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Anne Delaby souligne aussi les fonctions d’une facture,
Tout d’abord, sur le plan commercial, la facture officialise l’achat d’un produit ou la prestation
d’un service entre un créancier (vendeur) et un débiteur (acheteur). Elle regroupe toutes les
informations relatives à la transaction, telles que les produits ou services fournis, les quantités,
les prix unitaires.
D’un point de vue juridique, la facture est un document juridique qui atteste la créance de
l’entreprise ou du fournisseur envers le débiteur. Elle doit contenir l’ensemble des services
fournis par La société, ainsi que les prix et le montant total à payer par le client. L’émission
d’une facture est régie par des obligations légales, notamment en ce qui concerne les mentions
obligatoires, la numérotation, les types de factures, … En termes comptables, la facture est un
document essentiel pour suivre les transactions financières de l’entreprise. Elle est utilisée pour
enregistrer les ventes dans les comptes de l’entreprise, notamment dans le compte de produits
ou de chiffre d’affaires. Enfin, du point de vue fiscal, la facture joue un rôle crucial en
permettant de calculer les taxes (comme la TVA) à payer. Elle est également utilisée pour
justifier les dépenses et déduire les charges fiscales. (Delaby, 2017)
Dans le monde des affaires, la facture occupe une place centrale à la fois sur le plan comptable
et commercial, comme l'a souligné Marie-Laure Ruhemann. Tout d'abord, elle officialise la
transaction commerciale entre le vendeur et l'acheteur, attestant de la finalisation d'une
prestation ou d'une vente de produit. Ensuite, en tant que justificatif comptable, elle joue un
rôle crucial pour les entreprises, documentant les opérations financières et permettant le suivi
des flux de trésorerie. De plus, la facture tient un rôle important dans la fiscalité en calculant et
déclarant la TVA, fournissant le montant précis de la taxe à payer. Sur le plan juridique, elle
possède une valeur légale et peut être utilisée comme preuve en cas de litige, attestant de
l'existence d'une créance entre les parties.
1.2.3 Eléments garantissant Qualité des processus de facturation
Compta facile : La qualité de la facturation nécessite :
Suivi rigoureux des paiements : Mettez en place un système pour suivre les paiements
de vos clients. Identifiez rapidement les factures impayées et envoyez des rappels de
paiement de manière proactive. Cela améliore la trésorerie et réduit les risques de
créances douteuses.
Facturation récurrente : Si votre entreprise propose des services ou des abonnements
mensuels, configurez des factures récurrentes. Cela simplifie le processus et garantit
que les paiements sont effectués à temps.
Automatisation des tâches : Utilisez des outils de gestion de facturation pour
automatiser les tâches telles que la création de factures, l'envoi par e-mail et le suivi
des paiements. Cela réduit les erreurs humaines et accélère le processus.
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Vérification minutieuse des factures : Avant d'envoyer une facture, assurez-vous
qu'elle est correcte et complète. Vérifiez les montants, les dates et les informations du
client. Une facture précise évite les retards de paiement et les litiges.
Archivage organisé : Classez vos factures de manière logique. Utilisez des dossiers
électroniques ou physiques pour stocker les factures émises et reçues. Cela facilite la
recherche ultérieure et la conformité fiscale.
Formation du personnel : Si vous avez une équipe chargée de la facturation, assurez-
vous qu'elle est formée aux meilleures pratiques. La cohérence dans le processus de
facturation est essentielle.
Appvizer :
Digitalisation du Processus de Facturation : Passez à la facturation dématérialisée en
utilisant des logiciels de facturation. Ils simplifient le processus, réduisent les erreurs et
offrent des avantages aux équipes comptables
Devis Personnalisés : Envoyez des devis clairs et détaillés pour favoriser les relations
commerciales. Un devis bien conçu est essentiel pour une facturation efficace
Gestion Fine de la Clientèle : Tenez à jour un registre précis de toutes vos factures, qu’il
s’agisse de celles que vous émettez ou de celles que vous recevez. Utilisez un logiciel
de comptabilité ou un tableur si possible
Simplification du Paiement en Ligne : Proposez des facilités de paiement en ligne pour
fluidifier le processus de paiement.
Processus de Recouvrement : Favorisez le suivi des factures en suspens et mettez en
place un processus de recouvrement efficace.
Fluidification de la Trésorerie : Assurez-vous que votre trésorerie est bien gérée et tirez
profit des données disponibles pour optimiser vos flux financiers
Sagec experts :
Système de facturation automatisé : la première étape pour optimiser votre facturation
est de mettre en place un système automatisé. Utiliser un logiciel de facturation permet
de gagner du temps et d’éliminer les erreurs manuelles. Le logiciel peut gérer les tâches
répétitives telles que la création des factures, le suivi des paiements et l’envoi de rappels
automatiques aux clients en retard de paiement.
Des devis clairs et détaillés : un devis bien conçu est essentiel pour une facturation
efficace. Il doit être clair, détaillé et comprendre tous les éléments du service ou du
produit vendu. Cela évite les malentendus avec le client et réduit le risque de
contestation de la facture. Utilisez un modèle de devis standardisé pour garantir la
cohérence et la qualité de vos propositions commerciales.
Facturation régulière : la régularité dans l’émission des factures est un facteur clé pour
améliorer la trésorerie de votre entreprise. Établissez une fréquence de facturation
régulière, par exemple, une fois par semaine ou une fois par mois, et respectez-la. Cela
permet de mieux anticiper les rentrées d’argent et d’éviter les retards de paiement.
