Diacamma Syndic

Version 2.5.2

sd-libre

sept. 26, 2020

 Table des matières

1 Diacamma Syndic 1
1.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1.1 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1.2 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1.3 Aides et support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2 Prise en main . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.1 Vérifiez la mise à jour de votre logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.2 Présentation de votre copropriété . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.3 Création de votre premier exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.4 Réglage de votre copropriété . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.5 Définition des catégories de charges, des lots et des tantièmes . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.6 Mise à jour comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.7 Le courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.8 Les responsables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.9 La gestions documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Diacamma copropriété 5
2.1 Comptabilité : les contraintes réglementaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1.1 Une comptabilité d’engagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1.2 La durée de l’exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1.3 Plan comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.2 Les copropriétaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.2.1 Les lots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3 Les catégories de charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.3.1 Charges courantes et charges exceptionnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.3.2 La répartition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3.3 Les budgets prévisionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.4 Les appels de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.5 Le suivi des copropriétaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.6 Les dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.7 Les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.7.1 État financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.7.2 Compte de gestion générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.7.3 Compte de gestion pour opérations courantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.7.4 Compte de gestion pour opérations exceptionnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3 Diacamma comptabilité 13
3.1 Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.1.1 Exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.1.2 Tiers comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.1.3 Journaux comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

i
 3.1.4 Ecritures comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.1.5 Plan comptable de l’exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2 Exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2.1 Paramétrages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2.2 Création d’un exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.2.3 Création, modification et édition de comptes du plan comptable . . . . . . . . . . . . . 17
3.2.4 Clôture d’un exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.3 Tiers comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.3.1 Création d’un tiers comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.3.2 Situation d’un tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.3.3 Champs personnalisés de tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.4 Écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.4.1 Saisie d’une écriture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.4.1.1 Cas général . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.4.1.2 Comptabiliser un règlement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.4.1.3 Écriture d’à-nouveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.4.2 Lettrage d’écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.4.3 Validation d’écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.4.4 Recherche d’écriture(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.4.5 Import d’écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.5 Comptabilité analytique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.5.1 Les codes analytiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.5.2 Imputation analytique d’une charge ou d’un produit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.5.3 Impressions analytiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.6 Modèle d’écriture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.6.1 Déclaration d’un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.6.2 Utilisation d’un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.7 Budgets prévisionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.7.1 Budget analytique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.7.2 Budget prévisionnel général . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.8 Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.8.1 Compte de résultat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.8.2 Bilan comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.8.3 Grand livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.8.4 Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.8.5 Listing des écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.8.6 Listing du plan comptable de l’exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4 Diacamma règlement 33
4.1 Règlement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.2 Dépôts de chèques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2.1 Création . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2.2 Impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.2.3 Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.3 Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.3.1 Code bancaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.3.2 Moyen de paiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.3.3 Paramètres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5 Lucterios contacts 38
5.1 Les contact physiques (personnes physiques) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.1.1 Liste de vos contacts physiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.1.2 Visualisation d’un contact physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.1.3 Ajout d’un contact physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5.1.4 Recherche d’un contact physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
5.2 Les contacts moraux (personnes morales) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.2.1 Liste de vos contacts moraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.2.2 Visualisation d’un contact moral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

ii
 5.2.3 Modifier un contact moral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.2.4 Responsables d’un contact moral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
5.2.5 Recherche d’un contact moral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.3 Configuration et paramétrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.3.1 Configuration des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.3.2 Codes postaux/villes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

6 Lucterios messagerie 49
6.1 Publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
6.1.1 Création d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
6.1.2 Validation & transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
6.2 Envoi de SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.2.1 Création d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.2.2 Validation & transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.3 Configuration de la messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.1 Configuration du couriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.2 Configuration du SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.2.1 Mailjet SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

7 Lucterios documents 53
7.1 Fichiers partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
7.1.1 Liste des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
7.1.2 Recherche de documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7.2 Editeur de documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7.2.1 Etherpad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7.2.2 Ethercalc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
7.3 Configurer les dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

8 Coeur Lucterios 58
8.1 Mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
8.2 Les groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
8.3 Les utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
8.4 L’architecture du logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

iii
 CHAPITRE 1

Diacamma Syndic

Présentation du logiciel Diacamma Syndic.

1.1 Présentation

1.1.1 Description

Diacamma Syndic est un logiciel de gestion spécialement conçu pour les copropriétés et les syndics bénévoles.
Avec Diacamma, donnez à votre structure le logiciel qu’elle mérite ! Pas besoin d’être informaticien pour avoir les
outils adaptés à votre cas.
L’application de base est entièrement gratuite et vous permet de gérer les accès à vos données et au carnet
d’adresses nécessaire à votre copropriété.
Les différents modules disponibles vous permettront, par exemple, de :
— Identifier les copropriétaires et leurs différents tantièmes, réaliser des appels de fonds correspondant à votre
budget, ventiler les factures et les frais de la copropriété suivant les parts de chacun.
— Gérer vos documents de façon centralisée grâce à la gestion documentaire.
— Gérer une comptabilité simple et performante et clôturer rapidement votre exercice comptable pour votre
assemblée générale.
Ce manuel vous aidera dans l’utilisation de ce logiciel. Si malgré tout, vous ne trouvez pas la réponse à vos
problèmes, visiter notre site https://www.diacamma.org où vous trouverez des tutoriels et des astuces.

1.1.2 Installation

Vous pouvez installer Diacamma Syndic sur un ordinateur dédié à votre copropriété, que ce soit un Apple Macin-
tosh (macOS 10.12 « Sierra » et +) ou bien un PC sous MS-Windows (8 et +) ou sous GNU Linux (Ubuntu 16.04
ou +).
Diacamma Syndic est un logiciel client/serveur : vous pouvez l’installer sur un ordinateur centralisateur et accéder
aux données depuis un autre PC connecté au premier, sans limite du nombre d’utilisateurs simultanés. Si le PC
contenant les données est connecté de manière permanente à internet, vous aurez accès à vos données depuis
n’importe où dans le monde !
Cette organisation est particulièrement intéressante pour permettre à plusieurs intervenants d’avoir accès à des
données communes.

1
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Quel responsable ne s’est pas arraché les cheveux suite à un échange de documents via une clef USB où certaines
modifications importantes se perdent ?
Pour plus d’information, visiter notre site https://www.diacamma.org

1.1.3 Aides et support

Sur le site officiel du logiciel, https://www.diacamma.org, vous trouverez des tutoriels et un forum pour échanger
des astuces entre utilisateurs.
Si vous souhaitez un service et un support plus personnalisé, vous pouvez faire confiance à notre partenaire officiel
SLETO. Pour en savoir plus sur des solutions d’hébergement et de support, rendez vous sur https://www.sleto.net

1.2 Prise en main

Le logiciel Diacamma Syndic comprend un grand nombre de paramétrages et peut paraître difficile à configurer
pour couvrir les besoins de votre structure.
Nous vous proposons ce guide pour vous aider à franchir cette première étape dans l’utilisation de cet outil.
Suivez pas à pas les différents phases de réglage. Dans chaque étape, nous ne détaillons pas les fonctionnalités.
Nous vous invitons également à vous référer au reste du manuel utilisateur pour cela.
Il peut être intéressant de réaliser des sauvegardes au cours de cette procédure. Cela vous permettra, si vous faites
une erreur, de revenir à une étape précédente sans tout recommencer (installation comprise).

1.2.1 Vérifiez la mise à jour de votre logiciel

Commencez par vérifier que votre logiciel est à jour. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne
sont pas toujours inclus dans les installateurs.

1.2.2 Présentation de votre copropriété

Menu General/Nos coordonnées

Dans cet écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent
ces informations en particulier pour les impressions.

1.2.3 Création de votre premier exercice comptable

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable - onglet « Configuration comptable »

Ouvrez votre premier exercice comptable et rendez-le actif. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cet
exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnelle.

1.2. Prise en main 2

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

1.2.4 Réglage de votre copropriété

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration de copropriété

Vérifiez que ces paramètres correspondent à votre utilisation.

1.2.5 Définition des catégories de charges, des lots et des tantièmes

Menu Copropriété/Les propriétaires et les lots

Menu Copropriété/Les catégories de charges

Déclarez vos copropriétaires ainsi que les lots de votre copropriété. Ajoutez vos catégories de charges et définissez
pour chacune les quote-parts ou les lots associés.

1.2.6 Mise à jour comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Écritures comptables

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Modèles d’écriture

Si vous mettez en place Diacamma Syndic en cours d’exercice comptable, vous devrez dans un premier temps
saisir les à-nouveaux et le report à nouveau (ASL) de l’exercice précédent ainsi que saisir les écritures du début
d’année.
Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écriture.
Enregistrez en tant que modèles les écritures récurrentes que vous passez plusieurs fois au cours d’une année.
Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques clics.

1.2.7 Le courriel

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel

Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Syndic d’envoyer un certain
nombre de messages : documents en PDF, mot de passe de connexion, . . .
Vous pouvez préciser comment réagissent les liens “écrire à tous” avec votre logiciel de messagerie.

1.2.8 Les responsables

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts

Menu Bureautique/Adresses et contacts/Personnes. . .
Menu Général/Nos coordonnées

Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associer les personnes responsables de votre syndic et de votre
syndicat de copropriétaires. Utilisez l’outil de recherche et assignez-leur une fonction. Vous pouvez également
rajouter des fonctions propres à votre structure.
Menu Administration/Modules (conf.)/Les groupes
Menu Administration/Modules (conf.)/Utilisateurs du logiciel/Nos coordonnées*
Privilégiez une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propres à chaque utilisateur. Associez-leur
également les droits correspondant à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible
l’utilisation de l’alias “admin” qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.

1.2. Prise en main 3

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

1.2.9 La gestions documentaire

Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier

Menu Bureautique/Gestion de fichiers et de documents/Documents

Définissez vos différents dossiers dans lesquels seront enregistrés vos documents à classer et/ou à partager et/ou à
imprimer.
Après avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Syndic est pleinement opérationnel. N’hésistez pas à
consulter le forum : de nombreuses astuces peuvent vous aider à utiliser au mieux votre logiciel.

1.2. Prise en main 4

 CHAPITRE 2

Diacamma copropriété

Aide relative aux fonctionnalités de gestion de copropriété.

2.1 Comptabilité : les contraintes réglementaires

2.1.1 Une comptabilité d’engagement

Les opérations réalisées au titre de la copropriété doivent être comptabilisées par le syndic en respect du principe de
la partie double,et ce dès l’engagement des dépenses et des recettes. Chaque exercice comptable étant indépendant,
cela permet de lui rattacher les dépenses et les recettes qui lui sont propres sans qu’il soit tenu compte de la date
effective des encaissements/décaissements. Toute copropriété doit établir un budget prévisionnel.
Le Livre-journal, obligatoire, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence sur le fonctionne-
ment du syndicat des copropriétaires.
Seules les petites copropriétés de moins de 10 lots et un budget prévisionnel inférieur à 15 000 C ne sont pas
soumises à la comptabilité en partie double, mais doivent tout de même établir un budget prévisionnel.

2.1.2 La durée de l’exercice comptable

Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires – article 5.
L’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes
sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice, l’assemblée générale des co-
propriétaires fixe la date de clôture des comptes et la durée de cet exercice qui ne pourra excéder
dix-huit mois. La date de clôture de l’exercice pourra être modifiée sur décision motivée de l’assem-
blée générale des copropriétaires. Un délai minimum de cinq ans devra être respecté entre les deux
décisions d’assemblées générales modifiant la date de clôture.

5
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

2.1.3 Plan comptable

Le plan comptable de la copropriété doit respecter la nomenclature des comptes énoncée dans l’arrêté du 14 mars
2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, avec possibilité de subdivision en cas de besoin (ex. 512
Banques → 512100 Mabanque).
Le Plan Comptable Général des entreprises ne doit pas être utilisé.

2.2 Les copropriétaires

La réglementation française impose d’individualiser les comptes des copropriétaires. Cela nécessite d’ouvrir une
subdivision du compte 450000 pour chaque copropriétaire. L’AG peut aussi décider de distinguer les créances
selon leur nature (comptes “450-100”, “450-200”, “450-300”. . . ).
Avant de créer vos copropriétaires, vous devez paramétrer votre copropriété en spécifiant les comptes généraux
devant être utilisés par vous, grâce à quoi les subdivisions seront possibles :
Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration de la copropriété
Tout copropriétaire est un tiers, personne physique ou morale :
Menu Bureautique/Adresses et contacts/Personnes. . .
qui est propriétaire de lot(s) de copropriété.
Menu Copropriété/Gestion/Les propriétaires et les lots - onglet « Les propriétaires »
Ajoutez un propriétaire à la liste à l’aide du bouton « + Créer ». Sélectionnez-le dans la liste des tiers. Cette liste
est actualisable en utilisant le bouton « + ». Au préalable, assurez-vous que vos tiers sont bien existants.
Comptablement, un copropriétaire est également un tiers comptable pour lequel des comptes « copropriétaire
individualisé » sont ouverts automatiquement, à la condition que votre copropriété ait été correctement paramétrée.
Contrôlez les comptes généraux qui leur sont affectés.
La liste des copropriétaires affichée, vous pouvez aussi avoir le résumé de la situation financière de chacun.

2.2.1 Les lots

Menu Copropriété/Gestion/Les propriétaires et les lots - onglet « Les lots »

Un lot peut être détenu par un ou plusieurs propriétaires et un propriétaire peut être propriétaire d’un ou plusieurs
lots.
Déclarez les lots de votre copropriété. Précisez en plus de la description du lot, les tantièmes et le propriétaire de
chacun. Vous devez veillez à la cohérence des tantièmes attribués aux lots sans quoi la répartition des charges et
la détermination des appels de fonds seront incorrects.

2.2. Les copropriétaires 6

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

2.3 Les catégories de charges

Menu Copropriété/Gestion/Les catégories de charges

Vous pouvez individualiser la répartition des charges qui sont liées ou non aux lots. Par exemple, vous pouvez
distinguer comme catégories de charges : les montées d’excalier, les garages, le chauffage, l’eau, . . .

2.3.1 Charges courantes et charges exceptionnelles

Une catégorie de charges donnée concerne soit des charges courantes, soit des charges exceptionnelles. Les pre-
mières, en lien avec le fonctionnement et le maintien en bon état de la copropriété, sont récurrentes d’une année
sur l’autre et doivent obligatoirement être budgétées (quelle que soit la taille de la copropriété) avant d’être enga-
gées. Les secondes sont relatives à des opérations ponctuelles ne relevant pas du budget prévisionnel (ex. travaux
votés en AG) pour lesquelles les catégories correspondantes seront clôturées une fois ces opérations terminées.
Généralement, elles aussi font l’objet d’un budget bien que la réglementation ne l’impose pas.
La réglementation française impose de distinguer les charges de copropriété selon leur nature (charges courantes
et charges exceptionnelles).

2.3. Les catégories de charges 7

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

2.3.2 La répartition

Deux modes de répartition peuvent être utilisés pour chaque catégorie de charges :
— Liée au lots
Dans ce cas, assignez un ensemble de lots sur cette catégorie. Pour cela, affichez la catégorie et cliquez
sur le bouton « Editer ». Sélectionnez les lots concernés par la catégorie en les faisant passer de la liste de
gauche sur la liste de droite. Les tantièmes correspondants seront automatiquement associés aux différents
propriétaires afin de définir la répartition des charges de la catégorie.
— Non liée au lots
Vous devez, dans ce cas, définir pour les propriétaires concernés les tantièmes grâce auxquels les charges de
la catégorie seront réparties. Ceci fait, validez votre saisie et vérifiez l’association Catégorie - Propriétaires
concernés.
Ce mode de répartition est utilisé dans le cas de consommations fixes (surface, étage, . . . ) ou individuelles
(consommation d’eau).

2.3.3 Les budgets prévisionnels

Depuis l’interface d’une catégorie de charges, vous pouvez ajouter un budget prévisionnel. Cliquez simplement
sur le bouton Budget depuis sa fiche.
L’interface vous permet alors d’ajouter des comptes de charges et de produits en les assortissant du solde prévi-
sionnel. Pour cela, utilisez le bouton « + Ajouter » situé au bas de l’écran du budget. Attention : Tout budget doit
être en équilibre. Vous pouvez également importer les soldes des comptes de charges et de produits d’un exercice
précédent.
Le budget prévisionnel est repris dans les rapports « Comptes de gestion. . . », ce qui permet de comparer le
prévisionnel avec le réalisé.

2.4 Les appels de fonds

Avant de commencer, assurez-vous que vos catégories de charges sont bien existantes et les dépenses correspon-
dantes réparties entre vos différents copropriétaires.
Menu copropriété/Gestion/Les appels de fonds
Depuis cette liste des appels de fonds, vous pouvez en créer un nouveau via le bouton « + Créer ».
Une fois précisés la date et le descriptif de cet appel, une nouvelle fiche d’appel est créée dans laquelle les différents
détails de l’appel sont saisis à l’aide du bouton « + Ajouter ». Pour chacun, sélectionnez la catégorie de charges
concernée et le montant appelé.

2.4. Les appels de fonds 8

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Enfin, pour finaliser l’appel de fonds, cliquez sur « Valider ». L’ensemble des copropriétaires se voient alors
associés à une nouvelle fiche d’appel de fonds. Le montant de chaque détail d’appel précédemment saisi est
ventilé dans les fiches d’appel de fonds individuelles, en tenant compte du ratio de chaque copropriétaire.
Ces appels de fonds individuels, générés d’après le modèle d’impression par défaut, sont automatiquement sau-
vegardés (sauvegarde officielle) dans le Gestionnaire de documents au moment de la validation. Lorsque vous
voulez imprimer un appel, le document sauvegardé est alors par défaut téléchargé. Vous pouvez aussi régénérer
un nouveau PDF, avec un autre modèle d’impression. Par contre celui-ci comportera la mention « duplicata » en
filigrane.

2.5 Le suivi des copropriétaires

Suite aux appels de fonds, les copropriétaires règlent ce qu’ils doivent au syndic. Pour saisir un règlement depuis
la liste des copropriétaires, ouvrez la fiche de tiers du copropriétaire et affichez les écritures le concernant.
Menu Copropriété/Gestion/Les proprietaires et les lots
Ouvrez la fiche du propriétaire, onglet « Comptabilité »

2.5. Le suivi des copropriétaires 9

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Sélectionnez la créance réglée et cliquez sur le bouton « Editer ». L’écriture correspondant à la créance s’affiche.
Cliquez sur le bouton « Règlement ». Ajoutez alors un paiement en précisant la date, le montant et la référence
de la pièce comptable (comme le numéro de chèque) ainsi que le compte comptable à imputer. L’écritures en
comptabilité est alors automatiquement générée dans le brouillard et la situation du copropriétaire est également
mise à jour.

2.6 Les dépenses

Menu Copropriéte/Gestion/Les dépenses.

Depuis cette liste des dépenses, vous pouvez gérer une dépense de copropriété et en créer une nouvelle via le
bouton « Ajouter ».
Une fois précisés la date et le descriptif de cette dépense, cliquez sur « Ok » afin qu’une nouvelle fiche de dépense
soit créée. Dans la nouvelle fenêtre, indiquez le fournisseur concerné par la nouvelle dépense. Celui-ci doit être un
tiers référencé pour ce qui est des dépenses. S’il ne figure pas dans la liste des contacts, ajoutez-le avec le bouton
« + Créer ». Ajoutez dans cette fiche les détails de dépense en spécifiant pour chacun : la catégorie de dépenses
concernée, la désignation du détail, le compte de charges à mouvementer et le montant du détail.

2.6. Les dépenses 10

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Enfin, pour finaliser la dépense, cliquez sur « Valider ». Cela a pour effet de :
— Générer l’écriture de dépense au brouillard.
— Répartir la dépense entre les copropriétaires, en tenant compte des « détails de la dépense » et des « caté-
gories de dépenses »
En clôturant une dépense, bouton « Clôturer », celle-ci ne peut plus être modifiée car « terminée » et l’écriture
au brouillard est elle aussi validée. Depuis cette fiche de dépense, vous pouvez aussi entrer les réglements à
votre fournisseur, que la dépense soit provisoire, validée ou clôturée. Une écriture correspondante sera également
générée au brouillard.

2.7 Les rapports

Vous retrouvez ici les rapports correspondant aux quatre premières annexes de la réglementation française. L’an-
nexe 5 n’est pas proposée actuellement dans Diacamma Syndic. celle-ci correspondant aux dépenses en lien avec
les travaux et les dépenses exceptionnelles non clôturés en fin d’exercice. Pour obtenir un tel rapport, un outil de
gestion spécifique doit être mis en place.
Ces rapports sont sauvegardés automatiquement dans le Gestionnaire de documents au moment de la clôture de
l’exercice. Si vous voulez les imprimer ou les rééditer, il vous est proposé par défaut de télécharger les documents
sauvegardés. Vous pouvez aussi générer un nouveau PDF, en utilisant votre propre modèle. Par contre celui-ci
comportera la mention « duplicata » en filigrane.

2.7. Les rapports 11

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

2.7.1 État financier

Ce rapport présente la situation financière de la copropriété et la situation des copropriétaires :

— La trésorerie
— Les créances
— Les provisions, avances et fonds
— Les emprunts
— Les dettes

2.7.2 Compte de gestion générale

Ce rapport présente les recettes et les dépenses relatives à l’exercice comptable :

— Les dépenses et les produits courants réels
— Les dépenses et les produits exceptionnels réels
— Les dépenses et les recettes budgétés (budgets n et n+1) tels que votés par les copropriétaires en AG.

2.7.3 Compte de gestion pour opérations courantes

Ce rapport présente pour chaque catégorie de dépenses ouverte, les dépenses budgétées (n et n+1) et les dépenses
réelles.

2.7.4 Compte de gestion pour opérations exceptionnelles

Ce rapport présente pour chaque catégorie de dépenses exceptionnelles, les dépenses budgétées (n et n+1) au titre
des travaux votés en AG et les dépenses réelles.

2.7. Les rapports 12

 CHAPITRE 3

Diacamma comptabilité

Aide relative aux fonctionnalités comptables.

3.1 Définitions

Remarques : Ce module comptable est proche d’une comptabilité type « entreprise », néanmoins il
ne respecte pas certaines exigences légales et fiscales en la matière. Ce module ne peut être utilisé
que pour la tenue des comptes de structures gérées par des bénévoles. Il n’est pas possible de l’uti-
liser pour la tenue des comptes de structures commerciales, concurrentielles ou professionnelles. Le
représentant légale de la structure utilisant ce module doit s’assurer que sa comptabilité respecte alors
la législation en vigueur de son pays.

3.1.1 Exercice comptable

L’exercice comptable est la période qui sépare deux déterminations du résultat. Il commence par une ouverture
des comptes et se termine par une clôture de ceux-ci.
Pour ce qui est de la durée, le responsable de la structure doit respecter la réglementation. Il doit aussi tenir
compte des statuts (association) et du règlement de copropriété (syndic), tant pour ce qui est du premier exercice
que des suivants. Pour ce qui est de la modification de la durée des exercices, là encore il doit se référer aux textes
réglementaires et à ceux qui régissent la vie de la structure.

3.1.2 Tiers comptable

Un tiers comptable est une personne physique ou morale avec laquelle une entité va avoir des échanges monétaires
ou matériels (clients, fournisseurs, salariés, administrations. . . ).

13
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.1.3 Journaux comptables

Un journal comptable est un regroupement d’écritures comptables permettant de classer celles-ci par nature.
Des journaux par défaut vous sont proposés.
Deux d’entre eux ne doivent pas être supprimés car utilisés lors de la clôture de l’exercice comptable et l’ouverture
des comptes :
— journal des opérations diverses : écriture de détermination du résultat de l’exercice (en ce qui concerne une
copropriété, ce résultat est en principe nul)
— journal « Report à-nouveaux » : reprise des soldes des comptes de bilan en début d’exercice comptable
En ce qui concerne les autres journaux, vous pouvez adapter la liste type en créant, modifiant ou supprimant ceux
qui vous sont proposés.

3.1.4 Ecritures comptables

Une écriture comptable est la traduction dans les comptes d’une opération réalisée par ou pour le compte de votre
structure et ayant une incidence sur son patrimoine. En respect du principe de la partie double, il y a égalité débits
= crédits.
Par exemple, une écriture d’achat se schématise ainsi :
— une ou plusieurs lignes au débit des comptes de charges correspondant aux biens acquis ou aux services
reçus (matériel, prime d’assurance. . . )
— une ligne au crédit du compte tiers fournisseur pour le net-à-payer de la facture
Pour ce qui est des comptes de tiers, vous pouvez aussi sous Diacamma lettrer les lignes d’écriture.
Ex : la dette née d’un achat avec son règlement.

3.1.5 Plan comptable de l’exercice

Le plan comptable de l’exercice est l’ensemble des comptes ouverts au titre de l’exercice comptable. Il doit res-
pecter la nomenclature officielle des comptes applicable dans votre pays.
Sous *Diacamma », le plan comptable est spécifique à chaque exercice comptable. Vous pourrez le créer :

— soit à partir du plan de comptes type mis à votre disposition par le logiciel
— soit en recopiant le plan de comptes de l’exercice précédent
La création des comptes n’est pas totalement libre. Vous pouvez subdiviser un compte. Par contre, vous ne devez
pas créer un compte hors de la nomenclature officielle.

3.2 Exercice comptable

3.2.1 Paramétrages

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptable

Ouvrez l’onglet « Paramètres » et éditez-les avec le bouton « Modifier ». Paramétrez la devise et sa précision, la
taille des codes comptables. Précisez aussi si vous avez l’intention ou non de mettre en place une comptabilité
analytique.

3.2. Exercice comptable 14

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.2.2 Création d’un exercice comptable

Lors de la mise en place de votre comptabilité sous Diacamma Syndic, vous aurez à spécifier le système comptable
qui sera utilisé (ex. Plan comptable général français). Attention : une fois choisie, cette option ne sera plus
modifiable.
Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptable - Onglet « Liste d’exer-
cices »

3.2. Exercice comptable 15

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Vérifiez que le système comptable a été choisi et cliquez sur « + Créer » afin de renseigner les bornes du nouvel
exercice.

Pour le premier exercice sous Diacamma Syndic, saisissez la date de début et la date de fin de l’exercice puis
cliquez sur le bouton « OK ». Les exercices suivants ont comme date de début le lendemain de la date de clôture
de l’exercice précédent et seule la date de fin est à saisir.
Notez que le logiciel associe à chaque exercice un répertoire de stockage du Gestionnaire de documents : certains
documents officiels seront sauvegardés dans celui-ci. Le bouton « Contrôle » vous permet à tout moment de
vérifier que vos documents officiels ont bien été générés.
Votre nouvel exercice figure maintenant dans la liste des exercices. Il est [en création]. Lorsque plusieurs exercices
ont été créés, vous devez activer celui sur lequel vous souhaitez travailler par défaut, à l’aide du bouton « Activé ».

3.2. Exercice comptable 16

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Onglet « Journaux » et Onglet « Champ personnalisé des tiers »

Depuis ce même écran de configuration, vous pouvez également modifier ou ajouter des journaux. Des champs
personnalisés peuvent aussi être ajoutés à la fiche modèle de tiers comptable. Ceci peut être intéressant si vous
voulez réaliser des recherches/filtrages sur des informations propres à votre fonctionnement.
Maintenant, vous devez fermer la fenêtre « Configuration comptable » et créer le plan comptable de votre structure.
Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable
Avec le bouton « + Initiaux », générez automatiquement votre propre plan comptable général à partir du plan de
comptes type fourni par le logiciel. Adaptez celui-ci aux besoins de votre structure avec les boutons « Ajouter »
et « Supprimer ».
— Première tenue de comptabilité sous Diacamma [vous migrez sous Diacamma et avez des à-nouveaux
à saisir.] Avec le bouton « + Initiaux », générez automatiquement votre propre plan comptable géné-
ral à partir du plan de comptes type. Adaptez celui-ci aux besoins de votre structure avec les boutons
« Ajouter » et « Supprimer ». Quittez l’écran Plan comptable et ouvrez le menu Comptabilité/Gestion
comptable/Ecritures comptables. Saisissez vos soldes à-nouveaux en une seule écriture, en prenant
bien soin de la contrôler, dans le journal « Report à nouveau ». Ceci fait, réouvrez le menu Comptabi-
lité/Gestion comptable/Plan comptable.
— Exercice comptable suivant [Il ne s’agit pas de votre premier exercice sous Diacamma.] Si ce n’est pas
déjà réalisé, avec le bouton « Importer » (et non « Initiaux »), vous devez importer le plan comptable
de l’exercice précédent. Contrôlez l’importation et mettez à jour, si besoin, le plan comptable de l’exer-
cice. Suite à votre dernière assemblée générale, les excédents n-1 doivent être normalement ventilés
avant clôture de l’exercice n-1. Si ce n’est pas le cas, vous devez passer cette écriture. Clôturez l’exer-
cice n-1. Son état est maintenant [terminé]. Le nouvel exercice est toujours [en création]. Utilisez le
bouton « Report à nouveau » afin que les soldes n-1 des comptes d’actif et de passif soient repris dans
la comptabilité du nouvel exercice. Vous pouvez constater à l’écran que les soldes des comptes de bilan
non soldés fin n-1 ont été repris. L’écriture correspondante au journal « Report à nouveau » est générée
et validée automatiquement.
Afin d’achever l’ouverture de votre nouvel exercice, vous devez maintenant cliquez sur « Commencer ».
Votre exercice est maintenant [en cours].

3.2.3 Création, modification et édition de comptes du plan comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable

A tout moment vous pouvez ajouter un nouveau compte dans votre plan comptable.

Référez-vous à la règlementation de votre pays. Votre structure peut avoir l’obligation de respecter certaines
obligations pour ce qui est de leur plan comptable.
Un compte peut être modifié, tant pour ce qui est de son numéro que de son intitulé. Les imputations (lignes
d’écritures) qui lui sont associées seront automatiquement modifiées. Le changement n’est permis que si le nou-
veau compte relève de la même catégorie comptable (charge, produit. . . ).

3.2. Exercice comptable 17

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Lorsque vous consultez un compte (bouton « Editer » ou double-clic), les écritures associées au compte sont
affichées.

Il vous est aussi possible de supprimer un compte du plan comptable à la condition qu’aucune écriture ne lui soit
associée.

3.2.4 Clôture d’un exercice

En fin d’exercice comptable, celui-ci est clôturé. Cette opération, définitive, se réalise sous le contrôle de votre
vérificateur aux comptes.
Au préalable, vous devez :
— Passer vos écritures d’inventaire (charges à payer, produits à recevoir, créances douteuses. . . )
— Contrôler que toutes les charges et les produits ont bien été imputés en comptabilité analytique
— Vérifier que vos dépenses et vos recettes sont bien ventilées sur vos différentes catégories
— Vérifier que toutes vos dépenses ont été ventilées sur les copropriétaires, pour ce qui est des copropriétés
— Affecter vos excédents conformément aux délibérations de votre assemblée générale
— Valider les écritures provisoires au brouillard
— Lettrer les comptes de tiers
— Créer l’exercice suivant si cela n’a pas été réalisé
— Sauvegarder votre dossier
Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable
Cliquez sur le bouton « Clôturer ».
La clôture a pour effet de :
— Solder les comptes de gestion
— Interdire tout ajout d’écriture
— Arrêter les comptes de bilan et les comptes de tiers (copropriétaires, fournisseurs. . . )
— Assurer qu’il ne pourra plus être apporté de modification à l’exercice clôturé
Remarques :
— Tant qu’un exercice n’est pas clôturé, vous pouvez enregistrer des opérations sur celui-ci et le suivant
— Certaines structures ont des règles de clôture spécifique (exemple les ASL) : bien verifier votre règlemen-
tation comptable en la matière.

3.2. Exercice comptable 18

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.3 Tiers comptable

Préambule : Les opérations réalisées par votre structure avec ses partenaires donnent lieu à des échanges. Les flux
physiques (échanges de biens et de services) et les flux monétaires (échanges de monnaie) doivent être constatés
en comptabilité.
Pour chacun de vos partenaires, que ce soit des personnes physiques (individus) ou des personnes morales (admi-
nistrations, associations, sociétés. . . ) vous devez, afin de comptabiliser distinctement les opérations réalisées avec
lui, lui ouvrir une subdivision d’un compte général appelé aussi compte auxiliaire (ou compte nominatif).
Exemple : vous achetez régulièrement des fournitures de bureau à la SARL « Papeterie du Centre » dont la gérante
est Mme VERGER Louise
Sous DIACAMMA :
Fonction [Gérante –>]
Personne physique [VERGER Louise]
Personne morale [Papeterie du Centre (SARL) avec pour membre VERGER Louise, gérante]
Tiers comptable : Papeterie du Centre - Code 401

3.3.1 Création d’un tiers comptable

Menu Comptabilité/Tiers

La liste des tiers précédemment enregistrés s’affiche à l’écran. Dans cette liste, notez la présence des membres de
votre structure. Vous pouvez filtrer cette liste par contact ou type de tiers et imprimer la liste obtenue.
Pour ajouter un nouveau tiers comptable, cliquez sur « + Créer » et sélectionnez le contact (personne physique ou
morale) associé à ce tiers comptable.

3.3. Tiers comptable 19

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Depuis cet écran, vous pouvez aussi créer un nouveau contact à l’aide du bouton « + Créer » avant de le sélection-
ner.

3.3. Tiers comptable 20

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Il est possible d’associer un tiers comptable à un ou plusieurs comptes comptables : fournisseur, client. . . . Cela
permet en comptabilité de distinguer les opérations selon la nature des échanges que vous avez avec lui.

3.3.2 Situation d’un tiers

L’onglet « Ecritures comptables » de la fiche d’un tiers vous donne une vue sur les écritures comptables le concer-
nant, avec possibilité de les filtrer.

3.3. Tiers comptable 21

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.3.3 Champs personnalisés de tiers

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptable - onglet « Champ personnalisé de

tiers »

Grâce à l’ajout de vos propres champs dans la fiche type de tiers comptable, vous allez pouvoir personnaliser cette
fiche. La méthode est similaire à celle utilisée pour personnaliser la fiche des contacts.

3.4 Écritures

Avant toute saisie d’écriture, assurez-vous de l’existence de vos journaux :

Menu Administration/Modules(conf.)/Configuration comptable onglet « Journaux »
De même, vous devez contrôler que votre plan comptable est à jour.
Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable

3.4. Écritures 22
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.4.1 Saisie d’une écriture

3.4.1.1 Cas général

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Écritures comptables

Depuis cet écran, vous avez la possibilité de visualiser les écritures précédemment saisies et vous pouvez en ajouter
de nouvelles. A l’écran, vous pouvez aussi consulter les écritures saisies après les avoir filtrées sur l’exercice
comptable, un journal (ou tous) et/ou sur l’état des écritures :
— Tout : aucun filtrage n’est appliqué
— En cours (brouillard) : seulement les écritures provisoires (non encore validées)
— Validée : seulement les écritures déjà validées
— Lettrée : seulement les écritures lettrées
— Non lettrée : seulement les écritures non encore lettrées
Vous pouvez également indiquer un code comptable pour filtre les écritures associées.
Pour saisir une nouvelle écriture, cliquez sur le bouton « + Ajouter ». Sélectionnez le journal et saisissez la date
de l’opération ainsi que le libellé de l’écriture (pièce et numéro. . . ). Cliquez sur le bouton « Modifier ».
Pour chaque ligne de l’écriture :
— Saisissez les premiers chiffres du numéro du compte devant être mouvementé et sélectionnez-le dans votre
plan comptable. Un compte doit exister dans le plan comptable de l’exercice pour être mouvementable
— Si demandé, sélectionnez le tiers et le code analytique de rattachement
— Saisissez le montant au débit ou au crédit du compte spécifié
— Cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
Ceci fait, cliquez sur « Ok ». Vous ne pourrez valider la saisie de votre écriture que si elle est équilibrée (débits =
crédits).
Après clôture de l’exercice comptable, il ne sera plus possible de passer une écriture sur l’exercice clos.
Avant cela, prenez soin de passer vos dernières écritures.
Une écriture étant provisoire, le bouton « Inverser » vous permet d’inverser très facilement votre écriture si besoin.
Quand on débute en comptabilité, on a parfois du mal à savoir si un compte doit être débité ou crédité. En saisie,
lorsque vous débitez un compte fournisseur et créditez un compte de charge, un message vous alerte sur le fait que
vous avez probablement saisi l »écriture d’un avoir ».

3.4. Écritures 23
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.4.1.2 Comptabiliser un règlement

Un règlement peut être saisi manuellement comme précédemment. Mais bien souvent il est lié à une opération
déjà comptabilisée (ex. achat, appel de fonds) et constatant une dette ou une créance.
Pour simplifier votre saisie, éditez l’écriture constatant la dette ou la créance réglée. Cliquez sur le bouton « Règle-
ment » : l’application vous propose alors une nouvelle écriture partiellement remplie avec le compte du tiers débité
(règlement de dette) ou crédité (règlement de créance). Il ne vous reste plus qu’à préciser sur quel compte financier
(caisse, banque. . . ) vous voulez imputer le règlement et à contrôler l’écriture générée après l’avoir complétée.
Une fois l’écriture de règlement validée via cette fonctionnalité, l’écriture d’origine de la dette ou de la créance
et celle du règlement sont automatiquement associées. Les lignes concernant le compte de tiers seront lettrées
automatiquement.

3.4.1.3 Écriture d’à-nouveaux

Après clôture d’un exercice comptable, l’écriture d’à-nouveaux est automatiquement générée lors de la phase
d’initialisation de l’exercice suivant. Cette écriture, passée dans le journal « Report à nouveau », est automatique-
ment validée. A ce moment, vous pouvez être amené à saisir des opérations spécifiques comme par exemple la
ventilation des excédents de l’année précédente.
Par contre, dans ce journal, vous ne pouvez pas enregistrer de charges ou de produits.

3.4.2 Lettrage d’écritures

Comme nous l’avons évoqué dans un précédent chapitre, il est fréquent que des mouvements enregistrés en comp-
tabilité trouvent leur source dans une ou plusieurs opérations liées. Dans ce cas, les lignes d’écritures correspon-
dantes peuvent être lettrées.
Toutefois, il y a des conditions pour que des lignes d’écriture soient lettrables :
— Elles doivent concerner le même compte de tiers (fournisseur ou copropriétaire)
— Pour être lettrables, le total des débits doit être égal au total des crédits
— Soit les lignes sont d’un même exercice non clôturé (il faut donc lettrer les comptes de tiers avant clôture
de l’exercice)
— Soit les lignes sont sur deux exercices non clôturés qui ce suivent. Le lettrage sera alors temporaire (avec
un « & » en suffix) et corrigé définitivement au moment de la clôture et du report à-nouveau.
Les lignes lettrées conjointement se voient attribuer le même code lettre.
Toute ligne lettrée peut être délettrée.

3.4.3 Validation d’écritures

Par défaut, une écriture est saisie au brouillard, ce qui permet de la modifier ou de la supprimer tant qu’elle n’est
pas validée. Cette écriture doit être validée pour entériner votre saisie. En principe, cette validation est confiée à la
personne en charge de la vérification de la comptabilisation des opérations.
Pour réaliser cette action, sélectionnez les écritures contrôlées et cliquez sur le bouton « Clôturer » : L’application
affectera alors un numéro aux écritures validées ainsi qu’une date de validation.
Une fois validée, une écriture devient non modifiable : ce mécanisme assure le caractére intangible et irréversible
de votre comptabilité.
Comme l’erreur est humaine, l’écriture validée ne pouvant pas être modifiée ou supprimée, vous devrez procéder
comme suit :
— 1 : Contrepasser l’écriture erronée en créant une écriture inverse pour l’annuler. Le libellé doit spécifier la
référence de l’écriture annulée avec la mention « Contrepassation. . . »
— 2 : Enregistrer l’écriture correcte
Avant clôture de l’exercice comptable, toutes les écritures doivent étre validées.

3.4. Écritures 24
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.4.4 Recherche d’écriture(s)

Depuis la liste des écritures, le bouton « Recherche » vous permet de définir les critères de recherche d’écritures
comptables.

En cliquant sur « Recherche », l’outil va rechercher dans la base toutes les écritures satisfaisant aux critères saisis.
La ou les écritures extraites pourront être :
— Imprimées
— Éditées/modifiées
— Clôturée, lettrées ou délettrées. . .

3.4.5 Import d’écritures

Depuis la liste des écritures, le bouton « Import » vous permet d’importer des écritures comptables depuis un
fichier CSV.
Après avoir sélectionné l’exercice d’import, le journal et les informations de format de votre fichier CSV, vous
devez associer les champs des écritures aux colonnes de votre document (la première ligne de votre document doit
décrire la nature de chaque colonne).

3.4. Écritures 25
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Vous pouvez alors contrôler vos données avant de les valider. L’import réalisé, l’outil vous présentera le résultat
des écritures réellement importées.
Notez que les lignes d’écritures ne seront pas importées si :
— Le code comptable précisé n’existe pas dans le plan comptable de l’exercice
— La date n’est pas inclue dans l’exercice comptable actif
— Le principe de la partie double n’est pas respecté car pour toute opération, le total des débits doit être égal
au total des crédits
Bien que cela ne bloque pas l’import, le tiers et le code analytique seront laissés vides si ceux indiqués ne sont pas
référencés dans votre dossier comptable. Vous devez donc contrôler l’importation et la modifier si besoin.

3.5 Comptabilité analytique

Pour réaliser une analyse financière des différentes activités de votre structure et déterminer le résultat de chacune
d’elles, vous pouvez mettre en place une comptabilité analytique.
Menu Administration/Modules(conf.)/Configuration comptable
Après avoir ouvert l’onglet « Paramètres » - bouton « Modifier », cochez le paramètre Comptabilité analytique.
A noter qu’en activant ce paramètre, toutes les charges et les produits devront obligatoirement être repris en
comptabilité analytique.
La comptabilité analytique proposée par le logiciel est une version simplifiée. En effet, il n’est pas possible de
ventiler une charge ou un produit sur plusieurs codes analytiques.

3.5. Comptabilité analytique 26

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.5.1 Les codes analytiques

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Comptabilités analytiques

Vous accédez à la liste des codes analytiques créés.

Depuis cet écran vous pouvez créer, modifier ou supprimer un code analytique.
Chaque code a un titre, un descriptif et un statut (ouvert ou clôturé). En mode « liste », figure le résultat comptable
(les produits diminués des charges) de chaque code analytique.

Par défaut, un filtrage vous permet de ne voir que les codes analytiques ouverts. Vous pouvez paramétrer le filtre
à l’aide des boutons de liste.

3.5.2 Imputation analytique d’une charge ou d’un produit

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Ecritures comptables

Si vous avez des codes analytiques ouverts, vous pouvez imputer une charge ou un produit sur l’un d’entre eux.

Que l’écriture correspondante soit validée ou non, affichez cette écriture et éditez-la. Sélectionnez le mouvement
relatif à la charge ou au produit à imputer en analytique et bouton « Modifier ». Renseignez le code analytique de
rattachement.
Il est aussi possible de réaliser cette imputation par lot. Sélectionnez les mouvements à affecter et cliquez sur
le bouton Analytique. Choisissez alors le nouveau code à utiliser pour l’ensemble des mouvements (charges ou
produits) sélectionnés.

3.5. Comptabilité analytique 27

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.5.3 Impressions analytiques

Depuis la liste des codes analytiques, vous pouvez réaliser un rapport type « Compte de résultat de comptabilité
analytique ». Pour cela, affichez les codes analytiques. Sélectionnez-les (un ou plusieurs) et cliquez sur le bouton
« Rapport ». Tout comme le Compte de résultat de la Comptabilité générale, ce rapport reprend pour chaque code
analytique sélectionné, le montant des charges et des produits ainsi que le budget. Cela permet de comparer, là
encore le résultat réel d’une activité au résultat attendu.

3.6 Modèle d’écriture

3.6.1 Déclaration d’un modèle

Certaines opérations sont régulièrement enregistrées. Pour soulager la saisie de celles-ci, un modèle d’écriture ou
masque de saisie peut être créé et enregistré afin d’être utilisé ultérieurement en saisie. Un modèle d’écriture peut
aussi être utilisé pour faciliter la comptabilisation d’opérations complexes.
Le modèle se présente comme une écriture.
Menu Comptabilité/Gestion comptable/Modèles d’écritures

Il est associé à un journal, contient un descriptif, précise les comptes à débiter et ceux à créditer, avec indication
des montants qui ne peuvent pas être laissés nuls.

3.6. Modèle d’écriture 28

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Nous vous conseillons de créer un modèle pour chacune de vos dépenses ou recettes règulières. Ainsi, vous
gagnerez du temps sur la saisie de votre comptabilité et n’aurez pas à rechercher les bons codes comptables ni le
sens des imputations.

3.6.2 Utilisation d’un modèle

L’utilisation d’un modèle est très simple.

En saisie d’écriture, cliquez sur le bouton « + Modèle ».

Sélectionnez votre modèle et précisez le coefficient multiplicateur qui devra être appliqué au montant présaisi dans
le modèle. Ce facteur est très pratique lorsque l’on a des factures récurrentes mais dont le montant peut fluctuer. Il
est alors possible, è l’aide de ce réel, de le faire varier. Validez votre sélection par « Ok ». Une écriture est générée
d’après le modèle. Vous pouvez la corriger comme n’importe quelle écriture.

3.6. Modèle d’écriture 29

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.7 Budgets prévisionnels

3.7.1 Budget analytique

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Comptabilités analytiques

Depuis l’interface des comptabilités analytiques, vous pouvez ajouter un budget prévisionnel à chacun.
Cliquez simplement sur le bouton « Budget » après avoir sélectionné la comptabilité à compléter.
L’interface vous permet alors d’ajouter (comptes et montants) des charges ou des produits ; le budget peut être
en déséquilibre. Vous pouvez également importer les montants des charges et produits réels d’une comptabilité
précédente.
Ce budget prévisionnel apparait alors dans les rapports afin de le comparer avec le réalisé.

3.7.2 Budget prévisionnel général

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable

Depuis l’interface du plan comptable courant, vous pouvez renseigner le budget prévisionnel de l’exercice via le
bouton « Budget ».
Comme pour un budget analytique, vous pouvez ajouter des comptes de charges ou de produits ainsi qu’importer
le réalisé d’un exercice précédent. A noter qu’automatiquement, l’ensemble des budgets analytiques associés au
même exercice sont automatiquement consolidés dans le budget prévisionnel général.
Le Compte de résultat reprend également le budget prévisionnel à des fins de comparaison.

3.8 Rapports

Menu Comptabilité/Rapports comptables

Dans cette catégorie, vous accédez à l’ensemble des documents de synthèse élaborés en fin d’exercice. Les rapports
sont obtenus à partir de tous les enregistrements comptables passés pendant l’exercice comptable.
En cours d’exercice, tout rapport peut être consulté à l’écran, sauvegardé dans le gestionnaire de documents au
format PDF ou imprimé. Ultérieurement, vous pourrez aussi consulter un rapport sauvegardé et en réaliser une
impression tel qu’il a été sauvegardé ou en le régénérant sur un autre modèle.
A la clôture de l’exercice, l’ensemble de ces rapports sont générés et sauvegardés automatiquement dans le ges-
tionnaire de documents. Lorsque vous les éditerez, par défaut vous téléchargerez la sauvegarde. Vous pourrez
régénérer un nouveau PDF sur un autre modèle. Par contre celui-ci comportera la mention « duplicata » en fili-
grane.
Dans le bilan comptable et le compte de résultat, le budget de l’exercice est reporté afin de permettre la comparai-
son réalisé-prévisionnel.

3.8.1 Compte de résultat

Le compte de résultat synthétise l’ensemble des charges et des produits de l’exercice comptable. Il met en évidence
le résultat net, c’est-à-dire la différence entre vos produits et vos charges. Il y a excédent quand les produits
excèdent les charges et inversement, un déficit.

3.7. Budgets prévisionnels 30

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.8.2 Bilan comptable

Le bilan comptable est une photographie (c’est un instantané) du patrimoine de l’entreprise qui permet l’évaluation
d’une structure, et plus précisément de savoir après retraitement (par exemple d’une optique patrimoniale à celle
sur option de juste valeur pour l’adoption des normes internationales) combien elle vaut et si elle est solvable. Au
bilan, le résultat qui y figure est égal au solde du compte de résultat (excédent ou déficit)
Il existe trois finalités au bilan comptable :
— Le bilan interne, généralement détaillé, utilisé par les responsables de la structure pour différentes analyses
internes
— Le bilan officiel, destiné aux contrôleurs de la comptabilité (auditeurs et commissaires aux comptes) et aux
tiers (actionnaires, banques, clients, salariés, collectivités. . . ).
— Le bilan fiscal qui sert à déterminer le bénéfice imposable

3.8.3 Grand livre

Le grand livre est le recueil de l’ensemble des comptes utilisés par une structure dans le cadre de la tenue de sa
comptabilité. Il faut distinguer le grand livre général (comptes des classes 1 à 7) des grands livres auxiliaires avec
le détail des comptes de tiers (clients, fournisseurs, associés, copropriétaires).
vous pouvez paramétrer vos éditions afin de les personnaliser, avec :
— La période (dates de début et de fin)
— Le code comptable commençant par
— Ecritures non-lettrées ou toutes

3.8.4 Balance

Elle est établie pour une période donnée, à partir de tous les comptes du grand livre de la struture. Tout comme le
grand livre, elle aussi peut être générale (comptes des classes 1 à 7) ou auxilaire (comptes de tiers). Elle regroupe
toutes les montants enregistrés au débit et au crédit de ces comptes et par différence tous les soldes débiteurs et
créditeurs.
La balance générale doit être équilibrée, avec « total des débits » = « total des crédits » et « total des soldes
débiteurs » = « total des soldes créditeurs ». Cet équilibre permet de vérifier que le principe de la partie double a
bien été respecté lors de la comptabilisation des opérations et que tous les mouvements passés au journal ont bien
été reportés dans le grand libre.
Vous pouvez personnaliser vos éditions avec :
— L’exercice comptable
— La période (dates de début et de fin)
— Le code comptable commençant par
— Seulement les (comptes) non soldés
Vous pouvez aussi spécifier si le détail par tiers est souhaité, ce qui permet de transformer votre balance générale
en balance mixte générale-auxiliaire.

3.8.5 Listing des écritures

Aux rapports comptables, s’ajoute l’édition des journaux :

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Ecritures comptables
Depuis l’écran de la liste des écritures comptables, vous avez la possibilité de les visualiser et de les exporter en
PDF ou au format CSV (ce qui permet l’import dans un tableur).

3.8. Rapports 31
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

3.8.6 Listing du plan comptable de l’exercice

Depuis l’écran du plan comptable de l’exercice :

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Plan comptable
Pour un exercice donné et par type de comptes (ou tous), vous pouvez visualiser, pour l’ensemble des comptes
ouverts, le récapitulatif des soldes de début et de fin d’exercice avec l’indication des soldes de fin compte-tenu des
seules écritures validées.
Ce récapitulatif peut être imprimé, exporté au format PDF ou CSV (ce qui permet l’import de vos soldes dans un
tableur).

3.8. Rapports 32
 CHAPITRE 4

Diacamma règlement

Aide relative aux fonctionnalités de gestion des payements.

4.1 Règlement

Depuis un module tel que la facturation (Menu Facturier/Facture) ou la gestion de copropriétaire (Menu Copro-
priété/Les propriétaires et les lots, onglet Appels et règlements), il vous est possible de gérer des règlement.
Depuis la fiche du document, cliquez sur «ajouter» un règlement.

33
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Dans la boîte de dialogue, saisissez le détail du règlement reçu du tiers en précisant le mode de paiement. 7 modes
de paiement vous sont proposés :
— espèces
— chèque
— virement
— prélèvement
— carte de crédit
— autre
— interne
Le mode espèces sera lié à un mouvement comptable avec le code référencé dans Administration/Configuration
des règlements (onglet Paramètres, champ « compte de caisse »). Pour les modes chèque, virement, prélèvement,
carte de crédit et autre, vous devez préciser le compte bancaire sur lequel imputer ce mouvement financier. Le
mode interne permet d’utiliser un autre justificatif financier (comme par exemple un avoir) pour « solder » celui-ci.
Un rapporchement ou une écriture de compensation sera alors réalisé en comptabilité.
Vous pourrez voir alors dans les documents liés le net-à-payer et le ou les règlements correspondants ainsi que le
reste dû.
Chaque règlement génère automatiquement une écriture comptable au journal.
Il est également possible de réaliser un règlement multiple. Suivant le type de document sur lequel ce paiement
est associé, vous pouvez avoir plusieurs modes de répartition :
— Par date : le paiement est d’abord ventilé sur la facture la plus ancienne, puis la suivante, etc.
— Par prorata : le paiement est automatiquement ventilé sur toutes les factures sélectionnées, au prorata de
leurs montants.

Quelque soit le mode de répartition, une seule écriture comptable d’encaissement sera alors générées.

4.1. Règlement 34
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

4.2 Dépôts de chèques

Menu Comptabilité/Dépôt de chèques

Grâce à ce menu, vous pouvez préparer vos remises de chèques à l’encaissement. A l’écran s’affiche la liste des
bordereaux de dépôt préparés que vous pouvez filtrer sur le statut.

Pour faciliter la recherche d’écritures, vous pouvez les filtrer.

4.2.1 Création

Si vous souhaitez préparer une nouvelle remise, cliquez sur « + Créer ». Dans la boîte de dialogue ouverte,
sélectionnez le code bancaire concerné, la référence du dépôt et la date de la remise.
Le détail du dépôt de chèques est complété avec le bouton « + Ajouter ». Sélectionnez ensuite dans la liste des
créances, celles réglées et cliquez sur le bouton « Sélectionner » afin que les chèques correspondants soient repris
dans le détail du bordereau.

4.2. Dépôts de chèques 35

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Votre détail étant maintenant actualisé, vous devez « Clôturer » votre dépôt de chèques après l’avoir contrôlé.

4.2.2 Impression

Avant de clôturer votre bordereau, vous avez la possibilité de faire une première impression. Par contre, comme
votre bordereau n’est pas finalisé, un filigramm « NON VALIDÉ » apparaitra sur le document.
Une fois cloturé, vous pouvrez imprimer votre dépôt de chèques de façon officiel. Vous pouvez procéder à la
remise effective en banque des chèques assortis de ce document de dépôt.

4.2.3 Validation

En cliquant sur le bouton « validé » vous changer l’état de votre bordereau indiquant que celui-ci à été réellement
crédité sur votre compte bancaire. Si le code bancaire utilisé comporte un ensemble de 2 comptes (bancaire +
attente) une écriture comptable sera alors générée afin de mettre à jour votre compte bancaire.

4.3 Configuration

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration du règlement

Ce menu vous permet de configurer les comptes courants et les moyens de paiement en usage dans votre structure.

4.3. Configuration 36
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

4.3.1 Code bancaire

Dans cet écran, vous avez la possibilité d’enregistrer les références des différents comptes courants ouverts au
nom de votre structure. A l’aide du bouton « + Ajouter », vous pouvez en créer un nouveau et spécifier : la
désignation, le RIB (référence), le code bancaire associé, le journal de mouvement désiré et optionnellement un
compte d’attente. Les compte doivent être déjà ouvert dans le plan comptable de l’exercice comme compte de
trésorerie.
Dans le cas où vous préciseriez un compte d’attente, les mouvemets comptables générés seront un peu différent.
Cette option est à utiliser dans les règlements par chèque bancaire (ou assimilé comme des « bons » ou « tickets »
subventionnés proposés par certaines collectivités locales).
En effet, au moment de la saisi de votre règlement, l’écriture sera alors créé sur le compte d’attente. Vous serez
alors invité d’utiliser l’outil de gestion de bordereaux de chèques et lors de la validation finale de celui-ci, une
écriture générale réalisera le mouvement financier entre ce compte d’attente et le compte bancaire proprement dit.

4.3.2 Moyen de paiement

Vous pouvez ici préciser les moyens de paiement que vous acceptez.
Actuellement, 5 moyens de paiement sont possibles sous Diacamma, pour chacun d’entre eux, vous devez préciser
les paramètres correspondants :
— Le virement bancaire
— Le chèque
— Le paiement PayPal
Dans le cas de PayPal, si votre Diacamma est accessible via le Net, le paiement de votre débiteur
vous est notifié sous votre application et le règlement correspondant généré directement dans votre
logiciel. Il est conseillé de cocher le champ avec contrôle. Ainsi, le lien de paiement présenté dans un
courriel s’assurera dans un premier temps que, sous votre Diacamma, l’élément financier est toujours
d’actualité.
— Le règlement en ligne, via une adresse internet
— Le paiement MoneticoPaiement
Pour MoneticoPaiement, la plateforme de paiement du Crédit Mutuel et du CIC (voir https://www.
monetico-paiement.fr), veuillez prendre contact avec votre agence bancaire pour faire ouvrir votre ac-
cès. Et si vous Diacamma est accessible via le Net, vous devez déclarer à la plateforme une adresse de
retour de type « https://mon.site.diacamma/diacamma.payoff/validationPaymentMoneticoPaiement »
(« https://mon.site.diacamma » étant l’adresse d’accès à votre serveur Diacamma)
Ces moyens de paiement peuvent être utilisés par vos débiteurs, via précision en bas de couriel, pour régler ce
qu’ils vous doivent.

4.3.3 Paramètres

4 Paramètres actuellement :
— compte de caisse : code comptable à mouvementer pour les règlements en espèces
— compte de frais bancaires : code comptable devant être utilisé pour comptabiliser les frais bancaires liés
aux règlements. Une ligne d’écriture est alors ajoutée directement à l’écriture comptable correspondante
si le champ « compte de frais bancaires » est renseigné, ce qui permet de saisir le montant des frais.
— sujet et message par défaut proposés à l’envoie des justificatifs d’un paiement.

4.3. Configuration 37
 CHAPITRE 5

Lucterios contacts

Aide relative aux fonctionnalités de gestion de contacts moraux ou physiques.

5.1 Les contact physiques (personnes physiques)

Un contact physique est une personne, homme ou femme, avec qui votre structure est en relation. Il peut s’agir d’un
adhérent, d’un copropriétaire mais aussi d’un contact, personne physique, de l’un de vos interlocuteurs (exemple
le commercial d’un de vos fournisseurs).
Menu Bureautique/Adresses et Contacts/Personnes physiques

5.1.1 Liste de vos contacts physiques

La liste des personnes déjà enregistrées s’affiche. Étant donné que celle-ci peut devenir importante, il est possible
de filtrer les personnes sur le nom.
Depuis cet écran, vous avez aussi la possibilité d’imprimer la liste des personnes et les étiquettes pour le courrier.

38
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.1.2 Visualisation d’un contact physique

La liste des personnes physiques étant affichée, le bouton « Editer » ou un double-clic sur la ligne correspondante
au contact, permettent de visualiser la fiche du contact.

5.1. Les contact physiques (personnes physiques) 39

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

La fiche consultée peut être modifiée, bouton « modifier » et imprimée, bouton « Imprimer ». Si cette personne
n’est pas associée à d’autres enregistrements de l’application, vous avez la possibilité de supprimer sa fiche.
Vous pouvez également attribuer au contact physique un alias de connexion à l’application, assorti de droits et de
permissions (voir Les utilisateurs).

5.1. Les contact physiques (personnes physiques) 40

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.1.3 Ajout d’un contact physique

Depuis la liste précédente, vous avez aussi la possibilité d’ajouter une nouvelle personne à l’aide du bouton « +
Créer ».

5.1. Les contact physiques (personnes physiques) 41

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.1.4 Recherche d’un contact physique

Menu Bureautique/Adresses et Contacts/Recherche de personne physique

Définissez les critères de recherche grâce à quoi seront extraites de la base toutes les fiches y satisfaisant. Vous
pourrez alors imprimer cette liste ou visualiser/modifier une fiche.

5.1. Les contact physiques (personnes physiques) 42

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Les critères de filtre peuvent être sauvegardés pour une utilisation ultérieure.

5.2 Les contacts moraux (personnes morales)

Entreprises, associations, établissements publics, . . . , les personnes morales sont des groupements de personnes
dotées de la personnalité juridique. Elles peuvent être composées d’une ou de plusieurs personnes, individus ou
personnes morales. Pour chacune des personnes morales avec qui votre structure est en contact, une fiche peut être
tenue sous Diacamma.
Menu Bureautique/Adresses et Contacts/Personnes morales

5.2. Les contacts moraux (personnes morales) 43

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.2.1 Liste de vos contacts moraux

Vous pouvez consulter la liste des structures pour lesquelles une fiche a déjà été enregistrée. Chaque contact moral
est associé à une catégorie grâce à quoi vous pouvez filtrer la liste des contacts sur le type de structures.

Depuis cet écran, vous avez aussi la possibilité d’imprimer la liste des structures avec le bouton « Liste » et pouvez
imprimer les étiquettes pour le courrier.
Une nouvelle fiche est ouverte à l’aide du bouton « + Créer » et toute fiche peut être supprimée, à la condition de
ne pas être associée à un autre enregistrement de votre base (exemple une facture saisie).

5.2.2 Visualisation d’un contact moral

Depuis la liste précédente, la fiche d’une structure peut être visualisée à l’aide du bouton « Editer » ou d’un
double-clic sur la ligne correspondante au contact.

5.2. Les contacts moraux (personnes morales) 44

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Cette fiche peut ensuite être imprimée avec le bouton du même nom.

5.2.3 Modifier un contact moral

La fiche étant toujours à l’écran, utilisez le bouton « Modifier » pour y apporter toute correction.

5.2. Les contacts moraux (personnes morales) 45

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.2.4 Responsables d’un contact moral

Vous avez la possibilité d’associer une personne physique à un contact moral : onglet « Membres » et bouton « +
Ajouter ». Sélectionnez la personne physique. Si elle n’est pas répertorié dans votre base, vous avez la possibilité
d’y pourvoir. Tout nouveau membre peut être assorti d’une fonction.

5.2. Les contacts moraux (personnes morales) 46

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.2.5 Recherche d’un contact moral

Le menu Bureautique/Adresses et Contacts/Recherche de personne morale vous permet d’extraire de votre base
les personnes morales satisfaisant aux critères saisis. Ces critères peuvent être sauvegardés pour une utilisation
ultérieure.

5.2. Les contacts moraux (personnes morales) 47

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

5.3 Configuration et paramétrage

Dans le menu Administration/Modules (conf.) vous avez à votre disposition des outils pour configurer la gestion
des contacts.

5.3.1 Configuration des contacts

Dans cet écran, vous avez la possibilité de créer ou de modifier la liste des fonctions et des responsabilités que
peuvent avoir les contacts associés aux personnes physiques et morales avec lesquelles vous êtes en relation. Vous
pouvez aussi créer ou modifier les types de structures pour vous aider à classer vos personnes morales.
Il se peut que vous ayez besoin de préciser des informations supplémentaires pour vos différents contacts. Vous
avez ici la possibilité d’ajouter des champs personnalisés pour chaque type de contacts. Pour ajouter un champ,
vous devez simplement préciser le modèle de contact auquel il s’applique, indiquer son titre ainsi que définir son
type et préciser si le champ est multiligne ou non.
Cinq types sont possibles :
— chaîne de texte
— nombre entier
— nombre à virgule (réel)
— valeur Oui/Non (booléen)
— sélection dans une liste (énumération)
Dans le cas de l’énumération, vous devez définir la liste des valeurs possibles (mots) séparées par un point-virgule.

5.3.2 Codes postaux/villes

En saisie, l’outil va automatiquement rechercher la ville (ou les villes) associée(s) au code postal que vous entrerez
afin de vous faciliter la saisie de vos contacts. Dans cet écran, vous pouvez ajouter les codes postaux manquants.
Par défaut, les codes postaux français et suisses sont insérés.

5.3. Configuration et paramétrage 48

 CHAPITRE 6

Lucterios messagerie

Aide relative aux fonctionnalités de courier, de publipostage et de SMS.

6.1 Publipostage

Menu Bureautique/Publipostage/Messages courriel

6.1.1 Création d’un message

Bouton « + Ajouter »
Une fois votre message rédigé, validez-le en cliquant sur « Ok ». En ouvrant l’onglet « Destinataires », vous allez
pouvoir saisir le ou les critères permettant de filtrer vos contacts. Le résultat de la requête est affichée à l’écran.
Vous pouvez l’affiner et sauvegarder vos critères pour une utilisation ultérieure.
Votre requête prête, cliquez sur « validée ». D’autres requêtes peuvent être ajoutées à la première, leurs résultats
se cumulant. Au moment où votre courrier sera généré, vos requêtes seront de nouveau exécutées, grâce à quoi
votre base peut être mise à jour avant Validation et transmission des courriers si vous constatez qu’un contact est
absent du résultat des requêtes.
Il est également possible de joindre à votre message un ou plusieurs documents sauvegardés dans le Gestionnaire
de documents. Pour cela, ouvrez l’onglet « Documents ».
L’option document(s) ajouté(s) via liens dans le message permet d’ajouter un ensemble de liens de partage vers
vos documents (et non plus comme pièces jointes). Cela permet la transmission de documents de taille importante
ou qui risqueraient d’être supprimés par certains gestionnaires de courriel.

49
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

6.1.2 Validation & transmission

Une fois le message validé vous pouvez :

— Soit générer une sortie PDF de l’ensemble des lettres à envoyer, personnalisées avec l’en-tête de chaque
contact
— Soit envoyer votre message par courriel, si celui-ci est correctement configuré. Bien sur, dans ce cas,
seuls les contacts possédant une adresse électronique seront impactés par cet envoi.

De plus, dans le cas d’un envoi par courriel, vous pouvez consulter le rapport de transmission. Celui-ci vous
indique les courriels envoyés et les éventuelles erreurs d’acheminement.
Si votre logiciel est accessible depuis internet, vous pouvez également consulter le nombre de fois que le destina-
taire a consulté ce message. Ce mécanisme se base sur l’acceptation, par votre destinataire des images distantes
présentent dans le message.

6.1. Publipostage 50
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

6.2 Envoi de SMS

Menu Bureautique/Publipostage/Messages SMS

6.2.1 Création d’un message

L’envoi de SMS se fait via une interface proche de celle d’envoie de couriels.
Notons les différences :
— Spécificité de création de message
Vous devez précisez quel champ (tel1, tel2 ou un champ textuel personalisé) vous souhaitez utiliser
pour envoyer vos messages. Notez qu’il est possible d’envoyer à plusieurs numéro pour un même
contact.
— La taille du message de celui-ci s’affiche.
Notez que certain caractère, comme les accents, peuvent compter double.
— Il n’est pas possible d’ajouter de document joint comme pour les courriels.

6.2.2 Validation & transmission

Une fois le message validé vous pouvez l’envoyer par SMS, si celui-ci est correctement configuré. Bien sur, dans
ce cas, seuls les contacts possédant une numéro de téléphone valide (voir configuration) seront impactés par cet
envoi.
De plus, vous pouvez consulter le rapport de transmission. Celui-ci vous indique les SMS envoyés et les éven-
tuelles erreurs d’acheminement.

6.2. Envoi de SMS 51

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

6.3 Configuration de la messagerie

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètres de courrier & SMS

Vous pouvez configurer ici des réglages pour l’envoi de couriel et de SMS.

6.3.1 Configuration du couriel

Le serveur SMTP permettra au logiciel d’envoyer directement des messages à vos contacts. Configurez donc ici
les règlages de votre serveur. Vous pouvez également préciser un Fichier privé DKIM et Sélecteur DKIM afin de
signer vos envois de courriel. Les paramètres durée (en min) d’un lot de courriel et nombre de courriels par lot
sont utilisés pour l’envoie des messages en publipostage.
Un bouton Envoyer permet de tester vos règlages en envoyant un courriel de test à un destinataire choisi. Il existe
des outils permettant de vérifier si vos messages respectent des règles afin d’éviter d’être considéré comme des
“pourriel”. En autre, l’outil https://www.mail-tester.com (gratuit jusqu’à 3 fois par jour) vous permet, en envoyant
un message à l’adresse précisée, de vous établir une note de confiance.
Vous pouvez, entre autre, envoyer d’un nouveau mot de passe de connexion. N’oubliez pas alors de préciser un
petit message d’explication via le paramètre Message de confirmation de connexion.

6.3.2 Configuration du SMS

En configurant un fournisseur de SMS, vous pourrez alors envoyer des SMS à vos contacts.
Pour chaque fournisseur, vous devrez préciser le champ « Expression d’analyse de numéro (SMS) ». Il correspond
à une expression régulière afin de savoir comment transformer un numéro de téléphone en numéro international.
Par défaut, il correspond au numéro français : ^0([67][0-9]{8})$|+33{0}
Il vérifie que le numéro comporte 10 chiffres. Il commance par “06” ou “07”. Il remplacera le “0” par
“+33”.
Suivant les besoins et les demandes, d’autres fournisseurs pourront être ajoutés à l’avenir.

6.3.2.1 Mailjet SMS

Mailjet (https://www.mailjet.com/) est une entreprise française qui propose, entre autres, d’envoyer des SMS.
Pour utiliser ce fournisseur, vous devez créer un compte sur leur site web.
Rendez vous ensuite sur leur portail SMS (https://app.mailjet.com/sms) où vous pourrez configurer votre accès au
SMS :
— Générer votre token d’accès
— Créditer votre solde de SMS prépayé
Notez que le coùt d’un SMS dépend de sa taille et de sa destination.
Vous devrez ensuite indiquer dans « Options pour fournisseur SMS » votre « api token » généré précédement ainsi
qu’un « alias » qui sera l’identifiant présent dans le SMS envoyé.
Une fois votre configuration terminer, un bouton Envoyer permet de tester vos règlages en envoyant un SMS de
contrôle à un numéro choisi.

6.3. Configuration de la messagerie 52

 CHAPITRE 7

Lucterios documents

Aide relative aux fonctionnalités de gestion documentaire.

7.1 Fichiers partagés

7.1.1 Liste des documents

Pour retrouver plus aisément vos documents, sous Diacamma, ceux-ci peuvent être enregistrés dans des dossiers
et des sous-dossiers du gestionnaire de documents. Chaque dossier est assorti d’une description et d’informations
relatives à la dernière modification.
Menu Bureautique/Gestion de fichiers et de documents/Documents

53
 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

En utilisant le bouton « + Dossier », il est possible de créer un nouveau dossier. Après l’avoir sélectionné, vous
pouvez aussi en supprimer un et son contenu, à l’aide du bouton « -« . Le bouton situé juste au dessus de « +
Dossier » permet, lui, d’éditer les propriétés du dossier actif et de les modifier, à la condition de disposer des
droits pour cela.
Diacamma mémorise l’utilisateur et la date de création de tout document ainsi que les informations relatives à
la dernière modification. Affichez le contenu d’un dossier après l’avoir sélectionné et avoir cliqué sur le bouton
« Editer » ou faites un double-clic sur la ligne correspondante au dossier.

Le retour au dossier-parent est possible grâce au bouton « < » Suivant vos permissions, vous pouvez ajouter un
document dans un dossier.
Affichez la fiche d’un document à l’aide d’un double-clic sur son nom.

7.1. Fichiers partagés 54

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Depuis cette fiche, il vous est possible :

— de le modifier en l’important de nouveau
— de générer un lien de téléchargement. Ce lien web peut être transmis à une personne n’ayant aucun
droit d’accès à votre logiciel afin qu’elle puisse télécharger le document
Attention : Votre instance doit être accessible sur internet pour que ce lien puisse fonctionner.

7.1.2 Recherche de documents

Menu Bureautique/Gestion documentaire/Recherche de document

Saisissez les critères de recherche de documents et validez. Ces critères sont sauvegardables pour une utilisation
ultérieure.
Diacamma parcourera tous les dossiers du gestionnaire de documents afin d’en extraire la liste de ceux satisfaisant
aux critères saisis.

7.2 Editeur de documents

Il est possible de configurer l’outil afin de pouvoir éditer certains documents directement via l’interface « en
ligne ».
Des outils d’édition, libres et gratuits, sont actuellement configurables afin de les utiliser pour consulter et modifier
des documents.
Note : Ces outils sont gérés par des équipes complètement différentes, il se peut que certains de leurs comporte-
ments ne correspondent pas à vos attentes.

7.2.1 Etherpad

Editeur pour document textuel.

Site Web https://etherpad.org/
Installation Le tutoriel de framasoft explique bien comment l’installer https://framacloud.org/fr/
cultiver-son-jardin/etherpad.html
Configurer Editer le fichier « settings.py » contenu dans le répertoire de votre instance. Ajouter et adapter la
ligne ci-dessous :
— url : adresse d’accès d’Etherpad
— apikey : contenu de la clef de sécurité (fichier APIKEY.txt contenu dans l’installation d’etherpad)

# extra
ETHERPAD = {'url': 'http://localhost:9001', 'apikey':
˓→'jfks5dsdS65lfGHsdSDQ4fsdDG4lklsdq6Gfs4Gsdfos8fs'}

Usage
Dans le gestionnaire de documents, vous avez plusieurs actions qui apparaissent alors
— Un bouton « + Fichier » vous permettant de créer un document txt ou html
— Un bouton « Editeur » pour ouvrir l’éditeur Etherpad.

7.2. Editeur de documents 55

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

7.2.2 Ethercalc

Editeur pour tableau de calcul.

Site Web https://ethercalc.net/
Installation Sur le site de l’éditeur, une petit explication indique comment l’installer.
Configurer Editer le fichier « settings.py » contenu dans le répertoire de votre instance. Ajouter et adapter la
ligne ci-dessous :
— url : adresse d’accès d’Ethercal

# extra
ETHERCALC = {'url': 'http://localhost:8000'}

Usage
Dans le gestionnaire de documents, vous avez plusieurs actions qui apparaissent alors
— Un bouton « + Fichier » vous permettant de créer un document csv, ods ou xmlx
— Un bouton « Editeur » pour ouvrir l’éditeur Ethercalc.

7.2. Editeur de documents 56

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

7.3 Configurer les dossiers

Pour votre gestion documentaire, vous disposez d’un ensemble d’outils.

Menu Administration/Module (conf)/Dossiers
A l’écran la liste des dossiers existants s’affiche. Vous avez la possibilité d’en créer de nouveaux et de modifier
les paramètres des dossiers déjà présents.

En définissant judicieusement un dossier comme sous-dossier d’un dossier-parent, vous pouvez mettre en place
une arborescence de dossiers respectueuse de votre plan de classement.
Pour chaque dossier, vous pouvez aussi définir les droits des groupes d’utilisateurs, que cela soit pour la visuali-
sation ou la modification des fichiers qui sont/seront enregistrés dans le dossier. Ainsi, les utilisateurs appartenant
aux groupes de visualisation pourront seulement consulter les documents contenus dans ce dossier. Les utilisateurs
appartenant aux groupes de modification pourront, eux, les modifier ou les supprimer.
Le bouton « Extraire » permet de réaliser la sauvegarde d’un dossier et de son contenu sous forme d’une archive au
format zip. Quand au bouton « Importer », il permet d’importer une archive au format zip qui sera décompressée
automatiquement dans le dossier de destination spécifié.

7.3. Configurer les dossiers 57

 CHAPITRE 8

Coeur Lucterios

Aide relative aux fonctionnalités générales de cet outil de gestion.

8.1 Mot de passe

Menu Général/Mot de passe

Vous pouvez changer le mot de passe d’accès de l’utilisateur courant.

Pour plus de sécurité, nous vous conseillons d’utiliser un mot de passe comprenant des lettres et des chiffres et ne
constituant pas un mot compréhensible.

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 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

8.2 Les groupes

Menu Administration/Gestion des Droits/Les groupes

Créez, modifiez ou supprimez un groupe de droits.

Un groupe de droits permet de définir les autorisations (accès à certaines fonctionnalités du logiciel) qui sont
consenties aux utilisateurs de l’application rattachés à celui-ci.

8.2. Les groupes 59

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

8.3 Les utilisateurs

Menu Administration/Gestion des Droits/Les utilisateurs

Créez, modifiez ou désactivez un utilisateur de l’application. Chacun bénéficie d’un droit de connexion à dia-
camma dont vous définissez l’étendue.

Depuis cette liste, vous pouvez créer ou modifier un utilisateur : son alias, son nom et son mot de passe.

8.3. Les utilisateurs 60

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

Vous pouvez aussi l’inscrire dans des groupes, lui accorder des permissions suplémentaires afin de définir son
niveau d’accès au logiciel. Vous pouvez aussi désactiver un utilisateur pour lui interdire l’accès à l’application.

8.3. Les utilisateurs 61

 Diacamma Syndic, Version 2.5.2

8.4 L’architecture du logiciel

Depuis le commencement de ce logiciel, les développeurs ont voulu que cette application puisse avoir une archi-
tecture ouverte permettant des évolutions les plus larges.

8.4. L’architecture du logiciel 62