ETUDE DU LOGICIEL D’APPLICATION MICROSOFT EXCEL Page 1

1- Présentation du logiciel Excel 2003

Un tableur s’apparente à une calculatrice hyper sophistiquée qui permet d’effectuer simplement
une série de calculs complexes. En plus des calculs il permet de saisir des textes et de présenter
l’ensemble sous forme de tableaux de données. Excel est un logiciel conçu par la société
Microsoft, qui intègre la fonction de tableur.

1-1 - Démarrage d’Excel

Excel est un logiciel qui ne fonctionne que dans l’environnement de Microsoft windows. Donc
avant de démarrer Excel il faut d’abord lancer windows.

- Cliquer sur Démarrer

- Pointer sur Tous Les Programmes
- Pointer sur Microsoft Office
- Cliquer sur Microsoft Excel

1-2 -Présentation de la fenêtre d’Excel 2003

L’écran d’Excel se compose essentiellement de trois zones :
en haut la barre des menus et les deux barres d’outils standard et format
au centre la zone de travail
en la barre d’état
A B C D E

G M

L
J

I
K

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A- La barre de titre
Elle affiche le nom de l’application en cours d’exécution ainsi que le nom du classeur actif

B – La barre des menus

Elle contient la liste des menus déroulants. Vous devez cliquer sur un menu pour y choisir la
commande qui sera exécutée par Excel

C- La barre d’outils standard :

Elle permet d’accéder rapidement aux commandes les plus usuelles d’Excel.

D- La barre d’outils format :

Elle permet de mettre rapidement en forme les données et les cellules

E- La barre des formules : elle sert à saisir et modifier une valeur ou une formule

F- Indicateur de position (ou zone de nom) : Il affiche les informations sur la sélection en
cours, permet de nommer des cellules ou encore d’atteindre une zone nommée

G- Cellule active : Elle se démarque des autres cellules par son encadrement en gras (on ne
peut saisir des données dans la feuille de calcul que dans la cellule active)

H- Zone de travail : il s’agit de l’espace de travail ; celui-ci est formé d’un quadrillage de
cellules (d’oû le terme « tableur »). Les lignes sont représentées par des chiffres et les colonnes
sont représentées par des lettres. Une cellule est l’intersection d’une ligne et d’une colonne. La
cellule A1 est l’intersection de la colonne A et de la ligne 1. A1 est une référence de cellule.
Celle-ci apparaît dans la zone d’indicateur de position.

I- Boutons de défilement des onglets : ils permettent un accès rapides aux différents
documents du classeur.

J- Onglets de documents : un classeur est composé de plusieurs feuilles par défaut, mais il peut
aussi contenir d’autres documents tels que les graphiques ; les onglets permettent d’activer un
document en cliquant sur celui-ci. Le nom du document actif apparaît en gras.

K- Barre d’état : elle donne des informations sur le document actif ou sur la commande en cours

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L- Barre de défilement horizontal : elle permet le défilement horizontal du document en cours

d’exécution.

M- Barre de défilement vertical : elle permet le défilement vertical du document en cours.

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2- MODE DE TRAVAIL
Sous Excel, les documents se présentent sous la forme de classeur. Un classeur contient un ou
plusieurs feuilles de calcul (1 à 255 feuilles), quelque soit leur type et l’ordre qu’elles adoptent.
Pour modifier le nombre de feuilles contenues dans un nouveau classeur, choisir la commande
outils/options, sélectionner l’onglet Général, puis indiquer le nombre de feuilles de votre choix
dans la zone « nombre de feuilles par nouveau classeur »

2-1- Les lignes et les colonnes

Toutes les opérations de saisie, de calcul se déroulent dans une feuille de calcul. C’est une
feuille quadrillée composée de lignes et de colonnes. Le point d’intersection entre une ligne et
une colonne est désigné par le mot cellule.
Les colonnes sont désignées par des lettres : A, B, C, D, ……etc. Cette indication figure au
dessus de chaque colonne appelée en –tête de colonne. Une fois l’alphabet passé entièrement
en revue, Excel double les lettres AA, AB, AC, AD,.pour intituler les colonnes. La dernière
colonne s’appelle IV, ce qui correspond à 250 colonnes
Les lignes sont elles aussi identifiées clairement par des numéros allant de 1 à 65536.
La feuille de calcul comprend donc 250 colonnes et 65536 lignes
2-2 -Le classeur
La feuille de travail est la zone où vous entrez des informations et effectuez des opérations. La
feuille représente en fait la partie d’un ensemble plus grand dénommé classeur. Excel propose
par défaut 03 feuilles par classeur créé ou ouvert. Elles sont rangées les une sur les autres et
chaque feuille est indépendante. Les feuilles du classeur sont mentionnées au bas de l’écran à
l’aide des onglets. L’on peut y lire feuil1, feuil2, etc.… En cliquant sur l’onglet de la feuille, elle
devient active.
2-3 - La sélection des cellules
Il est indispensable d’effectuer une sélection pour effectuer des opérations dans une feuille, par
exemple pour additionner une colonne de nombres. Vous devez impérativement marquer la
plage de cellules pour spécifier les nombres à additionner. Lorsqu’une celle est sélectionnée, la
zone nom affiche les coordonnées de la cellule attendant les futures entrées de données. Cette
zone est prévue pour afficher les coordonnées des cellules sélectionnées. Vérifiez toujours cette
indication lorsque vous marquez des cellules diverses dans la feuille.

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Touche Résultat
Décale d’une cellule vers la gauche

Décale d’une cellule vers la droite

Décale d’une cellule vers la haut

Décale d’une cellule vers le bas

Ctrl+ Place le pointeur dans la cellule A1

PgPréc Décale d’une page vers la haut

PgSuiv Décale d’une page vers le bas

Alt.+PgPréc Décale d’une page vers la gauche

Alt.+PgSuiv Décale d’une page vers la droite

Exemple d’une feuille de calcul

La feuille de calcul Feuil1 est la feuille courante sur laquelle toutes les opérations pourront être
effectuées.

3- Comment quitter Excel ?

3-1- Avec la souris
 Cliquer une fois sur la case de fermeture
 Cliquer sur le menu Fichier et choisir la commande Quitter
 Cliquer sur la case du menu système et choisir la commande Fermeture
3-2 - Avec le clavier :
 Combinaison de touches ALT-F-Q
 Combinaison de touches Alt – barre d’espacement –F
 Combinaison de touches Alt –F4

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4- Enregistrer un fichier

 Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.

Remarque Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, vous serez invité à lui donner un
nom.

4-1- Pour enregistrer une copie d'un fichier

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

2. Dans la zone Nom de fichier, entrez le nouveau nom du fichier.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour enregistrer la copie dans un dossier différent, cliquez sur un lecteur différent dans
la liste déroulante Enregistrer dans ou sur un dossier différent dans la liste des dossiers,
ou sur les deux. Pour enregistrer la copie dans un nouveau dossier, cliquez sur Créer un
dossier.

4-2- Pour enregistrer un fichier dans un autre format

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

2. Dans la zone Nom de fichier, entrez le nouveau nom du fichier.
3. Cliquez sur la liste déroulante Type de fichier, puis sur le format de fichier souhaité
pour le fichier.
4. Cliquez sur Enregistrer.

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4-3- Pour enregistrer automatiquement des fichiers au cours du travail

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Enregistrer.
2. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique
toutes les.
3. Dans la zone minutes, entrez l'intervalle souhaité entre chaque enregistrement des
fichiers. Plus vous enregistrez fréquemment les fichiers, plus d'informations sont
récupérées en cas de panne de courant ou de problème similaire lorsque le fichier est
ouvert.

Remarque La récupération automatique ne remplace pas des enregistrements réguliers de vos

fichiers. Si vous choisissez de ne pas enregistrer le fichier de récupération après l'avoir ouvert, le
fichier est supprimé et les modifications non enregistrées sont perdues. Si vous enregistrez le
fichier de récupération, il remplace le fichier d'origine (sauf si vous indiquez un nouveau nom de
fichier).

4-4- Pour accélérer l'enregistrement d'un fichier

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Enregistrer.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
o Pour enregistrer uniquement les modifications apportées à un fichier, activez la
case à cocher Autoriser les enregistrements rapides, puis continuez d'enregistrer
le fichier au cours de votre travail.
o Pour enregistrer un fichier terminé, désactivez la case à cocher Autoriser les
enregistrements rapides lorsque vous avez terminé d'utiliser le fichier, puis
enregistrez-le une dernière fois. Un enregistrement complet est effectué lorsque
la case à cocher est désactivée.

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Remarque L'option Autoriser les enregistrements rapides n'est disponible que dans Microsoft
Word et Microsoft PowerPoint.

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5 – Ouvrir un fichier

1. Dans votre programme Microsoft Office, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir.
2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l'emplacement Internet
contenant le fichier que vous voulez ouvrir.
3. Dans la liste des dossiers, localisez et ouvrez le dossier contenant le fichier.
4. Cliquez sur le fichier, puis sur Ouvrir.

5-1- Pour ouvrir une copie d'un fichier

1. Dans votre programme Office, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir.
2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l'emplacement Internet
contenant le fichier que vous voulez ouvrir.
3. Dans la liste des dossiers, localisez et ouvrez le dossier contenant le fichier.
4. Sélectionnez le fichier dont vous voulez ouvrir une copie. Cliquez sur la flèche en regard
du bouton Ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir une copie.

Remarque Lorsque vous ouvrez un fichier en tant que copie, une copie du fichier est créée dans
le dossier qui contient le fichier d'origine.

5-2- Pour ouvrir un fichier en lecture seule

1. Dans votre programme Office, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir.
2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l'emplacement Internet
qui contient le fichier à ouvrir.
3. Dans la liste des dossiers, localisez et ouvrez le dossier contenant le fichier.
4. Sélectionnez le fichier dont vous voulez ouvrir une copie. Cliquez sur la flèche en regard
du bouton Ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule.

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6- Etude des menus et des barres d'outils

Un menu (menu : liste de commandes qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le nom d' un menu
dans une barre de menus ou dans une autre barre d' outils.) affiche une liste de commandes. Des
images sont placées en regard de certaines de ces commandes de façon à pouvoir associer
rapidement la commande avec l'image. La plupart des menus se trouvent sur la barre de
menus (barre de menus : barre horizontale située sous la barre de titre et qui contient les noms
des menus. Il peut s' agir de la barre de menus intégrée ou d' une barre de menus
personnalisée.), qui est la barre d'outils en haut de l'écran. Les barres d'outils peuvent contenir
des boutons, des menus ou une combinaison des deux.

2
3
4

1 Barre de menus ; 2 Commande de menu ; 3 Barre d'outils ; 4 Bouton

6-1- Pour afficher uniquement les commandes et les boutons que vous utilisez

Microsoft Office personnalise automatiquement les menus et barres d'outils en fonction de la

fréquence d'utilisation des commandes. Lorsque vous lancez un programme Office pour la
première fois, seules les commandes de base apparaissent. Puis, à mesure que vous travaillez,
les menus et barres d'outils s'adaptent de sorte que seuls apparaissent les commandes et boutons
de barre d'outils que vous utilisez le plus souvent.

6-2- Pour afficher toutes les commandes dans un menu

Pour rechercher une commande que vous n'utilisez pas souvent ou que vous n'avez jamais

utilisée, cliquez sur les flèches en bas du menu pour afficher toutes les commandes.
Vous pouvez également double-cliquer sur le menu pour le développer. Lorsque vous développez
un menu, tous les menus sont développés tant que vous n'avez pas choisi de commande ou
effectué une autre action. Lorsque vous cliquez sur une commande du menu développé, celle-ci
est immédiatement ajoutée à la version courte du menu. Si vous n'utilisez pas souvent la
commande, elle est retirée de la version courte du menu.

6-3- Pour positionner des barres d'outils sur la même ligne

Les barres d'outils peuvent être positionnées les unes à côté des autres sur la même ligne. Par
exemple, la barre d'outils Standard est positionnée à côté de la barre d'outils Mise en forme
lorsque vous ouvrez un programme Microsoft Office pour la première fois. Lorsque vous placez
de nombreuses barres d'outils sur la même ligne, la place peut être insuffisante pour afficher
tous les boutons. Dans ce cas, les derniers boutons utilisés sont affichés.

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6-4- Pour afficher tous les boutons sur une barre d'outils

Vous pouvez effectuer un redimensionnement pour afficher d'autres boutons ou vous pouvez
afficher tous les boutons sur une barre d'outils. Pour obtenir la liste des boutons qui ne
s'adapteront pas sur une barre d'outils ancrée (barre d'outils ancrée : barre d' outils fixée à un
bord de la fenêtre du programme. Lorsque vous faites glisser une barre d' outils pour la disposer
sous la barre de titre du programme ou le long de la bordure droite, gauche ou inférieure de la
fenêtre du programme, la barre d' outils se place automatiquement contre la bordure.)

prédéfinie, cliquez sur Options de barre d'outils à la fin de la barre d'outils. Lorsque vous
utilisez un bouton qui n'est pas affiché dans la barre d'outils, il est déplacé dans la barre d'outils
et un bouton qui n'a pas été utilisé récemment est retiré et placé dans la liste Options de barre
d'outils.

6-5-Pour personnaliser des menus et barres d'outils

Vous pouvez personnaliser des menus et barres d'outils ; vous pouvez ajouter ou supprimer des
boutons et menus de barres d'outils, créer vos propres barres d'outils personnalisées, masquer,
afficher ou déplacer des barres d'outils. Vous pouvez personnaliser la barre de menus comme
vous le faites pour n'importe quelle barre d'outils prédéfinie (barre d'outils intégrée : barre d'
outils incluse dans les programmes Microsoft Office ; elle n' est pas créée par l' utilisateur.) (vous
pouvez ajouter rapidement des boutons et des menus à la barre de menus et en supprimer, par
exemple), mais vous ne pouvez pas masquer la barre de menus.

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7- Créer une barre d'outils personnalisée

Vous pouvez réorganiser et modifier les boutons de barre d'outils, les menus et les commandes
de menus à l'aide de la souris ou vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Réorganiser les
commandes, accessible à l'aide d'un menu clavier. Ces tâches sont identifiées comme
(accessibles par le clavier).
1. Dans le menu Outils, cliquez sur Personnaliser, puis cliquez sur l'onglet Barres d'outils
2. Cliquez sur Nouvelle.
3. Dans la zone Nom de la barre d'outils, tapez le nom souhaité, puis cliquez sur OK.
4. Cliquez sur l'onglet Commandes.
5. Effectuez l'une des actions suivantes :

7-1- Pour ajouter un bouton à la barre d'outils

1. Cliquez sur une catégorie dans la zone Catégories.

2. Faites glisser la commande souhaitée de la zone Commandes à la barre d'outils
affichée.

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Pour ajouter un bouton à la barre d'outils (accessible à partir du clavier)

3. Cliquez sur Réorganiser les commandes.

4. Cliquez sur Barre d'outils, puis cliquez sur la nouvelle barre d'outils dans la liste
Barre d'outils.
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Dans la liste Catégories, cliquez sur une catégorie.
7. Dans la liste Commandes, cliquez sur la commande souhaitée.

7-2- Pour ajouter un menu prédéfini à la barre d'outils

8. Dans la zone Catégories, cliquez sur Menus prédéfinis.

9. Faites glisser le menu souhaité de la zone Commandes à la barre d'outils affichée.

7-3- Pour ajouter un menu prédéfini à la barre d'outils (accessible à partir du

clavier)

10. Cliquez sur Réorganiser les commandes.

11. Cliquez sur Barre d'outils, puis cliquez sur la nouvelle barre d'outils dans la liste
Barre d'outils.
12. Cliquez sur Ajouter.
13. Dans la liste Catégories, cliquez sur Menus prédéfinis.
14. Dans la liste Commandes, cliquez sur le menu souhaité.
6. Lorsque vous avez ajouté tous les boutons et menus souhaités, cliquez sur Fermer.

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8- Construction d’une feuille de calcul

I-INTRODUCTION
Après avoir pris connaissances des notions de base du programme, Il est temps de passer
maintenant à une étude plus concrète. Comment construire une feuille de calcul ? Quelles sont
les précautions à prendre pour entrer des données ? Comment effectuer des corrections ?

A l’issue de cette leçon vous saurez...

- créer une feuille de calcul dans Excel,

- entrer des textes et des nombres,
- corriger les saisies
- effacer des textes et des nombres,
- modifier la largeur des colonnes ou des lignes,
- ajouter des lignes ou des colonnes.

Soigner la planification de la feuille de calcul

Avant de commencer à entrer des données dans une feuille de calcul, dessinez l’ébauche de
votre future feuille sur papier. Combien de colonnes vous faudra-t-il ? Quels intitulés donnerez
vous aux lignes ? Représentez les lignes et les colonnes par des traits, utilisez des abréviations
pour désigner les en-tête de lignes te colonnes.
En somme vous donnez tout simplement la structure globale du tableau tel que vous l’imaginez.
Dans notre exemple, Il s’agit d’évaluer les coûts d’achat d’une voiture neuve. Il faut tenir
compte du prix des voitures, des remises, de la valeur de l’ancienne voiture, etc. Tous ces
critères seront inscrits au fur et à mesure dans des lignes.

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II. SAISIR DES TEXTES ET DES NOMBRES

A. Saisie de texte
Vous apercevrez l’écran une feuille vierge. Si tel n’est pas le cas, fermez le fichier en cours par
Fichier/Fermer
1. Cliquer sur le bouton Nouveau Classeur de la barre d’outils standard.
2. Cliquer en A1 et tapez «Calcul des coûts ». L’entrée apparaît aussitôt dans la barre de
formule en haut de l‘écran ainsi que dans la cellule en cours. (voir la figure ci-dessous)
3. Tapez Entrée pour passer en A2
L’entrée s’inscrit dans la cellule où se trouve le curseur

Remarque : Tapez RETOUR ARRIERE pour corriger une faute de frappe

 Un texte ne tient pas toujours entièrement dans une cellule. Si un mot est
trop long, il se poursuit dans la cellule voisine à droite.

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 Même si le texte est tronqué, évitez d’ajouter des colonnes dans la feuille. Ces
dernières gênent le bon déroulement des calculs et devient difficile de
s’orienter dans la feuille.

4. Entrez le reste du texte dans la colonne A conformément à la liste ci-dessous.

Cellule Texte
A5 Prix A13 Reste
A7 Options A14 Remise
A8 ABS A15 En %
A9 Airbag A16 En F
A10 Climatisation A18 Acompte
A11 Peinture métallisée A20 Restant dû

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5. Précisez maintenant les titres de colonnes comme suit :

Cellule Texte
B4 Cica Auto
C4 AfricAuto
D4 Mitsubishi
E4 Nissan
F4 Carici

B. Saisie de nombres

1. Cliquez en B5 et tapez 53 300. Le mieux est de procéder colonne par colonne en tapant
au fur et à mesure sur la touche « ENTREE » ou sur la touche de direction vers le bas.
2. Avec la souris, cliquez dans la colonne suivante puis entrez la valeur suivante.
Quelques conseils relatifs à la saisie des nombres :
 Les nombres sont alignés par défaut à droite,
 Les nombres décimaux sont séparés par une virgule (45,75),
 Les zéros après la virgule sont masqués par défaut. Excel remplace 9,00 par 9 dans la
feuille. Il est inutile de taper les zéros après la virgule. Vous pourrez les afficher à
l’aide d’un format numérique.
 Entrez seulement les chiffres, la virgule et éventuellement le signe moins (-) pour les
nombres négatifs (-25,75),
 Le trait d’union (hormis pour les nombres négatifs) ou tout autre caractère est
systématiquement rejeté. L’écriture « 10,-- » est absolument interdite. Excel
interprète ce type d’entré comme un texte et non comme un nombre.
NB : Par mesure de sécurité, enregistrer la feuille de calcul après avoir entré toutes les
données

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1. Cliquez sur la barre d’outil enregistrer

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, attribuer un nom explicite à la feuille. Par
exemple Auto01 puis cliquer sur OK.
III. AJUSTER LA LARGEUR D’UNE COLONNE
La feuille de calcul présente un aspect complètement différent de ce à quoi on pourrait
s’attendre. Ce désagrément est dû à la largeur des colonnes qui est trop réduite. Une
colonne ne peut contenir par défaut que dix caractères ce qui est relativement peu pour
accueillir des textes d’une certaine longueur.
A. Largeur de colonne optimale
Pour ajuster automatiquement la largeur d’une colonne
1. Marquez la colonne A contenant le texte. Pour marquer entière, cliquez dans l’en-tête de
colonne sur la lettre A.
2. Faites Format/Colonne/Ajustement automatique. La commande s’exécute
immédiatement et Excel ajuste la largeur de la colonne de telle sorte que tous les textes
soient visibles.
B. Modifier la largeur de colonne avec la souris
1. Placez le pointeur sur l’en-tête de colonne. Les colonnes sont délimitées par un trait
vertical.
2. Cliquez sur le trait vertical de droite et gardez le bouton gauche appuyé.
3. modifiez la largeur de colonne en tirant vers la gauche ou la droite avec le bouton
gauche appuyé.
4. Relâchez le bouton là où vous voulez fixer a largeur de colonne.
C’est la même opération que vous exécutez dans le cas de la modification de la hauteur
d’une ligne mais dans ce cas vous pointez sur l‘intersection des lignes.
C. Modifier la largeur de colonne avec le clavier
1 .Mettez le pointeur de cellule dans la colonne dont la largeur est à modifier
2- Faites Format /Colonne / Largeur
3.- Tapez la nouvelle valeur de la largeur.
IV. MODEIFICATION DU CONTENU D’UNE CELLULE
Vous voulez par exemple, remplacer le texte « Peinture métallisée » par « Peinture
spécialisée » en A11
1. cliquer en A11
2. placer le pointeur exactement là où doit intervenir la modification. Double-cliquer à cet
endroit et corriger le texte dans la feuille de calcul.
Avec le clavier : Tapez sur la touche de fonction F2 puis utiliser les touches de direction pour
vous positionner sur le texte à modifier.
Corriger le texte en utilisant RETOUR ARRIERE ou SUPPR (DEL sur certain clavier)

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Confirmer le texte par ENTREE.

V. SUPPRIMER LE CONTENU D’UNE CELLULE

1. Marquer la page A1- A2
2. appuyer sur SUPPR ou faites Edition / Effacer /Tout. Excel supprime immédiatement la page
marquer sans demander la confirmation.
Rassurez-vous, vous pouvez annuler toutes les dernières actions à condition de n’avoir fermé
votre travail au préalable.
3 - Faites Edition /Annuler ou cliquer sur la barre d’outil annuler.
VI. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES
Si une ligne fait défaut, Excel donne la possibilité de l’ajouter à la feuille de calcul.
1. cliquer sur l’entête de la ligne numéro 12
2. placer le pointeur dans la ligne marquée et cliquer sur le bouton droit. Sélectionner la
commande Insérer dans le menu contextuel. Vous pouvez également passez par le menu en
faisant Insertion/ Ligne.
3. Inscrivez en A13 le texte « coût total » puis ajouter une ligne immédiatement en dessous pour
aérer l’ensemble. Marquez par conséquent la ligne 14 et faites Insertion/Ligne.
Ajouter maintenant des colonnes en suivant le même procédé que pour les lignes.
1. marquez la colonne devant laquelle vous voulez en ajouter une.
2. utiliser la commande Insérer du menu contextuel où de la commande insertion/ Colonne.
VII. SUPPRESSION DE LIGNES ET DE COLONNES
1. marquez une ligne ou une colonne entière.
2. placer le pointeur dans la sélection et cliquer sur le bouton droit.
3. Choisissez Supprimer dans le menu contextuel ou faites Edition/Supprimer. Cliquez sans
perdre le temps, sur l’icône Annuler pour rétablir la ligne ou la colonne.
4. sauvegardez votre document en faisant Ctrl+S.

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9- formules et fonctions
A l’issu de cette leçon vous saurez......
 écrire une formule dans Excel,
 utiliser des fonctions,
 reconnaître les spécificités des fonctions,
 décomposer les fonctions complexes,
 utiliser l’Assistant Fonction
I. SOMME AUTOMATIQUE
La fonction somme est dans le conteste la fonction la plus utilisée. Et c’est pourquoi Excel
fournit une solution plus confortable pour additionner de longues colonnes de nombres.
L’icône somme automatique de la barre d’outil standard ajoute automatiquement la fonction
SOMME et permet de calculer rapidement le total d’une colonne ou d’une ligne.
Pour réaliser cette opération :
Marquer la plage en englobant la colonne entière ainsi que la cellule vierge où doit apparaître la
somme. Cette méthode permet d’obtenir la somme au bas d’une colonne et à droite d’une
rangée de nombres.
L’icône Somme automatique n’est pas utilisable dans tous les cas de figure notamment lorsque
la somme doit apparaître en haut de la colonne. Dans ce cas, il vous incombe d’écrire la
fonction SOMME par vos propres mains.
Un peu de théorie :
Toutes les fonctions sont constituées selon le même schéma
Entrée Résultat

= Toutes les fonctions sont introduites sur la ligne égale

SOMME Le signe = est suivi de la fonction ici SOMME. Le nom peut être écrit
indifféremment en majuscules ou en minis cules

( Parenthèse ouvrante attend la spécification de la plage à additionner

Marquez avec la souris la plage à additionner ou préciser les coordonnées à

B8 : B13
l’aide du clavier. Indiquez seulement les premières et les
dernières coordonnées séparée par un double - point, exemple B8 : B13.

) Parenthèse fermante pour terminer la spécification de la plage.

ENTREE Valide la formule

La formule se présente comme suit :

=SOMME (B8 :B13)
Mise en pratique

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Ouvrez le fichier XLS enregistré sous le nom AUTO 01

Dans cette feuille, il s’agit de calculer le montant total des options. Le résultat doit apparaître
dans la ligne « Option » c'est-à-dire au-dessus des divers postes.
1. Cliquez en B7
2. Tapez le signe égal et ajoutez le mot SOMME. Tapez ensuite le caractère (.
3. Marquez avec la souris les nombres intervenant dans l’addition. Il s’agit de la plage B8 à B11

4. Validez en tapant ENTREE. Excel ajoute automatiquement la parenthèse fermante à la fin de

formule.

II. ADDITION DES CELLULES.

Pour calculer le total de cellules distinctes, vous devez cliquez sur les cellules et inscrire
successivement les coordonnées dans une formule.

Pour calculer les frais totaux encours pour l’achat d’une voiture vous devez donc additionner la
ligne 5 (Prix) avec la ligne 7 (Option). Le résultat doit figurer dans la ligne 13 (coût total).
1. Marquez la cellule B13 qui doit contenir le résultat.
2. Entrez le signe égale (=). Dans cette cellule, l’entrée correspond ainsi à ancrage. Les
coordonnées de la cellule que vous cliquez seront mémorisées à chaque fois.
3. cliquez sur la première cellule intervenant dans le calcul c'est-à-dire B5.
4. tapez un signe +. Le curseur revient en B 13. Marquez la cellule suivante à additionner.

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5. cliquez en B7, cellule qui contient le montant total des options.

L’écriture de la formule est ainsi achevée.
6. tapez ENTREE.

Les opérations élémentaires sont répertoriées dans le tableau ci-dessous :

Calcul Opérateur Exemple

Addition + A4+B8+C10
Soustraction - C5-A4
Multiplication * A6*A7
Division / B5/C3
Parenthèses () (A4+B3)*C4

Effectuez les autres opérations élémentaires vous-même à partir de quelques exemples simples.

III. L’ASSISTANT FONCTION

L’assistant fonction vous guide du début à la fin lors de la création d’une fonction complexe. Il
présente deux avantages principaux :
 les fonctions qu’il affiche sont groupées par thème tel que les fonctions Financières,
Date&Heure, statistiques, etc. il est donc facile de rechercher une fonction parmi la liste
des fonctions.
 L’Assistant Fonction donne des conseils à chaque étape de la création de la fonction
choisie. Il demande de préciser les arguments, les ranges dans l’ordre adéquat et ajoute
les parenthèses et virgules.

Remarque : dans les boîtes de dialogue de l’Assistant Fonction, vous pouvez entrer des valeurs
concrètes en guise d’argument. En général, la fonction fait référence aux valeurs de la feuille.
Il convient par conséquent de préparer à l’avance la feuille et y entrer les parenthèses avant
d’appeler l’Assistant Fonction.

Il faut ajouter un calcul supplémentaire dans notre exemple. Supposons que vous décidez de
financer par crédit l’achat de votre future voiture. Vous devez vous attendre à des valeurs
mensuelles différentes selon le type de crédit qui vous sera accordé.

1. Ajoutez trois indications dans la colonne A :

_ le texte « période/ mois » en A24,

_ le texte « taux d’ intérêt » en A25

_ le texte « Mensualité » en A27

2. En B24, inscrivez 36 pour indiquer que le crédit s’étale sur 36 mois. Le taux d’intérêt est de
s,9%.Etant donné que la période est spécifiée en mois, il faut convertir le taux en valeur
mensuelle c’est -à- dire qu’ il faut diviser par 12.
3. Entrez par conséquent la formule suivante en B25, sans oublier le signe% :

=8,9%/12
4. Ajoutez la même période dans les colonnes C à F et indiquez un taux d intérêt pour chacun.

IV. CALCUL DES MENSUALITES

1. Marquez la cellule B27 et Cliquez sur Assistant Fonction dans la barre des formules

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2. Cliquez sur la catégorie qui vous intéresse, ici Finances dans la liste des catégories de la boîte
de dialogue.
3. Cliquez sur la fonction VPM dans la liste de bas (celle qui permet de calculer le montant de
chaque remboursement).
4. Cliquez sur le bouton OK
5. Cliquez en B25 pour taux dans la zone « Taux »
6. Cliquez dans la ligne suivante dans la boîte de dialogue de ‘Assistant Fonction. Cliquez sur la
cellule B24 .
7. Cliquez en B22 pour indiquez l’importance du crédit le montant du crédit à rembourser).
8. Cliquez sur OK
9. Enregistrez votre travail.

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10 - Recopie de cellules

INTRODUCTION

Il est rare qu’on est exécuter un calcul une seule fois dans la feuille. En général, le même calcul
nécessite d’être effectué plusieurs fois dans des cellules adjacentes ou dans des lignes
consécutives. Vous pouvez écrire la même formule autant de fois que cela est nécessaire. Mais
vous pouvez aussi faciliter la tâche en recopiant des formules. Vous découvrirez dans cette leçon
des techniques dont vous disposez pour accomplir confortablement ces opérations.

A l’issue de cette leçon vous saurez...

- ce que signifie recopier une cellule,

- recopier des cellules linéairement ou en colonne,
- copier et coller des cellules,
- faire la différences entre coordonnées relatives et coordonnées absolues.

I. SIGNIFICATION DE LA RECOPIE

La recopie est la duplication de la même formule dans plusieurs lignes ou colonnes c’est-à-dire
que les autres cellules seront remplies avec cette formule.

Il est possible de recopier des cellules contenant une formule dans la mesure où Excel travaille
avec ce qu’on appelle des coordonnées relatives. Lorsque vous transposez une formule d’une
cellule de la feuille vers une autre, Excel ajuste automatiquement les coordonnées à la nouvelle
position.

L’opération de recopie est facile à réaliser lorsque vous agissez dans la même ligne vers la
gauche ou la droite ou dans la même colonne vers le haut ou le bas. L’opération peut se réaliser
avec la souris ou à l’aide de la commande Recopie du menu Édition.

II. RECOPIE AVEC LA SOURIS

Lorsque vous marquez une cellule ou une plage de cellule avec la souris, vous apercevez un petit
carré noir dans le coin inférieur droit de la sélection ce qu’on désigne par la poignée de recopie.
Placez le pointeur sur cette poignée et vous constatez qu’il prend la forme d’une croix noire.
Une fois que le pointeur a pris cette forme, tout en laissant le bouton gauche de la souris
appuyé, tirez le pointeur pour recopier.
Poignée de recopie
1. Ouvrez le fichier Auto1.XLS.
2. Cliquez en B7 pour copier le montant total des options.
3. Placez le pointeur sur la poignée de recopie et cliquez. Le pointeur se transforme en une
croix noire.
4. Avec le bouton gauche appuyé, tirez le pointeur par-dessus des cellules à recopier. Un cadre
gris suit le mouvement du pointeur.
5. Lorsque vous relâchez le bouton, Excel remplit les cellules concernées et les présente avec
une marque de sélection. Cliquez en un endroit quelconque de la feuille pour enlever la
sélection.

Le résultat est recopié dans les cellules choisies. La formule initiale est inscrite en B7 :
=SOMME(B8 :B11)

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Cliquez en C7 et remarquez que la structure de la formule est identique à celle de B7 sauf que
la lettre B est remplacée par C. = SOMME (C8:C11)

Les coordonnées sont automatiquement adaptées à la nouvelle position dès qu’un déplacement à
lieu dans la feuille. C’est parce que vous travaillez en coordonnées relatives.
III. RECOPIE DE CELLULE A L’AIDE DU MENU
Dans l’exemple ci-dessus :
1. Cliquez en B13 pour recopier la formule calculant le coût total.
2. Marquez la plage en commençant par cette cellule, ici B13 à F13
3. Faites Édition/Recopier et choisissez l‘endroit où vous voulez recopier, ici à droite.
IV. RECOPIE D’UNE PLAGE DE CELLULES
Dans l’exemple, la plage B18 à B22 renferme trois formules qui doivent être recopiées vers la
droite. Au lieu d’éditer chaque formule une à une, marquez la plage entière puis recopiez.
Avant tout, commencez par saisie les montants de l’acompte comme dans la figure suivante.
1. Marquez la plage B18 à B22.
2. Cliquez sur la poignée de recopie, gardez le bouton gauche appuyé et tirez la sélection
jusqu’à la cellule F22. Relâchez le bouton.
Si vous préférez passez par le menu :
1. Marquez la plage B18 à B22.
2. Faites Édition/Recopier/ A droite (Alt+E+D ou Ctrl+D)
V. COPIE DE CELLULES
La commande Recopier représente la méthode la plus facile pour recopier une formule dans
d’autres cellules. Mais cette éventualité n’est pas applicable en toutes circonstances à moins
que la formule à recopier ainsi que les cellules de destinations soient placées côte à côte ou les
unes sous les autres. Si tel n’est pas le cas, vous devez recourir à une autre méthode pour
recopier une formule. La commande ne s’appelle plus Recopier mais Copier.
1. Marquez la cellule B27
2. Cliquez sur l’icône Copier dans la barre d’outils standard ou faites Édition/Copier
(Alt+E+P ou Ctrl+C).
3. Marquez la plage dans laquelle vous voulez copier la formule, ici C27 à F27.
4. Cliquez sur l’icône Coller ou faites Édition/Coller (Alt+E+O ou Ctrl+V).
L’écran doit avoir l’aspect suivant :

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V- COORDONNEES ABSOLUES ET RELATIVES

Vous avez certainement remarquez qu’Excel travail généralement avec des coordonnées
relatives, cela grâce aux opérations de recopie ou de copie. En effet lors de ces opérations Excel
adapte les coordonnées à la nouvelle position dans la feuille.
Cette adaptation n’est pas souhaitable dans tous les cas. Tout dépend de la manière dont la
feuille est structurée. Excel permet de convertir les coordonnées relatives en cordonnées
absolues.

Les coordonnées absolues sont des coordonnées qui restent inchangées à la suite d’une copie.
Elles ne sont pas adaptées à la nouvelle position.

a) Coordonnées relatives

Créez la feuille suivante pour effectuer la conversion entre francs CFA et Dollar. Vous précisez le
cours de change du jour dans une cellule à laquelle vous faites références dans toutes les
formules.

1. Cliquez en B5, la cellule qui doit renfermer la valeur en Fcfa

2. Commencez la formule par un signe égal puis cliquez sur la valeur en dollar, en A5. Tapez un
signe de multiplication et cliquez sur le cours du jour en D1.

La formule complète donne :

= A5*D1
3. Tapez ENTREE

En résultat vous obtenez 5900.

Il faut copier la formule de la cellule B5 vers les lignes du bas. Faites vos preuves !
1. Cliquez en B5
2. Placez le pointeur sur la poignée de recopie et copiez la formule dans la plage B6 à B1O.

Le résultat n’est pas satisfaisant. Toutes les formules ont été adaptées à la nouvelle position. La
conséquence est que la formule ne fait plus référence au cours du jours spécifié en D1 mais aux
cellules vierges situées en bas.

b) Coordonnées absolues

Il faut convertir les coordonnées absolues.

1. Cliquez dans la cellule contenant la formule à éditer, ici B5.

2. Double-cliquez sur la cellule pour basculer vers le mode édition.
3. Marquez D1 dans la formule.
4. Tapez F4. Cette touche de fonction convertit des coordonnées relatives en coordonnées
absolues. Confirmez par ENTREE.

Le signe $ précédant les lettres ou les chiffres assure la conversion en coordonnées absolues. Les
coordonnées absolues restent inchangées lors de la recopie.

Recopiez maintenant la formule une fois ces préparatifs effectués.

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11- Mise en forme d’une feuille de calcul

INTRODUCTION

La mise en forme d’une feuille de calcul influe énormément sur le lecteur. L’attention du
lecteur sera attirée sur les informations si elles sont mises en évidence par des polices
différentes, par des hachures ou par tour autre attribut.

A l’issue de cette leçon vous saurez....

- modifier la taille et le style d’une police,

- mettre un texte en gras ou en italique,
- structurer les plages avec des traits,
- hachurer des lignes et des colonnes,
- aligner des cellules,
- utiliser la mise en forme automatique.

I. POLICES ET ATTRIBUTS

Toutes les polices disponibles dans Microsoft Windows sont utilisables pour mettre en forme une
feuille de calcul. Excel permet en plus d’appliquez les attributs gras, italique et souligné.
Les principales fonctions de mise en forme sont accessibles par la barre d’outils Formats. Les
options complémentaires sont intégrées dans les boîtes de dialogue.

A. Choisir une police et une taille

1. A l’aide de la souris
Utilisez la barre d’outils Format pour choisir rapidement une police et une taille de caractères.
Activez cette barre d’outils si elle est masquée.
1. Faites Affichage/Barre d’outils.
2. Cochez la case Format
3. Confirmez par OK.
Cette opération étant réalisée, vous devez changer la police du titre « Calcul des coût » et du
sous-titre
«Voiture neuve »

1. Marquez la plage dont vous voulez changer la police, ici A1 à A2.

2. Cliquez sur la zone de liste Police. Le nom de la police en cours est indiqués dans cette zone.
La police utilisée par défaut Excel s’appelle Arial. Cliquez su la flèche associée à cette zone
liste pour consulter la liste des polices disponibles sous Windows.
3. Cliquez sur la police voulue. Choisissez la police Times New Roman pour le titre de la feuille
4. Cliquez en A1 pour changer la taille de la police
5. Utilisez encore une fois une zone de liste pour choisir la taille de la police. Cliquez sur la zone
de liste Taille dans la barre d’outils Format.
6. Les différentes tailles de polices apparaissent dans la liste qui se déroule. La taille par défaut
est 10 pts. Plus cette valeur est élevée et plus grande sera la police. Cliquez sur 24.
7. Changez la taille de la deuxième ligne du titre. Choisissez 18 pour A2.

2. A l’aide du menu Excel

1. Marquez la plage dont vous voulez modifier la police.

2. Ouvrez la menu Format (Alt+t)
3. Choisissez la commande Cellule...

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4. Dans la boîte de dialogue sélectionnez la police et la taille désirées. En laissant la touche Alt
appuyé tapez la lettre soulignée de l’option voulue. Utilisez les touches de direction pour choisir
la Police ou la Taille.

II. FORMATER DES PLAGES.

Il s’agit de mettre en gras le texte de la colonne A, ainsi que les noms des concessionnaires de la
ligne 4.

1. Marquez les noms des concessionnaires, c’est-à-dire la plage B4 à F4.

2. Appuyé sur Ctrl et gardez cette touche enfoncée.
3. Marquez la plage A5-A27. Gardez la touche Ctrl appuyée.
4. Relâchez Ctrl et le bouton gauche une fois la plage marquée.
5. Cliquez sur l’icône Gras dans la barre d’outils Format pour mettre en gras les cellules
marquées.

III. BORDURES ET TRAITS.

Les bordures et les traits aident à agir sur l’aspect esthétique de la feuille de calcul ; Excel
permet d’encadrer les cellules avec des traits de toutes sortes.

A l’aide de la souris

Dans la feuille d’exemple, vous allez mettre en évidence par des traits les noms des
concessionnaires.

1. Marquez la plage B4 à F4
2. Cliquez sur l’icône Bordure dans la barre d’outils Format. Une palette avec des bordures
variées se déroule au bas de l’icône.
3. Cliquez sur l’icône en bas à gauche dans la palettes des bordures vous ajoutez ainsi un trait
en haut et en bas des cellules marquées.

A l’aide du clavier
L’on va utilisez ici l’onglet Bordures de la boîte de dialogue Format/Cellule.

1. Marquez la plage B5 à F27

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2. Faites Format/Cellule/Bordure.
Dans la boîte de dialogue, Excel montre les divers emplacements possibles du trait :
Contour ; Gauche, droite, Haut et Bas.

Définissez comme suit un trait :

1. Choisissez le type du trait sous style, par exemple la ligne pointillée en deuxième position
dans la deuxième colonne.
2. Spécifiez l’emplacement du trait. Cliquez sur Haut, Bas, Gauche et Droite
3.la plage marquée doit être entourée d’un trait épais. Cliquez sur Contour et choisissez sous
Style la ligne continue épaisse en troisième position dans la première colonne.
4 Confirmez par OK.
Idem pour couleurs et hachures.

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12- Impression d’une feuille de calcul

INTRODUCTION

Dans les leçons précédentes, vous avez appris à saisir des informations dans une feuille, à créer
des formules et à mettre en forme la feuille de calcul. Il est temps que vous jugez le résultat de
votre travail en imprimant la feuille.

A l’issue de cette leçon vous saurez....

- imprimer une feuille de calcul,

- réglez les marges
- définir un en-tête/pied de page,
- redimensionner une feuille pour impression,
- imprimer une plage de cellules,
- masquez des lignes et colonnes,
- utilisez l’Aperçu avant impression.

La méthode la plus rapide consiste à cliquer sur l’icône imprimer. Dans ce cas, Excel imprime la
feuille sans demander votre confirmation.
La première impression donne parfois des résultats imprévisibles. Le quadrillage étant imprimé
par défaut, le document devient confus sans que les bordures et les hachures soient mises en
évidences. De plus, la feuille est décalée complètement vers le bord supérieur du papier. Il
faudrait centrer la feuille pour que le document soit plus esthétique.

I. ORIENTATION DE LA PLAGE.

Excel fournit de nombreuses options d’impression permettant de régler les marges, de choisir
l’orientation de la page (format Portrait ou Paysage) et de définir l’en-tête et le pied de page.
Ces divers paramètres s’effectuent dans la boîte de dialogue Fichier/Mise en page accessible
par la barre de menus ou les menu contextuel.
Procédure :
Ouvrir la boîte de dialogue fichier/Mise en page. Les commandes de configuration de la page
sont reparties entre les quatre onglets page, Marges, En-tête/ Pied de page et feuille.

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A. onglet page
La principale commande de l’onglet page concerne l’orientation : Portrait ou Paysage. Vous y
trouverez également l’option Echelle, permettant de redimensionner la feuille de calcul sur la
page
Echelle : Cette option permet d’agrandir ou de réduire la feuille de calcul sur la page
d’impression selon un certain pourcentage. Pour des feuilles volumineuses, cette option est
intéressante.
La feuille d’exemple peut être agrandie légèrement. Il existe suffisamment d’espace à gauche
Et en bas.
1. Activez l’option Réduire/ Agrandir à
2. Entrez valeur 110 en guise de pourcentage. Une valeur inférieure à 100 réduit
l’impression, une valeur supérieure à100 agrandit l’impression.
3. Cliquez sur aperçu pour juger du futur résultat de la page imprimée.
4. Cliquez sur page pour retourner dans la boîte de dialogue Mise en page.

B. Onglet Marges
Cet onglet permet de définir les options d’impression complémentaire.
Marges : Définissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche, Droite. Centrer dans la
page
Il convient de centre la feuille sur la page surtout si elle est petite. Par défaut, la feuille est
imprimée dans le coin supérieur gauche de la page.
1. Activez l’onglet Marges
2. Cliquez dans le champ Haut et entrez 3 cm
3. Au lieu de taper la valeur au clavier, cliquez ici une fois sur la flèche dirigée vers le haut
associée à ce champ. La valeur augmente automatiquement par pas de 0,5 cm
4. Cochez les cases Horizontalement et verticalement sous centrer dans la page
5. Cliquez sur le bouton Aperçu pour juger du résultat final.
6. Cliquez sur page dans la fenêtre Aperçu avant impression

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C. Onglet En-tête / Pied de page

Les En-tête et les pieds de page apparaissent sur chaque page imprimée. Ils affichent des
informations qui ne figurent pas dans le calcul.
1. Cliquez sur l’onglet En-tête/ Pied de page dans la boîte de dialogue mise en page
2. Cliquez sur flèches associée à la zone de liste En-tête ou Pied de page
3. Cliquez sur l’entrée souhaitée dans la liste pour la reporter dans l’en-tête ou le pied de page.
Excel permet de définir des en-têtes et pieds de pages personnalisés
Cliquez sur En-tête personnalisé dans l’onglet En-tête/Pied de page. La boîte de dialogue
suivante s’ouvre :

Boite de dialogue En-tête personnalisé

Trois sections permettent de définir l’en-tête ou le pied de page :

 Section gauche: aligne le texte sur la marge gauche
 Section centre : entrez ici le texte sur à afficher en plein milieu de la page
 Section droite: aligne ici le texte sur la marge de droite

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Entrez le texte de votre choix par exemple votre nom :

1. Cliquez dans la section gauche et tapez votre nom. L’en-tête/pied de page peut comporter
plusieurs lignes. Tapez ENTREE pour changer de ligne et indiquez votre domicile.
2. laissez vide la section centre. Marquez le texte inscrit dans la section centre et tapez SUPPR.
3. le numéro de page et date du jour doivent apparaître du côté droit. Cliquez dans la section
droite. Tapez d’abord le texte « Page » suivi d’un espace et cliquez sur l’icône Page. Excel
insère le code & [Page] numérotant automatiquement les pages.
4. Ajoutez un espace puis tapez le texte suivi d’un espace et cliquez sur l’icône du nombre total
de page. Excel insère le code &[Pages]. Lors de l’impression, le numéro de page ainsi que le
nombre total de pages seront affichés.
5. Tapez ENTREE pour changer de ligne. Cliquez sur l’icône Date. Excel insère le code &[Date].
Lors de l’impression, vous verrez apparaître la date du jour à cet endroit.
6.Marquez le texte inscrit dans Section gauche. Cliquez sur l’icône Police. Cette icône affiche la
boîte de dialogue Police.
7. choisissez la police Time New Roman. Confirmez par OK.
8. Terminez la définition de l’en-tête en cliquant sur OK dans la boîte de dialogue en-tête.
9. Cliquez une deuxième fois sur OK si la boîte de dialogue En-tête/Pied de page est réactivée.

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C. Onglet Feuille

Les paramètres de base entrant dans la définition de l’impression sont réunis dans l’onglet
Feuille. Indiquez ici si vous voulez imprimer le quadrillage, précisez la taille de la zone
d’impression et l’existence du titre d’impression ; Onglet Feuille

Excel imprime par défaut le quadrillage mais vous pouvez désactiver cette option.
1. Faites Fichier/Mise en page/Feuille
2. Décochez la case Quadrillage.
3. Cliquez sur Aperçu pour contrôler le résultat dans l’aperçu avant impression.
4. revenez à la définition de la page en cliquant sur Page dans l’Aperçu avant impression.

L’onglet feuille renferme une autre option intéressante nommée impression en noir et blanc.
Vous devez contrôler les paramètres suivants avant d’imprimer en noir et blanc un document
pourvu de couleurs.
1. Activez l’onglet Feuille
2. Cochez la case Impression en Noir et blanc située sous Imprimer pour imprimer en noir et
blanc une feuille définie avec des couleurs. Excel remplace les couleurs par des tons de gris.
3. Cliquez sur OK pour contrôler les modifications en mode Aperçu avant impression.

Excel revient toujours vers l’aperçu avant impression lorsque vous Cliquez sur OK après avoir
configuré la page d’impression et activé l’aperçu avant impression. Vous pouvez poursuivre votre
travail de deux manières depuis le mode Aperçu avant impression.
Cliquez sur le bouton Fermer pour retourner dans la feuille, ou Cliquer sur imprimer pour
imprimer la feuille de calculer .
Cliquer sur fermer pour quitter le mode Aperçu avant impression.

E. Aperçu avant impression

Le mode aperçu avant impression permet d’agir de façon plus poussée sur la définition de la
page.
Cliquez sur l’icône aperçu avant impression dans la barre d’outils Standard ou faites
Fichier/Aperçu avant impression. Apparaît alors une fenêtre avec les onglets suivant :

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Sui. / Préc. : Ces deux boutons permettent de parcourir vers l’avant ou l’arrière les pages d’une
feuille composée de plusieurs feuilles.
Zoom : Excel dispose de deux modes d’affichage dans l’aperçu. Le mode Aperçu avant
impression normal ou la page entière est représentée en format réduit et le mode zoom où la
feuille est agrandi.

1. cliquez sur Zoom

2. vérifiez en utilisant les barres de défilement horizontale et verticale.
3. cliquez à nouveau sur Zoom pour activer la taille d’affichage habituelle.

Imprimer : Ce bouton sert à imprimer la feuille.

Page : Ce bouton permet de définir les marges, l’orientation de la page (Portrait ou
Paysage), d’activer ou désactiver le quadrillage.

Marges : Ce bouton permet d’ajuster directement les marges et les colonnes.

C’est une commande très pratique. Vous pouvez intervenir dans l’aperçu dès que
vous
constatez qu’une colonne ne tient pas entièrement sur la page d’impression.
1. Cliquez sur le bouton Marge depuis l’aperçu avant impression. Dans ce mode,
les marges sont représentées par des lignes pointillées. La largeur de colonne
est représentée par un petit trait vertical épais en haut de la page.
2. Cliquez sur la marque de la marge de gauche et déplacez cette marge avec le
Bouton de la souris appuyé.
3. Relâchez le bouton. Excel corrige automatiquement les marges
4. cliquez à nouveau sur le Marge pour masquer les indicateurs de la marge et
de colonne.

Fermer : Cliquez sur Fermer pour quitter l’aperçu avant impression sans imprimer la
feuille.

Aide : Cliquez sur ce bouton pour obtenir de l’aide sur l’aperçu avant impression.

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F. Impression de certaines zones spécifiques

Excel imprime par défaut la page entière. Même si vous voulez imprimer une zone précise de la
feuille, vous devez en informer Excel au préalable. Dans la feuille des coûts d’une voiture neuve
vous décidez par exemple d’imprimez uniquement la partie supérieure de la feuille qui
mentionne les prix pratiqués par les différents concessionnaires.

1. Marquez la plage à imprimer, ici A1-F13

2. L’icône imprimer ne permet pas d’imprimer la zone spécifique. Il faut recourir dans ce cas à
Fichier/Imprimer
3. Activez l’option sélection.
4. Cliquez sur Aperçu pour contrôler le résultat.
5. Cliquez sur fermer pour quitter l’aperçu avant impression.

G. Masquer des lignes ou des colonnes

Il arrive parfois que l’on veuille limiter l’impression à des lignes ou des colonnes précises de la
feuille. Excel permet, dans ce cas, de masquer des lignes ou des colonnes. Ces dernières ne sont
ni affichées à l’écran ni imprimées.
Dans la feuille des coûts des achats d’une voiture neuve, si l’on veut ignorer les lignes
concernant la période et le taux, il faut :

1. Sélectionner les lignes ou les colonnes à masquer, ici 23 à 25.

2. Faites Format/Colonne selon que vous masquez, ici il s’agit des lignes.
3. Masquez de la même façon la ligne 17.
4. Vérifier à l’aide de l’Aperçu avant Impression

II. RESUME
Vous voulez... Sélectionner Icône/Clavier
Imprimer une feuille Fichier/Imprimer L’icône impression

Activer l’aperçu avant L’icône Aperçu

Fichier/Aperçu avant impression
impression avant impression
Définir une page
Fichier/Mise en page
d’impression
Régler les marges Fichier/Mise en page/Marges
Choisir le format
Fichier/Mise en page/Page/Orientation
portrait ou paysage
Définir un en-tête/pied de Fichier/Mise en page/Page/En-tête/Pied de
page page
Imprimer une plage marquée Fichier/Imprimer/Sélection
Marque la ligne ou la colonne puis
Masquer une ligne ou une
Format/Ligne/Masquer ou
colonne
Format/Colonne/Masquer

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13 - Représentation graphique des données

Excel permet d’une part de construire et mettre en forme une feuille de calcul puis d’effectuer
les calculs et d’autres part de gérer les graphiques. Dans cette leçon consacrée aux graphiques,
il s’agit de relever les difficultés liées à la création d’un graphique et de décrire l’utilisation de
l’Assistant Graphique.

A l’issu de cette leçon vous saurez....

 Ce qu’est qu’un graphique
 Faire la distinction entre un graphique incorporé et une feuille graphique
 Recourir à l’Assistant Graphique

Qu’est – ce qu’un graphique Excel ?

Un graphique est la représentation imagée des données de la feuille de calcul, c’est ce que vous
indiquent grosso modo lorsque vous utilisez l’aide et le guide d’utilisation d’Excel. Nous allons
élucider cette réponse plutôt évasive.

Lors de la création d’un graphique, Excel utilise des valeurs provenant de la feuille de calcul.
Ces valeurs peuvent être au préalable sélectionnées avant d’être mises en graphique. Excel met
automatiquement à jour le graphique dès que les valeurs de référence subissent des
modifications.

Il existe plusieurs types de graphiques : les barres, les courbes, les histogrammes, les secteurs,
les nuages de points, et bien d’autres encore.
Les marques de données formant des groupes dans une ligne ou une colonne sont réunies en
séries de données. Le graphique (Fig.1 ) se compose de trois séries de données. Ces dernières
sont mises en évidence par des couleurs différentes sur l’écran ou par des tons de gris ou motifs
lors d’une impression en noir et blanc.
Un graphique, une fois crée, peut être édité. Vous pouvez lui ajouter une légende, un titre ou
un quadrillage. La plupart des éléments d’un graphique peuvent être déplacées et
redimensionnés. Ces éléments peuvent être affectés par des motifs, des couleurs et des
bordures. Les éléments textes peuvent subir les mises en formes habituelles concernant
l’alignement, le changement de police ou la taille.

GRAPHIQUE INCORPORE OU FEUILLE GRAPHIQUE

Avant de crée un graphique vous devez décider d’abord de l’endroit où vous aller le placer.

Le graphique incorporé
Le graphique peut être inséré dans la feuille d’où proviennent les données. Dans la feuille,
marquez la zone dans la quelle le graphique doit apparaître. Dans ce cas, le graphique est un
objet qui peut être déplacé et redimensionné.
Cette insertion du graphique dans la feuille permet d’imprimer sur la même page les données et
le graphique correspondant.
La feuille graphique.
Le graphique peut occuper une feuille indépendante. Dans ce cas, les données et le graphique
sont répartis entre deux feuilles distinctes du classeur.

Conclusion :
Le graphique dépend des valeurs stockées dans la feuille. A vrai dire, il est conçu à partir des
nombres préalablement sélectionnés dans la feuille. Les nombres ne suffisent pas à eux seuls de
mener à bien l’opération. Il faut ajouter des informations explicitant les nombres. Ces
informations ou étiquettes figurent le long des axes du graphique. Ces textes proviennent
également de la feuille et nécessitent d’être sélectionnés.

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Exemple :
Le graphique crée dans cette leçon compare les salaires de chaque employé :

LIVRE DE PAIE

Impôt
solidarité: 0,012
CNPS: 0,016

NOMS BRUT IS CNPS NET Ind.Transport Net à payer

Konan Yao 258 000 F 3 096 F 4 128 F 250 776 F 25 650 F 276 426 F
Allo René 156 250 F 1 875 F 2 500 F 151 875 F 12 500 F 164 375 F
N'Da Aubin 155 000 F 1 860 F 2 480 F 150 660 F 10 800 F 161 460 F
Lago Boguy 147 250 F 1 767 F 2 356 F 143 127 F 12 500 F 155 627 F
696 928
Loukou Paul 58 000 F F F 56 376 F 10 800 F 67 176 F

12 392
TOTAL 774 500 F 9 294 F F 752 814 F 72 250 F 825 064 F

Création du graphique incorporé

Sélection des données

Une règle simple régit la sélection des données entrant dans la création du graphique : les textes
requis dans la feuille pour décrire un nombre servent à identifier les marques de données dans le
graphique. Dans l’exemple, il s’agit des noms des employés ainsi que des différents salaires. Ces
textes serviront d’étiquettes dans le graphique. La sélection doit donc englober les salaires net à
payer ainsi que les textes.
L’assistant graphique
L’assistant graphique facilite la création de graphiques complexes. Le graphique ainsi généré
peut être incorporé directement dans la feuille ou placé dans une feuille indépendante. Dans
cette première partie de la leçon, la feuille prédéfinie est conçue pour générer un graphique
incorporé. C’est ce mode qui est décrit dans un premier temps. La dernière partie de cette
leçon va montrer comment créer un graphique sur une feuille indépendante.

Création
1. Sélectionnez la plage à convertir en graphique. N’oubliez pas d’inclure les textes dans la
sélection. Les plages à sélectionner dans la feuille sont G7 :G11 et A7 :11

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2. Cliquez sur l’icône Assistant Graphique dans la barre d’outils standard . Suivez les
instructions de l’Assistant graphique
3- Cliquez sur le type du graphique voulu, Histogramme pour notre exemple. (étape ¼) ; cliquez
sur Suivant

4- Cette étape est consacrée essentiellement aux séries de données c’est-à-dire à la structure
graphique. Les séries peuvent être construites à partir des lignes ou des colonnes.
Dans notre exemple, les séries sont construites en lignes. Une série est identifiable par le fait
que les éléments graphiques (points, courbes, colonnes ou barres) possèdent la même couleur ou
le même motif.
Cette étape de l’assistant graphique permet de changer l’ordre des séries. Vous pouvez les
construire en colonnes ou en lignes.
Testez les options proposées par l’assistant et choisissez celle qui vous convient.

5. Cliquez sur le bouton suivant. La boîte de dialogue « Assistant Graphique – Etape 3 sur 4
apparaît. Cette dernière étape permet de donner un titre au graphique, étiquetez les axes et
ajoutez une légende.

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Donnez un titre au graphique en tapant « Part de chaque salarié » dans la zone texte.

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5-. Cliquez sur le bouton Suivant pour choisir le type de graphique.

6- Cliquez sur Terminer

MODIFICATION D’UN GRAPHIQUE

Il s’avère nécessaire quelques fois d’effectuer ultérieurement des modifications pour améliorer
un graphique généré par l’assistant. Parfois le graphique est trop petit pour être lisible
correctement ; agrandissez, dans ce cas, le graphique à l’aide de la souris. Il arrive aussi que le
graphique recouvre les données de la feuille. N’hésitez pas à déplacer le graphique.

Ajustez le cadre d’un graphique.

Selon le cadre de sélection, le graphique peut être étiré fortement en hauteur ou en largeur. Le
graphique et les étiquettes risquent en plus de se superposer si le cadre est trop petit :
Dans ce cas, redimensionnez le graphique :

1. Cliquez sur le graphique. Utilisez les poignées de sélection pour le redimensionner. Les
poignées de gauche et de droite agissent sur la largeur du cadre et les poignées du haut et du
bas modifient la hauteur du cadre. Les poignées situées dans les coins transforment le cadre en
hauteur et en largeur.
2. Cliquez sur une poignée, gardez le bouton gauche de la souris appuyé et tirez.
3. Relâchez le bouton pour fixer le cadre du graphique.

Pour déplacer un graphique :

1. Cliquez sur le cadre du graphique.

2. Gardez le bouton gauche de la souris appuyé et déplacez.
3. Relâchez le bouton pour fixer le graphique.

Création de la Feuille graphique

Le graphique peut être créé sur une feuille indépendante.

1. Marquez les données de référence, ici (B13 :F13) et (B6 :F6) dans le même exemple

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2. Appuyer sur f11. Excel génère automatiquement un graphique dans une feuille indépendante
c’est la plus rapide des méthodes pour créer un graphique mais elle est moins souple que celle
de l’assistant Graphique.
(ou utiliser l’assistant graphique pour construire votre graphique et à la dernière étape (4/4),
choisir
« sur une nouvelle feuille »

Vous voulez..... Sélectionnez.... Icône/Clavier

Les données dans la feuille puis Insertion
Créer un graphique incorporé
/Graphique/Sur cette feuille
Créer une feuille graphique Les données dans la feuille puis Insertion
indépendante /Graphique/Comme nouvelle feuille
Tirez une poignée de sélection après avoir
Redimensionner un graphique
cliqué dans le graphique
Cliquez dans le graphique et faites-le glisser
Déplacer un graphique
avec le bouton gauche appuyé
Créer un graphique de format Les données de la feuille à représenter dans
F11
standard le graphique

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14 - Mise en forme d’un graphique

Un graphique une fois créer peut être reformaté. Le mode de création du graphique joue ici un
rôle important. Le graphique est-il incorporé dans la feuille ou représenté dans une feuille
indépendante ? le type de graphique, les couleurs les bordures ainsi que la police et la taille des
caractères sont modifiables.

A l’issu de cette leçon vous saurez.....

 activer un graphique
 modifier un type de graphique
 ajouter ou changer un titre
 marquer un élément graphique
 changer les couleurs, motifs et bordures,
 changer la police
 mettre à l’échelle et formater l’axe des ordonnées.

Activer un graphique
Ouvrez l’exemple précédent ; le graphique est accessible via l’onglet Gaph1 et la feuille via
l’onglet Feuil1. Cliquez sur l’onglet nécessaire pour changer la fenêtre.
Dans le cas d’un graphique incorporé, il faut faire la différence la sélection et l’activation.

Sélection : Cliquez dans le graphique pour le marquer. La marque de sélection est présentée
par les poignées entourant le cadre. Utilisez ces poignées pour redimensionner le
graphique.
Activation : Il convient de double-cliquer dans le graphique pour l’activer. Le graphique est
activé lorsqu’il est entouré d’un cadre bleu pointillé. Cliquez en un endroit
quelconque de la feuille pour annuler l’activation ou la sélection du graphique.

Pour l’exemple suivant cliquez sur l’onglet 1 pour accéder au graphique créer antérieurement

Formatage via la barre d’outil Graphique.

Excel affiche la barre d’outil Graphique dès que le graphique est activé. Cette barre d’outil
facilite l’édition du graphique.

Si la barre d’outil Graphique reste invisible :

1. Cliquez dans l’une des barres d’outils avec le bouton droit.
2. Cochez l’entrée Graphique dans la liste qui s’est déroulée.

Voici quelque détail sur les symboles de cette barre d’outils :

Graphique
Cette barre d’outils permet d’ouvrir la palette des types de graphique permettant de changer le
type de graphique en cours. Cette palette ne présente qu’un extrait infime de tous les formats
disponibles dans Excel. La commande Format automatique, explicitée plus loin, offre un plus
grand choix.
Graphique par défaut :
Cette barre d’outil présente un type de graphique prédéfini. C’est un histogramme doté d’un
quadrillage horizontal, d’une zone de graphique de couleur grise à l’arrière plan et d’une
légende. Le graphique généré par Excel via la touche F11apparaît exactement dans ce format.

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Remarque :
Lorsque vous opérez sur un graphique généré par l’Assistant ou sur un graphique que vous avez
déjà modifié, un clic sur l’icône graphique par défaut supprime toutes les mises en formes que
vous pu entreprendre avec soins.

Assistant graphique.
L’Assistant Graphique est activable également depuis la barre d’outils Graphique. Les
définitions s’appliquent alors automatiquement au graphique en cours.

Quadrillage horizontal
Active/désactive le quadrillage horizontal

la légende.
Active/désactive la légende

La barre d’outils Graphique facilite la modification d’un graphique. Son inconvénient est qu’elle
ne permet pas d’accéder à toutes les options fourni dans Excel pour agir efficacement sur la
mise en forme d’un graphique.

Changer le type de graphique par défaut

1. Pour activer le menu Graphique (menu contextuel en appuyant sur le bouton droit de la
souris), cliquez sur un graphique.

2. Dans le menu Graphique, cliquez sur Type de graphique.

3. Effectuez l'une des actions suivantes :

Pour sélectionner un type de graphique standard

1. Cliquez sur l'onglet Types standard, puis sur le type de graphique prédéfini
souhaité comme type par défaut.

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2. Cliquez sur Par défaut, puis sur Oui.

3. Cliquez sur OK.

Pour sélectionner un type de graphique personnalisé ou le graphique en cours

4. Cliquez sur l'onglet Types personnalisés, puis sur le type de graphique

personnalisé souhaité. De même, si vous voulez définir le graphique en cours
comme graphique par défaut, n'effectuez aucune sélection.
5. Cliquez sur Par défaut, puis sur Oui.
6. Si la boîte de dialogue Ajouter un type de graphique personnalisé s'affiche,
tapez un nom dans la zone Nom, une description dans la zone Description, puis
cliquez sur OK.

7. Cliquez sur OK.

Ajouter un titre de graphique

1. Cliquez sur le graphique dans lequel vous souhaitez ajouter un titre.

2. Dans le menu Graphique, cliquez sur Options du graphique, puis sur l'onglet Titres.
3. Cliquez dans la zone Titre du graphique, puis tapez le texte souhaité.

NB : Pour insérer un saut de ligne dans un titre d'axe, cliquez sur le texte du graphique, cliquez
à l'endroit où vous souhaitez insérer le saut de ligne et appuyez sur ENTRÉE.

Modifier la police utilisée dans un graphique

1. Cliquez sur le texte du graphique ou sélectionnez les caractères à mettre en forme.

Si un titre ou une zone de texte d'un graphique sont liés à une cellule de feuille de
calcul, vous pouvez modifier simultanément la mise en forme de tous les caractères du
titre ou de la zone de texte, mais vous ne pouvez pas modifier les caractères
individuellement.

Pour modifier simultanément la mise en forme de l'ensemble du texte du graphique,

cliquez sur la zone vide située entre la bordure du graphique et la zone de traçage (zone
de traçage : dans un graphique 2D, zone délimitée par les axes, et qui comprend toutes

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les séries de données. Dans un graphisme 3D, zone délimitée par les axes, et qui
comprend toutes les séries de données, les noms des catégories, les étiquettes de
graduation et les titres des axes.) pour sélectionner la zone graphique (zone graphique :
ensemble du graphique et de ses éléments constitutifs.).

2. Dans la barre d'outils Options de mise en forme, cliquez sur le bouton correspondant à la
mise en forme souhaitée.

Pour visualiser d'autres options de police, telles que la mise à l'indice ou à l'exposant,
cliquez sur le texte à modifier. Dans le menu Format, cliquez sur la commande
correspondant à l'élément de graphique à mettre en forme — par exemple Titre de l'axe
sélectionné ou Objet sélectionné. (Le nom de la commande dépend de l'élément de
graphique sélectionné.) Ensuite, sélectionnez les options souhaitées sous l'onglet Police.

Modifier l'axe des ordonnées d'un graphique

1. Cliquez sur l'axe des ordonnées à modifier.

2. Dans le menu Format, cliquez sur Axe sélectionné, puis sur l'onglet Échelle.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :

Pour modifier la valeur de début et de fin de l'axe des ordonnées

Entrez une autre valeur dans la zone Minimum ou dans la zone Maximum.

Pour modifier l'intervalle entre les marques de graduation et les lignes du

quadrillage

Entrez une autre valeur dans la zone Unité principale ou dans la zone Unité secondaire.

Pour changer les unités affichées sur l'axe des ordonnées

Si les valeurs de votre graphique sont élevées, vous pouvez réduire la taille du texte de
l'axe et rendre le texte plus lisible en modifiant l'unité d'affichage. Si les valeurs du

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graphique sont comprises entre 1 000 000 et 50 000 000, par exemple, vous pouvez
afficher les valeurs 1 à 50 sur l'axe et faire apparaître une étiquette indiquant que ces
unités expriment des millions.

1. Dans la liste Unités d'affichage, cliquez sur les unités souhaitées ou tapez une
valeur numérique.
2. Pour afficher une étiquette décrivant les unités exprimées, activez la case à
cocher Afficher les unités sur le graphique.

Pour transformer l'axe des ordonnées en échelle logarithmique

Activez la case à cocher Échelle logarithmique.

Pour inverser l'ordre des valeurs

Pour inverser les valeurs afin de pouvoir retourner les barres, les colonnes ou d'autres
indicateurs de données (indicateur de données : barre, aire, point, secteur ou autre
symbole dans un graphique qui représente un point de données ou une valeur issue d' une
cellule de feuille de calcul. Les indicateurs de données associées d' un graphique
constituent une série de données.), activez la case à cocher Valeurs en ordre inverse.

Pour changer le point d'intersection de l'axe des abscisses (X) et de l'axe des
ordonnées

Effectuez l'une des actions suivantes :

Pour que l'axe des abscisses (X) coupe l'axe des ordonnées à un emplacement défini par
une valeur que vous spécifiez, entrez cette valeur dans la zone Axe des abscisses (X)
coupe à .

Pour que l'axe des abscisses (X) coupe l'axe des ordonnées à l'ordonnée maximale, activez
la case à cocher Axe des abscisses (X) coupe à l'ordonnée maximale. Lorsqu'elle est
activée, cette case à cocher l'emporte sur le paramètre défini dans la zone Axe des
abscisses (X) coupe à .

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15- Impression et copie de graphiques

En principe, vous enregistrez et imprimez le graphique une fois crée. Le graphique peut être
imprimé séparément s’il est incorporé dans la feuille. Le graphique peut être copié vers d’autres
applications et imprimés à partir de ces derniers. Un tel cas se présente par exemple lorsque
vous devez rédiger un texte qui fait référence au graphique Excel.

A l’issue de cette leçon vous saurez ....

- imprimer indépendamment un graphique,

- imprimer un graphique incorporé,
- transférer un graphique vers un autre programme.

Imprimer le graphique seul

Vous avez déjà découvert une foule de méthodes permettant de paramétrer l’impression d’une
feuille de calcul. Il s’agit notamment du réglage des marges et de la définition d’un en-tête et
pied de page. Ces options sont disponibles également pour l’impression d’un graphique.

Pour cette leçon ouvrez le fichier Livre de Paie précédent.

Avant d’imprimer un graphique vous devez l’activer d’abord.

1. Cliquez l’onglet Graph1

2. Cliquez sur l’icône Aperçu avant impression pour vérifier auparavant la mise en forme du
graphique.

Changez la mise en forme. Le graphique apparaît avec de nombreuses couleurs alors que
l’impression doit avoir lieu sur une imprimante noir et blanc.

3. Pour obtenir un bon résultat sur une imprimante noir et blanc, cliquez sur le bouton page
dans la fenêtre de l’aperçu puis sur Graphique dans la boîte de dialogue qui est ouverte.

4. Cliquez sur OK
Retourner dans la fenêtre Aperçu avant impression.

5. Cliquez sur Imprimer sinon sur Fermer.

C’est tout ce que vous devez faire pour imprimer un graphique indépendant. Pour l’impression
d’un graphique incorporé, vous devez définir des options complémentaires.

Taille du graphique imprimé

Excel utilise par défaut la page d’impression entière. Cette définition peut être modifié dans le
cas d’un graphique incorporé. Excel tend généralement à étirer le graphique en hauteur ou en
largeur pour qu’il occupe la totalité de la page d’impression. C’est pourquoi, il ne faut pas
hésiter à spécifier la taille du graphique imprimé.

1. Cliquez sur l’onglet Feuil1 et activez le graphique

2. Activez Fichier/Mise en page /Graphique.

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3. Cochez l’option impression en noir et blanc.

Cette fois-ci vous devez choisir la taille du graphique imprimé selon des trois alternatives
suivantes :
o utilisée sur toute la page
o ajustée à la page
o Personnalisé

Utilisée sur toute la page

Excel étire la graphique sur toute la page d’impression. Le graphique est ajusté en hauteur et en
largeur compte tenu de sa taille sur la feuille.

Ajustée à la page

Cette option ajuste le graphique à la page mais en préservant les proportions à l’écran

Personnalisée

Cette option donne à l’écran le reflet exact du graphique une fois imprimé. Le graphique n’est
pas agrandi. Il est affiché dans le coin supérieur gauche de la page d’impression.

Si vous optez pour ce mode d’affichage, pensez à centrer le graphique dans la page avec les
options horizontalement ou verticalement disponibles dans la boîte de dialogue Mise en page
dans l’onglet Marges.

Faites l’essai avec chaque type d’affichage. Cliquez sur Imprimer depuis la fenêtre Avant
impression
Les options que nous venons de décrire ne concernant que l’impression isolée d’un graphique
incorporé. Mais un graphique incorporé peut être imprimé conjointement avec la feuille.

Excel ne permet d’imprimer ensemble le graphique et la feuille que si le graphique est incorporé
dans la feuille. Cette option n’existe pas pour les graphiques situées sur une feuille
indépendante.

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1. Cliquez sur l’onglet Feuille 1

2. Marquez le graphique et la plage à imprimer, ici A1-H29

3. Activez Fichier/Imprimer

4. Cochez l’option Sélection dans la boîte de dialogue Imprimer.

5. Cliquez sur Aperçu

6. Corrigez la mise en page en cliquant sur Page

7. Activez l’option Paysage et Choisissez un facteur d’agrandissement de 110.

8. Activez les options Horizontalement et Verticalement dans l’onglet Marges.

9. Cliquez OK pour juger le résultat.

10. Cliquez sur Imprimer ou sur Fermer.

Transfert d’un graphique Excel vers WinWord

Microsoft permet de faire le transfert de graphiques Excel vers des documents Word via OLE
(Objet Linking and Enbeding). C’est une technique qui sert à lier et incorporer des objets dans
deux programmes sous Windows.

L’opération se déroule de façon très simple à l’aide de copier/coller. La seule différence est que
cela s’effectue entre deux applications et non à l’intérieur de la même application. Les
applications sous Windows utilisent à cet effet le presse-papiers.

Un graphique isolé ou un graphique incorporé dans une feuille peut être transféré vers WinWord.
1. Cliquez sur le graphique « Livre de Paie ». Marquez seulement le graphique.

2. Cliquez sur l’icône Copier ou faites Editions/Copier

3. Barre d’outils Microsoft pour démarrer WinWord.

5. Placez le curseur à l’endroit où doit apparaître le graphique.

6. Cliquez sur l’icône Coller. Le graphique Excel est inséré à l’endroit où se trouve le curseur.
7. Pour retourner dans Excel, cliquez dans la barre des tâches sur Microsoft Excel

La démarche à suivre pour le transfert d’une feuille de calcul Excel vers WinWord est identique
à celle décrite ci-dessus. Marquez copiez la plage puis basculez vers WinWord. Ouvrez le
document cible, placez le curseur et collez la feuille.

Une feuille Excel est collée dans WinWord sous forme d’un tableau classique qui peut être édité
avec les fonctions de tableau de WinWord.

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16 - LES FEUILLES VOLUMINEUSES

Les feuilles que vous avez utilisées dans les leçons précédentes étaient sobres et bien lisibles.
Une page - et ce n’est pas toujours le cas - et le calcul était déjà achevé. Mais les capacités
d’Excel ne s’arrêtent pas là. Rappelez-vous la description effectuée dans la première leçon :
une feuille peut contenir 256 colonnes et 65000 lignes.

A l’issue de cette leçon vous saurez

- effectuer un zoom sur une feuille,

- nommer une plage,
- utiliser la commande atteindre,
- définir des titres pour l’affichage et impression,
- enregistrer une zone d’impression,
- enregistrez un affichage.

Zoom sur une feuille

Excel affiche par défaut une feuille selon le rapport 1:1 c’est-à-dire avec un facteur 100%. Le
mode d’affichage s’avère amplement suffisant pour la plupart des applications. Excel est équipé
d’une commande de zoom permettant d’ajuster l’affichage à la situation du moment.

Pour l’apprentissage de cette leçon, nous allons utilisez l’exemple de la gestion d’un club.

Cette feuille est conçue pour gérer la trésorerie d’un club ou d’une association. Elle permet de
contrôler les frais et les dépenses mensuels. Les trois premières colonnes contiennent les noms,
prénom et numéro de téléphone des membres du club. Les trois colonnes suivantes indiquent si
le membre du club est un adhérent, un senior ou un junior. La colonne qui suit spécifie le

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ETUDE DU LOGICIEL D’APPLICATION MICROSOFT EXCEL Page 53

montant à payer par le membre concerné. La somme acquittée par chacun des membres dans le
mois en cours est notée immédiatement après. Le montant à payer est ôté de cette somme et
inscrite dans la colonne « Rendu »

Les valeurs et formules sont déjà saisies. La mise en forme de la feuille n’a pas été faites sauf la
police et l’alignement du texte qui sont définis. La largeur de colonne est ajustée.
Souvent lors du formatage d’une feuille dont la taille dépasse la largeur de l’écran, surtout lors
de la sélection avec la souris, l’écran défile à toute vitesse, la souris accélère son déplacement
et vous n’arrivez plus à maîtriser la limite de la zone à formater.
Excel offre une possibilité pour éviter ce désagrément. Utilisez les options Zoom lorsque vous
formater une grande feuille. Vous pouvez réduire la taille d’affichage jusqu’à 25% sur l’écran.

1. Utilisez la barre d’outils Standard pour définir le facteur de zoom. Cliquez sur la flèche
associée au champ de Zoom.
2. Choisissez 50%. Vous obtenez une représentation du maximum de nom des adhérents.
3. Vous pouvez choisir des facteurs de zoom différents de ceux mentionnés dans la liste..
Cliquez sur la valeur en % situé dans la zone de texte Zoom
4. Le nombre étant sélectionné tapez 30. Vous n’avez pas besoin de taper le signe %. Tapez la
touche ENTREE.
5. Vous pouvez passer au menu en utilisant la commande Affichage/Zoom.
6. Cliquez le facteur voulu.

En affichage réduit, il est plus facile de sélectionner une grande plage de cellules et de procéder
à sa mise en forme.
Remarque : Le facteur de zoom ne modifie que l’affichage à l’écran. Ce réglage n’influe
aucunement sur l’impression

La commande à Atteindre
L’opération de sélection dans une feuille de petite taille s’effectue rapidement sans difficulté.
Mais cette opération s’exécute d’une façon bien différente dans une feuille de grande taille où il
faut parcourir de nombreuses pages pour consulter un extrait précis ou sélectionner une plage
de cellules spécifique. Cette commande sélectionne la cellule ou la plage désigné sans obliger
de faire défiler les pages à l’écran.

1. Tapez F5

Boîte de dialogue
Atteindre

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Dans la zone de texte Référence, Excel attend la spécification de la cellule ou la plage de

cellule à sélectionner.
2. Précisez les coordonnées, I78 dans notre exemple.
3. Confirmez par ENTREE ou OK. La cellule dont vous avez spécifié les coordonnées est
sélectionnée dans la feuille. Vous pouvez sélectionner ainsi la plage de cellules au lieu d’une
seule isolée.
4. Tapez F5
5. Dans le champ Référence, entrez cette fois-ci H4 :H77. la plage de cellule est sélectionnée.
6. Cliquez en un endroit quelconque de la feuille pour annuler la sélection.

La commande Atteindre mémorise la cellule ou la plage de cellules que vous avez choisie. Cette
adresse est notée dans la boîte de dialogue et peut être rappelée à tout moment.

Nom dans la feuille

Les coordonnées sont d’une grande aide pour localiser rapidement des cellules et des plages de
cellules de la feuille. Mais il n’est pas toujours facile de mémoriser des coordonnées. Excel
donne la possibilité de nommer une cellule ou une plage de cellules. Le nom de coordonnées
représente pour ainsi dire des pseudonymes. La cellule G24 peut s’appeler «Bénéfice» ou la
plage A4-G24 «Dépenses». Les noms sont utilisables avec la commande Atteindre. Ils peuvent
être inclus dans des formules et spécifiés dans une boîte de dialogue pour déterminer une plage
de cellules.

1. sélectionner la cellule I78

2. cliquez sur la référence inscrite dans la zone Nom barre de formule.
3. Excel a marqué la coordonnée que vous remplacez par un nom, ici «Total-Rendu».
4. Confirmez par ENTREE.

Attention : Veillez donnez un nom qui porte pas confusion, qui soit différent des noms de.
fonction et des coordonnées. Des noms tel que AX10 sont interdits car il s’agit d’une
coordonnée. L’espace est refusé et le signe – est également refusé. On peut aussi utiliser le
menu Insertion pour donner un nom.

Un nom peut se rapporter à une cellule ou une plage de cellule.

1. sélectionner la plage de A3-C77 avec la commande Atteindre.

2. cette plage renferme les noms, prénoms et numéros de téléphone.
3. Cliquez dans la zone nom de la barre de formule et précisez un nom par exemple «Adresse».
4. Confirmez par ENTREE

Pour sélectionner une cellule ou une plage de cellules nommée :

1. Cliquez sur la flèche associée à la zone Nom dans la barre de formule. Une liste de nom se
déroule.
2. Cliquez sur le nom voulu par exemple «Total Rendu». Excel bascule immédiatement vers la
cellule ou la plage de cellules correspondantes.

Définir une zone d’impression

Il s’agit maintenant de définir une zone d’impression à l’aide d’un nom.
Excel imprime par défaut la feuille entière. Pour imprimer la plage précise, vous devez spécifier
cette dernière avant de démarrer l’impression.
La zone d’impression peut être définie pour l’impression et à réaliser dans l’immédiat ou elle
peut être mémorisée durablement.

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Modifier une zone d’impression

Cette opération a été décrite dans le chapitre « Impression d’une feuille de calcul »
1. Marquez la plage à imprimer.
2. Faites Fichier/Imprimer.
3. Activez l’option Sélection.

La zone ainsi spécifiée ne vaut que pour cette impression. Lors d’une impression ultérieur Excel
imprimera la feuille entière.

Enregistrez une zone d’impression.

Utilisez la commande Mise en page pour conserver durablement la zone d’impression devant
servir plusieurs fois par la suite.

Les informations de la feuille « gestion d’un club » contiennent une liste des membres du club.
On peut décider un jour d’imprimer les noms, prénoms et numéros de téléphone de façon à les
distribuer à chacun des membres.
La liste nécessite d’être réimprimée à chaque fois qu’un numéro de téléphone change. Il faut
donc définir la zone d’impression de telle sorte qu’elle puisse être utilisée plusieurs fois.
Commencez par attribuer un nom à la zone d’impression. C’est une tâche déjà faites dans la
section précédente.

1. faites Fichier/Mise en page/Feuille

2. cliquer dans la zone de texte Zone d’impression
3. entrez le nom de la plage ici «Adresse».
4. Confirmez par OK

Définissez autrement la zone d’impression si elle ne comporte pas de nom :

1. indiquez les coordonnées de la plage
2. marquez directement la plage de la feuille
Excel conservera durablement la plage ainsi définie. A partir de ce instant, Excel imprimera
cette zone par défaut. Pour demander de nouveau l’impression de la feuille entière, annulez la
définition de la zone dans l’onglet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page.
Les noms aident à définir et à commuter entre plusieurs zones d’impression. Attribuez un nom à
chaque zone d’impression. Pour changer de zone, précisez tout simplement le nom de la zone
dans la zone de texte Zone d’impression.

Figer des lignes ou colonnes sur l’écran

Les grandes feuilles ont un autre inconvénient : les premières lignes ou les premières colonnes
sont regroupées vers l’extérieur de la zone d’affichage de l’écran lorsque vous parcourez les
pages. Ces lignes et colonnes renferment souvent un texte descriptif aidant à s’orienter dans la
feuille. Pour peu que ces informations sont manquantes et vous voilà contraint d’agir à
l’aveuglette dans la feuille. Pour remédier à ce désagrément penser à figer les lignes et
colonnes.

Dans les feuilles « gestion des club », il serait judicieux de figer les trois premières lignes ainsi
que la première colonne.

1. Cliquez en B4
2. Faites Fenêtre/Figer les volets.
3. Excel exécute immédiatement la commande et divise l’écran en quatre parties

Parcourez la feuille vers le bas à l’aide des ascenseurs. Vous constatez que les trois premières
lignes restent immobiles. Elles ne sont influencées par le défilement. Il en va de même pour la
première colonne.

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Annulez la commande de la fenêtre via Fenêtre/Libérer les volets. La commande fractionner

divise la feuille en quatre parties différentes.

Répétez des lignes ou colonnes sur des pages de suites.

Lors de l’impression d’une grande feuille, il faut faire attention à ce que les en-têtes des lignes
et colonnes soient imprimés sur la même page que les données correspondantes. Pour imprimer
les en-têtes des lignes/colonnes sur les pages de suites, Excel permet de définir des lignes ou
des colonnes de répétition. La feuille « gestion des club », n’occupe qu’une page en largeur mais
s’étale sur deux pages. Il convient donc de définir les lignes de répétition.

1. Faites Fichier/Mise en page/ Feuille.

2. Supprimez la zone d’impression définie précédemment.
3. Cliquez dans la zone de texte voulue : Lignes à répéter en haut ou colonnes à répéter à
gauche. Dans l’exemple il faut répéter les lignes du haut de la feuille.
4. indiquez les coordonnées de la plage à répéter, ici B1:B3. Excel étend la sélection sur la ligne
entière ou sur la colonne entière si vous avez choisi l’option Colonnes à répéter à gauche.
5. contrôlez le résultat dans l’aperçu avant impression.
6. Cliquez sur fermer pour quitter l’aperçu avant impression.

Cette leçon nous a permis d’examiner quelques commandes permettant d’ajuster l’affichage et
l’impression. Chaque modification a été exécutée manuellement c’est à dire que vous deviez
utiliser le menu ou la souris. La section suivante vous apprendra à enregistrer des paramètres de
façon à pouvoir les rappeler à tout moment.

Affichage personnalisée

Pour aider à stocker des paramètres de façon variés et des volets d’écran, Excel est équipé d’un
Affichage personnalisée. Par exemple vous êtes en train de manipuler une grande feuille de
calcul. Vous choisissez des modes d’affichage différent d’une part pour entrer des données ou
créer des formules et d’autre part pour mettre en forme la feuille. Vous pouvez enregistrer
chaque mode d’affichage indépendamment et les réactiver à tout moment.

Enregistrer une affichage

Aménagez maintenant la feuille « gestion des club », de telle sorte qu’elle soit parfaitement
commode pour entrer les données.

1. Choisissez 100% en tant que facteur d’agrandissement

2. Sélectionner la cellule B4 et figez le titre
3. Masquez la colonne « Prénom » (cliquez dans la colonne puis Format/colonne/Masquer)

4. Faites Affichage/ Affichage personnalisée

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5. Cliquez sur Ajouter

6. Précisez le sous lequel vous voulez enregistrer la vue, ici «saisie» et cliquez sur OK.
L’affichage qui se trouve ainsi affichée sur l’écran est ainsi enregistrée sous le nom Saisie.

Changer maintenant l’aspect de l’écran telle qu’il soit facile de mettre en forme :
1. Choisissez un facteur d’agrandissement 50%
2. Affichez les colonnes préalablement masquée (masquer les colonnes A et C puis
Format/Colonne/Afficher).

3. Faites Affichage/ Affichage personnalisée

4. Cliquez sur Ajouter
5. Préciser le nom de la vue, par exemple «Format ».
6. Confirmez par OK.

7. Si vous devez changer l’affichage au cours de votre session de travail, vous n’aurez plus
besoin de redéfinir les options une à une puisqu’elles sont stockées dans les affichages ;
contentez vous de sélectionner la vue dans les boîtes de dialogue Affichage personnalisée puis
cliquez sur Afficher.

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