TS Gestion de la PME, session 2024
B E4 – Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs
NOM et prénom N° de candidature
Duplan Annabelle
Fiche d’analyse de situation professionnelle
GRCF Communication orale Communication écrite
Identification de la situation Modalité de réalisation
professionnelle : Avant la formation
Pendant la formation en établissement
Pendant la formation en PME/Organisation
Période de réalisation : Conditions de réalisation
En autonomie
Accompagné
En observation
Activités concernées
Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact
Activité 1.2. Administration des ventes de la PME
Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME
Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME
Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME
Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME
Intitulé de la situation Résolution d’un conflit entre le fournisseur et l’entreprise Mercedes Benz Truc de Montélimar
professionnelle
Au sein de MB Truck, environ 1h-1h30
Lieu, période et durée de
réalisation
Pendant que je renseigner les montant des articles et les articles présents sur les factures dans un
Cadre de la situation tableau Excel, il me manquait l’information concernant la caisse a outil présente sur la 2nd facture,
professionnelle savoir pour quel mécanicien elle a était commander
Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation
De gestion De communication orale De communication écrite
Enjeux : Être facturé pour un article non commander et entré
en conflit avec le fournisseur.
Moi-même (alternante, aide assistante SAV VI), ma tutrice (Assistante SAV VI), mon responsable
Acteurs et relations entre les
acteurs
Savoir pourquoi une caisse a outil complète d’une valeur de 1 390€ nous était facturé chez le
Objectif fournisseur Würth.
Conditions de réalisation : J’étais en train de renseigner les montant et les articles des bons de commande fournisseur dans notre
contraintes dont le processus fichier Excel, ma tutrice m’a interrompu pour me prévenir que sur le 2nd bon de commande il y avait
une caisse a outil mais qu’elle ne savait pas pour quel mécanicien elle avait été commander. Je suis
et organisation comptable,
donc aller voir mon responsable afin de lui demander, il répondit que c’était une erreur et qu’il n’avait
Environnement numérique pas commander de caisse a outil récemment et que donc ce n’était pas possible. Suite a cela il vérifia le
1er bon de commande pour s’assurer qu’il n’y a pas une deuxième erreur, puis il appela la personne que
nous avons en contact direct chez notre fournisseur Würth afin de lui exposer le problème et de le
résoudre au mieux. Le contact en question a confirmé à mon responsable qu’il s’agissait d’une erreur
de leurs parts, suite à l’annulation de l’article mon responsable a pu confirmer à ma tutrice ainsi qu’à
moi qu’il s’agissait bien d’une erreur et que par conséquent il n’était pas nécessaire de rentrée cette
facture dans le tableau Excel mais de bien l’intégrer au classeur avec les autres bons de commandes, de
le barrer et d’écrire dessus qu’il s’agissait d’une erreur et que cela avait était vu avec le responsable.
Ressources à disposition Téléphone, bons de commandes papier, Excel
Solutions logicielles choisies
et fonctionnalités mobilisées
Productions réalisées
Pas d’écrit réaliser dans cette situation.
Écrits professionnels
produits
Conclusion avec mon responsable et ma tutrice de la non prise en compte de ce bon de commande
Oraux professionnels suite a son annulation.
ANALYSE
Analyse de la situation :
Activité menée : J'étais en train de renseigner les montants et les articles des bons de
commande fournisseur dans notre fichier Excel lorsque ma tutrice m'a informé d'une erreur
sur l'un des bons de commande. Mon responsable a été sollicité pour résoudre le problème en
Analyse de la situation : contactant le fournisseur.
analyse de l'activité
Démarches et techniques mises en œuvre : J'ai interrompu mon activité en cours pour me
menée, démarches et concentrer sur la résolution du problème. Mon responsable a vérifié les bons de commande
techniques mises en et a contacté le fournisseur par téléphone pour obtenir des explications et trouver une
œuvre, moyens mobilisés, solution.
stratégie de Moyens mobilisés : Téléphone, bons de commandes papier, Excel.
communication,
difficultés rencontrées et Stratégie de communication : Mon responsable a pris l'initiative de contacter le fournisseur
pour discuter du problème et trouver une solution. La communication a été claire et directe,
solutions proposées, permettant de résoudre rapidement le problème.
évaluation de l'atteinte
de l'objectif Difficultés rencontrées : Il y avait un risque de conflit avec le fournisseur si la situation
n'était pas résolue rapidement. De plus, l'erreur sur le bon de commande aurait pu entraîner
des coûts supplémentaires pour l'entreprise si elle n'avait pas été détectée et corrigée à temps.
Solutions proposées : Mon responsable a contacté le fournisseur pour lui expliquer la
situation et demander l'annulation de l'article en question. Le fournisseur a confirmé qu'il
s'agissait d'une erreur de leur part et a accepté d'annuler l'article.
Évaluation de l'atteinte de l'objectif : L'objectif a été atteint, car l'erreur sur le bon de
commande a été corrigée et l'entreprise n'a pas été facturée pour un article non commandé.
La communication avec le fournisseur a permis de résoudre rapidement le problème et
d'éviter un conflit potentiel.
En conclusion, cette situation professionnelle a mis en évidence l'importance de la
communication et de la réactivité dans la résolution des problèmes avec les fournisseurs. La
stratégie de communication mise en œuvre par mon responsable a permis de résoudre
rapidement le problème et d'éviter des coûts supplémentaires pour l'entreprise. Cette
expérience m'a également permis de comprendre l'importance de vérifier les bons de
commande et les factures fournisseurs pour détecter d'éventuelles erreurs et de savoir
comment réagir en cas de problème.
Contribution à la
professionnalisation :
qu’avez-vous appris et en
quoi avez-vous progressé
?
