ENTREPRISE NATIONALE DES PROJETS [Link] DE L'EST E.P.E S.

P-A :

12 .000 .000 . 00 DA

HYDRO - PROJET- EST

ADLECTION QEMBALE

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 OBJET : Procédure do Prise d'Inventaire des Investissements et des 'stock.

Les investissements constitués par les terrains, les équipements de production et les
équipements sociaux acquis ou créer par l'Entreprise pour être utilisés durablement,
forment la partie la plus importante du patrimoine social.
Les stocks constitués par les matières et fournitures consommables.

Le code de commerce et le P.C.N font obligation aux commerçants personnes physiques

ou morales et dans le cas des sociétés par action et à leurs administrateurs de présenter
annuellement un inventaire deo biens, droits et obligations sociaux.

Additivement à la procédure NeO3/94. Gestion des biens, relative à la mise en place de

registres d'Inventaire ;la présente circulaire a pour objet de définir la procédure de prise
d'inventaire physique des investissements, articulée autour des points suivantes :

- Objectifs de l'inventaire physique

- le champ d'application
- Les modalités de déroulement des opérations
d'inventaire.
- L’exploitation des états d'inventaire.

I - OBJECTIFS DE L'INVENTAIRE PHYSIQUE.

Le recensement annuel des éléments patrimoniaux est une exigence légale qui permet
d'assurer la valeur probante de la comptabilitéet de renforcer le contrôle interne
entendue au sens de l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise et l'amélioration
Des performances de l'Entreprise'

L’Article 17 de l'arrêté du 23.06:1975 relatifs aux modalités d'application

(Plan Comptable National) stipule:
" A la clôturede chaque exercice Je» Entreprises dressent un Inventaire valorisé,
complet et détaillé de leurs Investissements dont le fichier doit - être constamment tenu à
jour".

1 . 1 Renforcement du Contrôle Interne :

L'inventaire physique annuel des investissements renforce le dispositif de contrôle

interne en complétant et en renforçant les règles de gestion administratives et
comptables déjà mise en place au sein de l'Entreprise à savoir:

- Les dépenses d'investissements doivent être prévues au budget investissement, arrêtées

et approuvées par l'Entreprise.
 Procédure de prise d’inventaire des biens de l’entreprise

- A la venir tous les biens doivent dés leur acquisition faire l'objet d'une codification,
d’une décision d'affectation quipermet deréaliser le transfert au compte
d'investissement concerné.
- Les biens réformés ayant une valeur marchande sont allènes sur décision des
responsables habilités et dans les conditions et procédures réglementaires en vigueur;
(procédure N° 02), (commissions de réforme).
- Les transferts inter - unités de biens doivent être signalés aux structures finances et
comptabilité de la Direction Générale, seule structure habilitée à notifier les décisions de
cession définitive ou de transfert provisoire.

L'Inventaire physique offre également l'occasion :

- de détecter au plus tard, en fin d'année, les biens disparus, (soustraction fraudeuse,
destruction etc...) et de prendre immédiatement les mesuresappropriées ;
- d'identifier les biens non utilisés et de décider,soit de la réforme suivi de la cession et
de dégager ainsi des ressources de financement inutilement immobilisées, soit de
t'affectation à une autre unité de l'Entreprise.
- de vérifier que tous les investissements et stocks de l'Entreprise sont correctement
assurés contre les risques (incendie, vol, responsabilité civil etc...).
- de s'assurer que la police d'assurance des biens réformés tel que véhicules a été
résiliée.
- Veuillezà ce que les stocks sont réels et biens tenus.

1. 2 - Valeur Probante de la Comptabilité:

Les pièces justificatives des investissements et des stocks sont normalement constituées
par des factures et des actes de propriétés en cas d'achat et parla décompte du coût de
production en de réalisation par les moyens propres de l'unité, mais elles ne peuvent à
elles seules assurer à la comptabilité sa valeur probante, de la concordance entre les
investissements et les stocks figurant au bilan et leurs existences réels, en quantité, en
nombre qu'en valeur brute et amortissements cumulés.

Pratiquement, lesdocuments produits par l'Entreprise sontconsidérés comme probants

lorsque, en ce qui concerne ces ressources.

- Le montant de chaque compte d'investissement et de stocks est confirmé par un état

dont la liste
Des biens possédés accompagnés de pièces justificative ;
 D.G :A.B/A.B DATE' NOVEMBRE / 1994

- Cette liste elle-même, confirmée par un inventaire physique au moins annuel

permettant de s'assurer que tous les biens y figurant existent encoredans l'unité et que
tous les biens inventoriés y sont portés;
- Les amortissements nécessaires ont été pratiqués dans le respect de la réglementation
en vigueur sur tous los éléments de cette liste et le montant récapitulatif des dotations
annuelles cumulées au montant porté sur le bilan.
II - CHAMP D'APPLICATION :
Les dispositions de la présente circulaire sont applicables aux biens de toute nature,
- meubles ou immeubles acquis au crées; sont également concernés les biens reçus dans
le cadre des mesures d'accompagnement, héritées, ou acquis auprès des tiers etc...
- Matières, fournitures en stocks.

III - MODALITE DE DEROULEMENT-DES OPERATIONS D'INVENTAIRE:

Afin que le recollement soit effectué avec le maximum de fiabilité, il est nécessaire de
prévoir les modalités de déroulement des opérations.

Sous responsabilité des Directeurs d'unités les opérations d'inventaires sont confiées aux
structures chargées de l'administration (S.A.G) [Link], M.G.X pour la D.R.B et La D.R.A.

Dans ce cadre, la structure comptabilité et finance de l'Entreprise doit notamment :

- Organiser les travaux préparatoires au recensement ;
- Superviser et coordonner les travaux de recensement ;
- Centraliser et exploiter les résultats de l'inventaire.

3. 1 - Organisation des Travaux Préparatoires:

Cette dernière structure avant que le déroulement des opérations doit:

- Rappeler les précautions d'usage à prendre;

- Arrêter et publier le calendrier des opérations;
- Mettre à disposition las états d'inventaires ;
- Propose des commissions d'Inventaire et de contrôle.
N.B: l’ancienne codification pour les Investissements peut être reconduite en attendant la
mise en place d’un nouveau code.
3. 3. 1 - Codification des Biens Meubles Corporels :

Pour faciliter l'identification des biens meubles corporels (bureaux, machines à calculer etc...)
ainsi que le rapprochement de l'inventaire physique avec le fichier comptable.

Tous les biens meubles corporels à l'exclusion du matériel de production (véhicules

etc...) Seront identifiés par un code en cours d'élaboration et présentant les
caractéristiques suivants - (voir exemple):

- Code comptable : 2 caractères

- Centre de frais :2 -
Code nature : 2
- Code N° ordre : 2 à 4 caractères

Le code à reporter sur charme des fiches d'investissement constituant l'inventaire

comptable doit - être apposé de façon apparente, durable et (à l'encre Indélébile) sur
tous les biens meubles concernés.
3. 1. 2 - Préoccupation d' Usage:

Tous les biens doivent être inventoriés, y compris ceux qui sont propriété de l'unité mais
qui seraient provisoirement entreposés chezun tiers ( par exemple réparation , prêt etc...).

Par contre, les biens qui se trouvaient à la date de l'inventaire dans les locaux de l'unité
et qui appartiendrait à des tiers doivent être rangés distinctement et exclus de
l'inventaire.

Pendant la période d'inventaire, il conviendra d'éviter que des mouvements

(Acquisitions, cessions, transfert etc...) aient lieu, afin d'éviter les omissions ou les doubles
emplois l’orque
ire est fait à une date antérieure à la clôture de l'exercice, des précaution doivent être
prises pour maintenir immédiatement avant et après l'inventaire, Laconcordanceentreles
flux physiques(acquisitions, cessions, transfert)
et les mouvements comptables correspondants.
 - 6 -

3. 1 . 3 -Calendrier des Opérations d'Inventaire :

a) - 1Démarrage et Achèvement des Opérations d'Inventaires

STOCKS:

Les travaux des structures chargées de l'Inventoriage des consommables commencent le 20

décembre et s'achèvent au plus tard le 31 / 12 / du même mois.

1INVESTISSEMENTS:

Les travaux des commissions des investissements commencent le 06 janvier et s'achèvent au

plus tard le 15 janvier de chaque année.

L'Inventaire général des investissements etdes stocks est transmis aux structures
destinataires (DAF) entreprise plus tard le25 -janvier de chaque année.

b) - Constitution et Dissolution de la Commission

Les Commissions sont constituées au plus tard le 10 Décembre de chaque année par une
décision du Directeur de l'unité.

Le directeur de l'unité pourvoit au remplacement de tout membre défaillant par une

décision valablement établie.

La commission des inventaires se compose des éléments suivants:

- Le Responsable Financier de l'unité. (Président)

- Représentant du Responsable del’Administration Générale. (Membre)
- Représentant du Responsable Technique. (Membre)
- Un où deux autres membres à choisir parmi celles qui n’ont pas la garde des biens à
Inventorier.

La Commissions sont automatiquement dissoute à la date d'achèvement de l'opération de

contrôle et de Confirmation dont elles sont chargées et au plus tard le 31 janvierde chaque
année.
 -7-
H, P, EST PROCEDURE DE TRAVAIL N : 04/1994

PROCEDURE DE _PRISE D’IVENTATRE_DES_BIENS DE L'ENTREPRISE

D.G A.B / A.B DATE : NOVEMBRE / 1994

______________

C) Mission et Opération de la Commission de Contrôle:

Une commission de contrôle des inventaires est constituée au plus tard le 01 janvier de
chaque année par le Directeur Général
La commission de contrôle à pour mission de contrôler et de confirmer l’ensemble
des états d'inventaire remis à son Président par les Directeurs dès l'unités.
A l'achèvement de ses travaux, la commission de contrôle entreprise dresse un procès -
verbal sur lequel elle indique:

- La Composante des commissions des unités et la date de leurs Installations.

- Les dates de démarrage et achèvement de leurs travaux.
- Leur organisation etc...
- La méthode de contrôle adoptée (contrôle unilatérale ou contradictoire, contrôle
systématique de l'ensemble des états d'inventaire, répartition des états d'inventaire
entre- les commissions, contrôle d'échantillons choisis à l'avance par état) les écarts
et anomalies constatés (liste des écarts et anomalies par état d'inventaire)
- Les recommandations de la commission des commissions.
REMARQUE IMPORTANTE:

Les états d'inventaire sont établis au minimum en six (05) exemplaires, ceux-ci sont
signés obligatoirement en plus des responsables des structures ayant la charge de
gestion, par le Président de la commission et au moins par l'un de ses membres.

d ) Distribution des Etats d'Inventaires :

Les états d’inventaires sont établis en cinq (05) exemplaires au moins.

Ils sont signés par le directeur de l'unité au terme des travaux de la commission des
investissements.

Les états d'inventaires, accompagnées des copies des procès verbaux dressées par la
commission des unités sontdestinés au structures suivantes:
- Direction Générale (un jeu complet pouvant servir pour la cellule audit).
- Direction des finances et de l’administration (deux (02) jeux dont l'original)
- Direction de l'organisation, planification, et informatique : (un jeu complet)
- Structure des finances et de la comptabilité de l'unité :( un jeu complet)
- Structures émettrices peuvent conserver un exemplaire de l'inventaire les concernant.
 8

e)- Délais de Dépôt des Etats d’inventaire:

Ces états sont tapés, collationnés et reliés sous la responsabilité de La structure émettrice.
Après signature par l'émetteur, ils sont déposés auprès du directeur de l'unité en cinq (05) au
plus tard le 20 Janvier de chaque année.

f )-Différents Etats d'inventaires:

1) Etat d'inventaire des stocks consommables:
- Inventaire des !docks non périssables
- Inventaire des stocks périssables
Cet Etat est dressé par le magasinier (D.R.C) et par les responsables M.G.X pour
autres unités.

N.B:Les objets perdus, détruits ou volés doivent sortir en observation.

2) Les Différents Etats d'Inventaires des Investissements:

Pour faciliter le travail da codification il est suggéré un état général des
investissements des l’unités(les modèles ci - Joints) constitué par les états suivants:

- Inventaire des Biens Immeubles.

- Inventaire du Matériel de Transport.
- Inventaire du Matériel Chantiers (Topographie).
- Inventaire - du Matériel etOutillage.
Inventaire - des Equipements de Bureau.
Inventaire - des Equipements Sociaux.
Inventaire - des Equipements de Sécurité.
Inventaire des Installations.

Ces états sont remplis en fonction de l'existence physique des investissements et la

valorisation est faite sur la base des registres ouverts en application de l'instruction
Présidentielle N° 19.

La teneur de ces états et les structures chargées de l'Inventoriage sont indiquées ci -

après.
 -9-

[Link] PROCEDURE DE TRAVAIL N' 04 / 1994

PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE DES BIENS DE L'ENTREPRISE

f - 1 - Inventaire des Biens Immeubles:

Cet état est seulement dressépar la-Direction de I ‘Unitéde Constantine sur la base du
registre ouvert à cet effet

IL concerne:

- Le bâtiment(administration, cantine, magasin).

- Les ouvrages d'art (bâche, réservoirs d'eau…).
- Le terrain (PARC...).
- Les divers constructions

IL porte les Indications suivantes:

- Numéro d’inventaire.
- Désignation, surface et lieu d’implantation.
- Date de réception ou d'entrée enservice.
- Valeur d'acquisition ou coût de La construction.
- Numéro de la fiche d'investissement.
- Observations (non comptabilisée, date et montant des grosses réparations effectuées...)
f - 2 - Inventaire du Matériel et Equipement de Transport, de Chantier, de Bureau,
Outillage, Social, Sécurité, etc...:

Cet état est dressé et signé par les Responsables qui ont la charge.
Chef de parc pour la D.R.C et [Link] autres unités de l’Entreprise.

IL concerne:
Les véhicules de tourisme et les véhicules utilitaires. (Véhicule lourd pour Constantine).

IL doit porter les indicationsuivantes:

- Numéro d’inventaire.
- Désignation.
- Marque, Type, Numéro de série, Ancien et Nouveau Matricules.
- Date et Valeur d’acquisition.
-Numéro de la Fiche d’Investissement.
- Observation (à l’arrêt depuis d'un an proposé à la réforme, non comptabilité,
sanspapiers de circulation, etc...).
 PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE
PHYSIQUE ET DE SUIVI DES
INVESTISSEMENTS
Après la prise d'inventaire des stocks, nous traitons ici, les procédures de prise
d'inventaire physique des investissements.

INTRODUCTION :

Cette procédure fixe les modalités pratiques de prise d'inventaire des investissements et
le suivi comptable de leurs mouvements.

L'objectif visé est de s'assurer :

-de l'existence physique et de l'identification des actifs immobilisés, de

l'enregistrement correct des investissements.

-du suivi et de la mise à jour du fichier investissements, du livre d'inventaire et des comptes
d'investissements.

Cette procédure s'inspire des dispositions des textes ci-après :

-Article 17 de l'arrêté du 23 juin 1975 relatif à l'application du P.C.N.

- Instruction présidentielle n°19 du 27 janvier 1982.

-Note d'application de la circulaire n°19 du ministère des finances.

-Circulaire interministérielle n°4 MF/SM/85 du 22 juin 1985 relative à la procédure de mise en

réforme et ventes d'engins et matériel roulant

-Décret n°87-135 du 02 juin 1987 relatif à l'inventaire des biens du domaine national.

-Arrêté du 21 juillet 1987 fixant le modèle- type de registre d'inventaire d’objet mobilier.

[Link]

Cette opération consiste pour l'entreprise à définir les règles de codification à appliquer pour
l'ensemble de ses investissements en biens meubles el immeubles.

Cette codification doit tenir compte notamment de :

 -la nature d'activité et de la taille de l'entreprise ;
-des particularités des investissements et de leur dispersion ;
- du plan d'investissements à moyen et long terme.

Cependant la codification doit être conçue de manière simple non encombrante, facile à
retenir et à transcrire aussi bien sur les fichiers que sur l'objet à laquelle elle se rapporte.

En règle générale, la codification doit prévoir un code par nature et un numéro

d'ordre.

L'identification du matériel acquit ou inventorié et le rapprochement avec la

comptabilité nécessitent les opérations suivantes :

- Inscrire le code ou numéro l'inventaire sur le matériel ou l'objet

Inventorié, à l'aide de peinture ou ancre indélébile ;

- porter ce même code sur la facture d'acquisition de l'objet, considéré sur le registre
d'inventaire et le fichier d'investissements.

2. LA PRISE D'INVENTAIRE PHYSIQUE

L'inventaire physique des investissements est une opération nécessaire prévue par les
textes pour des raisons de saine gestion des actifs de l'entreprise.

Il s'agit de dresser périodiquement un inventaire valorise complet et détaillé de tous les

bien meubles et immeubles appartenant à l'entreprise.

En règle générale, l'inventaire est réalisé en fin de chaque exercice ; cependant, cette
opération doit également intervenir à chaque changement de statut juridique de
'l'entreprise, et même à chaque mutation ou départ du responsable chargé du matériel.

La prise d'inventaire physique des investissements passe par les étapes suivantes :

 La phase préparatoire
 Le recensement physique
 L'établissement des états d'inventaire quantitatifs

2.1 — Préparation de la prise d'inventaire

La préparation de l'inventaire physique est une opération essentielle qui doit

déterminer les modalités de réalisation pratique de l'inventaire.

Ces modalités sont les suivantes :

-désigner et sensibiliser le personnel chargé des inventaires, en
l'informant sur la teneur et l'importance de l'opération d'inventaire,
et en discutant avec lui des modalités pratiques de réalisation de cette
opération.

-fixer les dates de début et fin des inventaires, en insistant sur le respect
des délais et les nécessités de disposer de l'inventaire en vue de
l'établissement du bilan de l'Entreprise.

-Identifier les biens à inventorier et les lieux d'inventaire, notamment par

l'opération codification à effectuer dès l'acquisition du bien ou à défaut,
avant le recensement physique.

2.2 — Le recensement physique

-Le recensement physique passe par les étapes suivantes :

-mise à jour du registre d'inventaire par la codification

de la dernière acquisition ;
-préparation des feuilles d'inventaire
-recensement physique détaillé et sa transcription sur les feuilles
d'inventaire.

Il est toujours recommandé de réaliser l'inventaire physique par catégories

d'investissements en respectant l'ordre préalablement défini.

Cet ordre peut être fixé notamment par zone, par unité, par secteur
d'activité ou encore selon la classification des investissements donnée par
le P.C.N.

Le système retenu doit néanmoins rester simple et doit permettre de

s'assurer que tous les biens sont recensés sans oubli ni omission.

2.3 — Les états d'inventaire

Une fois, l'inventaire physique terminé, il y a lieu de procéder à :

-La transcription des feuilles d'inventaire sur les états d'inventaire

quantitatifs, détaillés de la même façon que les feuilles d'inventaire, mais
présentés par catégories d'investissements.

-Cette opération est surtout nécessaire dans le cas où les feuilles

d'inventaire sont détaillées par lieu d'inventaire et non par catégorie
d'investissement.

- La transmission des états d'inventaire quantitatifs à la comptabilité,

qui procédera aux différents rapprochements avec les comptes.
 -L'archivage et la conservation des feuilles d'inventaire qui seront
exigées en cas de rapprochement avec les états d'inventaire.
 -La désignation, ou dénomination de l'élément et détail de ses références (marque,
modèle, type, immatriculation, numéro de série…) et caractéristiques techniques,

-Les références sur l'origine de l'acquisition (fournisseur, facture...),

-La valeur d'acquisition et les amortissements cumulés,

-Les mouvements concernant l'élément considéré et les références des documents y afférents
(affectation, transfert, cession, réforme...).

4.2 — La tenue du fichier

La création du fichier d'investissement doit s'effectuer parallèlement aux inscriptions des

nouvelles acquisitions sur le registre d'inventaire en vue d'harmoniser les informations à
porter de part et d'autre.

Dans le cas ou le registre d'inventaire n'est pas tenu ou n'est pas mis à jour, le fichier
d'investissement devra être créé ou mis à jour lors des inventaires physiques et après
rapprochement avec la comptabilité.

En règle générale une fiché est ouverte pour chaque élément d'investissement acquis mais il
peut être tenu une fiche unique pour plusieurs éléments identiques de nature, de
caractéristiques de valeur et acquis à la même date. Le calcul de l'amortissement sera ainsi fait
globalement, sous réserve que chaque élément soit distingué par un numéro particulier
d'inventaire.

Cette fiche unique mentionnera de ce fait, l'ensemble des numéros d'inventaire relatifs
aux éléments concernés.

4.3 — Nécessité du fichier

Le fonctionnement fiable d'un tel fichier donne aux postes financiers d'investissements un
caractère d'authenticité et de sincérité. La tenue permet à l'entreprise d'avoir une base de
décision pour la connaissance et la planification des ses investissements.

En effet le fichier permet de :

-connaître les capacités de production et les besoins de renouvellement

-procéder à la réévaluation future des éléments dont la valeur réelle ne

Correspond plus à la valeur comptable
-vérifier que la durée d'amortissement correspond à la durée de vie du matériel
 -vérifier à tout moment l'existence réelle des investissements enregistrés en
comptabilité.

5- L'INVENTAIRE COMPTABLE

L'enregistrement des investissements s'effectue dans les comptes appropriés au fur et à

mesure des acquisitions. A la date d'arrêté du bilan, un tableau appelé « tableau
d'amortissements » est élaboré en récapitulation de tous ces enregistrements comptables et
présenté par compte d'investissements.

Ces tableaux sont conçus pour donner tous les renseignements afférents à
l'acquisition, notamment

-la date d'acquisition (ou date de la facture) ;

-la désignation et les références
-la quantité ;
-la valeur d'acquisition unitaire ;
-la valeur d'acquisition totale ;
-la dotation en amortissements de l'exercice ;
-la dotation en amortissements cumulée ;
-la valeur nette comptable.

Le tableau peut également prévoir une colonne < observations > dans laquelle seront
indiqués :

-l'état de l'investissement ;
-le numéro d'inventaire de chaque élément.

Présenté ainsi, cet inventaire comptable est sans doute un élément précieux de
rapprochement aussi bien avec le fichier d'investissements et le registre d'inventaire qu'avec
l'inventaire physique.

Il y a lieu de s'assurer notamment de la conformité de cet inventaire avec les Etats

financiers.

[Link] RAPPROCHEMENT ENTRE L'INVENTAIRE PHYSIQUE ET L'INVENTAIRE COMPTABLE

6.1 — Les objectifs

Les travaux d'inventaire ont pour objectif aussi bien l'identification technique du bien que son
identification comptable.

Le rapprochement entre les deux inventaires permet de mettre en évidence et de traiter :

 - Les éléments constatés physiquement mais non comptabilisés ;
- Les éléments comptabilisés mais non inventoriés physiquement.
De même il permet de mettre en évidence les éléments existants et comptabilisés mais
non utilisable (dépréciés, réformés etc....)

6.2 — Les procédures

Le rapprochement s'effectue sur la base des états d'inventaire, des feuilles

d'inventaire et des tableaux d'amortissements et prend en compte les éléments
essentiels du bien considéré :

-son numéro d'inventaire ;

-sa désignation et ses références qui doivent être identiques de part et
d'autre,

Les éléments qui ne se rapprochent pas sont repris sur des états en vue d'un traitement
particulier qui se traduit en définitive par des enregistrements rectificatifs.

7 —LA MISE A JOUR

Le rapprochement entre les deux inventaires et le traitement des écarts éventuels qui
découlent de ce rapprochement, aboutissent à une mise à jour du registre d'inventaire, du
fichier d'investissement et des comptes.

Les cas qui peuvent se présenter en écarts donnent lieu au traitement suivant :

- Eléments constatés physiquement mais non comptabilisés à codifier et porter sur le registre
d'inventaire sur le fichier et dans les comptes.

- Eléments comptabilisés mais non inventoriés à sortir du patrimoine de l'entreprise par le solde
de comptes concernés et mention de la sortie sur le registre et le fichier.

Une sortie du patrimoine est possible dans le cas :

-cession
-disparition (destruction, vol, perte)
-réforme.

Sous réserve d'être conforme aux textes réglementaires et sur la base de documents dûment
établis et approuvés par les responsables et Conseil d'Administration de l'Entreprise.
[Link] :

La prise d'inventaire physique des stocks de fin d'année est une opération importante. A ce titre,
elle doit être effectuée de manière satisfaisante, à l'abri de toute improvisation et selon les
principes généralement admis en la matière.

Il est à rappeler qu'une prise d'inventaire physique des stocks consiste à recenser de manière
exhaustive l'ensemble des marchandises, produits en cours, produits finis et stocks à l'extérieur
détenus par l'entreprise à la clôture de l'exercice, c'est à dire au 31 Décembre - (concernant les
travaux en cours, il appartient aux services techniques de les évaluer).

La prise d'inventaire physique des stocks n'est pas une opération de routine; elle est une
obligation légale.

De même, il est bon de faire rappel, de l'obligation faite aux entreprises de dresser au
moins une fois par anun inventaire complet valorisé de leurs investissements (arrêté du 23
Juin 1975, relatif aux modalités d'application du PCN et instruction présidentielle concernant
l'inventaire des investissements).

En tout état de cause, les chiffres inscrits au bilan, dans la rubrique des stocks, puisent leur
fiabilité, dans une large mesure, dans une prise d'inventaire réalisée avec le maximum d'efficacité,
dont le succès dépend du sérieux avec lequel l'opération a été préparée et menée.

II. INTRODUCTION :

1. Rappel : Définition des Stocks

D’après la définition donnée par le Plan Comptable National, les stocks sont les biens qui
constituent la propriété de l'entreprise et qui :

1. sont destinés à être VENDUS dans le cadre normal des activités de l'entreprise (cas de
produits finis, marchandises).

2. sont destinés à être CONSOMMES pour les besoins de la fabrication ou de l'exploitation

(marchandises premières, fournitures).
Les
stocks
se
décomp
osent
en :

1
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utilisa
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et un
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qui est
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d'utilis
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est
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longue
.

2.
Objectif
s de la
Prise
d'Invent
aire
Physiqu
e des
Stocks

La prise
d'invent
aire
physiqu
e des
stocks
vise
deux
objectifs
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ls :

-
Le 1er
objecti
f est
LEGAL.
En
effet,
aux
terme
s de
l'arrêt
é du
23 Juin
1975
relatif
aux
Modali
tés
d'Appli
cation
du
Plan
Compt
able
Nation
al, il
est fait
obliga
tion
aux
entrep
rises
«d'effe
ctuer
au
moins
une
fois
par an,
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clôtur
e de
l'exerc
ice, un
invent
aire
compl
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leur
stocks
».

Il faut
précise
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tenue
de
l'inven
taire
perma
nent
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t en
aucun
e
manièr
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invent
aire
physiq
ue, car
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solde
physiq
ue et
non le
solde
compt
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qui est
pris en
compt
e dans
le
bilan,
après
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liqué
les
écarts
éventu
els
entre
l'un et
l'autre.

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2éme
objecti
f, est
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VERIFI
CATIO
N DES
STOCK
S pour
lequel
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vendu
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perfor
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faibles
ses du
systè
me de
gestio
n des
stocks
appliq
ué.
[Link] DE LA PRISE D'INVENTAIRE :

Un inventaire physique, quel que soit son volume, peut être réalisé très rapidement si les modalités de
réalisation pratiques ont été soigneusement mises au point et préparées à l'avance.

La phase est importante et tout le succès de l'inventaire dépend d'elle.

1. Sensibilisation du Personnel Chargé des inventaires

La sensibilisation du personnel devant prendre part à la prise d'inventaire se fera en tenant une réunion
d'information et en adressant une note d'instruction aux intéressés.

a) Réunion d'information

Il est évident qu'il faut, avant le début des travaux, informer le personnel participant.

- Une réunion organisée et animée par la Direction Générale est donc nécessaire.

– Cette réunion devra autant que possible regrouper ;

- Le Directeur Technique
- Les Chefs de Département
- Le Responsable Financier
- Les Comptables
- Les Gestionnaire de Stocks
- Les magasiniers

Quel devra être l'objet de la réunion?

 Informer le personnel qu'une prise d'inventaire sera entreprise,

 Fixer les dates de début et fin d'inventaire,
 Souligner l'importance du poste stocks sur le résultat de l'entreprise,
· Souligner l'importance d'une prise d'inventaire physique des stocks,
· Traiter de l'importance du contrôle du résultat final de l'inventaire,
 Recenser et solutionner les problèmes particuliers posés à chaque magasin,
 Constitué les équipes de comptage et de contrôle,
 Exposer et discuter avec les participants les modalités pratiques décrites dans la note d'instruction
interne, préparée par le Responsable Financier.

A l'issue de la réunion il sera dressée un procès-verbal, la note d'instruction interne signée par le
Directeur Général sera affinée et adressée aux participants à l'inventaire.
Quel doit être le contenu de la note?
b) Note d'instruction Interne

Cette note constitue en quelque sorte un acte interne qui arrête les principes et les procédures de
prise d'inventaire propres aux caractéristiques de l'Entreprise ou de l'Unité.

Elle devra traiter les points suivants

2. Fixation des Dates de Début et Fin d'Inventaire

· Etablir un planning des inventaires et fixer la date de début en fonction de l'importance des stocks
et du nombre de magasins ou d'aires de stockage.

· Fixer la date limite pour terminer les travaux au 31 Décembre.

· A cette date s'assurer que tous les mouvements de stocks (entrée/sortie) ont été constatés
physiquement.

· Suspendre pendant la période d'inventaire les livraisons à partir des magasins.

 Demander aux responsables de la production de constituer, avant le début de l'inventaire, le

stock nécessaire au fonctionnement de l'usine pendant la période d'inventaire.

· Déterminer les soldes à faiblis quantités et sujet à de fréquents mouvements et les inventorier en
dernier lieu.

3. Rangement des Produits

Pour faciliter les comptages et éviter que les équipes de comptage se trompent et perdent beaucoup
de temps, il faut :

· Donner les instructions pour que toutes les aires de stockage soient utilisées de façon rationnelle.

· Rendre les produits accessibles au comptage.

· Disposer les produits dans les aires de stockage et les magasins de telle sorte que les articles
identiques soient rangés correctement et au même endroit si possible. Le rangement doit être
fait de façon à éviter au maximum les manipulations pendant le comptage.
4.
Identific
ation
des
Produits
et des
Points
d'Invent
aire

L'inventai
re
portera
sur les
points
d'inventa
ires qu'il
faut lister
et sur les
produits
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indiquer :

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stocks.
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Produits
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produits,
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Propriét
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Les
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n'est pas
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ire
doivent
être
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informati
on doit
être
portée
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fiche
d'identifi
cation si
l'on doit
les
inventori
er pour le
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de l'unité
propriéta
ire.

5. Mise
à Jour
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Fiches
de
Stocks

Avant le
démarrag
e de
l'inventai
re, il faut
s'assurer
que les
FICHES
DE
STOCKS
sont à
jour
autremen
t dit que
les
mouvem
ents en
entrées
et sorties
ayant eu
lieu
jusqu'à la
date de
l'inventai
re, y ont
été
reportés.
Cette opération est à réaliser par les magasiniers qui doivent inscrire sur chaque fiche de stock
les quantités figurant sur :

- Les derniers BON DE RECEPTION

- Les derniers BON DE SORTIE

6. Constitution des Equipes de Comptage

Afin d'assurer :

-Un comptage exhaustif de tous les stocks détenus

-Unmaximum de fiabilité à l'inventaire

Il faut :

a- désigner deux équipes de comptage distinctes qui réaliseront deux comptages

complètement indépendants l'un de l'autre.

Ce principe doit à tout prix être respecté, car rappelons le, l'objectif de la prise d'inventaire est de
corriger le stock comptable en fonction du stock physique, d'où l'importance d'un comptage exact.

(Un 3éme comptage qui sera réalisé par la cellule collecte des informations peut éventuellement
être effectué mais dans le cas seulement où le premier et le deuxième sont différents)

b- veiller à -ce que chaque équipe soit composée d'un personnel habituellement chargé de
la gestion des stocks (aide-magasinier, comptable matière ...) et d'un personnel n'exerçant pas
cette fonction (caissier, agent d'administration ...). Il est souhaitable que le magasinier reste
disponible et ne fasse pas partie des équipes de comptage afin d'assurer la garde de son magasin :

-Chaque équipe aura un Responsable désigné.

-Chaque équipe interviendra dans un secteur qui lui sera précisé.

-La collecte des résultats définitifs sur l’état de stocks et la confrontation avec les états
d'inventaire doivent être confiés à des personnels n'ayant pas participé aux
comptages.

- Le service comptabilité aura un rôle important à jouer dans la prise d'inventaire en

tant qu'organe chargé du contrôle de la conformité de l'opération aux procédures
mises en places.

7. Préparation des Documents

Tous les documents nécessaires à la prise d'inventaire seront préparés à l'avance en

quantités suffisantes.
Ces documents sont :

- La FICHE D'IDENTIFICATION

- Le PAPILLON DE COMPTAGE (à établir en trois (03) exemplaires pré numérotés de

différentes couleurs).

- La FEUILLE D'INVENTAIRE numérotée.

IV. PROCEDURES DE PRISE D'INVENTAIRE :

La phase PREPARATION est achevée, nous avons en effet :

- sensibilisé le personnel chargé des inventaires

- Fixé les dates de début et de tin d'inventaire
- rangé les produits dans les aires de stockage
- identifié les produits à l'aide des FICHES D'IDENTIFICATION
-constitué les équipes de comptage

Comment à présent, réaliser les comptages?

1. Rôle des Equipes de Comptage

-Les comptages seront reportés sur les PAPILLONS DE COMPTAGE

-Le PAPILLON DE COMPTAGE est établi en trois (03) exemplaires de couleurs différentes qui
seront déposés avant le comptage sur chaque lot de produits tout comme les FICHES
D'IDENTIFICATION par le Responsable de la Cellule Contrôle et le Magasinier.

-Lors de son passage, la 1ére équipe de comptage effectue le comptage, remplit le

PAPILLON DE COMPTAGE le ramasse. Ce PAPILLON DE COMPTAGE est reporté immédiatement
sur la FEUILLE D'INVENTAIRE.

- La 2éme équipe effectuera la même opération et ramassera le 2éme exemplaire du

PAPILLON DE COMPTAGE qu'elle reporte également sur la FEUILLE D'INVENTAIRE.

A la fin du comptage de chaque lot, magasins ou aire de stockage, chaque équipe : -

transmettra à la cellule de collecte des informations :

Les FEUILLES D'INVENTAIRE accompagnées des PAPILLONS DE COMPTAGE

Le 3éme exemplaire du PAPILLON DE COMPTAGE (par exemple le rouge) restera sur place et
servira éventuellement au 3éme comptage ou à un contrôle.
2. Princi
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Double
Comptag
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Le
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été
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b)
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s

· Etabl
it un
ETAT
D'IN
VENT
AIRE
par
grou
pe
(mar
chan
dises
,
mati
ères
et
fourn
iture
s).

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,

4.
Principe
de
Séparati
on des
Exercice
s

l
a

s
c

l
'

'

e
x

1
/ Les
stocks
apparte
nant à
l'entrepr
ise et se
trouvant
ailleurs
que
dans
l'enceint
e de
l'entrepr
ise
(stocks à
extérieu
r). Cas
des
marchan
dises sur
bateaux
achetées
FOB -
stocks
en
transit
ou en
cours de
dédouan
ement.
2
/
L
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 é
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d
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Clôture.

EXCLUR
E de
l'invent
aire :

1
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t
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t
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Toute
livraiso
n
effectu
ée
penda
nt la
périod
e des
compt
ages et
proven
ant
d'une
autre
unité
de
l'Entre
prise,
pose le
double
problè
me de
l'omissi
on ou
du
double
compt
age.
Pour
éviter
cette
erreur
qui
gonfler
ait ou
minimi
serait
anorm
alemen
t les
stocks
de
l'entre
prise,
les
unités
expédi
trices
devron
t
mentio
nner
sur les
docum
ents
qui
accom
pa-
gnent
les
march
andise
s
penda
nt les
deux
dernièr
es
semain
es de
Décem
bre
l'une
des
deux
mentio
ns
suivant
es :
En
conséq
uence,
les
march
andise
s
invent
oriées
à
l'unité
cédant
e ne le
seront
pas à
l'unité
bénéfic
iaire de
même
que
celles
qui
n'ont
pas fait
l'objet
d'inven
taire
dans
leur
unité
d'origi
ne
doiven
t être
intégré
es dans
l'invent
aire de
l'unité
réceptr
ice.