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Atelier Gestion de Projet : Prise en main MS Project

Filière :
Date :
Durée : 15 minutes – 45 minutes
Formateur : Mr Affane M. Anselme R.

Objectifs :
• Présentation de l'outil
• Les nouveautés du logiciel
• Se familiariser avec l'interface de l'outil

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 Partie 1 : Présentation de l’outil
Tâche 1 : Découvrir MS Project
i) Qu’est-ce qu’est MS Project ?
Microsoft Project est un puissant outil qui participe à l'organisation, à la gestion et au suivi de
l'avancement d'un projet. S'il demande beaucoup d'interventions manuelles pour effectuer la
saisie des tâches et des ressources, il permet d'obtenir rapidement des tableaux d'analyse et de
projection, bref, de passer moins de temps sur les détails de la gestion au profit de l'analyse de
son avancement.

ii) Assistant différent de gestionairede projet

Il est nécessaire de préciser ici que Microsoft Project est un assistant de gestion de projet
et non un gestionnaire de projet. Le gestionnaire est le seul en mesure de définir la
planification initiale du projet et toutes ses particularités; Microsoft Project se charge ensuite
de prêter une assistance pour gérer l'ensemble des données fournies et facilite l'achèvement du
projet.

Tâche 2 : La version de MS Project

i) A partir de MS Project 2013
Project 2010 deux versions sont offertes, Microsoft Project 2013 Standard et Microsoft Project
2013 Professionnel. La version standard est destinée aux responsables de projets autonomes.
Les responsables de projet ayant besoin d'une coordination étroite avec leurs collaborateurs
utilisent Microsoft Project Professionnel et Microsoft Office Server.

ii) Voir la version du logiciel

Pour voir la version de votre outil MS Project, procéder comme suit : Fichier > Compte. Sur
le coin supérieur droit vous pouvez voir les informations sur le produit :

Tâche 3 : Les nouveautés à partir de Ms Project 2010

La version 2010 de Microsoft Project dispose non seulement d'une toute nouvelle interface,
mais offre également des améliorations importantes en termes de planification, de gestion des
tâches et d'affichage pour nous aider à mieux maîtriser la gestion ainsi que la présentation de
nos projets.

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 i) L'interface utilisateur : Le ruban (ver 2010)
Introduite dans Microsoft Office System 2007, cette interface est conçue pour faciliter la
recherche et l'accès à centaines de fonctionnalités fournies par l'application. Les commandes
sont classées par groupes logiques qui sont regroupés sous des onglets. Dans Project 2010 tous
les onglets et groupes du Ruban sont entièrement personnalisables.

ii) Planification manuelle (ver 2010)

Project 2010 propose une notion nouvelle : le mode de tâche manuel. Des facteurs tels que les
dépendances de tâches et le calendrier de projet n'ajustent plus automatiquement les dates des
tâches lorsqu'une tâche est planifiée manuellement. Cette fonctionnalité peut être utile dans le
cadre de la planification initiale lorsque la durée d'une tâche n'est pas encore connue. Les
utilisateurs peuvent placer une tâche planifiée manuellement n'importe où dans leurs agendas
et Project 2010 ne la déplacera pas.

iii) Affichage de la chronologie (ver 2010)

Project 2010 intègre une chronologie qui apparaît au-dessus des autres affichages pour donner
un aperçu de la planification. Vous pouvez ajouter des tâches à la chronologie et même
l'imprimer pour obtenir un rapport de synthèse du projet attrayant. Vous pouvez également la
coller dans un courrier électronique pour générer facilement un rapport.

iv) Tâches inactives (version 2010 professionnelle seulement)

Dans cette nouvelle version, le planificateur peut rendre des tâches inactives, de sorte qu'elles
n'influencent plus l'échéancier du projet. Le principal intérêt de cette fonctionnalité est que les
informations de champ personnalisées, les affectations de ressources et toutes les autres
données sont conservées dans la tâche.

v) Le planificateur d'équipe (version 2010 professionnelle seulement)

Le Planificateur d'équipe est une vue de planification des ressources qui permet aux utilisateurs
de voir d'un coup d'œil les tâches sur lesquelles travaillent les membres de leur équipe et de
déplacer des tâches d'une ressource à l'autre. Ils ont aussi la possibilité d'afficher et affecter le
travail non assigné, afficher les surutilisations et voir les noms des tâches et des ressources.

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 vi) Collaboration améliorée (version 2010 professionnelle seulement)
Gérez, partagez et enregistrez, Project 2010 et Sharepoint Foundation fonctionnent ensemble,
et ce, comme vous le désirez. Ainsi, les responsables de projets peuvent facilement partager des
informations d'état ou créer des rapports accessibles dans toute l'organisation.

vii) Fonction Avertissements et Suggestions (ver 2010)

Dans le cas des tâches créées manuellement, l'application, en arrière-plan, calcule les dates
probables de fin et de début. En cas de conflits possibles, le système émet un avertissement sous
la forme d'une ligne ondulée rouge sous la tâche. Il suffit d'un clic avec le bouton droit sur la
tâche vous choisissez parmi les options offertes. Cette option peut être activée ou désactivée à
partie dans le volet planification de Projet Options.

Partie 2 : L'interface Microsoft Project 2013

Tâche 1 : Vue par défaut au démarrage
Au démarrage de Microsoft Project, le Diagramme de Gantt s'ouvre, par défaut.
La barre d’outil d’accès rapide
Onglets de commandes

Le Ruban

La chronologie

La barre d’état

Tâche 2 : Le ruban et les onglets de commandes

Le ruban et les onglets de commandes qui le constituent remplacent les barres de menus des
versions précédentes.

Lanceur de
boîte deGestion de Projet (c) INPTIC 2024 Page 4 sur 6
dialogue
Les groupes
Le ruban ci-dessus est composé de six onglets : Fichier, Tâche, Ressource, Projet, Affichage
et Format par ailleurs, la version MS Project 2019 en contient 8). Au-dessus de l'onglet Format,
le système indique l'affichage courant, dans ce cas-ci le Diagramme de Gantt. Tous les onglets
ont leurs groupes respectifs. L'onglet tâche a par défaut huit groupes : Vue, Presse-papiers,
Police, Planifier, Tâches, Insérer, Propriétés et Modification.
Dans le coin droit inférieur de certains groupes, vous apercevrez un petit carré dans lequel il y
a une flèche, c'est le Lanceur de Boîte de Dialogue.

Tâche 3 : La barre d'outils Accès rapide

Elle se situe en haut de la fenêtre au-dessus de l'onglet Fichier. Elle inclut par défaut les boutons
Enregistrer, Annuler et Répéter. À noter qu'il est aussi possible d'y ajouter d'autres commandes
via le bouton personnalisation. Ex: nouveau, ouvrir, impression rapide, etc ....

Enregistrer Répéter

Annuler
Personnalisation

Tâche 4 : La barre d’état

La partie gauche de la barre d'état est réservée à l'indicateur de mode. Les mots Prêt, Taper et
Modifier peuvent apparaître à cet endroit. Lorsque le mot Prêt est affiché, vous pouvez tout
aussi bien utiliser les menus que saisir les données. Lorsque les mots Taper ou Modifier
apparaissent, vous ne pouvez pas utiliser les menus avant d'avoir terminé votre saisie.

La partie centrale affiche (au besoin) certaines actions en cours (celles cochées dans la fenêtre
après avoir fait un bouton droit sur la barre). La portion de droite indique le mode de
planification retenu pour les nouvelles tâches.(mode de planification manuelle ou automatique).

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Exercice Pratique : LA MANIPULATION DES COLONNES DANS UN AFFICHAGE
Pour effectuer un suivi efficace de votre projet, vous allez personnaliser un affichage afin qu'il
ne contienne que les informations qui vous sont nécessaires pour contrôler le travail et la durée
et comparer l'avancement des tâches en fonction des prévisions de départ.
Ouvrez un nouveau projet > Affichez la table Suivi
Insérez les colonnes suivantes :
• devant la colonne Durée réelle : Durée de référence.
• devant la colonne Travail réel : Travail de référence.
Masquez les colonnes Début réel, Fin réelle et Coût réel.
Livrable attendu :
La table Suivi est-elle maintenant semblable à celle-ci ?

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