Bonjour tout le monde,

bienvenue dans notre cours, Écrire des courriels professionnels en anglais. Comme
il s'agit de notre première leçon,
nous allons prendre les parties de base d'un courriel professionnel et nous
concentrer sur
ce que vous devriez faire et ne pas faire. 6
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vous aurez une meilleure compréhension
de la façon dont un courriel en anglais est organisé. La première chose à laquelle
je veux que
vous réfléchissiez, ce sont vos courriels actuels, à quoi ressemblent-ils ? Sont-
ils appropriés au monde des affaires ? En d'autres termes, est-ce que ce sont des
courriels
que vous pouvez utiliser pour un nouveau travail, ou pour faire
un contact commercial important ? Voici la première chose à faire. Assurez-vous
d'avoir une adresse électronique
qui paraisse professionnelle. Mon adresse personnelle ressemble à ça,
mais je sais qu'elle ne convient pas pour la communication commerciale. Donc,
j'utilise mon adresse de travail. Vous remarquerez que mon prénom
et mon nom apparaissent dans l'adresse. Je vous recommande d'avoir une adresse
similaire à celle-ci. Vous n'avez pas à inclure
votre nom en entier mais au moins quelque chose que les lecteurs
peuvent facilement vérifier pour attester que c'est vous. Maintenant, regardons un
peu les quatre
bases d'un courriel et comment les rédiger. Ces quatre parties sont la ligne
d'objet,
les salutations, le texte, et la formule de clôture. Ceci semble très simple mais
en regardant chaque partie et en les examinant de près,
cela en vaut la peine. Il faut toujours écrire une ligne d'objet
en en-tête, c'est la première chose à faire
quand on rédige un courriel. Elle doit présenter le sujet du courriel
et attirer l'attention des lecteurs. 29
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Dans notre premier exemple,
le sujet n'est pas clair. Ceux-ci montrent au lecteur exactement
pourquoi vous lui envoyez un courriel. La ligne d'objet devrait être aussi claire
et spécifique que possible. Essayer d'imaginer que vous recevez
un courriel, laquelle de ces lignes d'objet
a le message le plus clair ? Maintenant, voici quelque chose
que je ne veux pas que vous fassiez. N'oubliez pas les bases de l'écriture
en anglais, la bonne orthographe des noms, ainsi que la grammaire et l'utilisation
correcte des capitales. Faites atention à cela dès le début,
même à la ligne d'objet. Nous verrons ceci plus en détail
plus tard dans le module. Ensuite viennent les salutations. Les salutations
devraient être formelles
et non pas familières. Si vous connaissez certains détails au sujet
de votre lecteur, cela facilite les choses. Par exemple, si votre lecteur est un
homme,
alors l'appeler "Miss", "Mademoiselle" Alvarez dans les salutations, paraît
étrange. Vous riez, mais j'ai eu des étudiants m'adresser
des courriels après m'avoir vu en classe, attention, et m'appeler "Mrs." Landers,
soit, Madame Landers. Mrs. Landers était le nom de ma mère,
et ne peut pas être utilisé pour me désigner. Si vous n'êtes pas absolument
certains,
utilisez les titres non spécifiques au sexe. C'est-à-dire, saluez-les sans
faire référence à leur sexe. Cherchez le poste de la personne
dans l'entreprise, l'université ou le bureau si possible, et mentionnez-les
dans les salutations. Par exemple : "Dear Professor Lee",
ou : "Dear Director Smith". Si le sexe est la seule information
que vous avez à propos du lecteur, alors "Dear Sir" ou "Dear Madam"
fera l'affaire. Certaines personnes utilisent :
"To Whom It May Concern." J'ai utilisé ceci dans des lettres
de recommandation pour les étudiants. Vous pouvez aussi l'utiliser si vous
vous adressez à une entreprise comme FedEx, une banque, ou une compagnie aérienne.
Si vous vous adressez à un groupe,
vous pouvez utiliser des salutations comme celles-ci. Maintenant, passons au texte,
qui est la troisième
mais la plus grosse partie de votre courriel, car elle inclut le message principal
et tous les détails nécessaires. Voici une autre chose à ne pas faire. Vous n'êtes
pas en train d'écrire un livre,
donc éviter les longs courriels à tout prix. Vous souhaitez que le lecteur lise
votre texte
en entier, donc vous devriez seulement inclure les informations importantes, les
détails
essentiels, tout en restant bref et direct. Si possible, maintenez le corps
du courriel à deux ou trois paragraphes et aucun paragraphe ne devrait avoir
plus de trois ou quatre phrases. Si vous demandez à votre lecteur
de faire quelque chose, ne gardez qu'une ou deux demandes. Je dis ça à mes
étudiants tout le temps. Une autre chose que je vous devez éviter,
c'est de sembler vous plaindre ou de blâmer le lecteur. Ceci met le lecteur sur la
défensive, et le rend moins enclin à faire
ce que vous lui demandez. Si vous demandez après quelque chose
d'incomplet, l'astuce à utiliser est ce que j'appelle, l'auto-accusation. Par
exemple, si votre courriel est une commande
ou une candidature qui n'a pas reçu de réponse, votre courriel devrait dire
quelque chose comme : "My order was incomplete" ou : "Perhaps I left something out
of my package"
plutôt que de vous plaindre de la situation. Et voici quelque chose que vous devez
toujours faire, c'est ajouter des remerciements, si vous faites une demande
d'informations ou si vous demandez à quelqu'un
de faire quelque chose pour vous. Même si c'est son travail, aucune personne
occupée n'aime sentir
que ses efforts ne sont pas appréciés. La dernière partie d'un courriel
est la formule de clôture. Elle est très courte et simple. Ajoutez juste "regards"
ou "best regards"
et restez-en là. Ceci est un courriel professionnel,
donc il n'y a pas besoin d'en ajouter plus. Il s'ensuit une signature,
votre prénom et votre nom uniquement, pas d'intitulé,
juste votre nom. Ajoutez les coordonnées de contact nécessaires
à votre lecteur pour communiquer avec vous. Il a déjà votre adresse electronique,
mais s'il a besoin d'autres chose, ajoutez-le ici. Enfin, j'aimerais ajouter
une mise en garde. C'est notre dernière chose
à ne pas faire. N'adressez jamais votre courriel à
votre lecteur avant de l'avoir rédigé et vérifié, en considérant tout ce que
nous avons parcouru durant cette leçon. Il est très facile de presser "envoyer" par
accident
avant d'avoir vérifié avec minutie de quoi le courriel aura l'air et comment
il sera perçu de l'autre côté. Attendez jusqu'à la fin avant
d'ajouter l'adresse de votre lecteur. Et maintenant, pour notre dernière
chose à faire, prenez la culture en considération. De nombreuses informations
obtenues
dans ce cours, sont basées sur les normes nord-américaines. Cependant, toutes les
cultures
ne communiquent pas de la même façon. Est-ce que les japonais ont le même style
d'écriture que les français ? Donc, la dernière vérification à faire
avant d'envoyer un courriel est de considérer comment le lecteur
est susceptible de comprendre ce que vous écrivez. Nous verrons cela de plus près
dans notre module final. Révisons ce que nous avons appris
dans cette leçon. D'abord, un courriel professionnel
comprend quatre parties, la ligne d'objet, les salutations,
le texte du courriel, la formule de clôture. Et voici les choses à faire
et celles à éviter. Ayez une adresse électronique professionnelle. Faites votre
ligne d'objet
très claire et concise. Ajoutez des mots d'appréciation et prenez en compte les
différences
culturelles entre votre lecteur et vous. N'oubliez pas l'orthographe, la grammaire,
la ponctuation, les majuscules. Ne faites pas un roman. Le texte du courriel
devrait se limiter à
un ou deux paragraphes et à deux requêtes. Ne vous plaignez pas et n'accusez pas.
N'envoyez pas le courriel avant de l'avoir
rédigé et vérifié avec précaution, après tout ce que nous avons appris
dans cette leçon. J'espère que vous avez apprécié
cette première leçon et que vous vous sentez plus à l'aise pour
écrire votre premier courriel dans ce cours. Essayer d'appliquer autant de choses
à faire et à éviter vues jusqu'à présent. 128
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