Les besoins d’achat
dans une entreprise
Conclure et
Identifier
signer le 6 1 le besoin
contrat
Négocier le Rechercher
meilleur 5 2 les meilleurs
contrat
Les fournisseurs
Analyser et
Besoins Lancer
sélectionner 4 3 un appel
son d’offre
partenaire
1. Identifier le besoin
Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision des enjeux liés
à l'achat, c'est pourquoi, la première étape du processus d'achat est
d'identifier le besoin.
2. Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois le besoin de l’entreprise identifié, la seconde étape du
processus d'achat est de réaliser un sourcing pour sélectionner les
meilleurs fournisseurs. Cela permet de faciliter et rendre plus rapide
les achats. Elle doit alors :
• Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs
• Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les
fournisseurs
• Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs
sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise
3. Lancer un appel d’offre
Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement
en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguez une
équipe qui va s'assurer de la bonne compréhension des besoins et
thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client
acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Puis envoyez par
mail ou voie postale un dossier aux fournisseurs. Il doit contenir :
• L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres
• Le cahier des charges à remplir
• Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients
acheteurs
• Un questionnaire visant à obtenir des informations
complémentaires sur l’entreprise
4. Analyser et sélectionner son partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé
sur la base de l’analyse de plusieurs critères :
• La qualité du produit livré
• Le coût total proposé
• La conformité du délai de fabrication et de
livraison en fonction des besoins
• La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
5. Négocier le meilleur contrat
Il convient d’établir une stratégie d'achat claire en
interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne
vous lancez pas dans cette étape sans préparation au préalable.
Il faut identifier l’ensemble des clauses administratives et
techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de
vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir
l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus
propices à la réussite de votre relation d’affaires.
6. Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d'achat consiste à rédiger
un contrat commercial ou un bon de commande entre le
fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous
les termes des accords convenus lors des étapes précédentes,
sans exception, afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite
et puisse entraver votre relation d’affaires.
Il est important de ne pas omettre les conditions de rupture du
contrat, du service après-vente ni de préciser la juridiction
compétente en cas de litige. Sa signature peut avoir lieu après
acception du contenu par les deux parties. La relation
commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.
