Fiche Informative des Détails
Service de l’approvisionnement d’Utilisation de l’Entente
Entente contractuelle pour la fourniture et livraison sur
demande de pièces électriques et électroniques
d'origine de marque Cole Hersee pour véhicules et
équipements motorisés, 48 mois
Fournisseur : Traction pièces véhicules lourds (une division d’UAP inc.) 452270
Gérée par : Service de l’approvisionnement
Utilisateur Service du matériel roulant et des ateliers
Autorisé :
Entente # : 1231888
Période de Du 30 août 2017 au 29 août 2021
validité : Une option de prolongation d’un (1) an, menant au 28 août 2022
DESCRIPTION SOMMAIRE
Il s’agit d’une entente-cadre, contractuelle, avec UAP inc. du 30 août 2017 jusqu’au 29 août 2021
pour la fourniture et la livraison sur demande de pièces électriques et électroniques d'origine de
marque Cole Hersee pour véhicules et équipements motorisés, 48 mois, suite à l’appel d’offres
public 16-15251.
L’entente permanente numéro 1231884 a aussi été créée pour cette marque de produit.
COMMENT COMMANDER
Pour créer une Demande d’achat, procédez par catégories en suivant les indications contenues
dans l’aide-mémoire DA-2 .
Pour créer un bon de commande standard, procédez par catégories en suivant les indications
contenues dans l’aide-mémoire BC-2 .
PRIX
Un escompte de 62 % est applicable au catalogue du fournisseur disponible en annexe.
Les prix soumis demeurent fermes pour toutes les commandes émises dans les douze (12)
premiers mois suivant la date de validité de l’entente.
Les prix sont sujets à une indexation par le fabricant en cours de contrat. L’indexation pourra être
effectuée douze (12) mois suivant la date de validité de l’entente, et à chaque période de douze
(12) mois subséquents.
HEURES D’OUVERTURE
Les heures sont :
Du lundi au jeudi de 07 h 30 à 22 h 00 ;
Vendredi de 07 h 30 à 19 h 00 ;
Samedi 08 h 00 à 12 h 00 et fermé le dimanche.
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DÉLAIS DE LIVRAISON DES PIÈCES EN INVENTAIRE
Le délai est de 4 heures pour une commande régulière (comptoir) et de réapprovisionnement.
Le délai est de 2 heures pour une commande urgente.
Veuillez confirmer votre commande AVANT 8 h 30 afin de le recevoir avant-midi.
Veuillez confirmer votre commande AVANT 13 h 15 afin de le recevoir avant la fin de journée.
Veuillez confirmer le délai de livraison prévue avec le commis chez UAP inc. au moment de votre
commande.
FRAIS DE LIVRAISON
Inclus pour les commandes de 2 heures et plus.
Les frais de livraison entre 25 et 30 $ peuvent s’appliquer si la livraison est requise
immédiatement ou avant le deux (2) heures mentionnées plus haut.
Ces frais suivants doivent être ajoutés en utilisant la catégorie TREN-0111S
Veuillez confirmer le délai de livraison prévu avec le commis chez UAP inc. au moment de votre
commande.
ITEMS MANQUANTS (« SHORT SHIP »)
Tout item manquant lors de la réception d'une commande doit être signalé au fournisseur, au
service à la clientèle, à l'intérieur d'un délai de quatre (4) jours suivant la date de réception de la
marchandise.
RETOUR / ÉCHANGE SUR GARANTIE
La marchandise est retournable sans frais de remise en stock pour une période de vingt (20)
jours. Après ce délai, les retours devront faire partie du retour d’inventaire annuel.
Vous devez d’abord communiquer avec le fournisseur afin d’obtenir un numéro d’autorisation de
retour (RGA) ensuite remplir votre bon de livraison général (BLG) avec les informations usuelles
(RGA, date, quantités retournées, numéro d’article, raison du retour, etc…).
Lors de la prise de possession par le livreur ou le commis, vous devez faire signer votre BLG et
celui-ci vous remettra un bordereau de retour émis par la compagnie.
Suite à une vérification, la compagnie émettra un crédit pour les pièces retournées. Une copie de
crédit sera aussi retournée à l’unité ayant procédé au retour d’une pièce.
La consolidation du BLG et du crédit doit être effectuée pour le suivi.
Dans le cas d’une garantie, veuillez indiquer « Retour pour garantie » sur le BLG.
GARANTIE ET RETOUR DE PIÈCES DÉFECTUEUSES
Garantie des produits
Un (1) an sur les pièces.
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Les produits vendus par UAP inc. sont sujets à la garantie du manufacturier. Cette garantie est
limitée aux produits ne donnant pas le rendement normal dans des conditions régulières, par
suite de défectuosité du matériel ou de main d'œuvre, sans aucune autre responsabilité de leur
part, incluant l'installation, la main d'œuvre et ses conséquences.
UPA inc. ne créditera que les montants alloués par les manufacturiers pour les réclamations de
main d'œuvre.
Il est obligatoire de remplir les formulaires de garantie exigés par les fournisseurs afin de
soumettre votre réclamation.
Retour de pièces défectueuses
Un numéro d'autorisation de retour (AGA) devra être demandé au service à la clientèle.
Inscrire le « AGA » sur l'extérieur de la boite ;
Incorporer les documents de garantie, votre documentation et une copie du « AGA »
avec la marchandise retournée.
La marchandise doit être clairement identifiée et votre numéro d'autorisation de retour doit
apparaître sur vos documents l'accompagnant.
La raison de la défectuosité doit être clairement indiquée sur vos documents ;
La marchandise doit être expédiée «port payé» chez UAP.
Votre bon de livraison général (BLG) avec les informations usuelles doit aussi accompagner ce
retour.
Veuillez communiquer avec le représentant des ventes afin de planifier ces retours.
MODALITÉS PARTICULIÈRES
Surplus d’inventaires annuel
Le surplus de pièces peut être retourné annuellement sans excéder 2,5 % du montant total des
achats annuels, et ce sans frais. Tous les items doivent être en parfaites conditions de revente.
Commande par erreur
Les pièces commandées par erreur et retournées pour crédit seront reprises, sans frais de ré
emmagasinage pour les pièces tenues en magasin. Un frais de retour maximal de 10 % sera
chargé pour les pièces acquises en « commande spéciale ». Dans un tel cas, une inscription
relative à ce type de commande doit être présente sur le bon de livraison ou sur la facture.
Séparer bien vos retours
Tous les items doivent être séparés par ligne ou gamme de produits dans des boites distinctes ou
sur des palettes selon le cas. La liste des items s'y trouvant doit être facilement accessible et les
produits doivent être clairement énumérés. Il ne faut pas mélanger pas les retours de stock avec
les retours de garantie, retour de moulages, etc.
Items discontinués
Aucun retour ne sera accepté sur les items discontinués à moins que le fournisseur effectue un
rappel sur ces numéros.
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Veuillez communiquer avec le représentant des ventes afin de planifier ces retours.
EXIGENCES CONTRACTUELLES ÉVALUÉES
Dans le cadre de l’application de la clause « Évaluation de l’adjudicataire et aptitude à
soumissionner » de la section « Instructions au soumissionnaire », l’évaluation de l’adjudicataire,
en fin de contrat, sera effectuée selon la grille de thèmes ci-dessous. La note de passage étant
de 70%, est considérée comme un rendement insatisfaisant une note de moins de 70%.
Thèmes
Pondération
et critères
Aspect de la conformité technique
Exactitude de la facturation des prix selon le contrat
Conformité aux spécifications et règles de l'art 35 %
Conformité réglementaire
Conformité aux articles de référence
Respect des délais et des échéanciers
Le respect des échéances de livraison
Le respect des échéances pour les documents requis (note de crédit, 35 %
rapports des ventes, etc.)
Délais d’émission des crédits suivants un retour de marchandise
Fourniture et utilisation des ressources
Compétence et disponibilité du responsable désigné 10 %
Compétence des représentants du service à la clientèle
Organisation et gestion
Supervision adéquate des opérations
Rapidité des actions correctives (au besoin) 10 %
Rapidité du service après-vente
Encadrement des sous-traitants (si applicable)
Communication et documentation
La disponibilité des interlocuteurs
La qualité des communications 10 %
La qualité (exactitude) des bons de livraison et factures
Délais de réponse (téléphone et courriel)
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Veuillez transmettre tout problème concernant ces critères au chargé de projet
mentionné en bas de document.
CONTACTS
Ville de Montréal, Service de FOURNISSEUR, UAP INC.
l’approvisionnement
Division logistique Représentants
Tomy Boucher Normand Durocher
Agent de contrôle - gestion des stocks Représentant des ventes
514-872-6331 514-717-2075
[email protected]Véronique Roussin
C/S inventaires municipaux Francis Messier
514-872-5250 Gérant des ventes
514-574-7661
Normand Chrétien
[email protected]C/S inventaires municipaux
514-872-2349
Division acquisition bien et services (entente) Commande de pièces et informations
Courriel général du magasin
Renée Veillette (substitut)
[email protected]Agente d’approvisionnement II
514-872-1057 François Paquette, responsable comptoir des
pièces
[email protected] 514-324-1433
[email protected] Gilles Montpetit, renseignements techniques
514-237-9152
[email protected] Serge Ste-Marie, garanties (informations)
514-332-1003
[email protected] Marie Saadeh, comptabilité
514-324-3264
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