Synthèse 2020

Projet cartographies globale et dynamique des risques

L’ARS a sollicité un accompagnement du CCECQA pour poursuivre la mobilisation des établissements

médico-sociaux (EMS) de Nouvelle-Aquitaine en particulier ceux du Limousin et Poitou-Charentes dans
leur démarche de gestion des risques. La méthodologie Cadense d’aide à la réalisation des cartogra-
phies globale et dynamique a été retenue.

Objectifs opérationnels

 Organisation de 3 journées de formation en janvier et février 2018 pour présenter la méthode et les
outils d’élaboration des cartographies globale et dynamique des risques
Ces journées de formation ont été proposées Les multiples enjeux humains, stratégiques,
à tous les établissements du secteur médico- techniques, réglementaires, organisationnels,
social de Nouvelle-Aquitaine. Localisées en ex financiers de ce projet ont suscité une atten-
Limousin et Poitou-Charentes (Angoulême, tion soutenue des participants.
Limoges, Poitiers), elles avaient pour objectif 99 % des personnes présentes étaient satis-  3 formations
de présenter la méthodologie Cadense déjà faites ou très satisfaites de ces journées et  133 participants
utilisée par plus d’une centaine d’établisse- déclaraient ce projet incontournable pour  99 % de satisfaits
ments en ex-Aquitaine et proposer un accom- améliorer l’identification et la maîtrise de leurs
et très satisfaits
pagnement sur site financé par l’ARS NA sur la risques.
base du volontariat.

 Mise à disposition d’un guide pratique, de documents et d’outils pour faciliter la mise en œuvre des
cartographies par les EMS

Un guide pratique, des documents et outils ont été élaborés par le Ccecqa et mis à disposition des établissements et services ayant
participé aux ateliers. Afin de faciliter leur téléchargement et utilisation, une plateforme dédiée a été réalisée et mise à disposition.

Outils projet Documents méthodologiques Documents de communication

Questionnaire sur les risques Fiche projet Engagement de la direction

perçus Etre pilote de projet Diaporama de présentation  1 guide d’utilisation
Registre des risques Animer les réunions du projet institutionnelle
 8 outils
Cartographie globale Analyse a posteriori (trame et Affiche projet
Matrice de criticité exemple) Flash-info  10 documents support
Cartographie intermédiaire Points clés de l’organisation Fiche de synthèse des résultats  1 dossier documen-
Plans d’actions
Cartographie dynamique
taire
Valorisation d’un risque maîtrisé

 Accompagnement sur site de 30 établissements rencontrant des difficultés pour sa mise en œuvre
Répartition géographique des 29 EMS

Répartition par type d'EMS 2

4
Ehpad 20
 30 EMS retenus sur la base du 5 8
 volontariat par l’ARS FAM/FV 4
 29 EMS accompagnés par le 8
IME 2 1
Ccecqa
 4 chargés de mission mis à MAS 1
 disposition des EMS ESAT 1
1
IEM 1

1
Organisation de l’accompagnement de chaque établissement

1. Des pré-requis pour chaque EMS

 Un pilote de projet formé

 Une synthèse des données internes
réalisée (analyse a posteriori)
 Une réunion institutionnelle de lance-
ment de projet organisée
 Un groupe de travail (GT) pluridiscipli-
naire constitué
 Une implication de l’ensemble des pro-
fessionnels, des usagers et des familles
 Une planification des réunions sur site

2. Une phase opérationnelle (R1 à  3 à 5 demi-journées d’accompagnement 3. Une phase de synthèse et de mise en
R3) : sur site par chargé de mission œuvre des plans d’actions :

 3 à 5 demi-journées de réunion pour les Un suivi à distance renforcé (méls et  Une réunion institutionnelle de synthèse
groupes de travail contacts téléphoniques)  La mise en œuvre des plans d’actions d’améliora-
tion

Résultats : données préparatoires

La participation des professionnels sur les risques perçus :

> 48 % de répondants en moyenne (de 25 à 100 % selon les EMS) : variabilité importante de participation des
professionnels entre EMS
> 26 synthèses des questionnaires remis aux professionnels sur les risques perçus exploitables par le Ccecqa

 Principaux risques prioritaires perçus par les professionnels avant l’élaboration de la cartographie :

 Incendie 18 EMS
 Violence, agressivité 13 EMS
 Risques psycho-sociaux 11 EMS
 Maltraitance 8 EMS
 Epidémie/Risque infectieux 8 EMS

Une participation encourageante des usagers et des familles

 Malgré une participation parfois faible (pathologie des résidents), 1 EMS sur 2 a impliqué les familles et les
usagers dans le projet (perception des risques)
 Modalités d’implication : envoi d’un courrier avec le questionnaire (familles), temps d’échange collectif (familles
et usagers), temps d’échange individuel (usagers), conseil de vie sociale (CVS)

 Principaux risques prioritaires identifiés par les usagers et les familles avant l’élaboration de la cartographie :

 Chute 18 EMS
 Incendie 13 EMS
 Manque de personnels 11 EMS
 Fugue 8 EMS
 Intrusion 8 EMS
 Matériel inadapté 4 EMS
 Qualité des soins et 4 EMS
de l’accompagnement

2
Résultats : données préparatoires (suite)

La synthèse des données (analyse a posteriori ) : des difficultés pour beaucoup d’EMS
 Objectif : réaliser un document synthétisant les données disponibles et exploitables des EMS : apporter des élé-
ments quantitatifs et qualitatifs nécessaires à l’évaluation de la criticité des risques ; limiter la subjectivité des pro-
fessionnels, éviter les cotations aléatoires
 28 synthèses réalisées dont 26 exploitables ; exhaustivité et qualité des documents très variables
 Constat : qualité des documents disparate, informations manquantes, peu accessibles ou non utilisées au sein des
EMS

Nb Nb
Documents utilisés Documents utilisés
EMS EMS

Historique de l’établissement 28 Evaluations externes 19

Maintenance/Sécurité 26 Données financières 19

Questionnaire remis aux professionnels 26 Document Unique (risques professionnels) 18

Projet d’établissement 24 Evaluation du risque infectieux (DARI) 18

Bilan social 24 Gardes / Astreintes 17

Sinistralité 23 Etudes en lien avec la qualité / GDR 17

Système de signalement des évènements indésirables 23 Registre des plaintes 16

Contrats/conventions 20 Implication usagers/familles 14

Evaluations internes 19 Indicateurs ANAP 13

Résultats : Elaboration des cartographies (27 EMS)

Les groupes de travail : Bonne mobilisation et représentativité des professionnels

10 participants par groupe en moyenne (de 6 à 16 )

 Intérêt pour la démarche, implication dans le  Mobilisation difficile des médecins coordonna-
projet teurs (présents dans 1 Ehpad sur 3) et des pro-
 Echanges et écoute entre professionnels fessionnels de nuit (présents dans 1/3 des
 Pluridisciplinarité et représentativité : identifi- EMS )
cation de points d’amélioration entre services  Rapport d’activité médicale absent ou informa-
et aux interfaces tions manquantes : difficulté de cotation pour
 Fonction transversale du pilote au sein de le GT
l’EMS : levier  Prise de parole parfois complexe devant sa hié-
 Présence systématique de tous les profession- rarchie (risques liés au management et à l’orga-
nels constituant le groupe de travail à toutes nisation du travail)
les réunions sauf aléas (maladie)

3
Résultats : Elaboration des cartographies globales et intermédiaires (27 EMS)

La cartographie globale des risques :

 Positionner chaque catégorie de risques en fonction :
> De son origine interne ou externe
> De la principale conséquence redoutée (humaine/financière/matérielle/juridique) en cas de réalisation du
risque

 27 cartographies globales exploitables analysées :

Internes Externes Humaine Matérielle Financière Juridique

Conséquence
Origine 17 10 15 4 8 9
redoutée
[ 12 à 22 ] [ 3 à 17 ] [ 10 à 17 ] [1à4] [1 à 15 ] [ 1 à 12 ]

Le registre des risques et les cartographies intermédiaires :

 Cotation globale des catégories de risques permettant de mettre en évidence les catégories de risques et rendre
le projet moins chronophage pour les EMS en évitant la cotation de l’ensemble des risques spécifiques
 Identification rapide des catégories de risques situées dans la zone inacceptable du risque
 Difficultés de cotations pour la majorité des EMS : sur ou sous cotations possibles, induites essentiellement par
l’absence de données quantitatives, la volonté de travailler sur certains risques perçus prioritaires, la crainte
d’un trop grand nombre de risques dans la zone inacceptable du risque

Résultats pour les principales catégories :

RL droits des personnes Une tendance forte pour les

R naturels ou liés à l’environnement
accompagnées
EMS :
RL évolution de la réglementation et
RL plaintes et réclamations
aux évaluations
RL évolution du financement RL organisation du travail 6 catégories situées dans la
zone inacceptable du risque
RL partenaires RL accompagnement et aux soins
RL sécurité des biens et des per-
RL gouvernance
sonnes
5 catégories situées dans la
RL management de la qualité et des
risques
R professionnels zone maîtrisée du risque

RL couverture assurantielle R techniques et médico-techniques

RL contrats et conventions R logistiques

RL développement durable RL système d’information

RL perte de clientèle RL gestion financière

RL image RL Gestion des Ressources Humaines

Nombre moyen de catégories de risques situées dans chaque zone :

Zone acceptable du risque : 4 catégories (de 1 à 12)
Zone modérée du risque : 11 catégories (de 6 à 15)
Zone inacceptable du risque : 7 catégories (de 1 à 13)

4
Résultats : Identification des risques prioritaires et priorisés (26 EMS)

Les risques prioritaires identifiés fréquemment par les EMS :

fausses routes

communication

instabilité des équipes, absenteisme,…

TMS

chutes

violence

travail en équipe, entre équipes

culture qualité et GDR insuffisante

RPS, insatisfaction au travail

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

TMS : troubles musculo-squelettiques

RPS : risques psycho-sociaux
GDR : gestion des risques

Les risques priorisés par les EMS pour élaborer leurs plans d’actions d’amélioration :

5
Résultats : Elaboration des plans d’actions d’amélioration (27 EMS)

Les plans d’actions d’amélioration :

Un plan d’actions est une suite ordonnée d’opérations prévues pour atteindre un
but.

Interface entre la phase réflexive et opérationnelle, un plan d'action est un docu-  26 plans d’actions finali-
ment formalisé définissant une stratégie à appliquer pour arriver à un résultat sou- sés ou en cours de finali-
haité. sation
 320 actions identifiées,
Il apporte une vision d’ensemble au projet, permet de comprendre, d’orienter, de 2 à 40 actions selon
d’encadrer le développement. Il transforme les idées en éléments concrets, favo- les EMS (15 actions en
rise le consensus sur les futurs possibles et permet d’avoir une démarche coordon- moyenne)
née et précise déclinée en étapes concrètes.

La conscience partagée des risques les plus importants constitue le socle de la culture de sécurité d’un
établissement. Ils peuvent être différents suivant les activités, les sites, les métiers, mais ils doivent être
connus et partagés par tous les acteurs de l’organisation. Tous les risques identifiés ne peuvent pas être
traités (contraintes liées à la réalité des situations à risques, de temps, de moyens…). L’approche rete-
nue dans ce projet est consensuelle et vise à prioriser les risques les plus fréquents et les plus graves,
ceux qui menacent les personnes ou la survie de l’organisation.

Après avoir côté et identifié les risques prioritaires, chaque groupe de travail a utilisé les résultats obte-
nus avec les perceptions des usagers et des autres professionnels de l’établissement questionné en
amont. Ils ont ainsi pu sélectionner 2 à 4 risques représentant une menace spécifique pour les usagers,
les professionnels et l’établissement de manière plus transversale. Une analyse des causes des dysfonc-
tionnements a été réalisée pour chaque risque et un plan d’actions d’amélioration élaboré.

Principaux types d’application des actions retenues

Formation EPP Organisation du travail

Elaboration d’outils Aménagement des locaux

Déclaration des EI
Communication, sys- Achat de matériel
tème d’information Indicateurs

Simulation Analyse et traçabilité

Partenariats

6
L

Culture qualité/gestion des risques/sécurité

La culture de sécurité est un ensemble de manières de faire et de manières de penser largement partagées par les
acteurs d’une structure à propos de la maîtrise des risques les plus importants liés à ses activités.

Dans le domaine de la santé, cette culture de sécurité est un élément primordial pour mener de manière efficace
des actions d’amélioration de la sécurité du patient.

Selon James Reason quatre composantes constituent la culture de sécurité :

- La culture du reporting ou du signalement de la part du groupe
- La culture du retour d’expériences (learning)
- La culture juste (management équitable)
- La culture du travail en équipe

Les systèmes de signalement des évènements indésirables n’existent pas toujours au sein des EMS. Quand ils exis-
tent et ce quels que soient leurs formats (informatique ou papier), ils sont souvent peu utilisés et ne sont pas fonc-
tionnels. L’amélioration de la culture du signalement est un levier qui a été identifié. Il permettra de travailler sur la
réactivité, l’analyse et la communication dans la gestion des évènements indésirables (EI) et de poursuivre la sensi-
bilisation des professionnels.

Des objectifs spécifiques identifiés :

 Mettre en place un système de signalement des évènements indésirables (SSEI)
 Sensibiliser, former les professionnels à l’utilisation du SSEI
 Valoriser le SSEI
 Mettre en place des comités de retours d’expérience (Adaptation de la méthodologie CREX)
 Evaluer le niveau de CS
 Réaliser un état des lieux, formaliser et communiquer sur les documents obligatoires en matière de quali-
té /sécurité

Quelques actions iprogrammées :

> Mise en place d’un COPIL qualité / gestion des risques, clarification de son rôle et objectifs (composition, missions,
moyens d’actions)
> Etat des lieux du fonctionnement du SSEI
> Elaboration des outils du SSEI : procédure, fiche de recueil et d’analyse de l’EI, charte d’incitation à la déclaration
> Formation des professionnels à l’analyse des causes
> Présentation en réunion institutionnelle de l’analyse des EI déclarés et des actions mises en place
> Choix et utilisation d’une échelle fréquence/gravité
> Mise en œuvre du projet Carma (sensibilisation au SSEI en utilisant la simulation, l’implication directe des profes-
sionnels et usagers sur la thématique de la maltraitance ordinaire)
> Confidentialité des locaux
> Adaptation des CREX au secteur MS, détermination du fonctionnement du CREX, constitution du groupe pluripro-
fessionnel, accompagnement Ccecqa pour sa première mise en œuvre
> Clarification de la notion de faute et d’erreur : passage de la culture de la faute à la culture de l’apprentissage par
l’erreur
> Actualisation du DUERP en lien avec le CHSCT
> Réalisation du Document d’Analyse du Risque Infectieux (DARI)
> Réalisation d’un diagnostic hygiène
> Mise à disposition d’un registre des plaintes et réclamations à destination des résidents et familles
> Réactualisation des documents sur la loi 2002-2
> État des lieux du circuit du médicament

7
 LChutes
Selon la Haute Autorité de Santé, la chute est définie comme le fait de se retrouver involontairement sur le
sol ou dans une position de niveau inférieur par rapport à sa position de départ. Le caractère répétitif des
chutes est considéré à partir du moment où la personne a fait au moins 2 chutes sur une période de 12 mois.
La population la plus concernée par les chutes répétées est constituée de personnes âgées de plus de 75 ans
et présentant un état fragile (état médico-psycho-social instable).

Les personnes âgées sont d’autant plus exposées aux chutes que leur organisme vieillit et que leur autono-
mie diminue (au niveau des os et des articulations, diminution de la force musculaire et perte dans l’ampli-
tude des gestes : au niveau du système nerveux , altération de la précision des gestes avec présence de pa-
thologies comme la maladie de Parkinson ; au niveau sensoriel, des troubles visuels et auditifs diminuent
l’aptitude à éviter les obstacles et perte de l’équilibre).
Les conséquences des chutes sont nombreuses et variées :
 Traumatique : fractures, plaies, contusions, hématomes avec une cicatrisation parfois difficile ;
 Psychologique: peur de rechuter (syndrome post-chute) ;
 Social : réduction des activités souvent observée, repli sur soi, renoncement à la vie sociale.

Des objectifs spécifiques :

 Réaliser un état des lieux approfondi des chutes au sein de l’établissement

 Mener une démarche d’analyse approfondie des chutes
 Dépister les résidents à risque de chutes
 Réaliser une analyse des pratiques professionnelles
 Sensibiliser et former les professionnels à la prise en charge des chutes
 Aménager les locaux, réaliser des travaux

Quelques actions identifiées :

> Identification d’indicateurs de suivi des chutes (profil des résidents avec âge, GIR, pathologie, traitement, lieux et
moments de survenue, aides techniques utilisées…
> Identification des facteurs prédisposant et précipitants
> Analyse trimestrielle des chutes survenues dans l’Ehpad (analyse des causes, conséquences, actions d’amélioration)
afin de limiter le risque de répétition
> Présentation des résultats de l’analyse des évènements indésirables + actions mises en place (infra)
> Organisation d’un CREX
> Elaboration d’une grille de repérage des résidents à risque (facteurs de risques…)
> Bilan à réaliser et à systématiser par le médecin traitant à J+6 mois
> installation de chemins lumineux
> Amélioration de la signalétique
> Formation de tout le personnel sur la conduite à tenir en cas de chute
> Formation aux gestes de premiers secours et remise à niveau
> Identification d’un référent chute
> Elaboration du protocole à suivre en cas de chute (ou s’il existe déjà, communication auprès des professionnels) :
prise en charge du résident chuteur, actions de protection/premiers secours

8
 LViolence

Les résidents accueillis présentent des handicaps et des pathologies qui peuvent donner lieu à des
comportements hétéro agressifs. La vie en collectivité peut également générer des troubles du com-
portement majorés par une promiscuité entre les personnes, la configuration de l’espace, la nature de
l’activité.

Deux types d’hétéro agressivité ont été identifiées :

 l’agressivité des résidents envers les professionnels ou entre usagers. De nombreuses causes ont
été identifiées : pathologie de l’usager, difficulté de compréhension des professionnels (le fait pour
un professionnel de ne pas comprendre ce qu’un résident lui explique peut être une source d’aga-
cement pour ce dernier), manque de temps et d’écoute des besoins du résident, instabilité dans les
équipes, turn-over, inadéquation de l’accompagnement, admission inadaptée au regard de l’offre
de services proposée..
 l’agressivité des familles envers les professionnels, avec pour causes : le mal-être des familles, la
souffrance et la fatigue psychologique, l’incompréhension et la méconnaissance de la maladie, le
déni, le sentiment d’être dépossédé, jalousie...

Des objectifs spécifiques :

 Améliorer la traçabilité des évènements en lien avec des faits de violence

 Mettre en place une approche systémique et agir sur les causes
 Former les professionnels à la gestion des situations de violence
 Sensibiliser les familles à la question de la violence en établissement
 Améliorer la communication avec les familles
 Favoriser les échanges inter-établissements ou avec des organismes extérieurs

Quelques actions identifiées :

> Réalisation d'un audit interne afin de recenser les situations de violence survenues dans l'établissement
> Réalisation d'une semaine de la déclaration des EI en lien avec des faits de violence par tous les professionnels
> Systématisation des retours aux professionnels des EI déclarés, par typologie, et des actions mises en œuvre
> Identification des usagers à risque et points de vigilance
> Mise en place de Comité de Retour d'Expérience (CREX)
> Mise en place d'une analyse systématique des arrêts/accidents de travail subis par les professionnels
> Elaboration d'un protocole à suivre en cas de risque de violence ou de violence avérée
> Harmonisation des pratiques professionnelles
> Clarification de la distinction entre salle d'apaisement et salle de ressource
> Poursuite des remises à niveau dans le cadre de la formation "safe sauvegard"
> Réflexion à mener sur la mise en place d'un créneau horaire de la psychologue destinée à des consultations libres
> Communication aux familles, à chaque début d'année, du règlement de fonctionnement de l'établissement
> Communication lors du CVS de l'analyse globale réalisée sur les EI
> Relance des groupes de parole entre familles et psychologue
> Invitation des familles à se saisir du registre des plaintes et réclamations en cas d’insatisfactions, afin de prévenir les
dérapages. Prendre le temps pour la Direction de recevoir les familles si besoin.
> Poursuite de l’évaluation de la satisfaction des familles et retour aux familles sur les actions mises en place

9
 Prise en charge de la douleur

L’amélioration de la prise en charge de la douleur chez la personne âgée constitue un objectif majeur de santé
publique pour les établissements sanitaires et médico-sociaux.

Il existe une procédure d’évaluation de la douleur dans plus de la moitié des établissements et les profession-
nels déclarent évaluer la douleur de manière quasi systématique.
La difficulté pour certains usagers à exprimer leurs douleurs de façon immédiatement compréhensible induit
cependant une complexité pour les professionnels et les médecins à établir un diagnostic.

Deux autres freins sont encore identifiés à ce jour :

 La « normalisation » de la douleur quand une personne est âgée ou handicapée ;

 L’investissement en temps beaucoup trop chronophage.

Des objectifs spécifiques :

 Assurer une évaluation tracée systématique de la douleur du résident lors de son entrée et tout au long
de sa prise en charge
 Faire un état des lieux de la prévention et du traitement de la douleur au sein de l'établissement
 Améliorer le traitement de la douleur
 Définir et mettre en œuvre les procédures et outils adaptés et nécessaires à la prise en charge de la dou-
leur des résidents
 Assurer la formation des professionnels
 Travailler sur l'appropriation et la compréhension des procédures et des outils d'évaluation de la douleur
par les professionnels, lever les doutes
 Favoriser les échanges inter-établissements et/ou avec des organismes extérieurs

Quelques actions identifiées :

> Evaluation systématique de la douleur de chaque résident entrant par l'IDE (article R.4311-5 du Code de la santé
publique)
> Traçabilité systématique de l'évaluation de la douleur réalisée par l'IDE dans le dossier de soins
> Réalisation d'une EPP sur la prise en charge de la douleur (mesure des écarts entre les pratiques des professionnels
et un référentiel établi à partir de recommandations professionnelles, de consensus professionnels ou de la règle-
mentation. Association des médecins traitants à cette EPP ; analyse des écarts par un groupe pluri professionnel
afin d'identifier les actions d'amélioration à mettre en œuvre ; analyse de 20 dossiers de résidents...)
> Elaboration d'un protocole global de prise en charge de la douleur, poursuite d’une réflexion sur les méthodes non
médicamenteuses de traitement de la douleur (approche Snoezelen, sophrologie, aromathérapie, hypnose, soins,
massage...) et créer un consensus autour des outils d'évaluation de la douleur à utiliser
> Test du nouveau protocole et des outils pour réajustement si besoin
> Identification des résidents pour lesquels des modalités spécifiques de prise en charge de la douleur sont néces-
saires
> Recueil des directives anticipées, accompagnement par médecin coordonnateur (formé)
> Formation d'une référente douleur
> Formation des équipes à l'utilisation des outils d'évaluation de la douleur ( jeu de rôle)
> Partenariat avec des organismes spécialisés de proximité (Equipe mobile de soins palliatifs, Hôpital...)
> Formation et utilisation de méthodes non médicamenteuses

10
 Travail en équipe

L’analyse des causes des événements indésirables associés aux soins (EIAS) montre qu’il existe un lien avec le
travail en équipe : défaut d’organisation, de vérification, de coordination ou de communication. Sur plus de
47 000 événements analysés[1], 3 principales causes ont pu être identifiées : 27 % surviennent à cause de
dysfonctionnements liés à l’équipe, 23 % sont liés aux tâches à accomplir et enfin 15% sont liés au patient lui-
même.
Les défaillances humaines, cognitives ou comportementales se traduisent très souvent par une communica-
tion et une coordination défaillantes lors des différentes étapes de la survenue d’un évènement indésirable.

L’amélioration de la sécurité passe donc par la prise en compte du facteur humain et organisationnel et une
action ciblée sur le travail en équipe (compétences non techniques), l’organisation des soins et la culture de
sécurité.

Des objectifs spécifiques :

 Identifier et prévenir les RPS
 Améliorer la communication et les transmissions
 Favoriser la reconnaissance de chacun
 Améliorer l’implication et la pluridisciplinarité des professionnels dans la prise en charge des usagers
 Renforcer la cohésion d’équipe
 Améliorer la satisfaction au travail
 Améliorer l’utilisation du système d’information

Quelques actions identifiées :

> Réalisation d’un état des lieux de tous les supports de communication, des difficultés rencontrées et des défauts de
communication : de quelles informations « sensibles » doit-on disposer pour bien fonctionner ensemble ?
> Rappel des obligations concernant les transmissions, clarification des cibles pour les transmissions orales/
transmissions écrites
> Etat des lieux des difficultés en lien avec les écrits professionnels et formation-action
> Intégration des transmissions ciblées dans la pratique des soignants : formation à la méthodologie, cas pratiques
> Rendre accessible l'utilisation du logiciel PSI par tous les professionnels/fonctions de l’EMS (dont lingerie, ASH)
> Identification et formation des professionnels non formés ou en difficulté avec PSI
> Equipement en matériel informatique pour ASH (mise à disposition + paramétrage)
> Réalisation d'un état des lieux (cf Guide INRS "Evaluer les facteurs de risques psychosociaux et l'outil RPS-DU)
> Utilisation du questionnaire "Saphora job" sur la satisfaction au travail/QVT proposé par le CCECQA
> Travail sur les indésirables, les insupportables (piloté par le référent qualité), 1 à 2 par service ou pôle à traiter tous
les mois : amélioration de la communication et de la coordination dans les services et inter services
> Mesure et analyse approfondie des différentes interruptions de tâches vécues par les professionnels dans le cadre
de leur mission : relever sur une semaine toutes les interruptions de tâches subies, puis analyser le contexte, la na-
ture et les causes de ces interruptions (professionnel concerné, auteur de l'interruption, date, lieu, quelle tâche a
été interrompue pour réaliser quelle autre tâche...), proposer des actions d'amélioration adaptées
> Réflexion à mener autour de la notion d'urgence, de priorité : dans quel cas je peux déranger un collègue ? Quelles
sont les activités à risques ? (Audit, nouvelle organisation des tâches entre professionnels…)
> Utilisation d'un moyen visuel facilitant le repérage des professionnels qui ne doivent pas être interrompus
> Audit, nouvelle version et validation des fiches de poste/fonctions en constituant un GT pluri professionnel : objec-
tifs, missions, moyens d'action, responsabilités, organisation des tâches entre professionnels

11
Valorisation des résultats par les EMS

La fiche de synthèse : un document de communication interne et externe efficace

 Outil de communication sur les résultats de l’évaluation des risques

 Permet d’avoir une vision d’ensemble du projet et des principales actions d’amélioration rete-
nues
 Permettra de voir rapidement l’évolution lors de la prochaine réitération

Synthèse des résultats du projet cartographie globale et dynamique des risques

EHPAD XXX

1 - UTILISATION DE LA METHODE PROPOSEE (DE DEC 2015 A AVRIL 2016)

Groupe de travail F directrice, stagiaire M2, infirimière coordinatrice, infirmière, aide soignante nuit, aide soignante,
Agent hôtelier, Cuisiniere, Agent hôtelier UP, Aide soignante, Adjoint technique.
pluridisciplinaire

Documents utilisés :
Informations sur Historique – PE – Registre des plaintes et réclamations – sinistralité – SSEI – rapport médical d’activité –
les risques DUERP – PAQ – Maintenance et sécurité – Prévention du risque infectieux – Résultats de l’EI de l’EE –
Enquêtes qualité – Bilan social – Données financières -

Outils utilisés Outils 1 à 7

Étapes réalisées
Formation à la Réunion 1 Réunion 2 Réunion 3 Début des
méthodologie Cartographie 1 Hiérarchisation Cartographie 2 actions
des risques Plan d’actions d’amélioration :
14 décembre 12 janvier 2016 11 février 2016 22 mars 2016 avril 2016
2015
Décembre 2015

2 - RESULTATS

REPARTITION DES RISQUES PAR CATEGORIE DANS LE RADAR SELON LEURS ORIGINES ET LES CONSEQUENCES REDOUTEES

INTERNES EXTERNES HUMAINS MATERIELS FINANCIERS JURIDIQUES

20 6 16 5 7 9

Les 24 catégories de risques ont été placées par le groupe de travail sur la cartographie globale des risques. 11
catégories sur les 24 ont été positionnées sur deux, trois ou quatre types de conséquences redoutées.

Échelle de criticité initiale des catégories de risques 3 – PLAN D’ACTIONS

1≤C<6 8 ≤ C < 15 15 ≤ C ≤ 25

11 catégories 7 catégories 6 Catégories 1 – Chutes et glissades pour les Résidents 2 - Prévention insuffisante de la maltraitance

RL perte de clientèle – RL RL PEC – RL DD – RL GRH – R professionnels – RL sécurité des

 Travail du médecin coordonnateur pour  Amélioration de la communication : oser le
environnement – RL réglementation RL évaluations – RL plaintes biens et des personnes – RL soins –
– RL éthique – RL image – R – RL évolution du RL SI – RL contrats – RL sensibiliser les médecins traitants sur les dire à IDEC + direction et oser
stratégiques et management – RL financement – RL droits management de la qualité et des communiquer entre collègues
gestion – RL organisation du travail – usagers
traitements médicamenteux, analyse des
risques
RL partenaires – RL QVT – R patients à hauts risques, dénutrition
techniques  Remise en question des déroulés de
 Sensibiliser les équipes aux chaussures journées et fiche de tâches de tous les
*Risques priorisés par le groupe de travail pour la mise en œuvre d’actions d’amélioration
corps de métier (réécriture)
 Revoir le type de déclaration de chutes (est
ce que glisser du lit sur le matelas est une  Formation continue
chute) et bien les distinguer
 Chambre des négligences
 Travail pluridisciplinaire : animation : gym
douce, psycho mot atelier chute, Aide-
soignante ash, verticaliser et faire marcher
les résidents

 Aménagement d’un parcours de

psychomotricité dans le jardin de l’unité
protégée

3 - Erreurs de prescription 4 - RPS

 1 semaine d’audit pour identifier les  En prévenant le plus en amont possible les
médecins qui n’utilisent pas titan risques (pool de remplaçants prévu et
stable, matériel adéquate pour une prise en
 Formation titan des libéraux à voir avec le charge facilitée des résidents
réseau
 En mettant en place : des temps de parole
 Mettre en place la commission gériatrique « exutoires » pour le personnel concerné
avec psychologue, IDEC

> voire des séances de relaxation avec kiné

selon un rythme établi (le moins dérangeant
possible pour la prise en charge des
résidents)

 Evaluation avec questionnaire INRS

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Evaluation de l’accompagnement des EMS

disponibilité de l'intervenant
qualité des outils et documents mis à
disposition
méthodologie adaptée au secteur MS

clarté de la méthodologie

déroulement de l'accompagnement

format de l'accompagnement

organisation de l'accompagnement

0 20 40 60 80 100 120

très satisfait satisfait peu satisfait pas satisfait

Des points forts : Quelques limites :

 Plus-value de l’accompagnement sur site par des chargés de mission  Projet dense (temps de préparation et d’élaboration)
disponibles et à l’écoute nécessitant un investissement important
 Accompagnement souple, adapté aux contraintes de l’EMS  Temps dédié à l’élaboration du plan d’actions insuffi-
 Méthodologie claire et opérationnelle ; outils adaptés et pragma- sant
tiques  Accompagnement nécessaire du chargé de mission
 Pluridisciplinarité, transversalité, échanges avec tous les acteurs, Ccecqa lors de l’élaboration de la première cartogra-
partage de connaissances phie
 Organisation précise, faisable, cadrée

 Bon déroulement des accompagnements. Niveau de maturité de la démarche qualité/gestion des risques variable
entre les EMS
Point de vue  Réelle volonté pour les EMS de progresser et de s’inscrire dans une démarche pérenne
du Ccecqa  Implication de tous les groupes de travail
 Bonne appropriation de la méthode et des outils proposés.

Appréciation globale de l’accompagnement :

95 % d’EMS
satisfaits ou très satisfaits
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 A retenir
 Bonne prise de conscience par les professionnels des relations entre les risques de l’établis-
sement
 Difficultés rencontrées dans la cotation des risques avec sous-utilisation des informations
disponibles et des documents de preuves ou un manque d’expérience
 Méthodologie et outils proposés par le Ccecqa fonctionnels et utilisés systématiquement
par les EMS
 Nombreuses actions d’amélioration retenues mais attention aux difficultés de mise en
œuvre et de suivi
 Utilisation de la cartographie pour élaborer un programme global de gestion des risques
 Plans d’actions cohérents grâce à l’accompagnement de chargés de mission expérimentés
 Démarche montrant les liens entre les risques pour les usagers, les professionnels et la
structure
 Etape incontournable pour faire avancer la culture de sécurité

Nuage de mots réalisé à partir des réponses des EMS résumant en trois mots
l’impact et la portée du projet
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