Nadia BOUTOUCHENT

La lettre
Professionnelle

Modèles de lettres
Table Des Matières
1. Les demandes
Demande de renseignements à la suite d’une publicité
(ou d’un salon) .................................................................................... 4
Demande de renseignements spontanée concernant des produits ou
des services ......................................................................................... 5
Demande de délivrance d’un extrait de naissance............................... 6
Demande d’un acte d’état civil ........................................................... 7
Demande d’échelonnement de paiement ............................................ 8
Demande d’installation du téléphone ................................................. 9
Demande de stage en entreprise ......................................................... 10
Demande de congé ............................................................................ 11
2. Réponses à la demande
Réponse à une lettre de demande de renseignements ......................... 12
Réponse à une demande de documentation ........................................ 13
Envoi de catalogue spécial.................................................................. 14
Rectification d’une erreur (abonnement) ............................................ 15
Réponse à une demande de remise .................................................... 16
3. Les réclamations
Demande de dédommagement ........................................................... 17
Refus du dédommagement ................................................................ 18
Dégradation de marchandises ............................................................ 19
Demande de remboursement ............................................................. 20
Demande d’augmentation .................................................................. 21
Contestation portant sur le montant de la facture ............................... 22
Réclamation pour non livraison de marchandises .............................. 23
4. Offres de service
Offre de services ................................................................................. 24
Lettre d’appel d’offres ....................................................................... 24
Réponse à un appel d’offres (ministère) ............................................. 26
5. Les commandes
Accusé de réception d’une commande .............................................. 27
Passation de commande ..................................................................... 28
Refus d’une commande ..................................................................... 29
6. Facturation
Demande de règlement accompagnant une facture ........................... 30
1ère lettre de rappel (relance pour facture impayée) ........................... 31
2ème lettre de rappel ............................................................................ 32
3ème lettre de rappel ............................................................................ 33

2
7. Problèmes de livraison
Annonce d’un retard de livraison ........................................................... 34
Mise en demeure de livrer ...................................................................... 35
8. Les assurances
Déclaration d’un sinistre à une compagnie d’assurances ........................ 36
Lettre de résiliation d’une police d’assurance ......................................... 37
9. Les réservations
Réservation d’un stand lors d’une exposition ou d’un salon .................. 38
Location à l’étranger : lettre de réservation ............................................ 39
Location : annulation d’une réservation ................................................. 40
Location : donner congé ........................................................................ 41
Réservation d’hôtel ................................................................................ 42
10. Les rendez-vous
Avis de passage d’un représentant .......................................................... 43
Confirmation de rendez-vous .................................................................. 44
11. Les mouvements du personnel
Convocation d’un candidat après réponse à une annonce ....................... 45
Réponse négative a une candidature spontanée ...................................... 46
Avertissement a un employé pour faute légère ....................................... 47
Préavis de licenciement pour compression générale du personnel ......... 48
Préavis de licenciement pour insuffisance dans le travail ..................... 49
Licenciement pour suppression d’emploi ............................................... 50
Lettre de licenciement ............................................................................. 51
12. Les relations humaines
Invitation ................................................................................................. 52
Lettre de remerciement après une visite réussie ..................................... 53
Lettre de recommandation ....................................................................... 54
Lettre de démission ................................................................................. 55
13. Les plaintes
Plainte pour vol ....................................................................................... 56
Déclaration d’un sinistre ......................................................................... 57
Plainte au sujet d’un voisinage insalubre ................................................ 58
Faire opposition à un chèque perdu ou volé ............................................ 59

3
 1. Les demandes

DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS A LA SUITE D’UNE

PUBLICITÉ (OU D’UN SALON)

Messieurs,

Vivement intéressés par le contenu de votre annonce publicitaire parue

dans..., le..., nous souhaiterions recevoir de plus amples informations
concernant...

Groupe..., en expansion, nous avons actuellement décidé d’accroître...

Afin d’être en mesure de réaliser au mieux ces objectifs, nous vous

demandons de bien vouloir nous faire parvenir votre brochure.

Nous vous en remercions par avance et vous prions d’agréer, Messieurs,

nos salutations distinguées.

Signature

4
 DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS SPONTANÉE
CONCERNANT DES PRODUITS OU DES SERVICES

Messieurs,

Actuellement intéressés par..., nous nous permettons de vous demander

des renseignements précis sur...

Nous sommes, en effet, un (une)... Or, il s’avère que nous avons

actuellement besoin d’élargir notre domaine d’intervention en...

En conséquence, pouvez-vous avoir l’obligeance de nous envoyer une

brochure (un catalogue) concernant l’ensemble de vos produits (vos
services) ?.

Nous vous remercions, par avance, de votre réponse.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

5
 DEMANDE DE DELIVRANCE D’UN EXTRAIT
DE NAISSANCE

Monsieur le Président de l’APC,

Je vous prie de vouloir bien me faire adresser un extrait de mon acte de

naissance.

Je suis né le … à …

Je joins à ma lettre une enveloppe timbrée pour cette expédition.

Veuillez agréer, Monsieur le Président de l’APC, avec mes remerciements,

l’expression de ma parfaite considération.

Signature

Nom et adresse

6
 DEMANDE D’UN ACTE D’ETAT CIVIL

Monsieur le Président d’A.P.C,

Je vous serais obligé de m’adresser un extrait d’acte de naissance avec

filiation.

Nom :
Prénoms :
Date de naissance :
Lieu de naissance :

Avec mes remerciements anticipés, recevez, Monsieur, mes salutations

distinguées.

Signature

P.J. (1) : une enveloppe affranchie et libellée à mon adresse.

7
 DEMANDE D’ECHELONNEMENT DE PAIEMENT

Messieurs,

Nous accusons réception, ce jour, de votre demande de cotisation d’un

montant de..., règlement à effectuer avant le... prochain.

Or, en raison de... (explications du retard), notre trésorerie est actuellement

en situation difficile.

Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir accepter un

échelonnement de nos cotisations selon le planning suivant :
- (1re date),
- (2e date),
- (3e date).

Nous espérons vivement que, prenant en considération la ponctualité

habituelle de nos versements, il vous sera possible de nous donner votre
accord.

En vous remerciant par avance de votre compréhension, nous vous prions

d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

8
 DEMANDE D’INSTALLATION DU TELEPHONE

Monsieur,

Je désire souscrire un abonnement téléphonique principal ordinaire.

J’aimerais disposer de deux prises et d’un poste standard à touches de

couleur beige.

Je serai présente pour accueillir vos services le jeudi matin de 9 heures à 12

heures, et le mercredi toute la journée.

Dans l’attente de votre réponse et avec mes remerciements, je vous prie

d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Signature

9
 DEMANDE DE STAGE EN ENTREPRISE

Monsieur,

Etudiant en informatique à l’école X, je dois effectuer un stage

professionnel pour compléter ma formation scolaire et rédiger mon
mémoire de fin de cycle.

Votre entreprise, qui a plusieurs fois été citée pour ses réalisations,
pourrait, si vous l’acceptiez, être le thème de mon mémoire.

Pourriez-vous m’accueillir comme stagiaire pour une durée de 5 semaines,

à compter du 23 juin prochain ?

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur,

l’expression de mes sincères sentiments.

Signature

10
 DEMANDE DE CONGE

Objet : demande de congé sabbatique

Monsieur,

J’ai l’honneur de solliciter un congé pour des raisons de convenance

personnelle, d’une durée de six mois.
Mes congés annuels étant prévus du 1er au 31 août 20.., ce congé
sabbatique prendrait effet à partir du 1er septembre prochain.

Dans l’attente de votre réponse, et me tenant à votre disposition pour tous

renseignements complémentaires, je vous prie de croire, Monsieur, à mes
sentiments dévoués.

Signature

11
 2. Réponses à la demande

RÉPONSE À UNE LETTRE DE DEMANDE

DE RENSEIGNEMENTS

Messieurs,

Nous vous remercions de votre demande de... et de la confiance que vous

accordez à notre entreprise.

Afin de mieux répondre à votre attente, nous nous permettons de vous

faire parvenir, ci-joint, notre catalogue...

Forts d’une expérience de..., dans le domaine du..., nous souhaiterions que
nos produits retiennent votre attention.

Nous nous tenons, bien entendu, à votre disposition pour tous

renseignements complémentaires et pour un entretien éventuel avec l’un
de nos représentants.

Nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de nos sentiments

les plus dévoués.

Signature

12
 REPONSE A UNE DEMANDE DE DOCUMENTATION

Messieurs,

Nous vous remercions d’avoir bien voulu répondre à la publicité que

nous avons fait paraître dans …….et nous vous adressons ci-joint une
documentation concernant nos photocopieurs.

Nous vous précisons que jusqu’au 30 du mois, nous accordons une

remise de 10 %, à tous nos nouveaux clients sur cette gamme d’appareils.
Nous espérons que vous saurez en profiter.

Nous restons à votre entière disposition pour vous fournir tous

renseignements complémentaires dont vous pourriez avoir besoin, tant
sur le plan technique que commercial.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

Signature

13
 ENVOI DE CATALOGUE SPECIAL

Monsieur et cher client,

Nous venions de vous expédier les exemplaires de notre catalogue général,

quand notre imprimeur nous à livré la brochure - catalogue spécial
concernant le … sur lequel vous nous aviez demandé quelques précisions,
déjà par votre lettre du 22 mars.

Nous vous adressons immédiatement cent exemplaires de la brochure

- catalogue …persuadés qu’elle intéressera vivement votre clientèle. Ainsi
que vous le verrez, nos produits sont 10 à 30% meilleur marché que tous
les produits analogues proposés par des marques concurrentes. Ils sont
seuls, en outre, à présenter les avantages suivants : … (exposé).

Nous attirons votre attention sur le crédit que nous accordons aux acquéreurs
de nos produits, et nous vous signalons que toutes nos livraisons peuvent
être faites dés réception de la commande.

Dans l’attente de vos ordres, veuillez agréer Monsieur et cher client,

l’expression de nos sentiments dévoués.

Signature

14
 RECTIFICATION D’UNE ERREUR
(abonnement)

Monsieur, Madame,

Nous avons bien reçu votre lettre du 10 septembre et vous prions de nous
excuser pour l’erreur qui s’est produite lors de votre abonnement à notre
revue ..

Nos services ont enregistré un abonnement de trois mois au lieu de six

mois, ce qui explique l’interruption du service de la revue.

Afin de réparer cette erreur, nous vous faisons parvenir le numéro qui vous
manque et modifions votre abonnement pour qu’il vous soit servi pendant
3 mois à compter du prochain numéro.

Nous espérons vous donner ainsi toute satisfaction.

Veuillez agréer, Monsieur, Madame, nos sentiments les plus dévoués.

Signature

15
 REPONSE A UNE DEMANDE DE REMISE

Messieurs,

Nous avons bien reçu votre lettre citée en référence et vous remercions de
la confiance que vous nous témoignez.

Cependant, nous avons le regret de vous informer qu’il ne nous est pas
possible de vous accorder une remise pour tout paiement par traite à plus
de deux mois.

Si, par contre, vous payez 70% comptant et le reste par traite à deux mois,
nous pourrons vous consentir une remise de 0.7% sur le montant de votre
commande de 38 160 DA, soit 26 712 DA.

Sur les 37 892 DA restant, nous vous consentirons au titre d’ancien client,
une remise exceptionnelle de 0.25%, soit 94.73%. La somme à payer sera
donc de 37 798.15 DA.

Dans l’attente de votre commande, nous vous prions d’agréer, Messieurs,

l’expression de nos sentiments dévoués.

Signature

16
 3. Les réclamations

DEMANDE DE DEDOMMAGEMENT

Lettre du 19 mai 20 ... ,

Objet : Expédition n° 1720-47 livrée en retard
P.J. : Un décompte

Messieurs,

« Le 10 mai, notre société vous a confié le transport de : 150 caisses de

fraises en « barquettes », 1er choix, que vous deviez nous livrer le 12 mai
à 15 h..

Or, nous les avons reçues le 15 mai à 4 h.

En raison de cet important retard, les fruits ne présentaient plus le degré

de maturité optimum et la fraîcheur permettant de les vendre en 1er choix.
Nous avons dû vérifier toutes les barquettes, en reconstituer un grand
nombre et « déclasser » 500 Kg de fruits qui n’ont pu être vendus qu’en
2ème choix.

En réparation du préjudice subi du fait de ce retard de livraison dont

vous êtes responsable, nous vous demandons une indemnité de 3200
Da correspondant aux frais de main d’œuvre, d’emballage, au manque à
gagner, dont vous trouverez le détail sur le décompte ci-joint.

Nous vous prions de nous faire parvenir cette somme par tout moyen à
votre convenance.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

17
 REFUS DU DEDOMMAGEMENT

Lettre du 22 mai
Objet : Expédition n° 1726-47

Monsieur,

Par votre lettre du 19 mai, vous nous réclamez 3200 Da à titre de dommages-
intérêts en réparation du préjudice subi du fait de la détérioration d’une
partie de l’expédition n° 1726-, dont votre société nous avait confié le
transport le 10 mai.

Cette expédition vous a été livrée le 15 mai et votre protestation datée du

19 mai nous est parvenue le 20.

Nous nous permettons de vous rappeler, qu’aux termes de l’art. … du

Code de commerce, vous deviez notifier votre protestation motivée dans
les trois jours qui suivent la réception des marchandises.

Nous ne pouvons donc qu’opposer à votre demande une fin de non-

recevoir et nous le regrettons.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

Signature

18
 DEGRADATION DE MARCHANDISES

Messieurs,

Vous assurez régulièrement, pour le compte de nos différents fournisseurs,

les livraisons à notre magasin, deux à trois fois par mois depuis plusieurs
années. Nous avons été jusqu’à présent satisfaits de vos services, et avons
été d’autant plus indignés par l’incident qui s’est produit lors de notre
dernière livraison.

Avant-hier, mardi 2 mars, une nouvelle équipe, dont nous ne connaissions

aucun des deux membres, déchargeait des colis. J’ai personnellement
remarqué qu’un des deux hommes jetait les colis du camion par terre.
Je lui ai demandé de ne pas le faire, et il m’a répondu que ça n’avait pas
d’importance, que c’était du cuir, et que çà ne risquait rien.

Le même homme, à qui je faisais constater que certains colis étaient restés
sous la pluie, m’a répondu qu’il ne pouvait pas savoir. Les deux hommes,
enfin, lorsque je leur ai demandé de rester pour assister à l’ouverture
des colis afin de constater l’état des marchandises, m’ont répondu qu’ils
n’avaient pas de temps à perdre et sont partis sans que je puisse les
retenir.

En fait, rien n’a été cassé, ni détérioré. Mais nous tenions à vous informer
de cet incident regrettable et à vous dire combien nous avons été
scandalisés et indignés par la brutalité et la grossièreté de vos employés.
Nous aimerions ne plus rencontrer cette attitude à l’avenir.

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de notre considération

distinguée.

Signature

19
 DEMANDE DE REMBOURSEMENT

Messieurs,

Par notre lettre du..., nous vous demandions de mettre expressément à

notre disposition la livraison de..., les délais réglementaires étant expirés.

Nous vous rappelons à titre indicatif que l’expédition avait été effectuée
le..., en gare de..., en régime ordinaire. Or, deux mois s’étant écoulés
depuis cette date, nous considérons, à ce jour, cet envoi comme perdu.

En conséquence, nous vous prions de bien vouloir nous rembourser la

valeur de ces marchandises, soit..., justifiée par la facture ci-jointe, émise
par notre fournisseur...

Dans l’attente d’un règlement rapide, nous vous adressons nos salutations
distinguées.

Signature

20
 DEMANDE D’AUGMENTATION

Monsieur le Directeur,

Depuis sept ans au service de votre société, j’ai occupé différents postes aux
responsabilités chaque fois plus importantes. Ces deux dernières années,
j’ai exercé les fonctions de responsable de la promotion sans jamais avoir
encouru le moindre reproche de la part de mes supérieurs. Durant cette
période, l’impact de nos produits a augmenté de quatre pour cent.

Or, mon salaire n’a pas évolué, hormis les revalorisations liées au coût de
la vie.

Aussi, je vous prie, Monsieur le Directeur, de bien vouloir prendre en

considération un éventuel réajustement de mes appointements, comme il
me le fut promis avant que je n’exerce mes nouvelles fonctions.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression, de mes sentiments

dévoués.

Signature

21
 CONTESTATION PORTANT SUR LE MONTANT
DE LA FACTURE

Messieurs,

Nous accusons réception, ce jour, de votre facture n°...

Or, après vérification, il s’avère que celle-ci comporte une erreur (plusieurs
erreurs), à savoir :
- ...
- ...
Nous vous serions donc reconnaissants de procéder à la régularisation
nécessaire : facture de régularisation ou avoir.

Par avance, nous vous remercions de cette rectification.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

22
 RECLAMATION POUR NON LIVRAISON
DE MARCHANDISES

Messieurs,

Nous vous rappelons que vous avez facturé trois pièces de tissu, dont
détail ci-dessous, que nous n’avons jamais reçues.

Qualité N° Pièce Métrage

381 328 53.90
372 291 53.90
373 217 53.90

Cette réclamation a déjà fait l’objet de notre lettre du 27 avril 2003 qui
est restée sans réponse. De plus, comme il est impossible de joindre un
responsable au téléphone, nous sommes obligés aujourd’hui de vous
envoyer cette lettre en recommandé avec accusé de réception.

Nous venons de recevoir, ce jour, un rappel de la facture avec menace

de poursuites. Nous sommes persuadés qu’il s’agit là d’un malentendu
ou d’une erreur. En effet, si nous avions reçu les pièces, nous aurions
payé immédiatement comme à notre habitude. Il nous paraîtrait absurde
d’engager des poursuites alors que la non-livraison est prouvée.

Toutefois, si vous preniez cette décision, nous serions, pour notre part,
désolés de voir se terminer ainsi nos relations commerciales.

Dans l’espoir d’une réponse rapide,

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments

distingués.

Signature

23
 4. Offres de service

OFFRE DE SERVICES

Monsieur le Directeur,

Nous venons d’apprendre par le dernier numéro du … votre intention

d’ouvrir un département « Maïs » dans quelques mois.

Nous vous adressons sans tarder, ci-joint, le catalogue des productions de

nos entreprises, et, nous mettons à votre disposition notre expérience, très
large et très ancienne, pour vous aider à organiser votre nouvelle activité.

Nous serons heureux de répondre à toute demande de renseignements

complémentaires et vous prions d’agréer, Monsieur le Directeur,
l’expression de nos sentiments dévoués.

Signature

24
 LETTRE D’APPEL D’OFFRES

Messieurs,

Désirant accroître et moderniser le matériel de mon imprimerie, je serais

heureux de recevoir vos offres détaillées (catalogues, tarifs, conditions de
règlement, etc.) concernant :

1 presse à retiration, encrage cylindrique et papier continu, marque …,

modèle …,
1 machine à retiration à grande vitesse marque …, modèle …
2 pédales de …, marque …,
6 casses métalliques à tirette, de … (dimensions) ;
1 presse à épreuves, type …

J’espère que vos conditions me permettront de vous passer commande

et je vous prie d’agréer, Messieurs, l’expression de ma considération
distinguée.

Signature

25
 RÉPONSE À UN APPEL D’OFFRES
(Ministère)

Monsieur le Ministre,

A la suite de l’entrevue que votre collaborateur, M.... (nom du

collaborateur), a bien voulu accorder à notre... (fonction), M..., nous avons
l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance l’agrément de notre
société pour l’étude et la réalisation de...

Nous tenons à vous assurer que notre compétence et notre expérience nous
placent au premier rang pour exécuter ce type d’opération. En effet, ...
(rappel synthétique justifiant cette position).

Si le principe de cette collaboration vous agrée, nous nous tenons à votre

entière disposition pour vous fournir tous renseignements complémentaires
et pour vous déléguer l’un de nos spécialistes.

Nous vous souhaitons bonne réception de la présente et vous prions de

croire, Monsieur le Ministre, à l’assurance de notre haute considération.

Signature

26
 5. Les commandes

ACCUSE DE RECEPTION D’UNE COMMANDE

(Par lettre recommandée)

Monsieur,

Nous vous remercions vivement de l’ordre que vous avez voulu nous
confirmer par votre lettre du …

Nous apporterons tous nos soins à l’exécution de cette commande qui vous
sera expédiée, suivant vos instructions, en … (grande ou petite vitesse,
service rapide, etc.) et qui vous parviendra au plus tard le …

Nous espérons que cette première affaire traitée avec notre maison vous
donnera entière satisfaction et qu’elle nous vaudra l’avantage d’entrer en
relations suivies avec la vôtre.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments très sincèrement

dévoués.

Signature

27
 PASSATION DE COMMANDE

Messieurs,

Nous avons bien reçu le... dernier votre catalogue (brochure) et vous en
remercions.

Après examen, il semble que vos produits (articles) correspondent

parfaitement à notre attente.

Nous vous passons donc, ce jour, commande de..., références...

En espérant être livrés dans les meilleurs délais, nous vous prions d’agréer,
Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

28
 REFUS D’UNE COMMANDE

Monsieur,

A notre grand regret, il nous est impossible de vous livrer les articles
commandés par votre lettre du … en vous garantissant, à six mois de date,
les même tarifs que ceux qui sont actuellement appliqués.

Les hausses très fréquentes des diverses matières premières utilisées pour
nos fabrications, l’augmentation régulière des salaires et les menaces
que constituent pour nous les nouvelles taxes dont l’application doit être
prochainement décidée, - toutes ces raisons nous interdisent d’accepter
votre commande aux conditions que vous nous indiquez.

Veuillez agréer, Monsieur, avec l’expression renouvelée de nos regrets,

l’assurance de notre considération très distinguée.

Signature

29
 6. Facturation

DEMANDE DE RÈGLEMENT
ACCOMPAGNANT UNE FACTURE

Messieurs,

Le..., nous vous avons livré ..., références ...

Nous vous adressons donc sous ce pli la facture, n°..., relative à cette
commande.

Le règlement devra nous parvenir avant le ...

Nous souhaitons continuer à vous satisfaire par ...

Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre parfaite considération.

Signature

30
 1ère LETTRE DE RAPPEL
(relance pour facture impayée)

Messieurs,

Nous vous avons fait parvenir le... notre facture n°..., relative à une
commande de..., effectuée par vos soins.

Or, notre service... nous signale ce jour n’être toujours pas en possession
de votre règlement.

Il s’agit, sans nul doute, d’une erreur ou d’une omission de votre part.

Dans le cas où vous auriez déjà effectué ce paiement, nous vous demandons
de bien vouloir ne pas tenir compte du présent avis.

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

signature

31
 2ème LETTRE DE RAPPEL

Messieurs,

Malgré notre précédente lettre du..., nous sommes surpris de constater que
vous n’avez toujours pas, à ce jour, effectué le règlement de la facture
n°...

Il ne peut s’agir d’une erreur ou d’une omission de votre part, vos

obligations vous ayant déjà été rappelées.

Nous vous demandons, en conséquence, d’honorer votre dette dans les

plus brefs délais.

Dans le cas où ce règlement ne nous parviendrait pas sous huitaine, votre

dossier sera transmis au service contentieux.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

32
 3ème LETTRE DE RAPPEL

Messieurs,

Nous n’avons toujours pas, à ce jour, reçu le paiement de notre facture n°...
malgré deux lettres de rappel.

Nous vous rappelons que le montant de votre dette s’élève à... Devant
nous-mêmes faire face à nos engagements, il ne nous est plus possible
d’attendre plus longtemps votre paiement.

En conséquence, nous vous informons que, sans règlement de votre part

dans les 48 heures, nous procéderons au recouvrement de cette créance par
voie judiciaire.

Nous souhaitons vivement ne pas avoir besoin de recourir à une telle

mesure.

Agréez, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

33
 7. Problèmes de livraison

ANNONCE D’UN RETARD DE LIVRAISON

Messieurs,

Nous avons bien enregistré, le..., votre commande de..., référencée

ci-dessus.

Toutefois, nous tenons à vous signaler que pour des raisons..., nous ne
serons pas en mesure de tenir les délais préalablement établis.

La livraison, en effet, ne pourra avoir lieu que le... au lieu du...

Nous espérons que vous comprendrez les motifs de ce retard, indépendant

de notre volonté.

Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre parfaite considération.

Signature

34
 MISE EN DEMEURE DE LIVRER

Messieurs,

Nous vous avons fait confiance le... en vous commandant...

A plusieurs reprises, par lettre du... et du..., nous vous avons signalé un
retard de livraison incompréhensible. Or, nous sommes toujours, à ce jour,
sans réponse de votre part.

Nous vous mettons donc en demeure de nous livrer sous...

Agréez, Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

35
 8. Les assurances

DECLARATION D’UN SINISTRE A UNE

COMPAGNIE D’ASSURANCES

Monsieur le Directeur,

Je vous informe que les bâtiments agricoles assurés par notre compagnie
(Police n° CX 813-53-1080) ont été complètement détruits par un incendie
qui a éclaté dans la nuit du 9, vers 3 heures. L’enquête poursuivie par la
gendarmerie n’a pas encore permis d’établir les causes du sinistre.

Je compte que vous voudrez bien envoyer sur les lieux un employé de votre
compagnie chargé de procéder aux constatations utiles pour le règlement
de ce sinistre, et vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de
mes sentiments distingués.

Signature

36
 LETTRE DE RESILIATION
D’UNE POLICE D’ASSURANCE
Modèle 1
Monsieur le Directeur,
Ayant vendu ma voiture, je vous prie de bien vouloir, à compter du
15 octobre, résilier l’assurance que j’avais contractée auprès de votre
compagnie (Police n° 1500/111918) pour ce véhicule.
Je compte que vous voudrez bien m’accuser réception de cette lettre et
vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées.

Signature
Modèle 2
Messieurs,
Nous vous demandons de bien vouloir noter que nous entendons résilier,
conformément à la clause de résiliation annuelle insérée au contrat, la
police n° ... et, ce, à compter de sa prochaine échéance, soit le...

Afin de suivre une procédure légale, nous vous serions, en outre,

reconnaissants de bien vouloir nous accuser réception de la présente et
notifier par écrit votre accord.

En vous en remerciant à l’avance, nous vous prions d’agréer, Messieurs,

nos salutations distinguées.

Signature
Modèle 3
Objet : Contrat d’assurance automobile
Monsieur le Directeur,
Je vous prie de bien vouloir prendre acte de la résiliation de mon contrat
d’assurance automobile, souscrit auprès de votre compagnie sous le
numéro cité ci-dessus. A la prochaine échéance, le 31 décembre 20.., mon
contrat prendra donc fin.
Veuillez recevoir, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées.

Signature

37
 9. Les réservations

RÉSERVATION D’UN STAND LORS

D’UNE EXPOSITION OU D’UN SALON

Messieurs,

Nous avons été contactés par vos services en vue de notre éventuelle
présence au salon du... qui aura lieu le... prochain.

Il nous semble, en effet, intéressant de participer, une nouvelle fois, à cette

manifestation qui, l’an passé, a obtenu un succès apprécié dans le secteur
du...

Après analyse de l’impact de notre stand lors de notre dernière participation,

nous souhaiterions être situés... et réserver un stand de...

Nous espérons que votre organisation sera, cette année, de la même qualité
que précédemment.

Veuillez croire, Messieurs, à l’assurance de nos salutations distinguées.

Signature

38
 LOCATION A L’ETRANGER :
LETTRE DE RESERVATION
Monsieur,

Après avoir pris connaissance des renseignements complémentaires que

vous avez eu l’amabilité de nous communiquer, et suite à notre conversation
téléphonique du 27 février 20.., je vous confirme ma décision de louer
votre appartement, Résidence du Mont-Chauve, 22, rue d’Angleterre,
2e étage à Tunis, et ce pour une période d’un mois, du 15 juillet 20… au
14 août 20… inclus.

Il est bien convenu, entre nous, que sera mis à notre disposition un garage,
sans frais supplémentaires.

Veuillez trouver ci-joint un chèque de 200 Euros, à valoir comme arrhes

sur le montant total de la location, qui s’élève à 700 Euros. Le solde vous
en sera réglé le jour de notre arrivée, le 15 juillet 20..

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de recevoir, Monsieur,

l’assurance de mes sincères salutations.

Signature.

P.S. : Vous voudrez bien nous préciser où prendre les clés de l’appartement,
le jour de notre arrivée.

39
 LOCATION : ANNULATION D’UNE RESERVATION

Monsieur,

Le 20 février, nous vous avons réservé la villa «Marmousa», à Tunis, pour

le mois d’août prochain.

Ma femme vient d’avoir un grave accident de santé et nous serons dans

l’impossibilité de nous déplacer. Nous sommes donc au regret d’annuler
cette location.

Nous vous avions versé 100 Euros d’arrhes. Serait-il possible de reporter
ces arrhes sur une location en octobre prochain ?. Location que je vous
confirmerai dés que possible.

Comptant sur votre compréhension, recevez, Monsieur, l’assurance de

mes meilleurs sentiments.

Signature

40
 LOCATION : DONNER CONGE

Monsieur,

Mutée dans une autre ville de la région, je désire résilier le bail que j’ai
signé le 1er janvier 20, pour l’appartement situé :
1, rue de Tanger
Premier étage, porte C.

Je m’engage à quitter les lieux le 31 août 20. Nous pourrions convenir

d’un rendez-vous, le samedi 30 août, pour établir l’état des lieux.

Je compte sur votre diligence pour accélérer ensuite le remboursement de

la caution, versée lors de mon entrée dans ce logement.

Je vous serais reconnaissante de me signifier votre accord, par retour de

courrier.

Dans cette attente, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes

sentiments les meilleurs.

Signature

P.J. : photocopie de mon avis de mutation.

41
 RÉSERVATION D’HÔTEL

Messieurs,

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir réserver une chambre

avec... au nom de Monsieur..., notre (fonction éventuellement), pour la
nuit du... au...

Par ailleurs, nous tenons à vous préciser que Monsieur... dînera et prendra
son petit déjeuner à votre hôtel.

Nous attendons votre confirmation par retour du courrier.

En vous en remerciant, par avance, nous vous prions de recevoir,

Messieurs, nos salutations distinguées.

Signature

42
 10. Les rendez-vous

AVIS DE PASSAGE D’UN REPRESENTANT

Monsieur,

J’ai l’honneur de vous informer que mon représentant pour votre région,
M. Idir, sera de passage chez vous, pour sa visite trimestrielle, entre le 18
et le 22 avril.

J’espère que vous voudrez bien lui réserver l’excellent accueil qu’il reçoit
toujours chez vous et lui confier vos ordres, qui feront l’objet de mes soins
les plus attentifs.

Vous en remerciant à l’avance, je vous prie d’agréer, Monsieur, mes

salutations distinguées
Signature.

43
 CONFIRMATION DE RENDEZ-VOUS

Monsieur le Directeur,

Comme suite à notre conversation téléphonique de ce jour, nous vous

confirmons le rendez-vous avec Monsieur Brahimi, Directeur commercial
des Etablissements ….., le jeudi 10 mars 2003 à 11heures dans votre
bureau.

Vous trouverez ci-joint une documentation complète sur les activités de

nos établissements. Elle vous permettra, nous l’espérons, de préparer
utilement votre entrevue avec monsieur Brahimi

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de nos sentiments

dévoués.
Signature

44
11. Les mouvements du personnel

CONVOCATION D’UN CANDIDAT

APRÈS RÉPONSE À UNE ANNONCE

Monsieur,

Nous avons étudié, avec un particulier intérêt, votre candidature à un

éventuel poste de... au sein de notre service...

Il nous semble intéressant d’en poursuivre l’examen par une discussion

approfondie avec vous.

Nous vous serions donc très reconnaissants de bien vouloir vous présenter
le... (date), à... (heure), ... (lieu).

Pouvez-vous avoir l’amabilité de nous confirmer ce rendez-vous, par

retour du courrier, ou en téléphonant au..., poste... ?

En vous en remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur,

nos salutations distinguées.

Signature

45
 REPONSE NEGATIVE A UNE
CANDIDATURE SPONTANEE

(CONSERVATION DU CV)

Monsieur,

Nous avons étudié avec une particulière attention votre demande d’emploi
concernant un poste de...

Or, malgré le réel intérêt présenté par votre parcours (formation)

professionnel (le), il ne nous est, actuellement, pas possible de vous
proposer un poste correspondant à vos qualifications.

Cependant, nous nous permettons de conserver votre curriculum vitae afin

d’être en mesure de prendre contact avec vous ultérieurement, si un poste
devenait vacant dans l’un de nos services.

Nous vous remercions, par ailleurs, de l’intérêt que vous semblez accorder à
notre société et vous souhaitons beaucoup de chance dans votre démarche
de recherche.

Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de nos salutations distinguées.

Signature

46
 AVERTISSEMENT À UN EMPLOYE
POUR FAUTE LEGERE

Monsieur,

Nous avons le regret de vous faire savoir que M …, votre chef de

service, nous a signalé … (exposé des griefs à l’encontre de l’employé :
négligences, retards, absences non justifiées, etc.).

Le retour de pareils incidents pourrait avoir, sur votre avenir dans notre
maison, les plus fâcheuses répercussions. C’est pourquoi nous vous
adressons la présente mise en garde, espérant que vous voudrez bien
veiller dorénavant à mériter en toutes circonstances l’estime et l’intérêt
que nous continuons à vous porter …

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

Le chef du Personnel

Signature

47
 PREAVIS DE LICENCIEMENT
POUR COMPRESSION GENERALE DU PERSONNEL

(Par lettre recommandée)

Monsieur,
Les difficultés que supporte actuellement notre entreprise, et que
vous connaissez, nous amènent aujourd’hui à décider des mesures de
compression du personnel dont nous avons retardé l’application autant
qu’il nous a été possible de le faire. A notre grand regret, nous vous
faisons donc savoir par la présente qu’il ne nous sera plus possible de vous
employer à la date du …

Nous tenons à vous signaler que nous avons toujours été très satisfaits
du concours que vous nous avez apporté et que nous regrettons vivement
d’être obligés d’y renoncer.

Nous vous dispensons par la présente d’effectuer le délai de préavis auquel

elle donne lieu et vous libérons dés ce jour de tout engagement à notre
égard, afin de vous faciliter la recherche d’un emploi.

Vous percevrez immédiatement à notre caisse :

- Le montant des salaires afférents à votre délai de préavis
(déduction faite de l’indemnité de transport) ;
- L’indemnité de licenciement qui vous est due ;
- Le montant de vos journées de vacances ;
- Le certificat de travail prévu par la loi.

Vous pouvez naturellement citer notre nom si besoin était, nous aurons
toujours plaisir à vous fournir toutes références que pourrait exiger un
nouvel employeur.

Nous vous renouvelons nos regrets et vous prions, Monsieur, d’agréer

l’assurance de nos sentiments distingués.
Le Directeur
Signature

48
 PREAVIS DE LICENCIEMENT POUR
INSUFFISANCE DANS LE TRAVAIL

(Par lettre recommandée)

Monsieur,

Nous avons le regret de vous faire savoir que nous ne pouvons continuer
à vous laisser l’emploi qui vous avait été confié sur votre demande, dans
notre entreprise.

Malgré nos observations réitérées et vos promesses renouvelées de nous

donner satisfaction, le travail fourni par vous continue à présenter les
erreurs et les insuffisances qui vous ont été maintes fois signalées.

Dans ces conditions, nous sommes obligés de vous dire que nous ne
pouvons plus vous employer et nous vous avisons par la présente que votre
contrat de travail prendra fin le …

Vous disposerez naturellement, pendant la durée de ce mois de préavis,

des libertés prévues par la législation pour vous permettre de chercher un
nouvel emploi.

En vous renouvelant nos regrets, nous vous prions de croire, Monsieur, à

nos sentiments distingués.

Le Directeur
Signature

49
 LICENCIEMENT POUR SUPPRESSION D’EMPLOI

(Par lettre recommandée).

Monsieur,

Pour la bonne règle, nous vous confirmons la conversation que vous

avez eue avec M…, notre Directeur Général, au cours de laquelle, il vous
fait savoir que nous étions au regret de devoir renoncer à vos services,
les nécessités économiques actuelles nous ayant amenés à décider la
suppression du poste de … que vous occupez actuellement dans notre
société.

Il est entendu que votre collaboration prendra fin le …

En vous renouvelant nos regrets, et en vous exprimant nos remerciements

pour la collaboration que vous nous avez apportée, nous vous prions
d’agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

Le Directeur
Signature.

50
 LETTRE DE LICENCIEMENT

Objet : Notification de licenciement

Monsieur,

Suite à l’entretien que nous avons eu ce mardi 15 janvier 20 dans les

locaux de l’entreprise, nous vous signifions par écrit votre licenciement
pour faute grave.

Et ce, pour le motif suivant : absences non motivées et répétées

- des 4, 5, 6 novembre 20.
- des 12 et 13 novembre 20.
- des 28 et 29 novembre 20.
- du 9 au 17 décembre 20.
- des 2 et 3 mars janvier 20..

En conséquence, vous ne ferez plus partie de notre personnel à dater du 18

février 20..

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

Signature

51
 12. Les ralations humaines

INVITATION

Messieurs,

Nous avons le plaisir de vous annoncer que notre société disposera d’un
stand au 2ème Salon International de l’Alimentation (SIAL) qui aura lieu à
Alger, au niveau de la SAFEX , du 12 au 17 novembre 2003.

Nous serons très heureux de vous accueillir, si, comme nous l’espérons,
vous voulez bien nous y rendre visite (Stand 4 D 5 - 2ème niveau –
Allée F).

Dans l’attente du plaisir de vous rencontrer, nous vous prions de croire,

Messieurs, en nos sentiments dévoués.

Signature

52
 LETTRE DE REMERCIEMENT APRES
UNE VISITE REUSSIE

Monsieur,

De retour à..., je m’empresse de vous remercier pour l’excellent accueil

que vous avez su me réserver lors de ma visite dans...

De ce séjour particulièrement réussi, j’ai retenu... (explication

personnelle).

En outre, j’ai beaucoup apprécié, au cours de cette semaine, la qualité et la

chaleur des échanges organisés à mon intention, semaine riche en apports
tant professionnels que personnels.

J’espère vivement, par ailleurs, être dans peu de temps en mesure de

vous recevoir à... et d’avoir ainsi la possibilité de vous permettre de
découvrir...

Avec mes remerciements réitérés, je vous prie de croire, Monsieur, à

l’assurance de mes sentiments les meilleurs.

Signature

53
 LETTRE DE RECOMMANDATION

Société Golet
A l’attention de Mme Chaib

Chère Madame,

Ghania Katiba, qui vous a contactée de ma part, m’a demandé d’appuyer

sa démarche auprès de vous, ce que je fais bien volontiers.

Madame Katiba, qui exerçait chez nous les fonctions de documentaliste

au sein du service presse, fait partie du personnel dont nous avons dû nous
séparer pour des raisons purement économiques. C’est une jeune femme
intelligente et organisée, qui maîtrise parfaitement son métier et l’exerce
avec bonne humeur.

Sachant que vous êtes toujours à la recherche de collaborateurs efficaces,

j’ai tout de suite pensé à vous l’adresser.

En vous remerciant à l’avance de ce que vous pourrez faire pour elle, je

vous prie d’accepter, Chère Madame, l’expression de ma respectueuse
sympathie.

Signature

54
 LETTRE DE DEMISSION

Objet : Avis de démission

Monsieur le Directeur,

Je vous prie d’accepter ma démission, pour des raisons de convenance

personnelle, du poste de conducteur de travaux que j’occupe dans votre
société.

Je souhaite me libérer de mes fonctions le 30 avril 20.., soit dans un mois,

délai légal prévu par la convention collective.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes sentiments

dévoués.

Signature

55
 13. Les plaintes

PLAINTE POUR VOL

A Monsieur le Procureur de la République prés du tribunal de …

Monsieur le Procureur de la République,

J’ai l’honneur de porter à votre connaissance les faits suivants : la nuit

dernière à une heure que je ne puis fixer, des malfaiteurs se sont introduits
par effraction dans le magasin de …, que j’exploite à …, ils ont fracturé
…, et emporté …, (détails des déprédations commises et des valeurs,
marchandises ou objets soustraits).

Je porte plainte pour les faits ci-dessus indiqués, me réservant de me

porter partie civile par la suite, et vous prie, Monsieur le Procureur de la
République, de vouloir bien prescrire immédiatement toutes enquêtes et
mesures nécessaires.

Veuillez agréer, Monsieur le Procureur de la République, l’expression de

mes sentiments respectueux.

Signature
Nom et adresse.

56
 DECLARATION DE SINISTRE (VOL)

Monsieur,

Veuillez trouver ci-joint un formulaire de déclaration de sinistre. Cette

déclaration concerne un cambriolage, survenu à mon domicile le 13 mars
dernier, alors que j’étais à mon travail.

Je vous joins également :

- la copie du récépissé de déclaration de vol du commissariat
de police ;
- la photocopie des factures des objets volés.

Je tiens à votre disposition les originaux de ces pièces, ainsi que tout
renseignement pouvant compléter votre information.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les

meilleurs.

Signature

P.J. (5) :
- Copie du récépissé de la déclaration de vol
- Copies des factures : appareil photo, magnétoscope, minichaîne
hi- fi,ordinateur.

57
 PLAINTE AU SUJET D’UN VOISINAGE INSALUBRE

Monsieur le Président de l’APC,

Je tiens à vous signaler que mon voisin, le sieur …, a installé dans … (sa
cour, son jardin, sa remise, etc.) une … (désignation de l’installation :
teinturerie, entreprise de …) qui exhale des odeurs insalubres, ou
émanation dangereuses pour les habitants.

Ses autres voisins et moi-même nous sommes vainement plaints à lui à ce

sujet, il continue à nous incommoder, sans faire le moindre cas de nos
légitimes remontrances.

Je vous prie donc, Monsieur le Président de l’APC, de bien vouloir

intervenir dans cette affaire, qui concerne la salubrité publique placée sous
votre surveillance, et de mettre fin à une situation infiniment préjudiciable
aux intérêts de vos administrés.

Veuillez agréer, Monsieur le Président de l’APC, mes respectueuses

salutations.

Signature
Nom et adresse.

58
 FAIRE OPPOSITION A UN
CHEQUE PERDU OU VOLE

Objet : opposition à un chèque

Monsieur le Directeur,

Suite à la conversation téléphonique que nous avons eue hier à 14 heures, je

vous confirme que je fais opposition au chèque n° 3310185. d’un montant
de 5000 Da, et établi au nom de Monsieur Liabès, en date du 27 avril 20..,
ce chèque a malheureusement été perdu à Oran, hier matin.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes salutations

distinguées.

Signature

59