I

1.2.1. DEDICACE

Que notre Dieu, l’Eternel Tout Puissant soit loué, car sans lui, rien ne
pourrait se réaliser à notre sujet.
A vous mes parents KUMANDJEMBE et ILOLO source de mon
bonheur.
A vous C.T NGWAKOYO Djeef et votre épouse BIONGO LELE
Dénise, vous qui avez accepté volontiers être tuteurs, voici le fruit de vos efforts.
Nombreux sont ceux qui ont pensé que supporter les études universitaires d’un
enfant c’est un os à croquer.
Vous avez cultivé votre champ
Vous l’avez brûlé
Vous avez semé
Et maintenant, récoltez !
Que le Très-Haut vous comble de toute bénédiction à la réalisation de
cette œuvre qui a fait taire les jaloux car, quelque longue que soit la nuit, dit-on,
le jour finit fini par apparaitre. Et la charge ne dépasse jamais le propriétaire.

=/= Souzanne NGOLO KUMANDJEMBE=/=

1.2.2. REMERCIEMENTS
 II

Au seuil de ce travail qui sanctionne la fin de notre premier cycle,

nous voudrions exprimer tous ceux qui, seule, nous ne pouvions rien mais avec
le concours des autres, nous sommes parvenues à lui donner forme.
A tout Seigneur, tout honneur, nous sommes redevables au Directeur
Général de l’Institut Supérieur de Commerce, Le Chef de Travaux YOK’
BAKWEYI, pour son esprit d’encadrement et de prospérité à notre chère
institution scientifique. A côté de lui, tout son Comité de gestion
Nous remercions particulièrement le C.T. David ILONDO
MUSHONGO et l’Assistant Louis NDOMBOYO MBULADIODI
respectivement Directeur et Codirecteur de notre travail. Leurs conseils ont eu
un grand prix pour l’élaboration de ce travail malgré leurs multiples
occupations.
Que tous nos petites sœurs et petits frères se sentent sincèrement
remerciés. Nous citons nommément NDJENDJE Hortance, Elysé PITSHILU,
Lydie KINDA, NDONGO Dorcas, PEMBI José SHANGOMBI Chantal,
BIONGO Denise, Séraphine, Nathalie, Espoir, David ILONDO, NGWAMA
Toussaint, LELE Jean, PERO Auguy, NGUBU Triphon, SHANGU julien,
Blanco, IMBOYO, Jean, Jean-Louis.
Une mention spéciale à l’endroit de nos tantes et oncles à savoir :
BIONGO LELE, NDJILU LELE Mariam et YOKA LELE Issa, sans oublier
notre grand-mère SHANGOMBI partageons ce fruit ensemble.
Monumentale serait l’erreur de taire les noms de tous les hommes de
Dieu de l’OCM N’DJILI : Lievain KIAPA et Emile KASANZU pour vos
prières.
Nous ne pouvons pas oublier nos compagnons de lutte qui ont partagé
nos joies et nos peines de la vie estudiantine. Il s’agit de SHISHO EBONDO,
INANGU MAKAKA, MPUTU Daly et MPUTU Anne.
Enfin, que tous ceux de façon implicite ou explicite, ont apporté leur
prière à l’édifice et dont les noms ne sont pas repris, ne se sentent pas désolée.
Nous leur sommes très reconnaissant.
 1

0. INTRODUCTION GENERALE

L’étude que nous avons menée a pour titre « Analyse de

l’organisations des archives au bureau de la section de gestion
informatique et des sciences et techniques de secrétariat de direction de
l’ISC-ILEBO »
Elle relève du domaine des sciences et techniques de secrétariat. Dans cette
étude, nous allons démontrer l’analyse de l’organisations des archives au bureau
de la section de gestion informatique et des sciences et techniques de secrétariat
de direction de l’ISC-ILEBO »
En effet, l’analyse de l’organisation des archives est une matière
qui a déjà rayonné dans le monde scientifique de telle sorte que nous ne
pouvons pas prétendre être premier à s’y pencher à travers ces lignes.

0.1. Etat de la question

INGAMA M. (2016) dit que c’est une analyse des études ou

recherches antérieures réalisées sur un objet d’étude récente tout en
évitant les redits. PERO a déjà parlé de l’aménagement du poste de
travail du secrétaire au bureau de la zone de santé d’Ilebo, où il a trouvé
que l’aménagement permettrait le bon fonctionnement de l’entreprise par
le fait de bien conserver les documents, bien organiser les meubles dans
l’environnement de travail du secrétaire.
Cette estimation de la littérature existe par rapport à notre
préoccupation, nous pousse à toucher nos questions principales, c’est-à-
dire la problématique.

0.2. Problématique

Il y a une pluridimentionnalité des définitions de la

problématique proposée par les auteurs :
La problématique est l’ensemble de questions que l’on se
pose devant un fait, un constat que soulève le scientifique. Cet ensemble
des questions doit être en étroit rapport avec le domaine de sa recherche
opposée (TSHUNGU, B, 1987 :21).
Elle est l’expression de la description du du problème qui a
suscité la recherche et les différentes interrogations fondamentales autour
du sujet (FAYOL, H, cité par LELE MWASHA (2009).
Pour sa part, KANDOLO M.S, souligne que la problématique
est l’ensemble des questions qui se posent sur un sujet donné, un
phénomène ou le fait que l’on se propose d’étudier.
Nous inscrivant dans ce cadre dans ce cadre d’analyse de
l’organisation des archives, nous constaté qu’il existe au bureau de la
 2

section l’abondance et la complexité des documents entreposés après leur

traitement.
Notre préoccupation à ce sujet est de savoir :

- Comment le bureau d la section de gestion commerciale et

administrative de l’ISC-Ilebo s’organise-t-il pour conserver les
archives ?
- Quelle est l’importance de cette conservation dans l’administration
de cette installation ?

Tenter de répondre à ces questions, c’est formuler les

hypothèses de recherche.

0.3. Hypothèse

L’hypothèse de recherche dans un travail scientifique est une

réponse anticipée et provisoire qu’on doit confirmer ou infirmer à la fin de
ses recherches. (MAKOLO, M.Y (1993 :4).
Ainsi, dans ce cadre, il semblerait le bureau la section de gestion informatique et
des sciences et techniques de secrétariat de direction de l’ISC-Ilebo serait
organisé en différents services parmi lesquels on trouve le secrétariat d’’où sont
conservées les archives venant de parcourt.
Cette conservation serait d’une importance capitale tant dans
l’administration de cette institution (conservation des informations) aussi
bien que sur les conditions de travail en tenant compte des références en
communication des informations.
C’est sur ces notes que nous prouvons fixer notre choix et
intérêt du sujet.

0.4. Choix et intérêt du sujet

Le choix porté sur ce sujet n’est pas un fait du hasard, mais

motivé par quelques raisons en rapport à notre formation de base et
l’importance qu’une administration accorde à la conservation de ses
archives pendant une période de temps considérée.
Ce sujet revêt un intérêt particulier :
Premièrement, il constitue une contribution de notre part à un
épanouissement scientifique et un cadre de référence à la progéniture dans
le domaine d’organisation et techniques de secrétariat. Cette étude décrit
et envisage une approche théorique sur la conservation des archives dans
un bureau. Deuxièmement cette étude doit aider nos lecteurs à découvrir
une théorie sur la conservation des archives et importance que cela revêt
dans une institution bien organisée.

0.5. Délimitation du sujet

 3

Tout travail qui se veut scientifique doit être délimité au

préalable dans un intervalle de temps et de lieu.
Dans le temps, nous avons considéré la période allant de 2019-
2021, pendant laquelle notre attention a été focalisée sur ce bureau et
compte tenu aussi des disponibilités des données.
Dans l’espace, notre sujet trouve son champ d’investigation au
bureau de la section de l’ISC-ILEBO.

0.6. Méthodes et techniques utilisées

0.6.1. La méthode

Tout travail scientifique nécessite l’usage d’une méthode.

La méthode est un ensemble d’opérations intellectuelles
qu’une discipline cherche à atteindre les vérités qu’elle poursuit, les
démontre et les vérifie (PINTO R. et GRAWITZ, (1971 :83)
Pour cette étude, nous avons recouru à la méthode structuro-fonctionnelle. Cette
méthode nous a permis de découvrir d’abord la structure organisationnelle du
bureau de la section de gestion informatique et des sciences et techniques de
secrétariat de direction de l’ISC-Ilebo, d’une part et d’autre part le rôle, la
fonction, l’utilité, pour son autorégulation.
Concrètement, le bureau de la section de gestion commerciale
et administrative est composé de différents service qui ont chacun rôle,
une fonction, une utilité donnée pour son maintien fonctionnel. C’est
après cela que, nous découvrons après l’analyse de travail effectué au
bureau de ladite section que la conservation des archives revêt une
importance capitale et jamais à négliger.
La méthode en elle seule n’a pas suffi ; pour atteindre notre
objectif, il fallait l’adjoindre des techniques.

0.7. Les techniques

La technique est un procédé manipulé par le chercheur pour

assurer une opération (Denise 1995 :17).
Pour ce travail, nous nous sommes services des techniques
suivantes :
L’interview libre : Celle-ci en tant que technique de
communication verbale entre deux interlocuteur, un ou plusieurs sujets
constituant une préoccupation de l’un ou de l’autre, nous a permis de
dialoguer avec les responsables privilégiés du bureau du bureau de la
section de gestion informatique et des sciences et techniques de secrétariat
de direction de l’ISC-ILEBO : Chef de section, le secrétaire, le chef de
section adjoint, l’appariteur.
 4

L’observation directe : Elle nous a permis d’utiliser nos sens

et intuition pour découvrir ce qui est de la conservation des archives à la
section de gestion informatique et des sciences et techniques de secrétariat
de direction.

0.8. Subdivision du travail

Pour mieux asseoir nos objectifs, notre travail a été subdivisé en

trois chapitres hormis l’introduction générale et la conclusion.
Le premier chapitre porte sur les considérations générales,
reparti en deux sections traitent respectivement de la définition des
concepts-clés et de l’approche théorique sur les archives.
Le second chapitre fait l’esquisse du milieu d’étude où nous
présentons d’abord le bureau de la section de gestion informatique et des
sciences et techniques de secrétariat de direction de l’ISC-ILEBO du point
de vue historique d’une part et son organisation fonctionnelle d’autre part.
Enfin, le troisième chapitre pivot de notre réflexion aborde la
question de l’analyse, de l’organisation des archives au bureau de la
section de gestion informatique et des sciences et techniques de secrétariat
de direction de l’ISC-ILEBO tout en décrivant et en présentant ladite
section ensuite le modèle de conservation des documents ou archives.

0.9. Difficulté

Toutefois, il convient de signaler que nous avons buté à

d’innombrables difficultés, lesquelles ont failli nous inciter à renoncer à
no investigations : Le problème du directeur et codirecteur et de la
documentation appropriée. Nous avons pris notre courage entre les deux
mains avec la contribution en arrange de nos directeurs et de nos
déplacements jusqu’à la bibliothèque, le bureau de la section avons pu
surmonter ces innombrables obstacles aux prix de sacrifices et exercices
de la volonté pour parvenir au bon part.
 5

1.2.3. CHAPITRE I : CONSIDERATION GENERALES

Ce chapitre premier de notre étude a pour but de définir es

concepts de base d’bord et faire une approche théorique sur les archives,
l’importance des archives, sortes des archives et lieu et place des archives.

1.2.4. Section 1 : Définition des concepts

L’importance de définir les concepts en science est une tâches

difficile, car un mot est entouré de plusieurs sens, d’où un certain
arbitraire dans la définition des concepts selon l’auteur qui l’utilise dans
un contexte précis, qui permettra aux lecteurs de savoir dès le départ le
vrai sens de chacun.
Il s’agit ici de la définition des concepts suivants :

1.2.5. 1.1.Analyse

C’est une opération par laquelle l’esprit, pour parvenir à la

connaissance d’un objet, le décompose en ses éléments constitutifs
(Maurin, M (1997 :53).)

1.2.6. 1.2. Organisation

Larousse, Dictionnaire de Français, (1987) Stipule que

l’organisation est la manière dont un corps est organisé, une structure. En
d’autres termes, une manière dont un ensemble quelque est constitué,
règle.

1.2.7. 1.3. Archives

Larousse, Dictionnaire de Français, (Op.Cit) nous précise que les archives

sont un ensemble des documents relatif à l’histoire d’une famille,
propres une entreprise, à une administration ou d’une personne.
Sur le plan informatique, les archives sont un ensemble des fiches qui ont
été sauvegardées. Elles sont considérées comme une collection des
pièces titres, documents, dossiers anciens.
Nous utilisons le terme archives dans un cadre administratif, qui suppose
un ensemble des documents internes externes à l’institution et ayant
fait l’objet d’une exploitation, préalable auquel on peut recourir en
cas de nécessité.
 6

1.2.8. Section 2 : Approche sur les archives

Cette partie du chapitre s’articule autour de trois points essentiels pour

lesquels nous tenterons de développer les idées générales.

a. Importance des archives

Il sied de signaler que « les paroles s’envolent mais les écrits restent » voilà
ce qui donne la plus grande ardeur aux archives. L’archive consiste à
créer de la place dans les classements en retirant les pièces dont la
durée de conservation est invalide pour les placer en liasses dans des
endroits moins accessibles.
L’importance des archives réside en cas de :
- Audit : C’est un moyen de preuve ;
- Référence : En cas de rectroadmistration c’est-à-dire lorsqu’on se
réfère d’une situation jadis ;
- Consultation : En cas de besoins

b. Sortes des archives

Il est question de parler des archives actives ou vivantes et

archives semi-actives (SHAMAKWETE, M, cité par Pascal LELE,
P.24)

1.2.9. Archives actives ou vivantes

Les archives vivantes constituées des documents consulté

fréquemment ou en attente de paiement ou d’exécution.

1.2.10. Archives semi-actives

Toute n’est pas document mais tout document est archive. Il

s’agit des documents déjà triés qui doivent être conservés pendant un délai
fixé. Lorsque le document n’a pas encore atteint son échéance (délai)
d’exploitation il garde sa valeur initiale d’un document à varie d’un
document à l’autre.

- Pour les documents commerciaux et comptables = 10 ans ;

- Pour les documents relatifs au droit du travail et à la sécurité sociale
= 3 ans ;
- Pour les documents fiscaux = 6 ans ;
- Pour les documents divers (ruban, titre de propriété) = 30 ans ;
 7

- Registre du personnel = 100 ans

1.2.11. 1.2.11. Lieux d’archives

L’entreprise est contrainte également de conserver les documents

pendant les délais plus ou moins longs, doit les stocker dans un endroit insalubre
pour qu’ils ne se dégradent pas. Cet archivage peut se faire soit à l’intérieur de
l’entreprise soit à l’extérieur, les archives internes, sont les documents conservés
dans l’enceinte de l’entreprise, ce qui exige la présence de locaux adaptés, des
matériels de classement nécessaires, raison pour laquelle, il y a un office au sein
duquel on retrouve :
L’armoire, les étagères, les classeurs, les fardes chemises, etc.
Quant aux archives externes, sont les documents purement individuels
des agents conservés à l’extérieur de l’entreprise.
C’est le cas de :

- Diplômes ;
- Titre parcellaire ;
- Carte d’identification,etc.

Chapitre II : PRESENTATION DE L’INSTITUTION D’ETUDE

Dans ce chapitre, nous allons parler de l’évolution historique de

l’ISC-ILEBO, ses missions, sa structure géographique, son organisation
structuro-fonctionnel. L’Institut Supérieur de Commerce d’Ilebo, en sigle
ISC-ILEBO.

Section 1 : Historique
 8

Comme nous l’avons souligné ci-haut, l’Institut Supérieur de

Commerce d’Ilebo a vu le jour en 1993 avec l’arrêté ministériel
n°ESU/CABMIN/0483/ du 19/10/1993 portant ouverture d’Enseignement
Supérieur et Universitaire sur le territoire national en RDC une année
plus tard, il obtient sous l’arrêté ministériel n°ESU/CABMIN/0402 du
07/04/1994a avec un Comité de Gestion composé de :

- DG le Chef de Travaux Firmin MAKUTU ;

- SGAC Assistant Achille BUNDJOKO IYOLO
- SGAD Assistant Gaspard MANYAMA

Son agrément définitif n’interviendra qu’en date du 19 Avril

1996 en charge totale par le trésor public sous l’arrêté ministériel
n°ESURS/CABMIN/B4/062 Bis avec un comité de gestion comme suit :

- DG Assistant Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Assistant Alphonse LUNGAMAKAMBA MASHEKE ;
- SGAD Assistant Henri NGWAMA PERO LUMBOMBO.

a. SUCCESSION DE COMITE GESSTION

De 1996-2001 :

- DG Chef de Travaux Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Assistant Alphonse LUNGAMAKAMBA MASHEKE ;
- SGAD Monsieur Henri PERO LUMBOMBO

De 2001-2004 :

- DG Chef de Travaux Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Assistant Alphonse LUNGAMAKAMBA MASHEKE ;
- SGAD Assistant Jean-Bosco NGWAKOYO NYAMAKAD’KATOT ;

De 2004-2010 :

- DG Chef de Travaux Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Chef de Travaux Jean-Bosco NGWAKOYO
NYAMAKAD’KATOT ;
- SGAD Assistant Alphonse LUNGAMAKAMBA MASHEKE ;

De 2010-2011:

- DG Chef de Travaux Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Poste vacant ;
 9

- SGAD Chef de Travaux Alphonse LUNGAMAKAMBA

MASHEKE ;

De 2011-2016 :

- DG Professeur Associé Achille BUNDJOKO IYOLO ;

- SGAC Chef de Travaux Alphonse LUNGAMAKAMBA
MASHEKE ;;
- SGAD Assistant Ephrem BWANGA BWA PERO ;
- AB Assistant YVON MABONDJI PUNGA

De 2016 -2018 :

- DG. Professeur Associé IYOLO BULONDU Rodolphe ;

- SGAC : Chef de travaux Ephrem BWANGA BWA PERO ;
- SGAD : Chef de travaux NZUNDU KWEY Floribert ;
- AB : Assistant Yvon MABONDJI PUNGA .

De 2018 -2021

- DG Chef de Travaux Pierre KWAKOMBE WOTO;

- SGAC : Chef de travaux Leiris PANGU NDJONDO ;
- SGAD : Chef de travaux KWEYABATO NDEMBWANYI ;
- A.B : Chef de travaux Noëlla PEMBA BAHEKA ;

De 2021 à nos jours

- DG Chef de Travaux Antoine YOK BAKWEY;

- SGAC : Chef de travaux Marcelin MAMBOKO KUKA;
- SGR : Chef de Travaux LWENDJOKO Adalbert ;
- SGAD : Chef de travaux Leiris PANGU NDJONDO ;
- A.B : Madame Honorine BIONGO.

b. Nature

L’Institut Supérieur de Commerce d’Ilebo est une institution à

caractère éducative et sociale.

c. Statut juridique

L’Institut Supérieur de Commerce d’Ilebo est un établissement

public du ministère de l’Enseignement Supérieur et Universitaire, doté de
la personnalité juridique, crée par l’arrêté ministériel
 10

N°ESU/CABMIN/0483/93 du 19/10/1993 portant ouverture des

établissements de l’Enseignement Supérieur et Universitaire sur le
territoire national de la RDC.
Son fonctionnement normal a été sanctionné par l’arrêté
ministériel N°ESU/CABMIN/0402/94 du 07/04/1994 portant autorisation
de et fonctionnement de quelques établissements de l’enseignement
supérieur et universitaire.

d. Localisation Ou Structure géographique

Géographiquement, L’Institut Supérieur de Commerce d’Ilebo

est créé en RDC et implanté dans la province du KASAÏ, territoire
d’ILEBO, cité d’ILEBO au Quartier BIKUKU, sur l’Avenue KAnshi au
numéro 75 dans son installation propre.
Il est borné :

- A l’Est par l’ISTM-ILEBO ;

- A l’Ouest par l’Eglise Catholique Saint KIZITO ;
- Au Nord par la route nationale n°01 qui nous amène à Kananga ;
- Au Sud par la source Mputshia.

Section 2 : Structure fonctionnelle et organisationnelle

a. Structure organisationnelle

Le dictionnaire universel (1993) dit que l’organisation est la

manière dont un ensemble quelconque est constitué, réglé.
Elle est un processus d’arrangement et affectation du travail de
l’autorité et des ressources entre ces membres pour atteindre les buts
fixés. L’organisation est définie également comme étant une structure au
sein de laquelle ces individus fonctionnent dans une relation particulière
les uns avec les autres pour atteindre des objectifs communs.
Ceci nous amènes à dire que lorsqu’on crée une entreprise c’est
pour atteindre l’ensemble des objectifs assignés parce qu’ensemble on est.
Organiser un service c’est pouvoir veuiller à son bon
fonctionnement de manière à obtenir le rendement maximum
(ANONYME, 2005 :17)

L’institut supérieur de commerce d’Ilebo a une structure de :

1. Le Comite de gestion

- Le Directeur Général
- Les Secrétaires Généraux ;
 11

- L’administrateur de budget.

2. Le conseil de section

- Le Chef de Section ;
- Le Représentant des enseignants ;
- Le Représentant des Etudiants ;
- Le Représentant du corps administratif et ;
- La bibliothèque en chef.

Organigramme
Il est utile de présenter l’organigramme détaillée de l’ISC-
ILEBO en général le cas échéant celui du bureau de la section faisant
objet de l’étude.
 12

ORGANIGRAMME DE L’ISC-ILEBO
CONSEIL DE
L’INSTITUT

COMITE DE

DIRECTEUR
CABINET DU

SEC. DU D.G

SERV. SERV.

S.G.ACAD A.B S.G.ADM

ASS.
ASS. SGAC ASS/

D.DES D.APPRO.&
SEC/SGAC D.C.S SEC/
ACHAT
SEC/D.C.S
TRESORER

SERV.ACA SECTIO B.B.

PERCEEPT
B. CPTE &

DIR. DU DIR. DU
SECT/ DIR. D’O.E
BUD

APP. C&
IE
S.

DV.ENTR.&
DV.AFF.SO

DV.GEST

DV.SPORT.
DV.TRAIT
DV.GEST

BIENS

DV.LOG
DPT.CP DPT.IN DPT.MA DPT.S
PERS

CIAL

ETUD
SAL

L.C
M
BU.SOCIAL
BU.TRAIT
BU.GEST

BU.AFF.
PERS

SAL
 13

Organigramme de la section

SECTION

SEC DE SECTION

DPT INFO. DPT SEC DPT PP

b. Structure fonctionnelle

Toutes les institutions supérieures qui veulent atteindre les objectifs,

il convient à chaque ou à chaque responsable de connaitre ses attributions pour
éviter les désordres et conflits du pouvoir.

1. Le Conseil De L’institut

Examine tous les problèmes traits à l’Institut. Il est un organe suprême

de l’Institut, il fixe sa politique conformément aux instructions tracées par le
Conseil d’Administration des Instituts Supérieurs Techniques dans le ministère
de l’ESU. Le Conseil de l’Institut est Composé de membre ci-après :

- Le Directeur Général
- Les Secrétaires Généraux
- Le Chef de Section ;
- Le Représentant des enseignants ;
- Le Représentant des Etudiants ;
- Le Représentant du corps administratif et ;
- La bibliothèque en chef.
-
2. Le Comite de Gestion

Il assure la gestion quotidienne de l’Institution et exécute les

décisions du ministère et du Conseil d’Administration des Instituts Supérieurs
Techniques, c’est un organe de gestion qui est composé de :

- Directeur Général (DG) ;

- Deux Secrétaires Généraux : Académique et Administratif ;
- L’Administrateur du Budget.
 14

a. Le Directeur Géneéal

Il est numéro 1 de l’Institut Supérieur de Commerce d’Ilebo.

En cette qualité :

- Il veille au respect du statut et des règlements ;

- Il préside les réunions du Conseils de l’Institut et du Comité de Gestion en
cas d’Urgence ;
- Il exerce tout le pouvoir, la police de l’institut notamment en cas e ce qui
concerne le maintien de l’ordre public, l’application des lois et règlement
relatif à la sécurité des biens et des personnes, à la salubrité de lieu et à la
santé morale et hygiénique de la population de l’Institut. Il peut
convoquer et assister sans voix délibérative au jury d’examen, dans ce
cas, il devient le président de la séance ;
- Il ouvre et clôture les sessions du cours et les sessions d’examens ;
- Il confère les grades académiques, contresigne les diplômes officiels ;
- En cas d’urgence, il prend toutes les mesures que révèle de la compétence
du Conseil de l’Institut en se chargeant de l’informer à la session
prochaine ;
- Il contrôle toute la situation financière de l’Institut.

b. Le Secrétaire Général Académique

Le Secrétaire Général Académique est le numéro 2 de l’Institut après

le DG, il s’occupe des enseignements, il est le chef du secteur Académique :

- Il veille au bon déroulement des enseignements ;

- Il s’occupe de la gestion des tous les personnels scientifique et
Académique de l’Institut ;
- Il est chargé de l’exécution du calendrier Académique et veille au bon
respect de ce dernier ;
- Il s’occupe du contrôle de scolarité et des inscriptions par l’entremise de
de l’agent chargé des services académiques et appariteur Central ;
- Il organise les journées scientifiques au cours de chaque année
académique, il notifie tout le personnel scientifique et académique
nouvellement engagé.

c. Le Secrétaire Général Administratif

 15

Il est chargé de du secteur administratif, il s’occupe de

l’administration, il gère tous le personnel administratif de l’Institut, il gère les
dossiers des agents et s’occupe de de la paie des agents, il notifie tous le
personnel administratif nouvellement engagé.

d. L’ADMINISTRATEUR DU BUDGET
- Il s’occupe de budget, c’est-à-dire des entrées et sorties ;
- Il gère la caisse de l’Institut y compris le service de finances ;
- Il élabore le budget annuel de l’Institut (Prévision budgétaire) ;
- Il s’occupe aussi des approvisionnements de l’Institut.

e. Le Conseil Des Sections

Il comprend :

- Le Chef de Section
- Les 4 Chefs de Sections Adjoints
- Les Chefs de Départements ;
- Le Secrétaire de Section
- L’Appariteur de Section

 Bureau de Section

Ce bureau a pour rôle de gérer et d’administrer les sessions délibérer

surtout les questions intéressantes de la vie et la formation des étudiants,
d’exécuter les décisions du comité de gestion et du conseil de la section, des
cours organisés et veille au bon déontologie.

1. Le Conseil de Département
 Le Département de Comptabilité, fiscalité et Gestion de Ressources
Humaines;
 Le Département de marketing ;
 Le Département de secrétariat de direction ;
 Le Département de gestion informatique ;
 Le Département de stage et pratique professionnelle.

Ces conseils sont dirigés par les Chefs de départements, il est

constitué du personnel académique et chargés de pratique professionnelle
(C.P.P), le conseil se réunit au moins six fois par an.
Le personnel enseignant de l’Institut de Commerce d’Ilebo est composé de :

 Professeur ;
 Des Docteurs ;
 Des Doctorants ;
 16

 Des Chefs de Travaux ;

 Les Assistants et les Chargés des pratiques professionnelles

2. AUTRES SERVICES DE CE SECTEUR ACADEMIQUE

 L’Apparitorat Central
 La Bibliothèque ;

1. L’Apparitorat Central

L’apparitorat central de l’ISC-Ilebo compte deux divisions et un

service :

 Division d’inscription ;
 Division de contrôle de scolarité

Une division s’occupe des inscriptions des étudiants, de dressage de

listes provisoire des étudiants et de la préparation de palmarès des résultats des
étudiants après les examens de fin de l’année. Et l’autre s’occupe de la gestion
des dossiers des étudiants, fiche de scolarité, fiche de signalement des
enseignants, établissements documents académiques : attestation fréquentation,
de réussite, carte d’étudiant.
Dans cette même apparitorat, il y a aussi un service de l’orientation et
guidance. Ce service s’occupe de :

 L’orientation et guide des étudiants ;

 L’orientation des nouveaux et anciens étudiants inscrits dans leurs choix
de sections ;
 L’accueil des nouveaux venus à l’ISC-ILEBO

1. SECTEUR ADMINISTRATIF
a. DIRECTION DES SERVICES
Cette direction est dirigée par un directeur Chef de service. Il
coordonne toutes les activités des services administratifs de l’Institut. Il reçoit le
rapport de trois (3) directions :

1. Direction du personnel ;
2. Direction du patrimoine et inventaire ;
3. Direction des œuvres estudiantines.

1. Direction du personnel ;

.Cette direction du personnel a comme contribution :

 Calcul des rémunérations ou salaire ;

 17

 Position administrative des agents ;

 Prestation des agents ;
 Régularité aux services des agents.

Quant aux régularités de service nous suivons de règlements de l’Etat.

Le travail commence à 8h00’ et se termine à 15h00’ du lundi au vendredi, de
8h00’ à 12h00’ le samedi.
Il coordonne deux divisions :

 Division de gestion du personnel : s’occupe de la gestion des dossiers du

personnel. (Recrutement, position, signalement, promotion, régime
disciplinaire et fin carreur)
 Division des affaires sociales : s’occupe des problèmes sociaux des
travailleurs, il ressemble de déclaration de créance de frais et des soins
médicaux, cas des décès, retrait des cartes de transport, assistance aux
événements heureux : mariage, baptême, naissance etc.. et aux
événements malheureux : décès, maladie, deuil.

Dans ces événements on introduit les cartes d’ayant droit pour la

revalorisation.
Et sachez que dans chaque division il y a aussi des bureaux.
B. Direction du patrimoine et inventaire
La direction du patrimoine et inventaire s’occupe de protection et
maintenance des biens meubles et immeubles qui concourent au bon
fonctionnement de l’établissement.
La responsabilité du chef du patrimoine comprend trois volets qui
sont :

 L’équipement de l’établissement en biens ;

 L’utilisation rationnelle des biens ;
 L’entretien des biens acquis.

Il est à noter que l’ISC-ILEBO fait face à plusieurs patrimoines,

notamment :

a. Le patrimoine immobilier : l’ISC-ILEBO a une parcelle et des bâtiments.

b. Le patrimoine mobilier : l’ISC-ILEBO a les bancs, l’armoire, l’étagère,
chaises etc.
c. Le patrimoine humain : Ces sont les enseignants, personnels de direction,
étudiants et PATO
d. Le patrimoine administratif : Sont des perforateurs, ordinateurs et
accessoires. Par ailleurs, il est à signaler que la direction du patrimoine
coordonne deux divisions plus quatre bureaux techniques à savoir :
 18

 Divisions :
- La division de service technique et maintenance ;
- La division de gestion des biens.
 Bureaux
- Bureau d’inventaire ;
- Bureau de maintenance ;
- Bureau d’intendance ;
- Bureau d’entretien.

La description des tâches

1. La division de service technique et maintenance ;

Cette division est gérée par un chef de bureau qui exerce la fonction
d’un chef de division. Cette dernière est composée de deux bureaux à savoir :

- Bureau d’entretien ;
- Bureau de maintenance.

a. Bureau d’entretien : Ce bureau est supervisé par un ATB1 dont ce dernier

s’occupe de :
- Maintenir le bâtiment dans un état de propriété ;
- Garde les matériels destinés aux de d’assainissement ;
- Veille à la propriété de la cour ou l’espace verte ;
- Dirigé l’équipe d’entretien et fait le rapport à la hiérarchie.

b. Bureau de maintenance : Ce bureau est supervisé par un ATB2, il est

chargé de la surveillance des biens immeubles et meubles de
l’établissement.

2. La division de gestion des biens.

Cette division est dirigée par un chef de division. Il s’occupe de :

- Gérer les biens meubles de l’ISC ;

- Contrôler les dates d’entrées et sortie des biens meubles se trouvant au
magasin et dresse une fiche de stock.
Elle comprend deux bureaux à savoir :

- Bureau d’intendance ;
- Bureau d’inventaire.
 19

a. Bureau d’intendance : Celui-ci est géré par un ATB2. Il contrôle les

biens immobiliers et mobiliers de l’établissement.

b. Bureau d’inventaire : Ce dernier est par un ATB2. Il s’occupe de

l’inventaire de tous les biens immobiliers et mobiliers de
l’établissement.

c. Direction des œuvres estudiantines : Dans cette direction s’occupe des

activités ayant trait aux :

- Logement des étudiants ;

- La paie de bourse ;
- Voyage des étudiants ;
- Activités sportives et culturelles ;
- Gérance des homes des étudiants et veille à la maintenance de celui-ci en
bon état.

La direction des œuvres estudiantines est d’application depuis la

rentrée académique 2018-2019. C’est-à-dire depuis la création de l’ISC, cette
direction n’existait pas mais c’est avec le Comité de KWAKOMBE WOTO
Pierre que cette direction était mise en application, elle fonctionne comme toutes
les anciennes.
Avec la structure se référant au VADE-MECUM, elle a dans son sein
divisions qui sont :

- Division de sport, culture et loisir ;

- Division de logement ;
- Division de santé ;
- Division de bourse.

1. Division de sport, culture et loisir : Est celle qui s’occupe de toute les
activités sportive, culturelle et loisir au sein de notre institut.

Cette division est dirigée par un ATB2. D’où il est seul dans cette division.

2. Division de logement : Cette division n’est pas opérationnelle, suite au

manquement d’homes des étudiants qui interviendront avec l’évolution.
3. Division de santé : Celui-ci s’occupe de la santé des agents, étudiants au
sein de l’institut. Cette division est dirigée par une chargée de bureau et
suivie de deux infirmiers en titre d’ATB2. Cette division fonctionne, sauf
manque des matériels du travail des premières nécessités.
4. Division de bourse : Cette division n’est pas aussi opérationnelle suit à
l’absence de bourse aux étudiants en RD Congo.
 20

La direction des œuvres estudiantines de l’ISC-ILEBO fonctionne

avec deux divisions qui en exercice à savoir : Division de sport, culture et
loisir ainsi que la Division de santé.
Ces deux divisions sont dirigées par u directeur et manque de bureau
qui peut permettre aux divisions qui fonctionnent, et le fonctionnement de ces
divisions au salon.

3. SECTEUR DE L’ADMINISTRATEUR DU BUDGET

a. Division d’approvisionnement et achat : cette division s’occupe de

l’approvisionnement de l’institution. Ce que l’institut présente comme
besoin. Et le Chef de division ci-haut doit prendre bonne note et fait le
rapport à rapport à l’administration du budget pour faire sortir l’argent. Le
chef de cette division va s’occuper de l’achat de fourniture à la division de
gestion de biens pour la distribution de ses fournitures au bureau
concerné.
b. Division des finances : Cette division s’occupe de l’exécution des
instructions de l’administrateur du budget en matière de gestion
financière, exécuter et faire exécuter les tâches journalières éditée par
l’administrateur du budget, surveiller le mouvement de trésorerie, dresser
le bilan annuel et vérifier les documents comptable. La division des
finances comprend 3 membres :
- Bureau de comptabilité et budget ;
- Service de perception ;
- Trésorerie.

CHAPITRE III : ANALYSE DE L’ORGANISATIONS DES ARCHIVES AU BUREAU DE

LA SECTION DE GESTION INFORMATIQUE ET DES SCIENCES ET TECHNIQUES
DE SECRETARIAT DE DIRECTION

Dans ce chapitre il est question d’analyser l’organisation des archives

au bureau de la section gestion informatique et des sciences et techniques de
secrétariat de direction

Section 1 : analyse de l’organisation des archives au bureau de la section.

Sous cette rubrique, nous donnerons une vue descriptive du cadre de

notre travail du bureau de la section, en montrant son emplacement et le type
d’archives qui s’y trouvent.
 21

a. De l’emplacement

Le bureau de l’ISC-Ilebo se trouve dans l’enceinte de l’ISC-Ilebo.

Son bâtiment a une forme rectangulaire donc les dimensions réelles
sont de 8 mètres de longueurs et des 4 mètres et demi de largeur.
Il est subdivisé en quatre qui servent chacune de bureau aux fenêtres
moyennes et ouvrante dans chaque pièce. Toutes les pièces sont séparées l‘une
de l’autre selon les types d’activités conférées à chaque personnel au grade des
travailleurs.
Pour mieux comprendre la suite, nous présentons les croquis de ce
bâtiment et sa légende ; croquis qui présente l’image de l’ensemble de bureaux
constituant la section
Schéma n°1 Croquis représentant le bâtiment de la section de l’ISC-ILEBO

3
4
1

Légende

- Salle 1 : Salle de réception, secrétariat et apparitorat de la section ;

- Salle 2 bureau des chefs de section adjoint chargés de l’enseignement et
celui de la recherche ;
- Salle 3 bureau du chef de section ;
- Salle 4 bureau de tous chefs des départements
- Fenêtres ouvrantes ;
- Portes

b. Mobilier et matériels au bureau de la section de l’ISC-ILEBO

Pour l’exécution du travail dans ce cadre, le confort adéquat qu’on

trouve dans ce bureau de la section est dans le bâtiment que nous avons ci-haut
représenter avec les mobiliers et les matériels suivants :

1. Mobiliers
- Les bureaux : Il faut signaler tous ces bureaux abritent chacun un agent ou
plusieurs ;
 22

- Le siège : Entendue ici comme chaises de travail qu’on retrouve dans

chaque bureau.

Le bureau de la section regorge dix chaises en plastiques

- Les étagères pour le classement des dossiers : Le bureau de la section

compte 3 étagères
2. Les matériels et fournitures.

Tout travail nécessite du matériel ou outils pour son exécution. Ainsi

la section de l’ISC-ILEBO a généralement les matériels ci-dessous :

- Les machines à calculer ;

- Les divers instruments comme lattes, crayons tampons, sceaux,
agrafeuses ;
- Les fournitures comme du papiers, stylos, encres, etc.

C’est sur base de l’emplacement du bâtiment et de mobiliers ainsi que

les matériels que le travail est organisé au sein de la section. Cette organisation
du travail se fait sur le plan individuel, collectif et social :
Sur le plan individuel, chaque personne est à sa place c’est-à-dire
chacun est à sa place où elle est affectée en accomplissant ces tâches journalière,
hebdomadaire, mensuelle et annuelle.
Sur le plan collectif, on parle du principe selon lequel : « l’union fait
la force ». Ici le travail, de chacun doit concourir à des objectifs de l’institution
comme cela est bien défini dans l’organisation (LELE MWASHA, 2014).
Sur le plan social, il ne suffit seulement pas que chacun organise son
travail de façon à rendre le meilleur de lui-même, il faut penser aussi aux
relations sociales au sein de l’institution pour garder un bon climat du travail,
par le rapport technique entre la main d’œuvre et les dirigeants.

Section 2 : Organisation des archives au bureau de la section

Dans cette partie, commençons par donner une notion de rappelle sur
les archives pour justifier leur organisation.

a. Rappelle de la notion des archives et ses raisons

Les archives étant l’ensemble des documents ou pièces manuscrites ou

imprimées provenant d’une administration et garder avec crainte de leurs pertes
et surtout étant comme document des références des matières données et
précisément, elles cèdent à des raisons de les organiser et de les conserver qui
sont nombreuses. Ces raisons sont administratives, juridiques et scientifiques et
nationales.
 23

1° Raisons administratives

Les archives sont conservées pour le traitement correcte des affaires

qui sont soumises à leur compétence.

2° Raisons juridiques

Les archives fixent le droit et les obligations qui sont constituées car
elles sont les preuves, et les règles les obligations de l’Etat envers les gouvernés
et ce, de manière réciproque.

3° Raisons scientifiques

Les archives sont une source d’information indispensable

essentiellement générale et objective pour l’évaluation tant de la politique,
sociale du pays que d’une institution.

4° Raisons nationales

Les archives renferment l’expérience et la mémoire de la collectivité

nationale et culturelle (NDAMBA, 1991).

b. Protection des archives

Les travaux des archives peuvent être fait à des intervalles fixes soit
totalement partiel. C’est ainsi que l’institution doit conserver ses archives dans
le lieu salubre enfin qu’elle ne soit dégradée (NGWAPITSHI, 2012).
Il convient ici d’éviter l’humidité t surtout aux produits de la
protection contre les insectes, souries et autres.
Les documents n’étant plus encours d’utilisation constituent les
archives semi-actives et les documents déjà traités qui doivent garder pendant un
délai légal fixé, constituent les archives les archives inactive ou mortes.
Cependant, les documents ont un délais légal pour leur conservation et
peuvent être déterminer de la manière ci-après :

- Les documents commerciaux et comptables à un délai de conservation de

10 ans ;
- Les documents fiscaux jusqu’à un délai de 6 ans ;
- Les documents divers au droit du travail et à la sécurité sociale à 3 ans ;
- Les documents divers (bilan, contrat) à 30 ans ;
- Les livres de paie à 30 ans et les registres du personnel à 100 ans
(NGWAPITSHI Op.Cit)
 24

En effet, par l’organisation des archives les classements se fait au

bureau n°1, 2 et sur les étagères, sur les tables et sur les bancs.
Le classement utilisé dans ce bureau de la section est celui vertical
consistant à placer les documents par dossier les uns derrière les autres ledos
tournés en bas. On y trouve aussi le classement descente dont les documents soit
les dossiers sont classés les uns à côté des autres, les dos représentés
verticalement face à l’utilisateur.
De ce qui précède, les documents sont généralement placés dans des
chemises en cartons et des lettres reçues dans des classeurs, les archives sont
nombreuses et diversifiées surtout les TFC, les mémoires et rapports de stage.
Tout au long de nos investigations au bureau de la section, nous avons
constaté que certaines normes sur l’organisation des archives concernées dans
notre étude ne sont pas bien respectées.

3.1. Critique de l’existant

Comme souligné ci-haut l’organisation des archives au bureau de la
section accuse des lacunes notamment :

- Le tenant des archives est un agent non de la filière en secrétariat malgré

son expérience acquise, son profil ne correspond pas au profil du poste ;
- Le principe de conservation des archives ne pas respecter, raison pour
laquelle les archives sont placées en positions dispersées et en tas sans
choix ;
- Les sièges incomplets par rapport à l’effectif du personnel du bureau ;
- Les conditions de conservation sont incommodes ;
- Les dossiers, fardes classeurs sont couvert par une couche de poussière
surtout quand les locaux de ce bureau ne sont pas pavés ;
- Les étagères, tables et bancs supportant les archives restent totalement
ouverts et sans bonne condition de conservation des archives ;
- Le classement des documents très désordonnés de manière à ne pas
retrouver facilement celui dont on peut avoir besoin par manque d’ordre
de classement ;
- Les catégories des archives ne sont pas distinguées.

3.2. Suggestion

Il est ici question de signaler la ligne de conduite à suivre pour une

bonne conservation des archives au bureau de la section, notamment :

- Engager un secrétaire ou une secrétaire de la filière surtout que

l’institution organise le département de secrétariat de direction ;
 25

- Réparer les conditions de conservation des archives par les matériels

fermés et non seulement ouverts ;
- Augmenter le nombre de chaises au bureau correspondant à l’effectif du
personnel ;
- Catégoriser le classement des archives suivant le type de classement opté ;
- Ordonner, le classement en place déterminée et précise pour chaque
utilisation

CONCLUSION GENERALE

Nous voici au terme de l’étude que nous sommes proposé de mener :

« Analyse de l’organisation des archives au bureau de la section de gestion
informatique et des sciences et techniques de secrétariat de direction », nous
nous sommes préoccupé de répondre aux questions suivantes :

- Comment s’organise le bureau de la section de gestion informatique et des

sciences et techniques de secrétariat de direction ?
- De quelle manière les archives sont-elles organisées au sein de ce
bureau ?

Nous avons tenté de répondre à ces questions en disant que le bureau

de la section informatique et des sciences et techniques de secrétariat de
direction de l’ISC-Ilebo serait organisé en difficulté en différents services parmi
lesquels, le secrétariat serait un cadre de conservation des archives internes et
externes importantes, dans l’administration de ce bureau et les différents
départements pour le suivi des enseignements.
La démarche emprunté dans cette étude pour son articulation est
structuro-fonctionnelle, jointe des techniques d’observation directe et indirecte
et de l’interview libre.
Pour la cohérence de nos arguments, cette étude a été subdivisé en
trois chapitres dont voici les points principaux :

- Le chapitre premier se veut théorique traitant de la définition des concepts

clés ;
- Le second chapitre fait la présentation du milieu où on présente d’abord le
bureau de la section du point de vue historique et géographique et son
organisation fonctionnelle d’autre part
- Enfin, le troisième chapitre, pivot de notre réflexion aborde la question de
l’analyse de l’organisation des archives au bureau de la section, en
décrivant et présentant d’abord le bureau de la section ensuite, le mode de
l’organisation et conservation des documents ou archives et enfin
l’importance que revêt cette dernière.
 26

Nous avons confirmé nos hypothèses en démontrant que

l’organisation des archives au bureau de la section révèle d’une importance
capitale dans l’administration de ce bureau en cas de recours à l’information
passée dont le bureau a encore besoin, aussi bien sûr de travail que de la vie du
secrétariat bien qu’il accuse certaines faiblesses vis-à-vis de la conservation des
archives.
C’est ce qui explique l’analyse de l’organisation au bureau de la
section de gestion informatique et des sciences et techniques de secrétariat de
direction.
Sans prétendre tout exploiter sur notre sujet, nous pensons avoir donné
l’essentiel dans l’intervalle de temps considéré et laissons la porte ouverte aux
recherches futures pour nous compléter.
 27

BIBLIOGRAPHIE

1. OUVRAGES

a. DENISE (1995), Méthodologie de recherche en sciences sociale, Louvain,

Bruxelles
b. ANONYME (2005), Etude et formation en gestion d’une école, Kin
c. PINTO, R, et GRAWITZ (1971), Méthode des sciences sociales, éd.
Dalloz, Paris

2. Dictionnaires

a. Dictionnaire universel, paris-Machette

3. T.F.C.

a. MBONGATA, K (2009), étude analytique de classement de dossier

administratif d’une institution sanitaire, TFC, ISC-ILEBO

4. Notes de cours

a. SHAMAKWETE, M (Cours d’archivage L1 sec

b. NDAMBA (1991), cours de bibliothéconomie L1 Hist, ISP-Kga
c. NGWAPITSHI, H, (2012), OTS, cours inédit, G2 Sec- ISC-ILEBO
 28

TABLE DES MATIERES

DEDICACE...........................................................................................................I
REMERCIEMENTS.............................................................................................II
0. INTRODUCTION GENERALE....................................................................1
0.1. Etat de la question........................................................................................1
0.2. Problématique..............................................................................................1
0.3. Hypothèse....................................................................................................2
0.4. Choix et intérêt du sujet...............................................................................2
0.5. Délimitation du sujet....................................................................................3
0.6. Méthodes et techniques utilisées..................................................................3
0.6.1. La méthode...............................................................................................3
0.7. Les techniques..............................................................................................4
0.8. Subdivision du travail..................................................................................4
0.9. Difficulté......................................................................................................5
CHAPITRE I : CONSIDERATION GENERALES.............................................6
Section 1 : Définition des concepts.......................................................................6
1.1.Analyse............................................................................................................6
1.2. Organisation...................................................................................................6
1.3. Archives..........................................................................................................6
Section 2 : Approche sur les archives...................................................................7
a. Importance des archives..................................................................................7
Archives actives ou vivantes.................................................................................7
Archives semi-actives............................................................................................7
Chapitre II : PRESENTATION DE L’INSTITUTION D’ETUDE......................9
Section 1 : Historique............................................................................................9
c. Statut juridique..............................................................................................11
d. Localisation Ou Structure géographique.......................................................11
Section 2 : Structure fonctionnelle et organisationnelle......................................11
 29

a. Structure organisationnelle...........................................................................11
Organigramme de la section................................................................................14
.............................................................................................................................14
Section 1 : analyse de l’organisation des archives au bureau de la section.........22
a. De l’emplacement.........................................................................................22
b. Mobilier et matériels au bureau de la section de l’ISC-ILEBO....................23
2. Les matériels et fournitures...........................................................................23
BIBLIOGRAPHIE…………...…………………………………………………
29
TABLE DES
MATIERES……………………………………………………….30
 30

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERISTAIRE
INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE D’ILEBO
ISC-ILEBO
B.P.168-ILEBO

PROVINCE DU KASAÏ

SECTION : GESTION INFORMATIQUE ET DES SCIENCES ET TECHNIQUES DE

SECRETARIAT DE DIRECTION

DEPARTEMENT DE SECRETARIAT DE DIRECTION

Analyse de l’organisations des archives au bureau de la section de gesti

informatique et des sciences et techniques de secrétariat de direction de l’
ILEBO
« De 2020 à 2022 »

Souzanne NGOLO KUMANDJEMBE

Travail de fin de cycle Présenté et défendu

en vue de l’obtention du grade de gradué
en secrétariat de direction

Directeur : ILONDO MUSHONGO

Chef de Travaux
Co-Directeur : Louis MBULABIDIO
Assistant

Année Académique 2021-2022