Techniques Administratives
Techniques Administratives
Département Master
TECHNIQUES ADMINISTRATIVES
Parcours
Master Professionnel 1 - Gestion
Enseignant
Equipe pédagogique
Classes : MP 1
UE : TECHNIQUES ADMINISTRATIVES
Objectif général : cet enseignement vise à fournir à l’étudiant les techniques d’élaboration
des documents administratifs ainsi que des aspects organisationnels du travail administratif.
Crédit : 6
Introduction
Les techniques administratives sont des outils ou des pratiques tendant à garantir les
meilleures conditions de fonctionnement de l’administration. Elles concernent non seulement
l’organisation administrative, mais aussi l’éthique professionnelle et le traitement du support
de travail administratif.
Les techniques administratives sont, en d’autres termes, l’ensemble des méthodes et procédés
qui constituent les compétences professionnelles de base, savoir-faire et savoir être
nécessaires au bon fonctionnement de l’administration. Elles ne se confondent pas avec les
techniques spécialisées du travail administratif. Les premières concourent à l’organisation de
l’administration afin que celle-ci fonctionne dans les meilleures conditions de rendement et
d’efficacité, tandis que les secondes permettent à l’administration de réaliser les missions
spécifiques qui leurs sont confiées.
Si les techniques spécialisées du travail administratif varient d’une administration à une autre
(en rapport à la spécificité des tâches), les techniques administratives sont présentes dans
toutes les administrations et à chaque niveau de l’administration. Elles sont d’un usage
général dans toutes les branches de l’activité administrative.
Les techniques administratives peuvent être analysées à partir de trois thèmes suivants :
1
- le support du travail administratif ;
- l’organisation du travail administratif ;
- le savoir- vivre administratif.
Cependant, la présente unité d’enseignement ne prend en compte que les deux premiers
thèmes. Aussi s’étend-elle sur deux parties respectivement consacrées à la rédaction
administrative et aux techniques d’organisation du travail administratif.
1-1. Définition
On entend par document administratif tout écrit produit par l’Administration à l’occasion et
pour le besoin du travail administratif.
Le message que véhiculent les documents administratifs se traduit sous trois expressions
différentes. Dans certains documents, le message est informatif, dans d’autres, impératif, et
dans d’autres enfin, normatif. Il existe donc trois classes de document : documents
d’information, documents d’instruction ou d’injonction et documents normatifs.
Il s’agit des documents qui servent, soit à l’échange, soit à la conservation de l’information.
Ils se divisent ainsi en documents de correspondance (ex. lettres, notes d’information) ou de
liaison (ex. fiche de liaison, bordereau de transmission) et en documents de conservation (ex.
compte rendu, procès-verbal, rapport) ou de position (ex. registre, fiche).
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1-2-2. Documents d’instruction ou d’injonction
Un document d’instruction est un document hiérarchique par lequel un supérieur donne des
ordres à un ou plusieurs subordonnés. Il s’agit des documents tels que la note de service, la
circulaire et l’ordre de mission.
Les caractères ou qualités qui caractérisent l’administration se reflètent dans les écrits
administratifs grâce à un choix judicieux du vocabulaire et des formules consacrées qui
constituent le style administratif. Ce style se reconnait aux qualités suivantes : la dignité, la
courtoisie, le respect de la hiérarchie, le sens de responsabilité, l’objectivité, la prudence, la
précision, la clarté et la concision.
2-1. La dignité
La dignité dans l’écrit administratif consiste à éviter les expressions vulgaires, triviales (ou
obscènes), ainsi que des formules reprises du langage familier ou du sens commun (langage
populaire).
2-2. La courtoisie
Dans l’administration, la courtoisie est due à tous les correspondants. Par ailleurs, tous les
usagers des services publics sont tous égaux devant l’administration et dignes de respect. Par
conséquent, on évitera dans les écrits administratifs les expressions décevantes, blessantes,
péjoratives, injurieuses, désobligeantes, les refus brutaux, les ordres trop secs ainsi que la
mention des noms des tiers informateurs.
- « vous avez vraiment tort de n’avoir pas participé à cette réunion » ; mais plutôt « il
me parait regrettable que vous n’ayez pas participé à cette réunion » ;
- « votre demande est stupide » ; mais plutôt « votre demande me parait peu fondée »
- « transmettez-moi ce dossier » ; mais plutôt « je vous prie de vouloir bien me
transmettre ce dossier »
- « le directeur général m’a signalé que vous êtes complice dans … » ; mais plutôt « il
m’a été signalé que vous seriez impliqué dans… ».
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2-3. Le respect de la hiérarchie
Dans les écrits administratifs, le respect de la hiérarchie se traduit par l’emploi des mots et
des expressions ou formules qui marquent le respect ou la considération des positions
hiérarchiques.
Ainsi, le supérieur prie son subordonné de vouloir bien, alors que celui-ci prie son supérieur
de bien vouloir. Vis-à-vis du subordonné, le supérieur informe, fait savoir, fait connaître, fait
observer, fait remarquer, demande l’avis, engage, ordonne, prescrit, alors que vis-à-vis du
supérieur le subordonné rend compte, expose, propose, suggère, …
Un directeur s’adressant à son ministre, dira : « je vous serais obligé de me donner votre
accord ».
2-5. La prudence
Dans tout écrit administratif, la prudence s’impose. Les documents administratifs engagent la
responsabilité de l’administration, et donc toute erreur et toute négligence dans ces écrits sont
imputables à l’administration. Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice à
l’administré ou à l’administration elle-même.
La prudence peut aussi se traduire par une certaine réserve dans les déclarations. On évitera
tout jugement et toute affirmation ayant un caractère absolu ou péremptoire. Ce qui est décidé
ne doit pas être facilement remis en cause.
Dans certains cas, le conditionnel et les formules suivantes seront fréquemment utilisées : il
me semble que …, à mon avis …
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II-6. L’objectivité
L’objectivité dans les documents administratifs se traduira par une expression impartiale et
sereine, à l’abri de tout sentiment, de toute émotion et d’arbitraire.
Les réactions et considérations subjectives n’ont guère place dans les documents officiels,
pour trois raisons :
On évitera les expressions telles que : En espérant une suite favorable…, / Dans l’attente
d’une suite favorable…
Les expressions telles que « J’ai le plaisir… » ou « Il m’est agréable… » peuvent cependant
être utilisées lorsque l’auteur du document a des rapports particuliers avec le du destinataire.
2-7. La précision
Si tout ce qui est aléatoire doit être exprimé avec réserve, tout ce qui est certain doit être dit
avec précision. Les documents administratifs étant des instruments de travail, il est important
qu’ils soient d’une compréhension rapide et identique par tous, dans le temps et dans
l’espace, et qu’ils soient aussi d’une identification et classification rapide grâce à la
normalisation.
Dans les documents administratifs on doit éviter toute abréviation non conventionnelle ou
approximative, tout terme non accepté dans la langue utilisée.
- En réponse à votre lettre du mois dernier…, mais plutôt « En réponse à votre lettre no
….du…..
- Conformément au décret du président de la république… ; mais plutôt
« Conformément au décret no….du………. »
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2-8. La concision et la clarté
La clarté du document administratif résulte non seulement d’un choix judicieux des termes et
expressions, de construction et l’équilibre des phrases, mais aussi du raisonnement.
La concision consiste en l’élimination des digressions sans intérêts, des répétitions ou des
redondances et des formules ou expressions confuses ou encore des phrases inutilement
longues.
Les interventions administratives doivent donc se traduire d’une façon suffisamment claire
pour être comprises par ceux qui ont à les appliquer et à les commenter aux autres. Elles
doivent être assez concises pour éviter tout flottement dans leur interprétation, et entre deux
mots, choisir le moindre et le plus simple.
Un écrit précis, concis et clair est efficace. Il permet d’avancer le problème traité vers la
solution dans les meilleurs délais.
Il existe deux types de mentions : les mentions courantes et les mentions occasionnelles
Le timbre est une mention d’identification du service émetteur du document. Il doit faire
apparaitre avec précision l’origine du document en respectant la hiérarchie des services. Le
timbre est très bref si le document émane d’une haute instance hiérarchique, plus complexe,
s’il est produit par une instance subordonnée.
COUR CONSTITUTIONNELLE
SECRETARIAT GENERAL
SERVICE DU PROTOCOLE
No………./CC/SG-SP
6
Exemple 2 : timbre complexe
3-1-3. La date
De façon générale, la date figure à l’angle supérieur droit du document, sous l’appellation et
la devise de l’Etat. La date est constituée ainsi qu’il suit :
7
Exemple : Brazzaville, le 10 octobre 2018.
3-1-4. La suscription
La suscription est la formule d’envoi au destinataire. Elle peut être composée de deux parties
reliées par la préposition « à » : la première indique la qualité de l’expéditeur tandis que la
seconde désigne la qualité du destinataire.
L’objet est une mention d’identification du message contenu dans le document. Il permet
ainsi d’individualiser le document afin d’en faciliter la ventilation, le traitement et le
classement. Cette mention doit être suffisamment claire et concise.
Dans certains documents, le terme « objet » figure en dessous du timbre (après le numéro
d’enregistrement), dans d’autres, le contenu concernant l’objet est relié à l’intitulé du
document ou intégré dans le corps du document.
La formule d’appel est une mention exclusive des lettres à forme personnelle. Elle
personnalise la lettre administrative, soit par rapport à l’expéditeur (lettre d’un subordonné à
sa hiérarchie portant sur un sujet d’intérêt personnel), soit par rapport au destinataire (lettre
de l’Administration à des tiers ou à ses agents). C’est le fait que la lettre administrative est
personnalisée, qu’elle comporte la formule d’appel qui est une marque de respect. La formule
d’appel correspond à la formule de courtoisie.
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Exemples de formules de courtoisie : Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur Général,
Monsieur le Ministre, …
Par ailleurs, la rédaction du corps du document exige l’observation de toutes les qualités du
style administratif : la dignité, la courtoisie, le sens de responsabilité, la précision, …
Exemple :
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Dans l’Administration, le pouvoir de signer, en principe n’appartient qu’aux autorités
administratives. Il existe, cependant, de nombreux cas où des documents administratifs sont
signés par des agents autres que des autorités administratives. Il s’agit des cas de :
- signature par ordre (P.O), concernant des correspondances courantes, sous l’ordre
verbal ou écrit de l’autorité ou du responsable titulaire ;
Exemple :
Pour le Directeur Général
P.O, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et nom
- signature par intérim (P.I), lorsqu’en l’absence assez prolongée (6 mois au plus) du
titulaire, une personne a été désignée (par un texte) pour assurer l’expédition des
affaires courantes ;
Exemple :
Pour le Directeur Général
P.I, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Michel ATTA
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Exemple : le Directeur Général
Signature
André BALONGA
Il existe plusieurs mentions occasionnelles. Mais à titre indicatifs, on peut retenir les
mentions :
Ces mentions ne figurent dans les documents que s’il y a lieu. Elles ne sont pas obligatoires.
Le sous couvert est une mention qu’on insère dans la suscription lorsque le document doit
suivre la voie hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et le destinataire, que cette voie
soit ascendante ou descendante.
Le Ministre de…
à Monsieur le Sous Préfet de…
sous couvert de Monsieur le Préfet de…….
Lorsque la voie hiérarchique doit comporter plusieurs étapes, le sous couvert est remplacé
par l’inscription « – voie hiérarchique – »
Exemple :
A Monsieur le Ministre de…
à Brazzaville
– voie hiérarchique –
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3-2-2. Références (Réf.)
Cette mention est utilisée si l’on se réfère à un événement antérieur : un règlement, une
décision administrative ou judiciaire, un entretien ou une communication téléphonique
peuvent être des supports relatifs à l’événement de référence. Selon les cas, la référence
comportera :
3-2-3. Ampliations
Cette mention est utilisée lorsque des copies signées et conformes à l’original sont adressées
à d’autres services ou personnes que le destinataire principal du document.
La mention de ces destinataires ou ampliataires doit être faite sur la lettre. C’est ainsi que le
destinataire principal indiqué en suscription saura que la lettre qui lui destinée est aussi
adressée à d’autres personnes. Par ailleurs, la mention ampliations fixe le programme de
répartition du document. Cette mention est disposée à l’angle inférieur gauche de la dernière
page du document.
Ex. : Ampliations :
MSP-CAB……………………………………02
DRH ………………………………………….01
DP …………………………………………….01
Intéressés ………………………………….10
Affichage …………………………………….02
Archivage …………………………………….02/18
La synergie entre des notions d’ordre général qui viennent d’être étudiées et l’usage des
formules consacrées du style administratif constituent la base sur laquelle les administratifs
en actes et en devenir doivent maitriser pour réaliser des performances efficaces en situation
de rédaction administrative.
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Chapitre 2 : Rédaction des documents d’information
La lettre à forme personnelle se distingue entre autres par l’existence des formules d’appel et
de courtoisie.
Objet : mutation
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• Lettre à forme personnelle d’un agent à sa hiérarchie
Monsieur le Ministre,
Antoine KADIE
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• Structure-type de la Lettre à forme personnelle d’un administrateur
public à un agent ou à une tierce personne morale ou privée
Suscription
Objet :
Référence (Réf.) :
Formule d’appel,
Formule de courtoisie
Attache (fonction du
signataire)
Signature
L’identité du signataire
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• Lettres à forme personnelle d’un administrateur public à un agent
N°_______/MEFB/DGT/DGP A
Monsieur Jacques MANOU
Comptable Principal en service
à la Direction Générale du trésor
Objet : Mutation
Monsieur,
Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité pour des raisons de convenance
personnelle votre mutation dans une Direction départementale, de préférence, dans le
Département de la Likouala.
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que par le jeu de vacances de postes, seul le
Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un poste correspondant à votre
qualification, qui pourrait vous être attribué.
(é) Emile
DOSSOU
16
MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES REPUBLIQUE DU CONGO
ET DE LA COOPERATION Unité-Travail-Progrès
---------- ----------
CABINET
----------
Brazzaville, le
N°__________/MAEC-CAB
Le Ministre
Monsieur,
J’en suis très sensible à cette marque d’intérêt et vous en remercie vivement.
Basile IKOUEBE
-BRAZZAVILLE-
17
BP. 2070-BRAZZAVILLE-Tel/Fax (242)81.41.60-email : [email protected]
REPUBLIQUE TUNISIENNE Tunis, le
---------------
MINISTERE
DE L’EDUCATION NATIONALE
---------------
DIRECTION DE
L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR Le Ministre de l’Education Nationale
---------------
RB/SA A
Monsieur Ali B.
N°_______/MEN/DES/SP Professeur au Lycée Bizerte
sous couvert de Monsieur le Proviseur
du
Lycée de Bizerte
Monsieur,
Par lettre citée en référence ci-dessus vous avez sollicité pour des motifs d’ordre
familial et de santé, votre affectation dans un lycée du Gouvernorat de Sousse, et de
préférence au lycée de Ksar Bellal.
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que, par le jeu de vacances de postes, seul le
lycée de Mahdia disposera dès la prochaine rentrée, d’un poste correspondant à votre
qualification et qui pourrait vous être attribué.
En conséquence, vous voudriez bien me faire connaitre dans les meilleurs délais, et au
plus tard le …. votre acceptation de cette affectation éventuelle.
Abdelouahab YACOUD
18
MINISTERE DE REPUBLIQUE DU CONGO
L’ECONOMIE Unité-Travail-Progrès
DES FINANCES ET DU ----------
BUDGET
---------------
DIRECTION GENERALE
DU TRESOR Brazzaville, le
---------------
DIRECTION DE GESTION
DU PERSONNEL
--------------- Le Directeur
N°_______/METB/DGT/DGP A
Monsieur Jacques MANOU
Comptable Principal
à la Direction Générale du trésor
à Brazzaville
Objet : Mutation
Monsieur,
Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité pour des raisons de convenance
personnelle votre mutation dans une Direction Départementale, de préférence dans la
Département de la Likouala.
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que par le jeu de vacances de postes, seul le
Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un poste correspondant à votre
qualification, qui pourrait vous être attribué.
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• Lettre à forme personnelle d’une personne morale privée à une
administration publique
Le Directeur Général
Il est de plus en plus admis qu’une formation de type supérieur soit complétée par un
séjour sur le terrain afin de mieux appréhender l’enseignement théorique acquis à l’école.
C’est pour cette raison que je me permets de vous adresser cette demande de stage en
vue de permettre à notre étudiant(e) …………. titulaire d’une Licence Professionnelle en
Administration des Entreprises, d’approfondir ses connaissances et d’acquérir une pratique
professionnelle au sein de votre Administration.
A la fin du stage, vous voudriez bien délivrer une attestation de fin de stage à
l’étudiant(e).
20
1-2 Lettres entre services ou lettres administratives
La lettre entre services est une correspondance qui est échangée entre deux administrations de
l’Etat au sujet des préoccupations liées au service.
Ici, le terme service a une portée générale. Il peut s’agir d’un échange entre deux directions
générales ou entre deux ministères. (cf. cas concrets)
Réclame ou
suscription
Objet
Corps
de
la
lettre
Ampliation Attache et
(S’il y a lieu) Signature 21
Identité du signataire
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE DU CONGO
REPUBLIQUE Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
MAISON MILITAIRE
---------------
CABINET
---------------
Brazzaville, le
N°_______/PR/MM/CAB
Le Directeur de Cabinet
Monsieur le Ministre
de la Fonction Publique et
de la Réforme de l’Etat
BRAZZAVILLE
Isidore MVOUBA
23
MINISTERE DE L’ECONOMIE REPUBLIQUE DU CONGO
DES FINANCES ET DU BUDGET Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
CABINET
---------------
DIRECTION GENERALE
DU BUDGET Brazzaville, le
---------------
N°_______/MEFB/CAB/DGB
Le Ministre
-Brazzaville-
J’ai l’honneur de vous faire parvenir ci-joint en trente (30) exemplaires, pour examen
et adoption à la prochaine réunion du Conseil des Ministres, le projet de budget exercice
2018.
Pour le Ministre
et par délégation,
Le Directeur Général
du Budget
Alain PAMBA
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MINISTERE DU TRAVAIL, DE REPUBLIQUE DU CONGO
L’EMPLOI ET Unité-Travail-Progrès
DE LA SECURITE SOCIALE ----------
---------------
OFFICE NATIONALE DE L’EMPLOI
ET Brazzaville, le
DE LA MAIN-D’ŒUVRE
---------------
DIRECTION GENERALE LE DIRECTEUR GENERAL DE
--------------- L’OFFICE NATIONALE DE
DIRECTION DE L’EMPLOI ET DE LA L’EMPLOI
MAIIN-D’ŒUVRE ET DE LA MAIN-D’OEUVRE
----------
A
N°_______/MTESS/ONEMO/DG/DEMO
Monsieur le Directeur de l’Ecole
Nationale
Moyenne d’Administration (ENMA)
Brazzaville
----------
André NYANGA-ELENGA
25
1-3 . La note administrative
N°______/METP/DGAS/DDETP.B/ENMA
26
NOTE A LA HAUTE
ATTENTION DE MONSIEUR LE DIRECTEUR GENERAL
DE L’ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL
------------------------------
Après la phase théorique des enseignements du 1er semestre, les étudiants de l’ENMA inscrits
en 2e année ont été mis en stage dans différentes administrations publiques et privées depuis
le 1er mars 2002.
Malheureusement, ceux de la filière Diplomatie n’ont pas été reçus, sous prétexte que la
fermeture de cette filière serait exigée par l’Administration des Affaires Etrangères depuis
quelques années.
Le Directeur de l’ENMA
27
Section 2 : Les documents de conservation de l'information
Le compte rendu de réunion est établi à la suite d’une réunion. Il reprend les débats et les
conclusions y relatives.
Le compte-rendu intégral ou ‘’in extenso’’ se caractérise par la reprise en style direct des
différentes interventions, en suivant le mot à mot des débats, en faisant directement parler les
participants.
Le compte-rendu analytique consiste à citer les propos des participants en les nommant mais
on ne les fait pas parler directement.
Ex : Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président déclare la
séance ouverte et donne la parole à Monsieur TATY qui fait le point des travaux de son
service sur la première question inscrite à l’ordre du jour
Le prologue est constitué d’au moins quatre (4) éléments : il s’agit d’une phrase introductive
qui rappelle la date, l’heure, le lieu, le président et l’objet de la réunion.
Cette phrase est suivie de la liste des présences et le cas échéant de la liste des absences dans
l’ordre de préséance ou dans un autre ordre (alphabétique par exemple).
Cette liste reprend l’identité et la qualité de chaque membre et peut préciser au besoin si le
participant à voix délibératoire ou consultative. Lorsque la liste est trop longue, elle sera
annexée au compte rendu.
Il se termine par une formule finale (stéréotypée) qui est le dernier paragraphe du corps.
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2-2 Structure du compte rendu de réunion
2 Le procès-verbal
Les étapes de rédaction du procès-verbal de réunion sont presque les mêmes que celles
du compte rendu de réunion.
Cependant, les points de différences essentielles entre ces deux documents administratifs sont
indiqués ci-après.
➢ La dénomination : procès-verbal
➢ La formule solennelle d’introduction :
Ex. l’an deux mille dix-sept et le 27 janvier s’est tenu dans la salle des conférences de
l’école supérieure de chemins de fer à 10 heures, le Conseil d’administration de l’Agence de
Régulation des Transferts de Fonds, sous la direction de Monsieur Robert MASSAMBA-
DEBAT, Directeur général de ladite agence.
➢ La formule pré-finale : ex. l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 15
heures.
29
➢ La formule finale : ex. En foi de quoi le présent procès-verbal est établi pour servir
et valoir ce que de droit
➢ Plusieurs signataires : le procès-verbal doit être signé par au moins deux personnes.
3 Le rapport
Contrairement au compte rendu, le rapport n’est pas une simple description des faits. Car au-
delà de la description, le rapport peut contenir des observations, des critiques, des remarques
ainsi que des propositions ou suggestions.
Structure du rapport
30
MINISTERE DE ______________ ETAT
DIRECTION _________________ et devise
SERVICE ___________________
----------
N° ________/________
lieu __________date___________
RAPPORT
À M. le ____________________
Objet : __________________________
1. Introduction
- J’ai l’honneur …
- Comme suite à …
2. Développement1
- exposé des faits
- raisonnement et commentaire
- propositions
Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente (parties, sous-
parties) en fonction de son volume.
3. Conclusion
Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s’il y a
lieu demande d’instructions
Qualité
Signature
Nom
1
Si plusieurs questions différentes sont traitées dans le rapport, chacune d’elles sera reprise dans une partie
construite sur le même schéma. On n’oubliera pas de ménager des liaisons d’une partie à l’autre.
31
4 L’attestation et le certificat
L’attestation et le certificat sont des documents de conservation de l’information qui ont pour
rôle de porter un témoignage au profit d’un agent ou d’un citoyen, dans le cadre des
situations administratives ou civiles.
Exemple d’attestation
N°______/S/DS/CAB
En foi de quoi, la présente attestation est établie pour servir et valoir ce que de droit.
Fait à Brazzaville, le
Ampliations :
Sénat/Cab ................ 06
SG/Sénat .................. 01
SGA/Sénat................ 01
DFARH/Sénat ........... 01
Com. Per. /Sénat...... 06
Emmanuel POUPET
Groupes/Part ........... 03
Intéressé .................. 02
Archives ............. 02/22
32
Chapitre 3 : Rédaction des documents d’instruction
▪ La note de service
33
Exemple de note de service
N°______/MT/CAB/DRH
NOTE DE SERVICE
portant affectation de certains agents à la Direction Générale du Travail
------------------------------
Les agents dont les noms et prénoms suivent, intégrés à la fonction publique et mis à la
disposition du Ministère du Travail par décret no …./…./…du …, sont affectés à la Direction
Générale du Travail en complément d’effectifs. Il s’agit de :
Fait à Brazzaville, le
Bénédicte BIDOUNGA
Ampliations :
MT/Cab ................... 02
DGT/SD .................. 01
DRH ........................ 01
Intéressés ................. 05
Archives ............. 02/11
34
La circulaire
La circulaire est aussi un document d’instruction. Mais elle est forcément adressée à plusieurs
subordonnés ou destinataires. (cf. cas concrets)
35
CHAPITRE 4 : OBSERVATION DES DOCUMENTS NORMATIFS
Les documents normatifs sont des actes réglementaires et législatifs instituant des types de
comportements ayant force de droit ou d’obligation.
Annexe
Il doit y avoir corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie. On n’assure pas
un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect, une personne d’un rang
moindre que le sien, de ses sentiments respectueux.
Remarques : la formule « Je vous prie d’agréer…, Je vous prie de bien vouloir agréer » est
beaucoup plus déférente que « Veuillez agréer …… »
Les salutations, les hommages s’expriment. On n’en donne pas l’assurance. De ce qui
précède, on écrira par exemple :
36
DEUXIEME PARTIE : TECHNIQUES D’ORGANISATION DU
TRAVAIL ADMINISTRATIF
37
Chapitre 2. ANALYSE HORIZONTALE DES STRUCTURES
ADMINISTRATIVES
La structure d’une entreprise est une disposition des éléments constitutifs de cette entreprise
en vue de leur permettre d’avoir des rapports harmonieux pour un fonctionnement cohérent et
efficace de l’entreprise.
Le mot structure évoque l’idée d’une construction ou d’un édifice. Comme dans une
construction, il se trouve une superposition d’étages, ainsi l’entreprise se structure autour de
niveaux d’autorités.
Lorsqu’on observe la manière dont s’éclate sur un plan horizontal l’organe le plus élevé
d’une structure administrative en plusieurs subdivisions ou sous-organes, on se rend compte
que cet éclatement aboutit à la distribution horizontale des tâches entre les subdivisions de
même niveau.
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Bibliographie
- BARTOLI Annie, (2009), Management dans les organisations publiques, Dunod,
3ème édition, Paris, 405 pages.
- CHARPENTIER P. (1997), Organisation et gestion de l’entreprise, Ed. Nathan,
Paris, 349 pages
- CATHERINE Robert (2005), Le style administratif, édition Albin Michel, Paris, 277
pages
- GANDOUIN Jacques (2008), Correspondance et rédaction administrative, éditions
Armand Colin, Paris, 369 pages
- GANDOUIN Jacques et ROUSSIGNOL Jean-Marie (1995), Rédaction
Administrative, éditions Armand Colin 6ème édition, Paris 223 pages
- FAYET Michelle et NISHIMATA Aline, (2001), Savoir Rédiger le Courrier
d’Entreprise, éd. d’Organisation, Paris.
- FERRANDIS Yolande (2001), La rédaction administrative en pratique, éd.
d’Organisation, Paris
- GROS Manuel, (2012), Droit administratif l’angle jurisprudentiel, L’Harmathan 4ème
édition, Paris, 376 pages.
- GUILLIEN Raymond et VINCENT Jean, (2010), Lexique des termes juridiques,
Dalloz, 17ème édition, Paris 769 pages.
- KEPNER Charles et TREGOE Benjamin, (1985), Le Nouveau Manager Rationnel,
InterEditions, Paris, 214 pages
- KINENGUE Marcel (1991), Cours de techniques administratives, ENAM,
Brazzaville, 464 pages
- SIMON Herbert A., (1985), Administration et processus de décision, Economica,
Paris, 302 pages
39