CHAPITRE II : LE PACK OFFICE LES OUTILES LES PLUS UTILISE DANS OFFICE

INTRODUCTION

Dans le monde entier, les outils les plus utiliser dans la bureautique viennent du pack Microsoft office
d’où nous retrouvons Word, Excel et Power point, alors nous éclaircissons en se posent la question à
savoir ;

II. Qu’est-ce que la bureautique ?

1.1 Définition

La bureautique est un terme qui regroupe les logiciels qui aident l'entreprise dans la rédaction de
documents. Microsoft Office est une suite bureautique permettant entre autres d'écrire des lettres,
rédiger des CV (avec Word), créer des présentations (avec PowerPoint), créer des tableaux de calcul
et des graphiques (avec Excel) et gérer son temps, ses contacts et ses mails (avec Outlook).

Il existe plusieurs suites de logiciels de bureautique, dont la plus connue et la plus utilisée : Microsoft
Office est celle que nous allons voir dans ce chapitre.

Figure 1 ; Les logiciels d’une suite bureautique

La bureautique est donc une suite de logiciels permettant d’éditer plusieurs types de documents, avec
un correcteur orthographique intégré, et inter compatibles entre eux (par exemple la possibilité de
faire un graphique sur Excel et le mettre sur Word ou Powerpoint ensuite).
II. Présentation de la suite Microsoft Office

2.1 Microsoft Office

Figure 2 ; Les logos de la suite Office

Office est la suite bureautique développée par Microsoft au début des années 90 et comprend à la base
3 logiciels, pour créer des documents, des présentations et des tableaux de calcul.

Tout comme Windows, Office a évolué au fil du temps avec plusieurs versions : 97, 2000, 2003, 2007,
2010, 2013, 2016, 2019 et 2021.

On retrouve une grosse évolution au niveau de l’interface graphique du logiciel à partir de la version

2007 avec l’apparition du ruban contenant les outils, qui amène plus de simplicité que les anciennes
versions !

II.1.1 MICROSOFT OFFICE WORD

Figure 2 : Microsoft Office Word

Word permet d’écrire des documents : lettres, CV, documents, rapports, mémoires, livres ... L’espace
de travail se présente comme une feuille sur laquelle vous allez rédiger votre texte, insérer des images,
mettre des titres et faire de la mise en page (couleur du texte, police d’écriture).

1) LA FENETRE WORD

L'écran de WORD est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose le document ouvert
ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.
La fenêtre Word est composée des éléments suivants :

➢ La barre de titre : affiche le nom du document et de l'application (Word).

➢ Le menu fichier : propose les commandes globales de gestion du document.
➢ La barre d'outils "accès rapide" : affiche les actions les plus courantes (outils).
➢ Le ruban : composé d'onglets affiche les icônes par nature symbolisant les actions.
➢ Les menus et barres d'outils contextuels : proposent pour une sélection en cours les outils et
commandes les plus appropriés.
➢ La règle : affiche les caractéristiques du paragraphe en cours.
➢ Les ascenseurs et curseurs de fractionnement : permettent de se déplacer verticalement et
horizontalement avec la souris et de partager l'écran.
➢ La barre d'état : donne des informations sur la commande en cours, l'environnement et la
position du point d'insertion.
➢ Les icônes d'affichage et le zoom : permettent de passer d'un mode d’affichage et/ou d'un
grossissement à un autre.
➢ Le volet de navigation : permet d'afficher "structure", vignettes ou résultats de recherche.
➢ Enfin, la zone de saisie affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection…
 2) L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.

3) L'ANNULATION DE L'ANNULATION
Une action annulée peut être rétablie.

4) LA BARRE DE TITRE
La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows.
 5) LE MENU FICHIER
Il propose les commandes liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document, la conversion
du document, le partage du document et autres settings de Ms Word.

6) LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.

Les commandes cochées sont affichées

sous forme d'outils
 7) LES RUBANS

Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent
d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.

8) LES ONGLETS

Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation.

8.1 Accueil

L’onglet « Accueil » permet de modifier les polices, les paragraphes ou les styles d’une sélection.
D’autre part, cet onglet propose les fonctionnalités du copier/coller et du Presse-papier et permet
d’appliquer des mises en forme d’une sélection à une autre.

8.2 Insertion

Avec l’onglet « Insertion », vous placez des éléments importants dans un document afin de compléter
le texte. Par exemple, les tableaux servent à organiser des données. Les possibilités sont diverses :
images, clipart, formes, SmartArt et graphiques. Cet onglet facilite la gestion des symboles. Exploitez
également la fonctionnalité quick Part pour organiser vos blocs de construction. Enfin, insérez
facilement des symboles, des équations ou d’autres objets dans votre document.
 8.3 Création

L’onglet « Création » permet d’améliorer l’aspect général d’une page ou de la totalité d’un document
en appliquant un thème, une couleur d’arrière-plan ou une bordure de page.

8.4 Mise en page

Grâce à l’onglet « Mise en page », on définit aisément des options pour les marges, les sauts de page,
les colonnes, le retrait et l’espacement entre les lignes. Il est enfin possible d’aligner, de regrouper et
de gérer les couches d’objets et de graphiques insérés et de les mettre au premier ou à l’arrière-plan.

8.5 Références

L’onglet « Référence » permet de créer des documents professionnels avec des sections organisées, des
tables des matières ou un index. Pensez également à gérer des sources, des citations et une
bibliographie. Si vous avez inséré des images, exploitez les fonctionnalités de la table des illustrations
et des légendes pour gérer ces images de manière efficace. Ajoutez également des notes de bas de page
et de fin de document à votre guise.
 8.6 Publipostage

Avec l’onglet « Publipostage », vous créez efficacement vos documents, vos étiquettes et vos
enveloppes en les fusionnant avec une source de données, comme un carnet d’adresses ou une base de
données. En outre, avant de démarrer l’impression, vous pouvez afficher un aperçu des résultats, filtrer
et trier les documents fusionnés ou ajouter, actualiser et corriger des champs.

8.7 Révision

L’onglet « Révision » accueille la commande grammaire et orthographe, ainsi que de nombreuses

fonctions de recherche. On y traite également les marques de révisions des relecteurs. Enfin, on fait
appel à la fonctionnalité « Comparer » pour comparer différentes versions d’un document et les
combiner dans une version finale.

8.8 Affichage

L’onglet « Affichage » regroupe les cinq modes d’affichage principaux, ainsi que la règle, le
quadrillage, l’explorateur de documents et les miniatures. Pour afficher plusieurs documents ouverts
simultanément, alternez entre les différentes fenêtres ou affichez-les sur le même écran.

9) LES GROUPES D'OUTILS

Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils se présentent sous
forme de blocs logiques correspondant aux actions les plus courantes.
 9.1 Le Bloc Police

Lorsque l'on réduit le ruban, seuls les onglets sont affichés.

9.2 Les barres d'outils et menus contextuels

a) La barre d'outils

Dès qu'une sélection est faite, une barre d'outils regroupant les principaux outils de mise en forme
s'affiche automatiquement.

b) Les menus contextuels

Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la
souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché
concernera le texte, les tableaux, les images...
9.3 La règle

La règle est une symbolisation de la disposition des éléments (texte, image, tableau…) dans la page.
Elle a une double fonction : passive (état de la sélection) et active (modifier l'état de la sélection). Il
existe deux règles, une règle horizontale et une règle verticale.
9.4 La barre d'état

La barre d'état, située en bas de la fenêtre Word, affiche des informations sur l'action en cours, le
document ouvert, la page affichée, la langue utilisée, etc.

<CLIC D> dans la barre d'état permet de la personnaliser.

9.5 Les icônes d’affichage et le zoom

Elles sont situées, dans la barre d'état, à l’extrémité droite.

Affiche le document en mode "lecture plein écran" (pratique)

Affiche le document en mode "page" (mode normal de travail)

Affiche le document en mode "web" (tel qu'affiché dans un navigateur web)

2 autres modes ne sont accessibles que par le ruban :

Affiche le document en mode "plan" (pour gérer la structure du document)

Affiche le document en mode "brouillon" (pour voir la structure Word ou pour

Ordinateur lent)

ONGLET AFFICHAGE - GROUPE "AFFICHAGES" (1ER BLOC)

<CLIC G> SUR L'ICÔNE VOULUE

9.6 Les ascenseurs

Ils font défiler horizontalement et verticalement la partie affichée du document. Le numéro de la page
s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement. Si le document possède
un plan, ce dernier s'affiche aussi dans la bulle d'aide.

9.7 L’affichage à l'écran

Word offre la possibilité d'afficher le document en plusieurs modes différents ; chacun de ces modes
est adapté à une situation particulière.

Les icônes associées sont disposées en bas et à droite de l'écran, dans la barre d'état.
9.7.1 Le mode page

Le mode PAGE affiche à l'écran le texte tel

qu'il va être imprimé tout en permettant la
totalité des modifications.

Où :

Utilisez le mode PAGE pour la totalité des

opérations. Utilisez impérativement ce mode
pour la mise en forme.

Caractéristiques :

➢ Le texte apparaît avec sa mise en forme tel qu'il va être imprimé.

➢ Les règles cochées sont affichées.

➢ Les images sont affichées et dimensionnées correctement.

➢ Le passage d'une page à la suivante est visible à l'écran.

➢ Les notes sont insérées et affichées à leurs positions réelles.

➢ Les entêtes et bas de page sont affichés comme à l'impression et accessibles.

➢ La pagination s'effectue au fur et à mesure de la saisie ou des modifications.

9.7.2 Le mode lecture

Le mode LECTURE affiche le texte sur la totalité de l'écran et non plus dans une fenêtre de document
contenue dans une fenêtre d'application ; C'est un mode complémentaire des précédents qui permet de
lire un document comme sur une liseuse.

Où :
 : Permettent de changer de page.

: Permet d'afficher/ne plus afficher plein écran sans barre de lecture. Le menu propose des
options de lecture.

Caractéristiques :

➢ Le texte apparaît sur toute la surface de l'écran.

➢ Il n'y a plus ni ruban, ni ascenseurs mais une barre d'outils simplifiée.

➢ Permet de personnaliser l'écran.

9.7.3 Le mode web

Le mode WEB permet de créer un document qui sera publiable et visualisable sur INTERNET à l'aide
d'un navigateur (explorer).

Où :

Pour sortir du mode "web", choisir un autre mode d'affichage (mode page) à droite de la barre d'état ou
par l'onglet "affichage" du ruban.

Caractéristiques :

➢ Visualisation des arrière-plans.

➢ Texte proportionnel et renvoyé à la ligne afin de s'ajuster à la taille de la page.

➢ Graphismes positionnés comme dans un navigateur Web.

9.7.4 le mode plan

Le mode PLAN est idéal pour la conception de documents longs. Il offre une présentation structurée et
permet des manipulations globales du document. Il présente l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à
mieux conceptualiser ses idées.
Sortir du mode "plan" en choisissant un autre mode d'affichage (mode page) ou < CLIC G> sur
dans le ruban

Remarque :

Ne pas sortir du mode plan avec la case ; ceci fermerait le document.

Caractéristiques :

➢ La structure du document est affichée.

➢ Des styles sont attachés à chaque niveau de titre ce qui permet de les différencier.

➢ Les niveaux de titre peuvent être modifiés.

➢ Le texte lié à un titre et le titre lui-même peuvent être déplacés dans le document.

➢ Les niveaux de titre peuvent être numérotés selon le format désiré.

➢ Une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan.

9.7.5 le mode brouillon

Il est conçu pour permettre l'utilisation de Word sur des ordinateurs lents et/ou pour voir la structure
interne du document Word.

9.9 LE ZOOM

Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à
l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus.
Où :

Où :

Ou bien :
 9.9 LES VIGNETTES

L'onglet "VIGNETTES" du volet de navigation affiche les pages sous forme réduite.

Cliquer sur une page dans le volet pour affiche cette page.

10) LA STRUCTURE DU DOCUMENT

Elle s'affiche aussi dans le volet de navigation.

Cliquer sur un élément de structure dans le volet pour affiche la page afférente.
 i. Enregistrer du texte

Pour enregistrer du texte dans Word,

vous pouvez cliquer sur la disquette

ou cliquez sur l’onglet « Fichier ».

ii. Sélectionner du texte

Pour sélectionner du texte, vous avez plusieurs possibilités :

Sélectionner un mot :

i. Double-cliquez sur le mot.

ii. Glissez la souris, en tenant enfoncé le bouton de gauche de la souris, du début à la

fin du mot ou vis-versa
Sélectionner une ligne :

iii. Cliquez, dans la marge gauche, devant la ligne.

Sélectionner un paragraphe :

iv. Double-cliquez, dans la marge gauche, devant le paragraphe.

Sélectionner tout le texte :

v. Trois cliques, dans la marge gauche.

Pour sélectionner plusieurs mots, lignes ou paragraphes à la fois, vous pouvez :

Si le texte est simultané : sélectionnez selon la méthode nécessaire en maintenant la touche «

MAJ » enfoncée.
Si le texte n’est pas simultané : sélectionnez selon la méthode nécessaire en maintenant la touche
« CTRL » enfoncée.
iii. Changer les caractères de la police

Pour modifier les caractères de la police, vous devez tout d’abord le sélectionner. Puis, dans le ruban «
Accueil », vous trouverez les options nécessaires.

Vous pouvez utiliser le menu contextuel (bouton de droit de la souris), pour avoir le menu police.
iv. Modifier les paragraphes

Modifier les paragraphes veut dire, modifier les alignements (droit, centré, gauche, justifié), faire des
espacements entre les paragraphes…

Pour utiliser ces fonctions, vous devez tout d’abord sélectionner le ou les paragraphes puis utiliser le
ruban « Accueil ».

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel (bouton de droit de la souris).

v. Les alignements

Vous avez 4 types d’alignement :

vi. Les retraits

Les retraits servent

à disposer du texte
différemment selon l’alignement.
Trois types d’alignement est
possible :
vii. Espacement et interligne
viii. Tabulations
Avec les tabulations, vous alignez des colonnes d’informations à des emplacements spécifiques. Word
place automatiquement une tabulation tous les 1,25 cm. Soyez-vous conservez ce paramètre par défaut
en appuyant sur la touche « TAB », soit vous définissez vos propres tabulations. Il est préférable
d’employer des tabulations plutôt que des espaces pour aligner des informations. En effet, lors de
l’impression, les informations ne s’alignent pas correctement sans tabulations.

Pour définir des tabulations, vous devez sélectionner le ruban « Accueil ».

Maintenant vos tabulations programmées, vous pouvez les visualiser dans les règles.

Pour activer vos tabulations programmées, vous devez appuyer sur la touche « TAB ». Avec le bouton

vous pouvez visualiser les caractères non imprimables

Pour modifier ou supprimer une tabulation, vous devez sélectionner la tabulation dans la règle et la
déplacer en maintenant enfoncer le bouton de gauche de la souris. Lorsque vous déplacez la tabulation
de gauche à droite, vous modifiez la tabulation. Lorsque vous déplacez la tabulation vers le bas (dans
la feuille), vous supprimez la tabulation.
ix. Insertion d’image

Cliquez l’emplacement où vous voulez ajouter une image. Dans le ruban « Insertion », cliquez sur
l’icône de l’image.

Lorsque l’image est insérée, un nouveau ruban apparaît. Vous aurez seulement ce ruban lorsque l’image
sera sélectionnée.

a. Modifier l’emplacement de l’image

Pour modifier l’emplacement de l’image, vous devez tout d’abord la sélectionner puis modifier sa
position ou l’habiller.
 b. Les options du ruban

x. Ajouter un SmartArt
Vous pouvez ajouter un SmartArt dans votre document. Dans le ruban « Insertion », vous trouverez «
SmartArt ».

Sélectionnez le type de SmartArt que vous désirez en double-cliquant dessus.

 Deux nouveaux rubans apparaissent, vous permettant plusieurs options.

xi. Quick Part

La fonctionnalité Quick Part permet de stocker du texte employé fréquemment. Il est possible de
réemployer dans plusieurs documents des blocs de texte mis en forme et des styles. Ainsi, vous n’avez
pas besoin de taper le même texte chaque fois.

a. Créer un composant Quick Part

Écrivez le texte et faites la mise en page. Sélectionnez le texte à définir comme composante
 Quick Part. Dans le ruban « Insertion », cliquez sur « Quick Part » puis « Enregistrer la sélection dans
la galerie de composantes Quick Part ».

b. Insérer un composant QuickPart

xii. La hiérarchisation
La hiérarchisation sert à numéroter des paragraphes à plusieurs niveaux. Dans le ruban « Accueil »,
vous trouverez l’option.
xiii. Mise en page du document

La mise en page correspond à la taille du papier, aux marges, à l’orientation de la feuille…Vous

trouverez les options dans le ruban « Mise en page ».
 a. Puces et numéros

Pour insérer des puces dans un texte, vous devez le sélectionner. Puis dans le ruban « Accueil » activez
la puce désirée. En glissant votre souris sur un modèle de puce, vous pouvez visualiser le résultat dans
le texte avant de sélectionner le style de puce.
 b. Bordures

Deux types de bordures existent dans Word ; la bordure de page et la bordure de texte.

➢ Bordure de page

La bordure de page s’applique sur tout le document. Dans le ruban « Création », vous trouverez le
bouton « Bordure de page ». Un menu apparaît et vous permet de faire les choix désirés. Vous n’avez
pas à sélectionner le texte pour insérer une bordure de page. Suivez les étapes.
Vous pouvez également
utiliser seulement l’option
« Motif ».

➢ Bordures de texte

Toujours dans le bouton « Bordure de page » dans le ruban « Mise en page », vous trouverez un onglet
du nom « Bordures ». Celui-ci vous permet de mettre une bordure autour d’un texte. Vous avez deux
options : paragraphe ou texte.
xiv. Rechercher/remplacer

La fonction « Rechercher/remplacer » permet de rechercher des mots dans un texte et de le remplacer

par un autre. Dans le ruban « Accueil » vous trouverez l’option.

LA MISE EN PAGE
Avant de commencer à travailler dans un document Word, il peut être nécessaire de redéfinir les
dimensions du papier, les marges, l'orientation de la page…
Les options de mise en forme de paragraphe sont incluses dans le ruban de "mise en page" (2ÈME
BLOC À PARTIR DE LA GAUCHE)

Les options de positionnement des objets sont incluses dans le ruban de "mise en page" (3ÈME BLOC
À PARTIR DE LA GAUCHE).

a. LA TAILLE

La taille de la page est le principal élément qui définit la disposition du texte.

b. ORIENTATION

L'orientation de la page définit son utilisation de manière horizontale ou verticale.

Portrait : feuille verticale (aussi appelé à la Française)

Paysage : feuille horizontale (aussi appelé à l'Italienne)

c. LES MARGES

Les marges déterminent la distance entre le bord du papier et la zone utilisée pour les données.

"Marges personnalisées » appelle la boite de dialogue "MISE EN PAGE"