EMC ENGINEERING « Les bâtisseurs de logiciel »

PROPOSITION DES APPLICATIONS INFORMATIQUES A

L’HOPITAL GENERAL DE DOUALA (GESTION
HOSPITALIERE, GESTION DU STOCK, DE LA
COMPTABILITE ET DE LA PAIE)

SARL AU CAPITAL DE FCFA 5 000 000 RC : 2003B98 NC M120200014798Y

B.P.: 15302 Yaoundé Tél. : 222 21.79 53 / 242 00 64 49 / 699 93 38 84 / 699 91 09 88 Web : [Link] e-mail : emc@[Link]
Fourniture des applications informatiques à HGD EMC Engineering Sarl

SOMMAIRE

PROPOSITION TECHNIQUE .............................................................................................................. 3

I- INTRODUCTION .................................................................................................................... 3
II- PRESENTATION DES APPLICATIONS INFORMATIQUES ............................................. 3
II.1- PRESENTATION DE EMCPATIENT ........................................................... 3
a- Circuit Patient: .......................................................................................................... 4
b- Facturation et Encaissement .................................................................................... 4
c- Gestion de la pharmacie ........................................................................................... 5
d- Gestion du Laboratoire: ............................................................................................ 5
e- Gestion de la morgue................................................................................................ 5
f- Outils et Sécurité........................................................................................................ 6
g- Quelques Ecrans de emcPatient .............................................................................. 6
II.2- GESTION DE LA COMPTABILITE ............................................................ 10
II.2.1- Principales fonctionnalités de la comptabilité générale ..................................... 10
II.2.2- Principales fonctionnalités de la comptabilité analytique .................................. 11
II.3- GESTION DU STOCK................................................................................ 11
II.4- GESTION DE LA PAIE .............................................................................. 17
II.4.1- Caractéristiques générales ............................................................................... 17
II.4.2- Gestion des salariés ......................................................................................... 18
II.4.3- Gestion de la paie ............................................................................................. 18
II.4.4- Impressions ...................................................................................................... 19
II.4.5- Statistiques ....................................................................................................... 19
III- NOTRE APPROCHE METHODOLOGIQUE ...................................................................... 20
III.1- Diagnostic général de l’environnement matériel et logiciel ................ 21
II.2- Adapter le logiciel et mettre en place les interfaces ............................. 21
III.3- Installer et Configurer les serveurs et l’application ............................. 22
III.4- Former les utilisateurs ............................................................................ 23
III.4- Assistance et Maintenance du système ................................................ 23
III.5- Plan de Travail ......................................................................................... 25
IV- Liste des experts...................................................................................................................... 26
PROPOSITION FINANCIERE ........................................................................................................... 28

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PROPOSITION TECHNIQUE
I- INTRODUCTION
L’Hôpital Général de Douala est établissement hospitalier de catégorie 1 dont
le besoin de performance dans un secteur aussi sensible n’est plus à démontrer.
L’atteinte de cet objectif noble passe obligatoirement par la modernisation de
sa gestion qui elle-même nécessite l’acquisition et la mise en œuvre des outils
de gestion modernes qui lui permettront d’automatiser et de maîtriser
l’ensemble des processus de gestion de l’établissement.
La société EMC ENGINEERING SARL a développé et mis en production plusieurs
applications informatiques (Gestion hospitalière, gestion budgétaire, gestion
commerciale, gestion de la comptabilité, gestion du stock, gestion de la paie,
etc.) dans des établissements hospitaliers similaires. C’est fort de cette
expérience que nous venons par la présente proposer la fourniture, l’installation
et le paramétrage des applications ci-dessous à l’Hôpital Général de Douala :
▪ Gestion hospitalière ;
▪ Gestion de la comptabilité générale et analytique ;
▪ Gestion du stock ;
▪ Gestion de la paie.
Dans ce qui suit, nous vous tenons l’économie de la description de chacune
de ces quatre (04) applications informatiques suivie d’une proposition
financière pour l’acquisition, l’installation et le paramétrage de chacune
d’elles.

II- PRESENTATION DES APPLICATIONS INFORMATIQUES

II.1- PRESENTATION DE EMCPATIENT

L’application de gestion hospitalière dénommée emcPatient est une
application de gestion intégrée de tous les process de l’hôpital comprenant
plusieurs modules dédiés aux différentes fonctions dans a gestion de
l’institution.
emcPatient est une application Web bâtit sur le SGBDR Oracle. Il comprend les
modules suivants :

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a- Circuit Patient:
a. Gestion du dossier d’un patient
b. Gestion du personnel médical (Médecin, Infirmier)
c. Gestion des consultations
 Motif Consultation
 Observations médicales
 Diagnostic
 Examen, Ordonnance, traitement
 Prochain Rendez-vous
d. Gestion des hospitalisations
 Admission (Provenance, Motif, Service, Lit etc.)
 Planification des traitements
 Rapport infirmier
 Transfert vers un autre service
e. Gestion du bloc
 Programmation des opérations
 Ordonnance opératoire
 Edition consentement opératoire
 Compte rendu opératoire
b. Gestion des nouvelles naissances
 Enregistrement d’une naissance
 Edition de la déclaration de naissance
c. Transfert inter-service
d. Gestion des sorties
e. Production du PBF par service
 Paramétrage du PBF de chaque service
 Edition PBF périodique
f. Génération automatique des factures
g. Présence d’une interface de codification des diagnostics, des
prescriptions et des actes médicaux (CIM10)
h. Gestion de la banque de sang
i. Gestion des rendez-vous
j. Statistiques et indicateurs

b- Facturation et Encaissement
a. Paramétrage (Tarif par catégorie, Assureur, Prestation
b. Saisie des factures
c. Gestion des prises en charge
d. Gestion des moratoires
e. Emission des autorisations de sortie

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f. Paiement des factures

g. Gestion des cautions
h. Gestion des opérations de caisse
i. Editions des journaux de caisse
j. Edition des rapports et statistique de vente et d’encaissement

c- Gestion de la pharmacie
a. Paramètres (Emplacement, magasin, article, fournisseur etc.)
b. Gestion des commandes des produits ;
c. Gestion des réceptions des produits
d. Gestion du stock des produits
e. Gestion de l’approvisionnement des points de vente ;
f. Gestion des opérations de vente (Caisse, Vente au comptant et à
crédit, Billetage);
g. Gestion des demandes des produits par les services
h. Le transfert des produits aux services demandeurs ;
i. Retour des produits des services vers le magasin central
j. Inventaire du stock du point de vente et du magasin central ;
k. Gestion des sorties exceptionnelles
l. Régularisation du stock ;
m. Modification du packaging d’un produit
n. Edition des rapports et des statistiques

d- Gestion du Laboratoire:
a. Paramétrage (Matériel examen, Analyse, Examen, Modèle compte
rendu etc.)
b. Enregistrement examen
c. Résultat examen
d. Examen en cours
e. Impression résultat
f. Edition des rapports et des statistiques

e- Gestion de la morgue
a. Paramétrage
b. Admission
c. Facturation
d. Sortie
e. Edition des rapports et statistiques
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f- Outils et Sécurité
a. Gestion du personnel
b. Gestion des utilisateurs
c. Gestion du profil des utilisateurs
d. Export/Import du dossier patient
e. Gestion des tâches
g- Quelques Ecrans de emcPatient

Connexion à l'application EMCPATIENT:

Page accueil

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Formulaire d’enregistrement d’un patient

Fenêtre de prise de paramètres pour la consultation

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Admission en hospitalisation

Etablissement de l'ordre de sortie

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Fenêtre pour établissement bon de sortie

Fenêtre de facturation

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Fenêtre de facturation avec prise en charge

Fenêtre de vente pharmacie

II.2- GESTION DE LA COMPTABILITE

Le module applicatif de gestion de la comptabilité comprend les deux
principaux sous modules ci-dessous :
1. Sous module de la comptabilité générale ;
2. Sous module de la comptabilité analytique.

II.2.1- Principales fonctionnalités de la comptabilité générale

Le sous module Comptabilité générale comprend les principales

fonctionnalités ci-dessous :
▪ Plan comptable général conforma à OHADA ;
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▪ Compte Auxiliaire et Compte Collectif ;

▪ Journaux ;
▪ Génération des écritures de prise en charge ;
▪ Saisie des écritures comptables ;
▪ Lettrage de compte ;
▪ Suivi des chèques ;
▪ Recouvrement des recettes ;
▪ Paiement des dépenses ;
▪ Prise en charge des recettes et des dépenses ;
▪ Confection des annexes et du centralisateur ;
▪ Edition du grand livre ;
▪ Edition des quittances ;
▪ Edition de la balance générale ;
▪ Edition du journal général ;
▪ Edition d’un journal ;
▪ Edition du certificat mensuel des dépenses ;
▪ Edition du certificat mensuel des recettes ;
▪ Edition du certificat périodiques des recettes et des dépenses ;
▪ États des restes à payer et des restes à recouvrer ;
▪ Etc.

II.2.2- Principales fonctionnalités de la comptabilité analytique

Ce sous module comprend les principales fonctionnalités ci-dessous :

▪ Plan comptable analytique ;
▪ Paramétrage de la gestion manuel ou automatique des centres analytiques ;
▪ Schéma analytique ;
▪ Liaison Compte général, Centre analytique ;
▪ Saisie des écritures analytiques ;
▪ Imputation analytique ;
▪ Edition de la balance analytique ;
▪ Gestion des centres analytiques ;
▪ Etc.

II.3- GESTION DU STOCK

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La gestion réussie d’une entreprise passe par la maîtrise de son patrimoine et la

bonne gestion du stock des biens et matières qu’elle possède. Cette gestion
implique un suivi rigoureux des acquisitions, du stockage et de la distribution des
biens aux employés de l’entreprise. Dans beaucoup d’entreprises, la gestion de
stock et du patrimoine se fait encore manuellement, ce qui est la cause de
lenteur dans les opérations telles que l’acquisition et l’inventaire.
Les principales fonctionnalités sont :

Description du matériel

Décrivez les types de matériels que vous utilisez en indiquant les catégories
et sous catégories et en précisant des critères de gestion tels que les
quantités alertes.

Gestion des réceptions de matériel

Préparez les réceptions dans le logiciel en saisissant les détails des livraisons
– vous obtenez ainsi les documents de réception (procès-verbal et ordre
d’entrée) en un clic.

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Gestion des demandes de matériel

Prenez en compte les demandes du personnel pour préparer les sorties et

améliorer votre capacité d’estimer les besoins de votre entreprise.

Gestion des sorties de matériel

Affectez le matériel au personnel selon les demandes et produisez les

documents automatiquement (bon de sortie provisoire, ordre de sortie).

Gestion des inventaires

Préparez les inventaires à l’aide du logiciel et saisissez le stock physique

pour faire les rapprochements…

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Amortissement des biens

Définissez les natures d’immobilisation des types de matériel, le logiciel

calcule automatiquement l’amortissement des biens dans votre
patrimoine ; vous pouvez ainsi obtenir la valeur vénale de votre patrimoine
à tout moment.

Reprise de matériel et mise au rebut

Réaffectez le matériel à un autre membre du personnel à l’aide de la

reprise et faites sortir le matériel vétuste ou amorti du patrimoine à l’aide de
la mise au rebut.

Consultations et états

Maîtrisez votre patrimoine à l’aide des consultations qui donnent une vue
immédiate de sa situation et imprimez les états de gestion tels que les
fiches détenteur, la liste des carences, la liste des biens périmés et le
compte de gestion.

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Administration et sécurité

Ce module permet de créer des comptes d’utilisateurs avec différents

privilèges : super utilisateur, administrateur et utilisateur simple.
Créez des comptes temporaires. Utilisez le profil de chaque utilisateur pour
contrôler son accès aux fonctions de l’application. Contrôlez aussi l’accès aux
lignes budgétaires en définissant des groupes d’imputations. Les principales
fonctionnalités de ce module sont :

► Gestion des accès ;

► Gestion des utilisateurs ;

► Paramétrage des profils utilisateur ;

► Gestion des modèles de profil ;
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► Journal des opérations

► Gestion des connexions ;
► Etc.

II.4- GESTION DE LA PAIE

Le logiciel « emcPaie » est une application de gestion informatique conçu pour
faciliter la génération des bulletins de paie, la production du document
d’information pour le personnel employé (DIPE), la génération des états fiscaux
et états comptables permettant d’analyser rapidement les charges du
personnel.

emcPaie est une application de Paie conviviale, très complète et conçu

spécifiquement pour les entreprises Camerounaises.

II.4.1- Caractéristiques générales

 Logiciel réseau
 Multi-société
 Multi – agence
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 Prise en compte des organismes de collecte (TRESOR, CNPS)

 Gestion des congés
 Gestion des permissions
 Gestion des pièces justificatives (références et pièces scannées)

II.4.2- Gestion des salariés

 Fiches complète (état-civil, situation professionnelle, données

familiales, diplômes)
 Numérotation automatique des matricules
 Insertion des photos dans la fiche du salarié
 Historique des évènements (avancements, sorties/retour paie, etc.)
 Gestion des modes de paiement et des informations bancaires

II.4.3- Gestion de la paie

 Générateur de formules intégré pour des formules sans erreurs

 Possibilité de sélectionner les salariés à comptabiliser
 Calcul des congés
 Clôture mensuelle de la paie
 Tableau de saisie rapide des variables
 Production du DIPE papier et du DIPE magnétique (format CNPS)
 Génération des ordres de virements numériques (norme ETEBAC)
 Génération des écritures comptables pour transfert vers les logiciels
de comptabilité
 Outil de contrôle administratif de la paie (Variations, arrivées,
départs)

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II.4.4- Impressions

 Fiche des salariés

 Listes de salariés par critères
 Bulletins de paie
 Livre de paie
 DIPE
 Etat des sommes à reverser à la CNPS
 Etat des sommes à reverser au TRESOR
 Ordres de virement
 Etats de paiement

II.4.5- Statistiques

 Evolution de la masse salariale

 Répartition des salariés par tranche de salaire

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 Répartition des salariés par mode de paiement (Espèces ou

Virement)
 Répartition des salariés par sexe/catégorie/fonction/service etc.

III- NOTRE APPROCHE METHODOLOGIQUE

La présente proposition concerne l’installation, la mise à jour, la formation, la
mise en œuvre, le suivi et la maintenance des applications.
Nous suggérons une démarche basée sur l’approche systémique préconisée
dans ce genre de projets. Cette approche nous permettra de couvrir de façon
méthodique et exhaustive les besoins exprimés par le Centre des handicapés.
Elle consistera à :

1 Diagnostic général

2 Adaptation du Logiciel

3. Configuration et Installer les serveurs et l’application

4. Formation les utilisateurs

5. Mise en œuvre, Assistance et Maintenance

L’approche proposée par EMC repose :

sur l’articulation des tâches de la mission autour d’activités clés définies
en fonction des objectifs et des résultats attendus de la mission,
sur un phasage de la mission en vue de garantir un contrôle et un suivi
efficace de la prestation tant de la part du commanditaire que de
l’équipe de gestion technique mis en place au siège du consultant.

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III.1- Diagnostic général de l’environnement matériel et logiciel

Cette étape permettra de prendre connaissance de l’environnement général
du programme. Elle permettra de faire une revue documentaire à l’HGD et
établir les contacts entre nos consultants, les responsables de l’institution et les
différentes parties prenantes.
Objectifs
Prendre connaissance de l’environnement général à l’HGD
Actions

Identifier l’environnement matériel et logiciel

Identifier les données nécessaires au paramétrage du système,
Analyser le cadre logique du Projet,
Valider les données avec les différents responsables.
Résultats attendus

La liste des données indispensables au paramétrage du système. Il s’agit

notamment de :
 Proposition de mise à jour de l’environnement matériel et logiciel
 Liste du personnel
 Liste des utilisateurs
 Liste des Unités
 Liste des médecins
 Liste des chambres
 Liste des prestations et prix
 Liste des produits de la pharmacie et prix
 Liste des magasins
 Liste des fournisseurs
 Stock des produits
 Liste des examens
 Liste du matériel utilisé par examen

II.2- Adapter le logiciel et mettre en place les interfaces

Les applications seront modifiée pour s’adapter au contexte fonctionnel à
l’HGD.
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Certains états peuvent être ajoutés à la demande de l’institution en accord

parti.
.
Objectifs

• Mettre à jour les applications ;

• Rendre compatible les données dans avec les applications.
Actions

Modification du code de l’application.

Résultats attendus

Applications correspondant au contexte fonctionnel de l’HGD

Interface avec les applications existantes disponibles

III.3- Installer et Configurer les serveurs et l’application

Il s’agit de procéder à l’installation et la configuration du serveur Web (Windows
2012 ou 2016), du serveur de base de données (Oracle), d’installer
l’application, de le paramétrer et de saisir les données préparées et validées
lors des phases précédentes.
Objectifs

Fournir des applications permettant la gestion des données

de l’HGD ,
Configurer le système pour qu’il s’adapte au
fonctionnement de l’HGD.
Actions

Installer et configurer serveur Web ;

Installer et configurer serveur
Oracle ;
Installer et configurer chaque
application ;
Tester les différents modules

Résultats attendus

Les données des paramètres sont intégrées dans les logiciels.

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III.4- Former les utilisateurs

Le plan de formation sera proposé et discuté avec l’HGD. Nous accorderons
l'attention requise à la définition des modules à administrer afin de garantir le
fonctionnement optimal du nouveau système mis en place.
Nous proposons d’organiser deux groupes de séances de formation. La
première dédiée aux Informaticiens et la seconde pour les Utilisateurs.
Il faudra prévoir un ordinateur par participant. Au maximum deux personnes
peuvent partager un ordinateur. Les séances de formation se dérouleront
avec un vidéo projecteur et seront basés sur les cas précis à l’HGD.
Objectifs

Faciliter l’adoption par l’HGD des nouveaux

outils logiciels ;
Transfert total des compétences aux
utilisateurs.
Actions

Former les acteurs de l’HGD sur les logiciels,

Introduire des données réelles de Suivi- Evaluation.
Résultats attendus

Les utilisateurs formés sont en mesure d’utiliser le système pour produire

effectuer leurs tâches.

III.4- Assistance et Maintenance du système

Suite à la formation sur les logiciels, nous assisterons gratuitement les utilisateurs
sur l’utilisation des applications pendant une période de 12 mois.
Objectifs

• Assurer l’assistance sur le système,

• Maintenance des logiciels en fonction des évolutions à l’HGD.
Actions

Corrections d’éventuelles erreurs décelées par les utilisateurs,

Assurer la maintenance du système et effectuer des interventions, si
nécessaire sur site, pour assurer la continuité du fonctionnement des
applications.
Résultats attendus
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L’appropriation définitive du système par les utilisateurs à l’issue des

premiers mois d’utilisation

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III.5- Plan de Travail

Notre prestation se déroulera en 4 phases comme suit :

PHASE DESCRIPTION NOMBRE

JOURS

1 : Mise à jour des Modification du code des applications dans 45

applications nos bureau

2 : Installation Installation et formation à l’HGD (60 jours). 60

Les différents services utiliseront le système
immédiatement.

3 : Intégration du Elle consistera à intégrer dans la base de 15

Système et données unique les anciennes données et
Validation les nouvelles saisies effectuées suite à la
formation. Ensuite procéder aux contrôles de
cohérence des données

TOTAL 120

Nous assisterons l’HGD pendant 12 mois à l’issue de la mise en exploitation du

package. L’assistance se fera principalement par email et téléphone. Les
maintenances des logiciels (corrections et envoie de nouvelles versions)
s’effectueront sur une période de 3ans
Après les 12 mois d’assistance, nous proposerons une option facultative pour la
maintenance du système. Nous discuterons avec l’HGD de cette phase durant
laquelle des interventions, si nécessaires sur site, seront effectuées pour assurer
la continuité du fonctionnement des logiciels.

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IV- Liste des experts

Le personnel présenté (Personnel et personnel d’appui) et mobilisable pour
cette mission est décliné dans le tableau ci-dessous.
Ce personnel compte essentiellement les associés de la EMC et les employés
permanents.

Niveau
Anné Age
Nom de Rôle proposé dans de
es (Ans Domaines de spécialisation
l'expert le projet Formatio
d'exp )
n

Conception et mise en place des

systèmes d'information dans les
administrations publiques, institutions
et sociétés;

Conception et mise en place des

ETEKI Expert n° 1 Chef applications informatiques
Dominiqu d'équipe Ingénieur 32 64 BAC + 5
e Informaticien Engineering informatique (Audit
informatique, Etude et mise en
place des projets informatique,
Elaboration des schémas directeurs
et cahiers de charges,.

Gestion des systèmes informatiques

Conception et mise en place des

applications informatiques sous
différents langages WEB en réseau
et gestion des bases de données
Expert n° 2
Ingénieur Conception et élaboration des
MBASSA
informaticien cahiers de charges
BIDIAS 22 52 BAC +4
Développeur Web
Raymond
et réseau des Développeur
bases de données
Gestion des systèmes informatiques

Mise en place des réseaux

informatiques

Expert n°3 Conception et mise en place des

CHENDJ
Informaticien 22 53 BAC + 3 applications informatiques sous
OU Victor
Développeur différents langages WEB

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Conception et élaboration des

cahiers de charges

Gestion des systèmes informatiques

Développeur d'applications

Mise en place des réseaux

informatiques

Conception et mise en place des

applications informatiques sous
différents langages WEB
Expert n°4
NGOUNO Administration des bases de
Informaticien 4 38 BAC + 5
UThierry données
Développeur
Administration des réseaux

Développeur d'applications

LE PERSONNEL D’APPUI

NOM POSTE Niveau ATTRIBUTION

NONO Assistance de BAC +4

Secrétariat, Logistique, Administration
Lybelle Direction

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PROPOSITION FINANCIERE

Le tableau ci-dessous récapitule la proposition financière pour chaque application.

Désignation Montant (HT)

Application intégrée de Gestion hospitalière 65 000 000

Application de Gestion de la comptabilité générale et analytique 8 300 000

Application de gestion du Gestion du stock 8 300 000

Application de Gestion de la paie 8 300 000

Les montants indiqués ci-dessus sont hors taxes et devront dans un processus de
commande publique être majorés de la TVA.

Le Directeur Général

Mr ETEKI ETEKI Dominique

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