Indicateurs

harmonisés pour
le suivi et l’évaluation
des systèmes
de gestion des
achats et des
stocks
Indicateurs d’alerte précoce
pour prévenir les ruptures de stock
et les surstockages des
médicaments antirétroviraux,
antituberculeux et antipaludiques
Indicateurs
harmonisés pour
le suivi et l’évaluation
des systèmes
de gestion des
achats et des
stocks
Indicateurs d’alerte précoce
pour prévenir les ruptures de stock
et les surstockages des
médicaments antirétroviraux,
antituberculeux et antipaludiques
Catalogage à la source: Bibliothèque de l’OMS:
Indicateurs harmonisés pour le suivi et l’évaluation des systèmes de gestion des achats
et des stocks : indicateurs d’alerte précoce pour prévenir les ruptures de stock et les
surstockages des médicaments antirétroviraux, antituberculeux et antipaludiques.
Ce document a été développé avec l’implication active des institutions nationales et inter-
nationales pendant plus de trois ans.
[Link] antirétroviraux – ressources et distribution. [Link] – ressources et
distribution. [Link] – ressources et distribution. [Link]. [Link] des
programmes. [Link] mondiale de la Santé.
ISBN 978 92 4 250081 3 (Classification NLM: QV 250)

© Organisation mondiale de la Santé 2011

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pliquent de la part de l’Organisation mondiale de la Santé aucune prise de position quant au statut juridique
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lignes en pointillé sur les cartes représentent des frontières approximatives dont le tracé peut ne pas avoir fait
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sont agréés ou recommandés par l’Organisation mondiale de la Santé, de préférence à d’autres de nature
analogue. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique qu’il s’agit d’un nom déposé.
L’Organisation mondiale de la Santé a pris toutes les précautions raisonnables pour vérifier les informations
contenues dans la présente publication. Toutefois, le matériel publié est diffusé sans aucune garantie, expresse
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cas, l’Organisation mondiale de la Santé ne saurait être tenue responsable des préjudices subis du fait de son
utilisation.
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Table des matières

Remerciements v
1. Introduction 1
2. Suivi et évaluation 3
3. Mise au point des indicateurs 5
4. Public cible 7
5. Indicateurs prioritaires 8
5.1 Sélection des produits 8
Indicateur prioritaire 1 8
5.2 Prescription et usage rationnel 11
Indicateur prioritaire 2 11
5.3 Quantification et prévisions 14
Indicateur prioritaire 3 14
Indicateur prioritaire 4 16
5.4 Efficacité des achats 18
Indicateur prioritaire 5 18
Indicateur prioritaire 6 19
5.5 Assurance de la qualité 21
Indicateur prioritaire 7 21
5.6 Distribution 22
Indicateur prioritaire 8 22
5.7 Contrôle des stocks (manuel ou informatisé) 24
Indicateur prioritaire 9 24
Indicateur prioritaire 10 26
Indicateur prioritaire 11 28
5.8 Disponibilité des ARV, des antituberculeux et des antipaludiques 30
Indicateur prioritaire 12 36
6. Conclusion et voie à suivre pour une mise en œuvre efficace 36
7. Bibliographie 38
Glossaire 40

 iii
Remerciements

Ce document a été rédigé avec la participation de nombreuses institutions nationales et

internationales au cours des trois dernières années. Notre gratitude va tout particuliè-
rement aux participants à la consultation organisée par l’OMS sur l’harmonisation des
critères de suivi et d’évaluation des systèmes de gestion des achats et des stocks en antiré-
troviraux, qui s’est tenue à Genève les 10 et 11 octobre 2005 : Hélène Degui et Alassane Ba
(Centrale médico-humanitaire pharmaceutique, France), Luca Li Bassi et Steen Stottrup
(Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme), Xenophon Santas
(Plan d’urgence du président des États-Unis en matière de lutte contre le sida/Bureau du
Coordonnateur de la lutte contre le sida dans le monde), Henk W.A. den Besten et Charles
Chiedza Maponga (i+ solutions, Pays-Bas), Yasmin Chandani (John Snow Inc., États-Unis
d’Amérique), Douglas Keene (Management Sciences for Health/Rational Pharmaceutical
Management Plus, États-Unis d’Amérique), Bechir N’Daw (ONUSIDA), Helene Moller
(UNICEF), Bert Voetberg (Banque mondiale), Wilbert Bannenberg (consultant), Andrew
Loke (Pharmaniaga Solutions, Malaisie), Ernest Rwagasana (Centrale d’achat des médi-
caments essentiels du Rwanda), Martin Olowo Oteba (Ministère de la Santé, Ouganda),
Nguyen Van Kinh (Ministère de la Santé, Viet Nam), Cao Thi Than Thuy (Bureau de
l’OMS au Viet Nam), Emma Nelson Msuya (Programme national de lutte contre le sida,
République-Unie de Tanzanie), Deus Bazira Mubangizi (Services du Secours catholique),
Carole Presern (Mission du Royaume-Uni à Genève), et les membres du personnel de
l’OMS suivants : Teguest Guerma, Jos Perriëns, Mary Couper, George Loth, Amolo Okero,
Vincent Habiyambere, Cyril Pervilhac, Helen Tata, Jeff Sinden et Marco Vitoria.
Nous souhaitons aussi remercier les participants et les animateurs des ateliers de forma-
tion d’i+solutions organisés en 2006, 2007 et 2008 sur le suivi et l’évaluation des systèmes
de gestion des achats et des stocks en antirétroviraux. Leur inestimable contribution a
permis de sélectionner 12 indicateurs prioritaires. Les participants et les professionnels
qui ont prêté leur concours étaient : Abdulmalik Hassen Ebro, Abiy Andargachew, Akaki
Lochoshvili, Akondja Yandja, Albert Ntiringaniza, Alemu Shiferaw Damassa, Aminu Abu-
bakar, Amjad Idries, Angela Taylor, Araia Berhane, Bamikale Feyisetan, Be El Hassan, Carl
François, Cees Tuinenburg, Chiedza Maponga, Clarisse Morris, Clément Kouakou, Daniel
Taddesse, Doris Tshabalala, Elfatih Elamin, Elina Sverdlova, Eric Nyiligira, Félicienne Tre-
vant, Frederick Nicolaus Rubanga, Galina Bolshakova, Gashaw Shiferaw Mekonnen, Grace
Waiharo, Habte Desbele, Hailu Tadeg, Hendro Supaat, Ishaya Dawha, Ivan Makumbi,
Ivana Lohar, James Batuka, Jansen Susanna, Jean Claude Lundu Deka, Jean-François
Saint-Sauveur, Jennie Lates, Jenny Jasmine, Jurgen Hulst, Karin Wiedenmayer, Kgosie-
mang Atamelang Sidney, Konan Jules Yao, Laurentiu Ionesii, Lerato Kholokholo, Liliana
Caraulan, Loic Aubry, Ludmila Reutskaya, Marthe Everard, Masoko Nts’ekhe, Matebele
Sefali, Mehamed Feleke Tessema, Michèle Razanamparany, Mohamed Motwaly, Mulusew
Lijalem Belew, Naana Frempong, Nesrane Senbet Sahlemariam, Okumu Morris, Olivia du
Moulin, Peter Graaff, Remi Olaitan, Rumen Andreev, Seyoum Temenit, Sharmini Khalika-
prasad, Sookdeo Singh, Sushil Kumar Koirala, Tantely Rakotomalala, Tesfaselase Ghedel,
Thomas Wushe, Tifenn Humbert, Vincent Habiyambere, Viviane Leu, Vladislav Volchkov,
Yakubu Adamu et Yohannes Tsegay Berhe.

 v
 Les membres du groupe de travail de John Snow Inc., Management Sciences for Health et
Supply Chain Management System étaient : Dana Aronovich, Timothy Williams, Yasmin
Chandani, Youssouf Ouedraogo, Naomi Printz (John Snow Inc.), Bannet Ndyanabangi,
Helena Walkoviak, Laila Akhlaghi, Sameh Saleeb (Management Sciences for Health) et
Gary Bettger, Jennifer Mboyane, Niall Shanbhag et Sarah Levine (Supply Chain Manage-
ment System).
Nous remercions les personnes suivantes qui, grâce à l’adaptation en français, ont per-
mis d’améliorer à la fois la version anglaise et la version française : Carinne Bruneton et
Charles Rambert (Réseau Médicaments et Développement, France) et Caroline Damour
(Groupement d’intérêt public Ensemble pour une Solidarité thérapeutique hospitalière en
Réseau, France). Nous remercions également Dimitri Tchériatchoukine (OMS) pour sa
contribution à la traduction française de ce document.
Nous remercions les personnes suivantes, qui ont utilisé en 2009 les indicateurs prélimi-
naires pour le suivi de la gestion des achats et des stocks lors d’une enquête sur les sys-
tèmes d’approvisionnement en Afrique subsaharienne : Eric Mercier (UNICEF), Jean-Marc
Guimier (consultant UNICEF), Tifenn Humbert (UNICEF), Caroline Damour (Ensemble
pour une Solidarité thérapeutique hospitalière en Réseau), Magali Babaley (OMS), Helen
Tata (OMS), Gilles Forte (OMS), Thomas Lapnet (OMS) et Desta Abaney (OMS).
Nous remercions Volker Welter (PNUD), Guy Rino Meyers (PNUD), Jacqueline Pontré
(PNUD), Helena Walkowiak (Management Sciences for Health, Strengthening Pharma-
ceutical Systems) et les autres personnes qui ont participé à plusieurs ateliers de for-
mation et réunions annuelles du réseau des partenaires du service des médicaments et
produits diagnostiques concernant le sida sur la gestion des achats et des stocks.
Nous remercions Daisy Carandang (OMS), Dennis Ross-Degnan (Université de Boston,
États-Unis d’Amérique), Cyril Pervilhac (OMS), Yves Souteyrand (OMS), Chika Hayashi
(OMS), Dongbao Yu (OMS), Boniface Dongmo Nguimfack (OMS), Jean-Michel Tassié
(OMS) et plusieurs autres personnes compétentes dans ce domaine, dont Camellia
Falcon, Loïc Aubry, Phillip Savio et Priya Emmart, pour leurs conseils.
Nous remercions également les personnes suivantes, qui ont apporté leur contribution
durant le test sur le terrain : Moussa Kabore (Burkina Faso), Rema Alphonse Ramdé (Bur-
kina Faso), Nizigama Deogratias (Burundi), Albert Ntiringaniza (Burundi), Christophe
Tchangou (Cameroun), Anne Tchiengang (Cameroun), Adou Kouakou Menzan (Côte
d’Ivoire), Koné Fétégué (Côte d’Ivoire), Abdoulaye Tangaly Diallo (Guinée) Amadou Sadio
Diallo (Guinée), Timóteo Moiouchene Jeremias (Mozambique), Obua Thomas Ocwa
(Ouganda), Anthony Ddamba (Ouganda), Majaliwa Malasa Mtoroki (République-Unie de
Tanzanie), Jérome Ngowi (République-Unie de Tanzanie), Forward Mudzimu (Zimbabwe),
Misheck Ndlovu (Zimbabwe), Clarisse Morris (i+ solutions, Pays-Bas), Vincent Habiyam-
bere (OMS), Thomas Lapnet-Moustapha (OMS), Ouedraogo Karidja (OMS), Rochigneux
Christophe (OMS) et Sillah Jackson (OMS).
Nous remercions les personnes suivantes, qui ont revu en détail la version finale de ce
manuel et l’ont considérablement améliorée : Silvia Bertagnolio (OMS), Megan Towle
(Université de Columbia, États-Unis d’Amérique), Ashley Smith (United States Agency for
International Development Deliver Project), Carmit Keddem (United States Agency for
International Development Deliver Project), Sarah Melendez (United States Agency for
International Development Deliver Project), Dana Aronovich (United States Agency for
International Development Deliver Project), Ahmet Afsar (UNICEF), Ian Pett (UNICEF),
Eric Mercier (UNICEF), Kaisamaija Valimaki-Erk (UNICEF), Paulo Meireles (UNITAID),
Raquel Child (UNITAID), David Jamieson (Plan d’urgence du président des États-Unis
en matière de lutte contre le sida, Supply Chain Management System), Andrea de Lucia
(Service pharmaceutique mondial du Partenariat Halte à la tuberculose), Thierry Cordier-

vi  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Lassalle (Service pharmaceutique mondial du Partenariat Halte à la tuberculose), Caroline
Bogren (Service pharmaceutique mondial du Partenariat Halte à la tuberculose), Thuy
Huong Ha (Fonds mondial), Igor Oliynyk (Fonds mondial), Mariatou Tala Jallow (Fonds
mondial), Marlon Banda (Fonds mondial), Luca Li Bassi (Fonds mondial), Serge Xueref
(Fonds mondial), Clarisse Morris (i+solutions, Pays-Bas), Helena Walkowiak (Manage-
ment Sciences for Health, Strengthening Pharmaceutical Systems), Sameh Saleeb (Mana-
gement Sciences for Health, Strengthening Pharmaceutical Systems), Douglas Keene
(Management Sciences for Health, Strengthening Pharmaceutical Systems), Volker Welter
(PNUD), Guy Rino Myers (PNUD), Jacqueline Pontré (PNUD), Jan van Erps (Faire reculer
le paludisme), François Jouberton (Faire reculer le paludisme), Rima Shretta (Manage-
ment Sciences for Health, Center for Pharmaceutical Management), Karl-Lorenz Dehne
(ONUSIDA), Gilles Forte (OMS), Christophe Rochigneux (OMS), Loïc Aubry (OMS),
Thomas Lapnet-Moustapha (OMS), Françoise Renaud-Thery (OMS), Boniface Dongmo
Nguimfack (OMS) et Yves Souteyrand (OMS).
La version anglaise de ce document a été rédigée par Henk den Besten, Cees Tuinenburg,
Michèle Razanamparany, Rino Meyers, Clarisse Morris, Jos Perriens, Peter Graaff et Vin-
cent Habiyambere. La première version a fait l’objet d’un essai pilote qui a permis de
définir les 12 indicateurs prioritaires pour le suivi des systèmes nationaux de gestion des
achats et des stocks et six indicateurs d’alerte précoce pour prévenir les ruptures de stock
et les surstockages de médicaments antirétroviraux, antituberculeux et antipaludiques.
Ce document a été revu en détail par l’USAID (Deliver project) ainsi que par toutes les
institutions mentionnées dans le paragraphe précédent, nous les remercions de leur
contribution.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  vii
1. Introduction

Le suivi des aspects fondamentaux des systèmes de gestion des achats et des stocks et
l’application de mesures correctives permettent d’améliorer l’efficacité du système. Ce
document présente 12 indicateurs prioritaires pour le suivi et l’évaluation de la gestion
des achats et des stocks au niveau national. Six de ces 12 indicateurs sont considérés
comme des indicateurs d’alerte précoce1 de rupture de stock et de surstockage de médi-
caments, en l’occurrence d’antirétroviraux (ARV), d’antituberculeux et d’antipaludiques.2
Il est recommandé d’utiliser ce manuel pour suivre la performance des systèmes natio-
naux de gestion des achats et des stocks pour éviter qu’il n’y ait souvent des ruptures
de stock et des surstockages et pour utiliser et interpréter régulièrement les indicateurs
d’alerte précoce concernant la gestion des achats et des stocks. Ces indicateurs signale-
ront également aux responsables les domaines où il faut assurer un appui technique pour
renforcer le système national de gestion des achats et des stocks. Ce manuel sera diffusé
auprès des responsables de la gestion des achats et des stocks pour une utilisation plus
large et sera mis à jour selon l’expérience rapportée par ses utilisateurs.
Le suivi et l’évaluation servent à mesurer les forces et les faiblesses d’un système. Le
suivi devra couvrir les différentes composantes du système de gestion des achats et des
stocks et le suivi et l’évaluation doivent entraîner la correction de tous les aspects qui ne
sont pas conformes aux cibles fixées. Le suivi permet donc de garantir en permanence la
qualité d’un système national de gestion des achats et des stocks. La mise en œuvre d’un
programme efficace de suivi et d’évaluation exige de disposer de personnel formé et de
ressources financières et autres, qui devraient être bien planifiées.
Les 12 indicateurs prioritaires ont été définis sur la base des arguments suivants :
n Un suivi et une évaluation réguliers et en temps opportun de la performance des sys-
tèmes de gestion des achats et des stocks permettent de prendre des mesures pour
remédier aux problèmes et de contrôler la qualité.
n Des indicateurs prioritaires pertinents sont nécessaires pour les différents pro-
grammes nationaux, les institutions et les donateurs. Les indicateurs harmonisés
mettront en évidence les principaux problèmes, éviteront le dédoublement des tâches
et complèteront le suivi et l’évaluation par plusieurs partenaires. Les 12 indicateurs
prioritaires présentés couvrent tous les aspects des systèmes nationaux de gestion
des achats et des stocks et ne sont pas spécifiques à un donateur ou à un programme
national. Ils s’appliquent aux différents organismes qui, dans un pays, sont chargés
d’apporter des données (p. ex. partenaires et parties prenantes participant au sys-
tème national de gestion des achats et des stocks, ministères de la santé, programme
national de lutte contre le sida et principaux bénéficiaires).

1 Dans ce document et les documents qui l’accompagnent, les indicateurs d’alerte précoce sont signalés par
un astérisque rouge ().
2 Bien que les indicateurs prioritaires portent sur les médicaments antirétroviraux, antituberculeux et anti-
paludiques, nous considérons qu’ils peuvent être adaptés afin de servir au suivi d’autres médicaments et
fournitures médicales essentiels.

 1
 n Des informations précieuses sont collectées et enregistrées de façon régulière mais
sont rarement exploitées pour analyser la performance du système. Ces 12 indicateurs
devraient faciliter cette analyse sans imposer une charge de travail supplémentaire à
un personnel déjà débordé.
Les objectifs de ces indicateurs sont donc :
n de fournir des informations sur les facteurs qui favorisent les ruptures de stock et le
surstockage (ex. délai de livraison, quantités achetées insuffisantes) ;
n d’analyser les données collectées de façon régulière afin de déterminer les mesures à
prendre pour prévenir les ruptures de stock ou les surstockages ;
n de fournir des données en temps utile pour prévenir les ruptures de stock ou les sur-
stockages et de mesurer la performance des systèmes nationaux de gestion des ach-
ats et des stocks (p. ex. pour les pays ayant des résultats positifs) ; et
n de fournir la possibilité :
— d’améliorer la collaboration entre les différents niveaux du système national de
distribution et entre les différents secteurs et les différents intervenants impliqués
dans le système national d’approvisionnement et de distribution des médicaments
antirétroviraux, antituberculeux et antipaludiques;
— de renforcer l’assurance de la qualité des données ainsi que la collecte régulière de
données ; les données sur la consommation et les stocks doivent être analysées
pour que des décisions soient prises en temps réel et discutées à l’occasion de
réunions régulières avec les soignants et les gestionnaires de données ; et
— d’améliorer le partage de l’information et de favoriser les partenariats entre les
différentes parties concernées par les achats pour plus d’efficacité, pour régler
les problèmes rencontrés et pour créer la synergie nécessaire et ainsi améliorer la
performance des systèmes nationaux de gestion des achats et des stocks.

2  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
2. Suivi et évaluation

Pour guider le lecteur dans l’utilisation opti- Figure 1. Cadre d’impact

male des indicateurs prioritaires, il est néces-
saire de préciser la différence entre le suivi et LES APPORTS OU INTRANTS sont les
l’évaluation. ressources (p. ex. : l’argent, le personnel, le
temps, le matériel) nécessaires pour obtenir
Le suivi est un contrôle systématique des sys- des résultats.
tèmes de tenue des registres, de notification
LES PROCESSUS sont les activités (p. ex. :
ou de surveillance. Un suivi efficace et fréquent
la formation, la supervision) menées par le
aide les gestionnaires à prendre des décisions programme grâce à ces ressources.
au bon moment. Par exemple, les six indica-
teurs d’alerte précoce présentés dans ce docu- LES RÉSULTATS sont les effets directs
du programme (p. ex. : le nombre de
ment peuvent aider à prévenir les ruptures de
personnes formées, le nombre de visites de
stock et les surstockages s’ils sont utilisés en
supervision, l’augmentation du nombre de
temps réel et non de façon rétrospective. sites de traitement).
L’évaluation est l’examen ponctuel des progrès LES EFFETS sont les résultats positifs liés
accomplis pour atteindre les résultats visés directement au programme, par exemple un
par le programme. Le but de ces indicateurs changement de comportement (prescription
est de déterminer si les ressources investies appropriée, absence de ruptures de stock,
(intrants) dans le programme produisent les pas de pertes de médicaments) qui aura, en
effets escomptés (Figure 1). L’évaluation aide fin de compte, un effet à long terme sur la
les gestionnaires à déterminer la valeur ajoutée maladie.
des ressources investies dans le programme. LES IMPACTS sont des changements à
Les indicateurs de suivi signalent souvent les long terme dans le profil d’une maladie,
domaines dans lesquels une évaluation appro- par exemple la baisse de la mortalité,
fondie s’impose ; les évaluations sont plus de l’incidence de l’infection à VIH, de
espacées et exigent d’investir considérable- l’incidence des infections opportunistes, ou
ment dans une méthode rigoureuse. encore l’amélioration de la qualité de vie.

Dans un effort commun, le suivi et l’évaluation

permettent d’évaluer les programmes et les résultats régulièrement pour déterminer
s’il y a des progrès vers les cibles et les objectifs définis. Lorsque le suivi et l’évaluation
montrent que les cibles du programme ne sont pas atteintes, des mesures doivent être
prises pour éviter ou corriger les problèmes.
Par conséquent, un suivi et une évaluation en temps utile peuvent apporter des améliora-
tions rapides dans le système de gestion des achats et des stocks et garantissent aussi la
remise de rapports réguliers et la transparence. Le suivi et l’évaluation servent également
à fournir aux donateurs, aux partenaires et aux bénéficiaires des informations sur l’effica-
cité et l’efficience d’un programme. Les informations sur les indicateurs sont communi-
quées par le niveau opérationnel au niveau central, aux donateurs ou aux partenaires puis
reviennent aux niveaux opérationnels.
Les donateurs ont besoin d’informations pour justifier de l’utilisation des fonds et indi-
quer quels objectifs ont été atteints. Généralement, ils financent des programmes dans
un objectif précis et la mesure des performances exige un certain nombre d’indicateurs de

 3
 suivi et d’évaluation. Les programmes nationaux pourraient donc être amenés à mesurer
plusieurs types d’indicateurs pour différents donateurs ; ce document présente des indi-
cateurs harmonisés pour minimiser la charge de travail.
Les considérations suivantes sont aussi à prendre en compte pour le suivi et l’évaluation
d’un système de gestion des achats et des stocks :
n pour un suivi et une évaluation efficaces, il faut disposer d’un personnel formé et
planifier le financement, et cela doit être budgétisé et prévu dans tous les programmes
de santé publique ;
n il faut disposer d’indicateurs harmonisés et cohérents pour la communication des
données du niveau opérationnel au niveau central afin de comparer les tendances
dans le temps, entre les programmes, entre les régions ou entre les pays ;
n afin d’économiser les ressources financières et humaines, il faut choisir des indicateurs
essentiels pour que les personnes chargées de la mise en œuvre et de l’administration,
pas des informations qui n’apportent rien au processus de prise de décision.
Ce document présente 12 indicateurs prioritaires pour évaluer la performance des sys-
tèmes nationaux de gestion des achats et des stocks, y compris des indicateurs d’alerte
précoce, (signalés par un astérisque rouge*) devant permettre de prévenir toute rupture
de stock ou tout surstockage. Ces indicateurs sont déterminés à partir d’informations
collectées de façon régulière, mais qui, dans certains pays, sont souvent enregistrées sans
être utilisées. Les établissements n’ont pas été contactés pour fournir des informations
car seules les données rapportées systématiquement ont été utilisées. Les indicateurs
prioritaires couvrent toutes les composantes du cycle d’approvisionnement en médica-
ments (Figure 2).

Figure 2. Cycle de gestion des achats et des stocks

Sélection

Usage Politique, Quantification

assurance qualité,
réglementation
suivi et évaluation,
renforcement de Prix et
Distribution capacités approvisionnement

Gestion
Stockage
des stocks

4  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
3. Mise au point des indicateurs

En 2004, à la demande des gestionnaires des achats et des stocks participant aux ate-
liers organisés par l’OMS et le Fonds mondial, le Réseau des Partenaires AMDS ainsi
que l’AMDS (AIDS Medicines and Diagnostics Service ou Service des Diagnostics et des
Traitements du SIDA) basé au Département VIH de l’OMS, ont conclu que les donateurs
qui finançaient les programmes de lutte contre le VIH/sida devaient harmoniser leurs
critères de présentation des rapports par pays, en vue d’augmenter la transparence, la
productivité et l’efficacité des programmes. Le processus de mise au point des indicateurs
est décrit ci-dessous.

Revue documentaire
Une revue documentaire des conditions à remplir pour la présentation des rapports, y
compris de l’évaluation des indicateurs concernant la gestion des achats et des stocks
d’ARV a été effectuée. Les résultats ont été examinés au cours d’une réunion1 sur l’har-
monisation des indicateurs, et certains participants ont soumis, en vue d’une étude plus
approfondie, des indicateurs concernant certaines composantes de la gestion des achats
et des stocks.

Compilation des indicateurs prioritaires

À la suite de cette réunion, un groupe de travail2 a établi une première liste de 50 indica-
teurs qui pourraient être employés pour un suivi régulier des programmes ainsi que pour
les rapports aux donateurs. Sur la base des avis donnés lors de deux ateliers de formation
au suivi et à l’évaluation,3 l’OMS a finalisé une liste de 12 indicateurs prioritaires, et a mis
au point un outil sur Excel et une méthode de collecte et d’analyse de données.

Test sur le terrain

Les indicateurs ont été testés dans les neuf pays suivants, choisis par le Bureau régional de
l’OMS pour l’Afrique en collaboration avec trois équipes d’appui interpays et les représen-
tants de l’OMS : Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Côte d’Ivoire, Guinée, Mozambique,
Ouganda, République-Unie de Tanzanie et Zimbabwe. Les tests se sont déroulés en trois
phases. Un atelier de formation a été organisé à Harare, Zimbabwe, en novembre 2009

1 Les participants présents à la réunion d’octobre 2005 étaient des représentants de pharmacies centrales, de
ministères de la santé, des bureaux régionaux de l’OMS et de plusieurs institutions internationales, dont le
Comité des médicaments à usage humain, le Fonds mondial, le Plan d’urgence du président des États-Unis
en matière de lutte contre le sida, l’Office of the Global AIDS Coordinator, i+solutions, John Snow, Inc.,
l’USAID (Deliver Project), Management Sciences for Health, Rational Pharmaceutial Management Plus,
l’ONUSIDA, l’UNICEF, la Banque mondiale, Pharmaniaga Solutions, le Secours catholique et la Mission
permanente du Royaume-Uni à Genève.
2 Ce groupe de travail était composé de représentants de John Snow, Inc., de Management Sciences for
Health et du système de gestion des achats et des approvisionnements.
3 En juin 2006 et en mars 2007, un projet d’indicateurs a été discuté lors d’ateliers de formation auxquels a
participé le personnel de santé national concerné par le suivi et l’évaluation de la gestion des achats et des
approvisionnements pour les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques dans les pays à revenu faible ou
moyen.

 5
 pour examiner les indicateurs et la méthodologie de test afin de s’assurer que la méthode
de collecte et d’analyse des données était bien comprise. Les participants ont ensuite col-
lecté et analysé les données dans leurs pays respectifs et les ont communiquées à l’OMS
suivant un format standard. Un atelier a été organisé à Ouagadougou, Burkina Faso, en
décembre 2009 pour faire la synthèse des résultats, valider les indicateurs et choisir ceux
d’alerte précoce. Le test sur le terrain avait pour but : d’évaluer la clarté des indicateurs
prioritaires, leur pertinence pour le suivi de l’efficacité de la gestion des achats et des
stocks ; d’évaluer la disponibilité des informations nécessaires pour un suivi et une évalua-
tion de routine et, dans le cas où les informations ne sont pas disponibles, de déterminer
si celles-ci pourraient être collectées sans enquête ; de déterminer les indicateurs à retenir
pour un suivi et une évaluation de routine de la gestion des achats et des stocks, en parti-
culier pour les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques ; et de choisir des indicateurs
d’alerte précoce pour prévenir les ruptures de stock et les surstockages.
Il ressort des résultats des tests sur le terrain que les 12 indicateurs étaient pertinents
pour le suivi des performances des systèmes de gestion des achats et des approvision-
nements, bien que certains indicateurs doivent être légèrement modifiés. Six indicateurs
pourraient servir d’alerte précoce pour prévenir les ruptures de stock et les surstockages.

6  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
4. Public cible

Les indicateurs présentés dans ce document sont destinés au personnel chargé de la

planification, de la gestion, de la mise en place et du suivi des systèmes nationaux de
gestion des achats et des stocks, et de l’établissement de rapports, et aux institutions et
donateurs qui souhaitent suivre la performance des programmes de gestion des achats et
des stocks auxquels ils fournissent une assistance technique ou financière.
Il est essentiel de procéder à la cartographie et à la description des canaux de distribution
des ARV, des antituberculeux et des antipaludiques et de tous les intervenants dans le sys-
tème national des stocks. Les principaux intervenants dans le système national de gestion
des achats et des stocks (les organisations partenaires), tout comme les médicaments
achetés et distribués, doivent être recensés. C’est essentiel pour améliorer l’efficacité,
la collaboration et la synergie dans différents domaines de la gestion des achats et des
stocks.
Quelques partenaires soutiennent la distribution des ARV, des antituberculeux et des anti-
paludiques par le biais du secteur public, mais aussi du secteur privé. Dans certains pays,
les ARV sont distribués par le secteur privé de façon à étendre la couverture ; les antipa-
ludiques (p. ex. les combinaisons thérapeutiques à base d’artémisinine) sont également
distribués par le secteur privé, par exemple par l’intermédiaire du Centre de médicaments
antipaludéens à des prix abordables.1 Ces indicateurs prioritaires devront donc être utili-
sés tant par les acteurs du secteur public que par ceux impliqués dans le secteur privé, y
compris par les organisations non gouvernementales.

1 Le Centre de médicaments antipaludéens à des prix abordables est un mécanisme de financement innovant
conçu pour améliorer l’accès au traitement le plus efficace contre le paludisme, les combinaisons thérapeu-
tiques à base d’artémisinine (CTA). Il est hébergé et géré par le Fonds mondial, avec le soutien financier
d’UNITAID, de l’United Kingdom Department for International Development (DFID) et d’autres donateurs.
Son but est de permettre aux pays d’améliorer leur approvisionnement en CTA abordables auprès du secteur
public, du secteur privé et des organisations non gouvernementales. Des vies seront ainsi sauvées et les
traitements moins efficaces, vis-à-vis desquels les parasites transmettant le paludisme sont devenus de plus
en plus résistants, seront moins utilisés. L’emploi des monothérapies à base d’artémisinine sera aussi plus
rare, ce qui retardera l’apparition d’une résistance vis-à-vis de ces médicaments et préservera leur efficacité.
Pour parvenir à cet objectif, Le Fonds mondial a négocié une baisse des prix des CTA avec les fabricants de
médicaments et a garanti des prix de vente identiques pour les acheteurs directs du secteur public et ceux
du secteur privé. Le Fonds mondial paie la plus grande partie de ce prix réduit (il s’agit d’un copaiement)
directement aux fabricants afin de diminuer encore le coût pour les acheteurs directs, qui ne paient que le
reste du prix de vente. Les acheteurs directs sont censés répercuter la plus grande proportion possible du
prix réduit afin que les patients puissent acheter des CTA dans le secteur public, privé, sans but lucratif et
à but lucratif à des prix inférieurs à ceux des monothérapies à base d’artémisinine, de chloroquine et de
sulfadoxine-pyriméthamine.

 7
5. Indicateurs prioritaires

Les 12 indicateurs prioritaires présentés ci-dessous permettront de suivre et d’évaluer les

éléments essentiels de la chaîne d’approvisionnement en médicaments (voir Figure 2).
Les indicateurs sont résumés dans le tableau 1 et étudiés en détail ci-dessous. Les indica-
teurs signalés par un astérisque () sont des indicateurs d’alerte précoce destinés à éviter
toute rupture de stock ou surstockage. Les autres sont des indicateurs de performance
permettant de mesurer et de suivre l’efficacité du système de gestion des achats et des
stocks. Certains indicateurs servent à établir des rapports mondiaux sur l’accès universel
(indicateur 12) ou sont des indicateurs d’alerte précoce de la résistance aux médicaments
anti-VIH (indicateurs 2 et 12).

5.1 Sélection des produits

Indicateur prioritaire 1
Pourcentage de médicaments reçus (achats et dons) ou à recevoir qui se trouvent dans le
guide thérapeutique standardisé (GTS) national

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de vérifier dans quelle mesure les médicaments reçus (évaluation
rétrospective) ou à recevoir (évaluation prospective) sont conformes au guide thérapeu-
tique standardisé (GTS) national. Si le pays ne possède pas de GTS nationaux, il faut
utiliser ceux de l’OMS.

Période et fréquence de l’évaluation

Deux approches sont proposées :
n Une fois par an pour les produits reçus durant une période donnée (par ex. l’année
passée, du 1er janvier au 31 décembre) ; et
n Chaque fois qu’une commande ou un don sont prévus dans l’année ou les deux années
à venir, selon le cycle d’achat et les engagements des donateurs.

Justification
Il est recommandé aux professionnels qui supervisent les achats et les dons de se confor-
mer aux politiques, par exemple aux GTS. Les versions les plus récentes de ces documents
devraient être disponibles dans les établissements de santé et les organismes chargés des
achats, et communiquées aux partenaires et aux donateurs qui achètent ou donnent des
médicaments. Cet indicateur est facile à mesurer. S’il n’est pas pertinent dans tous les
pays, il permet néanmoins d’apprécier les écarts importants entre les produits reçus et
les politiques nationales.

8
Tableau 1. Synthèse des indicateurs prioritaires d’alerte précoce et de performance pour la gestion
des achats et des stocks
N° Stade Indicateur prioritaire Objectif
1 Sélection des Pourcentage de produits pharmaceutiquesa Déterminer si les médicaments reçus sont
produits reçus (achats et dons) ou à recevoir qui conformes au GTS. (Cible = 100 %)
se trouvent dans le guide thérapeutique
standardisé (GTS) national.
2 Prescription et (A) Pourcentage de patients dont le Déterminer si les traitements (ventilation
utilisation traitement ARV ou antituberculeux est par combinaison thérapeutique) sont
conforme aux GTS nationaux. conformes aux GTS nationaux.
(B) Pourcentage de patients ayant (Cible = 100 %)
commencé un traitement ARV et dont le
schéma thérapeutique est conforme aux
traitements de 1ère intention prévus dans les
GTS nationaux.
3 Prévisions Proportion des quantités de produits reçues Déterminer dans quelle mesure les
(achetées et données) pendant une période quantités reçues correspondent aux
donnée par rapport aux quantités totales quantités prévues. (Cible = 100 %)
prévues pour la même période.
4 Consommation Pourcentage des quantités consommées Mesurer la proportion de la quantité
pendant une période donnée par rapport aux disponible réellement consommée.
quantités totales disponibles, hors stocks (Cible = 100 %)
de sécurité (stock de départ + quantités
achetées + quantités données – stock de
sécurité).
5 Efficacité des Rapport entre le prix médian payé par le Mesurer l’efficacité des pratiques d’achat en
achats pays pour l’achat des produits et le prix comparant le prix médian national au prix
international médian de référence (valeur médian international. (Cible : ≤ 1)
standardisée pour l’incoterm).
6 Performance du A) Pourcentage de commandes livrées A) Mesurer la performance des fournisseurs
fournisseur et entièrement et dans les délais (selon le en termes de respect des délais et de
dédouanement contrat d’achat), pour chaque fournisseur et livraison des quantités commandées.
pendant une période donnée. (Cible = 100 %)
B1) Pourcentage de commandes B) Mesurer l’efficacité du dédouanement.
dédouanées dans les délais. (Cible pour B1 = 100 %)
B2) Nombre moyen de jours entre
l’arrivée à l’aéroport/au port et la date du
dédouanement.
7 Contrôle de la Pourcentage de lots de produits testés au Mesurer la qualité des produits, avant leur
qualité cours de l’année écoulée qui sont conformes mise à la consommation. (Cible = 100 %)
aux critères de qualité établis au niveau
national et international.
8 Distribution Pourcentage d’établissements de santé ayant Mesurer la fiabilité du système national de
reçu toutes les commandes en intégralité et distribution. (Cible = 100 %)
à temps pendant une période donnée.
9 Contrôle des Pourcentage d’établissements de santé qui Apprécier la régularité dans la transmission
stocks transmettent des rapports complets sur le des rapports. (Cible = 100 %)
contrôle des stocks dans les délais prévus,
selon un calendrier préétabli, pendant une
période donnée.
10 Pertes Pourcentage de quantités perdues de chaque Évaluer les pertes de produits et les
produit par rapport aux quantités totales causes de ces pertes (p. ex. péremption,
disponibles (stock de départ + quantités détérioration). (Cible : < 1 %)
reçues) au cours de l’année écoulée.
11 Stocks Pourcentage des établissements de santé Évaluer l’efficacité du contrôle des stocks :
minimum et ayant passé leurs commandes pendant une respect des stocks minimum lors des
contrôle des période donnée alors que le niveau du stock commandes afin de prévenir les ruptures de
stocks en cours, d’un ou plusieurs produits, était stock. (Cible = 0 %)
inférieur au niveau du stock minimum.

a Sauf mention contraire, antirétroviraux (ARV), antituberculeux et antipaludiques.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  9
Tableau 1. Synthèse des indicateurs prioritaires d’alerte précoce et de performance pour la gestion
des achats et des approvisionnements (suite)

N° Stade Indicateur prioritaire Objectif

12 Disponibilité Pourcentage d’établissements de santé Mesurer la performance du système
ayant connu une rupture de stock d’un ou d’approvisionnement en termes de
de plusieurs médicaments nécessaires au disponibilité des ARV. (Cible = 0%)
cours d’une période donnée (indicateur
d’alerte précoce de l’accès universel et de la
pharmacorésistance du VIH)
Si la cible n’est pas atteinte :
A1) Pourcentage de produits disponibles A) Évaluer la disponibilité des produits
dans chaque établissement de santé (Cible = 100 %)
A2) Pourcentage moyen de produits
disponibles dans tous les établissements de
santé
B) Pourcentage d’établissements de santé B) Mesurer les ruptures de stock par produit
ayant connu des ruptures de stock d’un (Cible = 0 %)
produit au cours d’une période donnée.
C1) Durée moyenne des ruptures de stock C) Évaluer la durée de la rupture de stock
pour chaque établissement de santé, (Cible = 0 jours)
pendant une période donnée.
C2) Durée moyenne des ruptures de stock
dans tous les établissements de santé
pendant une période donnée (indicateur
d’alerte précoce de l’accès universel et de la
pharmacorésistance du VIH)

Dans certains pays, on peut encore trouver des ARV, des antituberculeux et des antipalu-
diques ne figurant pas dans les GTS nationaux, en particulier lorsque les achats ne sont
pas intégrés dans le système national. Cet indicateur concerne les produits achetés et
les dons, qui, bien souvent, ne sont conformes ni aux politiques nationales ni aux lignes
directrices interinstitutions pour les dons de médicaments.
Les guides thérapeutiques devraient être mis à jour régulièrement pour tenir compte de
la mise au point de nouveaux médicaments plus efficaces et plus sûrs, et de l’apparition
de résistances et d’effets secondaires graves. L’OMS met à jour régulièrement les lignes
directrices thérapeutiques (tous les deux ans pour les antirétroviraux). Il est important
que les programmes nationaux se réfèrent à ces guides actualisés lors de la mise à jour de
leur guide de traitement standardisé national de manière à garantir le meilleur traitement
possible aux patients. De plus, l’efficacité des achats est meilleure quand le programme
s’attache à obtenir des quantités suffisantes de produits recommandés au niveau national.

Collecte des données

Pour calculer cet indicateur, il faut disposer :
n des derniers GTS nationaux (ou, à défaut, de ceux de l’OMS), pour déterminer quels
sont les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques recommandés,
n de la liste des ARV, des antituberculeux et des antipaludiques reçus à la suite d’un
achat ou d’un don au cours de l’année écoulée (période à définir) et
n de la liste des articles à recevoir (commandes préparées ou passées et dons attendus).

Source des données

Toutes ces informations sont collectées au niveau central, où sont gérés les achats et les
dons de médicaments. Les GTS doivent être communiqués à tous les organismes, tous

10  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 les partenaires et tous les donateurs qui achètent ou donnent des médicaments et à tous
les établissements de santé.

Calcul

Nombre de médicaments reçus (achats et dons)

ou à recevoir conformes aux GTS nationaux
x 100
Nombre total de médicaments reçus (achats et dons) ou à recevoir

Cible
100 %

Interprétation
Si la cible n’est pas atteinte, il s’agira de déterminer pourquoi et de prendre des mesures
pour y remédier.
Si certains médicaments à recevoir ne sont pas conformes aux GTS nationaux, il faut
revoir immédiatement les commandes ou les dons prévus.
Si les médicaments reçus ne sont pas conformes aux GTS nationaux, il faut pouvoir
répondre aux questions suivantes :
n Les GTS nationaux actualisés concernant les ARV (les antituberculeux et les antipalu-
diques) ont-ils été communiqués à tous les organismes chargés des achats, tous les
partenaires, tous les donateurs et tous les établissements de santé ? Ces guides doi-
vent être disponibles et renforcés à tous les niveaux afin que les commandes soient
conformes aux politiques nationales.
n Si les GTS sont actualisés, la liste des médicaments essentiels en tient-elle compte ?
Cette liste doit être actualisée régulièrement et tenir compte des GTS afin que les
ARV, les antituberculeux et les antipaludiques recommandés par les guides soient
considérés comme des médicaments essentiels, qui, dans plusieurs pays, ne sont pas
taxés.

5.2 Prescription et usage rationnel

Indicateur prioritaire 2
2A Pourcentage de patients dont le traitement ARV et antituberculeux est conforme aux
GTS nationaux
2B Pourcentage de patients ayant commencé un traitement ARV dont le schéma théra-
peutique est conforme aux traitements de première intention préconisés dans les GTS
nationaux (indicateur d’alerte précoce de l’accès universel et de la pharmacorésistance
du VIH)

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet d’apprécier : (2A) dans quelle mesure les patients sous traitement
bénéficient de schémas thérapeutiques conformes aux GTS nationaux et (2B) dans quelle
mesure les patients sous traitement antirétroviral la première fois suivent un traitement
de première intention. Si ces patients suivent directement un traitement de seconde
intention, il faudra déterminer pourquoi (usage non rationnel, signes de pharmacorésis-
tance ou sous-type de VIH naturellement résistant au traitement de première intention,
tel que le VIH-2). Cet indicateur est limité aux programmes de lutte contre le VIH et la

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  11
 tuberculose1 afin que les quantités de médicaments demandées et utilisées par les éta-
blissements de santé puissent être revues régulièrement.

Période et fréquence de l’évaluation

Ces deux indicateurs sont calculés chaque fois qu’un rapport est soumis pour le mois ou
le trimestre précédent.2

Justification
Les médicaments doivent être utilisés conformément aux GTS car, dans le cas contraire :
n une pharmacorésistance peut apparaître et conduire à l’achat d’ARV plus onéreux,
n un usage non rationnel, par exemple une quantité erronée d’ARV ou le recours
injustifié à un traitement de seconde intention, peut perturber la planification et
l’approvisionnement, accroître les risques de ruptures de stock si la consommation ne
correspond plus aux quantités reçues et faire augmenter le coût moyen des médica-
ments.

Collecte des données

Les outils requis pour la collecte des données sont les GTS nationaux (ou, à défaut, ceux
de l’OMS) et les bons de commande. Lorsque les établissements de santé passent des
commandes d’ARV ou d’antituberculeux auprès de la pharmacie centrale, les bons de
commande doivent mentionner le nombre total de patients par schéma thérapeutique.
Ces informations sont nécessaires pour la quantification et la planification des achats
et permettent de savoir quelles sont les associations d’ARV et d’antituberculeux les plus
couramment utilisées. Dans certains pays, le bon de commande indique également le
nombre de patients en attente de traitement ARV pour signaler les demandes non satis-
faites.3

Source des données

Les informations sont collectées au niveau central, où les bons de commande sont ras-
semblés après leur soumission par le district ou les établissements de santé.
À partir des informations tirées des bons de commande, les deux indicateurs doivent être
ventilés par régime thérapeutique :
n L’indicateur 2A doit être ventilé par sexe et par schéma thérapeutique afin de détermin­er
quelles sont les combinaisons thérapeutiques utilisées et quelle est la plus fréquem-
ment utilisée.

1 Le paludisme n’est pas inclus dans cet indicateur car, contrairement à ce qui se passe pour l’infection à VIH et
la tuberculose, il n’existe pas de données (p. ex. fiches de traitement) sur le nombre de patients par schéma
thérapeutique. Les experts du paludisme présents lors des tests de l’indicateur sur le terrain et des réunions
d’étude ont signalé qu’ils avaient procédé à des enquêtes annuelles auprès des établissements de santé et
des ménages pour évaluer les tendances actuelles dans le traitement des patients. C’est ainsi, par exemple,
que l’on évalue les problèmes comme la monothérapie antipaludique. Dans les programmes de lutte contre
le paludisme, les demandes sont basées sur une consommation mensuelle moyenne, à laquelle on ajoute un
stock de sécurité. Par exemple, en Guinée, les établissements de santé sont approvisionnés tous les 6 mois :
(consommation mensuelle moyenne x 6 mois) + (consommation mensuelle moyenne x 2 mois).
2 Par exemple, si le calcul de l’indicateur se fait à la mi-avril 2011, les données du mois précédent correspon-
dront à la période allant du 1er au 31 mars 2011 et celles du trimestre précédent correspondront à la période
allant du 1er janvier au 31 mars 2011.
3 La « demande » correspond à des données réelles alors que les « besoins estimés » sont une estimation,
qui peut ne pas être atteinte dans plusieurs pays où le nombre de personnes ayant subi un dépistage du VIH
est encore faible.

12  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 n L’indicateur 2B doit être ventilé par sexe et par schéma thérapeutique, de façon à
déterminer quelles combinaisons thérapeutiques de 1ère intention ont été utilisées et
quelle est la plus fréquemment utilisée chez les patients commençant un traitement.

2A Calcul, cible et analyse (évaluation transversale)

Nombre de patients dont le schéma thérapeutique

est conforme au GTS national
x 100
Nombre total de patients sous traitement

Cible
100 %.
Si la cible n’est pas atteinte, cela signifie que certains patients suivent un traitement ARV
ou antituberculeux qui n’est pas conforme au GTS. Il faut déterminer quels sont les traite-
ments utilisés (par sexe et par schéma thérapeutique) et pourquoi, si les établissements
de santé ont accès aux derniers STG et si les soignants savent utiliser ces guides.

2B Calcul, cible et analyse (évaluation transversale)

Nombre de patients commençant un traitement ARV conforme aux

schémas thérapeutiques de première intention préconisés dans le GTS
x 100
Nombre total de patients commençant un traitement ARV

Cible
100 %.
Si la cible n’est pas atteinte, cela signifie que certains patients ont commencé un traite-
ment ARV qui n’est pas conforme au traitement de première intention approuvé dans le
GTS. Il faut déterminer quels sont les traitements utilisés (par sexe et par schéma théra-
peutique) et pourquoi, si les établissements de santé ont accès aux derniers STG et si les
soignants savent utiliser ces guides.

Indicateurs supplémentaires pour la prescription et l’usage rationnel

Des indicateurs supplémentaires peuvent servir à étudier l’usage rationnel des médica-
ments. Le premier se rapporte aux ordonnances :
Indicateur : Pourcentage des ordonnances d’ARV (et d’antituberculeux) délivrées en tota-
lité dans les établissements de santé au cours des 12 derniers mois.
n Cible : 100 % des ordonnances sont délivrées en totalité.
n Ce qu’il mesure : la proportion des ordonnances d’ARV (et d’antituberculeux) pour
lesquelles tous les médicaments sont délivrés. Comme toutes les ordonnances sont
censées être délivrées en totalité, la cible est de 100 %.
n Collecte des données : Il faut mener une enquête pour recueillir les données, rechercher
les raisons pour lesquelles les médicaments prescrits ne sont pas délivrés et ventiler
les résultats en fonction de ces raisons ; la raison la plus fréquente dans les pays en
développement est la rupture de stock.
n Source des données : la meilleure façon d’obtenir cette information est de mener une
enquête dans les établissements de santé, auprès du personnel chargé de la délivrance

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  13
 des médicaments. Autrement, cet indicateur est difficile à mesurer car les informa-
tions nécessaires ne sont pas toujours disponibles et sont difficiles à collecter. Les
raisons pour lesquelles une ordonnance n’est pas dispensée en totalité sont multiples.
n Justification : si une ordonnance n’est pas délivrée en totalité, l’observance du traite-
ment s’en ressentira et une pharmacorésistance risque d’apparaître.
Le deuxième indicateur supplémentaire permet d’apprécier l’observance du traitement :
Indicateur : Proportion de patients qui suivent leur traitement ARV (ou anti-TB) sans inter-
ruption pendant 6 mois, 12 mois ou plus.
n Cible : 100 % des patients suivent leur traitement ARV ou antituberculeux sans inter-
ruption pendant 6 mois, 12 mois ou plus.
n Ce qu’il mesure : l’observance du traitement par les patients.
n Collecte des données : il faut mener une enquête afin d’évaluer l’observance du traite-
ment par les patients. Cette enquête sera possible si les personnes qui délivrent les
médicaments (et celles qui les prescrivent) participent à la collecte des données et
à condition que les informations nécessaires soient enregistrées. L’observance peut
être contrôlée dans les établissements de santé en enregistrant les patients qui font
renouveler leur ordonnance au moment voulu et en comparant le nombre de compri-
més restants au nombre de comprimés attendus.
n Source des données : Ces informations pourraient être obtenues à l’aide de formulaires
individuels de délivrance ou d’un logiciel de délivrance, qui devraient être utilisés dans
tous les établissements de santé. Les formulaires de délivrance peuvent aussi servir à
mesurer, par exemple, le pourcentage de patients qui ne sont pas venus chercher leurs
médicaments à l’échéance convenue au cours des 12 derniers mois.
n Mesures à prendre : il est possible d’améliorer l’observance du traitement en expliquant
aux patients qu’il est important de prendre les doses prescrites à la fréquence voulue
et en respectant le calendrier de réapprovisionnement.

5.3 Quantification et prévisions

Indicateur prioritaire 3
Proportion de produits réellement reçue (achats et dons) pendant une période donnée
par rapport aux quantités totales de médicaments prévues pour la même période

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de savoir dans quelle mesure les quantités de médicaments reçues
correspondent à celles prévues pendant une période donnée. Les quantités totales reçues
doivent être aussi proches que possible des quantités prévues. Tout écart devra être expli-
qué : p. ex., inexactitude des prévisions, budget insuffisant pour commander les quantités
prévues ou évolution des besoins depuis la dernière prévision.
Cet indicateur s’applique à tous les produits reçus (achats et dons). Le test sur le terrain
a montré que, dans certains pays, les dons couvraient tous les besoins et qu’il n’y avait
donc aucun achat. Ainsi, cet indicateur couvre toutes les sources d’approvisionnement
(par exemple achats ou dons, éventuellement de la part d’organisations non gouverne-
mentales) qui répondent aux besoins du pays. Tous les partenaires concernés, y compris
les organisations non gouvernementales, les partenaires du développement et les organi-
sations internationales qui fournissent les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques
utilisés dans le pays, doivent participer à la planification des achats au niveau national.

14  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Période et fréquence de l’évaluation
Cet indicateur est mesuré chaque fois qu’un achat est prévu ou pour une période donnée
dans un passé récent (par exemple au cours de la dernière année ou du dernier trimestre).
C’est une mesure rétrospective.

Justification
La quantification est la détermination des quantités d’ARV, d’antituberculeux et d’antipa-
ludiques, en fonction du nombre réel de patients qui ont besoin de ces médicaments. La
quantification, qui a lieu quand un pays s’apprête à passer une commande, devra associer
tous les intervenants, comme ci-dessus.
Pour procéder à la quantification, il faut déterminer le nombre réel de colis nécessaires
pour chaque médicament à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement. La quantifi-
cation doit tenir compte de la consommation passée, du nombre de patients sous traite-
ment et du nombre de patients en attente de traitement, des résultats des quantifications
précédentes, de la taille des colis, des stocks disponibles, des stocks de sécurité néces-
saires, des ruptures de stock et de leur durée, le cas échéant, et des pertes attendues.
La prévision implique de planifier la demande à plus long terme, au niveau national, sur la
base de différentes hypothèses, telles que les besoins réels et estimés, la capacité du sys-
tème de santé, les plans de développement et les ressources financières allouées. Grâce à
la mise à jour des prévisions, la quantification et les achats de médicaments seront basés
sur des données exactes. Ainsi, les risques de ruptures de stock et de surstockages seront
moindres.
Les ruptures de stock perturbent les traitements et peuvent entraîner l’apparition de résis-
tances.
Les surstockages entraînent la péremption des produits et le gaspillage de ressources
financières, et ils doivent être évités en tenant compte des stocks disponibles ainsi que les
données sur la consommation lors du calcul des quantités à acheter.

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut :
n calculer les quantités à acheter pendant une période donnée,
n connaître les quantités de médicaments achetées (pendant l’année ou la période don-
née) et
n connaître les quantités de médicaments reçues en don (pendant l’année ou la période
donnée).

Source des données

L’information est recueillie au niveau central, où sont effectuées les prévisions et la plani-
fication des achats.

Calcul

Quantités, à l’unité, de chaque produit reçu pendant une période donnée

x 100
Quantités, à l’unité, dont la réception est prévue pendant la même période

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  15
 Cible
Aussi proche que possible de 100 %

Interprétation
L’analyse de cet indicateur permettra :
n de déterminer si la proportion est > 100 %, c’est-à-dire si les quantités reçues sont
supérieures aux quantités attendues, et pourquoi les quantités achetées et reçues en
don sont supérieures aux quantités attendues ;
n si la proportion est < 100%, d’analyser les raisons pour lesquelles les quantités reçues
sont inférieures aux quantités attendues ou prévues ; et
n si les quantités reçues ne correspondent pas aux quantités prévues (> 100 % ou < 100
%), mais il n’y a eu ni rupture de stock ni de surstockage, de vérifier l’exactitude des
prévisions et d’étudier le problème en profondeur à l’aide de l’indicateur 4.

Indicateur prioritaire 4
Pourcentage des quantités consommées par rapport aux quantités totales disponibles
après déduction du stock de sécurité (stock de départ + achats + dons – stock de sécurité)
pendant une période donnée

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de déterminer si les quantités de produits reçues (achats et dons)
ont été surestimées par rapport aux besoins réels. Une surestimation entraîne un surs-
tockage et un fort risque de péremption des produits, comme on l’observe dans plusieurs
pays.
Cet indicateur doit tenir compte de toutes les quantités disponibles, y compris le stock de
départ et tous les produits reçus (achats et dons). L’essai sur le terrain a montré que, dans
certains pays, les quantités consommées étaient considérablement plus importantes que
les quantités achetées, en raison de la part importante des dons. Il faut donc tenir compte
de toutes les quantités disponibles pendant une période donnée. On évitera ainsi les
surstockages et la péremption des médicaments, car tout achat ne tenant pas compte
des quantités disponibles et d’autres sources de médicaments peut entraîner des surs-
tockages.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur est mesuré rétrospectivement pour une période définie à chaque approvi-
sionnement ou à chaque demande.

Justification
En supposant que les quantités reçues étaient conformes aux prévisions (indicateur 3),
il est important de vérifier que la consommation correspond aux quantités reçues. En
général, les quantités d’ARV commandées par les établissements de santé correspondent
au nombre de patients qui ont besoin d’un traitement.
Si les quantités achetées par les pharmacies centrales sont surestimées ou si les pro-
duits livrés dans le cadre de dons ne sont pas pris en compte dans la consommation, les
quantités consommées seront bien inférieures aux quantités reçues, ce qui entraînera
un surstockage et un fort risque de péremption des médicaments. De la même façon, si

16  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 les quantités achetées ont été sous-estimées au niveau national, la demande sera supé-
rieure aux quantités de produits disponibles. Cela entraînera une rupture de stock dans
les établissements de santé ou une longue attente pour les patients qui ne bénéficient pas
encore d’un traitement.

Collecte des données

Pour calculer cet indicateur, il faut disposer des données suivantes, que l’on trouve dans
divers rapports :
n les quantités achetées pour chaque produit pendant une période donnée ;
n les quantités reçues en don pour chaque produit pendant une période donnée ;
n les stocks de départ pour chaque produit, au début de la période ;
n le stock de sécurité pour chaque produit pendant la période ; et
n les quantités consommées pour chaque produit pendant la même période, selon les
indications données par les établissements de santé.

Source des données

Ces informations sont recueillies au niveau central, où les quantités consommées et les
quantités disponibles sont enregistrées.

Calcul

Quantités de chaque produit consommées pendant une période donnée

x 100
(Quantités totales de médicaments disponibles) –
(stock de sécurité) pendant la même période

Stock de départ
+ achats
+ dons
+ autres quantités reçues
– quantités de produits périmés ou inutilisables
= quantités disponibles pour consommation

Cible
100 %

Interprétation
n Si le pourcentage est < 100 %, cela signifie que les quantités consommées pendant
la période considérée étaient inférieures aux quantités disponibles. Cette situation
entraînera un surstockage et un risque élevé de péremption des médicaments en
stock.
n Si le pourcentage est > 100 %, cela signifie que les quantités consommées étaient
supérieures aux quantités disponibles. Cela signifie que le stock de sécurité a été con-
sommé, ce qui peut entraîner des ruptures de stock.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  17
 Des mesures doivent être prises dans chaque cas. Les pays peuvent appliquer l’une des
deux stratégies suivantes :
n Instaurer une communication fréquente, entre les établissements de santé et les pro-
grammes chargés des achats, qui peuvent veiller à ce que les achats soient mieux
adaptés à la demande ; et
n Procéder à des échanges de médicaments entre les établissements dont la consom-
mation est faible et ceux dont la consommation est plus importante. La flexibilité de
ces échanges entre les établissements de santé permettra d’éviter des ruptures de
stock dans ceux dont la consommation est forte et la péremption des médicaments
dans ceux dont la consommation est faible.

5.4 Efficacité des achats

Indicateur prioritaire 5
Rapport entre le prix d’achat médian des produits achetés et le prix médian de référence
international (valeurs standardisées pour l’incoterm)

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de mesurer l’efficacité des achats en comparant les prix payés pour
acquérir les médicaments au prix international de référence. Ces comparaisons doivent
utiliser des valeurs standardisées pour l’incoterm afin de les rendre comparables.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur porte sur une période écoulée, par exemple une année civile, et doit être
mesuré au moins une fois par an.

Justification
Le prix est un élément crucial pour l’achat de produits pharmaceutiques de qualité. Les
prix obtenus pour l’achat d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques influent fortement
sur l’efficacité des systèmes de gestion des achats et des stocks. Le choix de la méthode
d’achat (p. ex. appel d’offres ou achat direct) a une influence sur les prix obtenus. Un
programme efficace permet d’obtenir auprès des fournisseurs les meilleurs prix, (compte
tenu des prix de référence) des produits pharmaceutiques de qualité dans les meilleurs
délais.

Collecte des données

Pour calculer cet indicateur, il faut disposer :
n du prix international de référence, c’est-à-dire du prix unitaire médian tel qu’indiqué
par le mécanisme mondial de notification des prix de l’OMS ;1
n des bons de commande indiquant le prix de tous les produits achetés au cours de la
période considérée, y compris pour les commandes d’urgence et les médicaments
brevetés. Ces données doivent être présentées sur Excel© afin de permettre le calcul
du prix unitaire médian (par comprimé) pour tous les fournisseurs ; et
n si nécessaire, les GTS afin de déterminer le nombre d’unités de médicaments néces-
saires par jour de traitement.

1 La base de données et les rapports de synthèse sont accessibles à l’adresse suivante :

[Link]

18  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Source des données
Ces données seront collectées au niveau central, où sont effectués les approvisionne-
ments.

Calcul

Prix unitaire médian payé pour chaque médicament par année de traitement

Prix unitaire international médian pour le même médicament

Cible
≤1

Interprétation
Si le rapport est ≤ 1, cela signifie que les prix nationaux sont égaux ou inférieurs aux prix
internationaux et donc que les achats sont efficaces.
Si le rapport est > 1, cela signifie que le prix médian national est plus élevé que le prix
médian international et donc que le pays achète un médicament trop cher (par exemple
si le rapport est de 2, le prix payé par le pays est le double du prix international). Des
mesures doivent être prises après avoir répondu à des questions telles que : A-t-on
demandé plusieurs devis pour un produit ? Est-ce que le processus international d’appels
d’offres était la méthode d’approvisionnement principal pour plusieurs produits ? Il y avait
t-il beaucoup de commandes en urgence, pour lesquelles la négociation des prix n’est pas
possible ?

Indicateur prioritaire 6
6A Pourcentage de commandes livrées intégralement et dans les délais (comme prévu
par le contrat d’achat), par fournisseur, pendant une période donnée
6B1 Pourcentage des commandes à dédouaner qui l’ont été dans les délais
6B2 Nombre moyen de jours entre l’arrivée des produits à l’aéroport ou au port et leur
dédouanement

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de déterminer dans quelle mesure le fournisseur respecte les délais
de livraison convenus et les quantités commandées et d’apprécier le délai de dédouane-
ment.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur est mesuré à chaque réception de commande ou sur une période récente
(p. ex. l’année calendaire écoulée).

Justification
Les retards de livraison ou le non respect des quantités commandées peuvent entraîner
des ruptures de stock ou nécessiter de passer des commandes en urgence. Les retards de
livraison sont souvent dus à des retards de dédouanement, formalité qui incombe parfois
aux organismes nationaux chargés des achats. Les indicateurs 6B1 et 6B2 concernent le
dédouanement. Il faut déterminer les raisons des retards de livraison afin d’éviter qu’ils
ne se reproduisent.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  19
 Collecte des données
Pour cet indicateur, il faut disposer :
n de la liste des commandes passées auprès de chaque fournisseur pendant la période
considérée ;
n des déclarations en douane présentées pendant la période considérée ; et
n des bordereaux de réception des commandes venant de la pharmacie centrale cor-
respondant à la période considérée, et ventilés selon le délai (livraison en retard ou à
temps) et les quantités livrées (livraison complète ou incomplète).

Source des données

Ces données sont collectées à la fois au niveau central, où sont effectués les achats, et
dans les pharmacies centrales.

6A Calcul et cible (livraison des produits)

Nombre de commandes auprès de chaque fournisseur livrées conformément

au contrat (délais et quantités), pendant une période donnée
x 100
Nombre total de commandes passées auprès du même fournisseur
durant la même période

Cible
100 %

Interprétation
Dans le cas où le fournisseur n’atteint pas la cible :
Il faut élucider les raisons des retards de livraison afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent.
Les contrats passés avec les fournisseurs doivent prévoir des sanctions pécuniaires en cas
de non respect des délais de livraison ou des quantités à livrer.

6B Calcul et cible (dédouanement)

6B1 Dans le cas où l’objectif à atteindre est connu (par exemple, dédouanement
dans les 3 jours suivant l’arrivée des marchandises)

Nombre des commandes dédouanées dans les délais

x 100
Nombre total de commandes dédouanées

Cible
100 %

6B2 Dans le cas où l’objectif à atteindre n’est pas défini :

Délai de dédouanement (en jours)

Nombre total de commandes dédouanées

20  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Cible
La durée moyenne, en jours, de dédouanement de toutes les commandes doit être le plus
près possible de 0.

5.5 Assurance de la qualité

Indicateur prioritaire 7
Pourcentage de lots de produits testés au cours de l’année écoulée qui sont conformes
aux normes de contrôle de qualité nationales et internationales

Ce qu’il mesure
Cet indicateur évalue dans quelle mesure les produits achetés sont conformes aux normes
de qualité. Le contrôle qualité s’ajoute à l’application des normes de qualité définies au
niveau national ou international.
Dans les pays où les produits achetés subissent un contrôle de qualité avant d’être mis à
la consommation, cet indicateur est facile à mesurer.1 Les normes de qualité nationales
et internationales, telles que l’homologation des médicaments, la présélection des médi-
caments par l’OMS ou l’approbation par la Food and Drug Administration des États-Unis
d’Amérique, seront également appliquées.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur est mesuré rétrospectivement sur une période donnée, par exemple l’année
civile, et doit être évalué au moins une fois par an.

Justification
Les médicaments délivrés aux patients doivent être efficaces, sûrs et de qualité. Afin que
les produits achetés soient sûrs et efficaces, il faut respecter certaines normes de qua-
lité, notamment la certification des bonnes pratiques de fabrication, la présélection par
l’OMS ou l’approbation par la Food and Drug Administration des États-Unis d’Amérique,
l’homologation au niveau national et un conditionnement et un étiquetage corrects. Il faut
en outre veiller à ce que les produits ne soient pas déjà périmés lors de leur livraison et
respecter d’autres normes définies dans les politiques d’assurance de la qualité. Les auto-
rités nationales de réglementation pharmaceutique doivent définir leurs propres normes
de qualité et rejeter les produits qui n’y sont pas conformes.

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut disposer des rapports des tests de contrôle de qualité effectués
pendant la période considérée.

Source des données

Ces données sont collectées au niveau central, où l’autorité nationale de réglementation
pharmaceutique évalue les normes de qualité.

1 Durant un cours récent de i+solutions sur le suivi et l’évaluation, plusieurs pays ont signalé que la qualité de
chaque lot d’ARV était testée avant la mise à la consommation.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  21
 Calcul

Nombre de lots de produits testés au cours de l’année écoulée

et qui sont conformes aux normes de qualité
x 100
Nombre total de lots ayant fait l’objet d’un contrôle de qualité
au cours de la même période

Cible
100 %

Interprétation
Les produits testés, en particulier ceux qui ont subi un contrôle de qualité et qui ne
répondent pas aux normes de qualité doivent être retournés au fournisseur ou au fabri-
cant ou bien être détruits sur place et remplacés aux frais du fournisseur. Ceci doit être
stipulé dans l’accord contractuel avec le fournisseur.
Outre les résultats des tests de contrôle de qualité, toute observation concernant la qua-
lité du produit lors de l’inspection devrait être rapportée. Ces observations peuvent se
rapporter au conditionnement, à l’étiquetage et à la durée de vie des produits reçus.

5.6 Distribution
Indicateur prioritaire 8
Pourcentage des établissements de santé ayant reçu toutes les commandes intégralement
et à temps, durant une période donnée

Ce qu’il mesure
Cet indicateur mesure la fiabilité du système de distribution. Bien qu’il soit similaire à l’in-
dicateur 6, il mesure différents aspects : l’indicateur 6 mesure la performance du fournis-
seur alors que l’indicateur 8 mesure la performance du système de distribution national.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par exemple l’année passée ou le tri-
mestre passé.

Justification
La ponctualité de la distribution est importante car la disponibilité des médicaments et
l’approvisionnement sans interruption des établissements de santé en dépendent. Cet
indicateur, comme les autres indicateurs de contrôle des stocks, s’applique à tous les
niveaux du système d’approvisionnement et de distribution et dans tous les secteurs où
des médicaments sont distribués ou délivrés (public, privé, non gouvernemental). Pen-
dant l’atelier de validation, il a été recommandé d’évaluer tous les niveaux de la chaîne
d’approvisionnement.

Collecte des données

Pour mesurer cet indicateur, il faut disposer des bons de commande établis par tous les
établissements de santé (prenant en charge le VIH/sida, la tuberculose ou le paludisme)
durant une période donnée. Ensuite, l’évaluation de chaque commande doit être ventilée
par promptitude (dans les délais ou en retard) et par complétude (complète ou incom-
plète).

22  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Source des données
Ces données sont collectées au niveau central, auquel les établissements de santé trans-
mettent leurs commandes.

Calcul

Nombre d’établissements de santé ayant reçu en temps voulu

et en intégralité toutes les commandes d’ARV (antituberculeux
et antipaludiques) pendant une période donnée
x 100
Nombre total d’établissements de santé ayant reçu leurs commandes
d’ARV (d’antituberculeux et d’antipaludiques) pendant la même période

La ventilation des commandes selon la ponctualité et la complétude des livraisons per-

mettra d’examiner d’autres aspects de la distribution :
n le pourcentage d’établissements de santé qui ont reçu toutes leurs commandes en
intégralité pendant une période donnée et la complétude moyenne des commandes et
n le pourcentage d’établissements de santé qui ont reçu toutes leurs commandes dans
les temps pendant une période donnée et le retard moyen dans la réception des com-
mandes.

Cible
100 % des établissements de santé reçoivent 100 % des commandes en totalité et à
temps.

Interprétation
Cet indicateur peut être analysé de deux façons :
1. Chaque établissement pourra évaluer dans quelle mesure il atteint la cible. Par exem-
ple, un établissement reçoit 10 commandes dont 8 sont livrées complètement et dans
les délais. 80 % des commandes sont donc livrées en intégralité et dans les délais et la
cible de 100 % ne sera pas atteinte. On extrait également les données correspondant
aux commandes livrées à temps mais pas nécessairement complètement et celles cor-
respondant aux commandes livrées en intégralité mais pas nécessairement dans les
temps.
Il est important de déterminer pourquoi l’établissement n’a pas reçu toutes les com-
mandes en intégralité et à temps, par exemple :
— Quelles sont les caractéristiques de l’établissement (par exemple région isolée,
accès difficile par la route) ?
— Les retards de livraison dépendent-ils des saisons (par exemple, saison des plu-
ies) ?
— Quand les commandes sont-elles passées ? Sont-elles passées en temps voulu ?
Ces questions, entre autres, permettront de déterminer si les retards de livraison sont
dus à des causes internes (p. ex. la commande est arrivée trop tard par rapport au
calendrier des livraisons) ou externes (p. ex. mauvais état des routes).
2. Le calcul du nombre d’établissements par pourcentage de commandes reçues en inté-
gralité et à temps permet de ventiler les données selon l’efficacité des livraisons. Là
encore, la cible est 100 %, c’est-à-dire que tous les établissements doivent avoir reçu
toutes les commandes en intégralité et à temps.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  23
 Par exemple, dans un pays, 10 établissements de santé ont chacun passé 10 com-
mandes. Cinq de ces établissements ont reçu toutes les commandes (100 %) en
intégralité et dans les délais. Parmi les 5 autres établissements, 3 ont reçu 8 des 10
commandes en intégralité et à temps (c’est-à-dire 80 % des commandes) et 2 ont reçu
5 des 10 commandes en intégralité et à temps (c’est-à-dire 50 % des commandes). La
moyenne et la médiane de ces données peuvent être calculées et analysées.

5.7 Contrôle des stocks (manuel ou informatisé)

Indicateur prioritaire 9
Pourcentage d’établissements de santé qui ont soumis en temps voulu, et selon un calen-
drier préétabli, des rapports complets sur le contrôle des stocks, pendant une période
donnée

Ce qu’il mesure
Cet indicateur mesure la remise par les établissements de santé, en temps voulu et selon
un calendrier préétabli, de rapports sur le contrôle des stocks.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par exemple l’année précédente ou le
trimestre précédent.

Justification
Les rapports sur le contrôle des stocks sont des sources d’informations utiles pour le suivi
du système de gestion des achats et des stocks. Il est important que ces rapports soient
envoyés en temps voulu au niveau central par les différents niveaux, de façon à faciliter
l’analyse des données en temps réel, l’établissement de rapports et la prise de décisions.
Cet indicateur est facile à mesurer si les informations sont disponibles. Cette évaluation
doit être faite à temps afin que le système de gestion des achats et des stocks et le sys-
tème de suivi et d’évaluation soient efficaces.
Les rapports sur le contrôle des stocks devraient présenter toutes les informations néces-
saires au suivi de la performance du système de gestion des achats et des stocks : stock
de départ, quantités commandées, quantités reçues, stock disponible, durée des ruptures
de stock, le cas échéant, quantités distribuées ou délivrées, nombre de patients sous trai-
tement par schéma thérapeutique, nouveaux patients, stocks minimum et maximum, et
pertes pour diverses raisons (par exemple, péremption, vol, détérioration).

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut disposer des données suivantes :
n la liste des établissements qui délivrent des ARV, des antituberculeux et des antipalu-
diques et
n les rapports sur le contrôle des stocks soumis par les établissements durant la période
concernée.
Les rapports doivent être classés selon la date de remise, compte tenu du calendrier éta-
bli, et selon leur complétude. Bien que cet indicateur porte sur les rapports complets et
remis dans les délais, la ventilation permet également de calculer le nombre de rapports
qui sont complets ou remis dans les temps.1
1 Les participants de l’atelier de validation ont suggéré de séparer l’évaluation de la complétude de l’évalua-
tion de la ponctualité des rapports, en donnant la priorité à la complétude. Ces calculs sont effectués sur le
fichier Excel© de collecte des données.

24  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 Source des données
Les données sont collectées au niveau central où sont transmis les rapports de gestion
de stocks.

Calcul

Nombre d’établissements de santé qui ont soumis dans les délais des
rapports complets sur le contrôle des stocks, pendant une période donnée
x 100
Nombre total d’établissements de santé qui devaient soumettre
leurs rapports pendant la même période

Les données doivent être entrées séparément pour les établissements qui délivrent des
ARV, des antituberculeux et des antipaludiques. Chaque établissement aura une fiche de
collecte de données et une fiche d’analyse Excel©.

Cible
100 % des établissements doivent soumettre des rapports complets et dans les temps
sur le contrôle des stocks.

Interprétation
Cet indicateur est facile à mesurer si les informations sont disponibles. Il permet d’appré-
cier un élément essentiel du système de suivi et d’évaluation.
Il est recommandé d’analyser cet indicateur pour évaluer :1
n la complétude, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui soumettent des rap-
ports complets,
n la ponctualité, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui soumettent leur rap-
port dans les délais, et
n la complétude et la ponctualité, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui sou-
mettent des rapports complets et dans les délais.
Ces indicateurs mesurent le pourcentage d’établissements qui ont atteint à la fois l’objec-
tif de complétude et de ponctualité, bien que la complétude soit prioritaire. Une analyse
approfondie des établissements selon le nombre de rapports complets soumis dans les
délais permettra aux responsables d’envisager des activités de supervision pour améliorer
la situation.
Si les cibles ne sont pas atteintes, il est recommandé de prendre les mesures suivantes :
n évaluer les caractéristiques des établissements qui n’ont pas atteint la cible, surtout
ceux qui sont loin de l’avoir atteinte, et déterminer les analyses plus approfondies
nécessaires ;
n renforcer la supervision pour s’assurer que les rapports sur le contrôle des stocks
mentionnent toutes les informations requises pour le suivi de la performance du sys-
tème national de gestion des achats et des stocks.

1 Les participants de l’atelier de validation ont suggéré de séparer l’évaluation de la complétude de l’évalua-
tion de la ponctualité des rapports, en donnant la priorité à la complétude. Ces calculs sont effectués sur le
fichier Excel© de collecte des données.
2 Stock de départ, quantités demandées et quantités reçues, stock disponible, durées des ruptures de stock,
le cas échéant, quantités distribuées ou délivrées, nombre de patients sous traitement par schéma théra-
peutique, nouveaux patients, niveaux de stock maximum et minimum, pertes pour diverses raisons (par
exemple péremption, vol, détérioration)

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  25
 Indicateur supplémentaire pour le contrôle des stocks
Il est important que les données présentées dans les rapports correspondent à la situa-
tion réelle du système d’approvisionnement. Pour évaluer l’exactitude et la validité des
données rapportées, il est préférable de procéder à une supervision aléatoire. Cet indi-
cateur supplémentaire permettrait de contrôler le système d’assurance de la qualité des
données :
Pourcentage de produits pour lesquels l’inventaire physique et les données inscrites sur les
fiches de stock ou dans le relevé informatisé concordent.
n Ce qu’il mesure : l’exactitude du contrôle des stocks et la qualité des données rappor-
tées (c’est-à-dire si les données relatives au contrôle des stocks et le stock physique
concordent).
n Justification : il est important que les informations enregistrées dans le système cor-
respondent à la situation réelle dans l’entrepôt.
n Collecte des données : Cet indicateur n’est pas considéré comme prioritaire car il n’est
disponible que dans les pays où une supervision régulière et systématique est assurée.
On peut mesurer cet indicateur à partir de rapports de visites de supervision, car les
informations sont collectées par le biais d’inventaires physiques effectués à l’occasion
de ces visites, à moins qu’une enquête ne soit effectuée dans un établissement.
n Cible : 100 %

Indicateur prioritaire 10
Pourcentage de chaque produit perdu par rapport aux quantités totales disponibles (stock
de départ plus quantités achetées plus dons) pendant une période donnée

Ce qu’il mesure
Cet indicateur mesure les pertes par rapport aux quantités disponibles. Les raisons des
pertes (par exemple, péremption, détérioration, vol, détournement) devront être détermi-
nées par le responsable.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par exemple l’année passée ou le tri-
mestre passé.

Justification
Tout programme efficace de gestion des achats et des stocks doit éviter les pertes de
médicaments, qui ont à la fois une valeur monétaire et une valeur pour la santé publique.
Les pertes doivent absolument être surveillées afin d’être réduites. Il est important d’ana-
lyser les raisons de ces pertes de façon à prendre des mesures pour y remédier.

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut disposer :
n des rapports des pharmacies centrales sur les quantités disponibles ;
n des rapports des pharmacies centrales sur les quantités perdues, par cause de
perte (par exemple, péremption, détérioration, vol, détournement), lorsque cette
information est disponible ;

26  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 n des rapports de tous les établissements qui délivrent des médicaments sur les stocks
disponibles (voir l’indicateur 4) ; et
n des rapports de tous les établissements qui délivrent des médicaments sur les quan-
tités perdues, par cause de perte.

Source des données

Les informations sont collectées au niveau central, où les rapports sur les quantités de
médicaments consommées et perdues sont soumis.

Calcul

Quantités totales perdues de chaque article, exprimées en unités

(p. ex. nombre de pilules), pendant une période donnée
x 100
Quantités totales disponibles, exprimées en unités (p. ex. nombre de
pilules), (stock de départ plus quantités reçues) pendant la même période

Cible
< 1 % des quantités disponibles1

Interprétation
Si les pertes sont supérieures à 1 % des quantités disponibles, des investigations devront
être menées et des mesures prises ;
n Il faut déterminer les causes des pertes (par exemple péremption, détérioration, vol,
détournement) et prendre des mesures selon la cause.
n Il faut prêter attention aux pertes dues à la péremption des médicaments en raison
d’une mauvaise gestion des stocks : par exemple, parce que les médicaments dont la
date de péremption est la plus proche ne sont pas sortis du stock ou la consomma-
tion mensuelle moyenne n’est pas comparée aux quantités disponibles. Ainsi, si un
produit a une durée de vie de 3 mois, mais, sur la base de la consommation mensuelle
moyenne, toutes les quantités sont utilisées en 2 mois, le stock disponible est sûr. Si
le produit a une durée de vie de 3 mois mais il ressort de la consommation mensuelle
moyenne qu’il faudra 5 mois pour écouler le stock, il est recommandé de redistribuer
certains médicaments vers des établissements de santé ayant une forte consomma-
tion.
n Il faut calculer les pertes en valeur absolue, à la fois en quantités et en valeur moné-
taire, à partir de la valeur totale des quantités disponibles (par exemple, si la valeur
totale du stock est de US $100 millions et si les pertes sont estimées à 1 %, la valeur
des quantités perdues est de US $1 million).

1 Pour certaines institutions, la cible est inférieure, par exemple, le PNUD vise des pertes < 0,2 %.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  27
 Indicateur prioritaire 11
Pourcentage des établissements de santé ayant passé leurs commandes pendant une
période donnée, alors que le stock disponible d’au moins un article était inférieur au
niveau de stock minimum

Ce qu’il mesure
Cet indicateur mesure l’efficacité du contrôle des stocks pour la prise de décisions. Il
s’applique à tous les niveaux du système de distribution (établissement de santé, pharma-
cie régionale et pharmacie centrale).

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par exemple l’année passée ou le tri-
mestre passé.

Justification
Cet indicateur permet de savoir si le contrôle des stocks est efficace. Les commandes
transmises trop tardivement au service chargé des achats peuvent être une cause de rup-
tures de stock.
Le « stock minimum » requis pour évaluer cet indicateur correspond au niveau d’alerte à
partir duquel une nouvelle commande doit être passée, compte tenu du délai de livraison
et de la consommation mensuelle moyenne. Ce stock minimum correspond au stock de
sécurité auquel on ajoute les quantités nécessaires pour couvrir les besoins des patients
en attendant la livraison de la nouvelle commande. Si les commandes d’ARV, d’antituber-
culeux et d’antipaludiques sont passées alors que le stock disponible est inférieur au stock
minimum, le risque de ruptures de stock est élevé.

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut disposer des informations suivantes, que l’on peut trouver sur
les bons de commande des établissements de santé :
n le stock de départ,
n les quantités totales reçues,
n les quantités consommées pour chaque article,
n le stock disponible pour chaque produit,
n le stock minimum pour chaque article,
n le stock de sécurité requis pour chaque médicament dans chaque établissement,
n la consommation mensuelle moyenne pour chaque produit ou les données relatives
à la consommation pendant une période donnée peuvent servir à calculer la consom-
mation mensuelle moyenne et
n la fréquence normale des commandes pour chaque produit (par exemple mensuelle
ou trimestrielle).

Source des données

Les données seront collectées à partir des bons de commande des établissements de
santé pour chaque article, où sont mentionnées les quantités commandées, les quantités
consommées et le stock disponible. Ces informations sont collectées au niveau central,

28  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 auquel les établissements de santé soumettent leurs bons de commande. Il est essentiel
que chaque fiche de stocks mentionne le stock minimum ainsi que le stock de sécurité
pour chaque produit pharmaceutique.

Note concernant la collecte de données

L’objectif d’un gestionnaire des achats et des stocks est d’éviter les ruptures de stock et
les surstockages. Il est donc essentiel de suivre de façon régulière le niveau des stocks
disponibles et de passer les commandes dès que le stock minimum est atteint.
L’indicateur 11 est crucial pour évaluer le risque de pénurie, car il permet de contrôler
régulièrement les stocks. Pour déterminer quels établissements ont passé des com-
mandes lorsque leurs stocks étaient inférieurs au niveau minimum, il faut connaître la
consommation mensuelle moyenne et le stock disponible (en quantité et en mois).

Consommation totale durant une période donnée

Consommation mensuelle moyenne =
Nombre total de mois compris dans cette période

Le nombre de jours de rupture de stock doit être déduit du dénominateur. Le stock mini-
mum varie d’un établissement de santé à un autre, en fonction du nombre de patients
sous traitement ainsi que du délai de livraison (par exemple, plus le délai de livraison est
long, plus le stock minimum nécessaire sera important et plus le nombre de patients sous
traitement est important, plus les quantités de médicaments nécessaires seront grandes).
Le stock minimum doit donc être défini pour chaque établissement de santé en fonction
du délai de livraison. Il est recommandé d’apprécier le niveau des stocks en « mois »
plutôt qu’en « quantités », car les quantités varient en fonction de la consommation men-
suelle moyenne.

Quantités de chaque article actuellement en stock

Stock disponible, en mois =
Consommation mensuelle moyenne de chaque article

Les médicaments périmés ne doivent pas être pris en compte dans le calcul du stock
disponible. Si le stock minimum a été fixé à 2 mois et le stock disponible est de 1 mois,
le risque de rupture de stock est élevé si aucune livraison en urgence n’est prévue. Avoir
un niveau de stock représentant de nombreux mois de consommation n’est pas néces-
sairement une bonne chose non plus. Ainsi, si la quantité disponible équivaut à 12 mois
de consommation mais les produits seront périmés dans les 6 mois, les médicaments
risquent fort d’être perdus en raison de leur péremption et il faut prendre des mesures
pour redistribuer ces médicaments à des établissements qui en ont besoin. Pour ces rai-
sons, il est essentiel de contrôler en permanence les stocks disponibles selon le nombre
de mois de consommation et pas seulement les quantités.

Calcul

Nombre d’établissements de santé ayant passé leurs commandes

alors que le stock disponible d’un ARV (un antituberculeux ou un
antipaludique) était inférieur au stock minimum pendant une période donnée
x 100
Nombre total d’établissements de santé ayant passé leurs commandes
d’ARV (d’antituberculeux ou d’antipaludiques) durant la même période

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  29
 Cible
0 %. Afin d’éviter une rupture de stock, aucun établissements de santé ne devrait passer
ses commandes alors que le stock disponible est déjà inférieur au niveau de stock mini-
mum.

Interprétation
Cet indicateur doit être analysé afin que des mesures soient prises au niveau des établis-
sements de santé.
n Si l’indicateur est égal à 0 %, cela signifie qu’aucun établissement de santé n’a passé
sa commande alors que le stock disponible était inférieur au stock minimum. L’objectif
est atteint.
n Si l’indicateur est > 0 %, il faut prendre des mesures afin de déterminer pourquoi les
commandes sont passées trop tard.
— Les établissements de santé ont-ils correctement effectué leurs calculs et utilisé les
données relatives au contrôle des stocks, par exemple la consommation mensuelle
moyenne, le stock de sécurité, les délais de livraison, les stocks minimum et maxi-
mum ?
— Quels sont les outils, la formation, les moyens ou la supervision nécessaires pour
que les établissements passent leurs commandes d’après ces calculs ?
— Des problèmes d’infrastructures (par exemple un mauvais état des routes) favoris-
ent-ils le retard dans la passation de commandes ?

5.8 Disponibilité des ARV, des antituberculeux et des antipaludiques

Indicateur prioritaire 12
Pourcentage d’établissements de santé ayant connu une ou plusieurs ruptures d’au moins
un médicament nécessaire au cours d’une période donnée (indicateur de l’accès universel
et indicateur d’alerte précoce de la résistance aux ARV).

Ce qu’il mesure
Cet indicateur mesure l’efficacité du système de gestion des achats et des stocks en
termes de disponibilité des médicaments. Les conséquences d’une rupture de stock – la
durée de l’interruption du traitement et le risque de pharmacorésistance – dépendent du
nombre de patients concernés. Les participants à l’atelier de validation ont suggéré qu’il
fallait évaluer les ruptures de stock à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement
nationale : à la pharmacie centrale, dans les pharmacies régionales et dans les établisse-
ments de santé.
Cet indicateur est facile à évaluer puisque l’information est communiquée régulièrement
à la pharmacie centrale pour un réapprovisionnement en ARV. Il est utile pour évaluer la
performance du système de gestion des achats et des stocks. Si l’objectif n’est pas atteint,
on peut utiliser les indicateurs 12A1, 12A2, 12B, 12C1 et 12C2 pour mesurer la gravité des
ruptures de stock.

Période et fréquence de l’évaluation

Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par exemple l’année passée ou le tri-
mestre passé. Les indicateurs complémentaires 12A1 et 12A2 portent sur la disponibilité

30  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 transversale. Les indicateurs 12B, 12C1 et 12C2 s’appliquent à une période donnée, par
exemple l’année passée ou le trimestre passé.

Justification
Les gestionnaires du système d’approvisionnement sont chargés d’assurer la disponibilité
des produits et d’éviter les ruptures de stock. Les ARV, les antituberculeux et les antipa-
ludiques doivent toujours être disponibles dans les établissements de santé afin d’être
délivrés aux patients conformément aux ordonnances.
Il est primordial d’évaluer le risque de rupture de stock, autant que possible en temps
réel, afin de garantir que le stock disponible dans un établissement de santé ne soit jamais
inférieur au stock de sécurité.1 Si une rupture de stock se produit, il est important d’en
mesurer la gravité (durée et nombre de produits). La gravité de la rupture de stock dépend
du nombre de patients dont le traitement contient le produit indisponible.

Collecte des données

Pour cet indicateur, il faut disposer :
n des rapports sur le contrôle des stocks établis par les établissements de santé, men-
tionnant les quantités disponibles pour chaque article ;
n des bons de commande soumis par les établissements pendant une période donnée
(par exemple la période de la commande précédente, le trimestre précédent, l’année
précédente) pour les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques ; et
n d’une liste des médicaments que chaque établissement de santé est censé délivrer,
si elle ne figure pas déjà dans les rapports sur le contrôle des stocks ou les bons de
commande.

Source des données

Ces informations sont collectées au niveau central, où les établissements de santé
envoient leurs rapports sur le contrôle des stocks ou leurs bons de commande d’ARV,
d’antituberculeux et d’antipaludiques.

Calcul

Nombre d’établissements de santé délivrant des ARV, des

antituberculeux et des antipaludiques qui ont connu une rupture de stock
d’un ou de plusieurs produits nécessaires, pendant une période donnée
x 100
Nombre total d’établissements de santé délivrant des ARV,
des antituberculeux et des antipaludiques pendant la même période

Cible
0 %. Aucun établissement de santé n’a connu de rupture de stock d’un ou plusieurs ARV
(antituberculeux ou antipaludiques) pendant une période donnée (100 % des établisse-
ments de santé n’ont connu aucune rupture de stock pendant une période donnée).
Si l’objectif n’est pas atteint, des indicateurs complémentaires peuvent être utilisés pour
évaluer la gravité de la rupture de stock :

1 La commande doit être passée avant que le stock disponible n’atteigne le niveau du stock de sécurité (stock
minimum) de l’indicateur 11.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  31
 12A Disponibilité (analyse transversale)
12A1 Pourcentage d’articles disponibles dans chaque établissement
12A2 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans tous les établissements de santé

Ce qu’il mesure
Les établissements de santé peuvent signaler dans leurs rapports périodiques sur l’état
des stocks les ruptures de stock constatées pour chaque ARV (antituberculeux ou antipa-
ludique). Avec ces données, il est possible de calculer le pourcentage de produits dispo-
nibles dans l’établissement et la disponibilité moyenne dans tous les établissements. Il est
également possible de déterminer quels sont les produits le plus souvent en rupture de
stock dans tous les établissements qui présentent un rapport, c’est-à-dire le pourcentage
des établissements qui connaissent une rupture de stock d’un ou plusieurs produits (indi-
cateur 12B, mais selon une analyse transversale plutôt que longitudinale).

12A1 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans chaque établissement

Nombre d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques disponibles

x 100
Nombre total d’ARV et d’antituberculeux et d’antipaludiques censés
être dans l’établissement de santé

Cible
100 % de produits disponibles dans chaque établissement de santé
Exemple : L’établissement de santé A doit disposer de 10 ARV à tout moment. Pendant le
mois où s’est déroulée l’évaluation, un produit a été en rupture de stock et seulement 9
des 10 ARV étaient disponibles. Donc, cet établissement disposait de 90 % des ARV.

12A2 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans tous les établissements

Somme des pourcentages de l’indicateur 12A1

Disponibilité moyenne =
Nombre total d’établissements évalués

Cible
100 % des produits
Exemple : Après avoir calculé la disponibilité des produits dans chaque établissement de
santé, on pourra déterminer la moyenne nationale. L’un des 120 établissements du pays
est l’établissement A, avec 90% de disponibilité. 25 établissements présentent un taux de
disponibilité de 80 %, 15, un taux de disponibilité de 90 % et 80 un taux de disponibilité
de 100 % :

Somme de tous les pourcentages :

(25 x 80 %) + (15 x 90 %) + (80 x 100 %)
Disponibilité moyenne = = 94,6 %
Nombre total d’établissements : 120

32  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 12B Pourcentage d’établissements de santé ayant connu une rupture de stock
d’un produit donné pendant une période donnée

Ce qu’il mesure
Cet indicateur permet de déterminer quels sont les produits le plus souvent en rupture
de stock et de mener une enquête afin de savoir pourquoi. On peut calculer, pour chaque
produit, le pourcentage d’établissements de santé qui ont connu une rupture de stock, au
niveau national, de la façon suivante :

Nombre d’établissements de santé délivrant des ARV, des antituberculeux

et des antipaludiques ayant connu une rupture de stock d’un ou plusieurs
produits requis au cours de l’année écoulée
x 100
Nombre total d’établissements de santé devant délivrer cet ARV,
cet antituberculeux ou cet antipaludique au cours de l’année écoulée

Cible
0 % des établissements
Exemple : Il ressort d’une analyse des rapports présentés par 100 établissements de santé
que 15 d’entre eux ont connu une rupture de stock de ténofovir et de lopinavir/ritonavir,
3 avaient une rupture de stock d’éfavirenz et 2 une rupture de stock de zidovudine. Ainsi,
20 établissements de santé ont connu des ruptures de stock d’un ou plusieurs ARV.
Dans cet exemple, 20 % des établissements de santé (20 sur 100) ont connu des ruptures
de stock d’ARV. Les ruptures de stock par produit étaient respectivement de 15 % pour le
lopinavir/ritonavir, 15 % pour le ténofovir, 3 % pour l’éfavirenz et 2 % pour la zidovudine.
Les produits qui étaient en rupture de stock dans le plus grand nombre d’établissements
sont donc le lopinavir/ritonavir et le ténofovir. On peut chercher à déterminer les raisons
des ruptures de stock de ces produits, surtout si elles sont graves.

12C Durée de la rupture de stock

12C1 Durée moyenne des ruptures de stock dans chaque établissement de santé, durant une
période donnée
12C2 Durée moyenne des ruptures de stock dans tous les établissements de santé durant une
période donnée (indicateur d’alerte précoce de la résistance aux ARV)

Ce qu’il mesure
Cet indicateur porte sur la durée des ruptures de stock ; plus cette durée est longue, plus
la situation est grave. Compte tenu de l’importance de la durée de la rupture de stock,
il est recommandé de noter le nombre de jours pour chaque médicament pendant une
période donnée (par exemple la période considérée).1
Bien que ces indicateurs mesurent les moyennes par établissement et par pays, il est
également possible de faire la somme de tous les jours de rupture de stock par produit
dans chaque établissement de santé afin de déterminer quel médicament a été le plus
longtemps en rupture de stock. Le formulaire de collecte des données permet de calculer
la durée moyenne pour chaque produit.

1 Pendant l’atelier de validation, les responsables du programme de lutte contre le paludisme ont précisé que
le programme de lutte antipaludique de l’OMS disposait d’un indicateur pour analyser la durée des ruptures
de stock et recommandait un maximum de 7 jours de rupture de stock par trimestre.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  33
 12C1 Durée moyenne des ruptures de stock dans chaque établissement de santé
pendant une période donnée

Somme des jours de rupture de stock

Durée moyenne des ruptures de stock =
dans un établissement de santé (en jours) Nombre total d’articles

Cible
0 jour de rupture de stock
Exemple : L’établissement de santé A délivre trois ARV : l’association zidovudine + lamivu-
dine, la névirapine et l’éfavirenz . Il signale 100 jours de rupture de stock pour l’association
zidovudine + lamivudine et 170 jours de rupture de stock pour l’éfavirenz au cours de
l’année écoulée. Selon la formule ci-dessus, la durée moyenne de rupture de stock dans
cet établissement est :

90 jours (La durée moyenne de

rupture
de stock est de 90 jours, Somme des jours de rupture de stock : 100+170+0
avec une fourchette allant de =

0 jours pour la névirapine à 170 Nombre total d’articles : 3
jours pour l’éfavirenz)

12C2 Durée moyenne des ruptures de stock dans tous les établissements de santé
pendant une période donnée

Somme des durées moyennes de rupture
Nombre moyen de jours de de stock (12C1)
rupture de stock dans tous les =
établissements de santé du pays
Nombre total d’établissements de santé

Cible
0 jour de rupture de stock
En plus des indicateurs 12C1 et 12C2, il est possible de mesurer la durée des ruptures de
stock en pourcentage du nombre total de jours compris dans la période considérée. Ces
informations figurent sur le formulaire de collecte de données. Ainsi, l’exemple pour l’indi-
cateur 12C1 montrait qu’au niveau de l’établissement, la durée moyenne des ruptures de
stock était de 90 jours sur un an (360 jours). Donc, la proportion de jours durant lesquels
il y a eu une rupture de stock est 90/360 = 0,25, c’est-à-dire que les ruptures de stock
représentent 25 % de la période considérée.

Interprétation de l’indicateur 12
L’idéal est de n’avoir aucune rupture de stock d’antirétroviraux, d’antituberculeux ou d’an-
tipaludiques dans aucun établissement (public, privé ou non gouvernemental) pendant la
période considérée. C’est-à-dire qu’il faudrait qu’il n’y ait aucune rupture de stock d’aucun
médicament contrôlé durant la période définie.
Si une rupture de stock se produit, il est important d’évaluer la disponibilité ou le pour-
centage de disponibilité des produits (selon l’indicateur 12A), le pourcentage d’établisse-

34  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
 ments de santé qui ont connu une rupture de stock d’un produit donné (selon l’indicateur
12B) et la durée (gravité) de cette rupture de stock (selon l’indicateur 12C).
L’objectif de tout responsable de la gestion des achats et des stocks est d’éviter les rup-
tures de stock, qui entraînent des interruptions de traitement et des risques de phar-
macorésistance. Il est donc essentiel de contrôler le stock disponible régulièrement. Le
stock d’un établissement de santé ne doit jamais être inférieur au stock de sécurité (voir
l’indicateur prioritaire 11).
Toute rupture de stock devra faire l’objet d’une enquête si les objectifs ne sont pas atteints.
Il faut se poser les questions suivantes :
n Pourquoi certains produits sont-ils en rupture de stock plus souvent et plus longtemps
que d’autres ? Y a-t-il un problème avec les fournisseurs ? Le stock de sécurité ou la
consommation mensuelle moyenne de ces produits sont-ils mesurés correctement ?
Y a-t-il eu une évolution inattendue de la demande ?
n Pourquoi certains établissements connaissent-ils des ruptures de stock plus fréquen-
tes ou plus longues que d’autres ? Le personnel de l’établissement est-il assez nom-
breux, correctement formé et bien encadré en ce qui concerne la gestion et les achats
des stocks (par exemple, pour le contrôle des stocks, la quantification, la passation de
commandes en temps voulu) ?

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  35
6. Conclusion et voie à suivre pour
une mise en œuvre efficace

Les indicateurs d’alerte précoce et de performance des systèmes de gestion des achats
et des stocks présentés dans ce document fournissent un cadre harmonisé pour le suivi
et l’évaluation qui permettra d’obtenir, en temps voulu, des informations cruciales sur
l’efficacité du système d’approvisionnement et sur les stocks aux différents niveaux du
système de distribution, en particulier dans les établissements de santé.
Une mise en œuvre efficace de ce système de suivi et d’évaluation requiert des méca-
nismes d’appui. Les participants à l’atelier de validation ont proposé les éléments sui-
vants :
n un recensement des partenaires et des différents intervenants dans le système nation-
al de gestion des achats et des stocks afin de mieux connaître les acteurs impliqués
dans le pays, les domaines potentiels de collaboration et l’échange d’informations sur
les activités d’approvisionnement ;
n la création d’un comité national associant les différents intervenants pour soutenir
la collecte des données et l’établissement de rapports, l’utilisation des données en
vue d’une quantification, de l’élaboration d’un plan d’approvisionnement, ainsi que du
suivi de la performance du système de gestion des achats et des stocks, y compris les
indicateurs d’alerte précoce ;
n l’agrégation de données, notamment dans les grands pays comptant de nombreux
établissements de santé. Les données des établissements primaires et secondaires
devraient être agrégées aux niveaux intermédiaires (districts, provinces, régions) puis
présentées au niveau national. Cette approche améliore la participation et l’engagement
aux différents niveaux des systèmes nationaux de santé et d’approvisionnement. Les
canaux de distribution et l’utilisation de ces indicateurs doivent être clairement expli-
qués à tous les niveaux d’un système décentralisé et dans les secteurs public et privé
pour assurer une synergie entre les différents niveaux du système de distribution et
entre les différents secteurs afin de minimiser les risques de rupture de stock et de
surstockage ;
n l’utilisation des données existantes, déjà soumises par les établissements de santé et
agrégées aux niveaux régional et central, pour mesurer les indicateurs d’alerte précoce
relatifs à la gestion des achats et des stocks. Il sera important de renforcer l’assurance
de la qualité des données pour que les résultats obtenus grâce aux indicateurs et les
décisions prises soient fondés sur des informations valides et exactes ;
n une supervision régulière pour évaluer l’exactitude, la ponctualité et à la complétude
des données présentées au niveau central. La supervision est essentielle pour amélio-
rer la qualité des données ;
n la mise en place d’un mécanisme de rétro-information à l’attention de ceux qui fournis-
sent les données et des prestataires de services de santé, comme facteur de motiva-
tion pour montrer qu’il est important de rassembler, d’analyser et de rapporter des
informations. Des réunions devraient être organisées au niveau provincial ou national

36 
 afin d’examiner les résultats. Toute recommandation pourrait améliorer la motivation
et les relations entre les différents niveaux du système national d’information ;
n l’évaluation de l’impact du suivi sur l’amélioration du système de gestion des achats
et des stocks, en particulier si ce suivi est régulier. Les indicateurs d’alerte précoce
devraient aider les pays à prévenir les ruptures de stock et les pertes dues aux sur-
stockages.
Ces mécanismes de soutien aideront les responsables de la gestion des achats et des
stocks����������������������������������������������������������������������������������
à atteindre leur objectif principal : assurer un approvisionnement sans interrup-
tion en produits essentiels. Les programmes de gestion des achats et des stocks doivent
appliquer les recommandations ci-dessus, intégrer les 12 indicateurs dans le système de
suivi et d’évaluation, allouer des ressources financières au plan national pour le suivi des
performances des systèmes de gestion des achats et des stocks et prévenir les ruptures
de stock et les surstockages.

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  37
7. Bibliographie

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et d’évaluation : lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme et renforcement des
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paludisme. 3e édition. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2009.
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cal Year 2006 reporting. Washington, 2005. Page Web de l’OMS sur le suivi et l’évaluation:
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rements for ARVs and related drugs. 10–11 octobre 2005, Genève, Suisse. Exposés dispo-
nibles à l’adresse
[Link]

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  39
 Glossaire1

Consommation mensuelle moyenne : Quantité d’un produit habituellement consommé

en un mois. Elle est calculée pour chaque produit, à chacun des points de distribution
(établissement de santé, niveau intermédiaire ou niveau central). La consommation men-
suelle peut être déterminée à partir de données collectées journalièrement sur la base
des registres ou des fiches de stocks et la consommation moyenne est calculée sur une
période donnée (p. ex. 6 mois). Les périodes de ruptures de stock doivent être soustraites
du dénominateur.

Consommation totale pendant une période donnée

Consommation mensuelle moyenne =
Nombre de mois compris dans cette période

Il est essentiel de calculer la consommation mensuelle moyenne pour déterminer le stock

de sécurité et le stock minimum à constituer et ainsi éviter des ruptures de stock et des
surstockages. Les programmes nationaux de gestion des achats et des ��������������������
stocks��������������
doivent veil-
ler à ce que tous les établissements enregistrent la consommationm mensuelle moyenne
de chacun des produits qu’ils sont autorisés à délivrer.
Stock de sécurité : Niveau de stock défini dans un établissement de santé, qui s’ajoute à la
demande prévue. Ce stock, constitué à des fins de sécurité, varie en fonction de la taille de
l’établissement de santé et du nombre de patients. Il est déterminé pour chaque produit,
à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement (établissements de santé et lieux de
stockage, par exemple la pharmacie centrale) et permet de réduire le risque de rupture
de stock en cas de circonstance exceptionnelle (certains événements ou une demande
inhabituelle).
Prévisions : Planification de la demande à long terme au niveau national, sur la base de
diverses hypothèses, telles que les besoins réels et estimés, la capacité du système de
santé, les plans d’extension des traitements et les fonds alloués. Grâce à une mise à jour
fréquente de ces prévisions, la quantification des médicaments et les achats sont basés
sur des données exactes, ce qui réduit les risques de rupture de stock et de surstockage.
Délai
Délai de livraison : Temps qui s’écoule entre la passation de la commande et sa livraison
par le fournisseur, à un point donné de la chaîne d’approvisionnement (p. ex. de la phar-
macie centrale à l’établissement de santé ou à la pharmacie de district). La livraison peut
être retardée en raison de l’état des infrastructures (p. ex. mauvais état des routes, en par-
ticulier pendant la saison des pluies), mauvais état des véhicules de livraison, surcharge
de travail au point de départ ou ressources insuffisantes à la pharmacie centrale.
Délai du fournisseur : Temps qui s’écoule entre la passation d’une commande de médica-
ments auprès d’un fournisseur (p. ex. signature du contrat ou du bon de commande) et
sa livraison au lieu convenu dans le contrat de prestation (port, aéroport, pharmacie cen-
1 D’après ce document et Management of drugs at health centre level – training manual. Genève, Organisation
mondiale de la Santé, 2004. [Link]

40 
 trale). Le délai du fournisseur est généralement exprimé en jours mais l’unité de mesure
(p. ex. jour, semaine, mois) doit être clairement indiquée. Il permet d’apprécier la ponc-
tualité du fournisseur. Selon les cas, le fournisseur est tenu soit de livrer les fournitures au
port/à l’aéroport, soit de faire dédouaner les marchandises à l’arrivée puis de les livrer à
la pharmacie centrale. Il faut donc prévoir un délai supplémentaire pour le dédouanement
et le transport dans le pays si nécessaire. L’évaluation du fournisseur doit tenir compte du
cycle complet, de la quantification jusqu’à l’arrivée des marchandises à l’entrepôt central.1
Stock maximum : Limite supérieure des quantités en stock à ne pas dépasser. Ce niveau
est fixé pour chaque produit et dans chaque établissement selon la consommation, l’es-
pace de stockage disponible, le risque de détérioration, le stock de sécurité nécessaire et
le délai entre deux commandes. Le stock maximum est l’addition du stock minimum et
des quantités nécessaires pour couvrir les besoins des patients entre deux commandes.
Plus le délai entre deux commandes est long, plus le stock maximum sera élevé. Il est pri-
mordial de suivre de façon régulière le stock disponible pour bien quantifier les quantités
à commander à nouveau et ne pas dépasser le stock maximum, car tout excédent pourrait
entraîner un risque de surstockage et de péremption des produits. Le stock maximum est
à exprimer en mois plutôt qu’en quantités car celles-ci varient en fonction de la consom-
mation mensuelle moyenne.
Stock minimum : Limite inférieure du stock, qui correspond au seuil d’alerte à partir
duquel une nouvelle commande devra être passée afin d’éviter une rupture de sotck. Il
correpond au stock de sécurité auquel on ajoute les quantités nécessaires pour couvrir les
besoins des patients en attendant la livraison d’une nouvelle commande.
Le stock minimum est déterminé pour chaque produit et dans chaque établissement
de santé, en tenant compte du délai de livraison et de la consommationm mensuelle
moyenne. Si la commande d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques est passée alors
que le stock disponible est inférieur au stock minimum, le stock de sécurité sera entamé
et, en cas de retard, le risque de rupture de stock sera élevé. Il est essentiel de suivre de
façon régulière les stocks disponibles de façon à passer les commandes en temps voulu.
Le stock minimum est à exprimer en mois plutôt qu’en quantités car celles-ci varient en
fonction de la consommation mensuelle moyenne.
Stock de départ : Stock disponible au début de la période définie lors de la réception des
nouvelles marchandises.
Surstockage : Excès de stocks par rapport à la demande à un moment donné. Le surstoc-
kage peut entraîner la péremption des produits et un gaspillage des produits et des fonds.
Il faut l’éviter en prenant en considération le stock disponible et les données relatives à la
consommation lors du calcul des quantités à acheter.
Quantification : Calcul des quantités de produits en fonction du nombre de patients qui
ont besoin de médicaments. La quantification vise à minimiser les risques de rupture de
stock ou de surstockage. Elle est entreprise lorsqu’un pays se prépare à passer une com-
mande et elle doit associer tous les intervenants impliqués dans la gestion des achats et
des stocks.
La quantification suppose de déterminer le nombre de boîtes de chaque médicament
nécessaires à chacun des niveaux de la chaîne d’approvisionnement. Elle doit tenir compte
de l’historique de la consommation, du nombre actuel de patients, du nombre de nou-
veaux patients en attente de traitement, de la taille des conditionnements, des stocks
disponibles, du stock de sécurité, des ruptures de stock (le cas échéant, et de leur durée),
et des pertes à prévoir.
1 Voir Measuring supply chain performance: guide to key performance indicators for public health. Washington
DC, États-Unis d’Amérique, Agency for International Development Deliver Project, 2010.
[Link]

INDICATEURS D’ALERTE PRÉCOCE POUR PRÉVENIR LES RUPTURES DE STOCK ET LES SURSTOCKAGES DES MÉDICAMENTS ANTIRÉTROVIRAUX, ANTITUBERCULEUX ET ANTIPALUDIQUES  41
 Quantité : Nombre de médicaments, à l’unité (p. ex. comprimés, ampoules). L’unité de
mesure doit toujours être précisée pour chaque produit.
Stock disponible : Toutes les quantités disponibles pour être consommées au moment du
contrôle des stocks, à l’exclusion des médicaments périmés. Si le stock minimum est de
2 mois et le stock disponible d’un mois, le risque de rupture de stock est élevé s’il n’y a
pas de livraison en urgence.

Quantités de chaque article actuellement en stock

Stock disponible (en mois) =
Consommation mensuelle moyenne
de chaque article

Il n’est pas forcément bon d’avoir de nombreux mois de stock. Par exemple, s’il y a 12 mois
de stocks disponibles alors que les médicaments seront périmés dans 6 mois, le risque de
pertes dues à la péremption des produits sera élevé et il faut donc prendre des mesures
afin de redistribuer les médicaments vers des établissements qui en ont besoin. C’est
pourquoi il est essentiel de contrôler en permanence les quantités en stock et le nombre
de mois de consommation à couvrir avec ces quantités. Il faut aussi vérifier les dates de
péremption et appliquer le principe « premier périmé, premier sorti ».
Rupture de stock : Une rupture de stock est constatée lorsqu’à un moment donné et dans
un stock donné, un médicament nécessaire n’est plus en stock et il n’est plus possible
d’honorer les commandes ou de délivrer les médicaments prescrits. Des ruptures de
stock d’ARV, d’antituberculeux ou d’antipaludiques entraînent des interuptions de traite-
ment pouvant conduire à une pharmacorésistance.

42  INDICATEURS HARMONISÉS POUR LE SUIVI ET L’ÉVALUATION DES SYSTÈMES DE GESTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS
Pour de plus amples informations, veuillez contacter :
Organisation mondiale de la Santé ISBN 978 92 4 250081 3
Départment de lutte contre le VIH/sida
20 avenue Appia
1211 Genève 27
Suisse
Courriel : hiv-aids@[Link]
[Link]/hiv