RONIQUE CHRISTON
VÉ
GESTION
RATIVE :
ADMINIST
I LA CORVÉE !
FIN
UE DES DIRIGEANTS
TIQ
LE GUIDE PRA GNER DU TEMPS
GA
QUI VEULENT NL
ONUS E IGNE
B
TABLEAUX
DE GESTION
PRÊTS
À L’EMPLOI
La collection « Entrepreneurs », truffée de conseils pratiques,
d’avis d’experts et de témoignages, vous apporte des solutions
concrètes pour bâtir durablement votre réussite.
Édition : Innocentia Agbe et Margaux Lidon
Fabrication : Maud Gilles
Mise en page : PCA
Direction artistique et couverture : Studio Dunod
© Dunod, 2022
11 rue Paul Bert, 92240 Malakoff
www.dunod.com
ISBN : 978‑2-10‑084298‑8
Sommaire
PRÉFACE 5
INTRODUCTION 9
Mais quelle est la définition
de la gestion administrative ? 10
1 TROUVONS ENSEMBLE LE MEILLEUR MOMENT
POUR PLANIFIER VOTRE TRAVAIL ADMINISTRATIF 15
Du matin ou du soir ? 16
Quel style de chef d’entreprise êtes-vous ? 20
Quels avantages ? 22
Avec quels outils ? 24
Le CRM, l’outil de base quel que soit votre métier 26
Alors comment s’organiser ? 27
Êtes-vous vraiment prêt à commencer ? 30
2 LES TÂCHES À RÉALISER TOUS LES JOURS 33
La rédaction des devis 34
Le classement des devis 38
La relance du devis 39
La rédaction et l’émission des factures 42
La spécificité Chorus Pro 44
Le classement des factures 46
Gagnez du temps au quotidien 47
L’organisation de réunions 59
3 LES TÂCHES À RÉALISER CHAQUE SEMAINE 67
Le pointage des comptes – Lundi 68
La relance des factures impayées – Mardi 70
Sommaire 3
La gestion et le paiement des factures fournisseurs
– Mercredi 77
La gestion des achats et le suivi des stocks – Jeudi 79
La gestion des notes de frais – Vendredi 80
Le tableau de pilotage – Vendredi 83
4 LES DOCUMENTS 87
L’identité de l’entreprise – Social 88
Les documents fiscaux 90
Les assurances 91
Le dossier « gestion du personnel » 96
La RGPD 103
Règles de conservation des documents 105
Déléguer… ou pas ? 108
5 ANNEXES 111
Annexe 1 – 4 logiciels CRM gratuits 112
Annexe 2 – Liste des mentions obligatoires à faire figurer
sur un devis et obligations sectorielles 116
Annexe 3 – Les obligations du contrat
de prestation de services 120
Annexe 4 : Exemple de conditions générales de vente
– CGV 124
Annexe 5 : Les éléments obligatoires à intégrer
dans une facture 128
Annexe 6 – Exemple d’un extrait INPI 131
Annexe 7 – Exemple d’attestation de régularité fiscale 135
Annexe 8 – Guide d’écriture d’un mail ou d’un courrier 136
Annexe 9 – La gestion des appels d’offres publics 147
Annexe 10 – Pour résumer et compléter,
votre classement hebdomadaire 151
FAITES LE BILAN 157
POUR CONCLURE 159
REMERCIEMENTS 160
4
Préface
Quand j’entends les mots « gestion administrative », je sors
mon revolver ! C’est sans doute ce que diraient la plupart des
entrepreneurs, s’ils l’osaient. Depuis des années, à la tête de
BNI puis d’ActionCOACH, j’aide des dirigeants à développer leurs
sociétés. Quand je leur demande le top 3 de leurs centres d’in-
térêt dans les affaires, les réponses qu’ils me donnent sont :
améliorer leurs services et produits ; développer leur clientèle ;
accroître leurs résultats. Et pour les deux actions qui les motivent
le moins : la gestion administrative et la gestion comptable.
Être un dirigeant, c’est en partie sortir des sentiers battus,
c’est vouloir se sentir libre, mais c’est également en assumer
la contrepartie, soit la responsabilité de TOUS les aspects de
l’entreprise. Vous êtes le pilote de l’avion, mais aussi le mécani-
cien. Vous devez veiller à ce que tous les éléments nécessaires
à la bonne marche et au développement continu de votre société
soient vraiment mis en œuvre et suivis. La gestion administrative
en fait partie et nul ne peut complètement s’y soustraire.
Combien d’entrepreneurs ai-je connus qui ont gâché leurs
talents professionnels et la réussite de leurs affaires parce qu’ils
en ont négligé la gestion administrative, comptable, ou les deux ?
Notre cerveau nous tend des pièges : nous trouvons tou-
jours le moyen de commencer à travailler sur les sujets qui nous
plaisent et des excuses pour ne pas se lancer dans ceux qui nous
ennuient. La seule solution consiste alors à installer des routines
pour nous assurer que nous effectuerons bien, au bon moment
et dans le bon ordre, les actions qui nous intéressent le moins.
Préface 5
C’est ainsi que je fonctionne, et que j’ai pu développer successi-
vement et même parallèlement, plusieurs sociétés.
Pour mettre en place ces routines, rien de mieux que de suivre
les conseils d’un(e) professionnel(le) du domaine. Bien sûr, vous
adapterez les horaires et les jours à votre propre emploi du
temps. Mais ce livre de Véronique Christon va vous doter d’une
méthode efficace pour gagner en productivité et en efficacité. En
effet, pour bien faire, il ne suffit pas de savoir « ce qu’il faut faire »
– que vous trouverez aussi dans ces pages – mais de comprendre
comment le réaliser. Et ce « comment » est un peu différent pour
chacun de nous.
C’est pourquoi Véronique Christon vous propose d’abord
d’adapter ce travail sur la gestion administrative de votre entre-
prise à vos besoins personnels et à votre style comportemental.
Cet aspect du livre m’a d’autant plus touché que c’est la même
démarche que j’utilise pour l’ensemble de mes activités profes-
sionnelles. En tant qu’entrepreneur, j’organise tout mon emploi
du temps, de la lecture des mails aux réunions les plus impor-
tantes, en fonction de ma conscience de mon mode de fonction-
nement propre. J’ai appris à connaître les moments du jour et
de la semaine pendant lesquels je suis véritablement le plus
efficace et pertinent pour chaque chose. J’ai ainsi beaucoup pro-
gressé dans ma productivité, ce qui m’a permis d’augmenter mes
résultats et d’étendre ma liberté.
Une fois adaptée à votre personnalité, vous verrez que votre
gestion administrative cesse d’être une simple obligation, une
corvée. Elle apparaît alors comme un moyen supplémentaire
d’atteindre vos objectifs et surtout de ne pas « bâtir sur du sable ».
En effet, réaliser les devis, relancer un prospect pour obtenir une
réponse ou un client pour le paiement d’une facture, demeurent
essentiels. C’est la garantie que tous les efforts que vous déployez
dans le développement de votre entreprise ne restent pas vains.
6
Avec une gestion pertinente, vous allez maximiser vos résul-
tats, mais aussi accroître votre contrôle sur votre affaire. Votre
organisation, votre suivi et votre anticipation vont vous rendre
capable de prévoir les événements et de les faire tourner en
votre faveur. Entreprendre, c’est parier que vous êtes le meilleur
pilote de votre réussite. Adopter une bonne gestion administra-
tive, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour gagner
ce défi. Vous allez ainsi pleinement vous épanouir à la tête d’une
entreprise en croissance et pérenne.
Bonne lecture, et bonne aventure entrepreneuriale !
Marc-William ATTIÉ,
Président d’ActionCOACH
France et Europe francophone.
Préface 7
Introduction
Être chef d’entreprise, c’est avant tout être convaincu que le
produit ou service rendu apporte à sa clientèle une satisfaction
bien au-delà de l’engagement financier de cette dernière. Être
chef d’entreprise, c’est vouloir s’émanciper d’une hiérarchie
qui n’a pas forcément des valeurs identiques aux siennes, c’est
décider, agir, faire et faire faire, être seul responsable de ses
réussites et de ses échecs, c’est assumer ses actes, corriger,
recommencer, améliorer. Être chef d’entreprise, c’est aussi la
fierté de créer soi-même son environnement de travail, générer
sans l’aide d’autrui ses revenus, s’organiser comme on le sou-
haite sous une apparence fictive de liberté.
Fictive, car même si vous choisissez de vous lever tôt ou de
vous coucher tard, de travailler ou non le soir ou le week-end,
de vous focaliser sur la vente ou la production, de sélectionner
vos partenaires ou recruter des collaborateurs, d’évoluer dans
votre zone de confort et d’expertise, ou au contraire vous former
et vous enrichir intellectuellement, vous serez toujours rattrapé
par des tâches administratives qui vous seront imposées tant
dans leurs contenus que dans les échéances.
Car en créant son entreprise, on n’imagine pas le temps qu’il
sera nécessaire de passer pour la « paperasse administrative »,
tous ces temps d’activité que les gouvernements successifs pro-
mettent de diminuer.
Au point qu’a été inventée, pour un ministre de la République
la notion de « phobie administrative ».
Introduction 9
Mais quelle est la définition
de la gestion administrative ?
C’est la colonne vertébrale de votre société, c’est-à-dire l’en-
semble des formalités et tâches nécessaires, certaines fois obli-
gatoires, pour être à la fois en conformité avec la loi et à la fois
avec vos objectifs de développement de votre entreprise.
Elle englobe de nombreuses expertises au sein de votre entre-
prise : la comptabilité au sens large (de la gestion des devis à celle
du paiement de l’impôt), les ressources humaines (des embauches
au contentieux prud’homal) ainsi que les achats/ventes.
Elle est à différencier de la gestion commerciale (recherche
de prospects, négociation, établissement d’un devis spécifique
pour répondre au besoin du prospect) et de la gestion financière.
La gestion administrative ne couvre pas non plus la stratégie de
l’entreprise, ni le marketing et la communication.
Pour la plupart des chefs d’entreprise, rédiger un devis ou
une facture n’est pas forcément si désagréable que cela. En ce
qui concerne les autres contraintes administratives, il est en
revanche souvent plus difficile d’imaginer que certaines puissent
être productives.
D’où la rédaction de cet ouvrage, qui a l’ambition de vous aider
dans l’organisation de l’ensemble des tâches administratives qui
vous sont imposées, et ce avec deux objectifs : gagner en pro-
ductivité financière tout en y passant le moins de temps possible,
tout en ne perdant pas d’argent inutilement.
N’oubliez pas que même si vous avez une certaine liberté dans
l’organisation de la gestion administrative de votre entreprise et
dans vos prises de décisions, l’administration fiscale peut consi-
dérer que certains actes de votre part ont un caractère anormal
et n’hésite pas à redresser l’entreprise.
10
L’acte anormal de gestion a été défini par un arrêt du Conseil
d’État en date du 21 décembre 2018 « Société Croë Suisse » comme
« l’acte par lequel une entreprise décide de s’appauvrir à des fins
étrangères à son intérêt ». Par exemple, ne pas relancer ses
clients pour le règlement d’une facture, et par le fait réaliser un
abandon de créance, est un acte anormal de gestion. Autant donc
éviter que l’administration fiscale adopte de telles sanctions.
Être organisé, c’est aussi générer de la confiance : confiance en
soi (sérénité), sur l’avenir de son entreprise, mais aussi confiance
de la part de vos fournisseurs, de vos clients ou de votre banquier.
Il peut être utile en effet de demander des coups de pouce
quand l’entreprise est en difficulté aussi bien auprès de ses
clients (règlement anticipé), que de ses fournisseurs (échelon-
nement d’une dette) ou de son banquier (découvert autorisé ou
ligne de crédit).
C’est en tant que dirigeante d’entreprise d’une part et d’as-
sistante externalisée spécialisée en gestion administrative que
j’ai rédigé ce livre. Son écriture est pragmatique et il n’y a pas
de grandes envolées philosophiques. Cet ouvrage est conçu en
quatre chapitres spécifiques :
>>Une découverte de vos habitudes de travail afin que vous puis-
siez intégrer la gestion administrative sans bouleverser votre
organisation personnelle. Seront aussi listés les outils néces-
saires pour travailler sereinement ainsi que les éléments à sur-
veiller au quotidien comme les appels téléphoniques, les mails et
la sécurisation de vos données.
>>Une liste des actions à mener un jour précis de chaque semaine
comme la gestion des devis ou la relance des factures impayées.
>>Une liste de tous les documents légaux avec leurs temps d’ar-
chivage et un rappel des règles sur la réglementation générale
de protection des données (RGPD).
Introduction 11
>>Enfin, vous trouverez en annexes plusieurs outils pratiques
et complémentaires comme la liste des mentions légales à inté-
grer sur une facture, comment obtenir un Kbis gratuitement ou
comment écrire un email efficace
Quand vous aurez une première fois survolé cet ouvrage,
vous pourrez y revenir autant de fois que nécessaires grâce aux
entrées du sommaire et utiliser les modèles décrits en annexes.
Pour maîtriser votre budget fourniture de bureau, je vous
propose une liste de fourniture élémentaire qui est à compléter
selon votre activité :
oo Classeur jaune format A4 dos 8 (largeur du classeur) : fac-
tures de vente (recettes).
oo
Classeur bleu format A4 dos 8 : factures fournisseurs
(dépenses).
ooClasseur gris format A4 dos 8 : compte bancaire.
ooClasseur rouge format A4 dos 8 : gestion du personnel.
ooClasseur noir format A4 dos 8 : note de frais.
ooClasseur violet format A4 dos 8 : contrats.
oo3 jeux d’intercalaires mensuels au format A4 pour les clas-
seurs de factures ventes, banque et notes de frais.
oo1 jeu d’intercalaires alphabétiques au format A4 pour le clas-
seur fournisseur.
oo2 jeux d’intercalaires numériques au format A4 pour les clas-
seurs de gestion du personnel et contrat.
oo1 lot de pochettes cartonnées 180 g multicolore (jaune, bleu,
gris, rouge, noir et violet).
ooDes boîtes à archives dos 8 - à utiliser à chaque fin d’exercice
social de votre activité.
ooDes stylos verts et rouges.
12
oo1 ou 2 portes-mines.
oo1 correcteur.
oo1 stabilo jaune (invisible même en photocopie).
oo1 cahier.
oo1 agenda papier pour les amoureux de l’écriture.
oo1 agrafeuse des agrafes et un ôte agrafe.
oo1 perforeuse.
oo1 paire de ciseaux.
ooDes pochettes transparentes perforées.
ooDes enveloppes de couleur blanche sans fenêtres au format
A5 (format de correspondance) et format A4.
ooDu Ruban adhésif 19 mm 7,5 m et un dévidoir.
oo1 trieur 12 positions.
oo1 carnet de timbres.
ooDes formulaires de recommandé avec accusé de réception
(A/R).
Introduction 13
