Après la perturbation des activités économiques

en 2020, les audits internes ont été l’un des

principaux outils pour fournir des évaluations afin
d’assurer le suivi des activités et la résilience des
organisations. Les audits internes sont de
véritables références en matière de gestion des
risques et de performance globale !
L’audit interne contribue au processus d’amélioration
continue de toute organisation (principe de la norme
ISO 9001), afin de gagner en efficacité et en
performance. Au-delà de la notion de contrôle,
l’audit interne constitue surtout le moment idéal
pour échanger avec l’ensemble des collaborateurs,
tout en repensant ses activités en interne. A quoi
sert l’audit interne ? Comment le mettre en place ?
Réponses dans cet article.

L’audit interne : quelle utilité ?

Les objectifs de l’audit interne
Par définition, un audit interne ou audit de première
partie est un processus indépendant ayant pour but
de vérifier le bon fonctionnement de l’organisation.
Pour obtenir un diplôme, en règle générale, il faut
passer un examen. La meilleure façon de le réussir
est donc de se tester. Souvenez-vous de votre
baccalauréat et des “bacs blancs” pour évaluer ses
connaissances. En qualité, c’est la même
chose. Pour assurer un audit externe, il faut
commencer par réussir son audit interne qui fait
office d’examen blanc. Le but est de vérifier la
conformité de son système qualité, en comparant
les résultats obtenus aux dispositions prévues en
amont. Cette vérification est basée sur l’analyse et le
recueil d’informations, en collaboration avec les
personnes auditées. Elle peut se faire sur la base d’un
référentiel normatif ou privé, d’une procédure, d’un
plan d’action ou encore d’un cahier des charges client
par exemple.

Au-delà de la détection de défaillances vis-à-vis d’un

référentiel, l’audit met aussi en lumière ce qui
fonctionne bien dans votre entreprise. Ceci dans le
but d’utiliser ce qui fonctionne pour résoudre ce qui
ne va pas. Certains grands groupes ont d’ailleurs
créé des services dédiés ayant pour rôle de réaliser
les audits internes et de suivre les actions pour
l’ensemble des sites du groupe. Ils assurent ainsi une
meilleure réussite aux audits de certification en
garantissant l’impartialité.

Qui réalise l’audit interne ?

En général, un ou deux auditeurs (formés à la
technique d’audit) sont missionnés pour réaliser
l’audit interne. Ces derniers font partie de l'effectif de
l’entreprise, et sont directement rattachés à la
direction. Ils agissent de manière indépendante et
doivent avoir les compétences requises pour
effectuer l’audit. Il s’entourent des personnes
concernées par l’audit.

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Comment mettre en place un audit
interne ?
En général, un ou deux auditeurs (formés à la
technique d’audit) sont missionnés pour réaliser
l’audit interne, qui se déroule en plusieurs étapes.

Première étape : la Planification

Les audits internes doivent être planifiés en amont :

il s’agit de définir le périmètre de l’audit, et
notamment les services/activités/postes concernés.
Cette étape sert à définir et préciser les objectifs de
l’audit interne : qu’il s'agisse de la production, du
contrôle qualité ou financière, il serait pertinent de les
mettre en avant pour que l’auditeur se focalise la
dessus. Ensuite vous pourrez identifier qui réalisera
l’audit. Il s’agit de bien choisir celui qui sera l’auditeur
en fonction de ses compétences, de sa capacité
d’écoute… C’est-à-dire toutes les qualités nécessaires
à la réussite et à la pertinence de cet audit.

La fréquence des audits internes doit être établie à

partir d’un calendrier précis : certaines activités
doivent être auditées tous les six mois, tandis que
d’autres sont plutôt annuelles. Une revue
documentaire doit être mise en place, dans le but de
rédiger un plan d’audit qui doit idéalement être
communiqué deux semaines avant l’audit. Cette
revue est essentielle, car elle permet à l’auditeur
d’analyser l’ensemble des documents en rapport avec
l’activité à auditer.

Exemples de documents à prendre en compte : le

référentiel normatif, le rapport du précédent audit,
les procédures associées, le compte-rendu de la
dernière revue de direction, le bilan des non-
conformités associées à l’activité en question, etc.

Après avoir passé en revue l’ensemble de la

documentation, l’auditeur va préparer son
questionnaire d’audit, sous forme de checklist. Il est
préférable que les questions à poser aux audités
soient préparées en avance, pour ne rien oublier.

Deuxième étape : la Réalisation de l’audit

interne

 La réunion de lancement (ou de démarrage)

Au cours de la réunion de lancement, le plan d’audit
est passé en revue : le ou les auditeur(s) rappellent
l’objectif de l’audit, la méthodologie, ainsi que les
différents points à aborder. Il ne faut pas hésiter à
insister sur le fait que le timing doit être
respecté. C’est également le moment opportun pour
rappeler à tous les participants que l’audit est un
exercice d’amélioration continue, qui a pour but de
valoriser les bonnes pratiques. Faire connaître le
projet à toute l’équipe est essentiel pour le bon
déroulé de l’audit interne, et elle permet d’assurer
une bonne collaboration au sein de toute l’équipe.

 Le déroulement de l’audit (documentaire et

terrain)

Il est recommandé de débuter l’audit par

la vérification de la documentation (notamment à
l’accès aux documents par l’auditeur), avant de
réaliser les visites sur le terrain. Ces interviews sur
le terrain sont l’occasion pour l’auditeur et les
audités d’échanger ensemble, notamment via
des questions ouvertes :

“Comment réalisez-vous cette activité ?”

“Comment réagissez-vous en cas de non-conformité ?”
Il est crucial de maintenir une stabilité des
échanges qui est parfois difficile à établir : la
personne qui doit parler le plus est l'audité, mais
attention, la personne qui parle le plus est l'auditeur !
Pas toujours facile de savoir quelle attitude adopter
en tant qu’auditeur ! Ce dernier doit
être objectif, ne pas porter de jugement de valeur,
et se doit d’être strict tout en conservant une
certaine flexibilité quand cela est nécessaire.

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 La réunion de clôture et l'annonce des

résultats

Organiser une réunion de clôture permet à l’auditeur

de présenter les résultats de l’audit : les non-
conformités constatées (majeures et/ou mineures),
les observations, et les points de progrès.
Ces conclusions sont validées en présence des
audités.

Troisième étape : la Rédaction du rapport

A l’issue de l’audit, le ou les auditeurs doivent rédiger

un rapport, qui contient à la fois les conclusions
issues de la réunion de clôture, ainsi que le
questionnaire d’audit. Il est conseillé de ne pas
attendre trop longtemps entre l’audit et la rédaction
du rapport, afin d’avoir les conclusions encore
fraîches en tête !
Et après l’audit interne, que fait-on ?

Au-delà de la réalisation de l’audit et de son bilan, il

est primordial d’engager les audités et l’ensemble de
l’organisation dans un processus d’amélioration
continue. Il s’agit de rédiger un plan d’action,
construit à partir des observations, des écarts, et des
points de progrès identifiés. Le suivi de ce plan
permet, sur le long terme, de vérifier que les actions
qui ont été définies ont été menées à bien.

Malgré les nombreux avantages que présentent

les audits internes, certaines organisations
considèrent qu’il s’agit d’une activité qui ne
génère pas de valeur. En réalité, sa mise en place
permet de détecter les dysfonctionnements en
amont, et de réagir rapidement pour proposer des
solutions pérennes. Aussi, l’organisation générale
des audit internes a récemment dû être repensée,
au regard du travail à distance. Une circonstance
qui a favorisé l'adoption de la technologie
numérique