6.7. LE COURRIER ELECTRONIQUE :

On entend par courrier électronique tout message, sous forme de texte, de son ou d’image,
envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans
l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère.
C’est l’un des moyens de communication par écrit le plus usité de nos jours.

Annexes (Exemplaires)

I- LOI

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE REPUBLIQUE DU MALI

UN PEUPLE - UN BUT - UNE FOI

LOI : N98-012 DU 19 JANVIER 1998

REGISSANT LES RELATIONS ENTRE L'ADMINISTRATION ET LES
USAGERS DES SERVICES PUBLICS.

68
L'Assemblée Nationale a délibéré et adopté en sa séance du 24 novembre 1997 ;

Le Président de la République promulgue la loi dont la teneur suit :

CHAPITRE I : DES DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er : La présente loi fixe les règles générales régissant les relations entre les usagers
des services publics.

Article 2 : Les dispositions de la présente loi s'appliquent aux cours et tribunaux, aux
services des Forces Armées et de Sécurité, aux services des institutions constitutionnelles,
dans la mesure où elles ne sont pas contraires aux règles spécifiques régissant leurs activités.

Article 3 : Aux termes de la présente loi, l'Administration comprend :

- les services de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics;

- les organismes exerçant une mission de service public.

Article 4 : Est considéré comme usager du service public toute personne physique ou
morale qui sollicite les prestations de l'Administration.

CHAPITRE II : DE L'ACCES DES USAGERS AUX SERVICES PUBLICS

Article 5 : L'accès aux services publics est garanti et égal pour tous les usagers se trouvant
dans la même situation juridique.

Aucune discrimination en la matière ne peut être fondée sur l'origine sociale, la race, le sexe,
la langue, la religion ou l'opinion politique ou philosophique.

Article 6 : Sans préjudice des sanctions pénales prévues par la législation en vigueur, tout
agent de l'Administration qui porte atteinte aux principes énoncés à l'article 5 ci-dessus
s'expose à des sanctions disciplinaires.

CHAPITRE III : DE LA MOTIVATION DES ACTES ADMINISTRATIFS

69
Article 7 : Les usagers des services publics ont le droit d'être informés des motifs des
décisions administratives individuelles ou collectives défavorables qui les concernent.

Article 8 : L'obligation de motivation s'applique aux décisions qui :

- infligent une sanction ;

- refusent un avantage dont l'attribution constitue un droit pour les personnes qui
remplissent les conditions légales pour l'obtenir ;

- subordonnent l'octroi d'une autorisation à des conditions restrictives ou imposent des

sujétions ;

- retirent ou abrogent une décision créatrice de droits ;

- opposent une prescription, une forclusion ou une déchéance.

Article 9 : La motivation doit être écrite et comporter l'énoncé des considérations de droit et
de fait qui constituent les fondements de la décision.

Article 10 : Lorsque l'urgence a empêché qu'une décision soit motivée, le défaut de

motivation n'entache pas d'illégalité cette décision. Toutefois, l'autorité qui a pris la décision
est tenue dans un délai d'un mois, d'en communiquer les motifs à l'intéressé qui en fait la
demande.

Article 11 : L'obligation de motiver une décision ne peut porter atteinte aux dispositions des
textes législatifs interdisant la divulgation ou la publication de faits couverts par le secret.

CHAPITRE IV : DE L'ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Article 12 : L'accès aux documents administratifs de caractère non nominatif est libre.

Sont considérés comme documents administratifs de caractère non nominatif tous dossiers,
rapports, études, comptes rendus, statistiques, directives, instructions ou circulaires qui
comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures
administratives.

Article 13 : Sous réserve des exceptions prévues par la présente loi, les documents
administratifs sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la demande.

Article 14 : L'accès aux documents administratifs s'exerce par consultation gratuite sur
place ou par délivrance de copies aux frais de la personne qui les sollicite a moins que la
reproduction ne nuise à la conservation du document.

70
Article 15 : La liberté d'accès aux documents administratifs ne s'étend pas aux documents
dont la consultation ou la communication peut porter atteinte :

- au secret des délibérations du Gouvernement ;

- au secret de la défense nationale ou de la politique extérieure ;
- à la sûreté de l'Etat et à la sécurité publique ;
- au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations
préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l'autorité
compétente;
- au secret de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux ;
- au secret en matière commerciale et industrielle ;
- à la recherche d'infractions fiscales et douanières ;
- ou d'une façon générale aux informations protégées par la loi.

Les documents administratifs qui ne peuvent être communiqués au public en raison de leur
nature ou de leur objet portent selon le cas, les mentions de protection suivantes:

- très secret-défense ;
- secret-défense ;
- confidentiel défense ;
- confidentiel ;
- diffusion restreinte.

Article 16 : L'Administration doit communiquer aux personnes qui le demandent les

documents administratifs de caractère nominatif les concernant, sans que des motifs tirés du
secret de la vie privée, du secret médical ou du secret en matière commerciale et industrielle
portant exclusivement sur des faits qui leur sont personnels, puissent leur être opposés.

Toutefois, les informations de caractère médical ne peuvent être communiquées à l'intéressé

que par l'intermédiaire d'un médecin de son choix.

Article 17 : Le refus de communication d'un document est notifié au demandeur sous forme
de décision écrite motivée.

Ce refus de communication est susceptible de recours devant le tribunal administratif, et

lorsqu'il est saisi d'un recours, le juge administratif doit statuer dans un délai de trois mois.

CHAPITRE V : DE LA PUBLICATION ET DE LA NOTIFICATION DES

ACTES ADMINISTRATIFS.

71
Article 18 : Sans préjudice des dispositions en matière de publication des actes législatifs et
réglementaires, font l'objet d'une publication régulière, les directives, instructions, circulaires
et notes de service qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des
procédures administratives.

Article 19 : Une décision individuelle n'est opposable à la personne qui en fait l'objet que si
elle lui a été préalablement notifiée, ou le cas échéant, publiée s'il s'agit d'une décision non
réglementaire à caractère collectif.

CHAPITRE VI : DE L'ACCUEIL ET DE L'INFORMATION DES USAGERS

Articles 20 : Chaque Administration assure en son sein l'accueil et l'information des
usagers.

Elle est tenue de communiquer à l'usager les informations correctes sur les procédures et
formalités nécessaires à l'obtention des prestations qu'elle fournit.

CHAPITRE VII : DES DELAIS DE REPONSE AUX DEMANDES DES USAGES

Article 21 : L'administration est tenue de donner suite, par écrit, à une demande écrite d'un
usager dans un délai maximum de trente jours, sans préjudice de l'application d'autres délais
institués par des textes particuliers.

CHAPITRE VIII : DES VOIES DE RECOURS

72
Article 22 : Lorsque l'usager conteste une action ou une décision de l'Administration, il
dispose des voies de recours suivants :
- le recours gracieux ;
- le recours hiérarchique ;
- le recours devant toute autre institution ou organe prévue à cet effet;
- le recours juridictionnel.

Ces recours s'exercent dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

CHAPITRE IX : DES DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 23 : La présente loi entre en vigueur six mois après sa date de publication.
Article 24 : Un décret pris en Conseil des Ministres définit les modalités d'application de la
présente loi.

Bamako, le 19 Janvier 1998

Le Président de la République

Alpha Oumar KONARE

ANNEXE II- ORDONNANCE

ORDONNANCE N°04-004/P-RM DU 04 MARS 2004 PORTANT

MODIFICATION DU STATUT DU PERSONNEL ENSEIGNANT DE
L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

Vu la Constitution ;

Vu la Loi n°98-067 du 30 décembre 1998 portant statut du personnel enseignant de

l’enseignement supérieur ;

Vu la loi n°04-010 du 28 mars 2004 autorisant le Gouvernement à Prendre certaines

mesures par Ordonnances ;

Vu le Décret n°02-490/P-RM du 12 octobre 2002 portant nomination du Premier

Ministre ;.

Vu le Décret n°02-496/PRM du 16 décembre 2002 portant nomination des membres du

Gouvernement.

La Cour Suprême entendue

73
 STATUANT EN CONSEIL DES MINISTRES,

ORDONNE :

Art. 1er : La Grille indiciaire annexée à la Loi n°98-067 du 30 décembre 1998 portant Statut
du personnel enseignant de l’enseignement supérieur est modifiée conformément au
tableau annexé à la présente Ordonnance.

Art. 2 : A compter du 1 octobre 2003, le personnel enseignant de l’enseignement supérieur

est transposé à concordance de grade dans la grille annexée à la présente Ordonnance

Art. 3 : La présente Ordonnance sera enregistrée et publiée au Journal Officiel.

Bamako, le 4 mars 2004

Le Président de la République

Amadou Toumani TOURE

Le Premier Ministre

Ahmed Mohamed AG HAMANI

Le Ministre de l’Education Nationale Le Ministre de

l’Economie et
des Finances

Mamadou Lamine TRAORE Bassary TOURE

ANNEXE III -DECRET

PRIMATURE REPUBLIQUE DU MALI

--------------- Un Peuple – Un But Une Foi
Secrétariat général
Du Gouvernement

DECRET N03-580/P-RM 30 DECEMBRE 2003 FIXANT LES MODALITES

D'APPLICATION DE LA LOI REGISSANT LES RELATIONS ENTRE
L'ADMINISTRATION ET LES USAGERS DES SERVICES PUBLICS.

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,

74
Vu la Constitution;
Vu la Loi n94-009 du 22 Mars 1994 portant principes fondamentaux de la création, de
l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics, modifiée par la loi
n°02-048 du 22 juillet 2002 ;
Vu la Loi n98-012 du.19 janvier 1998 régissant les relations entre l'Administration et les
usagers des services publics ;
Vu le Décret n02-420/P-RM du 12 Octobre 2002 portant nomination du Premier
Ministre ;
Vu le Décret n02-496/P-RM du 16 Octobre 2002 modifié portant nomination des
membres du Gouvernement ;
Vu le Décret n02-503/P-RM du 7 novembre 2002 fixant les intérims des membres du
Gouvernement ;

STATUANT EN CONSEIL DES MINISTRES,

DECRETE :
CHAPITRE I : DISPOSITIONS GENERALES
Article premier : Le présent décret définit les modalités d’application de la loi n°98-012
du 19 janviers 1998 régissant les relations entre l’administration et les usagers des services
publics.

Article 2 : Sont visés par les dispositions du présent décret les services publics qui relèvent
de l'une des catégories suivantes :
- Services de l'administration centrale ;
- Services régionaux et sub-régionaux ;
- Services rattachés ;
- Services extérieurs ;
- Services personnalisés ;
- Services des collectivités décentralisées et d'une manière générale tout organisme
exerçant une mission de service public en fournissant des prestations et services aux
usagers.

Article 3. : Sous réserve des règles spécifiques régissant leurs activités, sont soumis au
présent texte les services des autres institutions constitutionnelles, des forces armées et de
sécurité, les cours et tribunaux.

75
Article 4 : Sont considérés comme usagers du service public, les personnes physiques, les
personnes morales qui sollicitent les prestations de l’administration.

CHAPITRE II : DE L'EGALITE DES USAGERS DEVANT LE SERVICE PUBLIC.

Article 5 : L'accès aux services publics visés aux articles 2 et 3 du présent décret est égal
pour tous les usagers remplissant les mêmes conditions en vue de solliciter une prestation
ou un service. Toute discrimination fondée sur l'origine sociale, la couleur, la langue, la race,
le sexe, la religion et l'opinion politique ou philosophique de l'usager est interdite.

Article 6 : Dans le respect de l'article ci-dessus, les services publics peuvent organiser
l'accès des usagers à leurs prestations de façon à en assurer une plus grande efficacité par
l'une des techniques ci-après :

- le rang constitué à partir de l'ordre d'arrivée physique de l'usager ou de son

représentant;

- la distribution de cartes ou de tickets numérotés en fonction de l'ordre d'arrivée

physique de l'usager;

- le rendez-vous à une heure précisée à l'avance.

Article 7 : A titre exceptionnel, une dérogation peut être fondée sur l'âge de l'usager ou un
handicap apparent. Dans ce cas, l'agent public explique aux usagers présents les motifs de sa
décision.

Article 8 : Toute violation des principes sus-visés par un agent public l'expose à des
sanctions disciplinaires nonobstant d'éventuelles sanctions pénales prévues par la législation
en vigueur.

CHAPITRE III : DE LA MOTIVATION DES ACTES ADMINISTRATIFS

Article 9 : L’administration est tenue de motiver par écrit ses décisions individuelles et
collectives notamment lorsque celles-ci sont défavorables aux requêtes et sollicitations des
usagers.

L'exposé des motifs doit comporter l'énoncé des considérations de droit et de fait qui
constituent le fondement de la décision.
Article 10 : L’obligation de motivation s’applique aux décisions qui :
- infligent une sanction ;
- refusent un avantage dont l’attribution constitue un droit pour les personnes qui
76
 remplissent les conditions légales pour l’obtenir ;
- subordonnent l’octroi d’une autorisation à des conditions restrictives ou imposent des
sujétions ;
- retirent ou abrogent une décision créatrice de droits ;
- opposent une prescription, une forclusion ou une déchéance.

CHAPITRE IV : DE LA LIBERTE D'ACCES AUX DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS:

Article 11 : Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires interdisant la

divulgation ou la publication des faits couverts par le secret et des droits de propriété
intellectuelle, l'accès aux documents administratifs non nominatifs est un droit pour les
usagers.

Sont considérées comme documents administratifs non nominatifs tous dossiers, rapports,
études, comptes rendus, statistiques, directives, instructions circulaires qui comportent une
interprétation de droit positif ou une description des procédures administrative.

Article 12 : Ne sont pas communicables aux usagers les documents suivants :

- les notes techniques, les avis rédigés par les agents publics à la demande de leurs
supérieurs ou pour expliquer des situations internes aux services publics ;
- les rapports de missions et comptes rendus de réunions, et d'une manière générale les
documents non encore devenus définitifs.

Article 13 : Sont couvertes par le secret et marquées par le sceau confidentiel les
informations relatives aux domaines suivants :
- la défense nationale ;
77
 - la politique extérieure ;
- la sûreté de l'Etat et la sécurité publique ;
- les délibérations du Gouvernement ;
- les recherches d'infractions judiciaires et douanières ;
- les mesures d'instruction judiciaire sauf autorisation donnée par l'autorité
Compétente ;
- les secrets de la vie privée, des affaires ;
- la protection de la propriété industrielle et commerciale ;
- les secrets relatifs à la monnaie et au crédit public;
- les dossiers médicaux ;
- des dossiers individuels du personnel.

Article 14 : Nonobstant le secret qui couvre les informations énumérées à l'article 15 ci-
dessus, l'Administration est tenue de communiquer aux usagers, sur demande, tous
documents administratifs de caractère nominatif les concernant, sans que les motifs tirés du
secret de la vie privée, du secret médical ou du secret en matière commerciale et industrielle
portant sur des faits personnels puissent leur être opposés.

Toutefois, les informations à caractère médical ne pourront être communiquées à

l'intéressé que par l'intermédiaire d’un médecin de son choix.

Article 15 : L'accès aux documents administratifs s'exerce par voie de consultation gratuite
sur place ou par délivrance de copies aux frais de l'usager qui en fait la demande.

Article 16 : L'exercice du droit et de la liberté d'accès aux documents administratifs

reconnu aux usagers ou aux tiers par le présent décret exclut pour les bénéficiaires toute
possibilité de reproduction, de diffusion ou d'utilisation à des fins commerciales les
documents communiqués.

78
Article 17 : Les infractions aux dispositions de l'article 13 ci-dessus sont punies par la
réglementation en vigueur.

CHAPITRE V : DE LA PUBLICATION ET DE LA NOTIFICATION DES ACTES

ADMINISTRATIFS

Article 18 : Sans préjudice des dispositions légales en la matière, font l'objet d'une
publication régulière les directives, instructions, circulaires ministérielles et notes, et celles
émanant des différentes autorité administratives qui comportent une interprétation du droit
positif ou une description des procédures et finalités administratives de nature à intéresser
les usagers du service public.

Article 19 : Est considérée comme publication régulière au regard des dispositions du

présent texte toute opération matérielle qui a pour objet de porter un texte à la connaissance
de ceux qu'il oblige.

Elle peut être faite soit par insertion dans une publication officielle, soit par affichage,
diffusion par voie orale, soit par notification ou tout autre moyen d'information
généralement admis dans le milieu concerné.

Article 20 : Toute décision prise par l'administration n'est opposable au tiers qui en fait
l'objet que si elle a été préalablement portée à sa connaissance par voie de notification s'il
s'agit d'une décision individuelle ou par voie de publication s'il s'agit d'un acte collectif dans
les conditions édictées à l'article ci-dessus.
79
CHAPITRE VI : DE L'ACCUEIL ET DE L'INFORMATION DES USAGERS DU
SERVICE PUBLIC

Article 21 : Toute administration publique et tout organisme exerçant une mission de

service public sont tenus de communiquer aux usagers les informations correctes leur
permettant de s'orienter et d'accéder facilement aux différents bureaux, services et
départements qui la composent.

La diffusion des informations et renseignements peut se faire à l’aide de manuels, dépliants,

affichage, publicité et tous autres moyens appropriés permettant une information large et
correcte.

Article 22 : L'accueil des usagers est organisé au sein de chaque administration par un
bureau d'accueil et d'orientation du public.

Le bureau d'accueil est chargé de la réception et de l'orientation des usagers par des
distributions de documents et imprimés, la fourniture de renseignements sur les horaires de
visites, les jours de rendez-vous et d'audiences.

Article 23 : Le bureau d'accueil doit être placé bien en vue des visiteurs, de préférence à
l'entrée ou en face de manière à être dans le champ de vision d'éventuels usagers.
Les usagers sont tenus de s'adresser au Bureau d'Accueil pour accéder aux différentes
administrations. Une inscription indiquera cette démarche.

Article 24 : En vue de faciliter l'accueil des usagers, chaque administration procédera à une
signalisation de ses services qui comportera selon le cas :
- des flèches très apparentes indiquant l'emplacement des divers bâtiments, bureaux et
des escaliers d'accès ;
- au bas de chaque escalier ou à chaque entrée principale un tableau signalant les
différents niveaux ;
- à chaque étage et au carrefour des couloirs, un tableau fournissant des
renseignements précis ou les services qui y logent, notamment la dénomination des
bureaux et la nature des affaires qui y sont traitées ;
- l'indication sur chaque porte du ou des noms des agents occupant ce bureau sur une
plaquette ;
80
 - l'indication sur chaque table à l'intérieur des bureaux du ou des noms des occupants.
Article 28 : Il est tenu à la disposition des usagers un registre de réclamations coté et
paraphé dans lequel ils peuvent consigner leurs observations et suggestions. Ce registre sera
tenu de préférence au bureau d'accueil visé à l'article 24 ci-dessus.

Article 29 : L'Administration est tenue de donner suite à toute demande écrite d'un usager
dans un délai de trente (30) jours, sans préjudice de l’application d’autres délais institués par
des textes particuliers.

La suite réservée à une demande de prestation d'un usager par une administration revêt la
forme écrite et contient les indications suivantes :
- le timbre du service ;
- les lieu et date de l'acte ;
- le nom, titre et qualité du signataire de l'acte ;
- le ou les motifs du rejet le cas échéant.

CHAPITRE VII : DU CONTENTIEUX DES RELATIONS ENTRE

L'ADMINISTRATION ET LES USAGERS

Article 32 : Toute décision de l'administration faisant grief à un usager peut faire l'objet de
contestation par celui-ci.

L'usager qui conteste une action ou décision administrative dispose des voies de recours
suivants:
- recours gracieux ;
- recours hiérarchique ;
- recours devant toute autre institution ou organe prévu à cet effet ;
- recours juridictionnel.

Article 33 : Le recours gracieux est un recours porté devant l’autorité même qui a pris la
décision dont l’usager lésé veut obtenir la réformation ou l’annulation. Le recours gracieux
existe même en l’absence de textes.

Article 34 : Le recours hiérarchique est la requête par laquelle un usager demande au

supérieur hiérarchique de l’auteur de l’acte d’user de son pouvoir de réformation pour
mettre fin à la décision du subordonné qui lèse les intérêts de l’usager. Le recours
hiérarchique est ouvert de plein droit.
81
Article 35 : Le recours juridictionnel est celui porté devant le Juge administratif. Il en
existe trois types :

- recours en annulation pour excès de pouvoir. Il est dirigé contre une décision
administrative qui viole une règle de droit générale et impersonnelle ;

- le recours de plein contentieux ou de pleine juridiction qui porte sur les litiges relatifs
aux avantages pécuniaires ou statutaires des fonctionnaires de l’Etat ;

- recours en interprétation : c’est lorsqu’une partie en présence d’une question

préjudicielle demande au Juge Administratif d’apprécier la légalité d’un acte
administratif.

Article 36 : Le recours devant les institutions ou organes spéciaux concerne les procédures
de règlements des litiges hors du contentieux administratif de droit commun. Les
institutions et organes spéciaux sont des autorités administratives indépendantes soustraites
de tout contrôle administratif hiérarchique ou de tutelle.

CHAPITRE VIII : DISPOSITIONS FINALES

Article 37 : Les droits que détiennent les usagers par les présentes dispositions ne portent
pas atteinte à ceux conférés par les textes en vigueur aux agents de l'Administration.

Article 38 : Le présent Décret sera enregistré et publié au journal officiel.

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE
LE PREMIER MINISTRE

Ahmed Mohamed Ag HAMANY Amadou Toumani TOURE

LE MINISTRE DU TRAVAIL ET DE
LA
FONCTION PUBLIQUE

Modibo DIAKITE

82
LE MINISTRE DE LA JUSTICE, LE MINISTRE DE L’ECONOMIE
GARDE DES SCEAUX ET DES FINANCES

Maître Abdoulaye Garba TAPO Bassari TOURE

ANNEXE IV- ARRETE

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DU MALI

=-=-=-=-=-= Un Peuple-Un But-Une Foi

SECRETARIAT GENERAL =-=-=-=-=-=
=-=-=-=-=-=

ARRETE N°08-2716 /MS-SG DU 6 OCT 2008

PORTANT CHARTE DU MALADE
DANS LES ETABLISSEMENTS HOSPITALIERS.

LE MINISTRE DE LA SANTE,

Vu la Constitution;
Vu la Loi n°02-049 du 22 juillet 2002 portant loi d’orientation sur la santé ;
Vu la Loi n° 02-050 du 22 juillet 2002 portant loi hospitalière ;
Vu le Décret N°07 - 383/P-RM du 3 octobre 2007, modifié, portant nomination
des membres du Gouvernement ;

ARRETE :

Article 1er : Le présent arrêté fixe la charte du malade dans les établissements hospitaliers
publics et privés.

83
CHAPITRE I : DES DISPOSITIONS GENERALES

Article 2 : La présente charte détermine les droits et devoirs essentiel des patients
accueillis dans les établissements hospitaliers conformément aux lois et règlements en
vigueur.

Article 3 : L’application de la charte du malade s’interprète au regard des obligations

nécessaires au bon fonctionnement de l’hôpital et aux quelles sont soumis le personnel et
les patients. Le patient doit pouvoir prendre connaissance du règlement intérieur qui
précise celles-ci, notamment du livret d’accueil et du service local.

Article 4 : La charte du malade est expression des droits individuels fondamentaux de

chaque patient au moment où elle entre en contact avec l’établissement. Les établissements
hospitaliers se doivent de veiller au respect des droits de l’homme et de citoyen reconnus
universellement : non discrimination, respect à la personne, de sa liberté individuelle, de
sa vie privé, de son autonomie, notamment, le droit à l’autodétermination pour choisir son
médecin, le droit à l’information, le droit à la liberté religieuse et philosophie.

Article 5 : La codification même des droits du malade ne peut suffire. Dans tout
établissement hospitalier, les mesures appropriées doivent être mises en œuvre pour que
ces droits soient connus, respectés, et permettre au malade de prendre conscience et de les
revendiquer.
CHAPITRE II : DE L’ACCES A L’HOPITAL

Article 6 : Les établissements hospitaliers sont tenus d’accueillir toutes personnes quels
que soient leur origine, leur sexe, leur situation de famille, leur âge, leur état de santé, leur
handicap, leurs opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses. A défaut de
pouvoir les accueillir, ils doivent tout mettre en œuvre pour assurer leur admission dans un
autre établissement.

Article 7 : L’accès au service public hospitalier est garanti à tous et, en particulier aux
personnes les plus démunies.

Article 8 : L’hôpital est un lieu d’accueil privilégié où les personnes les plus démunies
doivent pouvoir faire valoir leurs droits y compris sociaux. Dans ce but le soin d’accueil
doivent s’accompagner d’une aide dans les démarches administratives et sociales.

CHAPITRE III : DES DROITS DU MALADE

Article 9 : Les établissements hospitaliers garantissent la qualité des soins notamment à

travers un bon accueil des usagers.

Article 10 : Le malade a le droit d’accéder aux services hospitaliers convenables à son état
ou à sa maladie.

Article 11 : Le malade a le droit d’être soigné dans le respect de sa dignité humaine.

Cette prestation englobe non seulement les soins médicaux, infirmiers et analogues, mais
également une sollicitude, un hébergement et un encadrement technique et administratif
appropriés.
Article 12 : Le malade a le droit d’accepter ou de refuser l’hospitalisation ou toute
prestation de diagnostic ou de traitement, s’il ne met pas en danger sa vie ou l’intérêt
public.

84
Lorsqu’il est complètement ou partiellement (de par la loi ou de fait) incapable d’exercer ce
droit, celui par son représentant ou par une personne légalement désignée.

Article 13 : Le malade a le droit d’être informé de ce qui concerne son état. C’est l’intérêt
du malade qui doit être déterminant pour l’information à lui donner.
Cette information doit permettre d’obtenir un aperçu complet de tous les aspects médicaux
et autres, de son état et de prendre lui-même les décisions ou de participer aux décisions
pouvant avoir des conséquences sur son bien-être.

Article 14 : Pour des raisons légitimes et qui doivent demeurer exceptionnelles, un

malade peut être laissé dans l’ignorance d’un pronostic ou d’un diagnostic grave. Un tel
diagnostic fatal doit être révélé avec circonspection, mais à moins que le patient n’ait
préalablement interdit, notamment au cours d’entretiens avec le médecin, cette révélation,
ou désigné les tiers auxquels elle doit être faite, les proches doivent généralement en être
prévenus. De même, la volonté du patient de n’être informé sur son état de santé doit être
respectée.
Article 15 : Le malade ou son représentant a le droit d’être complètement informé à
l’avance des risques que peut présenter toute prestation en vue du diagnostic ou de
traitement.

Pareil prestation doit faire l’objet d’un consentement explicite du malade ; ce

consentement peut être retiré à tout moment. Le malade doit pouvoir se sentir
complètement libre d’accepter ou de refuser sa collaboration à la recherche clinique ou à
l’enseignement ; il peut à tout moment retirer son l’acceptation.

Article 16 : Le malade a le droit, dans la mesure où les conditions matérielles de son

environnement le permettent, à la protection de sa vie privée.
Le caractère confidentiel de l’information et du contenu des dossiers le concernant,
notamment médicale, doit être garanti.

Article 17 : Le malade a le droit au respect et à la reconnaissance de ses convictions

religieuses et philosophiques.

Article 18 : Le malade peut, à tout moment, quitter l’hôpital sauf exception prévu par la
loi, après avoir été informé des risque éventuels qu’il encourt et signé une décharge.

Article 19 : Le malade peut accéder son dossier médical par l’intermédiaire d’un médecin
de son choix.

Article 20 : Le malade a le droit de déposer une réclamation, Il a le droit à une suite par
écrit de la part de l’administration de l’établissement.

Article 21 : En cas de décès, après le constat fait par le personnel médical, la famille est
aussitôt informé et le corps immédiatement transféré à la morgue. Il lui est attribué un
numéro d’identification dont une copie reste avec le surveillant général de l’établissement
et le double est remis à la famille du défunt.

L’enveloppement du corps est subordonné à la présentation de ce numéro d’identification

au surveillant général qui l’ordonne au gardien de la morgue.

CHAPITRE IV : DES OBLIGATION DU MALADE

85
Article 22 : Le malade doit respecter le règlement intérieur de l’établissement.

Article 23 : Le malade et les personnes qui l’accompagnent doivent se conformer aux

normes de conduite requises pour sauvegarder la sécurité de l’hôpital et la salubrité de son
environnement.

Article 24 : L’égalité d’accès des usagers aux prestations des personnels de l’hôpital est
garantie.

A titre exceptionnel, une dérogation peut être fondée sur l’âge de l’usager, un handicap
apparent ou l’urgence du cas. Dans cette situation, le personnel doit expliquer aux usagers
présents les motifs de la décision d’accorder ce privilège.
Article 25 : Lorsque le malade ou son représentant légal (en cas d’incapacité) refuse
l’hospitalisation ou les prestations de diagnostic ou de traitement que son état nécessite, il
doit signer une attestation traduisant ce refus ; dans le cas contraire, un procès verbal
devrait en être tenu par l’équipe qui a proposé l’hospitalisation ou les prestations de
diagnostic ou de traitement.
Article 26 : Lorsqu’il accepte un traitement prescrit, le malade a le droit d’en assurer
l’observation adéquate.

CHAPITRE IV : DES VOIES DE RECOURS

Article 27 : Si la personne hospitalisée ou ses ayant droit estiment avoir subi un

préjudice, lors du séjour dans l’établissement, ils peuvent saisir le Directeur de
l’établissement d’une réclamation préalable en vue d’obtenir réparation.

Le Directeur mettra en place une fonction de médiation entre l’établissement et les

patients afin d’instruire dans les meilleurs délais les demandes de réparation pour
préjudice et donner à leurs auteurs les explications nécessaires.

Si celle-ci n’aboutit pas comme il le souhaite, soit que la demande soit rejetée, soit que
l’hôpital garde le silence pendant plus de 30 (trente) jours, l’auteur de la réclamation
dispose de droits de recours contentieux

CHAPITRE IV : DISPOSITIONS FINALES

Article 28 : Un règlement intérieur propre à chaque établissement hospitalier, adopté par

le Conseil d’Administration complète et précise les dispositions du présent arrêté.

Article 29 : Le présent arrêté sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin

sera.

Bamako, le 6 OCT 2008

Le Ministre,

Ibrahim Oumar TOURE

86
LETTRE A FORME PERSONNELLE

Monsieur Kéoulin SISSOKO–Ancien Combattant

Village de Yatéra Yatéra, le 12 mai 2009

Commune de Kassama

Cercle de Kéniéba

Région de Kayes

Objet : demande d’achat d’un pistolet

Automatique et de permis de port d’arme A

Monsieur le Ministre de l’Administration

Territoriale et des Collectivités Locales

SC Voie hiérarchique

Monsieur le Ministre,

J’ai l’honneur de solliciter, de votre bienveillante autorité, l’autorisation d’acheter et de

porter un pistolet automatique pour ma sécurité personnelle et de celle de mes biens.

En effet, je suis éleveur de profession et mon bétail fait l’objet de nombreuses convoitises.
Les incursions fréquentes, dans notre région, de voleurs armés venant de l’autre côté de la
frontière, m’exposent, constamment, au pillage.

Dans l’attente d’une suite que je souhaite, vivement, favorable, je vous prie, Monsieur le
Ministre, d’agréer l’expression de ma considération la plus distinguée.

Pièces jointes :

- copie d’extrait d’acte de naissance ;

- certificat de nationalité ;

- Casier judiciaire.

Signature

Kéoulin SISSOKO

Mlle M. K/O. SACKO

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE DU
MALI

87
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But –
Une Foi
------------------
SECRETARIAT GENERAL ------------------
------------------
Bamako, le 30 mai 2009

Le Ministre de l’Administration
Territoriale et des Collectivités Locales

Objet : Achat et port de pistolet A

automatique
Monsieur Kéoulin SISSOKO–Ancien
Combattant Village de Yatéra Commune de
Kassama Cercle de Kéniéba
Référence : Votre Région de Kayes.
Demande du 12 Mai 2009.

Monsieur,

En référence à votre demande ci-dessus mentionnée, je suis au regret de vous informer que
le pistolet automatique dont vous sollicitez l’achat et le port est classé par la loi n°64-
405/AN-RM du 20 février 1964 parmi les armes de guerre, tel qu’il ressort de l’avis du
Ministère de la Défense sollicité par lettre n° 201/MATCL du 24 mai 2009.

Par conséquent, sa détention est formellement interdite en dehors de l’armée et en temps

de paix. Pour ce qui est du vol du bétail à la frontière, des instructions fermes ont été
données aux autorités locales pour renforcer les brigades mobiles de la gendarmerie dans
la zone.

Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération.

Pièce – Jointe :

- Avis n°028/MDAC-SG du 26 mai 2009 ;

- Loi n°64- 405/AN-RM du 10-2-64 régissant les armes.

Le Ministre,

Signature

Mamadou KONE

LA LETTRE ENTRE SERVICES

F. D / R. T

88
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI
TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES Un Peuple – Un But – Une
Foi
LOCALES
---------------- ----------------
SECRETARIAT GENERAL
------------------
N°0088 /MATCL – SG

Bamako, le 30 mai 2009

Ministre de l’Administration Territoriale

et des Collectivités Locales,
Objet : Rapport annuel 2008

Monsieur le Préfet dans le Cercle de Nioro

S/C de Monsieur le Gouverneur de la Région de Kayes

Votre rapport annuel de l’année 2008 présente une situation financière alarmante
dans les communes de Nioro et dans celle de Koréra – Koré. Si dans la première les
recouvrements sont dérisoires au regard des émissions, les recettes sont nulles dans la
seconde. La conjoncture n’explique pas à elle seule cette crise.

Je vous convie à prendre toutes les dispositions légales pour faire aider les
collectivités concernées à recouvrer, dans les meilleurs délais, ces fonds.

Par ailleurs, le rapport fait état dans son dernier chapitre des réalisations au plan
des initiatives des Organisations Non Gouvernementales. Malheureusement, aucune
d’elles n’a fait l’objet d’une évaluation chiffrée permettant sa juste appréciation.

Je vous invite à en tenir compte dans vos prochaines correspondances.

Le Ministre,

Signature

Mamadou KONE

LA LETTRE ENTRE SERVICES

89
Région de Gao REPUBLIQUE DU MALI
------------------ Un Peuple – Un But – Une Foi
Cercle de Bourem
------------------ ------------------
Commune de Teméra

Bamako, le 15 janvier 2009

N° 32/CT-SG LE MAIRE DE LA COMMUNE DE

TEMERA.

A
MONSIEUR LE PREFET DE BOUREM
Objet : Réinstallation des Populations
de Silki et de Teba.

L’exécution du plan de réalisation du barrage de Taoussa vient d’entamer sa dernière

phase. La mise en eau de l’ouvrage sera effective dans les mois qui suivent.

Malgré la construction du nouveau village devant les recevoir, les populations de silki et
teba refusent obstinément de faire le déplacement. Les premiers exigent le transfert
préalable des restes mortels de tous les ancêtres. Quant aux seconds, ils réclament une
réparation juste et intégrale des préjudices matériels et moraux subis.

Bien que légitimes, ma commune ne peut faire droit à ces demandes.

Vu la nécessité d’honorer nos engagements auprès des partenaires étrangers, je vous

saurais gré des dispositions que vous voudriez bien faire prendre pour une évacuation
immédiate des zones submersibles.

Le Maire

(Signature)

Oumar Ibrahim

90
 LE BORDEREAU D’ENVOI

F. D / R. T

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI

TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES Un Peuple – Un But – Une Foi
LOCALES
---------------- ----------------
DISTRICT DE BAMAKO
------------------
BORDEREAU D’ENVOI N°……. /CDB

Le Maire A

Monsieur le Gouverneur du District de Bamako

N° Nature des pièces Nombre Observations

d’ordre

- Rapport annuel du Maire du 2 Pour information

1 District

- La lettre n°085 : CI-DB du 16 2 Pour attribution

Décembre 2008 relative aux
sinistrés
2
- Les baux passés avec les 10 Pour approbation
propriétaires d’immeubles
abritant les Mairies.

TOTAL 14
3

Reçu le…………………………….

Signature

Prénoms, Nom et Bamako, le mai 2009

Fonction du signataire P/Le Maire, P.O

Le Secrétaire Général

Signature

Oumar Traoré

Administrateur civil

LE SOIT TRANSMIS

91
F. D / R. T

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI

TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES Un Peuple – Un But – Une Foi
LOCALES
----------------- ---------------
SECRETARIAT GENERAL
------------------

SOIT TRANSMIS

A MONSIEUR le Conseiller Juridique du Ministère de l’Administration Territoriale et des

Collectivités Locales

ANALYSE : ___Examen du rapport sur les possibilités juridiques de création des

fondations au
Mali___________________________________________________________
______

CI-JOINT : Rapport
____________________________________________________

« POUR ___avis ____________________________________ »

BAMAKO, le _16 mai 2009__________________________________

P/ Le Ministre, P.O.
Le Secrétaire Général

Signature

Kankou Guindo
Chevalier de l’Ordre National

92
 LA CIRCULAIRE
F. D / R. T
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE REPUBLIQUE DU
MALI
ET DES COLLECTIVITES LOCALES Un Peuple – Un But –
Une Foi
----------------- ---------------
SECRETARIAT GENERAL

CIRCULAIRE N° 0011 /MATCL-SG

RELATIVE AU SUIVI DES FRONTIERES
LE MINISTERE DE L’ADMINISTRATION
TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES LOCALES
A
TOUS LES GOUVERNEURS DE REGION
TOUS LES PREFETS DE CERCLE

Au regard du passé récent et de la position centrale de notre pays, vous vous devez
d’appliquer scrupuleusement les principes de la politique des frontières définie par le
Gouvernement. La surveillance du territoire dont vous avez la charge, la gestion
quotidienne et responsable de ses hommes et de ses biens ne peuvent se faire dans
l’improvisation. L’importance de votre mission, sa délicatesse, son impact sur la sécurité de
l’Etat et nos rapports avec nos voisins ne doivent jamais être perdus de vue. Aussi pour une
maîtrise de la situation à nos frontières, je vous invite à me faire régulièrement un rapport
dans ce sens. Ce document sera trimestriel. Intitulé « Etat des Frontières », il évoquera
tous les problèmes ayant trait à :

- la ligne de délimitation ;
- l’état d’esprit des populations et leurs besoins ;
- les problèmes de cohabitation avec nos voisins ;
- vos rapports avec les autorités du pays ;
- l’état du matériel logistique et des routes ;
- l’effectif du personnel de sécurité.
Dans les zones particulièrement sensibles, le rapport sera mensuel.

J’attache tout le prix à l’exécution correcte de la présente circulaire. Sa portée vous engage
personnellement pour toute défaillance de vos chefs de circonscription.

Bamako, le 20 août 2008

Le Ministre,

Signature
Mamadou KONE

93
 L’INSTRUCTION

MINISTERE DES FINANCES ET DU COMMERCE REPUBLIQUE DU

MALI
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION Un Peuple-Un But-Une Foi
TERRITORIALE ET DE DEVELOPPEMENT ------------
A LA BASE
------------

INSTRUCTION INTERMINISTERIELLE N°03 : MFC – MATDB Relative aux

modalités d’exécution du Fond de Développement Régional et Local.

Conformément aux dispositions des articles 13 et 14 de la loi n°88-65/AN-RM du 15 Mars

1988 portant ouverture au budget de l’Etat d’un compte d’affectation spécial dénommé
« Fonds de Développement régional et Local ».
- Les Commandants de Cercle sont ordonnateurs secondaires du Fond de
Développement Régional et Local.
- Les Percepteurs au niveau des Cercles et les trésoriers payeurs régionaux au niveau
des chefs lieu de région en sont les comptables.

Compte tenu de la spécificité de ce compte d’affection spécial, les dispositions suivantes

sont appliquées en matière de gestion de la trésorerie.
Il sera ouvert auprès des agences régionales de la Banque de Développement du mali, pour
chaque cercle, des comptes financiers particuliers du trésor. Les comptes recevront les
ressources recouvrées au titre du F.D.R.L. et supporteront les décaissements y afférents.
Ces comptes fonctionneront sous la double signature des commandants de cercle et du
trésorier payeur régional ou du percepteur du cercle.
Les chèques afférents aux comptes financiers particuliers sont détenus par les percepteurs
au niveau des cercles ou du trésorier Payeur régional au niveau du chef lieu de région.
L’application stricte de la présente instruction est indispensable pour l’exécution correcte
de la loi des finances de l’année 1989 et ne doit souffrir d’aucune négligence.

Fait à Bamako, le 9 Mai 1989

Le Ministre de l’Administration Le Ministre des Finances

Territoriale et du Développement et du Commerce
à la Base

Colonnel Issa ONGOIBA Tiéna COULIBALY

LA NOTE D’INFORMATION

94
F. D / R. T
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI
TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES Un Peuple – Un But – Une Foi
LOCALES ---------------

-----------------
DIRECTION NATIONALE DE L’INTERIEUR
------------------

Bamako, le 24 Juin 2001

NOTE : d’information

Objet : Demande d’aide de

Mr. Yacouba TRAORE

Le dossier n° 074 du 27 avril 2001 est relatif à la situation de Monsieur Yacouba TRAORE,
fonctionnaire domicilié à Koulikoro. Il est à la retraite depuis Janvier 1987. Victime des
inondations de Juin 1987, il a dépensé sa fortune à construire sa maison (de nouveau
emportée par les eaux en août 1988) et à traiter son enfant accidenté lors du premier
sinistre.

Aujourd’hui sans ressources, il sollicite une aide alimentaire et financière.

Pièces jointes:

- Carnet de famille ;
- Certificat médical.

Le Directeur

Signature

Demba BA

LA NOTE DE PROPOSITION

GOUVERNORAT DE KAYES
---------------
CERCLE DE KENIEBA
---------------
95
Commune de Kéniéba
N°_____087____/Ckba Kenieba, le 4 Juin 1989

NOTE DE PROPOSITION
Du projet de création du Village
Debouria

L’une des missions de l’Administration de Développement a toujours été de rapprocher

l’Administration des administrés. Cette politique est fidèlement traduite par le
département de l’Administration Territoriale et des collectivités territoriales à travers la
création de nouvelles entités administratives. C’est dans cet ordre d’idée que s’inscrit
l’érection de Débouria, hameau du village de kerta, en village autonome.

Situé à la jonction des deux grands axes routiers de la commune (Mahina-Kéniéba, Kayes-
Kéniéba) Débouria est à 30km du chef lieu de commune avec une population de mille
habitants composée à quatre vingt dix neuf pour cent d’agriculteurs malinkés. Le futur
village, séparé de Kerta par le marigot du kota, compte 316 imposables avec 1 340 bovins
3 230 ovins et caprins.

Les enquêtes menées auprès du chef et du conseil de village de kerta, des responsables
politiques locaux, des chefs coutumiers et des diverses couches de la population ne révèlent
aucun obstacle.

CONCLUSION :

L’adoption du projet sera une bonne décision. Elle soulagera surtout les populations.

Le Maire,

Signature

Ibrahim TRAORE

LA NOTE DE SYNTHESE

MINISTERE DE L’INTERIEUR REPUBLIQUE DU MALI

DIRECTION NATIONALE DE L’INTERIEUR Un Peuple-Un But-Une Foi
96
 ----------- ----------
DIVISION ADMINISTRATION GENERALE
Bamako, le 2 Janvier 1980

NOTE DE SYNTHESE
DU RAPPORT DE MISSION DE MONSIEUR ABOU DIALLO
INSPECTEUR DES DOUANES, CHEF DE POSTE DE NIORO

Le 3 Novembre 1979, sur ordre de mission n°48 du 29 octobre 1979, des agents du service
des douanes de Nioro, sous la direction de Mr Abou DIALLO, effectuèrent une patrouille le
long de la frontière mauritanienne. Sur indication des agents des postes frontaliers de
Médina et Djiribougou, ils se rendirent à Takoutala, un village de l’arrondissement de
Mallan C/Nara dans la 2 ème Région. Après qu’ils eurent saisi des trafiquants et leurs
véhicules chargés de cigarettes, de cartouches de chasses, d’huile, de thé etc, ils furent
interpellés par le chef d’Arrondissement de Mallan qui les somma de quitter sa
circonscription. Bien que l’inspecteur ait expliqué que le code des douanes en ses articles
34-39-46 et 47 leur donnent le droit d’opérer dans le secteur de Mallan compte tenu de la
distance et des moyens d’intervention, que la douane de Nioro était de par sa position,
seule capable de s’interposer dans la zone, que sa création était de nature à encourager la
fraude dans le secteur de Mallan, le chef d’Arrondissement fit restituer aux trafiquants les
véhicules et les marchandises saisies.

L’inspecteur demande que la sanction appropriée soit infligée au Chef d’Arrondissement et

qu’il soit notifié à tous les Chefs de circonscription que dans le cadre de la lutte contre la
fraude, les bureaux des douanes voisins se complètent, surtout quand l’un d’eux a des
difficultés pour couvrir le secteur qui lui est confié.

CONCLUSION :

Vu l’apport du service des douanes au budget national, vu la modicité de ses moyens de

travail et l’étendue du territoire national, nos administrateurs doivent faire montre de plus
de pragmatisme et de réalisme. L’opposition systématique, même légale peut être de
nature à nuire plus qu’à servir les intérêts de l’Etat. L’acte du Chef d’Arrondissement est
irresponsable.

LE DIRECTEUR

KAMA CAMARA

LA NOTE DE SERVICE

97
Région de Gao REPUBLIQUE DU MALI
Cercle de Bourem Un Peuple-Un But-Une Foi
Commune de Taboye -----------
----------

N° 0012

NOTE DE SERVICE

Objet : Chronogramme de stage de Mlle Fatou Diallo

La stagiaire Fatou Diallo effectuera son stage suivant le chronogramme ci après :

- du 20 mars au 12 avril 2009, secrétariat particulier ;
- du 13 avril au 1er mai 2009, Bureau de l’état civil.
La présente note de service prend effet à compter de sa date de signature.

Taboye, le 19 mars 2009

Le Maire

Signature

Mohamed Idrissa

98
COMPTE RENDU DE REUNION

Région de Gao REPUBLIQUE DU MALI

Cercle de Bourem Un Peuple-Un But-Une Foi
Commune Soni Aliber ----------
-----------

Compte rendu de réunion

Le 7 avril 2008 à 9 heures 30 minutes, s’est tenue dans la salle de conférence du la Mairie
de la Commune Soni Aliber, sous la présidence du Maire, Monsieur Ousmane Abdoulaye
Maiga, une réunion ayant à son ordre du jour l’adoption d’une démarche de travail en vue
de la définition des indicateurs du Programme Décennal de Développement de la
Commune.

La liste de présence est jointe en annexe.

Ouvrant la séance, après les remerciements d’usage, Monsieur le Maire a précisé l’ordre
du jour et a distribué les documents devant servir de support de base pour déterminer les
indicateurs.

Suite aux échanges, les participants ont convenu :

- la Mairie envoie les documents supports au Préfet et à l’ensemble des services

techniques pour observation ;
- les destinataires de ces documents supports doivent faire parvenir par voie
administrative vendredi 11 avril 2008, leurs propositions d’indicateurs ;
- sur la base de ces propositions, la Mairie élaborera un projet d’indicateurs qu’il
enverra aux participants au plus tard jeudi 17 avril ;
- Une réunion sera, ensuite, programmée pour le mercredi 23 avril pour examiner le
projet d’indicateurs qui sera élaboré par la Mairie.

Par ailleurs, la réunion a retenu que les partenaires techniques et financiers, sous l’égide
du chef de file des Partenaires Techniques et Financiers, organiseront une rencontre pour
examiner les modalités de leur accompagnement du Programme.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée à 10 Heures 45minutes.

Le secrétaire de séance Le Président de Séance

Abdoul Karim Touré Ousmane Abdoulaye Maiga

Liste de présence
99
Prenoms et Services Qualité Numéro de Emargement
Noms téléphone

LE RAPPORT

MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI

TERRITORIALE ET DE DEVELOPPEMENT Un Peuple-Un But-Une Foi
100
A LA BASE ----------
-----------
REGION DE KAYES
CERCLE DE YELIMANE
ARRONDISSEMENT DE KIRANE
N°05/AK-CY

RAPPORT

Du Chef d’Arrondissement à Monsieur le Commandant de Cercle sur l’invasion des

criquets pèlerins le 11 juin 1988 à Sabalibougou et Samalla – Arrondissement de Kirané–
C/Yélimané.

Comme suite au passage des criquets pèlerins dans les villages de Sabalibougou et Samalla
(secteurs de développement de Médina et Sébécoro) les 11 et 12 juin 1988, j’ai l’honneur de
vous adresser un rapport circonstancié sur le sinistre.

C’est en effet dans la soirée du 11 juin 1988 aux environs de 16 heures que les criquets
pélerins se sont abattus sur les villages de Sabalibougou et Samalla. Alerté, je me suis
rendu immédiatement sur les lieux.

A Sabalibougou, j’ai déployé une équipe de protection des végétaux et une brigade de
spécialistes de l’armée qui ont travaillé toute la nuit. Leurs efforts soutenus par les
populations ont limité les dégâts. Une intervention de l’avion aurait été déterminante.
Malheureusement elle n’a pu se faire comme je l’avais demandé ; Les conditions géo-
climatiques n’étant pas favorables (relief accidenté, brouillard).

Un premier bilan établi dans la journée du 13 juin 1968 après le départ des criquets et par
l’agent d’agriculture fait état de cent soixante hectares de cultures ravagés. C’est une
calamité de plus pour ma circonscription d’autant plus que depuis deux ans, la lutte contre
les sauteriaux avait engagé l’équipe d’intervention de la protection des végétaux dans tous
les secteurs de développement de l’Arrondissement. Le criquet solitaire n’était pas lui-
même absent de la zone.

Dans un précédent rapport, j’avais même souligné mon appréhension quant à une
éventuelle invasion des criquets grégaires eu égard à la proximité de la frontière
Mauritanienne, et j’avais suggéré la création d’une base d’intervention à Kirané. Cette idée
n’est plus à justifier, et l’invasion que nous venons de subir atteste que la thèse que j’avais
toujours défendue » : la zone de Yélimane et son prolongement en Mauritanie est devenue
tout comme l’Adrar des Iforas, une aire de reproduction des criquets pélerins » est juste.

101
Selon le rapport du technicien de l’agriculture, les prospections faites après l’invention
révèlent des pontes de criquets. Les précipitations étant régulières depuis, l’éclosion de la
deuxième génération est imminente, toutes les conditions écologiques étant assurées. Les
jeunes larves mettant trois à cinq semaines pour pousser des ailes et voler, je suggère que
les techniciens de la protection des végétaux soient maintenus et l’équipe renforcée.

Le Comité de Développement réuni le 20 juin 1988 a évalué les besoins des sinistrés à trois
cents tonnes de céréales.

CONCLUSION :

La situation dans la zone est dramatique. Les services de lutte contre les criquets doivent
être renforcés. Une aide d’urgence doit être dégagée dans la semaine pour couvrir le déficit
alimentaire de la période de soudure.

Kirané, le 11 juin 1988

Le Chef d’Arrondissement

(Signature)

Salif CAMARA

102
LE PROCES – VERBAL JUDICIAIRE

MINISTERE DE LA DEFENSE NATIONALE REPUBLIQUE DU MALI

GENDARMERIE NATIONALE Un Peuple-Un But-Une Foi
COMPAGNIE DE KAYES -----------
----------
BRIGADE TERRITORIALE DE KITA
N°C 10/BT-KITA
du 1er juin 1983

PROCES – VERBAL

Ce jour premier juin mil neuf cent quatre vingt trois à dix heures.

Analyse : - nous soussignés :

- conflit de mountan - Kolon KEITA : Gendarme n°918L

- Bilan : 2 morts – 16 blessés - tiéblé DIAKITE : Gendarme n°1022 G

tous deux en services à la Brigade

Mesures conservatoires : Territoriale de Gendarmerie de Kita

Arrestation des meneurs

Fofana Faly et Sow Salla. - Vu les articles 29-33-34-35 et 85 du

Expédition : Code de procédure pénale.

CDt Brigade T.de Kita

à - Rapportons l’opération que nous avons

Cdt de Compagnie de mené à Mountan agissant en uniforme

Gendarmerie de Kayes. Suivant l’ordre de mission n°35/BT.K

du 9 juin 1983.

103
LE PROCES – VERBAL ADMINISTRATIF

Région de Gao REPUBLIQUE DU MALI

Cercle de Bourem Un Peuple-Un But-Une Foi
Commune de Taboye ---------------------

PROCES VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

Ce jour vingt cinq août deux mille neuf, a lieu dans les locaux de la Mairie de Taboye la
passation de service entre :

Monsieur Moulaye Hamma, , Maire sortant de la Commune deTaboye

Et

Monsieur Moussa Oumar, Maire entrant de la Commune de Taboye

Sous la supervision de Monsieur Almamy KEBE, n°Mle 391-629, Administrateur Civil,

Préfet dans le Cercle de Bourem.

I. GENERALITES :

- historique
- Géographie
- Démographie

II. ADMINISTRATION:

- documents
- matériel
- batiments
- moyens logistiques
- moyens de communication
- services publics (santé, enseignement etc)
- le personnel
- Etat Civil.

104
 III. SITUATION ECONOMIQUE ET FINANCIERE

- L’économie de la Commune (agriculture, élevage, pêche, industrie, mine, services

etc.) ;
- Etat de recouvrement des impôts et taxes (Emissions, recouvrement, restes à
recouvrer, arriérés).

IV. SITUATION SOCIALE ET POLITIQUE :

V. DOSSIERS EN INSTANCE :

Le Maire sortant Le Maire entrant

(Signature) (Signature)

Moulaye Hamma, Moussa Oumar

LE SUPERVISEUR

Préfet dans le Cercle de Bourem

Signature

ALMAMY KEBE

105
AVIS OU CONVOCATION

Région de Sikasso REPUBLIQUE DU MALI

Cercle de Koutiala Un Peuple-Un But-Une Foi
Commune de M’Pessoba -----------
----------

Le Maire de la Commune de M’Pessoba convie en réunion, le lundi 09 février 2009 à

14 heures 30 minutes, dans la salle de conférence de la Mairie :
- Le Conseil Communal ;
- les Chefs de Villages ;
- les responsables des services techniques de la Commune ;
- les représentants des ONG exerçant dans la Commune.

Ordre du jour :

Examen du document de stratégie de développement de la Commune.

Pièce – jointe :

Copie document de stratégie de développement de la Commune..

M’Pessoba, le 1er février 2009

Le Maire

Signature

Nagozié Mallé

Chevalier de l’Ordre National

106
 CERTIFICAT OU ATTESTATION

Région de Sikasso REPUBLIQUE DU MALI

Cercle de Koutiala Un Peuple-Un But-Une Foi
Commune Urbaine de M’Pessoba
---------------------

ATTESTATION N°________/M’Pes- SG

Je soussigné, Maire de la Commune Urbaine de M’Pessoba , atteste que Monsieur

Mamoutou DIARRA, étudiant à la Faculté des Sciences Juridiques et Politiques (FSJP) a
effectué un stage pratique à la Mairie de M’Pessoba, du 14 mars 2008 au 10 mai 2008.

En foi de quoi, je lui délivre la présente attestation pour servir et valoir ce que de droit.

M’Pessoba, le 11 mai 2008

Le Maire

Signature

Nagozié Mallé

Chevalier de l’Ordre National

107
DECISION

F. D / R. T
MINISTERE DE L’ADMINISTRATION REPUBLIQUE DU MALI
TERRITORIALE ET DES COLLECTIVITES Un Peuple – Un But – Une Foi
LOCALES
----------------- ---------------
SECRETARIAT GENERAL
------------------

DECISION N° 008__________/ MATCL-SG

PORTANT CREATION D’UN COMITE TECHNIQUE DE SUIVI DE LA

STRATEGIE DE COMMUNICATION DU PROGRAMME NATIONAL D’APPUI
AUX COLLECTIVITES TERRITORIALES

LE MINISTRE DE L’ADMINISTRATION TERRITORIALE ET DES

COLLECTIVITES LOCALES,

Vu la Constitution ;

Vu le Décret n°07-380/P-RM du 28 septembre 2007 portant nomination du Premier

Ministre

Vu le Décret n°07-383/P-RM du 03 octobre 2007 portant nomination des membres du

Gouvernement ;

Vu le Décret n°07- 387 / P-RM du 15 octobre 2007 Fixant les attributions spécifiques des
membres du Gouvernement ;

DECIDE :

Article 1er : Il est créé un Comité Technique de Suivi de la stratégie de communication

dans le cadre de la mise en œuvre du Programme National d’Appui aux Collectivités
Territoriales.

Article 2 : Le Comité Technique de Suivi de la Stratégie de communication du

Programme National d’Appui aux Collectivités Territoriales est chargé de :

- concevoir, mettre en œuvre et suivre le contenu et la diffusion des émissions sur

Programme National d’Appui aux Collectivités Territoriales ;
- veiller à l’exécution correcte des activités de communication du Commissariat au
Développement Institutionnel ;
- concevoir les TDR des activités de communication du PDI ;

108
 - accompagner les communicateurs dans la réalisation des tâches qui leurs sont
confiées par le Ministère de l’Administration Territoriale et des Collectivités
Locales ;
- préparer les thèmes des émissions et des articles de presse ;
- donner des avis techniques sur les actions de communication proposées par la
Direction Nationale des Collectivités Locales ;
- produire des rapports trimestriels de suivi de la stratégie ;

Article 3 : Le Comité Technique de Suivi de la Stratégie de communication du

Programme National d’Appui aux Collectivités Territoriales est composé de huit (8)
membres.

Le Comité Technique de Suivi de la stratégie de communication du PDI est composé de :

Président : le Conseiller technique chargé de la Décentralisation ;

Membres :

- le Directeur National des Collectivités Territoriales ou son Représentant,

- le Chargé de Mission de la Communication du Ministère
- le Directeur Général du Centre de Formation des Collectivités Territoriales ;
- le Représentant de l’Inspection de l’Intérieur ;
- le Point focal Décentralisation à l’Office de Radio Diffusion du Mali,
- le Point focal Décentralisation au Quotidien National l’ESSOR.

Article 4 : Le Comité Technique de Suivi se réunit sur convocation de son Président.

Article 5 : La présente décision qui prend effet à compter de sa date de signature sera
enregistrée et communiquée partout où besoin sera.

Ampliations : Bamako, le
Le Ministre,
- Original…………………………………………… 1
- Primature…………………………………………. 1 P/CR
- DAF/MATCL……………………………………… 1
- Intéressés………………………..………………… 7
- Chronos ……..………………………………………2
Ousmane Camara

109
110