Chapitre 4: Internet et collaboration en

ligne
I NF 4123 O UT I LS I NFO RMATIQUES
P RO FESSEUR : O MAR AB D UL WAH AB
UNI VE RSITÉ D U Q UÉB EC E N O UTAOUAIS ( UQ O ), AUTOMNE 2 0 2 1

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Plan de cours
▪Google Docs
▪Microsoft Outlook
▪Doodle : Outil pour les sondages

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Google Docs

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Qu'est-ce que Google Docs?
▪Google Docs est une plateforme de traitement de texte Web gratuit proposé par Google
dans le cadre de sa suite bureautique complète - Google Drive - pour concurrencer
Microsoft Office.
▪Les autres principaux services inclus dans la suite basée sur le cloud sont Sheets (Excel) et
Slides (Powerpoint).
▪Google Docs est disponible sur tous les appareils et plates-formes; tout ce dont vous avez
besoin est une connexion Internet et un navigateur Web (ou, dans le cas d'un mobile, une
application).
▪Google s'occupe du reste et s'occupe du gros du travail pendant qu'il exécute le logiciel
dans le cloud.
▪Comme Docs est un traitement de texte en ligne, vous pouvez partager et collaborer avec
plusieurs personnes sur le même document, en suivant les révisions, les modifications et les
suggestions en temps réel.
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Créer un compte
▪La première chose que vous devez faire avant de pouvoir utiliser
Google Docs est de vous inscrire à un compte Google (un compte
@gmail).
▪Rendez-vous sur [Link], cliquez sur "Créer un compte",
puis sur "Pour moi-même".

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Créer un compte
▪Sur la page suivante, vous devrez fournir des informations pour créer
un compte, telles que le prénom et le nom, le nom d'utilisateur et le
mot de passe.

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Créer un compte
▪En outre, vous devez vérifier votre numéro de téléphone pour vous assurer que vous êtes
un humain réel et non un robot.

▪Après avoir vérifié votre numéro de téléphone, les pages suivantes vous demandent de
fournir une adresse e-mail de récupération, votre date de naissance et votre sexe, ainsi que
d'accepter la déclaration de confidentialité et les conditions d'utilisation.
▪Terminez cela, et vous êtes le fier nouveau propriétaire d'un compte Google!

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Importer un document Microsoft Word
▪Allez sur [Link]
▪Sur la page d'accueil de Google Docs, cliquez sur l'icône de dossier en haut à droite, puis sur
l'onglet «Télécharger».

▪Une fois le fichier Word téléchargé, Docs l'ouvre automatiquement, prêt à être modifié,
partagé et collaboré.

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Importer un document Microsoft Word
▪Lorsque vous avez terminé avec le document, vous pouvez le trasnférer de nouveau au
format DOCX ou PDF, ODT, TXT, HTML ou EPUB. Cliquez sur Fichier> Trasnférer en tant que
puis cliquez sur le format souhaité, et il sera téléchargé directement à l'endroit où les
fichiers seront enregistrés à partir de votre navigateur.

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Vérifiez votre orthographe dans Google Docs
▪Docs est équipé d'un correcteur orthographique prêt à fonctionner pour vous. Chaque fois
que vous avez mal orthographié quelque chose, il souligne l'erreur par une ligne ondulée,
vous invitant à effectuer une modification.
▪Cela devrait être activé par défaut, mais vous pouvez vous en assurer dans Outils>
Orthographe> Afficher les suggestions d'orthographe/grammaire.

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Vérifiez votre orthographe dans Google Docs
▪Une autre façon d'accéder à la vérification orthographique consiste à cliquer sur l'icône
avec un A et une coche. Cela active l'outil et analyse votre document pour l'orthographe et
la grammaire.

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Vérifiez votre orthographe dans Google Docs
▪En plus d’un correcteur orthographique, Google Docs est livré avec un dictionnaire et
un thésaurus intégrés. Tout ce que vous avez à faire est de surligner un mot, de faire un
clic droit dessus, puis de cliquer sur «Définir ».

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Collaborer sur des documents avec d'autres
▪L'une des meilleures fonctionnalités de Google Docs est la possibilité de générer un lien
partageable qui permet à toute personne qui en dispose d'afficher, de suggérer des
modifications ou de modifier votre document.
▪Au lieu d'envoyer un fichier dans les deux sens entre collaborateurs, vous pouvez
effectuer des modifications et des suggestions en une seule fois, comme si vous étiez
tous blottis sur le même ordinateur en temps réel.
▪La seule différence est que chaque personne a son propre curseur de saisie de texte à
utiliser sur son ordinateur personnel.
▪Depuis le document que vous souhaitez partager, cliquez sur le bouton bleu «Partager»
pour choisir comment et avec qui vous souhaitez envoyer un lien vers votre fichier. Vous
pouvez saisir les adresses e-mail manuellement ou cliquer sur "Obtenir le lien
partageable" dans le coin supérieur pour distribuer l'invitation vous-même.

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Collaborer sur des documents avec d'autres

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Collaborer sur des documents avec d'autres
▪Pour modifier ce que les gens peuvent faire à votre
document, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le
bas, puis sur le visualiseur, le commentateur ou
l'éditeur.
▪Choisissez d'avertir les gens.
▪Si vous souhaitez informer les personnes que vous
avez partagé un document avec elles, cochez la case
en regard de Notifier les personnes. Si vous avisez
des personnes, chaque adresse courriel que vous
entrez sera incluse dans la liste des courriels.
▪Si vous ne souhaitez pas avertir les gens, décochez la
case.
▪Cliquez sur Partager ou Envoyer.

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Voir toutes les modifications récentes apportées à un doc
▪Lorsque vous partagez des documents avec d’autres utilisateurs, il est difficile de suivre
tous les petits changements qui se produisent si vous n’êtes pas présent.
▪Pour cela, il y a l'historique des révisions.
▪Google Docs garde une trace de toutes les modifications qui se produisent dans un
document et les regroupe en périodes, ce qui réduit l'encombrement.
▪Vous pouvez même restaurer un fichier à l'une des versions précédentes répertoriées
dans l'historique en un clic de souris.
▪Vous pouvez afficher une liste de toutes les modifications récentes en cliquant sur
Fichier> Historique des versions> Voir l'historique des versions.

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Voir toutes les modifications récentes apportées à un document

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Trouvez le nombre de mots et de pages
▪Par défaut, Google Docs n'affiche pas le nombre de mots ou de pages, mais il est facile de les vérifier
sans compter manuellement.
▪Donc, si vous avez une limite de mots stricte pour un devoir, vous pouvez voir les détails de votre travail
avec le nombre de mots.
▪Vous pouvez même surligner le texte de n'importe quel paragraphe pour vérifier le nombre de mots
dans la sélection.
▪Pour afficher le nombre de mots / pages de votre document, cliquez sur Outils> Nombre de mots ou
appuyez sur Ctrl + Shift + C sous Windows et Commande + Shift + C sur Mac.

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Trouvez le nombre de mots et de pages
▪Vous pouvez également trouver le nombre de mots pour une chaîne de texte spécifique en
la mettant en surbrillance et en revenant à Outils> Nombre de mots.

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Ajouter des numéros de page à un document
▪Google Docs ne génère pas automatiquement de numéros de page dans les fichiers, vous devez
les ajouter manuellement, mais il est facile de les ajouter à l'en-tête ou au pied de page de
votre document.
▪Pour ajouter un numéro de page à toutes les pages, cliquez sur Insertion> En-tête et numéro
de page> Numéro de page. Une fenêtre pop-up s'affiche dans laquelle vous pouvez choisir un
style de numéro de page.

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Contrôler les marges dans Google Docs
▪Les marges sont l'espace blanc qui borde votre document de tous les côtés.
▪Étant donné que les marges créent une bordure invisible, lorsque vous diminuez la taille de la
marge, vous augmentez la quantité d'espace utilisable sur la page.
▪Si vous préférez entrer les marges manuellement, cliquez sur Fichier> Mise en page, entrez la
quantité d'espace blanc que vous souhaitez voir de chaque côté, puis cliquez sur "OK".

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Ajouter une zone de texte à un document
▪L'ajout de zones de texte à Google Docs est un excellent moyen de mettre en évidence des informations
pertinentes et d'attirer l'attention sur des éléments spécifiques d'un document. Cependant, en créer un
n’est pas un processus simple et est caché dans un endroit improbable: dans la fonction Dessin.
▪Pour accéder au menu Dessin, allez dans Insertion> Dessin et cliquez sur l'icône de zone de texte dans la
barre de menus. Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour insérer la zone de texte dans votre document
lorsque vous avez terminé.

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Microsoft Outlook

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 Ouvrir Microsoft Outlook

N.B: Microsoft a plusieurs versions actuelles d'Outlook disponibles. L'apparence et les fonctionnalités de votre écran
peuvent varier légèrement en fonction de la version que vous utilisez et de la façon dont elle est configurée.

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Créer un nouveau message Outlook
▪Pour créer un nouveau message électronique Microsoft Outlook, cliquez sur l'option
Nouveau (New) à l'extrême gauche du ruban Microsoft Outlook. La fenêtre Nouveaux
messages apparaît dans l'onglet Message MS Outlook:

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Remplissez les informations d'en-tête du courriel
▪Pour commencer, assurez-vous que les informations du champ « À » sont correctes.
▪Vous pouvez cliquer sur le champ « À » et voici ce qui se passe :

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Copier quelqu'un dans l'e-mail (Cc, Bcc)
▪Vous n'avez pas besoin de copier quelqu'un sur votre e-mail pour
l'envoyer, mais MS Outlook vous donne la possibilité de copier ou de
copier en aveugle des destinataires supplémentaires si vous le souhaitez.
▪Les contacts copiés (Cc) sur un e-mail ne sont généralement pas censés
répondre. Ils reçoivent le message à titre informatif uniquement. Par
exemple, vous pouvez copier votre patron sur un mémo important.
▪Les contacts qui sont copiés en aveugle (Bcc) sur un e-mail ne sont pas
visibles par les autres qui reçoivent le message. On ne s'attend pas non
plus à ce qu'ils répondent. Vous pouvez utiliser cette option si vous devez
garder confidentielles les informations de messagerie d'un destinataire.

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Créer une règle
▪Aller vers Paramètres -> Options

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Créer une règle
▪Sous Courrier (Mail), cliquer sur Règles de boîte de réception et de balayage
(Inbox and sweep rules):

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Créer une règle
▪Cliquez sur la croix pour ajouter une nouvelle règle:

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Utilisation des dossiers de messagerie
▪Votre compte commence avec ces dossiers par défaut:
▪ Boîte de réception (Inbox): Les messages entrants arrivent dans votre boîte de
réception sauf si vous avez créé une règle de boîte de réception pour les rediriger vers
un autre dossier, ou s'ils sont identifiés comme courrier indésirable.
▪ Brouillons (Drafts): Si vous créez ou répondez à un message, mais que vous ne pouvez
pas le terminer tout de suite, il sera automatiquement enregistré dans votre dossier
Brouillons. Vous pouvez revenir au message plus tard pour continuer à le modifier, puis
l'envoyer.
▪ Éléments envoyés (Sent Items): Par défaut, une copie de chaque message que vous
envoyez est placée dans votre dossier Éléments envoyés.
▪ Éléments supprimés (Deleted Items): Lorsque vous supprimez un message, il est
déplacé vers le dossier Éléments supprimés.
▪ Notes: Il s'agit d'un dossier en lecture seule. Vous devez utiliser Outlook pour créer ou
modifier des éléments dans ce dossier.
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Utilisation des dossiers de messagerie
▪ Les courriers électroniques indésirables (Junk Email): Des messages qui présentent des
caractéristiques de courrier indésirable mais qui ne sont pas bloqués par un filtre anti-
spam avant d'atteindre votre boîte aux lettres seront automatiquement déplacés vers ce
dossier.
▪ Clutter: Vous aide à déplacer les messages de faible priorité hors de votre boîte de
réception afin que vous puissiez facilement rechercher les messages importants.
▪ Abonnements RSS (RSS Subscriptions): Les flux RSS sont un moyen facile de rester à
jour avec vos sites Web préférés, tels que les blogs ou les magazines en ligne. Si un site
propose un flux RSS, vous êtes averti chaque fois qu'un article est publié, puis vous
pouvez lire un résumé ou l'intégralité du message. Et, si vous activez la synchronisation
des flux RSS dans Outlook, tous les flux auxquels vous vous abonnez et leurs publications
sont livrés directement dans votre dossier d'abonnement RSS Outlook.

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Création/supprimer un dossier
▪Faites un clic droit sur votre compte.
▪Cliquez sur créer un nouveau dossier.
▪Tapez le nom que vous souhaitez utiliser pour ce dossier.
▪Appuyez sur Enter ou cliquez ailleurs.

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Création d’un sous-dossier
▪Faites un clic droit sur un dossier donné.
▪Cliquez sur créer un nouveau sous-dossier.

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Créer un rendez-vous ou une tâche
▪ Aller sur Nouveau -> Événement de calendrier (Calender event)

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Vérifier votre calendrier
▪Cliquer sur le menu en haut à gauche de la page.
▪Sélectionner le calendrier.

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Envoyer des fichiers sous forme de pièces jointes
▪ Aller sur Nouveau -> Message
▪ Cliquer sur l’icône joindre (attach)
▪ Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le (s) fichier (s)
▪ Envoyez le message

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Gérer les pièces jointes volumineuses
▪Bien qu'il soit facile de joindre un fichier à un message MS Outlook, la taille des pièces
jointes est limitée à 25 Mo.
▪Si vous dépassez la limite de taille des pièces jointes Microsoft Outlook, vous recevrez
un message d'erreur.
▪La limite de taille des fichiers joints est cumulative; ainsi, le message d'erreur apparaît
lorsqu'un fichier supplémentaire est joint même si aucun des fichiers joints ne dépasse
la limite par lui-même.
▪En plus de la taille limite des pièces jointes de Microsoft Outlook, il est important de se
rappeler que certains fournisseurs de messagerie ont une limite sur la taille des pièces
jointes que leur système recevra.
▪ Ainsi, si votre courriel comporte une pièce jointe volumineuse (ou plusieurs pièces jointes),
votre message risque de ne pas être livré.

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Gérer les pièces jointes volumineuses
▪Il existe plusieurs méthodes pour contourner les limitations de taille des
fichiers joints Outlook, notamment:
▪ Fichier zip: Les fichiers zip sont particulièrement utiles si vous avez plus d'un fichier
à envoyer.
▪ Microsoft OneDrive: Microsoft propose un stockage dans le cloud à toute personne
disposant d'un compte Microsoft.

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Gérer les pièces jointes volumineuses - Fichier zip
▪La création du fichier zip compresse automatiquement vos fichiers, mais cela n’est pas
utile pour les types de fichiers déjà compressés.
▪ Par exemple, .jpg - un format d'image populaire - est déjà dans un état assez compressé.
Ainsi, la compression de fichiers de ce type ne réduira pas beaucoup la taille.
▪Lorsque le destinataire reçoit le fichier zip, il extrait simplement les fichiers du fichier zip.

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Gérer les pièces jointes volumineuses - OneDrive
▪OneDrive est la zone de stockage cloud de Microsoft. Si vous disposez d'un compte
Microsoft, vous pouvez stocker jusqu'à 15 Go sur votre compte OneDrive gratuit. Vous
pouvez trouver OneDrive dans votre Explorateur de fichiers Windows (notez l'icône
qui ressemble à un nuage):

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Gérer les pièces jointes volumineuses - OneDrive
▪Copiez les fichiers à envoyerPartager (Share) dans OneDrive.
▪Cliquer sur puis sur Copier le lien (Copy link).
▪Ajouter le lien au message dans Outlook.

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Créer une signature électronique
▪Allez dans Paramètres (Settings) -> Options (Options).
▪Cliquez sur Signature e-mail (Email Signature) sous l'onglet Disposition
(Layout).
▪ Si vous souhaitez que votre signature apparaisse au bas de tous les nouveaux e-mails
que vous composez, cochez la case Inclure automatiquement ma signature sur les
nouveaux messages que je compose.
▪ Si vous souhaitez que votre signature apparaisse sur les messages que vous transférez
ou auxquels vous répondez, cochez la case Inclure automatiquement ma signature sur
les messages que je transfère ou auxquels je réponds.
▪ Si vous ne sélectionnez pas ces options, vous pouvez ajouter manuellement votre
signature à un message sélectionné.
▪Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

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Créer une signature électronique

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Ajoutez votre signature manuellement
▪Si vous avez créé une signature, mais que vous n'avez pas choisi de l'ajouter
automatiquement à tous les messages sortants, vous pouvez l'ajouter plus tard
lorsque vous rédigez un e-mail.
▪ Accédez à votre boîte aux lettres et choisissez Nouveau message.
▪ Tapez votre message, puis choisissez Plus d'actions> Insérer une signature en bas
du volet de rédaction.
▪ Lorsque votre e-mail est prêt, choisissez Envoyer.

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Doodle

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Qu'est-ce que Doodle?
▪Doodle est un outil de planification en ligne qui peut être utilisé rapidement
et facilement pour trouver une date et une heure pour rencontrer plusieurs
personnes.
▪Vous suggérez d'abord des dates et des heures parmi lesquelles choisir les
participants à votre événement, puis Doodle crée un calendrier de sondage
qui peut être envoyé aux participants pour commentaires.
▪Au fur et à mesure que chaque participant sélectionne les dates et heures
du calendrier de vote pour lesquelles il ou elle est libre, Doodle regroupe les
réponses et vous indique quelle option convient le mieux à tout le monde.

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Qu'est-ce que Doodle?
▪Mettre tout le monde sur la même longueur d'onde est déjà assez difficile
avec seulement cinq autres collègues, sans parler de cinquante nouveaux
bénévoles que vous n'avez peut-être jamais rencontrés.
▪Doodle peut être un outil précieux pour coordonner un grand événement
comme la formation des bénévoles ainsi qu'un petit événement comme une
réunion mensuelle avec le conseil.

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Configurer un sondage Doodle
▪Aller sur [Link]
▪Cliquer sur Créer un doodle.

▪Cliquer sur Continuer.

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Configurer un sondage Doodle
▪Choisissez les paramètres qui s'appliquent à votre sondage puis cliquez sur
Continuer.

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Configurer un sondage Doodle
▪Saisissez votre nom et votre adresse e-mail et cliquez sur Terminer.

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Configurer un sondage Doodle
▪Vous recevrez un courriel de Doodle pour le transmettre aux participants
afin qu'ils puissent remplir le sondage doodle, et aussi pour administrer le
sondage afin que vous puissiez le supprimer lorsque vous avez terminé.

53
Configurer un sondage Doodle
▪Depuis le courriel reçu, cliquez sur Inviter des participants.
▪Cliquer sur Copier pour copier le lien du sondage.

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Configurer un sondage Doodle
▪Le sondage ressemble à ci-dessous où vous pouvez voter en fonction de vos
préférences de date et d'heure

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