Cas Fil rouge
LE PROJET PoLo
Afin de permettre une continuité et une bonne coordination entre les différents modules du parcours
nous nous appuierons sur une étude de cas : le Projet PoLo.
Introduction
Tout au long du parcours de formation « management de projet », nous simulerons le fonctionnement
d’une ESN*, l’entreprise EF2I qui aura un rôle de AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage).
*ESN : Entreprise de Services du Numérique (anciennement SSII)
Informations sur la société EF2I
Elle a en son sein, un Directeur de Projet, représentant du PMO (Project Management Office / Bureau
des Projets).
Une Equipe de Management de Projet pour le Projet PoLo a été nommée.
Elle a à sa tête, Karen, Project Manager / Chef de Projet.
Celle-ci est assistée par Christophe.
Informations sur le Client
Le Client est la Société PONANT LOISIRS.
La Société
La Société PONANT LOISIRS est située à PERROS-GUIREC, Côtes d’Armor, Bretagne.
Elle est dirigée par Henri et Patrick, 2 beaux-frères associés à 50 % / 50 %.
Henri est plutôt le directeur stratégique s’occupant des relations externes et de la stratégie.
Patrick est lui davantage le directeur opérationnel s’occupant du bon fonctionnement du magasin au jour
le jour.
La Société distribue du matériel de nautisme (funboard) et des vêtements (sportswear).
PONANT LOISIRS a une situation privilégiée sur le port avec un magasin d’environ 200 m².
Le magasin a fait l’objet d’une récente reconstruction, ce qui a permis d’augmenter la surface de vente.
Les produits vendus
Deux familles de produits :
● le matériel de nautisme principalement autour du funboard (planches, à voile, kayaks de mer,
surfs, … et leurs accessoires, …)
● les vêtements de sportswear (marques de vêtements marins ou autres connues dans le milieu du
surf et du funboard, …)
Il faut noter que dans le domaine du funboard la vente de matériel d’occasion est une activité
importante:
● ceci permet aux clients de faire tourner leur matériel
● ils peuvent ainsi acquérir du matériel plus à la mode ou monter en gamme
● la société assume pour ses clients un système de reprise après expertise
● un bon sous forme d’avoir est donné sous condition de reprise de matériel neuf
L’activité
L’activité est en grande partie saisonnière :
● 80 % des ventes se font entre le 1er juin et le 30 septembre
● 50 % des ventes sur juillet et août
Cette activité saisonnière et la vente des articles occasionnent des difficultés de gestion des stocks :
● que ce soit dans le domaine du funboard ou dans celui du sportswear, les phénomènes de mode,
donc de collection sont très importants
● la gestion de stock est donc essentielle pour un bon fonctionnement du magasin
● le stock présent en magasin représente un quart du chiffre d’affaire annuel
● les invendus en fin de saison sont difficiles à écouler l’année suivante
● ils ne peuvent être écoulés qu’en consentant d’importantes remises, ce qui réduit
considérablement la marge
PONANT LOISIRS a bien sûr des concurrents :
● des concurrents dans d’autres villes portuaires de la Côte
2
● mais jamais sur les 2 métiers à la fois
● des grandes surfaces de vente, type Décathlon, Go Sports, …
● une nouvelle clientèle émerge par l’intermédiaire de sites de vente en ligne
La Société se protège en ayant l’exclusivité de certains produits et en apportant du service à ses clients.
Néanmoins il semble que certains clients à la recherche de « prix » ou d’autres formes de service
commencent à aller vers ces nouvelles formes de ventes.
Pendant la haute saison, du personnel saisonnier vient aider les 2 gérants :
● 2 personnes sur 4 mois, de juin à septembre
● plus 2 autres sur les 2 mois d’été, juillet et août
La clientèle
Une grande partie de la clientèle n’est pas locale :
● celle-ci n’hésites pas à passer commande en morte-saison pour bénéficier de tarifs plus
avantageux
● les commandes se passent la plupart du temps par téléphone
● la commande est confirmée par la réception d’un chèque d’arrhes correspondant à 25 % du
montant TTC de la commande
● l’enlèvement se fait au magasin en saison
● un catalogue « papier » est envoyé en début d’année civile
● les commandes « morte-saison » doivent être passées avant le 15 mars
Les difficultés rencontrées
Les 2 gérants rencontrent un certain nombre de difficultés :
● trop de temps passé au téléphone pour prendre les commandes
● difficulté à traiter les commandes, les chèques d’arrhes, …
● surface de stockage insuffisante
● impossibilité d’augmenter la taille du magasin
3
● bien que la société soit en croissance constante avec une trésorerie saine, à chaque fin de saison,
il reste 30 % d’invendus
Le projet Polo
Henri et Patrick souhaiteraient mettre en place un projet permettant :
● la gestion des stocks en temps réel aussi bien pour le matériel neuf, que les invendus, le matériel
d’occasion et les vêtements
● la mise en place d’un site Web
La gestion des stocks doit permettre :
● la visualisation des quantités en temps réel
● le calcul de marge
● l’édition de tableaux de bord à la semaine, au mois, au trimestre, …
● la connaissance des historiques client ou produit
● …
Le site Web aura pour rôle de :
● servir de vitrine pour le magasin, aussi bien pour les produits neufs, que les invendus de l’année
d’avant ou les produits d’occasion
● permettre la prise des pré-commandes et le suivie de celles-ci
● indiquer le moment du passage en magasin pour l’enlèvement de la marchandise
● assurer le paiement en ligne de façon sécurisée des arrhes
● …
La surface de stockage actuelle étant insuffisante, il y a une autre partie du projet :
● recherche d’un local en périphérie de PERROS-GUIREC qui servira d’entrepôt / base arrière
● embauche d’une personne à mi-temps pour la tenue de cet entrepôt, la réception des livraisons
fournisseurs et les navettes avec le magasin
Le projet est baptisé PoLo.
4
Organisation
Henri sera le Maître d’Ouvrage.
EF2I assurera l’AMOA, gestion et coordination du projet.
La Société CAPS basée au Mans sera chargée de la création des produits (site + appli stock).
CAPS aura un rôle de MOE (Maîtrise d’Œuvre).
Henri et Patrick seront associés au projet en tant qu’experts à hauteur de 25 % de leur temps respectif.
Mais ils ne pourront jamais être présents ensemble sur le projet, l’un devant toujours s’occuper du
magasin qui reste ouvert.
Le projet commence au 1er octobre.
Un de leur client, Philippe, retraité de l’Armée, accepte lui aussi de les aider pour le projet.
Il amènera ainsi un regard extérieur, il peut consacrer 25 % de son temps au service u projet.
