DEFINITION :
La correspondance commerciale est l’ensemble de lettres que les commerçants échangent entre eux à
l’occasion de leur commerce. C’est un échange de lettres qui peut se faire également avec les tiers non
commerçants.
ROLE :
Economique : Malgré les moyens de communications modernes mis à la disposition de l’entreprise
(téléphone, télex…), la lettre conserve un rôle économique important : • Elle supprime les déplacement
• Elle est la carte de visite de l’entreprise.
Juridique : C’est un mode de preuve sûr, admis par les tribunaux, elle doit obligatoirement être
conservée.
L’EN-TETE : Les entreprises ont en général du papier portant un en-tête imprimé ou gravé à l’avance. Il se
compose des mentions jugées les plus utiles pour les correspondants : • logo • nom et adresse de
l’entreprise • forme juridique et montant du capital • numéro d’immatriculation au registre du
commerce • intitulé du compte postal.
LA DISPOSITION DU TEXTE : Nous vous donnons des indications courantes à ce sujet. Il est bien entendu
qu’il existe plusieurs solutions et que chaque service ou secrétaire choisit celle qui lui convient.
Expéditeur : La plupart des entreprises possèdent un papier à en-tête. Dans le cas contraire, il suffit
d’indiquer le nom et adresse de l’expéditeur en haut et à gauche du document.
La date : En haut et à droite. Un document sans date n’est pas considéré légalement comme une lettre.
Mentionner le lieu d’où l’on écrit, puis la date : quantième en chiffre, mois en toutes lettres, 4 chiffres de
l’année. On n’indique pas le nom du jour.
Nom et adresse du destinataire : Plus bas et à l’alignement de la date. On n’abrège pas les mentions
Monsieur, Madame, Société, etc. Le code postal se met avant le nom de la localité.
Objet de la lettre : C’est un résumé en quelques mots du sujet de la lettre, que l’on souligne. Il fait gagner
du temps au lecteur et simplifie par la suite les recherches dans les dossiers.
Corps de la lettre : Le corps de la lettre comporte 4 parties essentielles et indépendantes : 1- Introduction
2- Développement 3- Conclusion 4- Formule de politesse.
LES FORMULES D’INTRODUCTION
Pour accuser réception : « Nous accusons réception de votre courrier du… » « Votre lettre du…………nous
est bien parvenue… » « Nous avons pris bonne note du désir exprimé par votre lettre du… ».
Pour confirmer : « Nous vous avons informé par notre lettre du….. » « Comme suite à notre conversation
téléphonique de ce jour » « Nous vous confirmons notre lettre du…….courant par laquelle… ».
Pour passer commande : « Pourriez-vous m’expédier le plus tôt possible… » « Veuillez nous adresser par
retour du courrier…. » Nous vous prions de prendre note de la commande suivante… ».
Pour répondre à une commande : « Nous acceptons les conditions proposées dans votre lettre… » « En
réponse à votre lettre du …. nous vous prions de trouver ci-joint… » « Nous avons bien reçu votre
commande du….. et vous en remercions ».
LES FORMULES QUI SITUENT L’OBJET DE LA LETTRE Pour demander un renseignement :
Pour demander un renseignement : « Pourriez-vous me faire savoir… » « Nous vous serions obligés de
nous indiquer…. ». Pour réclamer un paiement : « L’examen de votre compte montre que vous restez
redevable de la somme de…. » « Sauf erreur de notre part, nous vous rappelons que notre facture….».
Pour envoyer des fonds : « Vous trouverez ci-joint un chèque bancaire (ou chèque postal ou mandat
lettre) n°…F, et nous vous serions obligés. pour la bonne règle de nous en accuser réception » « En
règlement de votre facture, nous vous prions de trouver… » « En règlement de votre relevé de compte
du…, j’ai fait virer à votre compte n°… à……, la somme de….. ». Pour reconnaître une erreur, s’excuser,
refuser : « Nous regrettons vivement l’erreur qui s’est glissée… » « Nous avons le regret de vous
informer… »
DEFINITION :
La commande est un contrat par lequel : - Le vendeur s’engage à livrer un produit ou un service aux prix
et conditions qu’il propose. - L’acheteur s’engage à prendre livraison du produit ou du service au prix
prévu.
La passation de la commande : La passation d’une commande peut s’effectuer par les moyens suivants :
1. Par téléphone, 2. Par fax, 3. Par lettre de commande, 4. Par bulletin de commande, 5. Par bon de
commande.
• La lettre de commande : est un document de plus en plus rare. En effet, elle n’est utilisée que par de
petites entreprises ou dans des cas très particuliers.
• Le bulletin de commande : est imprimé par le vendeur et accompagne généralement une
documentation
Le devis : Quand la demande porte sur un article nettement défini, le fournisseur peut juger utile de
remettre un devis au correspondant.
• Le bon de commande : est établi par l’acheteur qui l’envoi au vendeur pour passer commande. Il est fait
en plusieurs exemplaires. Chaque service concerné en reçoit un et peut ainsi prendre les décisions
nécessaires tout en restant en coordination avec les autres services.
La confirmation de la commande :
• Par client : la confirmation écrite de la commande est effectuée généralement par le client quand il a
commandé par téléphone. • Par le fournisseur : il arrive parfois que le fournisseur confirme la
commande dans le but de rassurer un client, inquiet d’une rupture de stocks.
Les modifications ou annulation de la commande :
Il arrive qu’un client soit amené à demander une modification de commande. Quelles sont les réponses
du fournisseur ? • Il accepte : - s’il s’agit d’un client important. Pour le garder, le fournisseur accepte la
modification ou l’annulation. Dans la lettre, il mettra en évidence que l’acceptation est liée aux
excellentes relations commerciales qu’il entretient avec son client. S’il s’agit d’un nouveau client. Pour le
garder, le fournisseur accepte. Dans la lettre, il soulignera que cette modification est acceptée à titre
exceptionnel.
• Il refuse : s’il s’agit d’un client important, mais l’annulation de cette commande met en danger la
situation financière de l’entreprise à cause de l’importance de la dite commande. Le fournisseur refuse.
Dans la lettre, il expliquera le motif du refus par exemple : « la commande a exigée un
approvisionnement important de matières premières ».
