Ministre de l’Enseignement Supérieur République de Côte d’Ivoire

et de la Recherche Scientifique

MAIRIE DE YOPOUGON Union-Discipline-Travail

RAPPORT DE STAGE
Brevet de technicien supérieur
OPTION :
ASSISTANAT DE
DIRECTION

PERIODE DE STAGE : du 10 novembre au 10 janvier 2023

Présenté par : Encadreur : Maître de stage :

KONE MADOUGOUYA Mme SI FOFANA, M. BODJE

professeur de TAB

ANNEE SCOLAIRE 2022 - 2023

RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

SOMMAIRE
DÉDICACE……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 3
REMERCIEMENTS……………………………………………………………………………………………………………………………... 4
AVANT-PROPOS…………………………………………………………………………………………………………………………….……. 5
INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………………………….….………... 6

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE

ET DE LA MAIRIE DE YOPOUGON......................................................................7

[Link] DE YOPOUGON …………………………………………………………………………………………………….………..8

1. Historique
2. Situation géographique…………………………………………………………………………………………………………………….8
2.1. Aspects physique……………………………………………………………………………..…….….8
2.2. Aspects démocratiques………………………………………………………………………. …8.9
3. Les différents organes des communes de Yopougon…………………………………………………………………....... 9
3.1 Le Maire… ………………………………………………………………………………………………………………….………9
3.2 La municipalité………………………………………………………………………………………………………….…9. 10
3.3 Le conseil municipal………………………………………………………… ………………………………………………10
2. LA MAIRIE DE YOPOUGON ………………………………………………………………………………………………..…………...10
2. 1. Les services rattacher…………………………………………………………………………..……………………..…………..….10
2.1.1. Le cabinet du Maire………………………………………………………………………………………………………10
2.1.2. Le secrétariat Général…….……………………………………………………………….…………………………...11
2.1. Les principales Direction……………………………………..………………………………………………………………………..11
2.2. La Direction des Affaires Juridiques et Contentieux……………………………………………………………………11
2.3. La Direction des Services Administratif…………………………………………………………………….……….………….11
2.3.1. La Sous -Direction des Services Administratifs Chargé de l’Etat et de la Population………….….……11
2.3.2. La Sous-Direction des Archives et Documentation………………………………………………………..…………..11
2.3.3. La Direction Police municipale et Ordre Public……………………………………………………………..……………11
2.4. La Direction des Ressources Humaines …………………………………………………………………….………………….12
2.5. La Direction du développement Financière et Domaniale………………………………………………………..…..12
2.6. La Direction des Services Techniques ……………………………………………………………………………….….………12
2.7. La Direction Développement Humain…………………………………………………………………………….…………….12
2.8. La Direction Socio-Culturel……………………………………………………………………………………………………………13
2.9. La Direction de Recouvrement et de la Régie des Taxes…………………………….………………………………...13

DEUXIEME PARTIE : ETUDE DETAILLEE DE LA DIRECTION DES SERVICES

TECHNIQUES…………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….14
SITUATION GEAOGRAPHIQUE…………………….………………………………………………..….…………………………………..15
2. LES ORGANES DE LA DIRECTIONS DES SERVICES TECHNIQUES
………………………………………………………….15
[Link] directeur des services techniques……………………………………………………………………………………..
………..15
2.1.1. Secrétariat du Directeur des Services
Techniques……………………………………………………………………….15
2.2.1. Services Courrier…………………………………………………………………………………………………………………….
…..15
2.2. La Sous-Direction Environnement et Cadre de Vie …………………………………………………………………………
17
2.3. La Sous-Direction l’Urbanisme et Habitat……………………………………………………………………………..
………..17
[Link] sous- Direction planification et des travaux neufs……………………………………………………………..….......18

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

TROISIEME PARTIE : PRESENTATION DU SECRETARIAT

ET LES TRAVAUX EFFECTUENT........................................................................................22

1. DESCRIPTION DU
SECRETARIAT……………………………………………………………………………………………………...23
2. TRAVAUX EFFECTUES……………………………………………………………………………………………………………….......23
2.1 CLASSEMENT DES DOSSIERS ………………………………………………………………………………..……………..…...23-
24
2.2. Traitement du courrier ………………………………..…………………………………………………………………….……..………24
2.2.1. Courrier‘’Arriver’’………………………………………………………………………….……………...…..……………………………..24
2.2.2. Courrier ‘’Départ’’………………………………………………………………………………………….…………..…………………….24
2.3 Traitement de Texte………………………………………………………………………………..……………………………………..25
2.4. Réception de visiteur……………………………………………………………………………………………………..………..…...25
CRITIQUES ET SUGGESTION…………………………………………………………………………………………………………………26

[Link]………………………………………………………………………………………………………………………………………....27
[Link]………………………………………………………………………………………………………………………………..…28
CONCLUSION………………………………………………………………………………………………………..................................29
ANNEXE……………………………………………………………………………………………………………………..…………….….………30
–36

KONE MADOUGOUYA
2
RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

DEDICACE
Au terme de ce stage, je voudrais dédier ce rapport de stage à DIEU Tout-
Puissant, qui est la seule divinité dans ce monde, de m’avoir permis
l’obtention de mon BTS et en suite un stage pour la validation de mon
diplôme en assistanat de Direction.
Et sans oublier mes merveilleux parents que j’aime tant
- Ma chère mère
- Mon cher père

Qui m’ont scolarisé depuis ma plus tendre enfance et m’ont soutenue, de

m’avoir donné une très bonne éducation et aujourd’hui grâce à eux
j’atteindrai mes objectifs.

KONE MADOUGOUYA
3
RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

REMERCIEMENTS
J’adresse mes sincères remerciements à DIEU le Tout-Puissant, le
miséricorde Dieu pour ses bienfaits dans ma vie.
J’exprime ma profonde gratitude à :
M. ADAMAN BICTOGO, Député, maire de la commune de Yopougon et
le premier magistrat de cette cité qui a bien voulu m’accueilli dans sa
prestigieuse institution qui est la Mairie.
M. SANOGO Amadou, Directeur des ressources humaines qui m’a
facilité l’accès à ce stage ;
M. KOUAME N’Guessan, le Directeur des Services Techniques pour le
cadre d’accueil qu’il m’a offert ;
M. BODJE Désiré, maitre de stage ;
Mme MONHI Nima florence du service courrier ;
[Link] Raymond.

Et à tout l’ensemble du personnel de la Direction des Services Techniques

pour leur accueil sympathique et leur coopération professionnelle tout au long
de mon stage.
Et également à tous mes professeurs pour leurs courages ; leur disponibilité,
générosité, de leurs sacrifices et la grande patience dont ils ont faire preuve
malgré leurs charges académiques et professionnelles.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

AVANT –PROPOS

Fonde par monsieur josé Dominique LOKO , le GROUPE LOKO , a vu le jour

par l’autorisation officielle N°4772 AP/D- arreter Générale N°3179 du juillet
1948 du Gourvernement Général de l’ AOF.

Le Groupe LOKO est un ensemble de 18 établissement seconcondaire ,

secondaire , superieur Général , Technique , Professionnel et Technologique.

Les 18 établissement du GROUPE LOKO sont repartis comme suite :

 04 pour le Secondaire Technique et Professionnel ,

 04 pour le Secondaire Général ,
 10 pour le Superieur , dont neuf (9) Gandes Ecoles et une ( 01)
Université Tertiaire et Technologique ( UTT-LOKO) fortement engagée
dans le système LMD .

Depuis 2002 , le GROUPE LOKO est scindé en deux société distinctes , ce

sont :

 [Link].E.T ( société Anonyme dénommé Groupe des

Enseignant Secondaire Superieurs Technologique ),

 S.A.R.L.G.E.S.S ( Société à Responsabilité Limitée dénommée

Groupe d’ Ecole Secondaire et Superieurs).

Les filières universitaires sont : lettres et Arts , Economie Gestion , Droit et

Sciences Politique , Sciences , Sciences Humaines et Sociales ,
Sciences Ingénieur , Médecine , Sports ( STAPS) , Théologie .

Les filières BTS sont : Gestion Commerciale , Finance Asurrance ,

Assistanat de Direction , Ressources Humaine et Communication ,
Gestion des Collectivités Territoriales , Tourisme Hôtellerie ,
Logistique , Finance Comptabilité et Gestion d’Etreprise .

Les filières formant au Brevet de Technicien Superieur (BTS) , la durée de

formation est de 2 ans pour les bacheliers et 3 ans pour les Années
préparatoires ( AP) non admis au BAC .

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

Après la formation théorique , les étudiants sont soumis à un examen final

aboutissant à l’admissibilité.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

INTRODUCTION

Le Brevet de Technicien Supérieur est un diplôme de l’Enseignement

Supérieur qui se faire en deux (2) étapes qui sont les suivantes :

 La première étape : c’est la théorique ;

 La deuxième étape : c’est la phase pratique, qui permet d’effectuer un

stage en entreprise, la préparation d’un examen de Brevet et de rédiger
un rapport qui sera soutenu devant un jury.

C’est dans cette optique, après mon Admissibilité, la Direction Technique de

Yopougon a bien voulu m’accorde un stage de 3 mois allant du 10 Novembre
2023 au 10 Janvier 2024.

Mon travail ici consistera :

- D’abord à présenter la commune de Yopougon,

- Ensuite présenter la structure qui nous a accueilli qui est la Direction des
Services Techniques de la mairie de Yopougon,

- Enfin à faire des constats et critiques pour une meilleure gestion de la

commune.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION DE LA COMMUNE
ET LA MAIRIE DE YOPOUGON

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

1. Historique

Dans les années 1978-1980, l’État de la cote d’ivoire afin de pouvoir à

une gestion efficace de la ville d’Abidjan précédera à l’élaboration de
décrets de communication suivie en 1980 de la décision de cession de la
ville d’Abidjan en dix (10) commune c’est de cette manière que
Yopougon fut érigé en commune autonome dirigée par un Maire en
novembre 1980. Cependant, la Mairie n’existait pas à cette date, la
gestion de territoire était étroite collaboration avec les chefs de village
qui représentaient d’une façon ou d’une autre l’administration. Après sa
création plusieurs maires se sont succédé à la tête de la commune
notamment :
- GADIER PIERRE (1981-1986)
- DOUKOURE MOUSTAPHA (1986-1991)
- BEDJI JOSEPH (1991-1996)
- DOUKOURE MOUSTAPHA (1996-2001)
- GBAMNAN DJIDAN FELICIEN (2001-2010)
- YAO YAO BERTIN, maire intérimaire du 18 octobre
2011 à 2023
- GILBERT KONE KAFANA depuis 21 avril 2023
jusqu’à ce jour
- ADAMA BICTOGO

2. Situation géographique
2.1 Aspects physiques

La commune de Yopougon s’entend sur une superficie de 14800 ha et

couvre le Nord-Ouest de la ville d’Abidjan. Elle est la plus vaste des
communes. La commune est limitée au Nord par les communes d’Bobo
et d’Anyama, au Sud par le Port d’Abidjan et l’Océan Atlantique, à l’Est
par la commune d’Attécoubé et à l’Ouest par la commune de songeons.
Elle se décompose en 40 quartiers dont 12 villages de type traditionnel
(sur le plan socioculturel) et une multitude de quartiers précaires.

2.2 Aspects démocratiques

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

La commune de yopo gon est la deuxième commune comptait la plus

peuplée de l’agglomération d’Abidjan. Selon le dernier recensement de
1998, la commune comptait une population totale de 688 235 habitants,
soit 341 823 hommes et 346 412 femmes. Elle avoisine aujourd’hui
1million d’habitants dont 56.1% de jeunes de moins de 20 ans.
La commune est aussi marquée par une diversité relativement forte
d’ethnies ivoiriennes et de communautés étrangères Appelée « cité
dortoir », Yopougon est en majorité composée d’habitations groupées
construites par les sociétés immobilières parapubliques et privées ainsi
que par les grandes entreprises de la place, d’immeubles collectifs, de
cours communes, des villages et leurs extensions. Les quartiers
précaires sont en grand nombre sont disséminés dans la commune,
entre autres Yayoi, Doudoune, mon mari m’a laissé.

3. Les différents organes de la commune de Yopougon

La commune de Yopougon est une collectivité territoriale dotée de la
personnalité morale et de l’autonomie financière. Elle fait partie des
communes de plein exercice crée par la loi n78-07 du 09 janvier 1978 et
est dotée de trios organes qui sont :
 Le Maire
 La municipalité
 Le conseil Municipal
3.1 Le Maire
Premier magistrat de la commune, le Maire est à la fois le responsable et
le représentant de l’État.
Au titre de responsable de la commune, le Maire a pour mission
d’administrer et d’exécuter des décisions du conseil Municipal. Il a sous
son autorité les Agents communaux recrutés localement et les
fonctionnaires mis à la disposition de la Mairie.
En sa qualité de représentant de l’État, le Maire doit veiller à l’application
des lois et des mesures générales et sécurité ; d’assurer les fonctions
d’officier de l’État civil. Son cabinet est composé de
Directeur du cabinet
 Chef du cabinet
 La Secrétariat.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

3.2 La Municipalité
Elle est composée du Maire et de huit (8) Adjoints. La Municipalité a pour
tâche l’établissement de l’ordre public, des réunions du conseil
Municipal.
Elle surveille les entrées des recettes et exécute toutes les opérations
préliminaires à l’attribution des marchés pour le conseil Municipal. Elle a
pour mission :
 D’établir l’ordre du jour des réunions du conseil Municipal ;
 De coordonner les opérations et actions de développement ;
 De déterminer le mode d’exécution des travaux communaux ;
 De surveiller l’exécution des recettes et des dépenses ;
 De donner des avis relatifs aux dépenses excédant un million
(1.000.000f CFA).
F) Elle se Réunit une fois par mois.
3.3 Le Conseil Municipal
C’est l’organe formé par la réunion de tous les conseils
Municipaux. Il comprend soixante –quinze (75) conseillers
Municipaux repartis en six (06) commissions :
 La commission Économique et Financière ;
 La commission Éducation, formation et de culture ;
 La commission santé, Affaire social civil et d’association
culte, Femme, Famille et Enfant ;
 La commission transport et Sécurité ;
 La communisions Urbanisme, Environnement et cadre de
vie ;
 La commission jeunesse, Loisirs et sport.
Le conseil Municipal est conduit par le Maire ADAMA
BICTOGO il règle les affaires de la commune en harmonie avec les
mutations naturelles.
Il programme et met en cause les opérations et activités de
développement de la commune en vue d’assurer les meilleures
conditions de vie des populations.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

2. LA MAIRIE DE YOPOUGON

2.1 Les services rattachés

2.1.1 Le Cabinet du Maire
Il comporte les plus proches collaborateurs de la Mairie et est dirigé par
un Directeur de Cabinet. D’autre services y sont également rattachés à
la sous-direction des Affaires juridiques, la sous-Direction informatique et
au Service courrier.
2.1.2 le secrétariat Général
Il est dirigé par une Secrétaire Général placé sous l’autorité directe du
Maire. Le Secrétaire Général a pour mission d’assurer le secrétariat de
séance des réunions du conseil Municipal et de la Municipalité. Il est
chargé de l’organisation, la supervision la coordination Directions qui
regroupent en leur sein les services Municipaux.
2.2. Les Principal Direction
2.1.3. La Direction des services Informatique
Cette Direction est dirigée par M. COULIBALY VAMOUSSA NAIBANA,
le Directeur et une sous-Direction dirigée par M. COULIBALY ADAMA.
Cette Direction est chargée du matériel informatique de tous les services
de la Mairie, d’assurer la maintenance, de collecter des informations afin
de constituer une base de données.
2.2. La Direction des affaires juridiques et contentieux
Elle traite tous les problèmes de droit liés aux activités de la Mairie. Elle
est ainsi, l’organe capable de défendre la Mairie dans le cadre d’un
conflit qui l’opposerait aux tiers. Elle est dirigée par M. SORO Alassane
et soutenu dans sa tâche par M. N’GUESSAN KOFFI JUSTIN qui a à sa
charge une sous –Direction.
2.3. La Direction des services Administratifs
Elle est composée de :
2.3.1. La sous-Direction des services Administratifs chargée
de l’État civil et de la population
Elle s’occupe de la délivrance des actes de l’État civil notamment, les
déclarations de naissances, des décès, de mariages, de divorces et les
législations ; elle prend en compte les centre d’Etat civil et de la
population de semer, de Toits-Rouge et Niangon.

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

[Link] sous-Direction des archives et Documentations

Elle constitue la mémoire de la Mairie. Elle est chargée :
 D’archiver tous les documents de la Mairie, documents
comptables, actes administratifs ;
 De constituer un centre de documentation avec des ouvrages
généraux, des revues spécialisées et journaux officiels
2.3.3 la Direction police municipale et ordre public
Elle est basée au marché de wassakara ex-maison des retraités et dirigé
par un Directeur et soutenue dans sa tâche par des sous-directeurs et
des subalternes. Elle a pour rôle de veiller au respect des règlements
locaux notamment en matière de recouvrement des taxes et au respect
de la Mairie.
2.4 La Direction des ressources humaines
Cette Direction a pour la gestion de la carrière professionnelle du
personnel de la Mairie. A ce titre, elle établir les actes d’embauche, de
licenciement, etc. Elle est subdivisée en deux sous –Direction qui sont :
 La sous-Direction chargée de la formation continue et des stages ;
 La sous –Direction chargée du personnel et du programme des
effectifs.
2.5 la Direction du développement, financière et Domaniale
Elle est chargée du recouvrement des recettes de l’encaissement des
taxes Municipales. Elle comprend deux sous-directions :
 La Sous –Direction production, statistique et contrôle : elle est
chargée de l’identification et de l’immatriculation des contribuables.
 La Sous-Direction recouvrement : elle est chargée du
recouvrement, de l’encaissement journalier des taxes sur les
Occupations des Domaines publics (ODP) et des Impôts et taxes
sur petits commerçants et artisans.
2.6 la Direction des services techniques
Dirigée par M. N’GUESSAN KOUAME qui est l’ingénieur des travaux
publics. Il est chargé de coordonner, de surveiller et de veiller sur tous
les travaux effectués au sein de la Mairie. Il vise tout courrier ou tout
document entrant et sortant du service et élabore aussi les dossiers
d’appel d’offres. Ces activités sont effectuées par les services suivants :

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

o Le Services voirie et Réseaux ;

o Le Services Urbanisme et Habitat ;
o Le Service Environnement et Cadre de Vie ;
o Le Service Hygiène et Salubrité Publique.
2.6 la Direction Développement Humain
Elle s’occupe de toutes les actions sociales et promotion
Il s’agit entre autres :
o D’octroyer des prises en charge scolaire ;
o D’octroyer des bons de réduction et de permis de construire ;
o De venir en aide aux indigents
2.8 La Direction socio-culturelles
Elle a pour mission de :
 Coordonner les activités Socioculturelle ;
 Promouvoir les Sports et Loisirs ;
 D’insérer les jeunes dans la Vie Socioéconomique.
2.9 La Direction de Recouvrement et de la Régie des taxes
Situé à la SIDECI LEM, elle a pour rôle essentiel la mise en œuvre de
la politique du Maire en matière d’identification des contribuables, du
développement des taxes. Elle est chargée de fournit des informations
Chiffrées sur les commerçants et les activités dans la commune et
assure le contrôle des paiements des taxes
ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE YOPOUGON (ANNEXE 1)

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

DEUXIEME PARTIE :
ETUDE DETAILLEE DE LA DIRECTION ES
SERVICES TECHNIQUES DE LA MAIRIE DE
YOPOUGON

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

1. Situation géographique
Située au quartier SIDECI-LEM entre l’ex-cinéma SAGUIDIBA et la
PHARMATIE LEM, cette Direction a pour mission l’exécution et
l’accompagnement des projets et des actions du Maire.
2. LES ORGANES DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
2.1 Le Directeur des services techniques
La Direction des Services Techniques est dirigée par Monsieur
KOUAME N’GUESSAN, Ingénieur des travaux publics.
Il est chargé de :
- Assurer le management et la gestion du personnel ;
- Piloter et suivre les activités des Services Techniques ;
- Veiller à l’entretien des locaux, du matériel et des véhicules ;
- Assurer la programmation et le suivi des travaux ;
- Assurer la gestion, le pilotage et le suivi des contacts de
maintenance et des marchés publics de travaux
- Élaborer, suivre et mettre en œuvre le budget du service
technique ;
- Suivre les compétences Eau et Assainissement en lien avec les
partenaires ;
- Assurer la gestion du matériel et du patrimoine communal.
2.1.1 Le secrétariat du Directeur des services Techniques
Le secrétariat du Directeur des Services Techniques est le centre de
communication par excellence de tous les services. Il est chargé de la
saisie, de l’enregistrement des courriers arrivés. Il faut noter que le
secrétariat est tenu par mes dames AWA OUATTARA et SITA
CAMARA
2.1.2 Le service courrier
Le service courrier est le deuxième service administratif. Ce service est
tenu par M. BODJE Désiré, Mme MONHI Nima Florence, M. KOUBIO
Raymond.
Ce service s’occupe de :

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

 La réception et l’enregistrement des dossiers de demande

venus du Secrétariat Général ;
 La distribution du courrier dans les différents services après
visa du Directeur des Services Techniques.
Le Service Courrier ou j’ai effectué mon stage est d’une très grande
importance qu’il est souhaitable que tout secrétaire qui y travaille ait un
profil de poste (voir présenter sur la page suivante :)

Cette Direction comporte en son sein trois (3) sous-directions, qui sont :

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

- La Sous-Direction Environnement et du Cadre de Vie ;

- La Sous-Direction Construction, Urbanisme et Habitat ;
- La Sous-Direction Travaux et de la Planification.
Ces différentes sous-directions interviennent pour l’exécution des actions
sociales et des actions d’investissements, à savoir : concevoir, suivre et
réaliser tous les travaux à caractère techniques de la commune.
Il s’agit entre autres de la gestion des plans d’urbanisme et habitat, de la
conception, de l’estimation des projets pièces écrites, la maintenance du
patrimoine bâti ou non, la gestion du domaine public, l’assainissement,
parcs et jardins et la voirie.
2.2 Sous-Direction Environnementale et Cadre de Vie
Cette sous-direction est composée d’un (01) chef de service Environnent
et quatre (04) chefs de bureau (publicité, assainissement, parcs et jardin
et la brigade) dirigée par monsieur SORO TENINA qui assure le poste
de Sous-directeur.
Elle est chargée :
- D’avoir un plan de gestion de l’environnement ;
- De veiller à la création, au maintien et à l’entretien d’espaces verts ;
- De gérer les eaux usées ;
- D’élaborer des programmes d’actions et d’organiser des plans
d’urgences Dans les domaines en vue de protéger l’environnement ;
- Prévenir et gérer les nuisances sonores et catastrophes écologique ;
- De faire appliquer la réglementation sur l’implantation des panneaux
Publicitaires ;
- De lutter contre les barrages de voies et installations anarchiques ; -
D’éduquer, de former et de sensibiliser sur la gestion de l’environnement.
Il est aidé dans sa tâche par un chef de service M. COULIBALY
Lacina.

2.3 Sous-Direction Construction, Urbanisme et Habitat

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

Cette Sous-Direction est dirigée par une Chef qui assure l’intérim du
sous-directeur. Elle est composée d’un (01) chef de Service qui est le
Service Urbanisme et Habitat.
Se service est composé de deux (2) chefs de bureau qui sont :
- Bureau Occupation du domaine public ;
- Bureau Permis de construire.
Elle est chargée :
-Des lotissements administratifs et privés ;
- La restructuration des quartiers ;
- l’aménagement du territoire communal ;
- De l’occupation du Domaine Public Communal ;
- Du suivi de l’implantation des panneaux Publicitaires :
- De délivré les permis de construire et copropriétaire ;
- Du contrôle des permis de construire ;
- Du contrôle et du suivi de la régularité des réalisations en matière de
bâtiment. Il est aidé dans sa tâche par un chef de service. M.
OUATTARA HOmibe.
2.4 Sous-Directeur Travaux et de Planification
Elle est dirigée par monsieur SORO Ténina qui assure l’intérim. Cette
sous-direction est composée de deux (02) chefs de service qui sont le
service travaux et le service planification et marchés publics. Ces
services sont composés de 04 bureaux qui sont :
- Bureau voirie ;
- Bureau maintenance ;
- Bureau d’étude et travaux ;
- Bureau Planification et Marchés Publics.
Cette sous-direction est chargée :
- Des travaux en régie ;

KONE MADOUGOUYA
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RAPPORT de stage ASSISTANTE de
Direction

- Du suivi et du contrôle des travaux ;

- De la maintenance du foncier bâti ;
- De la création et de l’entretien de la voirie et réseaux divers ;
- De l’entretien des parcs et jardins.
- Contrôler et de suivre, les travaux de curage, les travaux faits par la
SODECI, selon le contrat de concession signé par l’Etat ;
- Veiller à la gestion des déchets liquides en évitant les branchements
anarchiques dus au mauvais fonctionnement des ouvrages sur le
drainage des réseaux de la rue ;
- Veiller à l’application de la pression contre les contrevenants ;
- Assure un fonctionnement optimal du réseau de collecte par temps
sec et par temps de pluie ;
- Développer la connaissance du fonctionnement du système
d’assainissement et de ces impacts sur le milieu naturel ;
- De l’étude des projets d’investissements ;
- De l’élaboration des dossiers d’appel d’offre pour les travaux ;
- De la collecte et de la programmation des besoins des populations ;
- De l’élaboration des projets des programmes triennaux ;
- Du suivi de la procédure d’approbation du programme triennal ;
- De suivre l’exécution du plan directeur et du plan stratégique de la
commune. Il est aidé dans sa tâche par un chef de service M.
COULIBALY Hamed.
ORGANIGRAMME CLASSIQUE DE LA DIRECTION DES SERVICES
TECHNIQUES. (A la page suivante)

KONE MADOUGOUYA
20
 RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

LE DIRECTEUR DES SERVICES TECHNIQUES

SERVICE-COURRIER SECRETARIAT DE DIRECTION

SOUS-DIRECTION SOUS-DIRECTION DES TRAVAUX ET DE PLANIFICATION

SOUS-DIRECTION URBANISME ENVIRONNEMENTALE ET CADRE DE
CONSTRUCTION ET HABITAT VIE

SERVICE URBANISME, SERVICE ENVIRONNEMENTALE ET CARDRE DE

SERVICE TRAVAUX SERVICE
CONSTRUCTION ET HABITAT VIE PLANIFICATION

BUREAU BUREAU BUREAU BUREAU BUREAU PLANIFICATION

BUREAU VOIRIE
ASSAINISSEMENT BRIGADE PUBLICITAIRE ELECTRICITER MARCHE PUBLIC
Bureau ODP

KONE MADOUGOUYA
22
RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

TROISIEME PARTIE :
DESCRIPTION DU SECRETARIAT ET
LES TRAVAUX EFFECTUES AU SEIN
DE LA DIRECTION DES SERVICES
TECHNIQUES

KONE MADOUGOUYA
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 RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

1. DESCRIPTION DU SECRETARIAT
Notre secrétariat est au sein de la Direction des services techniques premier
bâtiment à droite au fond du couloir 3éme porte on y trouve des mobiliers de
bureau des matériels informatiques et bureautique, des fournitures, tous les
nécessaires qui, permet au secrétariat d’exécuter parfaitement ses tâches.
Notre bureau est composé de :
Deux (02) ordinateurs ;
Deux (02) bureaux et une table pour stagiaire ;
Trois (03) chaises visiteurs ;
Une (01) imprimante ;
Une (01) grande armoire de rangement.
2. LES TRAVAUX EFFECTUES
Les tâches qui nous ont assigné au secrétariat des services administratifs sont
consignes sur la fiche d’attribution ci-dessous :
FICHE D’ATTRIBUTION NON : KONE MADOUGOUYA
FONCTION : ASSISTANTE DE DIRECTION
SERVICES : DIRECTION TECHNIQUE
GRADE : STAGIAIRE

N° OPERATIONS ENTRANT DANS VOS ATTRIBUTIONS

1 Classement des dossiers
2 Enregistrement du courrier arrivé et départ
3 Traitement de texte
4 Réception des visiteurs
5 Gestion Accueil et téléphonique
6 Prise de Note
7 Collecter et saisie les procès –verbaux (PV) de la semaine écoulée et la semaine en
cours

KONE MADOUGOUYA
24
RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

2.1 Classement des dossiers

Pour le classement d’un dossier, il faut d’abord le transmettre au chef de service, il
traite et après avoir traité il ramène au secrétariat et la secrétaire fait ensuite la
saisie et le tire en trois (03) exemplaires pour lui attribuer un numéro et un
exemplaire reste avec le secrétariat qu’elle doit mettre dans les archives ou en
attente.
2.2 Traitement du courrier
2.2.1 Courriers ‘’Arrivée’’
A la réception des courriers de la mairie centrale, le personnel leur attribut des
numéros puis les transmet au service courrier de la Direction des services
techniques. A la réception des courriers au services courriers de la Direction des
services techniques quant à nous , on les enregistre en inscrivant la date et le
numéro qui est inscrit sur le courrier , le numéro d’ordre d’arrivée et la date à
laquelle se fait l’enregistrement , puis le nom de l’expéditeur et l’objet .Ensuite , on
transmet les courriers à la secrétaire de la Direction des services techniques pour la
décharge et elle en retour fait l’enregistrement avec le numéro qui lui est attribué
dans son registre et met un papillon sur chaque courrier et elle classe dans un
parapheur qui est destiné au Directeur . Après vérification des courriers, le Directeur
le ramène au secrétariat pour transmettre le courrier au service concerné pour
l’exécution (voir Annexe2).
Lorsque la marie de Yopougon nous fait parvenir les courriers à la Direction des
Services Technique précisément aux Services Courriers on enregistre le courrier.
Après avoir enregistré le courrier nous envoyons les courriers a la secrétaire de la
Direction des Services Technique et la secrétaire au son tour décharge dans le
registre
Si le courrier ne concerne pas le Service Technique, nous l’adressons au service
concerné.
Dans le cas contraire, si le courrier est confidentiel on transmet directement au
Directeur des Services Techniques.

2.2.2 Courrier ‘’Départ’’

Le courrier départ est dirigé lorsque le désire adresse à un correspondant extérieur
ensuite on imprime deux (02) copies, puis on archive l’une et l’autre est transmis
aux services courrier pour le départ (voir Annexe 3)

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Numéro DATE de Destinateur Objet Numéro Observation

L’enregistrement
D’ordre D’archivag
e

Durant ma période de stage du 10 novembre 2023 au 10 janvier 2024, les courriers

traités, ci-après ainsi que le graphique ont été enregistré par moi que vous trouverez
dans le tableau.
TABLEAU relatif a la REPARTITIONS DE COURRIERES Traites PAR MOIS
(De novembre 2023 au janvier 2024)

COURRIER DEPART COURRIER ARRIVER

MOIS
NOMBRE % NOMBRE %

NOVEMBRE 8 22 96 33

DECEMBRE 17 46 90 31

JANVIER 12 32 107 36

TOTAL 37 100 293 100

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GRAPHIQUE A BANDE RELATIF A LA REPARTITION DES

COURRIERS TRAITES DURANTS LES TROIS MOIS DE MON
STAGE
( De NOVEMBRE 2023 à JANVIER 2024)
100%
90% 22%
31%
80%
70%
60% 32%

50% 33%

40%
30%
46%
20% 36%
10%
0%
COURRIVER ''ARRIVER'' COURRIER ''DEPART''

NOVEMBRE DECEMBRE JANVIER

2.3 Traitements de texte

Pour faire un traitement de texte, on allume l’ordinateur après démarrage on clique
sur ‘’Word ‘’, puis on fait la saisie du texte, on le corrige, on apporte toutes les
modifications nécessaires et enfin on enregistre le travail sous un nom et on tire un
exemplaire.
2.4. Réception de visiteurs
TABLE DE DECISION RELATIVE AU TRAITEMENT DU COURRIER ‘’ARRIVER’’

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RAPPORT de stage ASSISTANTE de Direction

TABLE INITIALE

1 2 3 4 5 6 7 8
Le courrier est-il destiné au Service Technique ? O O O O N N N N
Le courrier est-il confidentiel ? O O N N O ONN
Le courrier est- il enregistré ? O N O N O N ON

A remettre au Directeur X X
A remettre à la Secrétaire du Directeur X
Enregistrer et remettre à la secrétaire X
A remettre à la personne concernée X X
A remettre au Services concernée XX

TABLE SIMPLIFIE

Le courrier est-il destiné au Service Technique ? O O O N N

Le courrier est-il confidentiel ? O N N O N 2 3 4 5 6
Le courrier est- il enregistré ? O N

A remettre au Directeur X
A remettre à la Secrétaire du Directeur X
Enregistrer et remettre à la secrétaire X
A remettre à la personne concernée X
A remettre au Services concernée X

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CRITIQUES ET SUGGESTIONS

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I. CRITIQUES
Comme critique nous avons :
 Manque d’ordinateur au service courrier pour archivage des courriers
 Manque de photocopieuse au services courrier de la Direction des services
techniques (pour des photocopies l’on est dans l’obligation de se déplacer à
chaque fois
 La Direction des services techniques ne paye pas de prime transport aux
stagiaires
 La Direction des services techniques n’a pas suffisamment de poste à son
travail à sa disposition
[Link]
Je suggère que la Direction des services techniques de la mairie de Yopougon
ayant un rôle de satisfaire les besoins de la population, une Direction reconnu
d’Abidjan doit être au maximum à avoir les outils appropriés, nécessaires pour
être efficace afin de satisfaire la population, de renouveler les ordinateurs et
d’accorder une prime de transport aux différents stagiaires.

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CONCLUSION

Au terme de ce stage, nous pouvons dire que travailler au sein de la direction des
services techniques durant deux (02) mois m’a permis d’acquérir ou de solidifier
mes connaissances dans ma spécialité et de connaître aussi l’importance d’une
Assistante de Direction
La relation que j’ai pu entretenir avec l’équipe, m’ont initié sur le principe de
travailler ensemble, avoir aussi un esprit d’équipe pour produire, ce qui constitue
une forte expérience professionnelle pour ma prochaine entrée à la vie
professionnelle.

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ANNEXE

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1-ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE YOPOUGON

2-COURRIER ARRIVER
3-COURRIER DEPART
4-COURRIER SOIT-TRANSMIS

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