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MÉTIER ASSISTANTE / ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE

FAMILLE - AFFAIRES GÉNÉRALES
DOMAINE D'ACTIVITÉS - PILOTAGE, MANAGEMENT ET GESTION DES RESSOURCES

Correspondances ROME E/M M1602 Opérations administratives

E/M M1607 Secrétariat
Correspondances RIME E/M FPEADM02 Secrétaire
E/M FPEADM05 Assistant administratif
Correspondances FPH E/M 45S20 Agent d'administration
E/M 45S30 Secrétaire

MÉTIER
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du
Définition
service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon
l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans
l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
07/A/04 - Assistante / Assistant de gestion financière, budgétaire ou comptable
Emplois déclinés
07/A/05 - Assistante / Assistant de gestion ressources humaines
Secrétaire
Autres appellations
Employée / Employé administratif-ve
Agente / Agent de gestion administrative
ASSISTANTE / ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE

05/A/02 - Agente / Agent de gestion administrative

Emplois liés
04/A/02 - Assistante / Assistant administratif-ve
Modification de la demande sociale : individualisation, réactivité
Facteurs d'évolution
Développement de la e-administration
Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
Région, département, structure intercommunale, commune
Situation fonctionnelle
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant
des missions de service public
Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité
Travail en bureau
Conditions d'exercice
Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par
roulement
Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
En fonction du secteur d'activité du service d'affectation
Spécialisations /
Extensions
Faible autonomie dans l'organisation du travail
Autonomie et
responsabilités
Relations fréquentes avec le public
Relations fonctionnelles
Travail en équipe au sein du service
Relations avec l'ensemble des services
Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du
service
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Cadre statutaire
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction
Conditions d'accès
du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade
(deuxième classe)
Traitement des dossiers et saisie de documents
Activités techniques
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi

Fiche n° 05/A/02 Centre national de la fonction publique territoriale

 ASSISTANTE / ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE 2

ACTIVITÉS/COMPÉTENCES TECHNIQUES
SAVOIR-FAIRE
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public

Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la
liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels

SAVOIRS
> SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS > SAVOIRS GÉNÉRAUX
Techniques de secrétariat (dactylographie, Communication orale et écrite
sténotypie, prise de notes, etc.)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire

ACTIVITÉS/COMPÉTENCES TRANSVERSES
ORGANISATION - ENCADREMENT Code NSF P3 Compte-rendu d'activité
SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL Code NSF T3 Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Centre national de la fonction publique territoriale Fiche n° 05/A/02

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