Le rapport
Le mot rapport désigne des écrits très variés selon les entreprises, les sujets traités,
les objectifs visés et la personnalité du rédacteur. Un rapport est texte rédigé,
d’une certaine étendue, par lequel on ne se contente pas de transmettre une
information ; mais, après avoir analysé des faits ou une situation, on en déduit des
conséquences, on exprime un jugement, on suggère une décision à prendre ou
une opération à accomplir. Cet écrit est donc orienté vers l’avenir, vers l’action
dont il constitue souvent le premier et indispensable élément.
Un bon rapport est un moyen d’intervention efficace ; dans l’organisation actuelle
du travail industriel, commercial et administratif, malgré l’emploi d’autres moyens
de communication, il est la principale forme d’expression et d’activité des
chercheurs et des cadres. Il joue un rôle dans l’élaboration des solutions
techniques et dans les choix politiques de l’entreprise.
L’obligation de rédiger un rapport, et l’importance de ce dernier, tourmentent
souvent les techniciens, qui répugnent à « écrire ». En outre, ils s’imaginent parfois
qu’un résultat chiffré ou une conclusion brève suffit à rendre compte d’une étude
faite et à imposer l’adoption des mesures conséquentes. Qu’ils comprennent que,
dans une société humaine, les décisions ne découlent pas automatiquement de
facteurs simples et évidents, mais de tout un ensemble complexe dont le
technicien ne connaît qu’une partie ; des alternatives, des solutions diverses se
présentent à ceux qui doivent décider ; c’est pourquoi le rapport doit être
circonstancié et argumenté. Que ces mêmes techniciens se persuadent aussi
qu’avec un minimum d’entraînement, ils parviendront à composer des rapports
utiles où leurs qualités seront mises en valeur. Et c’est une récompense que d’être
compris, apprécié, grâce à un rapport net et complet, et de constater que son
étude et sa réflexion ont orienté les décisions de la collectivité au sein de laquelle
on travaille.
Il existe une sorte de tradition du rapport, de sa présentation. On va la rappeler.
Cependant, les impératifs de rapidité caractérisant le travail moderne conduiront
à proposer ensuite une forme rénovée de rapport, qui en simplifie la rédaction et
en facilite l’exploitation ultérieure, mais son utilisation est limitée. On terminera par
le cas particulier du rapport de stage.
I- Les rapports traditionnels
A- Différents types de rapport
Plutôt que d’énumérer la longue liste des catégories possibles selon la nature des
domaines (industriel, économique, juridique, etc.) et de publier in extenso des
modèles plus ou moins artificiels que vous n’aurez pas la patience de lire, nous
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préférons distinguer des types d’après la structure du rapport et fournir seulement
des schémas.
- Le rapport général
1- Nous appelons ainsi les rapports de synthèse retraçant le développement
d’une activité au cours d’une période limitée (annuelle, par exemple) et
appelant un jugement sur cette activité. C’est en général l’organisme, l’exécutif
responsable qui est l’auteur d’un tel rapport. Citons parmi les rapports de ce type :
- Le rapport du Conseil d’Administration d’une Société industrielle ou
commerciale ;
- Le rapport d’activité du Président, du Secrétaire Général ou du Bureau
d’une Association, d’une Coopérative, d’une Mutuelle ou d’un Syndicat.
2- Bien entendu, comme un tel rapport est soumis à l’approbation d’une
Assemblée Générale ou d’un congrès de délégués, ses auteurs font en sorte que
l’activité décrite soit jugée favorablement. Pour cela, ils mettent l’accent :
Sur la conformité de leur action aux décisions prises antérieurement et qu’ils
avaient mission d’exécuter ;
Sur les résultats obtenus, sur les progrès ;
Sur l’efficacité des mesures de création, d’organisation, etc., qu’ils ont été
amenés à prendre ;
Sur les difficultés qu’ils ont eu à surmonter, et qui tiennent à la conjoncture,
à des incidents locaux, à des évolutions, etc.
Ce type de rapport relève à la fois du plaidoyer et du communiqué de victoire,
mais toujours sous le couvert de l’exposé historique et de la présentation objective
des faits.
3- Ce rapport comprend donc forcément entre autres développements :
Un aperçu de la situation générale (contexte économique ou politique,
nouvelles stipulations légales ou fiscales, évolutions du marché, des besoins,
etc.) ;
Une description et une appréciation de la situation particulière de la
Société (ce qui la favorise ou ce qui lui a nui) ;
Un exposé détaillé des décisions et actions dans les divers domaines
d’intervention de la Société (par exemple, en France, à l’étranger, dans les
filiales ; ou bien dans les secteurs sociaux, culturels, etc.) ;
Un résumé du bilan financier, des succès acquis ;
Une évocation des activités en cours de réalisation et des perspectives à
court et à moyen terme.
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On cherche à produire un effet rassurant et encourageant.
4- Chacun n’a pas l’occasion de rédiger un tel rapport. Mais peut-être serez-
vous un jour appelé à participer à la mise au point de tel ou tel passage
(technique, financier, etc.). Et puis il n’est pas mauvais de connaître un peu,
en tant que lecteur ou modeste associé, les lois du genre.
- Le rapport d’enquête
1- Comme le précédent, il sanctionne surtout une activité passée, tout en ouvrant
des perspectives. Relèvent de cette catégorie les rapports de stage, de voyage,
de visite, etc. Ils diffèrent d’un simple compte rendu dans la mesure où ils
préparent dans toutes leurs parties la conclusion qui sera un jugement porté sur
l’opération étudiée, accompagné des enseignements à retenir ; l’attitude de
l’auteur n’est pas celle d’un observateur, mais celle d’un critique, qui est amené
parfois à proposer des modifications.
2- La partie évidemment la plus importante d’un tel rapport est la description de
ce qui a été constaté ; elle n’est pas toujours chronologique ou linéaire, mais elle
regroupe les informations de façon à ce que le point de vue que l’on défend soit
renforcé. On développe avec soin, les raison pour lesquelles on émet une
appréciation favorable ou défavorable à propos des faits ou procédés que l’on
a remarqués.
- Le rapport technique
1- C’est le type de rapport que vous aurez le plus fréquemment à rédiger. Le sujet
vous est imposé par le destinataire, généralement l’échelon hiérarchique
supérieur. Par exemple, on vous a demandé l’étude d’une situation économique,
d’un marché, la mise au point d’un procédé de fabrication, l’essai d’un produit
ou d’une opération, la solution d’un incident de production ou de
commercialisation, etc.
2- Vous devez dans votre rapport réunir les résultats de vos investigations, retracer
les étapes de vos essais, confronter les possibilités ou les divers points de vue, les
critiquer au besoin, formuler les hypothèses qui peuvent se présenter. Votre
conclusion consiste en une prise de position ferme si elle est possible : le marché
de tel produit dans telle région est saturé et il serait imprudent d’engager une
action ; l’usage de tel équipement donne satisfaction et il convient de le
généraliser ; les résultats de l’essai technique prouvent que tel procédé peut être
adopté à telles conditions de rentabilité ; le différend qui nous oppose à tel client
a telle origine et je suggère que nous acceptions ou refusions de réviser à nos frais
l’installation incriminée ou de reprendre la marchandise.
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- Les formes fixes de rapport
Un certain nombre de rapports ont un plan et un langage fixés par la tradition ou
par des règlements. Ainsi les rapports juridiques, les rapports d’experts, les rapports
financiers qui présentent le bilan d’un exercice, les rapports de vérification des
comptes, etc. Vous vous initierez à la rédaction de ces textes en observant ceux
des années précédentes. Cependant ne craignez pas, si vous le jugez utile, de
modifier ou d’ajouter un élément.
De même, dans certaines entreprises, pour un genre de travail précis et qui se
présente souvent, il existe des formulaires sur lesquels les rapports sont rédigés. Des
cadres, des rubriques guident le rédacteur et lui évitent d’oublier des données
importantes ou de s’égarer dans des considérations superflues. Cette
standardisation est notamment utile pour les rapports d’expériences et d’essais
techniques. Il est toujours possible de leur joindre une note si le modèle imposé n’a
pas prévu telle ou telle remarque.
- Le rapport de suggestion ou de proposition
Tous les types de rapports énumérés ci-dessus seront lus pour ainsi dire
obligatoirement, même si c’est avec plus ou moins de plaisir ! Ils constituent des
pièces règlementaires (rapports annuels) ou correspondent à un travail imposé à
l’auteur et dont le destinataire a besoin.
Il reste à citer une catégorie particulière, celle qui réclame le plus de soin. Il arrive
que, sans sollicitation du destinataire, vous ayez à lui faire part d’une suggestion
ou à lui soumettre une proposition. C’est vous qui prenez l’initiative du sujet et de
l’envoi du rapport.
Vous rédigez ainsi un rapport lorsque vous voulez suggérer une réforme de
l’organisation d’un service ou d’une méthode de travail ; lorsque vous demandez
le changement d’une machine, l’octroi d’un crédit supplémentaire, la création
d’un poste de travail, lorsque vous tenez à faire connaître votre avis sur une
question alors qu’il n’a pas été sollicité, etc. Là, encore plus que dans les rapports
passés en revue ci-dessus, la rigueur de votre argumentation et l’habileté de votre
exposé joueront un rôle déterminant pour la prise en considération de vos idées.
Car vous cherchez à forcer l’attention de celui qui vous lira. En ce cas,
l’importance de l’introduction ne vous échappe pas.
- Le rapport collectif
Mentionnons enfin, assez délicat à rédiger, le rapport collectif, c’est-à-dire le texte
qui présente et justifie les décisions prises par un groupe ou une commission, mais
qui est écrit par un rédacteur au nom de tout le groupe. Ce rapporteur a la
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charge de faire la synthèse du travail collectif, de mettre en place les arguments,
de leur donner leur forme définitive. C’est une lourde responsabilité. Il faut rester
fidèle à l’esprit du groupe et ne pas déformer les idées sur lesquelles un accord a
pu être réalisé.
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