1- QU’EST-CE QUE LE CLASSEMENT ?
Le classement est le rangement des dossiers et leur mise en ordre selon des normes
prédé[Link] finalité : Classer c’est-à-dire stocker temporairement des informations en vue
d’une utilisation ultérieure.
.Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le
mobilier approprié.
Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et
de retirer les documents anciens.
le classement des documents est la mise en ordre intellectuelle
le rangement est l’opération matérielle consistant à placer des documents d’une manière
ordonnée dans du matériel de conditionnement ou dans du mobilier de rangement
2-LES PHASES DU CLASSEMENT
1. la mise en place d’un cadre de classement, créant ainsi des catégories à distinguer,
structurer, hiérarchiser ; le but étant d’identifier chaque document et lui attribuer la place qui
lui convient le mieux
2. le classement proprement dit ; c’est-à-dire placer les documents dans chacune des
catégories ainsi créées.
3 POURQUOI CLASSER ?
C’est une obligation légale ; la loi prescrit de les conserver durant toute leur durée légale de
conservation, mais aussi de manière à ce qu’ils soient maintenus en bon état, ordonnés,
classés et accessibles.
Nécessité vitale Le classement des archives est une obligation légale, mais c’est d’abord et
avant tout une nécessité vitale pour toute organisation qu’elle soit publique ou privée. On ne
classe pas un document uniquement à la clôture d’un dossier mais aussi – et surtout – pour
le retrouver ultérieurement et donc le rendre accessible
LES OBJECTIFS DE CLASSEMENT :
.conserver l'information/protéger les supports contre toute détérioration/accès facile au
document/améliorer l'efficacité de la gestion et de la conservation de l'information/facilité la
prise de décision.
4-LES FACTEURS DU CHOIX D’UN BON CLASSEMENT
Le temps d’accès :
- Les documents soient classés régulièrement
- Leur recherche doit être faite dans un minimum de temps.
La sécurité :
Le système de classement adopté doit donner l’assurance que :
- Tous les documents sont présents.- Ils ne risquent pas une détérioration.
Le coût :
Le classement coûte cher, mais la perte d’un document ou la perte de temps et l’événement
provoqué par la recherche d’un document mal classé, coûtent plus chers encore et peuvent
dans certains cas porter préjudice à l’entreprise.
6 LE CYCLE DE VIE D'UN DOCUMENT
Les documents dynamiques et semi-dynamiques
Ces documents sont ceux qui se trouvent dans leur phase d’utilité administrative Ils sont
classés au moment même de leur production en vue d’une utilisation immédiate ou à moyen
terme ; le classement est « actif »,
Les documents statiquesLes documents ayant perdu leur utilité administrative sont
définitivement classés. une partie pourra être éliminée ou transférée vers un centre ou un
service d’archives.
LA NORME Z 44 001
l’association, française de normalisation a normalisé les règles du classement alphabétique
afin de faciliter le choix du mot directeur
