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PROCEDURE DE GESTION DES CONGES
Date de validation : …/04/202…
SERVICE RESSOURCES HUMAINES
1- OBJET :
La présente procédure a pour but d’avoir une vision claire et efficace de la gestion des demandes de
congé des employés. Afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise tout en respectant les
droits des salariés.
2- CHAMP D’APPLICATION :
Cette procédure s’applique en interne à l’ensemble des employés de la SMEF lors de la demande de
congé.
3- RESPONSABILITES :
Responsable de la mise en œuvre : Equipe RH, Responsable agence, Les employés
Responsable de suivi de l’application : Equipe QHSE
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4- L’ORGANIGRAMME DE GESTION DES CONGES :
a-
Qui ? Quoi ? Comment ?
Le demandeur remplit :
L’Autocopiant de la
demande de congé
Le Cahier de transmission
Demande
Demandeur La demande doit être faite une
de congé semaine à l’avance de la date
demandée.
En cas de force majeure, le
demandeur doit apporter une
pièce justificative.
Si Oui : N+1 valide et signe :
Autocopiant de la demande
N+1 du demandeur Non de congé
Validatio
n Si Non : Le Demandeur doit revoir
Oui sa demande.
Le demandeur remet l’Autocopiant
Remise de auprès de la service RH
Demandeur l’autocopiant Le Demandeur contresigne :
Cahier de transmission
Demande de L’Assistant RH apporte
Equipe RH l’Autocopiant auprès de la Direction
validation
pour validation
DG (in)valide et signe :
Direction Générale Validatio
Non L’Autocopiant
n Délai de validation 24h
Oui
L’Assistant RH informe le
demandeur de l’approbation/refus
Equipe RH
de la demande de congé. Si « non »
le demandeur revoit sa demande.
Enregistrement
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L’Assistant RH reprend la Fiche, et
enregistre dans le registre de suivi
de congé et SAGE.
5- GESTION DES ENREGISTREMENTS
a- Pour Tana
Ces informations doivent être compléter par le demandeur en question dans l’Autocopiant :
o Le Nom et Prénoms
o Fonction
o Nombre de jours demandés
o Date début
o Date de fin
o Date de reprise de travail
o N° Matricule
o Motif
o Solde congé
L’Equipe RH saisi les informations dans la base de données « Suivi congé mensuel » ;
Ensuite enregistre dans le logiciel SAGE.
b- Pour Province
Le Responsable Agence envoie un état + scan de tous les congés auprès de la RH. Avant la fin
du mois suivant le calendrier de paie.
L’Equipe RH saisi les informations dans la base de données « Suivi congé mensuel » ;
Ensuite enregistre dans le logiciel SAGE.
Version Date de mise à jour Historique modification document
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