Archivage Electronique des Documents
SmartDoc Entreprise est la solution qui vous simplifie la gestion du processus
archivistique et vous facilite l’accès à vos fonds documentaires ou que vous
soyez dans l’entreprise.
Développé par SmartAchives en collaboration avec des professionnels de
l’archivage selon les normes en vigueurs, le logiciel vous fournit, à travers
plusieurs modules, tous les outils nécessaires à la collecte, au traitement, à la
communication, la sécurisation et à l’archivage de vos documents et vous
permet ainsi le suivi et contrôle des échanges entre les archivistes et les services
producteurs pour une gestion plus efficace du cycle de vie des documents et
une structuration optimale de vos différents magasins de stockage.
Le mode opératoire utilisé par SmartDoc pour le management du processus de
gestion électronique des archives s’articule autours de 3 étapes principales :
− Numérisation & Identification
− Versement & Indexation
− Recherche & Utilisation
1. Numérisation & Identification
Dès qu’un document est reçu ou produit, il est immédiatement numérisé
(scanné). Cette opération permet de disposer d’une réplique dématérialisée
strictement conforme à l’original quel que soit le contenu, la nature ou la forme
et sera ensuite stockée dans la base de données du système.
Chaque entité documentaire disposera d’un code unique et d’une fiche
d’identification paramétrable pour une gestion plus pointue des différentes
SmartArchives – Fiche de présentation SmartDoc Entreprise 2024 Page 1/4
Archivage Electronique des Documents
pièces selon les spécifications du tableau de gestion des documents d’archives
(TGDA).
2. Versement & Indexation
Il ne suffit pas de numériser le document, il faut l’organiser et lui affecter des
propriétés pour pouvoir la retrouver par la suite. Cette opération d’organisation
des pièces numérisées est appelée ‘indexation’. Les propriétés affectées par
SmartDoc aux documents lors de cette étape peuvent être de différents types :
numéro de dossier, nature de la pièce, date de l’opération, langue, libellée,
auteur, etc... Les unités documentaires sont ensuite codifiées et versées au
service des archives selon une procédure et un mode opératoire bien définis
en prenant en considération les dates extrêmes, la durée de conservation ainsi
que le sort final.
3. Recherche & Utilisation
Une fois la pièce numérisée, versée et indexée, l’original papier peut être stocké
physiquement en un lieu sûr d’archivage. SmartDoc fournit des formulaires de
recherche très détaillés pour cibler avec précision les entités demandées. La
copie numérique de la pièce pourra alors être consultée à travers le réseau
informatique par les utilisateurs autorisés selon les droits et privilèges accordés.
Au besoin, il est aussi possible d’imprimer une copie de la pièce d’origine.
SmartArchives – Fiche de présentation SmartDoc Entreprise 2024 Page 2/4
Archivage Electronique des Documents
L’avantage principal de la mise en place de SmartDoc est de minimiser voir
supprimer le recours aux pièces d’origine car tout le traitement s’effectue en
consultant les copies numériques.
Ceci permet par exemple de ne plus garder les archives au niveau de
l’établissement mais en lieu sûr et adéquat même éloigné et ne conserver sur
SmartArchives – Fiche de présentation SmartDoc Entreprise 2024 Page 3/4
Archivage Electronique des Documents
site que les documents en cours de traitement ce qui permet un gain d’espace
considérable.
Les documents d’origine seront rarement manipulés et leur qualité ne s’altérera
pas. La recherche de documents par simple interrogation de la base de
données devient elle aussi plus facile, plus rapide et plus précise.
SmartDoc favorise une évolution progressive et transparente de l’archivage
papier vers un archivage numérique.
‘’ La Solution de
Gestion Electronique des Archives
100% Algérienne ‘’
0672 04 08 20 – 0542 35 85 41 – 037 14 07 73
Cité Bon Accueil, rue Oumedour Ibrahim, n°6, Guelma
[Link]@[Link]
[Link]/[Link]
[Link]
[Link]/company/smartarchive-dz/
smartarchive_dz
SmartArchives – Fiche de présentation SmartDoc Entreprise 2024 Page 4/4
