Chapitre 3 : Le classement et l’archivage des documents.
Comprendre le texte
1- A quel problème est confrontée la PME Domespace ?
Une mauvaise gestion documentaire, Domespace est confrontée à un mauvais classement et
recherche de documents.
2- Quelles sont les solutions envisagées par le directeur ?
Le directeur souhaite électroniser l’archivage de ses documents, automatiser les différentes
opérations et une dématérialisation des documents.
3- D’après vous, quels sont les intérêts d’une meilleure gestion documentaire ?
Une meilleure gestion documentaire apporterait un gain de temps, des employés plus efficaces,
sécuriser les documents.
Travaille à faire
I- Classer les documents de la PME
1- Critiquer l’organisation des documents dans le répertoire racine du serveur, puis proposez
une nouvelle arborescence.
Les problèmes sont une confidentialité et sécurité, un problème des fichiers dans plusieurs dossiers,
le nom des fichiers « Facture » il faut rajouter le nom des clients et aucune organisation dans le
dossier documents (on y retrouve tout type de documents (JEPG et PDF)).
Faire un dossier Domespace > Clients > Nom Client…. > Commandes – Facture – Chantier
Document > Plan – Tarif – Autre
2- Définissez des règles de nommages pour les fichiers du répertoire racine et expliquez leur
utilité.
Nom des fichiers :
Ex – BC 13211 BON 411235
- FAC 3451 CAP 411875
- CHA 3e lettre client
Elle permettra un gain de temps dans la recherche des documents.
3- Rédiger une note à M. Marsilli sur la démarche à suivre pour sécuriser l’accès aux documents
stockés dans le SI.
Il faudra accorder les droits spécifiques à chacun et limiter l’accès par un identifiant et un mot de
passe.
4- Tableaux
5- Respecter la durée de conservation et jeté les documents dont le délai est dépassé.
Classé et retiré les documents qui n’ont pas d’obligation de stockage.
6- Le format PDF qui es lisible sur tout les ordinateur et plus léger que les autres formats.
7- Convertir le format PDF en World grâce au site ou bien application disponible sur internet.
Utiliser une application ou un logiciel spécifique qui permet la transformation d’un document
PDF.
8- Permet une numérisation de documents papier et permette un gain de temps. Trois étapes :
- Préparation / Numérisation / Restitution et Archivage.
Assure la numérisation et la sécurisation des documents et stock les documents papier
numériser.
9- Faire une Note
Monsieur Marsilli,
Les avantages d’une GED pour l’entreprise sont multiples :
- Gain de temps dans la recherche de documents
- Gain de productivité grâce à des coûts en baisse
- Gain de place.
Les quatre étapes d’une GED sont les suivants :
- La création : Il faudra investir dans un scanner pour numériser les documents et un logiciel
d’annexation.
- Le stockage : va nécessiter un investissement dans des serveurs. (Physique, Virtuelle)
- La gestion : faudra crée des Droit Accès (Identifiant, MDP) et groupe d’utilisateurs.
- La diffusion : mail, partage entre utilisateurs.
