LES ECRITS PROFESSIONNELS
Qu'est ce qu'une réunion ?
1. Pourquoi organiser des réunions ?
Les performances du groupe sont en général supérieures à celles des individus qui le composent, dans la mesure
ou tous les membres du groupe sont pleinement motivés et organisés collectivement.
Combien de personnes convoquer ? Entre 5 et 10 personnes, le groupe est idéal, car chacun peut entrer en
relation directe avec les autres. Si le groupe est inférieur à 5, la dynamique est trop pauvre, et s'il est supérieur à
12/15, la créativité se réduit.
Le fonctionnement de base repose sur la participation de tous. La participation se mesure au nombre et à la valeur
des échanges entre les membres du groupe, à l'évolution des idées de chacun sous l'effet des idées des autres. Il
faut pour parvenir à réaliser un bon groupe considérer l'égalité de tous les membres à participer, en clair à
respecter le droit à la parole de chacun, quelque soit son statut.
Le rôle de l'animateur est de faire progresser le groupe vers ses objectifs en stimulant les interactions, et en
fondant sa neutralité quant au contenu des échanges. Animateur et participant sont deux rôles difficilement
conciliables.
2. Les différents types de réunions
Information Groupe de travail Formation Créativité Information
descendante ascendante
Nombre de Indifférent 5 - 15 5 - 15 5 - 15 5 - 12/15
participants
Objectif Diffusion de objectif concret Transmission de Créer, imaginer, Faire parler, remonter
l'information, (analyse, étude, savoir, de savoir-faire inventer de l'information, des
instructions décision, choix...) avis, inventorier
Caractère de Orateur Animation dynamique Animation dynamique Animation dynamique Animation ouverte
l'animateur (mais discrète)
Technique de Techniques Techniques Techniques Techniques Techniques
l'animateur d'expression orale en d'animation d'animation + d'animation d'animation
public pédagogie
Style de l'animateur Plutôt dirigiste Participatif dirigiste / participatif Participatif Participatif
3. Pour une réunion réussie...
- une convocation doit avoir été adressée à tous les participants. Une copie pour information peut également être
utile à d'autres personnes intéressées par le sujet (responsables hiérarchiques, etc.)
- la réunion doit bien entendu comporter des participants. Ce sont toutes les personnes présentes à la réunion.
Chacun vient avec sa personnalité, ses problèmes, son expérience, son histoire. Connaître et comprendre chaque
personne est une nécessité si l'on veut tendre à ce que chaque membre du groupe ait une responsabilité au service
de l'ensemble.
- la réunion doit également comporter un animateur. Là où il n'y en a pas, c'est le règne des leaders. L'animation
est donc une fonction nécessaire.
- l'intérêt de la réunion, c'est de reposer sur la dynamique d'un groupe. Lorsque les réunions se font au coup par
coup, quant elles ont lieu avec des participants différents, quand il y a beaucoup d'absents... les réunions perdent
leur intérêt et leur efficacité (pas de dynamique de groupe, pertes de temps, actions non réalisées d'une fois à
l'autre, etc.)
- un compte-rendu est indispensable pour garder une trace écrite des débats, notamment pour tous les points où
une action a été décidée. Le compte-rendu sera rédigé par une personne désignée par l'animateur au début de la
réunion, afin qu'elle prenne les notes en conséquence.
- les moyens matériels sont des éléments très pratiques, comme une salle avec ses équipements, son cadre, son
environnement. C'est aussi tout ce qui va faciliter le travail de préparation (convocation, etc.), de déroulement
(prise de notes, tableau, etc.) ou de suivi (compte-rendu, bilan, etc.).
- les méthodes : C'est la façon dont on utilise les moyens. Le tableau est-il seulement l'outil de l'animateur ou
chaque membre peut-il l'utiliser ? Le compte-rendu sert-il seulement aux responsables ou est-ce un outil pratique
pour les membres du groupe ? etc. Ce sont aussi différentes façons de travailler : méthode d'analyse, méthode de
synthèse complémentaire ; rôle de l'animateur qui, par sa pédagogie, fait parler les participants, spontanéité des
membres due à la préparation préalable et que canalise l'animateur, etc.
- les procédures : C'est l'organisation d'ensemble des moyens et des méthodes dans un déroulement cohérent pour
faciliter tant l'expression de chacun que la progression du groupe vers l'objectif de la réunion.
L'animation de réunion
La vie professionnelle exige fréquemment d'une personne ayant suivi des études supérieures la participation à des
travaux de groupe, notamment la fonction d'animer une réunion. L'animateur doit être un véritable homme
orchestre qui évite les pièges de cette épreuve. Bien mener une réunion est un art difficile. Voici quelques
critiques que l'on entend fréquemment à ce propos :
- “ Il y a trop de monde, certains monopolisent la parole, d'autres se demandent ce qu'ils font là ; il y en a même
qui rigolent comme des gamins. ”
- “ On a tourné autour du sujet sans vraiment l'aborder; en fait, tout ça n'a pas servi à grand-chose. ”
- “ C'est toujours la même chose, ce sont les mêmes qui parlent et je n'ai pas pu dire un mot. ”
- “ C'était trop long : on a parlé de tout et de rien, on a perdu notre temps et, en fin de compte, les dernières
décisions ont été prises à la sauvette, sans qu'on y ait réfléchi sérieusement. ”
- “ N'importe comment, on nous a demandé notre avis, mais la décision était prise avant... ”
1. L'ouverture de la réunion
Comme lors de toute rencontre humaine, les premiers instants comptent énormément, au point d'être parfois
décisifs pour la suite du déroulement de la réunion, notamment en ce qui concerne l'atmosphère qui y régnera.
C'est à l'animateur que revient le rôle de prendre le premier la parole, signifiant par là même que la séance va
commencer. Il se doit d'accueillir les participants soit au fur et à mesure de leur arrivée, soit, si c'est lui qui les
rejoint en dernier, une fois que tout le monde est installé.
Ponctualité
L'animateur veillera à commencer la réunion à l'heure, surtout s'il s'agit d'une première intervention de sa part. Il
ne faut en aucun cas y voir une manifestation de rigidité, mais bien plutôt l'application d'une règle de civilité et
une façon de remercier ceux qui ont fait l'effort d'être ponctuels.
Ouverture
Il devra d'emblée créer une atmosphère propice à la participation de chacun ; son rôle consistera à réguler des
débats, non à imposer sa personne ou son point de vue. C'est donc une attitude d'ouverture qu'il adoptera,
manifestée notamment par un regard direct, un sourire et des gestes ouverts à l'égard des participants.
Mise en confiance
Enfin, tout groupe connaissant au début de son existence une phase d'insécurité, l'organisateur devra
impérativement en réduire la durée, voire chercher à l'éliminer totalement. Pour ce faire, il s'attachera à nouer un
dialogue rapide, mais sans enjeux idéologiques, avec le maximum de membres. Le fait de s'intéresser, par
exemple, à leurs problèmes professionnels s'il les connaît, de les interroger sur les difficultés matérielles
relatives à la réunion (voyage éventuel, difficultés d'accès, confort d'installation, etc.), voire de favoriser le
dialogue entre eux sur de tels sujets ne représente pas une perte de temps, puisque les participants prendront alors
plus facilement la parole sur des sujets sérieux, comme ils viennent de le faire sur des points relativement
superficiels.
2. La présentation des participants :
La méconnaissance d'autrui étant la raison première du blocage susceptible de se rencontrer dans un groupe, il
s'avère indispensable de permettre à chacun de savoir qui est autrui. Trois procédures principales sont possibles.
La première consiste à faire prendre en charge cette activité par l'animateur, qui présente un à un les
participants, en indiquant leurs nom et qualité. Rapide, ce procédé est cependant peu stimulant et présente
l'inconvénient de confisquer d'emblée la parole à ceux que l'on souhaitera ultérieurement faire parler, ce qui est
contradictoire.
La méthode la plus courante est le traditionnel tour de table, chacun se présentant. Vivante, elle est relativement
peu efficace si le groupe est assez important (au-dessus de dix personnes), aucun des auditeurs n'étant en mesure
de se souvenir du nom et des caractéristiques propres de tous les autres. Son déroulement est, de plus, tributaire
de la quantité d'informations données par le premier, qui constitue une référence de fait. Ce défaut aura pu être
atténué par une intervention préalable de l'animateur indiquant le type de renseignements qu'il souhaite voir
exposer ou laissant une large marge de liberté. Pour des raisons pratiques, cette procédure est majoritairement
appliquée.
Compte tenu de sa lourdeur, la dernière présentation possible, ou présentation croisée, ne peut être employée
que lors de réunions de longue durée, comme des séminaires. Elle présente cependant l'avantage de permettre à
des inconnus de nouer, de façon vivante, des liens très rapides. Elle consiste à proposer à chacun, dans un
premier temps, d'interviewer son voisin afin de le présenter au groupe dans un second temps. Les présentations
sont donc mutuelles. L'animateur aura prévu, s'il le souhaite, une suggestion de questionnaire ou, au contraire,
laissera à chacun toute latitude pour découvrir autrui.
3. La présentation du thème
Il est essentiel pour le bon déroulement d'une réunion que les participants en connaissent le thème exact, aient
conscience des objectifs et en acceptent les enjeux, ce qui constitue donc trois préoccupations différentes.
Le thème sera abordé clairement afin de déjouer toute inattention des auditeurs ou toute ambiguïté de sa
formulation. Pour mieux sensibiliser les participants, l'animateur, par des approches variées, en soulignera
l'intérêt : pour le sujet en tant que thème de réflexion, pour l'entreprise, pour chaque participant considéré
individuellement, pour le groupe en tant que tel, de façon à souder les participants autour d'une préoccupation
commune.
Ensuite, il précisera les objectifs, qui ont déjà été évoqués dans la phase de préparation. Il s'agit là d'un point
très important : un individu en général, a fortiori un groupe, ne peuvent s'investir dans une tâche, quelle qu'elle
soit, s'ils n'en saisissent pas bien les tenants et les aboutissants, qui constituent la motivation principale de toute
action, donc de la réunion.
Au-delà de la réunion elle-même, il ne sera pas inutile de souligner les enjeux de la ou des décisions à prendre,
afin de donner une portée plus vaste à la discussion.
L'animateur doit vérifier l'adhésion de chacun à ces objectifs et ces enjeux, quitte à en modifier, supprimer ou
ajouter certains, de façon à obtenir l'assentiment de tous, condition sine qua non d'une absence de malentendus.
4. Le travail de l'animateur
Le meneur de jeu doit être un véritable homme à tout faire, tant les comportements qu'il lui faut savoir adopter
sont nombreux. Ils peuvent cependant se répartir en deux grandes familles : ceux qui concernent l'organisation du
travail et ceux qui sont tournés vers les êtres et l'atmosphère.
4.1. Ecoute, rigueur coordination
La mise en oeuvre et le suivi du travail du groupe, qui conditionne grandement l'efficacité des débats, peut être
assumée par l'animateur s'il se concentre sur quatre tâches différentes, tout en étant sensible à un grave problème.
Maintenir le cap
L'animateur doit être attentif à tout glissement hors du cadre proposé, à toute perte de temps inutile. Pour ce faire,
il ne doit hésiter ni à rappeler les objectifs et les étapes initialement prévus, ni à indiquer s'ils ont été atteints ou
s'il est nécessaire de recentrer les débats, ni à prévoir des moments de pause, ce qui ne signifie pas que l'on
quitte la table, mais que l'on réfléchit sur ce qui a déjà été accompli et sur ce qui reste à faire.
Être attentif aux idées de chacun
Afin d'éviter qu'un participant n'émette une idée sans que celle-ci soit réellement prise en compte par les autres,
ce qui serait stérile pour le groupe, il doit clarifier au maximum les échanges. Cette activité suppose une écoute
attentive et objective de chaque parole. Par ailleurs, il lui faut souligner sans cesse les points d'accord et de
désaccord, de manière à prendre appui sur les premiers sans ignorer les seconds et à faire ainsi avancer les
débats de façon fructueuse. Il pourra avoir recours à des interventions calquées sur le modèle :
Si j'ai bien compris votre pensée, vous estimez, comme le prétend Monsieur x, qu'il serait utile de procéder à
...
Stimuler la créativité
Si le groupe peine à la tâche, ne trouve pas de solution, bref, tourne en rond, il doit alors savoir faire appel à
l'imagination des membres : à lui de présenter le problème sous des aspects différents pour varier les angles
d'approche, de faire s'exprimer les sentiments, les expériences, voire les rêves d'où sortira peut-être une idée
neuve. En d'autres termes, il doit aider le groupe à se dépasser, quitte à le provoquer ou à le malmener (sans
dépasser certaines limites, évidemment).
Synthétiser et prendre du recul
Lorsque les participants se sont exprimés librement et dès que quelques lignes de force sont perceptibles dans ce
qu'ils expriment, l'animateur doit officialiser et matérialiser cette avancée collective en formulant des synthèses
partielles, en rappelant le point de départ de la discussion, en valorisant par conséquent le travail accompli, mais
sans masquer les éventuelles divergences qui subsistent. Ce faisant, il assume sa fonction de porte-parole, de
personnification du groupe et doit manifester ce rôle soit en exprimant, soit en inscrivant les idées qui font l'objet
d'un accord sur un tableau, lui aussi symbole du travail collectif.
4.2. Encouragement, régulation, dynamisme
Le meneur de jeu est aussi responsable des relations humaines, des échanges et de l'atmosphère au sein du
groupe. Cet aspect, non proprement technique, mais affectif, de son rôle suppose qu'il éprouve de l'intérêt
psychologique pour les participants et qu'il sache adopter certains comportements, rassemblés sous trois
rubriques distinctes.
- Veiller à une juste répartition de la parole
Un groupe étant inévitablement un lieu d'échanges verbaux, de confrontation d'idées et de tentatives d'influences
multiples, il est indispensable de réguler tous les comportements et d'éviter tout excès. Il faut, d'une part, que
chacun puisse s'exprimer et d'autre part que les discussions permettent à l'ensemble du groupe de progresser.
Dans ce cadre, il faut notamment exiger du bavard qu'il laisse la parole à ceux qui le sont moins et inviter les
silencieux à exprimer leur opinion.
Ces deux dernières tâches sont délicates. S'il est trop vif en demandant au bavard de se taire, celui-ci risquera de
se murer dans le silence. S'il demande à un timide ce qu'il a à dire, ce dernier, gêné par le nombre des
participants et peut-être lent à mobiliser ou à exprimer ses idées, se trouvera totalement paralysé.
- Préserver la sérénité de l'atmosphère
La confrontation idéologique, utile dans une réunion, ne doit surtout pas dégénérer en affrontement personnel, à la
fois pour des raisons d'efficacité du travail de groupe et surtout pour le maintien d'une ambiance de travail
agréable, une fois la séance terminée. L'organisateur devra donc être sensible à l'émergence de toute agressivité
entre les participants. La nécessaire rigueur intellectuelle doit ici faire bon ménage avec la souplesse nécessaire
des rapports humains. Un climat de confiance et de tolérance facilite les échanges entre les participants, pour la
plus grande richesse de la réflexion obtenue. Dans le même ordre d'idées, il tolérera, encouragera ou proposera
rires et plaisanteries, dans la limite où ils n'entravent pas l'avancement de la réflexion.
- Dynamiser et conférer un rythme à la séance
Un bon animateur peut conduire un groupe à une qualité de réflexion qu'aucun de ses membres ne soupçonnait. Il
exerce donc incontestablement un rôle de catalyseur, de créateur de dynamique ; c'est à lui de donner à tous
l'envie de participer et de réussir la tâche proposée.
Il doit pour cela donner de sa personne, varier ses attitudes (assis, debout, mobile, au tableau...), ses gestes
(pondérés, vifs, apaisants, mais pas désordonnés), son questionnement (questions ouvertes, fermées,
reformulations objectives, puis tendancieuses...) et créer un rythme pendant la séance.
L'essentiel est d'éviter que le groupe sombre dans la lassitude et de tout mettre en oeuvre pour qu'il soit
constamment stimulé ; il s'agit sans aucun doute de la tâche la plus complexe, et également de la plus exigeante.
Intervenir ou non sur le fond ?
L'animateur doit-il afficher, au risque de les imposer, ses propres idées ? Dans le cadre d'une réunion, toute
intervention de l'animateur sur le fond risquerait de mener le groupe vers une situation de blocage. Un seul cas
semble faire exception : au cas où aucune piste de solution n'émergerait, il lui serait possible d'apporter des
informations, d'émettre des suggestions, voire de présenter des idées volontairement provocatrices pour
déclencher une nouvelle dynamique, et permettre ainsi au groupe de retrouver la voie du travail. Mais, d'une
manière générale, il doit impérativement s'abstenir de tout comportement qui pourrait être perçu comme une
velléité de manipulation.
5. comment éviter ou déjouer des situations délicates?
Des comportements négatifs sont susceptibles d'apparaître dans toute réunion. Voici les principaux pièges que
l'animateur peut rencontrer, aussi bien en lui que chez autrui.
5.1. Animateur : cinq attitudes à proscrire
La réussite de la fonction d'animation dépend évidemment de la personnalité de l'organisateur et, surtout, de
l'adéquation entre lui et le groupe. Cinq attitudes sont perçues de façon particulièrement négatives par des
participants.
Manquer de confiance en soi
L'animateur doit faire preuve d'audace et de confiance en lui, faute de quoi le groupe, qui n'aurait pas confiance et
ne le sentirait pas assez fort, ne pourrait s'identifier à lui ni accepter ses consignes. Une loi, valable entre les
individus, l'est également au sein d'un groupe : une entité accepte de se soumettre à une autre si elle y trouve un
avantage quelconque. Comment un groupe accepterait-il de se soumettre aux propositions d'un organisateur en
apparence peu sûr de lui? Cette première exigence ne doit cependant pas le conduire à l'excès inverse.
Écraser le groupe
Soucieux d'affirmer sa présence et son autorité (à moins qu'il ne s'agisse de dissimuler une faiblesse profonde...),
il arrive qu'un animateur prenne le groupe de haut et impose ses méthodes sans souplesse aucune. Comme tout
individu, les membres d'un groupe acceptent d'obéir, mais refusent d'être humiliés. Dans ce cas, il est plus que
possible que les participants lui fassent payer cher son arrogance : manque de discipline, contestation,
agressivité.
Imposer ses idées
L'animateur, soucieux d'organiser les débats, doit adopter une attitude prudente et réservée quant au fond de la
discussion. Cette règle est également valable dans la démarche et les méthodes qu'il propose. Si un participant
émet des propositions méthodologiques, l'organisateur doit savoir les accepter à deux conditions : qu'elles soient
compatibles avec les autres consignes et, surtout, qu'elles soient validées par le groupe.
Parler plus qu'écouter
S'il est vrai que la phase de lancement d'une réunion exige de nombreuses interventions, il doit ensuite se placer
en quelque sorte en retrait par rapport au groupe. Son rôle consiste en effet essentiellement à réguler les débats et
à assurer la cohérence du contenu de la discussion. Parler beaucoup est plus facile, mais dans ce cas moins utile,
que de bien écouter.
Être excessif
L'animateur doit éviter tout excès d'autoritarisme comme toute absence d'autorité, tout comportement frénétique
comme tout manque de mobilité et de dynamisme, tout interventionnisme systématique comme tout laxisme
méthodologique, toute arrogance comme toute absence d'assurance.
Ces exigences peuvent se résumer en la recherche d'un juste milieu fait de fermeté dans la conception de son rôle
et de souplesse de son application.
Même si ces pièges. sont soigneusement évités par l'animateur consciencieux, il lui arrivera de se trouver en
difficulté face à certains participants au comportement particulièrement négatif.
5.2. Les participants
Voici les comportements problématiques les plus fréquents.
- Le retardataire (volontaire ou non, systématique...)
- L'agressif (opposition justifiée dans le cadre des débats, ou attitude hostile de principe ?)
- Le marginal (inintéressé par le travail collectif, par le sujet...)
- Le dominateur (besoin de se faire remarquer...)
Dans tous les cas, il convient de ne pas attaquer les personnes concernées de front et éviter ainsi l'affrontement
personnel. Il vaut mieux essayer de comprendre les raisons de leurs attitudes et de tirer parti de leurs caractères.
Il peut être intéressant d'utiliser le groupe pour retourner la situation contre l'individu perturbateur.
6. Les différents rôles des participants aux réunions
Organisation
Proposition de méthodes de travail
Répartition des tâches
Prévoir les conditions matérielles
Exiger du recul, de l'attention
Production
Proposer des idées, réfléchir, discuter
Formuler des suggestions et écouter celles des autres participants
Exiger de la focalisation.
Régulation
Modérer les effets négatifs de la dynamique de groupe
Equilibrer les relations et les temps de parole
Créer l'empathie
Exiger du recul, de l'écoute
Au cours d'une réunion, l'animateur doit tenir exclusivement deux rôles : organisation et régulation
Le troisième rôle (production) doit être pris en charge par le groupe.
L'animateur doit être :
Participatif : pour établir les règles et les méthodes de travail
Directif : pour faire appliquer ces règles et méthodes
Participatif : pour aider à l'expression de tous
Non directif : quand les idées jaillissent toutes seules.
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Gjkreoptgjrmotjozejit^pzeik^pzo^pzozo$p$^$
pm
