Faculté des Sciences Économiques
et de Gestion Département
Gestion de Projet Humanitaire et
Développement Durable
ECUE-3
MS Project Enseignant :
MALANHOUA Kouakou Valery
Ingénieur Pédagogique
Informaticien
UE-7 DU SUIVI À L'ÉVALUATION
Planification sous MS
PROJECT
▷ Introduction à MS PROJECT
▷ Les bases de la planification
▷ Utilisation des calendriers
▷ Gestion des ressources
▷ Suivi et mise à jour du projet
▷ Rapports et analyse de projet
01 Introduction à MS PROJECT
Fonctionnalités de Création de tâches et de sous-tâches
base de MS PROJECT
MS PROJECT permet la création de tâches et de sous-
tâches pour organiser efficacement les activités du
projet.
Gestion des ressources
Il offre des outils pour la gestion des ressources, y
compris la planification des effectifs et l'allocation des
ressources.
Suivi et reporting
MS PROJECT facilite le suivi des progrès du projet et la
génération de rapports détaillés pour évaluer les
performances.
Optimisation de la planification avec MS PROJECT
Gestion des dépendances de tâches
MS PROJECT permet de définir et de gérer les dépendances entre les
différentes tâches, ce qui contribue à une planification optimisée.
Modélisation de scénarios
Il offre la possibilité de créer et de comparer différents scénarios de
planification pour prendre des décisions éclairées.
Optimisation des calendriers
MS PROJECT permet de personnaliser les calendriers de travail pour
s'adapter aux contraintes temporelles spécifiques du projet.
Collaboration et partage de projets avec MS PROJECT
Partage de fichiers et
de rapports
Collaboration en temps
MS PROJECT facilite le partage réel
de fichiers de projet et de Intégration avec
rapports avec les membres de d'autres outils
l'équipe et les parties Il offre des fonctionnalités de
prenantes. collaboration en temps réel pour
favoriser la communication et la
coordination au sein de l'équipe MS PROJECT peut être intégré
projet. avec d'autres outils de gestion
de projet et de productivité pour
une collaboration transparente.
02 Les bases de la planification
Compréhension des besoins de l'utilisateur
Analyser les besoins spécifiques du projet
Il est essentiel d'analyser en détail les besoins spécifiques du projet
afin de garantir une planification adéquate.
Impliquer les parties prenantes dès le début
Il est crucial d'impliquer les parties prenantes dès le début pour
comprendre pleinement les besoins et les attentes de l'utilisateur.
Évaluer l'impact des besoins sur la planification
Il faut évaluer l'impact des besoins de l'utilisateur sur la planification
globale pour assurer une gestion efficace du projet.
Définition des objectifs et des livrables
Établir des objectifs
clairs et mesurables
Définir les livrables
Il est crucial d'établir des attendus
objectifs clairs et mesurables Aligner les objectifs
pour orienter la planification et avec les attentes de
l'exécution du projet. Il est essentiel de définir
précisément les livrables l'utilisateur
attendus pour garantir une
planification cohérente et Il faut veiller à aligner les
orientée vers les résultats. objectifs et les livrables avec les
attentes spécifiques de
l'utilisateur pour assurer sa
satisfaction.
Estimation des Évaluer les ressources nécessaires
ressources et des
délais Il est essentiel d'évaluer avec précision les ressources
nécessaires pour réaliser les objectifs du projet dans
les délais impartis.
Estimer les délais de réalisation
Il faut procéder à une estimation minutieuse des délais
de réalisation pour élaborer une planification réaliste et
réalisable.
Anticiper les contraintes et les
imprévus
Il est important d'anticiper les contraintes et les
imprévus potentiels afin d'intégrer une marge de
manœuvre dans la planification du projet.
03 Utilisation des calendriers
Planification avec MS Configuration des calendriers de projet
PROJECT
Configurer les calendriers de projet pour refléter les
jours ouvrables, les vacances et les horaires de travail
spécifiques.
Affectation des calendriers aux tâches
Associer des calendriers spécifiques à des tâches pour
prendre en compte les contraintes de calendrier.
Gestion des exceptions de calendrier
Gérer les exceptions de calendrier telles que les
congés planifiés ou les jours fériés pour une
planification précise.
Optimisation des horaires de travail
Personnalisation des horaires de travail
Personnaliser les horaires de travail pour chaque membre de l'équipe
en fonction de leurs disponibilités.
Analyse des disponibilités
Analyser la disponibilité des ressources en fonction de leurs
calendriers individuels pour une allocation efficace.
Réajustement des plannings
Ajuster les plannings en fonction des variations de disponibilité ou des
changements de calendrier des ressources.
Suivi et gestion du temps
Suivi des heures de
travail
Gestion des retards et
Suivre les heures de travail absences
réelles par rapport aux Reporting sur
plannings initiaux pour évaluer l'utilisation du temps
la performance du projet. Gérer les retards, les absences
et les arrêts imprévus en
ajustant les plannings en
conséquence. Générer des rapports sur
l'utilisation du temps pour une
analyse approfondie de
l'efficacité opérationnelle.
04 Gestion des ressources
Planification des ressources
Estimation des besoins en
ressources
Estimer avec précision les besoins en Allocation des ressources
ressources humaines et matérielles pour
chaque étape du projet.
Assigner les ressources disponibles de
manière efficace en fonction des exigences
de chaque tâche.
Optimisation des ressources
Trouver le juste équilibre entre les Suivi des ressources
ressources disponibles et les besoins du
projet pour maximiser l'efficacité.
Surveiller de près l'utilisation des
ressources pour s'assurer qu'elles sont
utilisées de manière efficiente tout au long
du projet.
Affectation des tâches
▷ Identification des responsables
Attribuer clairement les tâches à des membres spécifiques de l'équipe
pour garantir la responsabilité.
▷ Alignement des compétences
S'assurer que les compétences requises pour chaque tâche sont
alignées avec les membres de l'équipe assignés.
Planification des horaires
▷ Équilibrage de charge de travail Élaborer des calendriers détaillés pour chaque
membre de l'équipe afin de garantir une planification
Répartir équitablement la charge de travail entre les membres de efficace des tâches.
l'équipe pour éviter les surcharges ou les sous-utilisations.
Optimisation des coûts
Évaluation des coûts
Évaluer les coûts associés à l'allocation des Suivi des dépenses
ressources et aux tâches pour établir un
budget réaliste.
Surveiller de près les dépenses liées aux
ressources et aux tâches pour éviter les
dépassements budgétaires.
Réduction des gaspillages
Identifier et minimiser les gaspillages de Négociation des coûts
ressources pour optimiser l'utilisation des
fonds du projet.
Engager des négociations avec les
fournisseurs de ressources pour obtenir des
coûts plus avantageux tout en maintenant la
qualité.
Gestion des conflits
Identification des sources de
conflit
Identifier les facteurs de conflit potentiels Médiation et résolution
liés à la gestion des ressources et élaborer
des stratégies pour les résoudre.
Intervenir de manière proactive pour
résoudre les conflits et promouvoir un
environnement de travail harmonieux.
Communication efficace
Favoriser une communication ouverte et Formation et développement
transparente pour prévenir et résoudre les
conflits liés à la gestion des ressources.
Investir dans la formation et le
développement des compétences
interpersonnelles pour atténuer les conflits
potentiels.
Évaluation des performances
Suivi des performances
individuelles
Surveiller et évaluer les performances Évaluation des résultats
individuelles des membres de l'équipe pour
identifier les besoins en amélioration.
Évaluer les résultats par rapport aux
objectifs fixés en termes de gestion des
ressources et d'exécution des tâches.
Feedback et coaching
Fournir des retours constructifs et un Adaptation des stratégies
coaching personnalisé pour améliorer les
performances des membres de l'équipe.
Modifier les stratégies de gestion des
ressources en fonction des évaluations de
performance pour optimiser les résultats du
projet.
05 Suivi et mise à jour du projet
Analyse des progrès du projet
Collecte des données de progression
La collecte des données de progression est cruciale
pour évaluer l'état actuel du projet et prendre des
décisions éclairées.
Évaluation des écarts par rapport au
plan initial
Il est essentiel d'évaluer les écarts entre les progrès
réels et le plan initial afin d'identifier les zones
nécessitant une action corrective.
Identification des retards et des
obstacles
L'identification des retards et des obstacles permet de
mettre en place des mesures correctives pour minimiser
les impacts sur le projet.
Rapports de suivi pour la
communication
La création de rapports de suivi clairs et concis est
essentielle pour une communication efficace avec
toutes les parties prenantes.
Mise à jour de la planification
▷ Réévaluation des tâches restantes
Il est nécessaire de réévaluer les tâches restantes en fonction des
progrès actuels et des changements éventuels dans les priorités du
projet.
▷ Ajustement des délais et des ressources
L'ajustement des délais et des ressources est crucial pour maintenir
une planification réaliste en fonction des nouvelles informations et des
contraintes.
Révision des dépendances et des
contraintes
▷ Mise à jour des jalons et des livrables La révision des dépendances et des contraintes est
nécessaire pour garantir que la planification reste
La mise à jour des jalons et des livrables est essentielle pour refléter cohérente et alignée avec les exigences du projet.
les changements dans la planification et assurer une vision claire des
objectifs à atteindre.
Gestion des risques et des problèmes
▷ Évaluation continue des risques potentiels
Une évaluation continue des risques potentiels est essentielle pour
anticiper les problèmes et prendre des mesures préventives
adéquates.
▷ Gestion proactive des problèmes émergents
La gestion proactive des problèmes émergents permet de minimiser
leur impact sur le projet et de maintenir le cap sur les objectifs fixés.
Communication des mesures
d'atténuation
▷ Mise à jour du registre des risques et des La communication des mesures d'atténuation aux
problèmes parties prenantes est essentielle pour maintenir la
La mise à jour régulière du registre des risques et des problèmes est transparence et la confiance dans la gestion des
cruciale pour assurer une vision claire de l'état actuel et des actions risques.
requises.
Optimisation des processus et des ressources
Identification des opportunités
d'optimisation
L'identification des opportunités d'optimisation permet
d'améliorer l'efficacité des processus et de maximiser
l'utilisation des ressources disponibles.
Mise en place d'améliorations continues
La mise en place d'améliorations continues contribue à
renforcer la performance du projet et à répondre aux
changements dynamiques de l'environnement.
Allocation judicieuse des ressources
L'allocation judicieuse des ressources en fonction des
besoins évolutifs du projet est essentielle pour éviter les
goulets d'étranglement et maximiser l'efficacité.
Évaluation de l'efficacité des processus
L'évaluation de l'efficacité des processus permet
d'identifier les domaines nécessitant des ajustements
pour améliorer la performance globale du projet.
Reporting et communication
Préparation de rapports de suivi
La préparation de rapports de suivi précis et pertinents
est essentielle pour informer les parties prenantes de
l'état actuel et des progrès du projet.
Communication régulière avec les
parties prenantes
La communication régulière avec les parties prenantes
est cruciale pour maintenir leur implication et leur
soutien tout au long du projet.
Gestion des attentes et des feedbacks
La gestion des attentes et des feedbacks des parties
prenantes est essentielle pour maintenir une relation de
confiance et assurer la satisfaction du client.
Utilisation d'outils de communication
adaptés
L'utilisation d'outils de communication adaptés permet
de garantir une transmission efficace des informations
et une compréhension claire des messages véhiculés.
06 Rapports et analyse de projet
Planification du projet
Élaboration des objectifs et des
échéances du projet
L'identification claire des objectifs et des Allocation des ressources et
délais du projet est essentielle pour assurer des tâches
sa réussite et sa conformité aux attentes.
La répartition efficace des ressources et des
tâches garantit une planification précise et
une utilisation optimale des capacités
disponibles.
Analyse des contraintes et des
risques
Une évaluation minutieuse des contraintes Établissement des indicateurs
et des risques permet d'anticiper les de performance
éventuels obstacles et de mettre en place
des mesures d'atténuation.
La définition d'indicateurs de performance
pertinents offre une vision claire de
l'avancement du projet et de ses résultats.
Suivi et évaluation
Collecte et analyse des données de suivi
La collecte régulière et l'analyse approfondie des
données de suivi permettent de mesurer la progression
du projet et d'identifier les écarts éventuels.
Évaluation de la performance et des
résultats
L'évaluation régulière de la performance et des
résultats permet de prendre des décisions éclairées
pour optimiser le déroulement du projet.
Reporting et communication
La production de rapports clairs et la communication
transparente favorisent la compréhension et
l'engagement des parties prenantes du projet.
Réajustement des plans et des
stratégies
La capacité à réajuster les plans et les stratégies en
fonction des évaluations permet d'optimiser la gestion
du projet et d'atteindre les objectifs fixés.
Gestion des changements
Identification des besoins de
changement
L'identification proactive des besoins de changement
permet d'anticiper les évolutions nécessaires pour
maintenir la pertinence du projet.
Évaluation des impacts et des
implications
Une évaluation minutieuse des impacts et des
implications des changements envisagés aide à
prendre des décisions éclairées et à limiter les risques
potentiels.
Mise en œuvre et suivi des changements
La mise en œuvre efficace et le suivi rigoureux des
changements garantissent une transition fluide et
maîtrisée au sein du projet.
Gestion de la résistance au changement
La gestion proactive de la résistance au changement
favorise l'adhésion des parties prenantes et minimise
les impacts négatifs sur le projet.
Optimisation des processus
▷ Analyse des processus existants
Une analyse approfondie des processus existants permet d'identifier
les opportunités d'amélioration et de rationalisation.
▷ Mise en place de solutions d'optimisation
La mise en place de solutions d'optimisation ciblées permet d'accroître
l'efficacité opérationnelle et de réduire les gaspillages.
Mesure de l'impact des optimisations
▷ Formation et accompagnement des équipes La mesure de l'impact des optimisations mises en
place permet d'évaluer leur efficacité et d'ajuster les
La formation et l'accompagnement des équipes favorisent stratégies si nécessaire.
l'appropriation des nouvelles pratiques et la réussite des initiatives
d'optimisation.
Communication et collaboration
▷ Établissement de canaux de communication
efficaces
La mise en place de canaux de communication efficaces favorise
l'échange d'informations et la collaboration au sein du projet.
▷ Gestion des parties prenantes
La gestion proactive des parties prenantes permet de répondre à leurs
attentes et de maintenir un niveau élevé d'engagement dans le projet.
Évaluation de l'efficacité des échanges
▷ Promotion d'une culture de collaboration L'évaluation régulière de l'efficacité des échanges
permet d'optimiser les processus de communication
La promotion d'une culture de collaboration favorise l'innovation, la et de collaboration.
créativité et la résolution collective des défis rencontrés.
