BURKINA FASO

MINISTÈRE DES TRANSPORTS DE LA MOBILITÉ URBAINE

ET DE LA SECURITE ROUTIERE

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DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATIONS

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SERVICE EXPLOITATION ET SUPPORT AUX UTILISATEURS

GUIDE DE L’UTILISATEUR
Circuit Intégré des Missions (CIM)

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 SOMMAIRE
1. OBJET DU DOCUMENT ............................................................... 3
2. DESCRIPTION DE L’APPLICATION CIM ET DES PROFILS ................. 3
2.1. Description de l’application CIM ............................................... 3
2.2. Description du profil INITIATEUR .............................................. 3
2.3. Description du profil APPROBATEUR ........................................ 4
2.4. Description du profil REGISSEUR d’avance ............................... 4
2.5. Description du profil ORDONNATEUR ....................................... 4
3. LA CONNEXION A CIM ................................................................ 5
3.1. Lancement de l’application CIM................................................ 5
3.2. Connexion à l’application CIM .................................................. 5
4. LES FONCTIONALITES DU WORKFLOW DES MISSIONS ................ 7
4.1. Initier une mission .................................................................... 7
4.2. Mission à Approuver ............................................................... 10
4.3. Mission à budgétiser ............................................................... 13
4.4. Mission à valider ..................................................................... 14
4.5. Missions à liquider .................................................................. 15
4.6. Missions à vérifier ................................................................... 17
4.7. Mission à clôturer ................................................................... 19
4.8. Evaluation des missions .......................................................... 20

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1. OBJET DU DOCUMENT
Ce document est le manuel d’utilisation de l’utilisateur, permettant la prise
en main du logiciel CIM, créé dans le cadre du projet intitulé « Mise en place
d’un Circuit Intégré des Missions (CIM) ». Il décrit de manière détaillée, pas
à pas l’ensemble des fonctionnalités à la disposition de l’utilisateur. Ce
document sert de support aux intervenants dans la chaine de traitement des
dossiers des missions.

2. DESCRIPTION DE L’APPLICATION CIM ET DES

PROFILS

2.1. Description de l’application CIM

L’application CIM est une application qui prend en charge l’intégralité du
workflow des missions au sein de l’administration. Depuis la demande
d’autorisation de mission, à la validation et la clôture de la mission,
l’application CIM enregistre toutes les étapes de l’évolution des dossiers de
demande des missions pour en produire des résultats statistiques sur la
gestion des missions dans l’administration.

2.2. Description du profil INITIATEUR

Dans l’application CIM, on appelle Initiateur, tous utilisateurs ayant le profil
INITIATEUR. Ce profil donne la main à l’utilisateur de saisir et de mettre à
jour les informations générales sur la demande d’autorisation des missions.
Il s’agit notamment des données telles que la période de la mission (date de
départ et date de retour), le motif de la mission, la description, les
participants, l’itinéraire, la logistique et toutes autres informations permettant
la clarification de la demande d’autorisation de la mission.

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 2.3. Description du profil APPROBATEUR
Appelé aussi responsable du service initiateur, l’utilisateur ayant le profil
APPROBATEUR est supérieur hiérarchique du service ayant sollicité la
mission. Ce profil donne la main à l’utilisateur la possibilité de vérifier si les
données renseigner par l’Initiateur sont belles et bien conformes au besoin
de la mission, si les participants, l’itinéraire, la période et toutes autres
informations de la demande de mission sont cohérente avent de se prononcer.
Il est à noter que ce profil, au même titre que le précédent, peut faire une
Initiation de la demande de mission.

2.4. Description du profil REGISSEUR d’avance

Le profil REGISSEUR d’avance est l’utilisateur qui est responsable de la
gestion des ressources financières dédiées aux missions de la structure
bénéficiaire de l’application CIM. Une fois qu’une mission est sollicitée, il a
la responsabilité de connaitre la disponibilité des ressources financières qui
seront utilisées pour la prise en charge des indemnités de mission appelé aussi
frais de mission. Aussi, il a la possibilité de budgétiser les dépenses à faire
pour une mission donnée. Après avoir reçu la validation de la mission par
l’ordonnateur, il aura la charge de procéder à la liquidation ou au paiement
des indemnités de mission aux différents participants dont les frais sont pris
en charge par la structure et de produire un état d’émargement. Au retour des
participants, il a la charge de procéder à la vérification des ordres de mission
qui, en principe sont censés être visés par les autorités compétentes (Police,
Gendarmerie).

2.5. Description du profil ORDONNATEUR

Chaque structure dispose d’un premier responsable appelé aussi
Ordonnateur. L’utilisateur ayant le profil ORDONNATEUR est celui-là qui
a le dernier mot sur la demande d’autorisation des missions sollicitées au sein
de la structure. Il accuse réception des demandes de mission et consultes
toutes les données relatives à la missions (objet, motif, participants,

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itinéraire, période, budget), et prend la décision, soit de valider la mission,
soit d’annuler la mission pour une raison ou une autre.

3. LA CONNEXION A CIM

3.1. Lancement de l’application CIM

L’application CIM ne nécessite pas d’être installée sur le poste client. Seule
la présence d’un navigateur est nécessaire (Chrome, Internet Explorer,
Firefox, etc.). Le lancement se fait en entrant l’adresse du serveur CIM dans
la barre d’adresse du navigateur.

3.2. Connexion à l’application CIM

Après le lancement de l’application CIM, un écran s’affiche pour permettre

à l’utilisateur de s’authentifier. L’authentification permet de savoir qui
demande la connexion. Elle est effectuée en saisissant le nom d’utilisateur et
le mot de passe.

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Scénario :

• remplir les champs du nom d’utilisateur et du mot de passe,

• cliquer sur le bouton CONNEXION
• une fois connecté à l’application, sur la barre des menus, à gauche, il y
a le menu « Paramètres » avec les actions auxquelles l’administrateur
a accès. A droite sont affichés le profil et la structure de rattachement
comme l’indique la figure ci-après.

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4. LES FONCTIONALITES DU WORKFLOW DES
MISSIONS

4.1. Initier une mission

Dans l’application CIM, une fois qu’une mission est sollicitée, les
utilisateurs ont la possibilité de saisir les informations relatives à la mission.
Dans le menu Missions, cliquer sur Initier mission. L’application affiche dans
un premier temps la liste des missions qui sont déjà saisies
(enregistrées à l’état nouveau) et pas encore initiées. Pour modifier une
demande de mission, cliquer sur la mission déjà enregistrée puis cliquer sur
le bouton Modifier. Pour ajouter une nouvelle demande de mission, cliquer
sur Créer. Une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton
Sauvegarder. La demande de mission sauvegardée est à l’état nouveau. Pour
lancer l’initiation, cliquer sur le bouton Initier. La mission initiée sera prise
en charge par le responsable hiérarchique du service initiateur de la mission
pour approbation.

Figure 1: Liste des missions à l'état nouveau

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Figure 2: Modification d'une demande de mission

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Figure 3: Formulaire de création d'une mission

Figure 4: Formulaire de création d'une mission (2)

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Les champs de saisie des informations sur la demande de missions sont
nombreux. Les premières données sont le type et le motif de la mission. Ces
données sont dans une liste déroulante. L’objet de la mission est la donnée
suivante ainsi que la description qui est optionnelle.
Dans l’onglet Information générale, l’utilisateur a la possibilité de renseigner
les données telles que le programme d’activité qui supporte la mission, le
service demandeur, la période de la mission, l’itinéraire et le nom des
participants qui vont prendre part à la mission.
Dans l’onglet Logistique, l’utilisateur sélectionne l’engin (le véhicule ou la
moto) qui sera mis à la disposition des participants à la mission. Pour l’engin
choisit, il peut renseigner les occupants.
Enfin, dans l’onglet Pièces Justificatives, l’utilisateur peut faire uploader
(charger/fichier joint) les documents relatifs à la mission telles que les termes
de références ou tout autre document jugé nécessaire pour complément
d’informations.

4.2. Mission à Approuver

Comme énoncé précédemment, le profil d’utilisateur APPROBATEUR
(responsable du service initiateur) prend la mission qui est à l’état Initié pour
donner son aval. Pour cela il va devoir vérifier toutes les informations
relatives à la mission qui ont été saisies lors de la phase d’initiation afin de
s’assurer de leur conformité. Dans le menu Missions, cliquer sur Mission à
approuver. L’application affiche dans un premier temps la liste des missions
qui sont déjà saisies et initiées (en attente d’approbation). L’utilisateur
sélectionne une mission dans la liste affichée. Si des modifications, il y a, il
clique sur le bouton Modifier. Si tout est dans les normes, il clique sur le bouton
Approuver pour envoyer la demande au régisseur pour budgétisation. A ce niveau
l’utilisateur peut générer/imprimer la demande d’autorisation de mission.

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Figure 5: Liste des missions à approuver

Figure 6: Modification d'une mission initiée

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Figure 7: Approbation de mission

Figure 8: Approbation de mission (2)

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 4.3. Mission à budgétiser

La budgétisation d’une mission consiste au calcul des indemnités de mission

des participants et des autres frais tels que les frais de carburants. Dans le
menu Missions, cliquer sur Missions à budgétiser. L’application affiche
dans un premier temps la liste de toutes les demandes de missions qui sont
enregistrées et à l’état Approuvé. Pour procéder à la budgétisation, cliquer
sur la mission à budgétiser dans la liste des missions à budgétiser, l’onglet
frais de mission est alors visible pour le régisseur. La répartition des
éléments de dépenses se présente par participants. Le régisseur n’a qu’une
seule action à faire : la vérification de la répartition des éléments de dépenses
et la validation de la budgétisation. En cliquant sur le bouton Budgétiser,
l’application va défalquer dans l’imputation budgétaire attachée au
programme d’activité choisit, le montant de la rubrique ou du paragraphe (en
fonction du type du budget) correspondant et mettre à jour la disponibilité
sur la ligne en question.

Figure 9: Budgétisation d'une mission

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 4.4. Mission à valider

L’action de validation d’une mission consiste à la récupération de l’aval du

premier responsable de la structure, ayant le profil Ordonnateur. Une
demande de mission arrivée à son niveau, signifie qu’elle est passée par
toutes les étapes, depuis l’initiateur au régisseur chargé de la budgétisation,
en passant par l’approbation du responsable du service qui a initiée ladite
mission. Dans le menu Missions, cliquer sur Missions à valider.
L’application affiche dans une liste, toutes les missions qui sont en attentes
de validation de l’ordonnateur. L’utilisateur pourra donc consulter toutes les
informations relatives à la demande de mission et prendre la décision qui
sied, non seulement pour le bon fonctionnement des activités de la structure
mais aussi pour la bonne gestion des ressources. Une fois les données
consultées, l’utilisateur clique soit sur le bouton Valider, soit sur le bouton
Annuler. L’action de validation, donnera la main au régisseur de procéder à
la liquidation des indemnités de mission et la génération d’un ordre de
mission (groupé ou individuel). L’action d’annuler va tout simplement
annuler la mission et le rétrograder.

Figure 10: Liste des missions à budgétiser

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Figure 11: Validation d'une mission

La validation de l’ordonnateur renvoie la mission au niveau du régisseur

pour paiement des indemnités de mission aux différents participants pris en
charge.

4.5. Missions à liquider

Payer une mission ou liquider une mission revient à produire un état
d’émargement des indemnités de mission pour les différents participants pris
en charge. Dans le menu Missions, cliquer sur Missions à liquider.
L’application affiche l’ensemble des missions qui ont été validées par
l’ordonnateur. L’utilisateur choisit une mission dans cette liste pour procéder
à la liquidation. Les détails de la mission validées sont présentés. L’utilisateur
se rend au niveau de la liste des participants où il a la possibilité de faire le
paiement participant par participant en cliquant sur le bouton Payer. Cette
action va faire apparaître une fenêtre pour noter le règlement à faire avec le
participant concerné. Une fois terminer, cliquer sur le bouton Liquider en
haut de page.
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Figure 12: Liste des missions validées

Figure 13: Paiement des indemnités de missions

Figure 14: Paiement des indemnités de mission (2)

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L’action de cliquer sur le bouton Liquider signifie que tous les participants
ont reçu les indemnités de missions qui leur sont dues. Le régisseur peut
alors produire un état d’émargement pour les participants ayants reçu les
indemnités de missions ainsi que l’ordre de mission définitif.

4.6. Missions à vérifier

Les participants à la mission, lors de leur déplacement, passent par les

autorités pour faire apposer un visa sur les ordres de mission. A leur retour,
le régisseur est censé procéder à la vérification de ces visas sur les ordres de
mission. C’est l’étape de la vérification des missions. Dans le menu
Missions, cliquer sur Missions à vérifier. L’application affiche la liste des
missions qui ont déjà été liquidées ou encore payées par le régisseur.
L’utilisateur clique sur une mission au choix pour vérification. Tout comme
au paiement des indemnités de mission, la vérification se fait par participant.
En cliquant sur le bouton Vérification au niveau des participants, une fenêtre
vas apparaitre pour procéder à la vérification.

Figure 15: Liste des mission à vérifier

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Figure 16: Vérification d'une mission

Figure 17: Vérification des missions

Figure 18: Vérification des missions (2)

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 Une fois la vérification terminée pour les participants, l’utilisateur clique sur
le bouton Vérifier pour terminer le processus de vérification. A ce niveau, la
mission passe à l’étape de clôture.

4.7. Mission à clôturer

Chaque mission initiée est sujette à une action de clôture. La clôture d’une
mission est l’état final du workflow des missions. Dans le menu Missions,
cliquer sur Missions à clôturer.
L’application affiche la liste de missions qui sont passées par l’étape de
validation. L’utilisateur choisit une mission à clôturer. L’onglet Rapport
synthétique va apparaitre pour donner la main à l’utilisateur de saisir les
informations de production des rapports synthétiques. A la fin du procédé,
l’utilisateur clique sur le bouton Clôturer. Cette action met fin au workflow
des missions.

Figure 19: Liste des missions à clôturer

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Figure 20: Saisie des rapports synthétiques de missions

4.8. Evaluation des missions

Dans l’optique de produire des états de synthèse sur les performances des
missions effectuées dans une structure, chaque mission sera soumise à des
critères d’évaluations. Dans le menu Missions, cliquer sur Faire une
évaluation. L’application affiche l’ensemble des évaluations déjà en cours.
L’utilisateur choisit une mission à évaluer et clique sur le bouton Modifier.
L’utilisateur choisit les critère d’évaluation et y ajoute les valeurs mesurées
pour avoir une moyenne pour chaque critère. A la fin de la saisie, le taux
moyen est pris en compte et est affiché au niveau du formulaire de la mission.

Figure 21: Liste des missions en évaluation

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Figure 22: Evaluation de mission

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