CONFERENCE MINISTERIELLE
SUR LA COOPERATION HALIEUTIQUE
ENTRE LES ETATS AFRICAINS
RIVERAINS DE L’OCEAN ATLANTIQUE
PROCÉDURE D’INSPECTION
Présenté par Dr Henoch LEDJOU-+225 07 596 586 ou +225 06141010 – henochamessan@[Link]
SOMMAIRE
I-Introduction et contexte
II-Procédure d’agrément sanitaire
I-Demande d’agrément (Phase 1)
II-Inspection (Phase 2)
III-Suivi (phase 3)
III-Conclusion
I-Introduction et contexte
Programme
Qualité UEMOA: structures d’inspection
Abidjan 2009, Evaluation
des structures d’inspection
Principaux dysfonctionnements:
1. procédures d’inspection peu ou pas harmonisées
2. Inexistence d’un système documentaire
approprié conforme aux exigences reconnues
Formation (1) sur la norme Dakar 2011, formation (2)
ISO17020 « Critères généraux à la mise en place d’un
pour l’organisation et le système documentaire
fonctionnement de différents harmonisé conforme aux
types d’organismes procédant exigences internationales
à l’inspection » en matière de qualité.
Projets de plans et programmes pour la restitution desdites formations
I-Introduction et contexte (suite 1/3)
Projets de plans et programmes pour la restitution desdites formations
Programme
Qualité UEMOA
Abidjan 2010, pour le guide MIRAH/DSV/SDQHPV, 2011:
d'audit des Bonnes Pratiques mise en place d’un système
d'Hygiène et HACCP au qualité
MINAGRI/DPVCQ
Projet :
1. SDHSSA: Élaboration procédure des procédures
(procédure de maîtrise des documents) ;
2. Élargissement au MIRAH
SDHSSA, 2011
PROCEDURE DE MAITRISE DOCUMENTAIRE
P/01 /SDQHPV/I01-2011
UE, Agadir, 2012:
Application de la
norme ISO 17020
PROCEDURE DE MAITRISE DOCUMENTAIRE
P/01 /SDQHPV/I02-2012…2014
I-Introduction et contexte (suite 2/3)
Annexe 2: canevas d’organisation de la présentation formelle de procédure
PROCEDURE (titre)
I. Objectif
II. Modification
III. Champs d’application
IV. Date de mise en application: Prend effet à la date de validation et abroge la précédente
V. Diffusion
Liste Motifs
Rédaction Vérification Approbation Validation
VI. Méthode
étapes documents actions responsable
I-Introduction et contexte (suite 3/3)
II. Champs d’application :
Applicable à la présentation formelle des documents (procédure, courrier, rapport de réunion,
rapport de mission, instruction, fiche de poste, fiche signalétique d’agent, fiche d’évaluation
des PMS, etc.), notamment à la :
[Link]édure de maîtrise des documents ;
[Link]édure d'audit interne ;
[Link]édure d’organisation des réunions ;
[Link]édure de gestion des alertes ;
[Link]édure d’agrément sanitaire ;
[Link]édure de la mise en œuvre du transfert de compétences aux collectivités locales ;
[Link]édure de gestion des courriers
Annexe 5: Procédure d’agrément sanitaire
II-Procédure d’agrément sanitaire
A-Demande d’agrément (Phase 1)
Étapes Actions Responsables
1. Notification
Demande d’information Opérateur économique
Transmettre la note d’information SDQHPV
Transmettre une demande
Opérateur économique
au DSV accompagnée du PMS
Réception et imputation
DSV
au SDQHPV
Instruction au SDQHPV
B- Inspection (Phase II)
B- Inspection (Phase 2)
Étapes Actions Responsables
2. Préparation
1. Définir l’objet global de l’inspection
en fonction de la demande;
2. Mettre en place une équipe
d’au moins deux (02) agents (renseigner SDQHPV
la fiche de constitution de l’équipe);
3. Soumettre ces propositions à la
validation de la DSV
Valider les
propositions DSV
du SDQHPV
Equipe d’inspection
2. Préparation (suite 1/2)
Étapes Actions Responsables
Equipe d’inspection -faire un repérage documentaire
et évaluer le PMS;
-Définir les objectifs spécifiques de
l’inspection en fonction des Equipe
résultats du repérage documentaire d’inspection
et de l’évaluation du PMS ;
-Adapter les fiches d’inspection en
fonction des objectifs définis ;
-Soumettre ces propositions à la
validation du SDQHPV ;
Valider les propositions SDQHPV
de l’équipe d’inspection
Fiches d’inspection
2. Préparation (suite 2/2)
Étapes Actions Responsables
Fiches d’inspection
soumettre ces
propositions à la SDQHPV
validation du
DSV
-Valider les propositions
du SDQHPV;
-Mettre à la disposition
DSV
de l’équipe d’inspection
la logistique en relation avec
les objectifs de l’inspection.
3-Exécution
Étapes Actions Responsables
3-Exécution
1-Rencontrer le responsable de l’établissement :
•Présenter l’équipe d’inspection ;
•Présenter l’ordre du jour: objet, objectifs et
étape du déroulement de l’inspection ;
•En accord avec le responsable de l’établissement;
définir le programme (emploie du temps) et la
durée (temps total) de l’inspection.
Equipe
d’inspection
2- exécuter le plan et programme d’inspection
4- A huit clos :
•examiner les résultats ;
•renseigner la fiche d’inspection qui servira de
document de restitution et de rapport
d’inspection une fois signé ;
Document de
restitution
3-Exécution (suite 1/3)
Étapes Actions Responsables
Document de
5-A l’aide de la fiche d’inspection renseignée:
restitution
•Faire le point aux responsables de l’établissement ;
•Discussion pour harmoniser les points de vues,
•Signature de la fiche d’inspection par les deux
parties (responsable juridique ou son représentant et
tous les inspecteurs).
Equipe
d’inspection
6- Faire une copie et transmettre
l’originale du rapport d’inspection
(dans lequel est mentionnée la date
de transmission du chronogramme
d’actions correctives sous 2 semaines
Rapport d’inspection
à compter du jour de l’inspection)
(signée)
aux responsables de l’établissement
III-Suivi (phase 3)
Étapes Actions Responsables
Rapport d’inspection
(signée)
Chef d’équipe
Enregistrer le rapport
d’inspection
d’inspection
Transmettre un plan et
Responsables
programme d’action
de l’établissement
corrective (PPAC)
au DSV dans le délai
Plan et programme 1. Vérifier la conformité du PPAC avec
d’action corrective la réglementation concernée en tenant
compte de la pertinence du danger avec
le temps de correction; Chef d’équipe
2. Faire un projet de rapport= d’inspection
dernier rapport d’inspection+PPAC+
PPAC évalué+suggestion (agrément
Projet rapport de ou non, retrait d’agrément, certification
validation du PPAC ou non des produits, retrait, saisie, etc.)
4-Suivi (suite)
Étapes Responsables
Actions
Projet rapport de
validation du PPAC Suggestion (refus):
-non respect du délai de
transmission du PPAC;
-PPAC non conforme au rapport
d’inspection concerné;
-PPAC non conforme à la réglementation;
-action corrective pas efficace. Chef d’équipe
d’inspection
Transmettre le projet de validation
du PPAC au SDQHPV
Projet rapport de
validation du PPAC
4-Suivi (suite)
Étapes Responsables
Actions
Projet rapport de
validation du PPAC
Transmettre le projet de
rapport de validation du SDQHPV
PPAC au DSV
- valider le projet
- Transmettre le
PPAC au responsable
DSV
de l’établissement
PPAC (validé) concerné
Faire pareil pour toutes les
structures inspectées, ensuite
élaborer un programme de suivi
à partir des chronogrammes SDQHPV
d’actions correctives validés
Plan et programme incorporant tous les
établissements inspectés. Ainsi de suite….
de suivi
III-Conclusion
La présente procédure permet à la DSV/SDQHPV de s’organiser et fonctionner sur des
principes reconnus (OAV et OIE). En outre, suite à l’application de la norme ISO 17020,
combinée à la réglementation en Côte d’Ivoire, elle est régulièrement amélioré . Ce
qui permet d’obtenir des résultats de plus en plus efficaces.
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
