L’archivage physique et électronique
Définition d’ Archivage : c’est un ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre
pour classer, protéger (contre toute manipulation) et conserver à moyen ou à long terme
des informations et des documents, dans le but de les exploiter (valeur juridique) ou les
détruire éventuellement ultérieurement.
Archivage physique : conservation des documents papier à l’aide de mobilier
adéquat (rayonnage, armoires)
Archivage électronique : conservation des fichiers à l’aide de moyens informatiques
( serveur, bandes magnétiques, cloud) sans possibilité de mise à jour (ajout,
modification, suppression), (différent de sauvegarde informatique).
Archives ou « Documents administratifs » : ensemble des documents physiques ou
électroniques, quelle que soit leur date ou nature (document papier ou support magnétique)
, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses
activités.
L’archivage est basé sur la théorie des 3 âges des documents archive :
- Les archives courantes ;
- Les archives intermédiaires ;
- Les archives définitives.
Les 3 cycles de vie d’un document :
Les archives courantes :
Les archives courantes ou actives correspondent aux documents actifs c’est-à-dire à
l’ensemble des documents nécessaires à l’activité de l’entreprise.
Elles sont utiles pour les affaires courantes de l’entreprise.
Elles sont conservées dans les bureaux de travail.
Les archives intermédiaires :
Les archives intermédiaires ou semi actives représentent quant à elles les
documents conservés pour des besoins d’ordre administratif ou juridique.
Elles sont conservées dans le service de pré-archivage.
C) les archives définitives :
Les archives définitives sont les documents conservés définitivement considérés comme
ayant une valeur historique.
Elles sont conservées dans le service des archives
Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise, la gestion des archives est une
nécessité. Elle ne s’entreprend pas à la légère. Elle repose sur des actions a priori simples :
- Ranger
- Classer
- Conserver
L’entreprise doit adopter une politique d’archivage efficace et pérenne, depuis
la création des documents jusqu’à leur destruction dans le but de :
- Conserver et garder des documents de l’entreprise en bon état,
- Les retrouver ou les restituer à tout moment.
- Méthodes et normes d’archivage :
-
Le traitement des documents de leur création à leur destruction
Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation ou
perte accidentelle
Leur accessibilité : rendre les archives courantes et intermédiaires disponibles
pour les consulter ou les restituer.
Il existe des normes ISO spécifiques à l’archivage et en particulier la norme ISO 15489 qui
permet de garantir :
- Le choix d’un plan de classement et sa mise en œuvre en respectant la
réglementation.
- La conservation des documents avec la mise en sécurité des documents afin de
les préserver de tout risque de perte et de dégradation
- L’organisation et la gestion des documents par le service des archives
documentaires.
Le projet d’élaboration et d’implantation d’un programme de « records
management » conforme à la norme ISO 15489 comporte essentiellement huit
étapes :
Comment archiver ?
- L’archivage papier : il faut veiller à ce que les documents archivés le soient dans
de bonnes conditions de conservation et surtout puissent être retrouvés
facilement en cas de besoins.
- L’archivage électronique : cette forme de conservation des documents nécessite
les supports informatiques : disques durs, bandes magnétiques, clouding…
Etapes de l’archivage :
- Le dépoussiérage
- Le classement
- Le conditionnement
- Le catalogage
- La numérisation (qui permet de pouvoir visionner certaines archives sur
ordinateur)
Système d’archivage Electronique (SAE) :
La vacation d’un système d’archivage Electronique est de permettre la conservation
des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute
modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en
cas de besoin.
L’objectif d’un SAE est de préserver la vocation probatoire des documents numériques
archivés selon 5 axes :
- Pérennité
- Intégrité
- Confidentialité
- Disponibilité
- Réversibilité
-
L’archivage Cloud : solution pour stocker dans un environnement sécurisé des
fichiers.
Il présente l’avantage d’être facilement accessible à partir de n’importe quel
appareil et de n’importe où dans le monde.
La signature électronique « E-Signature » :
C’est une technique de validation mathématique de l’authenticité et de l’intégrité d’un
message, d’un logiciel ou d’un document électronique.
Elle constitue un élément supplémentaire prouvant l’origine , l’identité et l’état d’un
document électronique, d’une transaction ou d’un message et démontre le consentement
éclairé du signataire.
Exemple de signature électronique :
TP : dossiers de soumission électronique aux marchés Publics.
