Audit interne : définition,
processus et étapes
En contrôle de gestion, la mise en place de processus d'amélioration est
nécessaire au sein d'une entreprise. Pour cela, il existe l'audit interne, une
activité indispensable. Il s'inscrit dans une démarche de progrès de
l'entreprise et permet d'accompagner l'entité à atteindre ses objectifs.
Selon les besoins et les ressources, il peut être porté sur certains services
ou sur l'ensemble des services de l'organisation. Voici un guide pour mieux
comprendre les enjeux d'un audit interne et les étapes pour le mettre en
place.
Qu'est-ce qu'un audit interne ?
L'audit interne, également appelé « audit de première partie », est
un processus consistant à apporter à une entité l'assurance de la maîtrise
de ses opérations et des conseils pour les optimiser.
L'audit interne peut se réaliser au sein de toutes les entreprises,
publiques ou privées, quelle que soit leur taille. Il est conduit par
des professionnels, les « auditeurs internes », et répond à des
normes internationales. s'inscrit dans une démarche d'amélioration globale
de la qualité. Il s'opère de façon méthodique et indépendante tout en
étant rattaché au comité d'audit et à la direction générale de
l'entreprise.
Quels sont les objectifs de l'audit interne ?
L'audit interne vise à vérifier, contrôler et évaluer afin de fournir les
axes d'amélioration des processus de l'entreprise. Selon les besoins
et les ressources de l'entité, il peut être conduit en une seule ou
plusieurs fois. Il permet d'auditer les différentes pratiques dans tous
les services de l'entreprise, ceux du siège, comme des filiales.
Optimisation de la gouvernance
Réaliser un audit interne permet d'aider une organisation ou une
entreprise à atteindre les objectifs fixés en évaluant l'efficacité des
moyens mis en œuvre. Il vise donc à améliorer les performances de
l'entreprise en mesurant les processus de management des risques,
de surveillance et de gouvernance. L'audit interne a pour but d'aider
les équipes des services généraux dans l'exécution efficiente de
leurs responsabilités. Il vérifie également que la réalité de terrain
correspond à l'image externe que souhaite donner l'entreprise, afin
d'organiser les services selon les principes affichés par la marque.
Amélioration des procédures de contrôle
L'auditeur interne exerce une fonction de contrôle des modes de
fonctionnement et d'organisation d'une société. Il s'agit d'une
vérification des procédures de contrôles internes existants dans
l'entreprise. Par cette analyse des process, il met en évidence les
possibles dysfonctionnements des activités de supervision, de
surveillance et de vérification dans l'organisation intrinsèque de la
société.
Perfectionnement du management des risques
La mission de l'auditeur interne est de s'assurer que les risques
encourus sont correctement gérés et anticipés. Il s'attache à savoir
si les procédures sont correctement établies par la hiérarchie,
connues et respectées par les collaborateurs. Il permet d'anticiper
les éventuels futurs problèmes et leurs conséquences. L'audit
interne permet ainsi de protéger l'entreprise et d'augmenter sa
performance opérationnelle.
Comment faire un audit interne ?
Définir l'objectif de l'audit interne
L'audit interne permet d'évaluer l'efficacité des moyens mis en
œuvre pour atteindre le référentiel normatif. À la fin de celui-ci,
l'entreprise possédera une vision précise des améliorations à
apporter et des points forts sur lesquels capitaliser.
La première étape consiste donc à déterminer un objectif. De
manière générale, l'audit interne s'appuie sur quatre objectifs
principaux : vérifier la conformité à un référentiel et détecter les
non-conformités ; analyser l'efficacité du système ; identifier les
points d'amélioration ; capitaliser sur les points forts.
Choisir les auditeurs
La réussite d'un audit dépend du choix de son auditeur.
Dans un audit interne, l'auditeur fait partie intégrante de l'effectif de
l'entreprise. Il doit être objectif, indépendant et posséder une vision
globale de la société et de ses métiers.
De plus, l'auditeur doit maîtriser les procédures et les méthodes
relatives à l'audit. Il s'agit aussi de lui fournir toutes les informations
nécessaires à la bonne réalisation de l'audit interne. À savoir, lui
fournir les normes du système de management, les cahiers des
charges des produits et les processus de l'entreprise.
Il est également essentiel que l'auditeur fasse preuve de certaines
qualités, telles que l'impartialité, la conscience professionnelle, la
confidentialité et l'indépendance.
Il doit aussi faire preuve d'ouverture d'esprit et de neutralité. En
effet, il ne doit pas être négatif, critique ou engager des discussions
à caractère litigieux ou personnel.
Préparer l'audit
Cette étape est essentielle, car elle détermine l'approche générale
pour réussir la mission de manière efficace.
Il s'agit, en premier lieu, de définir les services et les activités à
auditer, mais aussi de déterminer la fréquence et la durée des
entretiens.
C'est aussi pendant cette phase qu'il est nécessaire de prévenir les
personnes qui seront auditées. D'ailleurs, pendant cet entretien, il
est important de créer une relation positive en dédramatisant l'enjeu
de l'audit et en instaurant un climat de confiance qui insuffle à
l'audité de collaborer.
Pendant la préparation de l'audit interne, l'auditeur prend
connaissance des documents qui lui ont été remis, afin de mieux
comprendre et d'analyser le fonctionnement global de l'entreprise. Il
peut s'agir des référentiels normatifs, des rapports de l'audit
précédent et des manuels qualité.
Réaliser l'audit interne
Il est désormais temps de réaliser l'audit. Pour commencer, il est
conseillé d'organiser une réunion d'ouverture afin de présenter le
plan d'audit, de rappeler les objectifs et de présenter les auditeurs.
Ensuite, il convient d'effectuer les entretiens individuels. Pour cela,
le questionnaire utilisé doit couvrir tous les sujets d'étude. La
méthode du QQOQCP peut être utile afin de valider les informations
sur l'ensemble des dimensions du problème. Il est aussi essentiel
pour l'auditeur de se rendre sur le lieu de travail de l'audité pour
l'observer dans son environnement.
Pendant la réunion de clôture, les résultats de l'audit sont présentés
en identifiant les différents points : les non-conformités majeures,
les points sensibles, la proposition de progrès, les points forts sur
lesquels capitaliser.
Il ne faut pas perdre de vue que l'objectif de l'audit est d'évaluer tout
en allant vers une démarche d'amélioration continue. Il est donc
important de terminer sur une touche positive afin de motiver
l'audité à vouloir s'améliorer.
Mettre en place les actions correctives
Une fois les points faibles et les éléments non conformes identifiés,
l'auditeur doit lister les actions recommandées pour les optimiser.
Suivant l'accord de la direction, il établira un plan d'action
comportant les différentes tâches à effectuer, les moyens humains
et financiers à allouer, ainsi que le délai de mise en œuvre.
Il faut cependant faire attention à ne pas brûler les étapes dans la
mise en place des actions et laisser un temps d'adaptation aux
différents intervenants.
Suivre l'efficacité des actions engagées
C'est à l'audité que revient la mission de mettre en place les
diverses actions correctives. Celles-ci seront vérifiées, soit par un
audit supplémentaire, soit à travers différents indicateurs tels que
les retours client, les retours internes, les mises en situation ou
encore les indicateurs associés à l'action.
Un rapport de suivi peut aussi être rédigé et délivré aux
intervenants.
