Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

SOMMAIRE
DEDICACE……………………………………………………………...PAGE 2
REMERCIEMENT………………………………………………………PAGE 3
AVANT PROPOS………………………………………………………...PAGE 4
INTRODUCTION………………………………………………………..PAGE 5
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL
ET CADRE DU TRAVAIL………………………………………………PAGE 6
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’ONG APROSAM…………….PAGE 7
CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU CADRE DE GESTION DE
TRAVAIL ……………………………………………………………….PAGE 13
DEUXIEME PARTIE : APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES
STOCKS : cas ONG APROSAM……………………………………….PAGE 15
CHAPITRE 1 : PASSATION ET RECEPTION DE COMMANDES….PAGE 16
CHAPITRE 2 : STOCKAGE ET LA GESTION DES STOCKS……...PAGE 17
TROISIEME PARTIE : CRITIQUE ET SUGGESTIONS…………….PAGE 24
CONCLUSION…………………………………………………………PAGE 25
SIGLES ET ABREVIATIONS………………………………………….PAGE 27
ANNEXES……………………………………………………………...PAGE 28

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

DEDICACE
Ce rapport de fin de stage qui est le couronnement de ma deuxième année
d’études, est tout d’abord dédié à notre DIEU l’Eternel tout puissant que je ne
cesserai jamais de remercier pour sa grâce qui m’a permis de réaliser ce
parcours dans de bonnes conditions.
II est aussi dédié à mes parents qui m’ont toujours encouragé, conseillé et
soutenu financièrement et en prière dans mes études.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

REMERCIEMENT
A travers cette page, nous tenons à témoigner notre profonde gratitude à
toutes les personnes qui ont été d’un soutien énorme pour moi lors de la
réalisation du présent rapport, de ce nombre :
 Toute la famille APROSAM
 Mme DAN Epse Koffi Brou Directrice Exécutive d’APROSAM
 Mr KONAN Noel Aristide Responsable Administratif et Financier
d’APROSAM
 Mme NIAGO Laura Elena Assistante RH de l’ONG APROSAM
 Mr ASSI Éric : Comptable à l’ONG APROSAM
 Mr MISSA Nianmien Jean Noel mon maitre de stage pour m’avoir guidé
tout au long de ce stage, aussi pour son accueil et la confiance qu’il m’a
accordé.
 A l’agence emploi jeune grâce à qui nous avons obtenus ce stage
 A l’Ecole Supérieur de Gestion et les intervenants professionnels qui
dispensent les cours pour avoir assuré notre formation.
 A mes amis et camarades de classe pour leur solidarité et leur sympathie
pendant notre formation.
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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

AVANT-PROPOS
Ce rapport de stage découle de ma période de stage de recherche de Trois mois
au sein de l’entreprise ONG APROSAM, basée à San-Pedro, dans le cadre de la
validation de mon BTS en Logistique. L’expérience acquise au cours de cette
période, ainsi que les relations développées et les conseils prodigués par mon
maître de stage, ont été une grande valeur pour orienter mes efforts vers une
étude d’une grande ampleur. Le choix du sujet découle de mon intérêt pour la
compréhension du processus d’approvisionnement et de gestion des stocks,
tout en veillant à respecter les exigences administratives et les délais prescrits.
L’objectifs principal de ce rapport de stage est de mettre en évidence la
contribution des ONG telles qu’APROSAM à l’économie ivoirienne. Il met
également en avant leur capacité à répondre aux besoins des personnes sans
causer de retards significatifs ni d’obstacles majeurs dans le processus. La
collecte de données s’est avérée être un défi, étant donné que le service
implique souvent des acteurs difficiles à approcher. Néanmoins, les entretiens
que j’ai menés ont permis d’éclaircir de nombreux aspects liés à ce sujet
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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

INTRODUCTION
La logistique est l’ensemble des moyens utilisés pour la planification et la
gestion des tâches afin de mener à bien toutes activités dans le but de la
satisfaction Totale du client. Elle s’applique dans le rapport, à
l’approvisionnement, au magasinage et l’aménagement spatial.
Elle a plusieurs méthodes d’approvisionnement et la gestion des stocks.
Pour être efficace, toute entreprise doit être capable de prédire les attentes de
son public et cela se fait généralement en donnant au client les produits qui
sont capables de satisfaire directement ses besoins.
Dans le cas d’une Pharmacie, cela consiste à fournir au client les médicaments
et les soins nécessaires au rétablissement rapide. Ce qui fait que la Pharmacie à
l’obligation d’éviter les ruptures de stocks tout en s’approvisionnant en fonction
du climat et des saisons de telle sorte a pouvoir satisfaire toute demande en
soin tout en évitant le plus de péremption.
La fonction Approvisionnement à de ce fait une grande responsable en ce qui
concerne l’acquisition de biens ou services nécessaires. Cette responsabilité se
traduit par la mission d’acquérir des biens ou services Demandé en passant des
prédictions et aussi en se basant sur l’historique commercial de la pharmacie.
Aussi, au niveau de la qualité voulue et aussi de la quantité.
Le but de ce stage était d’appliquer de façon théorique les connaissances
techniques, d’acquérir une connaissance professionnelle concernant l’ensemble
des processus d’approvisionnement et la Gestion des stocks dans une structure
non gouvernementale.
Effectuant ce stage à l’ONG APROSAM SAN-PEDRO nous présenterons ce
rapport en trois (03) grandes parties qui se présente comme suit :
Première partie : présentation de la structure d’accueil
Qui présente une brève description de la structure et l’ensemble de ses valeurs
et aussi les objectifs qu’elle s’est fixés
Deuxième partie : Approvisionnement et gestion des stocks : Cas de l’ONG
APROSAM.
Troisième partie : Analyse, Critique-Suggestion, Conclusion.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

PREMIERE PARTIE :

PRESENTATION
DE LA
STRUCTURE D’ACCUEIL
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CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’ONG APROSAM
I.GENERALITES SUR LES ONG
1.Appréhender La notion d’ONG
Le terme « organisation non gouvernementale » date de l’après-Seconde
Guerre mondiale : il apparaît pour la première fois en 1945 dans la charte des
Nations Unies, ce qui marque la reconnaissance de l’ONU et la communauté
internationale de l’existence d’autres acteurs et de la place qu’il convient de
leur assigner. Depuis l’apparition du vocable « ONG », nombreuses a été les
tentatives de définition, mais à ce jour, aucune définition ne fait consensus et
n’arrive à rendre compte de l’hétérogénéité du monde des ONG.
Cependant, une autre manière de distinguer les ONG dans le champ
organisationnel est de mettre en évidence certaines caractéristiques communes
que présentent généralement ces organisations. Il s’agit :
 D’une part de la notion d’association, de regroupement de personnes
dans une structure permanente autour d’un objectif commun sans but
de lucre, celui de la réalisation d’un projet au bénéfice d’autrui
notamment.
 D’autre part, les ONG doivent présenter une forme juridique particulière,
qui fasse l’état du fait qu’elles ne poursuivent pas un objectif de profit.
Par ailleurs, les ONG doivent faire preuve d’indépendance à l’égard des
pouvoirs publics et privés, au niveau national et international, c’est-à-dire
qu’elles doivent bénéficier d’une totale autonomie de gestion et de décision. De
plus, ces organisations enracinées dans la société civile promeuvent certaines
valeurs à travers leurs actions, telles que l’engagement libre et consenti, le
respect des droits humains, la justice sociale, la démocratie, le développement
durable, la solidarité.
Enfin, face à la difficulté de parvenir à une définition, une dernière approche
permet d’appréhender le champ des ONG, celle de la classification en fonction
de divers critères pour souligner ce qui fait leur diversité :
  Leur origine et leur implantation à un niveau local, national ou
international ;

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 Leur champ d’action géographique
 Leurs sources de financement, selon que les ONG font appel ou non aux
financements des pouvoirs publics, selon qu’elles se financent en
combinant ou non financements des pouvoirs publics et privés, selon
qu’elles ont accès ou non aux différents types de financements, etc. ;
 Leurs activités : les ONG œuvrent principalement dans les domaines tels
que l’aide au développement, l’urgence ou l’humanitaire,
l’environnement, les droits de l’homme, la construction de la paix, le
commerce équitable, la protection des biens culturels, etc.
 Leur logique d’intervention : certaines ONG jouent un rôle de groupe de
pression ou de défense de causes définies, elles réalisent alors un travail
de sensibilisation du public ou interviennent directement auprès des
pouvoirs publics. D’autres ONG, celles qualifiées d’humanitaires, sont en
première ligne lors des catastrophes ou des conflits. Un certain nombre
d’ONG ont un rôle d’intervention sociale ou de développement avec un
objectif de long terme. D’autres encore sont des ONG de soutien,
notamment technique, à d’autres structures.
Ces quelques paragraphes mettent en évidences la difficulté à appréhender le
concept d’ONG, qui recouvre des réalités très différentes selon l’approche
adoptée.
2. La professionnalisation des ONG
La professionnalisation des organisations du secteur de l’économie sociale,
parmi lesquelles les ONG, sont aujourd’hui une réalité. Cette notion peut être
envisagée sous diverses formes, à savoir :
 La complexité des métiers et la nécessité de niveaux de formation plus
élevés,
 L’amélioration des pratiques de gestion.
Cette professionnalisation des ONG est surtout un processus stratégique qui
met en jeu l’identité de l’organisation, l’image qu’elle renvoie d’elle-même et
l’organisation interne. Elle intervient dans quatre domaines principaux :
- La gestion financière pour accroître la transparence ;
- La gestion des ressources humaines afin d’optimiser le facteur essentiel
que sont les personnes ;

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- Les mécanismes de gouvernance avec le souci de conserver les valeurs
de participation et de démocratie ;
- Le marketing avec une nécessité d’arbitrer entre éthique, efficacité et
rentabilité.
II. GENERALITES SUR APROSAM
1. Historique
L’Association pour la Promotion de la Santé de la Femme, de la Mère, de
l’Enfant et de la famille en abrégé APROSAM, est une Organisation Non
Gouvernementale communautaire de santé et de développement. Crée le 9
mars 1999 à San Pedro, elle est née dans un contexte de transition entre la
médecine privée lucrative et la médecine privée associative à but non lucratif
afin d’assurer la promotion de la santé communautaire pour la maternité
municipale du Bardot, fruit du partenariat entre le Ministère de la Santé et de
l’Hygiène Publique, la Mairie de San Pedro, l’AGEMAB (Association des Sage-
Femme pour la Gestion de la Maternité Municipale Délégué du Bardot) et
l’Union Européenne.
2. Visions, Mission et Valeurs
Depuis l’année 2009, l’ONG APROSAM s’est dotée, dans le cadre du processus
de labellisation initié par la Fondation Elisabeth Glaser (EGPAF) visant au
renforcement des capacités organisationnelles des ONG locales, d’outils
reflétant sa culture organisationnelle que sont : sa Vision, sa Mission et sa
charte des valeurs.
2.1-Vision
La vision de l’ONG APROSAM est d’être un partenaire de choix, une référence et
un leader incontournable dans nos domaines d’intervention en Côte d’Ivoire.
2.2-Mission
La mission de l’ONG APROSAM est d’œuvrer pour une meilleure santé de la
femme, de la mère, de l’enfant et de la famille par des actions de prévention et
de prise en charge.
2.3- Valeurs

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En vue de mieux assurer sa mission, l’ONG APROSAM s’est dotée d’une charte
composée de 6 valeurs que sont :
- Intégrité
- Ponctualité
- Rigueur
- Confidentialité
- Fiabilité
3. Objectifs et stratégies d’intervention
3.1- Objectifs
Dans le but de réaliser sa vision et sa mission, l’ONG APROSAM poursuit les
objectifs suivants :
- Mener des actions de mobilisation et de sensibilisation visant à
promouvoir la santé de la Femme, de la Mère, de l’Enfant et de la
Famille, la planification familiale, la santé des adolescents et des jeunes
sur les fléaux sociaux notamment la drogue, les IST-VIH/SIDA, le
Paludisme et autres ;
- Contribuer à la lutte contre la pauvreté par la création et la promotion
des Activités Régénératrices de Revenus (AGR) ;
- Mener des actions visant à améliorer les conditions et la prise en charge
des femmes, des mères, des enfants, et de leurs familles ;
- Mobiliser, informer, sensibiliser, éduquer et former la population sur les
IST-VIH/SIDA et le Paludisme.
 - Prendre en charge les IST-VIH/SIDA
3.3- Stratégies d’intervention
L’ONG APROSAM utilise les stratégies d’intervention suivantes :
- Plaidoyer
- Mobiliser des ressources
- Influencer les politiques en matière de lutte contre le VIH/SIDA
- Prévention
- Prise en charge
- Interventions directes : activités réalisées par APROSAM sur les sites

Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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- Renforcement des capacités des Organisations de la Société Civile et des
Organisations à Base Communautaire (OBC), ONG et Organisations
Basées sur la Foi (OBF)
- Approche district : implication des autorités sanitaire dans la mise en
œuvre des actions
L’ONG APROSAM réalise ses objectifs en étroite liaison avec les services
techniques du Ministère de la Santé et de la Lutte contre le SIDA et autres
Ministère de tutelle, les communautés concernées, les organisations
nationales, internationales et autres.
4- Domaine d’intervention
Prévention
- IEC/CCC (IST-VIH/SIDA, Tuberculose, Paludisme)
- Conseil et dépistage
- PTME (Prévention de la Transmission Mère-Enfant)
Prise en charge
- Consultation (médecine général et consultation prénatale),
- Accouchement,
 - Diagnostics et traitement des IST,
- Soin et soutien aux PVVIH et OEV
5- Organisation et fonctionnement
Organisation
La structure organisationnelle de l’ONG APROSAM repose sur trois entités que
sont :
- L’Assemblée Générale (AG)
- Le Conseil d’Administration (CA)
- La Direction Exécutive (DE)
Fonctionnement l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’ONG APROSAM. Elle est
composée de tous les membres actifs.
L’Assemblée Générale :

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- Approuve l’orientation générale des activités de l’organisation ;
- Se prononce sur l’exclusion de membres de APROSAM ;
- Décide souverainement de la création de nouveaux organes ou
structures et de la modification des statuts et règlement intérieur de
APROSAM ;
- Se prononce sur la dissolution anticipée de APROSAM ;
- Prend toutes les mesures nécessaires à la réalisation des objectifs de
l’association.
- Toutes ces propositions lui sont faites par le Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est l’organe d’orientation qui veille au bon
fonctionnement de l’ONG. Il définit les grandes lignes de la politique générale
d’APROSAM en accord avec la Direction Exécutive.
Les membres peuvent être issus de l’ONG APROSAM et d’autres couches
socioprofessionnelles. Le Conseil d’Administration est composé de 8 membres
comme suit :
- 1 Président
- 1 Vice-président
- 1 Secrétaire Général
- 1 Secrétaire Général Adjoint
- 1 Trésorier Général
- 1 Trésorier Général Adjoint
- 02 Commissaires aux comptes.
Le Conseil d’Administration est investi de pouvoirs étendus pour autoriser les
actes qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale. Il a pour attribution de :
- Convoquer les Assemblées Générales
- Proposer l’ordre du jour des Assemblées Générales
- Informer l’Assemblée Générale de toutes les décisions
- Faire les rapports de l’Assemblée Générale concernant la situation
financière
- Veiller à l’application de la politique générale définie et consignée dans
un procès-verbal par l’Assemblée Générale
- Veiller à l’exécution du programme d’activités annuelles et de son
budget
- Proposer toute mesure susceptible d’améliorer une bonne gestion
Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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- Justifier devant l’Assemblée Générale les dépenses effectuées au cours

de l’année
- Percevoir les cotisations, les subventions, les dons et les legs de toute
nature
 - Représenter et faire la promotion de l’organisation auprès des
communautés nationales et internationales en tout lieu et à tout
moment.
La Direction Exécutive
L’organe opérationnel c’est-à-dire de mise en œuvre des activités et projets de
l’ONG APROSAM est la Direction Exécutive. Elle est composée comme suit :
- 1 Directeur, ordonnateur des dépenses et coordonnateur des activités
- 2 Sous Directeurs, responsable technique
- Responsable des Programmes
- Responsable Administratif et Financier.
Le directeur Exécutif est chargé sous le contrôle du conseil d’Administration, de
l’administration des biens, de la défense des intérêts matériels et financiers et
de la mise en œuvre des politiques de l’organisation.
Organigramme fonctionnel de l’ONG
CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU CADRE DU TRAVAIL
Cette section englobe des détails concernant la durée et la période de mon
stage, ainsi qu’une analyse approfondie de mes rôles et responsabilités tout au
long de cette expérience professionnelle. Aussi, je partagerai également les
connaissances acquises et mon expérience personnelle, au cours de mon
parcours et des réalisations au sein de l’entreprise.
I-DUREE ET PERIODE DU STAGE
Mon stage s’est déroulé sur une période de trois (03) mois, du Novembre 2022
au 16 Février 2023. Cette période m’a permis d’acquérir une expérience
significative au sein de l’entreprise.
II-ROLES ET RESPONSABILITES.
En tant que stagiaire au sein du service logistique, j’ai été chargé de plusieurs
responsabilités clés, notamment :
. Faire des demandes d’achat,
Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS
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. Collaboré avec l’équipe pour résoudre des problèmes et proposer des
solutions,
. Faire des reliures de document,
. Sélectionnais les meilleurs fournisseurs,
. Gestion de stock et reportant quotidien,
. Suivi des opérations de réception.
III- OBJECTIF DU STAGE
Mon stage avait pour principaux objectifs :
. Acquérir une expérience pratique dans le domaine de l’approvisionnement et
la gestion des stocks des documents,
. Développer mes compétences en recherche, sélection, passation et réception
des fournitures de bureau,
. Améliorer ma capacité à travailler en équipe, à résoudre des problèmes
complexes et à collaborer efficacement avec des collègues,
. Comprendre le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble, y compris
ses valeurs, sa culture d’entreprise et son engagement envers la qualité,
. Contribuer de manière significative aux projets et aux objectifs du
département logistique et de l’entreprise dans son ensemble.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS
DEUXIEME PARTIE :

APPROVISIONNEMENT ET
GESTION DES STOCKS : cas des
organisations non gouvernementales

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS
CHAPITRE 1 : LA PASSATION ET RECEPTION DE LA COMMANDE.
La passation de commande, la gestion des approvisionnements et des stocks
sont des aspects cruciaux de la gestion logistique d’une structure sanitaire. En
tant que stagiaire, nous avons eu l’opportunité de participer à ces activités et
de comprendre comment elles sont effectuées.
I-LA PASSATION DE COMMANDE.
1-Le besoin d’approvisionnement.
Tout processus de réapprovisionnement débute par un besoin
d’approvisionnement, dans le cas de APROSAM, ce besoin était signalé par la
pharmacienne Responsable.
Après chaque fin de période, le stock était évalué et après vérification, il est pris
une décision concernant l’approvisionnement.
2-La passation de la commande.
Les commandes étaient souvent basées sur des prévisions de vente et de
niveaux de stocks actuels. Si les niveaux de stocks étaient inférieurs à un certain
seuil de sécurité, une commande était passée pour éviter une rupture de stock.
La responsable examinait également les demandes des patients et les
commandes spéciales.
La responsable recevait régulièrement des courriels, des fournisseurs et des
représentants commerciaux avec des listes des produits, des offres et des
promotions.
Elle évaluait alors les besoins de la pharmacie et en cas de besoin de
réapprovisionnement, le service Logistique était immédiatement saisi et reçoit
les différentes informations pour pouvoir ainsi passer commande.
II-LA RECEPTION DES PRODUITS
La réception des marchandises est une étape cruciale pour la structure. En
effet, la qualité des produits pharmaceutiques dépend de la qualité de leur
réception. Ainsi, il est important de respecter certaines normes et procédures
logistiques pour garantir la qualité des produits.

Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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1-La vérification de la livraison.
La première étape de la réception des marchandises consiste à vérifier la
commande. Il s’agit de vérifier que les produits commandés correspondent aux
produits livrés. Cette vérification permet d’assurer la conformité des produits
livrés.
2-Le contrôle des dates de péremption.
Le contrôle des dates de péremption est une étape importante pour éviter les
risques sanitaires. Il s’agit de vérifier que les dates de péremption des produits
livrés sont conformes à celles indiquées sur la commande.
3-Le contrôle de la qualité des produits.
Le contrôle de la qualité des produits est une étape cruciale pour garantir la
sécurité des patients. Il s’agit de vérifier la qualité des produits livrés en matière
de conditionnement, de traçabilité, de stockage et de transport.
CHAPITRE 2 : LE STOCKAGE ET LA GESTION DES STOCKS.
I-LE STOCKAGE.
La gestion des approvisionnements est un processus continu visant à garantir
que les médicaments et les produits de santé sont disponibles pour répondre
aux besoins des patients.
1-Caractéristique du magasin.
Les dimensions de l’entrepôt seront déterminées par les besoins de stockage
qui dépendent :
. Du nombre des médicaments et consommables retenus ;
. Du nombre et de l’activité des structures approvisionnées ;
. De la périodicité de l’approvisionnement et des livraisons : plus les
approvisionnements et livraisons sont espacés, plus les stocks sont volumineux
et plus l’espace nécessaire est important.
Mieux vaut un entrepôt trop grand que trop petit. Dans un entrepôt exigu, les
rangements et opérations sont difficiles, de même que l’extension éventuelle
des stocks en cas d’augmentation des activités. Il faut compter environ 3m2 de
surface au sol pour 1 m² de surface de rangement.

Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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La sécurité des marchandises stockées exige que les portes, serrures, fenêtres
et plafonds soient solides.
La bonne conservation des médicaments dépend de la température et de
l’humidité ambiante, conditions très souvent difficiles à maîtriser dans les pays
tropicaux :
. Une bonne aération est nécessaire, l’utilisation de ventilateurs permet surtout
de réduire l’humidité ; la climatisation réduit à la fois la température et
l’humidité.
. Un plafond sur le toit est indispensable pour réduire la température
ambiante ; l’espace entre le toit et le plafond doit être ventilé.
. Les fenêtres et autres ouvertures doivent être protégées pour éviter
l’exposition directe des médicaments au soleil.
. Les sols doivent être en ciment (si possible inclinés pour faciliter l’entretien).
2-Agencement à l’intérieur du magasin.
La disposition doit être logique et correspondre au circuit : réception, stockage,
distribution.
2.1-Etagères et palettes.
Des étagères solides et stables sont indispensables. Dans les pays tropicaux où
les termites s’attaquent au bois, il est recommandé d’utiliser des structures
métalliques. Celles-ci étant démontables, il est facile d’adapter les intervalles
entre les rayonnages à la taille des produits à entreposer.
Des espaces entre les étagères et les murs améliorent la ventilation.
Aucun produit, aucun emballage même volumineux ne doit être stocké à même
le sol mais déposé sur des palettes qui permettent la circulation de l’air et
protègent de l’humidité.
2.2-Aire de stockage
Prévoir des aires de stockage à l’intérieur du local ou, à défaut, dans un local
attenant.
. Aire de stockage « arrivée » : pour le stockage des colis, avant le déballage et
le contrôle de la livraison et de la qualité physique des produits effectués sur le
plan de travail.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

. Aire de stockage « départ » : pour le stockage des commandes périphériques

avant l’enlèvement. Chaque destination aura son aire assignée où l’on pourra
entreposer les colis jusqu’à la distribution.
Ces deux aires de stockage doivent être situées à proximité des voies d’accès
pour faciliter la manutention. Il est également recommandé de prévoir une aire
de stockage pour les cartons vides qui serviront à l’emballage des commandes
des structures périphériques.
2.3-Plan de travail.
Des plans de travail doivent être prévus pour contrôler les livraisons et préparer
les commandes.
2.4-Bureaau
Un bureau, installé près de la lumière, servira au travail administratif du
responsable de la pharmacie et au rangement des documents de gestion.
La disposition des étagères, tables où autres meubles, varie suivant la
disposition des locaux.
Pour les stocks plus importants (ou pour une pharmacie centrale), prévoir
plusieurs et appliquer les mêmes principes en adaptant l’agencement aux
besoins : administration, chambre froide ou réfrigérateurs, etc.
3-Rangement des médicaments et du matériel.
3.1-Stockage des médicaments hors chaine de froid.
Le stock est rangé dans l’ordre du classement adopté :
. Médicaments oraux
. Médicaments injectables
. Solutés de perfusion
. Médicaments à usage externe et antiseptiques
. Désinfectants
Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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Dans chaque catégorie (oraux, injectables, etc.), les produits sont classés par
ordre alphabétique.
Chaque produit doit avoir une place bien délimitée, identifiée par une étiquette
solide indiquant la DCI, la forme et le dosage. L’attribution d’une place précise
pour chaque produit permet de visualiser immédiatement la quantité
disponible et d’attirer l’attention sur une éventuelle rupture de stock.
Prévoir suffisamment d’espace pour chaque médicament/consommable.
Indiquer sur les boîtes la date de péremption de manière très visible (gros
marqueur). Ranger les produits ayant la date de péremption la plus lointaine
derrière ceux devant être utilisés en premier. Cette organisation est
indispensable pour éviter la péremption des produits durant le stockage.
Pour permettre aux personnes non familiarisées avec les DCI de retrouver les
produits en cas d’urgence ou de remplacement, on peut afficher une liste des
non commerciaux et les DCI correspondantes, p. ex. :
Bactrim voir co-trimoxazole
Clamecy voir amoxicilline
Flagyl voir métronidazole
Valium voir diazépam
3.2-Stockage des substances contrôlées.
Les stupéfiants et autres médicaments contrôlés doivent être placés dans une
armoire fermée à clé.
3.3- Stockage du matériel médical.
Etant donnée la diversité des articles stockés, il faut regrouper les articles par
catégorie (matériel d’injection, pansement, sutures, matériels et réactifs de
laboratoire, etc.) sans utiliser l’ordre alphabétique à l’intérieur des différentes
catégories.
3.4-Stockage des produits volumineux.
Ranger quelques boîtes à leur emplacement et indiquer par une étiquette le
lieu où se trouve le stock restant (sous-stock ou réserve). Ne pas disperser les
réserves d’un même produit dans plusieurs endroits.
Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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II- LA GESTION DES STOCKS.
1-Le système informatique de la structure.
La structure APROSAM utilise un système de gestion informatique de stock.
Chaque produit est associé à un code et la gestion est basée sur l’utilisation
d’un logiciel de suivi de stock. Elle utilise également une stratégie de prévision
de la demande qui se base sur l’historique des ventes et des périodes de
l’année.
Au sein de la structure, la pharmacie utilise une méthode de gestion de stock
basée sur la taille et les besoins estimés pour chaque service. Les produits sont
stockés dans des zones de stockage désignées contenants des étagères, afin de
faciliter l’identification et l’accès rapide. Il y a également un système de suivi
informatique pour surveiller les niveaux de stock en temps réel. Cette méthode
permet une planification efficace d’approvisionnement.
2- Fiche de stock
La fiche de stock est le principal outil de gestion. Une fiche de stock est établie
pour chaque article (médicament et matériel) et mise à jour à chaque
mouvement. Les fiches permettent de :
. Identifier les mouvements de stock : entrées et sorties ;
. Connaître à tout moment le niveau théorique des stocks ;
. Suivre la consommation des différents utilisateurs ;
. Planifier et réaliser correctement les commandes ;
. Déterminer les pertes (différence entre stock théorique et stock physique).
Sont notés sur la fiche de stock :
. Le DCI du médicament, la forme et le dosage ;
. Tous les mouvements (entrées, sorties, provenance, destination, pertes par
casse et péremption) avec leur date ;
. Les inventaires et leur date.
Peuvent aussi figurer :
. La consommation mensuelle moyenne
Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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. Les niveaux de stock : stock de sécurité, stock de roulement ;
. Les autres lieux de stockage (réserves) ;
. Le prix unitaire de l’article ;
. Les commandes en cours et leur date.
Les quantités entrées et sorties sont notées en nombre d’unités (p. ex. 5 000
comprimés, 80 ampoules) et non en nombre de boîtes.
Inscrire un seul mouvement par ligne, même si plusieurs opérations ont lieu le
même jour.
3-Quantités à détenir en stock et à commander (niveau de stock).
3.1- Consommation moyenne mensuelle (CMM).
La CMM est calculée à partir des sorties enregistrées sur les fiches : additionner
les sorties de plusieurs mois (3,6 ou 12) et diviser le total par le nombre de mois
pris en compte pour obtenir la CMM.
3.2- Stock de Roulement= consommation de la période entre deux
approvisionnements
Le stock de roulement correspond à la quantité de chaque
médicament/consommable consommée entre deux approvisionnements (p. ex.
si l’approvisionnement est trimestriel, le stock de roulement= CMM x 3).
3.3- Stock de sécurité.
Ce stock est prévu pour pallier d’éventuels retards de livraison, une
augmentation de la consommation ou des pertes possibles. II est calculé en
fonction du délai de livraison des commandes.
La quantité du stock de sécurité est généralement évaluée à la moitié de la
consommation correspondant au délai de livraison. Elle dépend des risques que
peut courir un programme : celui des ruptures de stock et celui des produits
périmés, dans un contexte précis (ressources, difficultés d’approvisionnement
saisonnier,
Par exemple, si le délai de livraison est de 2 mois, le stock de sécurité
correspond à la quantité consommée en moyenne pendant 1 mois.
3.4- Quantité à commander.

Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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La quantité commandée est basée, pour chaque article, sur les données de la
fiche de stock :
. Stock réel (inventaire) le jour de la commande
. Stock de sécurité
. Stock de roulement
. Délai prévu entre commande et livraison
. Quantités déjà en commande
Commande= (stock de roulement+ stock de sécurité+ consommation probable
durant le délai de livraison) – (stock existant au jour de la commande + quantité
déjà en commande s’il y a lieu).
4- Feuille de commande et de livraison.
Pour les commandes des structures périphériques à la pharmacie centrale, il est
recommandé d’utiliser des formulaires pré-imprimés sur lesquels figurent la
DCI, la forme (comprimé, gélule, flacon, ampoule, etc.) et le dosage.
Ces feuilles de commande peuvent aussi porter :
. Le stock de chaque produit ;
. La CMM.
La commande doit être remplie en trois exemplaires, datée et signée par le
responsable de la structure de soins. Deux exemplaires sont envoyés à la
pharmacie centrale : l’un sert de bordereau de livraison et peut aussi être
utilisé pour la facturation, le deuxième reste à la pharmacie centrale. Le
troisième exemplaire est conservé par la structure de soins.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

TROISIEME PARTIE :

ANALYSE-CRITIQUES ET
SUGGESTIONS-CONCLUSION

Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

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ANALYSES.
Le stage de fin de formation est un moment pendant lequel les étudiants en fin
de formation de BTS (brevet de Technicien Supérieur) découvrent les difficultés
liées au métier qu’ils désirent exercer.
Notre future profession appartient à un domaine qui demande une grande
attention. L’occasion a été pour nous de comprendre et de maîtriser la phase
pratique de l’enseignement théorique reçu pendant ces deux années de
formation.
Grâce aux travaux effectués lors de ce stage, nous nous sommes rendus à
l’évidence du fait que le Logisticien doit prendre des précautions en vue de
surmonter les obstacles liés à l’approvisionnement et la gestion des stocks afin
d’assurer une bonne gestion de l’entreprise.
CRITIQUES.
Certains comptables font des demandes de fourniture sans notre avis
Ce qui met souvent en retard les pièces
L’ONG APROSAM n’a pas un grand magasin de stockage
L’ONG APROSAM doit songer à construire un grand magasin de stockage
SUGGECTIONS.
Nous suggérons que :
 Le service LOGISTIQUE se réunisse régulièrement pour les réunions
bilan ;
 Le renforcement du personnel du service administration et ressources
humaines vu le nombre important d’agent (supérieur à 100) et le poids
des tâches à l’extérieur ;
 Le renforcement de la sécurité des archives des ressources humaines
dans un local ferme pour une plus grande confidentialité
 La création d’un service d’archive
 Le service logistique pour toutes les commandes.

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Rapport de stage : PROCESSUS D’APROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES STOCKS

CONCLUSION GENERALE
Notre apprentissage au sein de L’ONG APROSAM nous a été très bénéfique
dans la mesure où il a permis de cerner les différents aspects de la vie
professionnelle. Notamment dans le des ONG qui est un ensemble bien
organisé et structuré.
Ce stage nous a permis de connaître le rôle de la logistique dans une telle
organisation et de pouvoir mettre en pratique les connaissances théoriques
acquises au cours des années de formation à l’école. Ainsi nous nous sommes
fait une petite expérience professionnelle telle que savoir mettre en pratique
les procédures d’approvisionnement et leur gestion des stocks.
En définitive nous pouvons dire que la fonction d’approvisionnement et d’achat
dans les organisations non gouvernementales à l’exemple d’APROSAM en
général est la même que dans toute entreprise, force est de contacter que ces
organisations respectent les normes et les exigences de la convention collective
nationale. Par conséquent, la logistique représentant un pilier déterminant
dans le fonctionnement des ONG, il convient à ces dernières d’utiliser les
moyens matériels et techniques adéquats mis en place dans lesdites structure.

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SIGLES ET ABREVIATIONS
ONG : Organisation Non Gouvernement
APROSAM : Association pour la Promotion de la Santé de la Femme, de la
Mère, de l’Enfant et de la Famille.
IEC/CCC : Communication pour le Changement de Comportement
IST : Infection Sexuellement Transmissibles
M&E : Monitoring and Evaluation (Suivi et Evaluation)
OEV : Orphelin et Enfant Vulnérable du fait du SIDA
PTME : Prévention de la Transmission Mère-Enfant
PVVIH : Personne Vivant avec le VIH
RH : Ressources Humaines
SMT : Système Minimal de Trésorerie

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ANNEXES

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